Wyrok KIO 710/26 z 2 kwietnia 2026

1. Uwzględnia oba odwołania i nakazuje zamawiającemu:
2. 1unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej, 1.2dokonanie ponownej oceny ofert, w tym odrzucenie oferty wykonawcy Agencja Detektywistyczna i Ochrony JOKER spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ​ z siedzibą w Poznaniu, 1.3udostępnienie Odwołującemu w zakresie objętym żądaniem protokołu postępowania wraz z załącznikami w sposób zgodny z wymaganiami ustawy Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych.
3. Kosztami postępowania w sprawie o sygn. akt KIO 710/26 obciąża zamawiającego i:
4. 1zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszt wynagrodzenia pełnomocnika odwołującego.
5. 2Zasądza od zamawiającego na rzecz odwołującego 11 100 zł 00 gr (jedenaście tysięcy sto złotych zero groszy) tytułem zwrotu kosztów postępowania odwoławczego.
6. Kosztami postępowania w sprawie o sygn. akt KIO 945/26 obciąża zamawiającego i:
7. 1zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszt wynagrodzenia pełnomocnika odwołującego.
8. 2Zasądza od zamawiającego na rzecz odwołującego 11 100 zł 00 gr (jedenaście tysięcy sto złotych zero groszy) tytułem zwrotu kosztów postępowania odwoławczego.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga z​ a pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący

……………………………………………..............

Sygn. akt

KIO 710/26

KIO 945/26

Sąd Rejonowy w Trzciance (dalej: Zamawiający) prowadzi na podstawie przepisów ustawy z​ 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) postępowanie w trybie podstawowym pn. „Świadczenie

usług ochrony fizycznej i dozoru mienia oraz usług monitorowania sygnałów alarmowych i przeciwpożarowych w budynkach Sądu Rejonowego w Trzciance położonego przy ul. Staszica 1 i 3 oraz w Czarnkowie przy ul. Ppłk Orłowskiego 1” (nr: D.261.2.2026), zwane dalej postępowaniem.

Ogłoszenie o zamówieniu opublikowane zostało 28 stycznia 2026 r. w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 2026/BZP 00074433/01.

16 lutego 2026 r. wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia: ​ olding Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa H z​ siedzibą w Grodzisku Wielkopolskim, Green Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, Hunters Ochrona Plus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, HUNTERS MONITORING spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Grodzisku Wielkopolskim, Hunters Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni (dalej: Odwołujący), wnieśli odwołanie i zarzucili Zamawiającemu naruszenie:

1. art. 18 ust. 1 Pzp oraz art. 74 ust. 1 i 2 Pzp w zw. z art. 79 ust. 1 i 2 Pzp w zw. z § 5 ​ ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 18 grudnia 2020 r. ​ w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.

U. poz. 2434, dalej: „rozporządzenie ws. protokołu postępowania”) przez zaniechanie udostępnienia Odwołującemu protokołu postępowania wraz z załącznikami, w zakresie objętym żądaniem Odwołującego, ​ w sposób i w formie zgodnych z wymaganiami Pzp, w szczególności przez: a.odmowę udostępnienia protokołu postępowania wraz z załącznikami w sposób ​ i formie zgodnej z ustawą Pzp, b.wskazanie, że „oryginały dokumentów” (protokołu i załączników) są „dostępne ​ do wglądu w Sądzie Rejonowym w Trzciance”, a nadto c.„oryginalna dokumentacja zostanie przekazana Organowi Odwoławczemu”, co jednocześnie narusza jawność Postępowania i ogranicza prawo wykonawcy ​do skorzystania ze środków ochrony prawnej, 2.art. 274 ust. 1 Pzp w zw. z art. 16 pkt 1, 2 i 3 Pzp przez dokonanie wyboru oferty wykonawcy Joker jako najkorzystniejszej, z pominięciem zakończenia kwalifikacji podmiotowej tego wykonawcy oraz czynności przewidzianych ustawą Pzp, niezbędnych do skutecznego wyboru oferty jako najkorzystniejszej, polegających na weryfikacji podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu bez dokumentów podmiotowych, których Zamawiający żądał w dokumentach postępowania; 3.art. 18 ust. 1 i 3 Pzp przez zaniechanie odtajnienia szczegółowego kosztorysu wykonawcy Joker błędnie uznanego za skutecznie zastrzeżony jako zawierający informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 Uznk, mimo, że zastrzeżenie informacji jako tajemnica przedsiębiorstwa nastąpiło w sposób spóźniony, 4.art. 18 ust. 1 i 3 w zw. z art. 11 ust. 2 Uznk przez zaniechanie odtajnienia szczegółowego kosztorysu wykonawcy Joker błędnie uznanego za skutecznie zastrzeżony jako zawierający informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu Uznk, ​ mimo, że wykonawca Joker nie wykazał w sposób skuteczny, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 Uznk, 5.art. 274 ust. 1 w zw. z art. 61 ust. 1 oraz w zw. z § 2 ust. 1 i 2 § i 3 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania ​ i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452, dalej: „rozporządzenie ​ ws. komunikacji elektronicznej”) przez wezwanie wykonawcy Joker do uzupełnienia dokumentów (w tym podmiotowych środków dowodowych) w sposób wadliwy – ​ tj. dopuszczając ich przekazanie osobiście lub mailowo.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:

1. unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej; 2.unieważnienia czynności wezwania Joker do złożenia dokumentów, w tym podmiotowych środków dowodowych oraz powtórzenia czynności w sposób zgodny ​ z ustawą Pzp; 3.ponownej oceny ofert w tym przeprowadzenia weryfikacji podmiotowej stosownie ​ do wymagań Pzp oraz na podstawie dokumentów określonych SWZ; 4.udostępnienia Odwołującemu w zakresie objętym żądaniem protokołu postępowania wraz z załącznikami w sposób zgodny z wymaganiami Pzp i aktów wykonawczych,
2. odtajnienia szczegółowego kosztorysu zastrzeżonego przez wykonawcę Joker ​ jako tajemnica przedsiębiorstwa i udostępnienie Odwołującemu w sposób zgodny ​ z wymaganiami Pzp i aktów wykonawczych.

W uzasadnieniu Odwołujący wskazał m. in.:

1. Zaniechanie udostępnienia Odwołującemu w prawidłowy sposób protokołu Postępowania (zarzut w pkt 1 odwołania) Odwołujący zaznacza i podkreśla, że naruszenia Pzp przez Zamawiającego mają charakter rażący oraz fundamentalny w tak daleko idący sposób, że sporadycznie występują w praktyce udzielania zamówień publicznych. Nawiązując do powyższego przytoczyć należy przepisy ​P zp oraz zapisy SW Z nakładające na Zamawiającego poszczególne obowiązki oraz zestawić je z czynnościami oraz zaniechaniami Zamawiającego.

