Czy skan podpisanej oferty wystarczy w postępowaniu elektronicznym?

Skan opatrzony właściwym podpisem elektronicznym co do zasady może być skuteczny, bo o formie decyduje podpis elektroniczny, a nie historia pliku. Problemy zaczynają się, gdy podpisu elektronicznego brakuje albo złożono go niezgodnie z wymaganą formą.

Czy negatywny wynik walidacji przesądza o odrzuceniu oferty?

Nie zawsze. KIO wielokrotnie badała przyczyny negatywnej walidacji: błąd narzędzia, brak znacznika czasu czy certyfikat spoza listy zaufanych nie muszą oznaczać, że podpis jest nieważny. Decyduje stan faktyczny potwierdzony dowodami technicznymi.

KIO w przetargach

Podpis elektroniczny oferty w orzecznictwie KIO

Orzeczenia KIO o formie oferty i podpisie elektronicznym: kwalifikowany podpis, podpis zaufany i osobisty, błędy walidacji oraz skan podpisanego dokumentu.

Sprawdź, które błędy formy elektronicznej kończą się odrzuceniem oferty, a które KIO uznaje za skutecznie złożone oświadczenie woli.

Zobacz orzeczenia Otwórz w wyszukiwarce KIO

1646

orzeczeń w bazie

42%

odwołań uwzględnionych (616 spraw)

58%

odwołań oddalonych (843 spraw)

187

umorzonych lub odrzuconych formalnie

Odsetki liczymy dla 1459 spraw rozstrzygniętych merytorycznie (uwzględnione i oddalone) wśród orzeczeń pasujących do tej strony. Umorzenia i odrzucenia odwołań z przyczyn formalnych pokazujemy osobno.

Co sprawdzać w podobnych przetargach

skan papierowego dokumentu zamiast oryginału elektronicznego
podpis złożony na pliku archiwum zamiast na samej ofercie
negatywny raport walidacji podpisu kwalifikowanego
podpis zaufany w postępowaniu unijnym wymagającym podpisu kwalifikowanego

Gotowe zapytania

art. 63 ust. 1 Pzp kwalifikowany podpis elektroniczny walidacja podpisu forma elektroniczna oferty

Zamień orzecznictwo KIO w monitoring przetargów

Ustaw alert dla nowych przetargów, w których ten sam problem może wrócić: SWZ, odrzucenie oferty, wadium, RNC albo warunki udziału.

Monitoruj przetargi Szukaj w KIO

Najnowsze orzeczenia

Lista jest aktualizowana z tej samej bazy KIO, ale ta strona pozostaje kanoniczną stroną tematu lub przepisu.

