Wyrok KIO 2391/26 z 9 lipca 2026

KIO 2391/26

1. Uwzględnia odwołanie i nakazuje zamawiającemu unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu z 2 czerwca 2026 r., unieważnienie czynności odrzucenia oferty wykonawcy "AMERICAN SYSTEMS" spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu z 8 maja 2026 r. oraz dokonanie ponownego badania i oceny oferty w postępowaniu z uwzględnieniem oferty ww. wykonawcy.
2. Kosztami postępowania obciąża zamawiającego Akademię Bialską im. Jana Pawła II z​ siedzibą w Białej Podlaskiej i:
3. 1. zalicza na poczet kosztów postępowania odwoławczego: kwotę 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez ww. wykonawcę z tytułu wpisu od odwołania, kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty odwołującego poniesione z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty zamawiającego poniesione z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika; 2.2. zasądza od zamawiającego Akademii Bialskiej im. Jana Pawła II z siedzibą w Białej Podlaskiej na rzeczwykonawcy "AMERICAN SYSTEMS" spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, kwotę w wysokości 18 600 zł 00 gr (osiemnaście tysięcy sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty strony poniesione z tytułu wpisu od odwołania oraz wynagrodzenia pełnomocnika.

KIO 2848/26

1. Oddala odwołanie.
2. Kosztami postępowania obciąża wykonawcę "AMERICAN SYSTEMS" spółkę z​ ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu i:
3. 1. zalicza na poczet kosztów postępowania odwoławczego: kwotę 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez ww. wykonawcę z tytułu wpisu od odwołania, kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty odwołującego poniesione z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty zamawiającego poniesione z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika; 2.2. zasądza od wykonawcy "AMERICAN SYSTEMS" spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu na rzecz zamawiającego Akademii Bialskiej im. Jana Pawła II z siedzibą w Białej Podlaskiej, kwotę w wysokości 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty strony poniesione z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący

……………………..…………

Sygn. akt

KIO 2391/26

KIO 2848/26

Akademia Bialska im. Jana Pawła II z siedzibą w Białej Podlaskiej zwana dalej „zamawiającym”, prowadzi postępowanie udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przepisów ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej: „Pzp”, w trybie przetargu nieograniczonego, pn.: Dostawa i​ wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie uczelnią oraz świadczenie usług serwisu i rozbudowy o numerze referencyjnym: SZP.272.1.2026, zwane dalej: „postępowaniem”.

Ogłoszenie o zamówienie publiczne zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 9 stycznia 2026 r. pod numerem publikacji: 11335-2026 (numer wydania Dz.U. S: 6/2026).

Szacunkowa wartość zamówienia, którego przedmiotem są usługi, jest wyższa od kwot wskazanych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 Pzp.

KIO 2391/26 18 maja 2026 r. wykonawca "AMERICAN SYSTEMS" Sp. z o.o. z siedzibą ​ Poznaniu (zwany dalej: „odwołującym”) wniósł odwołanie wobec następujących czynności w i​ zaniechań zamawiającego: - odrzucenia oferty odwołującego z uwagi na: niespełnienie warunków udziału ​ postępowaniu, niezgodności z warunkami zamówienia oraz wystąpienie w ofercie odwołującego rażąco niskiej ceny; w - zaniechania skierowania do odwołującego ponownego wezwania do wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny (w zakresie dotyczących usługi serwisowania), z uwagi na fakt, że wyjaśnienia w pozostałym zakresie zostały przygotowane w sposób odpowiadający oczekiwaniom zamawiającego, treści wezwania do wyjaśnień oraz w sposób wyczerpujący i​ kompleksowy, odnoszący się do wymagań dokumentacji postępowania oraz doświadczenia odwołującego i jego znajomości rynku.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie następujących przepisów:

1. art. 226 ust. 1 pkt. 2) lit. b) Pzp, przez jego nieprawidłowe zastosowane i odrzucenie oferty z uwagi na niespełnienie przez odwołującego warunków udziału w postępowaniu, pomimo, że przedstawione przez niego dokumenty podmiotowe (wykaz dostaw/usług i referencje) oraz przedłożone w postępowaniu wyjaśnienia, w pełni potwierdzały, że odwołujący spełnia warunki udziału w postępowaniu;
2. art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp, przez jego nieprawidłowe zastosowanie i odrzucenie oferty odwołującego z uwagi na niezgodność z warunkami zamówienia, pomimo, że zarówno treść oferty, jak również wyjaśnienia przedkładane na etapie postępowania potwierdzały, że oferta odwołującego była zgodna z warunkami zamówienia, w tym w szczególności w zakresie realizacji usług konsultacji i wsparcia;
3. art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp w zw. 224 ust. 6 Pzp, przez ich zastosowanie i odrzucenie oferty odwołującego z uwagi na rzekome wystąpienie w niej rażąco niskiej ceny, pomimo, że oferta odwołującego została skalkulowana przez niego w sposób kompleksowy, zawierający wszelkie elementy konieczne do uwzględnienia w cenie zgodnie ze specyfikacją warunków zamówienia (zwaną dalej jako: „SW Z”) a także doświadczeniem wykonawcy oraz doświadczeniem życiowym, co potwierdziły przedłożone przez wykonawcę wyjaśnienia rażąco niskiej ceny przygotowane w sposób, spójny, kompleksowy i odpowiadający treści wezwania;
4. art. 224 ust. 1 Pzp, poprzez zaniechanie skierowania do wykonawcy ponownego wezwania do wyjaśnień ceny oferty, w zakresie budzącym wątpliwości zamawiającego, tj. usług konsultacji i wsparcia, o których mowa w treści decyzji o odrzuceniu oferty oraz wątpliwości dotyczące kosztów osobowych pomimo, że pozostała część wyjaśnień ceny oferty złożona przez odwołującego była przygotowana w sposób wyczerpujący, kompleksowy, odpowiadający treści SW Z, co czyniło czynność odrzucenia oferty odwołującego czynnością co najmniej przedwczesną (a w opinii odwołującego nieuprawnioną).

Odwołujący wniósł o rozpatrzenie i uwzględnienie odwołania oraz nakazanie zamawiającemu: - unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego; - wezwanie odwołującego do przedłożenia uzupełniających wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny, dotyczących kosztów opieki serwisowej; - wezwanie odwołującego do wyjaśnienia treści oferty w zakresie zgodności z warunkami zamówienia dotyczących usług konsultacji i wsparcia.

Odwołujący wyjaśnił, że ma interes w uzyskaniu zamówienia będącego przedmiotem postępowania oraz może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów prawa. W jego ocenie gdyby zamawiający przeprowadził czynności ​ postępowaniu zgodnie z przepisami Pzp, w szczególności nie odrzucił bezpodstawnie jego oferty z uwagi na w niespełnienie przez odwołującego warunków udziału w postępowaniu, niezgodność z warunkami zamówienia oraz wystąpienie w ofercie rażąco niskiej ceny, bez zaniechania w odniesieniu do niezgodności z warunkami zamówienia – skierowania do odwołującego ponownego wezwania w trybie przepisu art. 223 ust. 1 Pzp, a w zakresie rażąco niskiej ceny – ponownego wezwania do wyjaśnień w trybie art. 224 ust. 1 Pzp, a​ następnie dokonał jej prawidłowej oceny, wówczas to oferta odwołującego uplasowałaby się na pierwszym miejscu w rankingu ofert. Z tego względu odwołujący stwierdził, że legitymuje się interesem w złożeniu odwołania, o którym mowa w art. 505 ust. 1 Pzp oraz może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów Pzp.

W uzasadnieniu odwołania została przedstawiona argumentacja dla podniesionych zarzutów.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego po zamawiającego zgłosił wykonawca VERBIS.PL Sp. z o.o.z siedzibą w Warszawie.

28 maja 2026 r. zamawiający złożył do akt sprawy pismo, w którym przedstawił wnioski o zobowiązanie odwołującego do przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 8.1.4.1. SW Z oraz przedłożenie przez odwołującego wszystkich protokołów odbioru związanych z odbiorem realizowanego przedmiotu ww. umowy na potwierdzenie jej prawidłowego wykonania. Jednocześnie zamawiający wniósł o zobowiązanie odwołującego do przesłania wykazu osób zaangażowanych po stronie Akademii Nauk Stosowanych im.

W.P. w Lublinie (zwaną dalej jako: „ANS”) oraz odwołującego w realizację ww. umowy celem wezwania jako świadków w przedmiotowym postępowaniu odwoławczym na fakt potwierdzenia stanu faktycznego realizacji ww. umowy zawartej pomiędzy ANS a Odwołującym.

15 czerwca 2026 r. zamawiający złożył odpowiedź na odwołanie, w której przedstawił argumentację dla wniosku o oddalenie odwołania w całości jako bezzasadnego.

15 czerwca 2026 r. wykonawca zgłaszający przystąpienie złożył pismo procesowe wraz z załącznikami, w którym przedstawił argumentację dla wniosku o oddalenie odwołania w całości.

2 lipca 2026 r. zamawiający złożył pismo procesowe wraz z załącznikami, ​ którym przedstawił argumentację popierającą dotychczasowe stanowisko o oddaleniu odwołania. w 2 lipca 2026 r. wykonawca zgłaszający przystąpienie po stronie zamawiającego złożył pismo, w którym wniósł o pominięcie twierdzeń i dowodów zgłoszonych przez odwołującego po wniesieniu odwołania – jako niedopuszczalnych w świetle art. 555 Pzp oraz spóźnionych w świetle art. 515 Pzp, ewentualnie o oddalenie zgłoszonych przez odwołującego wniosków dowodowych jako bezprzedmiotowych dla rozstrzygnięcia sprawy, a także o oddalenie odwołania w całości.

6 lipca 2026 r. odwołujący złożył pismo procesowe wraz z załącznikami, ​w którym wniósł o: - dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów z dokumentów wskazanych w spisie załączników, na okoliczności wskazane w treści tego pisma, w tym z aneksu nr 3 do umowy z 14 listopada 2019 r. – w wykonaniu zobowiązania Izby; - oddalenie wniosków zamawiającego i przystępującego o pominięcie twierdzeń i dowodów odwołującego – jako opartych na nieprawdziwym założeniu, że materiał ten nie był składany w toku postępowania; - uwzględnienie odwołania w całości i nakazanie zamawiającemu unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego oraz powtórzenia czynności badania i oceny ofert; - ewentualnie – nakazanie zamawiającemu unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego i powtórzenia czynności badania i oceny ofert z uwzględnieniem całości dokumentacji złożonej przez odwołującego w toku postępowania, w tym uzupełnienia wyjaśnień z 24 kwietnia 2026 r. oraz dowodów złożonych wraz z wyjaśnieniami z 25 lutego 2026 r.; - zasądzenie od zamawiającego na rzecz odwołującego kosztów postępowania odwoławczego według norm przepisanych.

KIO 2848/26 12 czerwca 2026 r. wykonawca "AMERICAN SYSTEMS" Sp. z o.o. z siedzibą ​ Poznaniu (zwany dalej: „odwołującym”) wniósł odwołanie wobec czynności zamawiającego polegającej na wyborze w jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy Verbis.pl Sp. z o.o.

​z siedzibą w Warszawie, o której zamawiający poinformował pismem z 2 czerwca 2026 r. oraz wobec zaniechania przez zamawiającego czynności odrzucenia tej oferty, podczas gdy jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Zdaniem odwołującego czynności i zaniechania zamawiającego stanowiły naruszenie:

1. art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp w zw. z art. 223 ust. 1 Pzp, art. 16 pkt 1–3 Pzp, art. 17 ust. 2 Pzp – przez zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy Verbis.pl Sp. z o.o., pomimo że treść tej oferty jest niezgodna z warunkami zamówienia, a co najmniej nie pozwala na jednoznaczne ustalenie, jaki system oraz jakie wersje produktów zostały zaoferowane zamawiającemu, ​ szczególności wobec niewskazania w załączniku nr 5 do oferty wersji oferowanych produktów oraz wobec w wewnętrznej sprzeczności w oznaczeniu producenta produktu wykorzystywanego do realizacji jednego z modułów;
2. art. 239 ust. 1 Pzp w zw. z art. 16 pkt 1–3 Pzp i art. 17 ust. 2 Pzp – przez wybór oferty wykonawcy Verbis.pl Sp. z o.o. jako najkorzystniejszej, mimo że oferta ta – wobec wskazanych wad w zakresie nieusuwalnej niezgodności treści oferty z warunkami zamówienia – powinna zostać odrzucona.