Zgodnie z art. 61 ust. 1 Pzp:

„Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji o​ raz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z​ uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej”.

Również w niniejszym Postępowaniu, w Rozdziale 6 SWZ, Zamawiający wskazał, że:

„Komunikacja Zamawiającego z wykonawcami /Oferentami odbywać się będzie elektronicznie za pomocą Portalu ezamówienia pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/, co oznacza, ż​ e wszystkie pisma, zawiadomienia i komunikaty, a także zadawane pytania oraz udzielane odpowiedzi, będą przekazywane przez niniejszy portal. (…) Zamawiający w wyjątkowych wypadkach dopuszcza komunikację mailową lub telefoniczną na adresy: (…)”.

Stosownie do art. 71 ust. 1 Pzp Zamawiający dokumentuje przebieg postępowania o​ udzielenie zamówienia, sporządzając w jego toku protokół postępowania. Zgodnie z art. 73 ust. 1 Pzp oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania z wykonawcami, zawiadomienia, wnioski, dowód przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa ​ sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu postępowania. w Art. 79 ust. 1 Pzp stanowi z kolei, że:

„Wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne składane lub wykorzystywane d​ la celów prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, a także przeprowadzanych wstępnych konsultacji rynkowych, stanowiące załączniki do protokołu postępowania, s​ ą przechowywane w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone l​ ub przekazane”.

Nadto § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia ws. protokołu postępowania stanowi, że:

„1. Protokół postępowania lub załączniki do protokołu postępowania udostępnia ​się w oryginale lub kopii.

1. Udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do protokołu postępowania następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej”.

10 lutego 2026 r., tj. wyboru oferty najkorzystniejszej, Odwołujący po raz pierwszy zwrócił s​ ię do Zamawiającego o udostępnienie protokołu postępowania za pośrednictwem platformy zakupowej wskazując, że:

„Wnoszę o udostępnienie pełnej dokumentacji ofertowej wybranego Wykonawcy, ​ szczególności wymaganych podmiotowych środków dowodowych o których mowa w ​ punkcie 10 SW Z. Termin na udostępnienie zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. Przypominam, że w zgodnie z SW Z "natomiast do uzupełnienia pozostałych dokumentów zostanie wezwany Oferent, którego oferta będzie najkorzystniejsza" przed wyborem Zamawiający wymaga od oferty najwyżej ocenionej przedłożenia dokumentów jako warunek spełnienia warunków udziału w postępowaniu”.

Dowód: wniosek z 10 lutego 2026 r. o udostępnienie protokołu Postępowania – załącznik nr 5 do odwołania W odpowiedzi na przedmiotowy wniosek Zamawiający przesłał skany dokumentów wykonawcy Joker, w sposób następujący ustosunkowując się do wniosku Odwołującego:

„Dzień dobry Przesyłam skan dokumentów złożonych przez firmę Agencja Ochrony Joker Poznań w niniejszym postępowaniu. Jedocześnie informuję, że Państwa wniosek oraz dokumenty zostaną udostępnione w dokumentacji postepowania. Z poważaniem: Dyrektor Sądu Rejonowego w Trzciance (...)” Dowód: odpowiedź Zamawiającego z 10 lutego 2026 r. – załącznik nr 6 do odwołania Nadto 11 lutego 2026 r., Zamawiający udostępnił pismo, w którym wskazał:

„Szanowni Państwo,

W odpowiedzi na pismo Pana z 10.02.2026 informuję, że wybór najkorzystniejszej oferty nastąpiła zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych jak i zgodnie z zapisami Specyfikacji Warunków Zamówienia. Wykonawca złożył wszystkie wymagane wraz z ofertą dokumenty a oferta zawiera kwotę świadczenia usług netto i brutto za 1 miesiąc (kolumna 1b i 1d formularza ofertowego (wzór Sądu stanowiący załącznik nr 1 do SW Z), liczbę miesięcy usługi: 24 (kolumna 1e) oraz netto i brutto za 24 miesiące (kolumny 1f i kolumna 1 bez oznaczenia stanowiąca podsumowanie).

Złożone zostały także dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu – w tym kosztorys szczegółowy z zastrzeżeniem klauzuli o tajemnicy przedsiębiorstwa oraz oświadczenie o spełnianiu tych warunków.

Zgodnie z Pana pismem otrzyma Pan skan wezwania z 10.02.2026 r. do uzupełnienia dokumentów wysłanego do wybranego Oferenta, pozostałe dokumenty postepowania możliwe do udostępnienia zostały Państwu udostępnione zarówno indywidualnie jak i na platformie e​ -zamówień. Oryginały dokumentacji zostaną przekazane tylko i wyłącznie po wniesieniu odwołania odpowiedniemu Organowi, ewentualnie istnieje możliwość wglądu w oryginalną dokumentację w Sądzie Rejonowym w Trzciance”.

Dowód: pismo Zamawiającego z 11 lutego 2026 r. – załącznik nr 7 do odwołania.

Zamawiający w odrębnej wiadomości przesłał skan uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa Joker.

Z uwagi na powyższe, 11 lutego 2026 r., Odwołujący celem zapobieżenia wszelkim wątpliwościom zwrócił się ponownie o udostępnienie protokołu Postępowania:

„Szanowni Państwo, stosownie do przepisu art. 74 ust. 2 Pzp załączniki do protokołu postępowania udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. Ponownie wnoszę o udostępnienie oryginalnych, podpisanych elektronicznie dokumentów wybranego Wykonawcy, w tym wszelkich oświadczeń i wyjaśnień. Z poważaniem J.F."

Dowód: pismo Odwołującego z 11 lutego 2026 r. – załącznik nr 8 do odwołania Zamawiający do ponowionego wniosku ustosunkował się w sposób następujący:

„Dzień dobry Odmawiam udostepnienia oryginałów dokumentów- są do wglądu w Sądzie Rejonowym w Trzciance.

Oryginalna dokumentacja zostanie przekazana Organowi Odwoławczemu. Z poważaniem: Dyrektor Sądu Rejonowego w Trzciance (…)”.

Dowód: pismo Zamawiającego z 11 lutego 2026 r. – załącznik nr 9 do odwołania.

W świetle powyższego jednoznacznym jest, że Zamawiający nie tylko zaniechał udostępnienia protokołu postępowania w postaci odpowiadającej ustawie Pzp, lecz wprost odmówił jego przekazania co stanowi czynność nieznaną ustawie i bezsprzecznie ograniczającą jawność Postępowania oraz prawo wykonawcy do korzystania ze środków ochrony prawnej.

Jak wynika z cytowanych wyżej regulacji, komunikacja Zamawiającego z wykonawcami, j​ ak również przekazywanie dokumentów odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Z § 5 ust. 2 rozporządzenia ws. protokołu postępowania wprost wynika, ż​ e udostępnienie protokołu, jak i załączników następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W treści § 5 ust.

3 rozporządzenia ws. protokołu postępowania wskazano n​ a wyjątki od ww. zasady zgodnie z którymi:

„Jeżeli udostępnienie protokołu postępowania lub załączników do protokołu postępowania albo ich części przy użyciu środków komunikacji elektronicznej byłoby utrudnione l​ ub niemożliwe:

1. z przyczyn o charakterze technicznym, 2)z przyczyn wynikających z przepisów odrębnych, 3)w przypadku odstąpienia od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej ​ z powodu zaistnienia jednej z sytuacji określonej w art. 65 ust. 1 ustawy, 4)w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa - zamawiający niezwłocznie informuje o tym wnioskodawcę, wskazując, że udostępnienie, zgodnie z wyborem zamawiającego, może nastąpić przez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 i 2320) l​ ub za pośrednictwem posłańca”.

Żadne z ww. przyczyn nie wystąpiły, a Zamawiający nie poinformował o ich wystąpieniu a​ ni nie uzasadnił ich istnienia. W treści Rozdziału 6 pkt 6.2. SWZ, Zamawiający jedynie „​ w wyjątkowych wypadkach” dopuścił komunikację mailową lub telefoniczną, jednak bezsprzecznie udostępnienie protokołu wnioskującemu wykonawcy czy składanie oferty, podmiotowych środków dowodowych i innych dokumentów do wyjątkowych wypadków nie należy, wprost przeciwnie – stanowi standardowy i obligatoryjny element postępowania

​o udzielenie zamówienia publicznego.

Z treści SW Z wynika jednoznacznie, że dokumenty wykonawcy Joker mogły zostać przekazane wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej i w postaci elektronicznej, zatem winny być przekazane w takiej postaci jakiej zostały przekazane Zamawiającemu przez Joker.

1. Zarzuty dotyczące nieprawidłowości związanych z badaniem, oceną ofert oraz kwalifikacją podmiotową wykonawcy (zarzuty w pkt 2 i 3 odwołania) Jak wynika z treści Rozdziału 9 pkt 9.1. SW Z, termin składania ofert wyznaczono na 10 lutego 2026 r. o godz. 10:00.

Otwarcie ofert miało nastąpić 10 lutego 2026 r., o godz. 10:30. 10 lutego o godz. 12:55 Zamawiający na stronie postępowania jednocześnie zamieścił informację z​ otwarcia ofert oraz o wyborze oferty najkorzystniejszej.

Na potrzeby argumentacji przedstawiając założenie, że badanie oraz ocena ofert nastąpiła wraz z jej otwarciem, a zakończone zostały o godz. 12:55, uznać należy, że Zamawiający ​ ciągu 2 godzin i 25 minut dokonał badania oraz oceny ofert, a także przeprowadził proces kwalifikacji podmiotowej. w Założenie to jednak jest błędne, gdyż w wiadomości datowanej n​ a godzinę 12:53 10 lutego 2026 r. Zamawiający wezwał wykonawcę Joker do udostępnienia brakujących dokumentów.

W treści wezwania Zamawiający wskazał, że dokumenty można dostarczyć osobiście bądź e-mailowo.

Tak sformułowane wezwanie, w świetle przytoczonych okoliczności stanowi de facto samoistne uzasadnienie zarzutu odwoławczego, choć z daleko posuniętej ostrożności należy wskazać, że w trakcie dwóch minut nie jest możliwa weryfikacja dokumentów wykonawcy Joker, w tym podmiotowych środków dowodowych, a nawet wątpliwe jest ich otrzymanie. Zamawiający zatem pominął co najmniej jeden element niezbędny do dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej, tym bardziej, że zakres wymaganych ww. wezwaniem dokumentów jest szeroki.

Stosownie do art. 532 ust. 1 Pzp fakty powszechnie znane nie wymagają dowodu, a faktem tym jest, że w ciągu około dwóch minut nie jest możliwe łącznie otrzymanie zwrotne dokumentów po wezwaniu oraz zweryfikowanie szeregu dokumentów podmiotowych, a​ następnie dokonanie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej.

W ocenie Odwołującego dotychczasowe działanie Zamawiającego, a w szczególności odmowa udostępnienia protokołu, łączne publikowanie informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej oraz informacji z otwarcia ofert, jak i sposób sformułowania SWZ, poddaje pod wątpliwość czy Zamawiający prawidłowo dokonał oceny ofert w sposób pozwalający (​ 2 minuty przed wyborem oferty najkorzystniejszej) wystosować wezwanie do wykonawcy Joker do złożenia dokumentów, w tym dokumentów będących podmiotowymi środkami dowodowymi.

Również wezwanie do złożenia/uzupełnienia dokumentów wykonawcy Joker jest wadliwe. Podkreślić należy, że w Postępowaniu niedopuszczalne jest osobiste przekazanie dokumentów do Sądu Rejonowego w Trzciance.

Przypomnieć należy, że zgodnie z § 2 ust. 1 i 2 oraz § 3 ust. 1 rozporządzenia ws. komunikacji elektronicznej:

„§ 2. [Wymagania w zakresie formatu danych, w jakim przekazywane są dokumenty] 1.Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, ​ o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej "zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby", przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

1. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w ust. 1, przekazywane w postępowaniu lub w konkursie, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 3 ust. 1. § 3. [Przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną lub na informatycznym nośniku danych] 1. Dokumenty elektroniczne przekazuje się w postępowaniu lub konkursie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych przez zamawiającego zgodnie z art. 67 ustawy”.

Zamawiający w cytowanym wyżej Rozdziale 6 SW Z jednoznacznie określił sposób przekazywania dokumentów

dopuszczając w wyjątkowych sytuacjach (przekazanie podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów nie jest wyjątkową sytuacją) najwyżej komunikację mailową. Należy ponadto uwypuklić, że Odwołującemu nie zostały przekazane dokumenty podmiotowe wykonawcy JOKER co tylko potwierdza, że nie złożono ich na etapie Postępowania, a co za tym idzie nie były weryfikowane przez Zamawiającego.

1. Spóźnione utajnienie informacji jako tajemnica przedsiębiorstwa i zaniechanie udostępnienia Odwołującemu kosztorysu wykonawcy Joker (zarzuty w pkt 4 i 5 odwołania).