Odwołujący wniósł o: - uwzględnienie odwołania w całości; - nakazanie zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej, dokonanej 2 czerwca 2026 r.; - nakazanie zamawiającemu powtórzenia czynności badania i oceny ofert; - nakazanie zamawiającemu odrzucenia oferty wykonawcy Verbis.pl Sp. z o.o. na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp jako oferty, której treść pozostaje w niezgodności z warunkami zamówienia; - zasądzenie od zamawiającego na rzecz odwołującego kosztów postępowania odwoławczego według norm przepisanych.

Odwołujący wyjaśnił, że ma interes w uzyskaniu zamówienia w rozumieniu art. 505 ust. 1 Pzp oraz może ponieść szkodę w wyniku naruszeń zamawiającego. Podkreślił, że złożył ofertę w postępowaniu. Przypomniał, że czynność odrzucenia tej oferty została zaskarżona w sprawie KIO 2391/26, wobec czego nie mogła być traktowana jako okoliczność definitywnie eliminująca odwołującego z ubiegania się o zamówienie. W razie uwzględnienia odwołania w sprawie KIO 2391/26 oferta odwołującego podlegałaby przywróceniu do badania i oceny. Przy jednoczesnym uwzględnieniu zarzutów tego odwołania oferta wykonawcy Verbis.pl Sp. z o.o. nie mogłaby pozostać ofertą uznaną za najkorzystniejszą. Odwołujący stwierdził, że naruszenia zamawiającego pozbawiały go realnej szansy uzyskania zamówienia, co wyczerpywało przesłankę poniesienia szkody ​ rozumieniu art. 505 ust. 1 Pzp. w W uzasadnieniu odwołania została przedstawiona argumentacja dla podniesionych zarzutów.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego po zamawiającego zgłosił wykonawca VERBIS.PL Sp. z o.o.z siedzibą w Warszawie.

3 lipca 2026 r. zamawiający złożył do akt sprawy odpowiedź na odwołanie, w której zawarł argumentację dla wniosku o oddalenie odwołania w całości jako bezzasadnego.

3 lipca 2026 r. wykonawca zgłaszający przystąpienie po stronie zamawiającego złożył pismo, w którym przedstawił argumentację dla wniosku o oddalenie odwołania w całości.

Na podstawie dokumentacji przedmiotowego postępowania, złożonych dowodów oraz biorąc pod uwagę stanowiska stron i uczestnika postępowania odwoławczego, Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Wobec spełnienia przesłanek określonych w art. 525 Pzp, Izba stwierdziła skuteczność przystąpień zgłoszonych przez wykonawcę VERBIS.PL Sp. z o.o. z siedzibą ​ Warszawie (zwanego dalej: „przystępującym”) – w sprawach oznaczonych sygn. akt KIO 2391/26 i KIO 2848/24.W w związku z tym ww. wykonawca stał się uczestnikiem postępowania odwoławczego.

Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem któregokolwiek z odwołań na podstawie art. 528 Pzp i skierowała oba odwołania na rozprawę.

Izba uznała, że odwołujący w obu sprawach posiadał interes w uzyskaniu zamówienia oraz mógł ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, czym wypełnił materialnoprawne przesłanki dopuszczalności odwołania, o których mowa w art. 505 ust. 1 Pzp.

Izba zaliczyła na poczet materiału dowodowego:

1. dokumentację przekazaną w postaci elektronicznej, przesłaną do akt sprawy przez zamawiającego 10 czerwca 2026

r., w tym w szczególności: - ogłoszenie o zamówieniu; - specyfikację warunków zamówienia, zwaną dalej jako: „SWZ” wraz z załącznikami; - oferty złożone w postępowaniu przez odwołującego i przystępującego; - wezwanie z 19 lutego 2026 r. do wyjaśnienia ceny i treści oferty, skierowane do odwołującego; - wyjaśnienia odwołującego z 25 lutego 2026 r. wraz z załącznikami złożone w odpowiedzi na powyżej wskazane wezwanie; - wykazów dostaw/usług i referencji złożonych przez odwołującego; - wezwanie z 2 kwietnia 2026 r. do wyjaśnienia dotyczące spełnienia warunku udziału ​ postępowaniu określonego w pkt 8.1.4.1. SW Z oraz podmiotowych środków dowodowych złożonych przez w odwołującego; - wyjaśnienia odwołującego z 8 kwietnia 2026 r. złożone w odpowiedzi na powyżej wskazane wezwanie; - pismo z 22 kwietnia 2026 r. złożone przez odwołującego 24 kwietnia 2026 r., stanowiące informację uzupełniającą o doświadczeniu – uzupełnienie wyjaśnień złożonych 8 kwietnia 2026 r.; - dokumentów i informacji otrzymanych przez zamawiającego od Akademii Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie (zwanej dalej nadal jako: „ANS”) oraz Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (zwanego dalej jako: „NCBiR”); - informacji o odrzuceniu oferty odwołującego z 8 maja 2026 r.; - informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w postępowaniu z 2 czerwca 2026 r.;

1. dokumenty załączone do pisma przystępującego z 15 czerwca 2026 r. w sprawie o sygn. akt KIO 2391/26: - umowę z 14 listopada 2019 r. zawartą pomiędzy ANS a odwołującym wraz z aneksami; - umowę z 21 maja 2021 r. zawartą pomiędzy ANS a odwołującym; - korespondencję mejlową prowadzoną z ANS; - odpowiedź na wniosek o dostęp do informacji publicznej;
2. dokumenty złożone przez odwołującego w sprawie o sygn. akt KO 2391/26, załączone do pisma z 25 czerwca 2026 r.: - analizę przedwdrożeniową systemu dziekanatowego dla Wyższej Szkoły Społeczno-Przyrodniczej im. W.P. w Lublinie (obecnie Akademia Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie); - aneks nr 1/2023 do umowy z 14 listopada 2019 r.; - aneks nr 2/2023 do umowy z 14 listopada 2019 r.; - aneks nr 4 do umowy z 14 listopada 2019 r.; - aneks nr 5 do umowy z 14 listopada 2019 r.; - protokół odbioru końcowego z 6 lipca 2025 r.; - umowę o pracę pana G. W. z 1 grudnia 2023 r.; - aneks do umowy o pracę pana G. W.; - umowę o pracę – pan Ł. W.; - aneks do umowy o pracę – pan Ł. W.; - zestawienie ANS Lublin.;
3. dokumenty załączone do pisma zamawiającego z 2 lipca 2026 r. w sprawie KIO 2391/26: - ogłoszenie postępowania pn. Obsługa procesu rekrutacji kandydatów na studia w trybie on-line. System rekrutacyjny został objęty postępowaniem „Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego dla potrzeb osób z niepełnosprawnościami w ramach realizacji projektu” „Kompleksowy program dostępności WSSP w Lublinie”; - umowę z 14 listopada 2019 r.; - aneks nr 1/2023 zawarty 30 marca 2023 r.; - aneks nr 4 zawarty 31 marca 2023 r.; - aneks nr 2/2023 zawarty 29 czerwca 2023 r.; - aneks nr 5 zawarty 29 grudnia 2024 r.; - pismo z NCBiR z 21 maja 2026 r.; - protokół odbioru z 19 grudnia 2019 r.; - protokół odbioru z 12 października 2020 r.; - protokół odbioru z 30 października 2020 r.; - protokół odbioru z 30 października 2020 r.; - protokół odbioru z 30 października 2020 r.; - protokół odbioru z 30 października 2020 r.; - protokół odbioru z 14 stycznia 2025 r.; - protokół odbioru z 2 lipca 2025 r.; - protokół odbioru z 6 lipca 2025 r.;

• umowę nr 2/DOS/2021 z 21 maja 2021 r.;

1. dokumenty załączone do pisma odwołującego w sprawie o sygn. akt KIO 2391/26 ​z 6 lipca 2026 r.: - aneks nr 3 z 31 marca 2023 r. do umowy z 14 listopada 2019 r. (skan podpisanego egzemplarza); - potwierdzenie wysyłki z 25 lutego 2026 r. (wiadomość z 12 załącznikami na adres wskazany do komunikacji w postępowaniu); - potwierdzenie z platformy e-Zamówienia z 24 kwietnia 2026 r. (wraz z sumami kontrolnymi SHA-256 przekazanych plików); - wyciąg z projektu umowy: § 21 ust. 2 pkt 4, § 21 ust. 3 i 5, § 28 ust. 1, § 32 ust. 1, § 37; - zestawienie zbiorcze pozycji kalkulacji (suma zamówienia podstawowego 7 400 000 zł brutto; suma prawa opcji 1 800 000 zł brutto; alokacja opieki serwisowej 28,24%); - wykaz usług przystępującego wraz z protokołem odbioru końcowego z 20 grudnia 2023 r. (dokumenty udostępnione odwołującemu pismem Zamawiającego L.dz. 1225/26 z​ 25 czerwca 2026 r.); - wezwanie zamawiającego z 23 lutego 2026 r. (L.dz. 291/26) wraz z wyjaśnieniami przystępującego z 23 lutego 2026 r.; - oświadczenie ANS (skan podpisanego oświadczenia).

Izba ustaliła co następuje W rozdziale 5 SWZ zamawiający wskazał:

1. Informację o przedmiotowych środkach dowodowych; 5.1. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych:
2. 1.1. Oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej SWZ.
3. 2. Jeżeli Wykonawca nie złożyły przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie Wykonawcę do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż dwa dni robocze od dnia przekazania wezwania.
4. 3. Przepisu pkt. 5.2. nie stosuje się, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
5. 4. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

W pkt 8.1.4.1. SWZ zamawiający określił w następujący sposób warunek udziału ​ postępowaniu w zakresie zdolności technicznej i zawodowej: w 8.1.4.1. O zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował minimum jedno zamówienie obejmujące zakresem dostawę i wdrożenie systemu do zarządzania uczelnią obejmującego co najmniej następujące moduły / zakresy funkcjonalne: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (podania i wnioski studenckie), Polskie Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, obsługa POLon, płatności on-line, e-Teczka, finanse i księgowość, kadry i płace, dla uczelni działającej na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce o wartości nie mniejszej niż 1 500 000,00 złotych brutto (słownie: jeden milion pięćset tysięcy złotych).

Przez dostawę Zamawiający rozumie pisemną umowę odpłatną – a nie sumę pojedynczych pisemnych / ustnych zleceń / zamówień realizowanych na rzecz tego samego podmiotu lub kilku podmiotów. Dla dostaw zrealizowanych w innej walucie niż PLN Zamawiający przyjmie przeliczenie wg średniego kursu tej waluty ogłoszonego przez NBP i obowiązującej w dniu zawarcia danej umowy.

Zgodnie z pkt 9.1.4.1. SWZ w celu potwierdzenia spełnienia ww. warunku udziału ​ postępowaniu wykonawcy zobowiązani byli złożyć wykaz usług zawierający informacje pozwalające na potwierdzenie w spełnienia warunku udziału opisanego w pkt. 8.1.4.1. SWZ, ​ szczególności nazwę, zakres i termin zrealizowanej usługi, nazwę Zamawiającego oraz dowody określające czy usługi w zamieszczone w Wykazie usług zostały wykonane należycie. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów, dowodem jest oświadczenie Wykonawcy.

Załącznik nr 5 do SWZ zawierał w pkt 2 następujące oświadczenie:

1. Oświadczam, w ramach oferowanego Systemu poszczególne moduły/obszary funkcjonalne są realizowane za pomocą następujących produktów dostępnych na rynku (Podać nazwę, wersję, producenta produktu):

W załączniku tym została zamieszczona tabelka, w której zamawiający wskazał w pierwszej kolumnie obszary

oznaczone pkt od 12.1 do 12.26, a kolejne dwie kolumny zostały opisane nagłówkami: Nazwa i wersja produktu oraz Producent produktu.

9 lutego 2026 r. zamawiający dokonał otwarcia ofert w postępowaniu. Oferty złożyło dwóch wykonawców: odwołujący i przystępujący. Łączna cena brutto oferty przystępującego (wartość zamówienia podstawowego + prawo opcji) wynosiła 10 086 000,00 zł, natomiast łączna cena brutto oferty odwołującego (wartość zamówienia podstawowego + prawo opcji): wynosiła 9 200 000,00 zł.

Przystępujący w złożonym wraz z ofertą załączniku nr 5 wskazał w kolumnie drugiej tabeli (nazwa i wersja produktu) „enova365” lub „VDO”. Ponadto przystępujący w tej tabeli dla modułów 12.1–12.5 wskazał produkt „enova365”, podając jako jego producenta Soneta Sp. z o.o., natomiast dla modułu 12.26 „Środki trwałe i inwentaryzacja” wskazał ten sam produkt „enova365”, lecz jako producenta podał Verbis.pl Sp. z o.o.

Pismem z 19 lutego 2026 r. zamawiający zwrócił się do odwołującego z wezwaniem, którego podstawą był m. in. art.