Pismem z 11 lutego 2026 r., Zamawiający wskazał, że:

„Dzień dobry Przesyłam wyjaśnienie do klauzuli "tajemnica przedsiębiorstwa" i informuje, ż​ e zarówno w przypadku Firmy Agencja Detektywistyczna i Ochrony Joker jak i w przypadku Państwa Firmy dokumenty objęte klauzulą przyjęte zostały jako obowiązujące i nie będą ujawniane innym oferentom.

Z poważaniem: Dyrektor Sądu Rejonowego w Trzciance (...)” Dowód: pismo Zamawiającego z 11 lutego – w aktach Postępowania Odwoławczego.

Przesłane zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa zostało przesłane w formie skanu i odnosi się do szczegółowego kosztorysu realizacji usługi wymaganego przez Zamawiającego ​ Rozdziale 8 pkt f SWZ. Zastrzeżenie to jest zarówno spóźnione jak i bezskuteczne. w Stosownie do art. 18 ust. 3 Pzp:

„Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233), jeżeli wykonawca, wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5”.

Szczegółowy kosztorys stanowi element oferty wg. Rozdziału 8 pkt f SW Z, winien więc być zastrzeżony jako tajemnica przedsiębiorstwa wraz z jej przekazaniem.

Z przesłanych przez Zamawiającego dokumentów wynika, że w treści interaktywnego formularza ofertowego wykonawca Joker wskazał, że oferta nie zawiera tajemnicy przedsiębiorstwa. Wykonawca Joker złożył więc oświadczenia, z których wynika, że oferta nie zawiera tajemnicy przedsiębiorstwa, a następnie, że uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa zostanie złożone na wezwanie Zamawiającego. Na przekazanym skanie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa nie widniej podpis (w tym skan podpisu elektronicznego ze znacznikiem czasu) ani data. Z udostępnionych dokumentów wynika więc, że zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa jest spóźnione.

W uzasadnieniu zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa wykonawca Joker nie wykazał także łącznego spełnienia przesłanek wskazanych w art. 11 ust. 2 Uznk. Wykonawca Joker uzasadnił zastrzeżenie informacji jako tajemnica przedsiębiorstwa w sposób następujący:

„Informujemy, że zachowując wszelkie zasady transparentności oraz uczciwej konkurencji przekazujemy Państwu kosztorys, potwierdzający prawidłowość naszych kalkulacji obejmując jednak szczegóły wyliczeń i nasze argumenty klauzulą „Tajemnicy przedsiębiorstwa”, ponieważ dotyczą kwestii organizacyjnych naszego przedsiębiorstwa, technicznych i mają d​ la nas charakter gospodarczy.

Zastrzegamy, że przekazane Zamawiającemu informacje w zakresie dotyczącym koncepcji wykonywania usług ochrony mienia stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa na podstawie przepisu art. 11 ustawy z 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503). Stosownie do art. 11 ust. 4 wymienionej wyżej ustawy:

„Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności”.

Przedmiotowe wyjaśnienia wykonywania usługi ochrony dla Zamawiającego stanowią nieujawnioną do wiadomości publicznej ważną informację techniczną naszej Spółki, posiadającą wartość gospodarczą. Agencja Detektywistyczna i Ochrony „Joker” Sp. z o.o. zastosowała szereg środków zabezpieczających poufność udzielonych szczegółowo informacji.

Zdecydowana większość z przekazanych w wyjaśnieniach danych nie jest podawana d​ o publicznej wiadomości i podjęliśmy w stosunku do nich niezbędne starania w celu zachowania ich poufności (np. zasady i warunki współpracy z podwykonawcami). Tym samym ich ujawnianie zagraża interesom naszego przedsiębiorstwa. Nasze wyjaśnienia ceny zawierają podstawowe informacje i dane, które muszą być chronione z punktu widzenia istotnych interesów naszej spółki oraz z uwagi na znaczną dynamikę procesów zachodzących zarówno w samej spółce jak i w jej otoczeniu, w tym ze względu na agresywną i bezwzględną działalność konkurencji.

Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 03.01.2024 r. (sygn. akt: KIO 3700/23) kalkulacja ceny, w kontekście składanych wyjaśnień zaoferowanej ceny, może zostać utajniona, bowiem w takich wyjaśnieniach, „...mieści się sposób, a jednocześnie tajemnica co do organizowania, zarzadzania jednostką wykonawcy, to jest jakie są koszty i jak je

kształtuje prowadząc działalność. W związku z powyższym wypełniają w kosztorysach/kalkulacjach elementy takie jak informacje o charakterze organizacyjnym, technicznym a nawet technologicznym charakteryzujące daną jednostkę... W ocenie Izby, bezdyskusyjnym faktem jest, że organizacja, technika i technologia przejawów działalności gospodarczej, decyduje o​ sukcesie, który wyraża się w dochodowości, jako celu zasadniczego prowadzonej dzielności. W związku z powyższym, w ocenie Izby zamawiający zasadnie utajnił kalkulacje przystępującego do świadczonej usługi”.

W związku z powyższym utajniamy nasze obliczenia ceny (szczegółowy kosztorys) przekazane Zamawiającemu wraz z niniejszym pismem”.

Zauważyć należy także, że całość uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa została sformułowana w sposób szczególnie ogólnikowy, przez co trudno ustalić na podstawie samego uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa do jakich kategorii informacji referuje zastrzeżenie.

W odpowiedzi na odwołanie z 23 lutego 2026 r. Zamawiający zajął stanowisko, które miało stanowić zaprzeczenie twierdzeniom Odwołującego. Zamawiający wniósł o odrzucenie odwołania, co w toku posiedzenia z udziałem stron sprostował i wniósł o oddalenie odwołania.

Odpowiedź na odwołanie stała się podstawą kolejnego odwołania wniesionego przez tego samego Odwołującego.

2 marca 2026 r. wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia: ​ olding Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa H z​ siedzibą w Grodzisku Wielkopolskim, Green Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, Hunters Ochrona Plus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, HUNTERS MONITORING spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Grodzisku Wielkopolskim, Hunters Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni wnieśli odwołanie (​ sygn. akt KIO 945/26) i zarzucili Zamawiającemu naruszenie:

1. art. 226 ust. 1 pkt 5 w zw. z zw. z art. 239 ust. 1 Pzp przez zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy Joker jako niezgodnej z warunkami zamówienia z uwagi ​ na niezłożenie wraz z ofertą szczegółowego kosztorysu wymaganego postanowieniami Rozdziału 8 lit. f tiret pierwsze oraz Rozdziału 12 pkt 12.3. SW Z tiret pierwsze SW Z, stanowiącego wymagany przez Zamawiającego element oferty; 2.art. 128 ust. 1 Pzp przez wezwanie wykonawcy Joker do uzupełnienia kosztorysu szczegółowego, podczas gdy dokument ten, w świetle postanowień SWZ, stanowi treść oferty, a co za tym idzie nie podlega uzupełnieniu.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:

1. unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej; 2.powtórzenia badania i oceny ofert; 3.unieważnienia czynności wezwania wykonawcy Joker do uzupełnienia kosztorysu szczegółowego; 4.odrzucenia oferty wykonawcy Joker na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp jako niezgodnej z warunkami zamówienia.

W uzasadnieniu odwołania Odwołujący wskazał m. in.:

Zamawiający 10 lutego 2026 r. udostępnił informację o wyborze oferty najkorzystniejszej wykonawcy Joker. W związku z odmową udostępnienia w prawidłowej formie protokołu Postępowania, w tym dokumentów wykonawcy Joker przez Zamawiającego, zaniechaniem odtajnienia szczegółowego kosztorysu Joker i innych naruszeń Pzp, Odwołujący 16 lutego 2026 r. wniósł odwołanie. W odpowiedzi na wniesiony środek ochrony prawnej, Zamawiający 23 lutego 2026 r. przekazał Odwołującemu pismo, w którym wskazał, że szczegółowy kosztorys wykonawcy Joker został złożony po terminie składania ofert, na tzw. „pilne mailowe wezwanie w trakcie posiedzenia Komisji”.

W toku Postępowania Zamawiający konsekwentnie odmawiał udostępnienia szczegółowego kosztorysu wykonawcy Joker z uwagi na jego zastrzeżenie jako zawierającego informacje mające stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa.

Zarówno z dotychczasowej korespondencji, j​ ak i przekazanych przez Zamawiającego dokumentów nie wynikało, kiedy został złożony ​ w. dokument. w Dowód: odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 5 do niniejszego odwołania.

Dowód: odpowiedź Zamawiającego na odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 6 d​ o niniejszego odwołania.

Zamawiający podtrzymywał, że wybór oferty najkorzystniejszej został dokonany zgodnie z​ przepisami Pzp, a szczegółowy kosztorys wykonawcy Joker nie może zostać udostępniony z uwagi na tajemnicę przedsiębiorstwa. Jako przykład należy przytoczyć stanowisko Zamawiającego zawarte w piśmie z 11 lutego 2026 r.:

„W odpowiedzi na pismo Pana z 10.02.2026 informuję, że wybór najkorzystniejszej oferty nastąpiła zgodnie z przepisami

ustawy Prawo Zamówień Publicznych jak i zgodnie z zapisami Specyfikacji Warunków Zamówienia. Wykonawca złożył wszystkie wymagane wraz z ofertą dokumenty a oferta zawiera kwotę świadczenia usług netto i brutto za 1 miesiąc (kolumna 1​ b i 1d formularza ofertowego (wzór Sądu stanowiący załącznik nr 1 do SW Z), liczbę miesięcy usługi: 24 (kolumna 1e) oraz netto i brutto za 24 miesiące (kolumny 1f i kolumna 1 b​ ez oznaczenia stanowiąca podsumowanie). Złożone zostały także dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu – w tym kosztorys szczegółowy z zastrzeżeniem klauzuli o tajemnicy przedsiębiorstwa oraz oświadczenie o spełnianiu tych warunków”.

Dowód: pismo Zamawiającego z 11 lutego 2026 r. – załącznik nr 7 do odwołania.

W związku z powyższym, Odwołujący dopiero 23 lutego 2026 r., na podstawie pisma Zamawiającego uzyskał wiedzę o złożeniu przez wykonawcę Joker szczegółowego kosztorysu po terminie składania ofert. Dopiero w przedmiotowym piśmie Zamawiający wskazał, że:

„Niezrozumiały zdawał się fakt żądania oryginałów elektronicznie ściągniętych po otwarciu ofert dokumentów, które zostały wydrukowane po ich otwarciu na portalu i uzupełnione dodatkowo podczas posiedzenia Komisji na pilne mailowe wezwanie: Firma Odwołująca s​ ię dosłała aktualną koncesję, której nie dołączyła do dokumentów przesłanych wraz z ofertą a Firma Joker- również aktualną koncesję oraz kosztorys szczegółowy z klauzulą „tajemnica przedsiębiorstwa”.

Dowód: odpowiedź Zamawiającego na odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 6 d​ o odwołania.

Uwzględniając powyższe okoliczności oraz to, że niniejsze Odwołanie złożone zostało Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej 2 marca 2026 r. należy stwierdzić, że zostały spełnione wszystkie wymagania formalne jego wniesienia.

Zamawiający, w odpowiedzi na odwołanie z 23 lutego 2026 r., wskazał, że:

„Niezrozumiały zdawał się fakt żądania oryginałów elektronicznie ściągniętych po otwarciu ofert dokumentów, które zostały wydrukowane po ich otwarciu na portalu i uzupełnione dodatkowo podczas posiedzenia Komisji na pilne mailowe wezwanie: Firma Odwołująca s​ ię dosłała aktualną koncesję, której nie dołączyła do dokumentów przesłanych wraz z ofertą a Firma Joker- również aktualną koncesję oraz kosztorys szczegółowy z klauzulą „tajemnica przedsiębiorstwa”. Należy zauważyć, że uzupełniane w trybie art.128 Pzp dokumenty zarówno przez jedną jak i drugą firmę nie były sygnowane podpisem elektronicznym, a dokumenty przesłane mailowo zostały potraktowane jako załączniki do ofert, które były skutecznie podpisane podpisem elektronicznym.

Zatem w tym względzie żaden z oferentów nie był potraktowany w sposób uprzywilejowany”.

Dowód: odpowiedź Zamawiającego na odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 6 d​ o niniejszego odwołania.

Zauważyć należy, że stosownie do Rozdziału 8 (Opis sposobu przygotowania oferty) lit. f tiret pierwsze SWZ:

„oferta musi obejmować całość zamówienia: •w tym szczegółowy kosztorys dotyczący zamówienia, tj. koszt świadczenia podstawowej usługi za 1 miesiąc (kwota netto i brutto) pomnożony przez 24 miesięcy – suma w kwocie netto i brutto. Szczegółowy kosztorys wskazujący cenę ochrony fizycznej oraz monitoringu winien być załącznikiem do formularza ofertowego i powinien uwzględniać wyliczenie kwoty za 1 miesiąc, w tym wskazywać jakie wynagrodzenie dla pracowników ochrony zostało przyjęte do ustalenia ceny oferty”.