224 ust. 1 Pzp. Przedmiotowe wezwanie w zakresie ww. podstawy prawnej posiadało następującą treść:

Ze względu na fakt, iż zaoferowana przez Państwa cena budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi ​ Specyfikacji Warunków Zamówienia, dalej zwana SW Z, w zakresie zamówienia podstawowego jak i w zakresie prawa w opcji określonego w § 37 projektu umowy, stanowiącego załącznik nr 3 do SW Z, obejmującego m.in. 120 miesięcy serwisu i 750 osobodni rozbudowy (6 000 roboczogodzin) planowanych do realizacji od 11 do 20 roku obowiązywania umowy tj. w latach od 2036 do 2046, w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zgodnie z art. 224 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.), dalej zwaną ustawą, Zamawiający wzywa do udzielenia wyjaśnień oraz złożenia dowodów dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość zaoferowanej ceny:

1. w zakresie zamówienia podstawowego m.in.: kosztu analiz przedwdrożeniowej, kosztu szkolenia z metodyki zarządzania projektem, kosztu zakupu / udzielenia licencji, stawek i​ ilości roboczogodzin związanych wdrożeniem poszczególnych modułów, kosztów szkoleń z​ wdrażanych modułów, kosztów serwisowania przez 120 miesięcy i świadczenia przez ten okres usług rozbudowy obejmującej 750 osobodni (6 000 roboczogodzin) i innych kosztów związanych ww. zakresem;
2. w zakresie prawa opcji m.in. przyjętych stawek wynagrodzenia za usługi składające się na prawo opcji tj. serwisu i rozbudowy ww. ilościach z uwzględnieniem wysokości prognozowanych stawek wynagrodzenia w latach, w których ww. usługi będą świadczone i​ innych kosztów związanych ww. zakresem.

Zamawiający oceniając ww. wyjaśnienia, będzie brał pod uwagę wszystkie elementy mające wpływ na wysokość kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia określonego ​ Specyfikacji Warunków Zamówienia, m.in.: w

1. koszty związane z personelem zaangażowanym w jego realizację z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1773);
2. koszty administracyjno – biurowe (koszt urządzeń, oprogramowania, obsługi kadry zarządzającej, księgowej itp.);
3. inne koszty niezdefiniowane powyżej, a które ponosi Wykonawca w związku z realizacją przedmiotu zamówienia lub inne elementy mające wpływa na wysokość zaoferowanej ceny w szczególności otrzymaną pomoc publiczną.

W złożonych wyjaśnieniach musicie Państwo wykazać w sposób wyczerpujący, kompleksowy, iż przewidzieliście wszystkie koszty i ryzyka związane z przedmiotem zamówienia oraz wykazać, iż cena oferty zapewnia osiągnięcie choćby minimalnego zysku.

W sytuacji niezłożenia wyjaśnień i dowodów albo w sytuacji niewykazania, iż oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia we wskazanym terminie, Zamawiający zobligowany będzie do odrzucenia Państwa oferty zgodnie z art. 224 ust. 6 ustawy.

Pismem z 25 lutego 2026 r. odwołujący złożył m. in. wyjaśnienia dotyczące zagadnienia rażąco niskiej ceny. W odniesieniu do ceny przedmiotowe pismo prezentowało uwagi ogólne oraz szczegółowe wyjaśnienia ceny oferty.

Szczegółowe wyjaśnienia ceny oferty natomiast zostały podzielone na część odnoszącą się do treści wezwania, doświadczenia odwołującego, zarządzenia procesem produkcji, zgodność z przepisami dotyczącymi kosztów pracy oraz zakresu prawa pracy, a także szczegółowej kalkulacji. Do wyjaśnień odwołujący załączył: kalkulację, oferty podmiotów współpracujących oraz kopie umów z pracownikami.

Pismem z 13 marca 2026 r. zamawiający wezwał odwołującego, na podstawie art. 126 ust. 1 Pzp, do złożenia dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa ​ art. 125 ust. 1 Pzp, tj. spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia. w 23 marca 2026 r. odwołujący, w odpowiedzi na powyżej wskazane wezwanie, złożył m. in. wykaz dostaw/usług oraz

referencje z 20 marca 2026 r. W wykazie dostaw/usług odwołujący zawarł tabelkę o następującej treści:

Podmiot, na rzecz którego Przedmiot Wartość Data Data dostawa/usługa Lp. dostawy / brutto wykonania wykonania została wykonana usługi (zł) od do

Dowód należytego wykonania

(nazwa i adres)

1.

Dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP do zarządzania uczelnią wyższą wraz z aplikacją mobilną, obejmującego moduły: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (eTeczka, podania i wnioski), sylabus, praktyki i staże, rozliczenie dydaktyki, pełny system ERP (kadry, płace, finanse) wraz z integracjami z systemami:

POLon, mLegitymacja, e-Doręczenia oraz płatności on-line

Akademia Nauk Ponad 2 000 000,00 zł 11/2019 brutto

06/2025

Stosowanych im.

Referencje z dnia

W.P. w

1. 03.2026 r.

Lublinie, ul. Choiny 2, 20816 Lublin

25 marca 2026 r. (w treści pisma została podana data 25 lutego 2026 r.) zamawiający, na podstawie art. 128 ust. 1 Pzp, wezwał odwołującego do złożenia/uzupełnienia wykazu oraz referencji. Przedmiotowe wezwanie wskazywało m. in.:

Informuję, iż ze złożonego przez Państwa wykazu dostaw i referencji nie wynika potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu wskazanego w pkt. 8.1.4.1. Specyfikacji Warunków Zamówienia, dalej: SW Z, „O zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował minimum jedno zamówienie obejmujące zakresem dostawę i wdrożenie systemu do zarządzania uczelnią obejmującego co najmniej następujące moduły / zakresy funkcjonalne: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (podania i wnioski studenckie), Polskie Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, obsługa POL-on, płatności on-line, e​ -Teczka, finanse i księgowość, kadry i płace (…)” w szczególności ww. dokumenty nie potwierdzają posiadania doświadczenia we wdrożeniu wszystkich wymaganych modułów / zakresów funkcjonalnych tj. nie obejmują modułu / zakresu funkcjonalnego dotyczącego Polskich Ram Kwalifikacji (PRK).

Postępując zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.) wzywam do złożenia / uzupełnienia prawidłowo sporządzonego wykazu oraz dokumentów potwierdzających należyte wykonanie zamówienia, z których będzie wynikało spełnianie warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 8.1.4.1 SW Z, tj. wykonanie co najmniej jednego zamówienia obejmującego wszystkie wymagane moduły / zakresy funkcjonalne, w tym moduł / zakres funkcjonalny dotyczący Polskich Ram Kwalifikacji (PRK).

W odpowiedzi na powyższe wezwanie odwołujący 30 marca 2026 r. złożył uzupełniony wykaz dostaw/usług oraz

referencje. W uzupełnionym wykazie dostaw/usług odwołujący zawarł tabelkę o następującej treści:

Podmiot, na rzecz którego Data Data Dowód Wartość wykonani wykonania dostawa/usługa Lp.

Przedmiot dostawy / usługi należytego brutto (zł) została wykonana wykonania a od do (nazwa i adres) Dostawa i wdrożenie systemu do zarządzania uczelnią obejmująca następujące moduły i zakresy funkcjonalne: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów Akademia Nauk Ponad 2 Referencje studenckich (podania i wnioski Stosowanych im. z dnia 000 studenckie), Polskie Ramy 1.

11/2019 06/2025 W.P. w 27.03.2026 Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki 000,00 zł Lublinie, ul. Choiny i staże studenckie, rozliczenie r. brutto 2, 20816 Lublin dydaktyki, obsługa POL-on, płatności on-line, e-Teczka, finanse i księgowość, kadry i płace, dla uczelni działającej na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Ponadto do wykazu odwołujący załączył referencję z 27 marca 2026 r. udzielone przez ANS. Dokument ten posiadał następującą treść:

Akademia Nauk Stosowanych W.P. w Lublinie niniejszym potwierdza, że firma American Systems Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (ul. Młyńska 12/109A, 61-730 Poznań) w okresie od listopada 2019 r. do czerwca 2025 r., zrealizowała na jej rzecz zamówienie polegające na kompleksowej dostawie i wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego do zarządzania uczelnią wyższą (ZSI) wraz z aplikacją mobilną.

Zakres zrealizowanej dostawy i wdrożenia obejmował następujące moduły i zakresy funkcjonalne: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (eTeczka, podania i​ wnioski), Polskie Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, a także pełny system klasy ERP w obszarze kadr, płac, finansów i księgowości, wraz z integracją z systemami: POL-on (wraz z obsługą Polon), mLegitymacja, e-Doręczenia oraz płatności on-line.

Wartość zamówienia wyniosła ponad 2 000 000,00 zł brutto.

Potwierdzamy, że zamówienie zostało wykonane prawidłowo, z należytą starannością, terminowo i zgodnie z zawartą umową.

Rekomendujemy firmę American Systems Sp. z o.o. jako rzetelnego i kompetentnego Wykonawcę, posiadającego aktualną, nie starszą niż 3 lata niezbędną wiedzę i​ doświadczenie w zakresie dostawy i wdrożeń systemów informatycznych w szkolnictwie wyższym.

Pismem z 2 kwietnia 2026 r. zamawiający, na podstawie art. 128 ust. 4 Pzp, wezwał odwołującego do złożenia wyjaśnień treści złożonego wykazu dostaw/usług oraz referencji składanych jako podmiotowe środki dowodowe. W przedmiotowym wezwaniu zamawiający wskazał:

W trakcie badania Państwa oferty złożonej w niniejszym postępowaniu Zamawiający stwierdził rozbieżności w informacjach zawartych w wykazie usług / dostaw i referencji złożonych na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. 8.1.4.1. Specyfikacji Warunków Zamówienia, dalej SW Z, a informacjach publicznie dostępnych dotyczących wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego w Akademii Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie, ul. Choiny 2, 20-816 Lublin (dawniej: Wyższa Szkoła Społeczno-Przyrodnicza im. W.P. w Lublinie, ul. Choiny 2, 20-816 Lublin), dalej zwana ANS.

Zamawiający jednoznacznie, w sposób zrozumiały i niewzbudzający żadnych wątpliwości u​ uczestników postępowania, opisał warunek udziału w postępowaniu w zakresie posiadania przez Wykonawców wiedzy i doświadczenia. Przedmiotowy warunek został określony w pkt. 8.1.4.1. SWZ i brzmi: (…) Ww. warunek określał minimalne doświadczanie jakim musi legitymować się Wykonawca tj.

1. musiało zostać zdobyte tj. realizacja zamówienia musiała zakończyć się, w okresie nie dłuższym niż 3 lata przed dniem składania ofert;
2. obejmować minimum moduły / zakresy funkcjonalne: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (podania i wnioski studenckie), Polskie Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, obsługa POL-on, płatności on-line, e​ -Teczka, finanse i księgowość, kadry i płace;
3. zamówienie musiało być realizowane na rzecz uczelni działającej na podstawie ustawy z​ dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
4. wartość zamówienia nie mogła być mniejsza niż 1 500 000,00 złotych brutto;
5. usługi / dostawy musiały być realizowane w ramach jednej umowy / zamówienia / zlecenia.

Na potwierdzenie spełniania ww. warunku przedstawiliście Państwo realizację na rzecz Akademii Nauk Stosowanych im.

W.P. w Lublinie przedkładając wykaz dostaw / usług a na potwierdzenie prawidłowości ich wykonania referencje.

Z informacji publicznie dostępnych można dowiedzieć się, że ANS w 2019 roku pozyskała środki w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na realizację projektu pt. „Regionalny Program Rozwoju W SSP w Lublinie” POWR.03.05.00-00-ZR59/18-00. ​W ramach projektu wszczęto postępowanie pt.: „Organizacja i realizacja działań wspierających procesy zarządzania na Uczelni - wsparcie informatycznych narzędzi zarządzania Uczelnią - zarządzanie organizacją, szkolenia dla kadry kierowniczej i​ administracyjnej” przedmiotem, którego było wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI) oraz Aplikacji Mobilnej (AM) dla użytkowników ww. systemu, ​ szczególności: w

1. dostawa licencji do poszczególnych modułów ZSI i AM,
2. wdrożenie ZSI i AM,
3. maintenance i support - ZSI i AM,
4. realizacja szkoleń z zakresu użytkowania ZSI.

Funkcjonalność Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI), stanowiącego przedmiot zamówienia, obejmowała następujące zakresy funkcjonalne / moduły: portal pracowniczy, system dziekanatowy, system do zarządzania informacją i obiegu dokumentów, system ERP, i zostały szczegółowo opisane w załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego zamieszczonego w Bazie konkurencyjności prowadzonej przez Ministerstwo Funduszy i​ Polityki Regionalnej https://archiwum bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publication/view/1204216.