Nadto stosownie do Rozdziału 12. Pkt 12.3. tiret pierwsze SWZ, referującego do sposobu obliczenia ceny ofertowej:

„Cena musi być jednoznaczna i ostateczna i wskazywać kwotę netto i brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i uwzględniać następujące wytyczne: szczegółowy kosztorys dotyczący zamówienia, tj. koszt świadczenia podstawowej usługi ochrony fizycznej wraz z usługą monitorowania sygnałów alarmowych i przeciwpożarowych za 1 miesiąc (kwota netto i brutto) i cena jednego miesiąca pomnożona przez 24 miesięcy – suma w kwocie netto i brutto . W związku z faktem, że Zamawiający wymaga, by pracownicy ochrony fizycznej byli zatrudniania na umowę o pracę, przy obliczaniu ceny oferty należy brać pod uwagę obowiązujące zasady kodeksu pracy oraz wynagrodzenia pracownika w taki sposób zatrudnianego a także wszelki inne koszty związane ze świadczeniem usługi”.

Z powyższego wynika więc, że szczegółowy kosztorys stanowi wymagany przez Zamawiającego element treści oferty, zawierający informacje o wycenie kosztów składających się na wykonanie całości usługi, a w szczególności: •koszt świadczenia podstawowej usługi ochrony fizycznej •koszt usługi monitorowania sygnałów alarmowych i przeciwpożarowych, •wynagrodzenie pracowników ochrony, •koszty pracownicze i osobowe wyliczone z uwzględnieniem zasad wynikających

​

z kodeksu pracy (Zamawiający wprost powiązał wymóg z obowiązkiem zatrudnienia ​ na podstawie umowy o pracę w SWZ), •inne koszty związane ze świadczeniem usługi.

Na gruncie tak ukształtowanych postanowień SW Z, uprawniony jest wniosek, że szczegółowy kosztorys miał stanowić podstawę do ustalenia całkowitej ceny ofertowej, jej realności oraz zaoferowania realizacji zamówienia w sposób zgodny z wymaganiami SW Z oraz przepisów prawa. Zamawiający przy tym jednoznacznie wskazał, że dokument ten ma stanowić załącznik do oferty, a w konsekwencji winien być złożony wraz z ofertą. Istotnym jest, że w cytowanych wyżej postanowieniach SWZ, sam Zamawiający określił, że szczegółowy kosztorys stanowi element oferty wykonawcy, a także służy obliczeniu i ustaleniu całkowitej ceny ofertowej, c​ o stanowi podstawowy element oferty.

Nie istnieje więc na gruncie dokumentów zamówienia możliwość uprzedniego ustalenia łącznej ceny ofertowej, a następnie uzasadniania jej kosztorysem ofertowym uzupełnionym następczo, po terminie składania ofert, na tzw. „pilne mailowe wezwanie” wystosowane podczas posiedzenia Komisji.

Zauważyć należy, że badaniu ceny ofertowej po terminie składania ofert służyć mogą instytucje wyjaśnień rażąco niskiej ceny ofertowej i treści oferty. Jeżeli wycena świadczeń oraz elementów wymaganych przez Zamawiającego w szczegółowym kosztorysie nie miałaby charakteru istotnego, Zamawiający nie zdecydowałby się na zawarcie przedmiotowego wymogu w treści SW Z, skoro mógłby te elementy badać następczo, w drodze wyjaśnień treści oferty lub rażąco niskiej ceny.

Szczególnie istotnym w niniejszej sprawie jest fakt, że szczegółowy kosztorys jest wymagany w Rozdziale 12 pkt 12.3.

SW Z określającym sposób obliczenia ceny ofertowej. Zamawiający w cytowanym wyżej zapisie SW Z wprost zresztą wskazuje, że sporządzenie szczegółowego kosztorysu stanowi jedną z „wytycznych” Zamawiającego co do sposobu obliczenia tej ceny.

Należy podkreślić, że szczegółowy kosztorys ma obejmować istotne elementy merytoryczne związane z realizacją zamówienia. Należy do nich m. in. wycena za podstawową usługę ochrony, jak i usługę monitorowania sygnałów alarmowych i przeciwpożarowych, wynagrodzenia i koszty osobowe. Powyższe ma znaczenie istotne, zważywszy, że usługi ochrony osób lub mienia oparte są w znaczącym zakresie właśnie na kosztach osobowych. Ochrona to przede wszystkim obecność wykwalikowanych oraz odpowiednio wyposażonych osób w umówionym miejscu i czasie. W usługach ochrony osób i mienia koszty osobowe stanowią znacznie istotniejszy element, niż w przypadku klasycznych dostaw lub robót budowlanych. Zamawiający wprost zresztą wskazał, że wymaga szczegółowego kosztorysu ​ związku z obowiązkiem zatrudnienia określonych osób na podstawie umowy o pracę. w ​ o więcej, Zamawiający w treści cytowanego wyżej Rozdziału 8 lit. f tiret pierwsze SWZ, wskazał wprost, że „oferta musi C obejmować całość zamówienia: w tym szczegółowy kosztorys (…)”. Także powyższe sformułowanie potwierdza, że szczegółowy kosztorys jest przez Zamawiającego uznawany za element treści oferty Wykonawcy.

Należy zauważyć, że odrębne kosztorysy zawierające uszczegółowione elementy związane z​ realizacją zamówienia, co do zasady nie są wymagane w postępowaniach o udzielenie zamówienia na usługi ochrony osób lub mienia, w ramach standardowej praktyki rynkowej. Zatem Zamawiający nie wymagałby złożenia szczegółowego kosztorysu, jeżeli nie miałby określać istotnych elementów treści oferty, mających znaczenie z punktu widzenia konkretnego zamówienia. Nawet w treści odpowiedzi na odwołanie z 16 lutego 2026 r., Zamawiający wskazał, że:

„Należy zauważyć, że uzupełniane w trybie art. 128 Pzp dokumenty zarówno przez jedną jak i drugą firmę nie były sygnowane podpisem elektronicznym, a dokumenty przesłane mailowo zostały potraktowane jako załączniki do ofert, które były skutecznie podpisane podpisem elektronicznym”.

Dowód: odpowiedź Zamawiającego na odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 6 d​ o niniejszego odwołania.

Zamawiający na późniejszym etapie Postępowania potwierdza więc, że szczegółowy kosztorys stanowi element oferty.

O istotności przedłożonego w sposób spóźniony dokumentu świadczy również zastrzeżenie przez wykonawcę Joker szczegółowego kosztorysu jako tajemnicy przedsiębiorstwa. Adresując terminowość oraz skuteczność zastrzeżenia szczegółowego kosztorysu wykonawcy Joker jako tajemnicę przedsiębiorstwa, w ramach poprzedniego odwołania, zauważyć należy, że w ramach tego zastrzeżenia wskazano, że:

„Informujemy, że zachowując wszelkie zasady transparentności oraz uczciwej konkurencji przekazujemy Państwu kosztorys, potwierdzający prawidłowość naszych kalkulacji obejmując jednak szczegóły wyliczeń i nasze argumenty klauzulą „Tajemnicy przedsiębiorstwa”, ponieważ dotyczą kwestii organizacyjnych naszego przedsiębiorstwa, technicznych i mają d​ la nas charakter gospodarczy. (…) Nasze wyjaśnienia ceny zawierają podstawowe informacje i dane, które muszą być chronione z punktu widzenia istotnych interesów naszej spółki oraz z uwagi na znaczną dynamikę procesów zachodzących zarówno w samej spółce jak i w jej otoczeniu, w tym ze względu na agresywną i bezwzględną działalność

konkurencji”.

Dowód: uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa wykonawcy Joker – w aktach postępowania odwoławczego.

Choć w ocenie Odwołującego, ww. zastrzeżenie jest spóźnione i bezskuteczne, zawiera oświadczenia wykonawcy Joker, który potwierdza istotność wyliczeń oraz informacji zawartych w szczegółowym kosztorysie. Joker potwierdza, że szczegółowy kosztorys zawiera informacje potwierdzające szczegóły wyliczeń, argumenty uzasadniające korzystną cenę ofertową, a​ nawet podstawowe informacje i dane, które muszą być chronione z punktu widzenia istotnych interesów spółki wykonawcy Joker, jako całości.

W odpowiedzi na odwołanie KIO 945/26 Zamawiający wskazał:

Strona Odwołująca się wniosła 16 lutego 2026 r. odwołanie od niezgodnych z ustawą ​P zp czynności lub zaniechań Zamawiającego, na co Zamawiający Sąd Rejonowy w Trzciance odpowiedział pismem z 23 lutego 2026 r. przesyłając pismo zarówno do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej jak i do Strony odwołującej się. 2 marca 2026 r. Zamawiający otrzymał kolejne pismo nazwane odwołanie, w którym to piśmie Pełnomocnik Strony Odwołującej się wnosi inny zarzut wcześniej nie zawarty w pierwotnie złożonym odwołaniu.

Zdaniem Zamawiającego, Odwołujący się w toku postępowania nie może swobodne zmieniać zarzutów lub dodawać nowych argumentów a art. 555 ustawy Prawo zamówień publicznych jak i liczne orzecznictwo w tym zakresie zdaje się to zdanie potwierdzać- w przepisie tym zawarty jest bowiem zakaz orzekania co do zarzutów, które nie były zawarte w odwołaniu.

Mając zatem na uwadze fakt, że zarzuty postawione w piśmie z 2 marca 2026 r. nie znalazły się w odwołaniu z 16 lutego 2026 a w piśmie złożonym po ustawowym terminie wniesienia odwołania, Zamawiający nie odniesie się do nich merytorycznie, choć merytorycznie również nie zasługują na uwzględnienie; Zamawiający wnosi o uznanie nowego odwołania wniesionego po ustawowym terminie, z innymi argumentami jako bezskuteczne i jego odrzucenie.

Po przeprowadzeniu rozprawy Izba, uwzględniając dokumentację przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym w szczególności treść SWZ, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska Stron zawarte w odwołaniu i pismach procesowych, a także wyrażone na rozprawie, ustaliła i zważyła, co następuje.

Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek ustawowych skutkujących odrzuceniem odwołania, wynikających z art. 528 Pzp. Tym samym Izba uznała, ż​ e argumentacja Odwołującego w zakresie terminu do wniesienia odwołania KIO 945/26 była zasadna.

Przystępując do rozpoznania odwołania, Izba ustaliła wystąpienie przesłanek z art. 505 ust. 1 Pzp, tj. istnienie po stronie odwołującego interesu w uzyskaniu zamówienia oraz możliwości poniesienia przez niego szkody w wyniku kwestionowanych czynności zamawiającego.

Izba przeprowadziła dowód z dokumentacji postępowania oraz dokumentów złożonych przez Odwołującego.

Mając na uwadze powyższe Izba merytorycznie rozpoznała zarzuty obu odwołań, uznając, ż​ e zasługują ono na uwzględnienie.

Izba ustaliła, co następuje:

Stan faktyczny sprawy przedstawiony przez Odwołującego w odwołaniach odpowiada prawdzie – z uwzględnieniem faktu, że o niektórych okolicznościach postępowania Odwołujący dowiedział się dopiero z odpowiedzi Zamawiającego na pierwsze z odwołań.

Na wstępie podkreślenia wymaga, że postępowanie prowadzone jest w sposób zdecydowanie odbiegający od standardów wynikających z prawidłowego stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art.

555 Pzp Izba nie może orzekać co do zarzutów, które nie były zawarte w odwołaniu. Z tego względu ocena czynności Zamawiającego ​ postępowaniu ograniczona została wyłącznie do okoliczności związanych z zarzutami odwołania. w W toku rozprawy Zamawiający – mimo, że konsekwentnie wnosił o oddalenie obu odwołań – to potwierdził większość twierdzeń Odwołującego dotyczących przebiegu postępowania oraz okoliczności, które stały się podstawami zarzutów. Z tego względu Izba odstąpiła od opisania stanu faktycznego sprawy – opis taki byłby niepotrzebnym powieleniem opisu zawartego ​ przytoczonych wyżej uzasadnieniach obu odwołań. w Odwołanie KIO 710/26

Zarzut nr 1

W toku rozprawy Zamawiający wyjaśnił, że na bieżąco pobiera pliki z platformy e-zamowienia, drukuje je, a następnie skanuje. Ten skan traktuje jako oryginalną dokumentację postępowania, dlatego w takiej postaci przekazał ją

Odwołującemu, ale również do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Wyjaśnienie to wprost potwierdziło twierdzenia Odwołującego i​ było tożsame z przyznaniem się Zamawiającego do naruszenia przepisów wskazanych ​ zarzucie nr 1. w Izba podkreśla, że nie ma niczego nieprawidłowego w tworzeniu roboczych wersji dokumentów w celu ułatwienia pracy komisji przetargowej, ale czym jest dokumentacja postępowania określają właściwe przepisy prawa. W tym zakresie Izba odsyła do prawnej części uzasadnienia zarzutu przedstawionego w przytoczonym wyżej odwołaniu. Odwołujący w pełni prawidłowo opisał stan prawny dotyczący dokumentowania postępowania.

Izba podkreśla, że przepisy przytoczone przez Odwołującego (zarzut nr 1) w odwołaniu mają charakter bezwzględnie obowiązujący, zatem Zamawiający nie był uprawniony do zastąpienia ich własną praktyką.