Analiza zamieszonych dokumentów wskazuje, iż przedmiotowe postępowanie jedynie ​ części modułów pokrywa się z przesłanym przez Państwa wykazem oraz referencjami w ​ szczególności nie obejmuje takich zakresów funkcjonalnych / modułów jak: rekrutacja, stypendia, Polskie Ramy w Kwalifikacji (PRK), praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, płatności on-line, e-Teczka.

W przesłanym wykazie i referencjach wskazujecie Państwo, iż wdrożenie odbyło się ​ okresie od listopada 2019 r. do czerwca 2025 r. natomiast terminy określone w Zapytaniu ofertowym prowadzonym w przez ANS wskazują na zdecydowanie krótszy termin wdrożenia systemu tj.:

1. udostępnienie pilotażowej wersji modułów ZSI w chmurze – do 1 miesiąca od dnia podpisania umowy,
2. dostawa licencji do modułów ZSI – do 1 miesiąca od dnia podpisania umowy,
3. wdrożenie ZSI (dostosowanie, konfiguracja) – do 12 miesięcy od dnia podpisania umowy,
4. dostawa licencji AM – do 14 miesięcy od dnia podpisania umowy,
5. wdrożenie Aplikacji Mobilnej (AM) – do 14 miesięcy od dnia podpisania umowy, Tym samym, jak wynika z analizy przebiegu postępowania, wdrożenie systemu powinno zakończyć się w na przełomie 2020 i 2021 roku.

Ponad zakres związany z dostawami licencji i wdrożeniem systemy wyłoniony Wykonawca zobowiązany był do realizacji następujących usług:

1. Maintenance i support ZSI oraz AM.Utrzymanie ZSI oraz AM w chmurze publicznej zapewnionej przez Wykonawcę – do 31.03.2023 r.,
2. Realizacja szkoleń z zakresu użytkowania ZSI – do 18 miesięcy od dnia podpisania umowy; których, zgodnie z założeniami postępowania, okres realizacji nie przekraczał 31 marca 2023 roku.

Wszystkie działania związane z projektem pt. „Regionalny Program Rozwoju WSSP ​ Lublinie”, w tym wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego, ANS zobowiązana była do zrealizowania do 31 w marca 2023 r. co potwierdza informacja zawarta na stronie internetowej uczelni https://www.akademiapol.edu.pl/regionalny-program-rozwoju-wssp-w lublinie/ oraz stronach związanych z realizacją projektów współfinasowanych ze środków wspólnotowych.

Logika i doświadczenie życiowe wskazują, iż żadna instytucja publiczna czy też przedsiębiorca z sektora prywatnego, nie wdraża dwóch równoległych systemów dublujących w części moduły i powielające wzajemnie funkcjonalności, gdyż takie rozwiązanie jest niefunkcjonalne, niepraktyczne i nieuzasadnione ekonomicznie tym samym zasadnym są pojawiające się wątpliwości w zakresie zgodności przesłanego wykazu usług / dostaw i referencji ze stanem faktycznym czyniąc zasadnym skierowanie niniejszego pisma celem ich wyjaśnienia.

Biorąc pod uwagę przytoczone, publicznie dostępne informacje dotyczące ANS, i fakt, że stoją one w sprzeczności z informacjami zawartymi w złożonych przez Państwa dokumentach zarówno co do zakresu wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego jak i terminu wdrożenia, postępując zgodnie z art. 128 ust. 4 ustawy Prawo zamówień

publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.) wzywam do złożenia wyjaśnień treści złożonego wykazu dostaw / usług oraz referencji składanych jako podmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie spełniania warunków udziału ​ postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej „Doświadczenia Wykonawcy” określonych w pkt 8.1.4.1. w SWZ, poprzez jednoznaczne wyjaśnienie, że wskazane przez Państwa w ww. wykazie i referencjach wdrożenie:

1. zakończyło się w okresie maksymalnie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert;
2. obejmowało moduły / zakresy funkcjonalne: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (podania i wnioski studenckie), Polskie Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, obsługa POL-on, płatności on-line, e​ -Teczka, finanse i księgowość, kadry i płace,
3. było realizowane w ramach jednego kontraktu / zamówienia / zlecenia.

Wnosimy o dogłębną analizę powyższych informacji i przesłanie wyjaśnień oraz dołączenie dokumentów rozwiewających pojawiające się wątpliwości związane z wdrożeniem systemu w ANS. Jednocześnie informujemy, że zgodnie z art. 128 ust. 5 ustawy, w stosowym czasie, zostanie wystosowana korespondencja do Akademii Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie oraz Narodowego Centrum Badań i Rozwoju celem pozyskania potwierdzających stan faktyczny informacji i pozyskania związanych z tym dokumentów.

W odpowiedzi na powyższe wezwanie odwołujący, pismem z 8 kwietnia 2026 r. złożył następujące wyjaśnienia:

I. Uwagi wstępne – charakter prawny wezwania i niniejszych wyjaśnień

1. Na wstępie Wykonawca pragnie odnieść się do zakresu i charakteru wezwania Zamawiającego. Zamawiający skierował wezwanie na podstawie art. 128 ust. 4 Pzp, wzywając do złożenia wyjaśnień treści złożonego wykazu dostaw/usług oraz referencji składanych jako podmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej.
2. Wykonawca zaznacza, że przepis art. 128 ust. 4 Pzp upoważnia Zamawiającego do wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień treści podmiotowych środków dowodowych – nie zaś do przedłożenia dodatkowych dokumentów ponad katalog dokumentów wynikający ze Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: „SW Z") oraz Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 z późn. zm., dalej: „Rozporządzenie").
3. SW Z zawiera zamknięty katalog podmiotowych środków dowodowych wymaganych dla potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej. Zarówno SW Z, jak i Rozporządzenie dopuszczają i wymagają w celu potwierdzenia spełnienia warunku wyłącznie dokumentów wprost z nich wynikających.

Oczekiwanie – w trybie wezwania do wyjaśnień opartego na art. 128 ust. 4 Pzp – przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnienie warunku wykracza poza ramy tego przepisu i może być uznane za nadmiarowe. Ustawa umożliwia Zamawiającemu skierowanie wezwania do wyjaśnień dokumentów podmiotowych, nie uzależnia jednak zaakceptowania wyjaśnień od przedstawienia jakichkolwiek dodatkowych dowodów – wyjaśnienia mają bowiem rozwiewać wątpliwości Zamawiającego.

1. Niezależnie od powyższego, kierując się zasadą pełnej transparentności i współpracy z​ Zamawiającym, Wykonawca udziela poniżej wyczerpujących wyjaśnień w odniesieniu do wszystkich kwestii objętych wezwaniem.

II. Wyjaśnienia merytoryczne II.1. Zakończenie realizacji zadania referencyjnego, w tym wdrożenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (Ad 1)

1. Zamawiający wezwał Wykonawcę do jednoznacznego wyjaśnienia, że wskazane ​ wykazie i referencjach zadanie i wdrożenie zakończyło się w okresie maksymalnie ostatnich 3 lat przed upływem w terminu składania ofert.
2. Wykonawca potwierdza, że wdrożenie systemu na rzecz Akademii Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie („ANS”) zakończyło się w 2025 r., tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu, i tym samym spełnia wymagany warunek udziału w postępowaniu.
3. Należy przy tym stanowczo odnieść się do argumentacji Zamawiającego, który – opierając się na harmonogramie wynikającym z zapytania ofertowego prowadzonego przez ANS – sugeruje, że wdrożenie systemu powinno było zakończyć się na przełomie 2020 i 2021 roku. Sugestie i wątpliwości Zamawiającego są nietrafione.
4. Przede wszystkim istotnym jest, że umowa zawarta pomiędzy Wykonawcą a ANS była wielokrotnie aneksowana, co naturalnie wydłużyło okres jej trwania i samego wdrożenia. Jest to praktyka powszechna przy wdrożeniach systemów informatycznych, które ze swojej natury wymagają dostosowania do zmieniających się potrzeb zamawiającego, etapowania wdrożenia kolejnych modułów oraz reagowania na okoliczności nieznane w chwili zawarcia umowy (np. zmiany przepisów prawa).
5. Data zakończenia całości umowy w zakresie wdrożenia jest jedyną relewantną datą dla oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu. To właśnie ta data została wskazana przez Wykonawcę w wykazie dostaw/usług oraz stanowi podstawę wystawionych referencji (czyli data ta jest potwierdzona przez ANS). Fakt, że umowa została zawarta w roku 2019 i​ pierwotnie wdrożenie w ramach tej umowy miało się zakończyć 2 2020 r., pozostaje bez znaczenia dla oceny spełniania warunku, gdyż faktycznie dostawa i wdrożenie realizowane były od 2019 do 2025 roku. Dla rozwiania wszelkich wątpliwości – w 2025 roku zakończyło się wdrażanie systemu, a nie usługi wsparcia / utrzymania systemu.
6. Powyższe stanowisko jest ugruntowane w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. Zgodnie z powszechnie przyjętym w doktrynie i orzecznictwie stanowiskiem, dla oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie wymaganego okresu referencyjnego decydujące znaczenie ma wyłącznie data zakończenia realizacji danego zamówienia – nie zaś data jego rozpoczęcia, która może przypadać poza wymaganym okresem. Sformułowanie „w okresie ostatnich 3 lat" stanowi jedynie ograniczenie w postaci daty granicznej zakończenia zamówienia, nie wprowadza natomiast żadnego ograniczenia co do terminu jego rozpoczęcia.
7. Stanowisko to zostało expressis verbis potwierdzone w następujących wyrokach KIO: (…)
8. Podsumowując powyższe: wdrożenie systemu na rzecz ANS, zakończone w 2025 r., ​ pełni i jednoznacznie mieści się w wymaganym 3-letnim okresie referencyjnym, niezależnie od daty zawarcia umowy w pierwotnej w 2019 r. Warunek z pkt. 8.1.4.1. SWZ ​ zakresie kryterium czasowego jest spełniony. w II.2. Zakres modułów/funkcjonalności objętych wdrożeniem (Ad. 2)
9. Zamawiający wezwał również Wykonawcę do wyjaśnienia, czy wdrożenie obejmowało moduły/zakresy funkcjonalne, takie jak: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (podania i wnioski studenckie), Polskie Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, obsługa POL-on, płatności on-line, e Teczka, finanse i księgowość, kadry i płace.
10. Wykonawca potwierdza, że wdrożenie systemu zrealizowane na rzecz Akademii Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie objęło wszystkie moduły/zakresy funkcjonalne wymienione w warunku udziału określonym w pkt. 8.1.4.1. SW Z, tj.: rekrutację, dziekanat, wirtualną uczelnię, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (podania i wnioski studenckie), Polskie Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, obsługę POL-on, płatności on-line, e-Teczkę, finanse i księgowość, kadry i płace.
11. Zakres przedmiotu zamówienia wynikający z zapytania ofertowego, do którego referuje Zamawiający, nie stanowi zakresu ostatecznego zrealizowanego przez Wykonawcę.
12. W toku realizacji umowy zakres przedmiotu zamówienia był sukcesywnie rozszerzany, stosownie do zmieniających się potrzeb i wymagań Zamawiającego. Dodatkowe zakresy objęte aneksami były finansowane ze środków własnych uczelni. Strony świadomie i zgodnie kształtowały ostateczny zakres współpracy wykraczający poza pierwotne zapytanie ofertowe. Tym samym ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu powinna odnosić się do rzeczywistego, skumulowanego zakresu zamówienia wynikającego z umowy wraz ze wszystkimi jej aneksami, a nie wyłącznie do treści pierwotnego zapytania ofertowego i​ pierwotnej wersji umowy.
13. Ostateczny zakres funkcjonalny wdrożonego systemu obejmuje pełen zestaw modułów wymaganych warunkiem udziału w postępowaniu. Oznacza to, że doświadczenie Wykonawcy nabyte w ramach przedmiotowej umowy w pełni odpowiada wymogom postawionym przez Zamawiającego, a posługiwanie się wyłącznie treścią zapytania ofertowego jako punktem odniesienia prowadzi do błędnej i niepełnej oceny rzeczywistego zakresu zrealizowanego zamówienia i nabytego doświadczenia przez Wykonwcę.
14. Powyższe znajduje potwierdzenie w referencjach wystawionych przez ANS, które – jako dokument wystawiony przez podmiot bezpośrednio zaangażowany w realizację zamówienia i​ mający pełną wiedzę o jego ostatecznym kształcie – stanowi miarodajny i wiarygodny dowód na okoliczność zakresu faktycznie wykonanych prac. Referencje te potwierdzają, że Wykonawca zrealizował zamówienie w zakresie obejmującym wszystkie wymagane moduły, co czyni zarzut Zamawiającego opartym na niepełnym i selektywnym odczytaniu dokumentacji związanej z przedmiotowym zamówieniem.
15. W przypadku, gdyby Zamawiający nadal żywił wątpliwości co do zakresu lub okresu realizacji przedmiotowego zamówienia, Wykonawca uprzejmie zachęca do bezpośredniego kontaktu z ANS - podmiotem, na rzecz którego zamówienie było realizowane i który jest ​ stanie potwierdzić wszelkie okoliczności jego wykonania. w II.3. Realizacja w ramach jednego kontraktu/zamówienia/zlecenia (Ad. 3)
16. Zamawiający wezwał Wykonawcę również do potwierdzenia, że wdrożenie było realizowane w ramach jednego

kontraktu/zamówienia/zlecenia.