W konsekwencji zarzut potwierdził się, a Izba nakazała przekazanie Odwołującemu żądanej dokumentacji w prawidłowej postaci, tj. zgodnej z przepisami prawa.

Zarzut nr 2

Izba uwzględniając zarzut wzięła pod uwagę stan wiedzy Odwołującego wynikający z​ informacji przekazanych mu przez Zamawiającego w toku postępowania. Dlatego też Izba uznała, że Odwołujący na tamtym etapie miał prawo zakładać, że w postępowaniu doszło d​ o sytuacji, w której wykonawca Joker na wezwanie Zamawiającego uzupełnił dokumenty j​ uż po wyborze swojej oferty jako najkorzystniejszej w postępowaniu.

Odwołujący nie miał jednak świadomości jaki dokument faktycznie został uzupełniony i jakie miało to znaczenie dla przebiegu postępowania - zarzuty dotyczące rzeczywistego przebiegu postępowania w tym zakresie podniesione zostały dopiero w drugim z odwołań.

Izba wskazuje jednak, że nie da się również przeoczyć faktu, że zarówno otwarcie ofert j​ ak i wybór oferty nastąpiły w tym samym dniu, w bardzo krótkim odstępie czasu - otwarcie ofert 10.30, wybór 12.55.

Zamawiający w toku rozprawy przyznał, że wbrew twierdzeniom Odwołującego wezwanie d​ o uzupełnienia nastąpiło jeszcze przed wyborem oferty. Wezwanie to zostało dokonane telefonicznie, a w odpowiedzi wykonawca Joker uzupełnił dokumenty drogą mailową. Biorąc pod uwagę stanowisko Zamawiającego wyrażone na rozprawie, Izba doszła do przekonania, że oferta wykonawcy Joker została „wstępnie” wybrana - Zamawiający wskazał na pośpiech jako powód dla którego wezwanie do uzupełnienia dokumentów zostało przekazane telefonicznie.

Zamawiający nie wskazał z czego ten pośpiech miał wynikać - w ocenie Izby taki „wstępny” wybór i chęć szybkiego zawarcia umowy z wykonawcą są racjonalnym wyjaśnieniem (w braku innych, wiarygodnych). Ustalenie to stanowisko dodatkowy argument prowadzący do uwzględnienia zarzutu.

Zarzut nr 3 i 4

Jak słusznie podniósł Odwołujący w odwołaniu, wykonawca Joker zastrzegając kosztorys ofertowy jako tajemnicę przedsiębiorstwa, nie wykazał wypełnienia ustawowych przesłanek. Uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy sprowadza się praktycznie do gołosłownej deklaracji o​ konieczności nieujawniania kosztorysu. Nie doszło tu do wykazania zasadności zastosowania wyjątku wobec zasady jawności w stosunku do zastrzeżonego dokumentu. ​W konsekwencji obowiązkiem Zamawiającego było odtajnienie dokumentu, w tym przekazanie go na żądanie Odwołującemu.

Uwzględniają te zarzuty odwołania Izba odstąpiła od nakazania Zamawiającemu dokonania czynności odtajnienia kosztorysu zastrzeżonego przez wykonawcę Joker. Na skutek uwzględnienia obu odwołań w całości oferta tego wykonawcy podlega odrzuceniu z​ postępowaniu, zatem czynność taka byłaby w tej sytuacji zbędnym formalizmem, w żaden sposób nie wpływającym tak na wynik postępowania jak i na sytuację wykonawców ​ postępowaniu. w

Zarzut nr 5

Wobec jasnego wyjaśnienia Zamawiającego na rozprawie, że wykonawca Joker został wezwany drogą telefoniczną do uzupełnienia dokumentów, nie ma wątpliwości, że zarzut jest zasadny. W tym zakresie Odwołujący w pełni prawidłowo przedstawił stan faktyczny j​ ak i prawny sprawy – niecelowym byłoby jego powielanie.

Podkreślenia wymaga jednak, że komunikacja z wykonawcami w sposób określony przepisami prawa służy m. in. bezpieczeństwu zamawiającego, szczególnie w dobie powszechnego dostępu do narzędzi AI. Żaden pośpiech nie może uzasadnić telefonicznego wezwania wykonawcy do wykonania określonej czynności – obowiązkiem Zamawiającego było przestrzegać zasad komunikacji wykonawcami wynikających z przepisów ustawy.

Odwołanie KIO 945/26

Zarzut nr 1 i 2

Podstawą zarzutu był fakt, że telefoniczne wezwanie do uzupełnienia dokumentu dotyczyło kosztorysu, który miał być załącznikiem do oferty i złożony wraz z nią (Odwołujący wskazał n​ a właściwie postanowienia SWZ z których wprost wynikał taki obowiązek).

Zamawiający w toku rozprawy wyjaśnił, że podstawą wezwania był art. 128 Pzp, co w jego ocenie było w pełni prawidłowe, poza tym uzupełnienie dokumentu nie miało wpływu n​ a przebieg postępowania.

Powyższe oświadczenie prowadzi do wniosku, że Zamawiający nie odróżnia dokumentów podmiotowych (składane na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu – c​ o do zasady, po spełnieniu ustawowych przesłanek, wolno wzywać do ich uzupełnienia) i​ dokumentów stanowiących treść ofert w jej wąskim znaczeniu (dokumenty nie podlegające uzupełnieniu – muszą być złożone od razu z ofertą pod rygorem jej odrzucenia z​ postępowania).

Reasumując – Zamawiający prowadząc postępowanie na platformie e-zamowienia, tuż przed wyborem oferty wykonawcy Joker:

1. telefonicznie wezwał tego wykonawcę do uzupełnienia dokumentu, który ze względu na swój charakter (treść oferty sensu stricto) nie podlega uzupełnieniu, 2.wskazał, że uzupełnienie ma nastąpić przez e-mail, a zatem z pominięciem platformy e-zamowienia, 3.rozmowa telefoniczna z przedstawicielem wykonawcy Joker nie została udokumentowana notatką służbową (w tym zakresie Izba przyjęła za wiarygodne wyjaśnienia Zamawiającego w toku rozprawy).

Wobec powyższego Izba uznała, że Odwołujący zasadnie podniósł, że Zamawiający zaniechał obowiązku odrzucenia oferty wykonawcy Joker.

W konsekwencji oba odwołania zostały uwzględnione w całości.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do wyniku sprawy n​ a podstawie art. 575 Pzp oraz w oparciu o przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (​ Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Mając powyższe na uwadze, orzeczono jak w sentencji.

Przewodniczący

……………………………………………..............