1. Wykonawca potwierdza, że całość wdrożenia systemu informatycznego na rzecz ANS była realizowana w ramach jednej umowy, wielokrotnie aneksowanej w toku jej realizacji, co jest powszechną praktyką w przypadku złożonych wdrożeń systemów informatycznych.
2. Fakt jej wielokrotnego aneksowania nie pozbawia umowy charakteru jednego, spójnego kontraktu, lecz stanowi naturalne odzwierciedlenie złożoności i wieloetapowości wdrożenia systemu informatycznego. Wszystkie usługi i dostawy składające się na wdrożenie systemu w ANS wynikały i były realizowane w ramach tej jednej umowy, co jednoznacznie potwierdzone jest w wykazie dostaw/usług oraz w wystawionych przez ANS referencjach.

III. Podsumowanie Mając na uwadze całość powyższych wyjaśnień, Wykonawca wyjaśnia, że: • wdrożenie systemu na rzecz ANS zakończyło się w 2025 r., tj. w wymaganym 3-letnim okresie referencyjnym; • zakres wdrożenia obejmował wszystkie moduły i zakresy funkcjonalne wymagane warunkiem z pkt. 8.1.4.1. SWZ; • całość wdrożenia realizowana była w ramach jednej umowy (wielokrotnie aneksowanej).

Tym samym warunek udziału w postępowaniu określony w pkt. 8.1.4.1. SW Z jest przez Wykonawcę spełniony w całości, a złożone wykaz dostaw/usług oraz referencje stanowią prawidłowe i kompletne podmiotowe środki dowodowe zgodne z wymaganiami SWZ i​ Rozporządzenia.

Jednocześnie Wykonawca podkreśla, że Zamawiający – na podstawie art. 128 ust. 5 Pzp – ma możliwość samodzielnego zwrócenia się do ANS w celu potwierdzenia okoliczności realizacji zamówienia. Wykonawca wyraża pełną gotowość do współpracy w tym zakresie.

Pismem z 22 kwietnia 2026 r., które zostało przesłane zamawiającemu 24 kwietnia 2026 r., odwołujący przekazał zamawiającemu informację uzupełniającą o jego doświadczeniu stanowiącą uzupełnienie wyjaśnień złożonych 8 kwietnia 2026 r.

Zamawiający wystąpił również do ANS, jako podmiotu, na rzecz którego realizowano zamówienie oraz do NCBiR, jako instytucji zarządzającej programem, w ramach którego finansowano zamówienie, o udostępnienie dokumentów związanych z umową zawartą pomiędzy ANS a odwołującym. Pismem z 29 kwietnia 2026 r. ANS wyjaśniła:

W odpowiedzi na pismo z dnia 2 kwietnia 2026 r. Akademia Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie, w załączeniu przesyła skan umowy zawartej z American Systems Sp. z o.o. w ramach postępowania o udzielenie zamówienia pod nazwą Organizacja i realizacja działań wspierających procesy zarządzania na Uczelni – wsparcie informatycznych narzędzi zarządzania Uczelnią – zarządzanie organizacją, szkolenia dla kadry kierowniczej i administracyjnej ogłoszonego w Bazie konkurencyjności prowadzonej przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej pod numerem 1204216, a także protokoły odbioru potwierdzające należyte wykonanie tego zamówienia.

Wyjaśniamy, że ww. umowa była zmieniana co do zakresu przedmiotu umowy, przy czym rozszerzony zakres nie podlegał współfinansowaniu ze środków publicznych w związku z​ czym dokumenty zmieniające umowę nie stanowią informacji publicznej. Dodatkowo zostały one objęte przez wykonawcę tajemnicą przedsiębiorstwa.

Informujemy także, że pełne oferty wszystkich wykonawców wraz z załącznikami nie stanowią informacji publicznej.

NCBiR pismem z 21 maja 2026 r. przedstawił następujące wyjaśnienia:

1. W pierwszej kolejności należy wskazać, iż zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902, dalej jako: „u.d.i.p.”), każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną ​ rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w ​ niniejszej ustawie. Przepisy u.d.i.p. nie naruszają przepisów innych ustaw określających odmienne zasady i tryb w dostępu do informacji będących informacjami publicznymi (art. 1 ust. 2 u.d.i.p.).
2. W odniesieniu do pytania dotyczącego umowy zawartej pomiędzy Akademią Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie, ul. Choiny 2, 20-816 Lublin (dawniej: Wyższa Szkoła Społeczno Przyrodnicza im. W.P. w Lublinie, ul. Choiny 2, 20-816 Lublin), z American Systems Sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu, ul. 27 Grudnia 7, 61-737 Poznań (obecnie: American Systems Sp. z o. o., ul. Młyńska 12/109A, 61-730 Poznań) ​ ramach realizowanego projektu pt. Regionalny Program Rozwoju W SSP w Lublinie, numer projektu POW R.03.05.00w 00-ZR59/18-00 informuję, że: a) umowa została zawarta dnia 14 listopada 2019 r.; b) umowa realizowana była od daty zawarcia umowy tj. 14.11.2019 r do 31.03.2023 r.; c) szczegółowy zakres przedmiotu umowy oraz informacje w zakresie wnioskowanym tj. czy którakolwiek z zawartych umów zawiera następujące moduły zakresy funkcjonalne: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (podania i wnioski studenckie), Polskie

Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, obsługa POL-on, płatności on-line, e-Teczka, finanse i księgowość, kadry i płac zostały określone ​ załączniku poz. 11, cz. 6; w d) data odbioru przedmiotu umowy została określona w dokumencie o nazwie poz.11 protokół przekazania usługi, który przekazuję w załączeniu; e) NCBR nie posiada informacji, aby do umowy zawarty został aneks.

1. W odniesieniu do pytania dotyczącego postepowania o udzielenie zamówienia pod nazwą: „Organizacja i realizacja działań wspierających procesy zarządzania na Uczelni - wsparcie informatycznych narzędzi zarządzania Uczelnią zarządzanie organizacją, szkolenia dla kadry kierowniczej i administracyjnej” składającego się na projekt realizowany przez Akademia Bialska im. Jana Pawła II Akademię Nauk Stosowanych im. W.P. ​ Lublinie, ul. Choiny 2, 20-816 Lublin (dawniej: Wyższa Szkoła Społeczno-Przyrodnicza im. W.P. w Lublinie, ul. Choiny 2, w 20-816 Lublin), ogłoszonego w Bazie konkurencyjności prowadzonej przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej https://archiwumbazakonkurencyjnosci. funduszeeuropejskie.gov.pl /publication/view/1204216 pod numerem 1204216 objętego projektem pt. Regionalny Program Rozwoju W SSP w Lublinie, numer projektu POW R.03.05.00-00-ZR59/18-00 informuję, że w załączeniu przekazuję dokumenty o nazwie poz. 11, cz.1, poz. 11, cz.2 i poz. 11, cz.3 zawierające zapytanie ofertowe wraz załącznikami oraz dokumenty o nazwie poz. 11, cz. 4 i poz. 11 cz.5 zawierające ofertę American System Sp. z.o.o.

8 maja 2026 r. zamawiający odrzucił ofertę odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b, pkt 5 i pkt 8 w zw. z art.

224 ust. 6 Pzp. W uzasadnieniu tej czynności zamawiający wskazał:

Postępując zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt. 2) lit. b), 5) oraz pkt. 8) w zw. z art. 224 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.), dalej zwana ustawą, „2) Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli (…) b) została złożona przez wykonawcę: niespełniającego warunków udziału w postępowaniu”, 5) jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia; 8) zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia”, w imieniu Akademii Bialskiej im. Jana Pawła II informuję, iż oferta Państwa została odrzucona.

Zamawiający, ze względu na fakt, iż złożony przez Państwa wykaz dostaw / usług oraz dokument potwierdzający należyte wykonanie zamówienia nie potwierdzały posiadania doświadczenia we wdrożeniu wszystkich wymaganych modułów / zakresów funkcjonalnych pismem nr SZP.272.1.2026 z dnia 25.02.2026 r. wezwał do uzupełnienia ww. dokumentów.

Wykonawca uzupełnił w terminie dokumenty.

Po analizie ww. dokumentów, Zamawiający w dniu 02.04.2026 r. pismem nr SZP.272.1.2026 ldz. 589/26 zwrócił się o wyjaśnienie rozbieżności pomiędzy wykazem usług / dostaw i​ referencji, a informacjami publicznie dostępnymi dotyczącymi wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego w Akademii Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie, ul. Choiny 2, 20-816 Lublin (dawniej: Wyższa Szkoła Społeczno Przyrodnicza im. W.P. w Lublinie, ul. Choiny 2, 20-816 Lublin), dalej ANS, którego dotyczył ww. wykaz i referencje.

W wyznaczonym terminie odpowiedź na ww. pismo została złożona. Jednakże wyjaśnienia ​ nim zawarte są nierzetelne, pozostają w sprzeczności z informacjami publicznie dostępnymi, zawartymi na stronach w internetowych ANS i Bazy Konkurencyjności, na której publikowane są postępowania współfinasowane ze środków wspólnotowych, co zostało wykazane w wezwaniu do złożenia wyjaśnień, i nie potwierdzają spełniania warunku określonego w pkt. 8.1.4.1 Specyfikacji Warunków Zamówienia. Złożone wyjaśnienia zawierają jedynie ogólnikowe informacje, które wynikały z poprzednio złożonych dokumentów. Ponadto zawarte w wyjaśnieniach informacje nie zostały poparte żadnymi dowodami (np. zawartą umową z ANS).

Zarówno złożone pierwotnie dokumenty oraz dokumenty i wyjaśnienia złożone na wezwanie Zamawiającego pozostają w sprzeczności z publicznie dostępnymi informacjami, z których jednoznacznie wynika, że Wykonawca w ramach wskazanego kontraktu nie mógł zdobyć wymaganego w dokumentach postępowania doświadczenia, które potwierdzałoby spełnianie warunku udziału w postępowaniu.

To Wykonawca zobowiązany jest do zachowania należytej staranności przy składaniu wyjaśnień tak, aby rozwiać wszelkie wątpliwości nurtujące Zamawiającego. Powyższe potwierdza Wyrok KIO z 8 października 2024 r. (KIO 3104/24) „W przypadku oceny należytej staranności należy brać pod uwagę przede wszystkim działania przedsiębiorcy w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, która musi uwzględniać, zgodnie z art. 355 § 2 k.c., zawodowy charakter tej działalności. Oznacza to, że od przedsiębiorcy wymagana jest szczególna staranność wyrażająca się większą rzetelnością, dokładnością w działaniu itd. Za takiego profesjonalistę należy uznać co do zasady wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego”.

Jednocześnie Zamawiający, po ponownej analizie złożonych wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny, informuję, że wyjaśnienia nie obejmują wszystkich elementów składających się na przedmiot zamówienia m.in.: nie zostały uwzględnione usługi konsultacji i wsparcia (§ 32 projektu umowy) świadczone przez cały okres opieki serwisowej w ilości:

1. przez pierwsze 12 miesięcy serwisu, 80 konsultacji miesięcznie o długości do 30-minutowych każde, łącznie 480

godzin konsultacji i wsparcia;

1. w pozostałym okresie serwisu, 40 konsultacji miesięcznie o długości do 30-minutowych każde, łącznie 4 560 godzin konsultacji i wsparcia.

Ww. usługi w istotny sposób angażują Wykonawcę i stanowią kluczową dla Zamawiającego, w okresie użytkowania systemu, usługę gwarantującą stały i bezpośredni kontakt stanowiąc bieżące i sukcesywne wsparcie użytkowników tak skomplikowanego produktu jakim jest system, umożliwiając prawidłowe użytkowanie i pełne wykorzystanie wszystkich funkcjonalności systemu.

Szacunkowy koszt usług konsultacji i wsparcia oscyluje łącznie w wysokości minimum 400 000,00 zł, (ok 4% wartość całego kontraktu) przez cały okres trwania umowy i wynika z​ konieczności oddelegowania osoby legitymującej się bardzo dużą wiedzą specjalistyczną w zakresie systemu o wieloletnim praktycznym doświadczeniu jego użytkowaniem.

W złożonych wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny wskazaliście Państwo identyczne stawki wszystkim pracownikom w wysokości 100,00 zł w okresie wdrożenia i pierwszych dziesięciu serwisu i rozbudowy oraz w wysokości 115,00 zł w kolejnych dziesięciu latach serwisu i​ rozbudowy (prawo opcji).

Ponowna analiza wyjaśnień rażąco niskiej ceny w zakresie pracy programistów oraz Kierowników projektu lub Kierowników serwisu jednoznacznie wskazuje, iż przyjęte w ofercie stawki są rażąco niskie w stosunku do obowiązujących na rynku oraz w Państwa przedsiębiorstwie. Niniejsze potwierdzają powszechnie dostępne informacje oraz dowody przez Państwa dołączone do wyjaśnień. Na potwierdzenie realności przyjętych stawek dołączyliście Państwo:

1. zanonimizowane umowy, z których wręcz wprost wynika, że zaoferowane stawki odbiegają od przyjętych do kalkulacji, np. umowa o pracę z 01.12.2023 r. tytułowana „UOP Programista” wskazuje na wynagrodzenie rzędu 14 361,34 zł za ¾ etatu tj. 120 godzin co potwierdza stawkę o 20% wyższą i to w umowie zawartej w 2023 roku.
2. ofertę Asseco Data System S.A. na świadczenie usług rozwojowych (rozbudowy systemu) objętych prawem opcji, z której wynika, że stawka osobodnia wynosi 1 100,00 zł co przy założeniu 8-godzinnego osobodnia stanowi 137,50 za godzinę i jest o 20% wyższa niż przyjęta przez Państwa do kalkulacji.

Przyjęcie stawek w wysokości 100,00 zł lub 115,00 zł za jedną roboczogodzinę i dołączenie ww. dowodów jednoznacznie potwierdza, że Państwa oferta w kluczowych elementach odbiega o ok 20% od stawek przyjętych na rynku lub w samym Państwa przedsiębiorstwie.

Nieujęcie w ofercie całego zakresu określonego w opisie przedmiotu zamówienia oraz ​ oferowanej cenie wszystkich kosztów lub zaniżenie stawek na kluczowe usługi związane w z​ realizacją przedmiotu zamówienia czyni treść oferty za niezgodną z warunkami zamówienia a zaoferowaną cenę rażąco niską i tym samym nierealistyczną i​ uniemożliwiającą realizację umowy w sposób zgodny z oczekiwaniami Zamawiającego a​ Wykonawca nie udowodnił w sposób należyty, iż złożona oferta nie stanowi rażąco niskiej ceny. Udzielenie przez Wykonawcę niewystarczających wyjaśnień oraz brak przedstawienia dowodów mających wpływ na wysokość zaoferowanej ceny realizacji zamówienia, wręcz dołączenie dowodów które potwierdzają jej rażąco niski poziom, uniemożliwia uznanie Państwa oferty za zgodną z Specyfikacją Warunków Zamówienia i ustawą Prawo zamówień publicznych.

W związku z powyższym postanowiono jak w sentencji.

2 czerwca 2026 r. zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty ​ postępowaniu. Jako najkorzystniejsza została wybrana oferta złożona przez przystępującego. Oferta tego wykonawcy w uzyskała łącznie 100,00 pkt, w tym 75,00 pkt ​ kryterium ceny oraz 25,00 pkt w kryterium „Gotowość systemu”. w Treść przepisów dotyczących zarzutów w obu odwołaniach: - art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b), pkt 5 i pkt 8 Pzp – Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: (…)

1. została złożona przez wykonawcę: (…) b) niespełniającego warunków udziału w postępowaniu, (…)
2. jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia; (…)
3. zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia; - art. 224 ust. 1 i 6 Pzp – 1. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w

stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z​ wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów ​ zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych. w (…)

1. Odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z​ dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu.; - art. 223 ust. 1 Pzp – W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń.

Nie dopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.; - art. 16 Pzp – Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób:

1. zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;
2. przejrzysty;
3. proporcjonalny.; - art. 17 ust. 2 Pzp – Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy.; - art. 239 ust. 1 Pzp – Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia.

Izba zważyła co następuje.

KIO 2391/26 Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy oraz stanowiska stron i uczestnika postępowania odwoławczego Izba uznała, że odwołanie zasługiwało na uwzględnienie.

Przed odniesieniem się do poszczególnych zarzutów skład orzekający zdecydował się przedstawić stanowisko natury ogólnej. W tym kontekście Izba uznała za zasadne wskazać, że punktem wyjścia dla rozstrzygnięcia przedmiotowej sprawy było pismo z 8 maja 2026 r., które zawierało uzasadnienie dla czynności odrzucenia oferty odwołującego. ​W ocenie składu orzekającego o ile część tego uzasadnienia dotycząca podstaw odrzucenia określonych w art. 226 ust.

1 pkt 5 i 8 Pzp w zw. z art. 224 ust. 6 Pzp była jasna i precyzyjnie wskazywała, dlaczego zamawiający zdecydował się odrzucić ofertę odwołującego, to takiego stwierdzenia nie można było użyć w stosunku do uzasadnienia podanego dla zastosowanego przepisu art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b Pzp. W stanie faktycznym przedmiotowej sprawy zamawiający zebrał bardzo bogaty materiał dowodowy, na który składały się wyjaśnienia odwołującego z 8 i 24 kwietnia 2026 r. oraz odpowiedzi wraz z załącznikami udzielone przez Akademię Nauk Stosowanych im. W.P. w Lublinie (zwaną nadal jako:

„ANS”) oraz Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (zwane nadal jako: „NCBiR”). Tym samym zamawiający uznając, że oferta odwołującego podlegała odrzuceniu w związku z​ niespełnieniem warunku udziału w postępowaniu powinien jednoznacznie wskazać okoliczności, które legły u podstaw tej czynności. Zamawiający zdecydował się jednak na zastosowanie w tej materii kilku ogólnikowych stwierdzeń, które nie potwierdzały jednoznacznie, dlaczego dokładnie uznał konieczność zastosowania ww. podstawy prawnej dla czynności odrzucenia oferty odwołującego. Zamawiający w kluczowej części uzasadnienia stwierdził, że Zarówno złożone pierwotnie dokumenty oraz dokumenty i​ wyjaśnienia złożone na wezwanie Zamawiającego pozostają w sprzeczności z publicznie dostępnymi informacjami, z których jednoznacznie wynika, że Wykonawca w ramach wskazanego kontraktu nie mógł zdobyć wymaganego w dokumentach postępowania doświadczenia, które potwierdzałoby spełnianie warunku udziału w postępowaniu. W treści uzasadnienia nie zostały jednak zaprezentowane publicznie dostępne informacje, z których miało jednoznacznie wynikać, że w ramach wskazanego kontraktu odwołujący nie mógł zdobyć wymaganego w dokumentach postępowania doświadczenia, które potwierdzałoby spełnianie warunku udziału w postępowaniu. Zamawiający nie wskazał również, które dokładnie wymagania składające się na treść warunku udziału w postępowaniu nie zostały spełnione przez odwołującego, ani nie odniósł się w żadnym miejscu do samej treści wyjaśnień złożonych przez odwołującego oraz zaprezentowanych tam twierdzeń. Warunek udziału w postępowaniu określony w pkt 8.1.4.1. SW Z był z jednej strony jednoznaczny, ale z drugiej był bardzo złożony, tj. składały się niego wymagania funkcjonalne jak i formalne. Zamawiający nie podał w uzasadnieniu czynności odrzucenia oferty odwołującego, które dokładnie wymagania nie zostały spełnione przez odwołującego czym znacznie ułatwił mu wykazanie słuszności przedmiotowego zarzutu. Sporządzone przez

zamawiającego uzasadnienie ww. czynności w zakresie kwestii warunku udziału w postępowaniu, jak i​ przedstawiona przez niego w trakcie postępowania odwoławczego argumentacja doprowadziły Izbę do przekonania, że zamawiający w tej części pozostał co najwyżej ​ sferze hipotez i założeń, które nie zostały potwierdzone jednoznacznymi ustaleniami, które znalazły oparcie w w zebranym w sprawie materiale dowodowym. Zdaniem składu orzekającego zamawiający dokonując tak daleko idącej czynności wobec wykonawcy, jaką niewątpliwie jest odrzucenie jego oferty powinien w sposób niebudzący wątpliwości wykazać spełnienie zastosowanej podstawy odrzucenia. Izba stwierdziła, że w stanie faktycznym przedmiotowej sprawy takiej pewności po stronie zamawiającego zabrakło, co ostatecznie przełożyło się na uwzględnienie pierwszego zarzutu.

Pośrednim potwierdzeniem powyżej zaprezentowanych stwierdzeń było pismo zamawiającego z 28 maja 2026 r. skierowane do Prezesa Izby. W piśmie tym zamawiający na podstawie art. 536 w zw. z art. 531, art. 534 ust. 1 i 2, art.

535, art. 538 ust. 1–3 oraz 540 Pzp wniósł o zobowiązanie odwołującego: - do przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunku udziału ​ postępowaniu określonego w pkt 8.1.4.1. SWZ; w - do przedłożenia wszystkich protokołów odbioru związanych z odbiorem realizowanego przedmiotu umowy z 14 listopada 2024 r. na potwierdzenie jej prawidłowego wykonania; - do przesłania wykazu osób zaangażowanych po stronie ANS oraz odwołującego ​ realizację ww. umowy celem wezwania jako świadków w przedmiotowym postępowaniu odwoławczym na fakt w potwierdzenia stanu faktycznego realizacji ww. umowy.

Zamawiający w treści tego pisma wskazał, że powyższe zobowiązanie odwołującego do złożenia ww. dokumentów wynikało z faktu wyczerpania możliwości prawnych i faktycznych pozyskania powyższych dokumentów przez zamawiającego w trakcie prowadzonego postępowania, w którym to zamawiający zażądał złożenia wraz z ofertą wykazu dostaw i​ referencji, jako podmiotowych środków dowodowych składanych na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu. Postępowanie odwoławcze tak się ukształtowało, że w jego trakcie zostały złożone dokumenty składające się na ww. wniosek zamawiającego. Poza jednym wyjątkiem, Izba nie widziała konieczności zobowiązywania odwołującego do składania jakichkolwiek dokumentów, ponieważ zostały one złożone przez strony (były to przede wszystkim aneksy do umowy z 14 listopada 2019 r. zawartej pomiędzy ANS a odwołującym oraz protokoły odbioru dotyczące tej umowy). Tylko w przypadku aneksu nr 3 do umowy z 14 listopada 2019 r., Izba zdecydowała się zobowiązać odwołującego do jego złożenia na podstawie art. 536 Pzp. Zobowiązanie to zostało poczynione na posiedzeniu 17 czerwca 2026 r. i wynikało z kwestii organizacyjnych, związanych z tym, że odwołujący wówczas złożył aneksy do ww. umowy, oprócz aneksu nr 3. Termin na złożenie tego dokumentu został wyznaczony na 25 czerwca 2026 r. Odwołujący złożył ten dokument dopiero 7 lipca 2026 r. wyjaśniając w piśmie procesowym, że omyłkowo nie załączył go do pisma z 25 czerwca 2026 r. pomimo tego, że wymienił go w treści informacji o przekazanych wtedy dokumentach.

Mimo opóźnienia w wykonaniu zobowiązania przez odwołującego Izba zdecydowała się zaliczyć ww. dokument na poczet materiału dowodowego. Postępowanie dotyczące przedmiotowej sprawy zostało wszczęte przed 13 marca 2026 r., zatem w tym przypadku zastosowanie znalazł przepis art. 535 Pzp ​ brzmieniu sprzed nowelizacji, która weszła w życie w ww. terminie. Zgodnie z tym przepisem dowody na poparcie w swoich twierdzeń lub odparcie twierdzeń strony przeciwnej, strony mogą przedstawiać aż do zamknięcia rozprawy. Poza tym należało zwrócić uwagę na treść art. 538 ust. 4 Pzp, który stanowi, że skład orzekający nie jest związany swym postanowieniem dowodowym i może je stosownie do okoliczności uchylić lub zmienić. Tym samym Izba nie znalazła powodów do niezaliczenia na poczet materiału dowodowego aneksu nr 3 do umowy z 14 listopada 2019 r.

Izba nie zobowiązała odwołującego do przesłania wykazu osób zaangażowanych po stronie ANS oraz odwołującego w realizację ww. umowy celem wezwania jako świadków ​ przedmiotowym postępowaniu odwoławczym. W ocenie składu orzekającego zastosowanie się do ww. wniosku, co w ostatecznie skutkowałoby dopuszczeniem dowodu z​ zeznań świadków, doprowadziłoby wyłącznie do wydłużenia postępowania odwoławczego. Co istotne jednak wnioski zamawiającego określone w piśmie z 28 maja 2026 r. pośrednio potwierdzały, że zamawiający nie ustalił w sposób jednoznaczny okoliczności niespełnienia przez odwołującego warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 8.1.4.1. SWZ. ​W ocenie składu orzekającego zamawiający próbował niejako przerzucić ustalenie tej okoliczności na Izbę. Izba nie wykonuje jednak czynności za zamawiającego, ale rozpoznaje i rozstrzyga środki ochrony prawnej wniesione przez odwołujących, czyli mówiąc krótko ocenia prawidłowość czynności i zaniechań zamawiających na podstawie zarzutów podniesionych w odwołaniu. W konkluzji do powyżej zaprezentowanych rozważań Izba stwierdziła, że odwołujący zasadnie zakwestionował stanowisko zamawiającego związane z​ zastosowaniem podstawy odrzucenia oferty określonej w art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b Pzp.

Przechodząc do szczegółowego odniesienia się do zarzutu pierwszego Izba zwróciła uwagę, że z treści uzasadnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego wynikało, że jedną z okoliczności, które zamawiający uznał za kluczową przy jej podejmowaniu był fakt wskazujący, że odwołujący wraz z wyjaśnieniami nie przedłożył umowy referencyjnej oraz aneksów. Jak słusznie zauważył odwołujący, tryb wezwania z art. 128 ust. 4 Pzp nie dotyczy obowiązku przedkładania dokumentów. W tym trybie wystarczające jest złożenie stosownych wyjaśnień w związku z tym oczekiwanie przez zamawiającego złożenia dokumentów należało uznać za nadmiarowe i niezgodne z literalnym brzmieniem przepisu.

Dodatkowo również, w przypadku, gdy referencyjne zamówienie składa się z kilku modułów oraz elementów składających się na jego całość, kluczowe znaczenie dla oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu ma data zakończenia realizacji zamówienia, a nie data zawarcia umowy czy pierwotnie planowany harmonogram. To właśnie data zakończenia wdrożenia, której zamawiający nie podważył, miała zostać wskazana zarówno w wykazie dostaw/usług, jak i w referencjach wystawionych przez ANS. W okolicznościach przedmiotowej sprawy bez znaczenia pozostawał więc fakt, że pierwotna umowa została zawarta w 2019 r. oraz że początkowo zakładano wcześniejsze zakończenie projektu. Odwołujący twierdził, że faktyczna realizacja wdrożenia trwała do 2025 r., a w tym okresie sukcesywnie wdrażano kolejne elementy systemu oraz co istotne, zakończenie w 2025 r. dotyczyło samego procesu wdrożeniowego, a nie wyłącznie usług utrzymaniowych czy wsparcia technicznego. Zamawiający oraz przystępujący nie zakwestionowali twierdzeń odwołującego w tym zakresie. Ponadto odwołujący słusznie zauważył, że kluczowe znaczenie dla oceny spełnienia warunku działu w postępowaniu miała data zakończenia realizacji umowy, w szczególności z uwagi na fakt, że zamawiający w treści tego warunku odniósł się do umowy, a nie do wdrożenia.

W tym miejscu skład orzekający odniósł się do aneksów zawieranych do umowy z​ 14 listopada 2019 r. Jak wynikało z zebranego w sprawie materiału dowodowego w ramach ww. umowy zostało zawartych pięć aneksów: aneks nr 1/2023 (z 30 marca 2023 r.), aneks nr 3 (z 31 marca 2023 r.), aneks nr 4 (z 31 marca 2023 r.), aneks nr 2/2023 (z 29 czerwca 2023 r.) oraz aneks nr 5 (z 29 grudnia 2024 r.). Aneksy nr 1/2023 i 2/2023 regulowały termin realizacji pierwotnego, projektowego zakresu umowy (do 30 listopada 2023 r.). Aneks nr 3 miał charakter porządkujący i został zawarty w tym samym dniu co aneks nr 4 (31 marca 2023 r.). Strony wskazały w nim wprost, że: - w uzgodnieniu z NCBiR prowadzą rozmowy dotyczące przedłużenia obowiązywania umowy z uwagi na skutki COVID19; - samodzielnie porozumiały się odnośnie do rozszerzenia zakresu umowy; - z uwagi na konieczność niezwłocznego rozpoczęcia prac – w tym samym dniu zawierają aneks nr 4 regulujący rozszerzenie zakresu umowy o prace finansowane ze środków własnych ANS; - niezwłocznie po uzgodnieniu treści z NCBiR zawrą aneks nr 2 dotyczący przedłużenia obowiązywania umowy.

Treść aneksu nr 3 wyjaśniała wątpliwości dotyczące numeracji i chronologii. Aneks nr 2/2023 został zarezerwowany dla aneksu, którego treść pozostawała w uzgodnieniu z NCBiR i który – zgodnie z zapowiedzią z aneksu nr 3 – został zawarty później (29 czerwca 2023 r.).

Aneksy nr 4 i 5 regulowały okres obowiązywania umowy w zakresie prac dodatkowych (do 31 stycznia 2025 r., a następnie do 31 lipca 2025 r.). Aneks nr 3 wyjaśniał także stanowisko NCBiR z 21 maja 2026 r. Skoro prace dodatkowe objęte aneksami nr 4 i 5 były finansowane w całości ze środków własnych ANS (§ 3 obu aneksów) i pozostawały poza zakresem projektu POW R.03.05.00-00-ZR59/18-00, to NCBiR – dysponujący dokumentacją projektową – nie miał podstaw, by dokumentami tymi dysponować. Ostatecznie Izba uznała, że aneksy dotyczyły różnych zakresów świadczeń tej samej umowy, nie pozostawały ze sobą ​ sprzeczności i potwierdzały wymóg dotyczący dostawy rozumianej jako pisemną umowę odpłatną – a nie sumę w pojedynczych pisemnych / ustnych zleceń / zamówień realizowanych na rzecz tego samego podmiotu lub kilku podmiotów.

Kolejnym elementem, jaki zgodnie z wezwaniem z 2 kwietnia 2026 r. miał być przedmiotem wyjaśnień zamawiającego był zakres wdrożenia. Zamawiający zwrócił się do odwołującego o​ wyjaśnienie, czy realizowane wdrożenie obejmowało wszystkie moduły i funkcjonalności wskazane w warunku udziału w postępowaniu. Odwołujący potwierdził w treści złożonych wyjaśnień oraz przede wszystkim w treści złożonych 30 marca 2026 r. uzupełnionych podmiotowych środków dowodowych (wykaz dostaw/usług i referencje z 27 marca 2026 r.), że wdrożony dla ANS system obejmował pełny zakres wymaganych funkcjonalności, w tym m.in.: rekrutację, dziekanat, wirtualną uczelnię, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich, PRK, sylabusy, praktyki i staże, rozliczanie dydaktyki, obsługę POL-on, płatności online, e-Teczkę, a także moduły finansowo-księgowe oraz kadrowo-płacowe. Zamawiający kwestionował oświadczenie złożone przez odwołującego powołując się na informacje opublikowane w zapytaniu ofertowym prowadzonym przez ANS wskazując, że zakres przedmiotu zamówienia zwarty ​ dokumentacji opublikowanej na stronie internetowej nie odzwierciedlał zakresu wynikającego z treści złożonych przez w

odwołującego dokumentów. Izba uznała, że zamawiający nie wykazał w uzasadnieniu czynności odrzucenia, ani w trakcie postępowania odwoławczego, że zakres wynikający z pierwotnego zapytania ofertowego odzwierciedlał ostateczny zakres zrealizowanego wdrożenia. Jak wykazał odwołujący w trakcie realizacji projektu umowa z 14 listopada 2019 r. była wielokrotnie rozszerzana aneksami, które obejmowały dodatkowe funkcjonalności finansowane ze środków własnych uczelni, co oznaczało, że na etapie realizacji zadania zmiany dotyczyły również zakresu przedmiotowego.

Skład orzekający nie znalazł, wobec tego, podstaw do zakwestionowania stanowiska odwołującego wskazującego, że strony umowy (ANS i odwołujący), stopniowo rozwijały projekt i dostosowywały jego zakres do bieżących potrzeb uczelni.

Z tego względu ocena doświadczenia odwołującego powinna odnosić się do rzeczywiście wykonanego zakresu prac, wynikającego z całokształtu realizacji umowy wraz z aneksami, a nie wyłącznie do pierwotnej dokumentacji postępowania. Ponadto, mimo tego, że co do zasady dokumentem potwierdzającym posiadanie przez wykonawcę odpowiedniego doświadczenia w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu jest wykaz dostaw/usług, a zadaniem referencji jest jedynie potwierdzenie, że zadanie zostało wykonane należycie, to nie uszło uwadze składu orzekającego, że z treści referencji z 27 marca 2026 r., jakie zostały złożone przez odwołującego (a pochodzących od bezpośrednio od podmiotu, na rzecz którego usługi były realizowane) wynikało wprost, że zadanie referencyjne obejmowało wszystkie moduły opisane w treści warunku udziału w postępowaniu. Skoro sam wystawca referencji na rzecz, którego realizowane było zadanie referencyjne potwierdził w podpisanym przez niego dokumencie, jakie moduły obejmowało wdrożenie w ramach zadania referencyjnego – brak było podstaw do kwestionowania takiego oświadczenia przez zamawiającego. Referencje jednoznacznie potwierdzały zarówno zakres funkcjonalny wdrożenia, jak i należytą realizację zamówienia. W konsekwencji działanie zamawiającego, prowadzące do uznania, że dokumenty podmiotowe oraz wyjaśnienia złożone przez odwołującego nie potwierdzały, że zadanie referencyjne w zakresie przedmiotowym obejmowało wszystkie wymagane treścią warunku moduły i funkcjonalności (a w konsekwencji odrzucenie oferty), należało uznać za nieprawidłowe.

W dalszej kolejności Izba zwróciła uwagę, że zamawiający i przystępujący wskazywali, że moduł rekrutacji został wdrożony wyłącznie umową nr 2/DOS/2021 z 21 maja 2021 r., a pkt 16 § 2 aneksu nr 4 do umowy z 14 listopada 2019 r. stanowił jedynie „rozbudowę” tego modułu. Odwołujący skutecznie zakwestionował powyższą argumentację wykazując, że ​ ANS funkcjonują dwa odrębne, niezależne systemy rekrutacyjne, wdrożone na podstawie dwóch różnych umów, w w dwóch różnych projektach, dla dwóch różnych celów. Odrębność obu wdrożeń potwierdzało także zachowanie samych stron umowy, tj. ANS i odwołującego. Gdyby prace z pkt 16 § 2 aneksu nr 4 do umowy z 14 listopada 2019 r. stanowiły jedynie modyfikację systemu z umowy z 21 maja 2021 r., strony ujęłyby je aneksem do tej właśnie umowy. Tymczasem ANS i odwołujący objęli je aneksem do umowy z 14 listopada 2019 r., ponieważ funkcjonalność rekrutacji on-line osadzano w Zintegrowanym Systemie Informatycznym będącym przedmiotem tej umowy. Co istotne również, zamawiający w treści warunku udziału w postępowaniu wśród wymogów składających się na ten warunek wymienił m. in. moduł/zakres funkcjonalny określony jako „rekrutacja” i na potrzeby spełnienia tego warunku moduł ten czy też zakres funkcjonalny nie został zdefiniowany, ani dookreślony. ​Z pkt 16 § 2 aneksu nr 4 do umowy z 14 listopada 2019 r. wyraźnie wynikało, że realizacja dodatkowych prac funkcjonalnych i integracyjnych obejmowała obsługę procesu rekrutacji kandydatów na studia w trybie on-line. Izba nie znalazła powodów do uznania, że obsługa procesu rekrutacji kandydatów na studia w trybie on-line nie wpisywała się w zakres rozumienia określenia „rekrutacja” użytego w treści warunku udziału w postępowaniu, stąd nie można było przyjąć, że odwołujący nie spełnił przedmiotowego warunku z tego powodu. Stwierdzenie to było uzasadnione również z uwagi na fakt, że odwołujący nie twierdził, że wszystkie moduły objęte były już pierwotnym zakresem umowy z 2019 r.

Przeciwnie, odwołujący wskazywał, że umowa referencyjna była wielokrotnie aneksowana, co skutkowało zarówno rozszerzeniem zakresu prac, jak i wydłużeniem okresu realizacji. Dodatkowo przywoływany § 2 aneksu nr 4 odnosił się prac wykraczających poza standardowy zakres funkcjonalny Systemu objętego Umową, w tym obejmujących realizację funkcjonalności odpowiadających nowym modułom/funkcjonalności Systemu. Zastrzeżenia wskazujące, że prace nie będą stanowiły odrębnego wdrożenia nowych systemów i nie będą powodowały zmiany Przedmiotu Umowy, potwierdzały to, czego wymagał warunek udziału ​ postępowaniu, tj.: prace pozostawały w ramach jednej umowy. w Z uwagi na powyższe Izba uznała, że zamawiający niezasadne odrzucił ofertę odwołującego jako niespełniającą warunków udziału w postępowaniu i w konsekwencji uwzględniła zarzut naruszenia art. 226 ust. 1 pkt. 2) lit. b Pzp podniesiony w pkt II.1) petitum odwołania.

Pozostałe zarzuty Izba rozpoznała łącznie uznając, że odnosiły się one do ustaleń opartych o wspólne okoliczności faktyczne. Dla porządku skład orzekający zdecydował się przypomnieć, że z treści uzasadnienia o odrzuceniu oferty odwołującego wynikało, że wyjaśnienia nie obejmują wszystkich elementów składających się na przedmiot zamówienia m.in.: nie zostały uwzględnione usługi konsultacji i wsparcia (§ 32 projektu umowy) świadczone przez cały okres opieki

serwisowej w ilości:

1. przez pierwsze 12 miesięcy serwisu, 80 konsultacji miesięcznie o długości do 30-minutowych każde, łącznie 480 godzin konsultacji i wsparcia;
2. w pozostałym okresie serwisu, 40 konsultacji miesięcznie o długości do 30-minutowych każde, łącznie 4 560 godzin konsultacji i wsparcia.

Jak słusznie argumentował odwołujący wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny z 19 lutego 2026 r. nie odnosiło się do poszczególnych paragrafów projektu umowy. Zamawiający nie pytał wprost o § 32 i nie wymagał, aby koszt związany z tym postanowieniem umowy został przez odwołującego wyjaśniony odrębnie. W tym zakresie zamawiający nie wymagał zatem szczególnego sposobu sporządzenia wyjaśnień – kształt wezwania nie determinował sposobu odpowiedzi na wezwanie w tej materii, jak również nie wykluczał wyjaśnienia ceny oferty w sposób, który pozwolił na skalkulowanie ceny w innym elemencie kalkulacji. Ponadto formularz oferty nie został sporządzony na takim stopniu szczegółowości, na jakim sporządzenia wyjaśnień oczekiwał zamawiający. Tym samym odrzucenie oferty odwołującego, bez skierowania do tego wykonawcy ponownego wezwania do bardziej szczegółowych wyjaśnień, mogących doprowadzić do rozwiania wątpliwości zamawiającego, nieopisanych w treści pierwotnego wezwania, należało uznać co najmniej za przedwczesne.

Izba przyjęła również stanowisko odwołującego w kwestii uznania, że konsultacje i wsparcie, o których mowa w § 32 projektu umowy, są elementem opieki serwisowej z mocy samego projektu umowy. Zgodnie z § 28 ust. 1 pkt 3 projektu umowy w zakres opieki serwisowej wchodzą konsultacje z zakresu funkcjonowania i obsługi Systemu. Kalkulując pozycję Opieka serwisowa, odwołujący mógł zatem skalkulować w jej ramach również konsultacje. Stanowisko wskazujące, że koszty te nie zostały uwzględnione stało w sprzeczności z​ konstrukcją projektu umowy. Alokacja wynagrodzenia za opiekę serwisową wynosiła 2 089 760 zł brutto, tj. dokładnie 28,24% wynagrodzenia za zamówienie podstawowe, co odpowiadało minimum przewidzianemu przez zamawiającego w § 21 ust. 2 pkt 4 projektu umowy. Ponadto wskazany w uzasadnieniu odrzucenia oferty odwołującego wolumen konsultacji (5 040 godzin, tj. 4560+480) stanowił – zgodnie z § 32 ust. 1 projektu umowy – górny pułap uprawnienia zamawiającego, a nie gwarantowany wolumen świadczenia. Na zamówienie podstawowe przypada z tego maksymalnie 2 640 godzin (pozycja „Opieka serwisowa” obejmuje 7 800 roboczogodzin o wartości 1 698 992 zł netto). Nawet przy pełnym wykorzystaniu limitu i pełnym koszcie pracy najwyżej wynagradzanego specjalisty (ok. 143 zł/h z narzutami pracodawcy) koszt konsultacji (ok. 378 tys. zł) mieścił się ​ budżecie pozycji ponad czterokrotnie. Również wartość oszacowana przez zamawiającego (minimum 400 000 zł za w cały okres 240 miesięcy) stanowiła ułamek środków zaalokowanych na opiekę serwisową.

W dalszej kolejności skład orzekający przyjął, że zamawiający błędnie uznał, że wskazane ​ ofercie stawki 100 zł oraz 115 zł stanowiły wynagrodzenie pracownika „na rękę” lub pełny koszt roboczogodziny w specjalisty. Tymczasem były to wyłącznie stawki kalkulacyjne, stanowiące jeden z elementów konstrukcji ceny ofertowej.

Ostatecznie zamawiający porównał dwa całkowicie różne parametry – stawkę kalkulacyjną netto z wynagrodzeniem brutto pracownika – co prowadziło do błędnych wniosków metodologicznych.

Odnosząc się do kosztów osobowych, tj. umowy o pracę z grudnia 2023 r., na którą powołał się zamawiający, skład orzekający zauważył, że spośród trzech przedstawionych umów zamawiający zwrócił uwagę wyłącznie na tę o najwyższej stawce godzinowej, wynoszącej 119,68 zł/h. Co istotne, była to jedyna umowa z 2023 r. i dotyczyła konkretnego senior developera, a więc indywidualnego przypadku wynagrodzenia specjalisty o najwyższych kompetencjach. Tego rodzaju dane nie mogły być uznane za reprezentatywne dla całego, dziesięcioletniego okresu realizacji zamówienia, w ramach którego przewidziany został zróżnicowany zespół obejmujący zarówno specjalistów junior, mid, jak i senior, a także stanowiska takie jak tester czy kierownik prac serwisowych. Jednocześnie zamawiający pominął pozostałe dwie załączone do wyjaśnień umowy – umowę Project Managera oraz kontrakt B2B programisty – które przedstawiały odmienne poziomy wynagrodzeń.

W ocenie składu orzekającego zbyt daleko idące okazało się również odwołanie się zamawiającego do oferty Asseco Data Systems S.A. jako punktu odniesienia dla całego przedmiotu zamówienia. Z treści tej oferty jednoznacznie wynikało, że obejmowała ona wyłącznie usługi rozwojowe, tj. rozbudowę systemu, realizowaną w ramach prawa opcji ​ wymiarze 750 osobodni (6 000 godzin). Oferta Asseco nie obejmowała natomiast usług utrzymaniowych ani opieki w serwisowej. Tym samym nie mogła stanowić miarodajnego wzorca dla obu zakresów zamówienia jednocześnie.

Ponadto zamawiający dokonał wadliwego porównania stawek netto i brutto. Oferta Asseco przewidywała stawkę 1 100 zł brutto za osobodzień, co odpowiadało 137,50 zł brutto za godzinę pracy. Po odliczeniu podatku VAT dawało to 111,79 zł netto za godzinę. Tymczasem stawka wskazana przez odwołującego w pozycji 11 wynosiła 115 zł netto za godzinę, a więc była w rzeczywistości wyższa od stawki netto Asseco o ok. 3%, a nie niższa o 20%, jak twierdził zamawiający.

Podsumowując wątpliwość wskazana przez zamawiającego, dotycząca § 32 projektu umowy, została po raz pierwszy wyartykułowana dopiero w informacji o odrzuceniu oferty odwołującego. Wezwanie z 19 lutego 2026 r. odnosiło się do

„kosztów serwisowania”, które odwołujący wyjaśnił i skalkulował – obejmując nimi, zgodnie z § 28 ust. 1 projektu umowy, także konsultacje. Wyjaśnienia złożone przez odwołującego zostały przygotowane w oparciu o treść wezwania, a oczekiwanie zamawiającego od wykonawcy przedłożenia wyjaśnień ​ konkretnym kształcie należało uznać za zbyt daleko idące. W konsekwencji zamawiający odrzucił ofertę odwołującego w z naruszeniem art. 226 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 224 ust. 6 Pzp. Ponadto zamawiający bezpodstawnie odrzucił ofertę odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp. W uzasadnieniu czynności odrzucenia oferty odwołującego, przedmiotowa przesłanka odrzucenia oferty wynikała wyłącznie z ustaleń związanych z zagadnieniem rażąco niskiej ceny. Tym samym, w okolicznościach przedmiotowej sprawy, zakwestionowanie zastosowania przesłanki odrzucenia dotyczącej rażąco niskiej ceny skutkowało przyjęciem, że oferta odwołującego nie była niezgodna z warunkami zamówienia. Izba stwierdziła również naruszenie art. 224 ust. 1 Pzp, ponieważ jeśli zamawiający miał wątpliwości w zakresie szczegółowych pozycji cenowych lub kosztowych, które nie zostały wskazane w wezwaniu z 19 lutego 2026 r., to powinien zwrócić się do odwołującego z​ ponownym wezwaniem, które powinno zawierać odniesienie się do tych szczegółowych pozycji. Ostatecznie Izba uwzględniła zarzuty podniesione w pkt II.2), II.3) i II.4)petitum odwołania. W kontekście ostatniego zarzutu Izba zdecydowała się nie formułować ​ sentencji orzeczenia nakazu wezwania odwołującego do złożenia uzupełniających wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej w ceny, dotyczących kosztów opieki serwisowej w ramach powtórnego badania ofert. W tym zakresie Izba pozostawiła swobodę zamawiającemu. Jeśli jednak zamawiający w ramach powtórnego badania oferty odwołującego uzna, że ww. koszty dalej budzą jego wątpliwości to powinien zwrócić się do odwołującego z wezwaniem do wyjaśnień w tej kwestii.

Odwołujący opisując w odwołaniu żądania nie wskazał na konieczność unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszej oferty, co w okolicznościach przedmiotowej było oczywiste z uwagi na to, że zamawiający odrzucił ofertę odwołującego 8 maja 2026 r., natomiast wyboru najkorzystniejszej oferty dokonał 2 czerwca 2026 r. Tym samym na moment wniesienia odwołania czynność wyboru najkorzystniejszej oferty nie została jeszcze dokonana. W trakcie postępowania odwoławczego zamawiający dokonał ww. czynności, stąd na rozprawie odwołujący sformułował żądanie w zakresie unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu. Izba nie jest związana żądaniami zawartymi w odwołaniu, zatem nie było przeszkód do nakazania zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu z 2 czerwca 2026 r. w sytuacji uwzględnienia zarzutów odwołania w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym Izba uznała, że odwołanie podlegało uwzględnieniu i​ na podstawie art. 553 zdanie pierwsze Pzp orzekła jak w sentencji. Zgodnie bowiem z​ treścią art. 554 ust. 1 pkt 1 Pzp, Izba uwzględnia odwołanie w całości, jeżeli stwierdzi naruszenie przepisów ustawy, które miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia. Potwierdzenie zarzutów wskazanych w odwołaniu spowodowało, że w przedmiotowym stanie faktycznym została wypełniona hipoteza normy prawnej wyrażonej w ww. przepisie, ponieważ zamawiający w sposób naruszający przepisy Pzp odrzucił ofertę odwołującego.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku, n​ a podstawie art. 557 i 575 Pzp oraz § 5 pkt 1 i 2 lit. b) w zw. z § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), zaliczając na poczet postępowania odwoławczego koszty wpisu od odwołania oraz koszty stron poniesione z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika. Jednocześnie Izba zasądziła od zamawiającego na rzecz odwołującego koszty poniesione z tytułu wpisu od odwołania (15 000,00 zł) oraz wynagrodzenia pełnomocnika (3 600,00 zł) zgodnie ze złożonym rachunkiem.

KIO 2848/26 Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy oraz stanowiska stron i uczestnika postępowania odwoławczego Izba uznała, że odwołanie w przedmiotowej sprawie nie zasługiwało na uwzględnienie.

Istota odwołania sprowadzała się do stwierdzenia przez odwołującego, że oferta przystępującego powinna zostać odrzucona z uwagi na tej niezgodność z warunkami zamówienia w zakresie wersji oprogramowania oraz wskazania producenta.