Pełna lista wyników →

KIO 156/19uwzględnionowyrok14 lutego 2019
Czy podpis profilem zaufanym ePUAP może być uznany za równoważny podpisowi kwalifikowanemu (w kontekście składania JEDZa po 18.04.2018 r.)
Odwołujący: Meritum Grupa Budowlana spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Zamawiający: Gmina Mikołów
art. 10a ust. 5 Pzp art. 7 ust. 1 Pzp art. 179 ust. 1 Pzp art. 89 ust. 1 pkt 7 Pzp
KIO 1586/19uwzględnionowyrok28 sierpnia 2019
Wdrożenie narzędzia IT do analizy dużych ilości danych przechowywanych na narzędziach elektronicznych realizowanego w ramach Programu Unii Europejskiej Hercule III 2014-2020
Odwołujący: ForSec Sp. z o.o.
Zamawiający: Komenda Główna Policji
art. 92 ust. 1 pkt 3 Pzp art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp art. 26 ust. 3 Pzp
KIO 5340/25oddalonowyrok10 lutego 2026
Dowóz dzieci i uczniów do Szkoły Podstawowej w Dubinach oraz dzieci z niepełnosprawnością do placówek oświatowych w roku 2026
Odwołujący: Podlaska Komunikacja Samochodowa Nova S.A.
Zamawiający: Gmina Hajnówka
Główna teza. Niewłaściwe zabezpieczenie integralności pliku oferty po złożeniu na niej kwalifikowanego podpisu elektronicznego skutkuje odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 i 6 Pzp, mimo że sam podpis był prawidłowo…
Przetarg: 2025/BZP 00508146 art. 16 pkt 1 Pzp art. 226 ust. 1 pkt 6 Pzp art. 513 ust. 1 Pzp art. 575 Pzp
KIO 5450/25innepostanowienie16 stycznia 2026
Zamawiający: Centrum Zdrowia Dziecka i Rodziny im. Jana Pawła II w Sosnowcu Sp. z o.o.
Niezłożenie przez odwołującego dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentacji pomimo wezwania skutkuje zwrotem odwołania.
art. 517 ust. 1 Pzp art. 517 ust. 2 Pzp art. 518 ust. 1 Pzp art. 519 ust. 1 Pzp
KIO 3521/21oddalonowyrok17 grudnia 2021
W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale VII pkt 2. i 3. SW Z, przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale VIII SW Z, inne dokumenty, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118…
Odwołujący: JOTRON AS w Larvik
Zamawiający: Polska Agencja Żeglugi Powietrznej w Warszawie
KIO 25/16uwzględnionowyrok25 stycznia 2016
Dzierżawę kombajnu ścianowego oraz kompletnego zespołu pompowego w celu eksploatacji ściany i63 w pokł. 405/2 wraz z zabezpieczeniem obsługi gwarancyjnej i serwisowej w całym okresie dzierżawy dla Spółki Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział KWK
Odwołujący: FAMUR S.A.
Zamawiający: Spółka Restrukturyzacji Kopalń S.A.
art. 192 ust. 2 Pzp art. 7 Pzp art. 91c ust. 1 Pzp art. 91c ust. 3 Pzp
KIO 329/26oddalonowyrok10 marca 2026
Odwołujący: Wojewódzka Stacja Ratownictwa Medycznego
Zamawiający: Wojewódzki Specjalistyczny Szpital im dr. Wł. Biegańskiego
Główna teza. Niezależnie od pozytywnej walidacji podpisu elektronicznego w momencie jego złożenia, późniejsza zmiana integralności podpisanego pliku, skutkująca negatywnym wynikiem walidacji przy ponownym sprawdzaniu przez zamawiającego,…
Przetarg: 2025/BZP 00475156 art. 226 ust. 1 pkt 3 Pzp art. 223 ust. 1 Pzp art. 63 ust. 2 Pzp art. 16 Pzp
KIO 4322/25oddalonowyrok6 listopada 2025
Odwołujący: Aarsleff sp. z o.o.
Zamawiający: Miasto Łańcut
Izba oddaliła odwołanie, ponieważ odwołujący nie wykazał, aby doszło do naruszenia integralności danych w pliku oferty ani do nieważności podpisu elektronicznego. Samo twierdzenie o możliwych modyfikacjach, bez wiarygodnych dowodów co do…
Przetarg: 2025/BZP 00300545 art. 17 ust. 2 Pzp art. 63 ust. 2 Pzp art. 8 ust. 1 Pzp art. 16 pkt 1 Pzp
KIO 4090/25oddalonowyrok24 października 2025
Zawarcie umowy ramowej na zagospodarowanie niebezpiecznych odpadów drewnianych o kodzie 17 02 04* Odpady drewna, szkła i tworzyw sztucznych zawierające lub zanieczyszczone substancjami niebezpiecznymi (np. drewniane podkłady kolejowe)
Odwołujący: Konsorcjum: Pieringer Recycling Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Zamawiający: PKP Polskie Linie Kolejowe Spółka akcyjna
Główna teza. Notarialne poświadczenie dokumentu za zgodność z oryginałem (art. 98 Prawa o notariacie) zastępuje podpis mocodawcy i spełnia wymogi art. 128 Pzp oraz § 9 ust. 4 rozporządzenia PRM z 2020 r., a jego cyfrowe odwzorowanie nie…
Przetarg: TED-293130-2025 art. 109 ust. 1 pkt 8 Pzp art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a Pzp art. 128 Pzp art. 128 ust. 1 Pzp
KIO 3145/25oddalonowyrok22 września 2025
z podziałem na 4 części wewnętrzny identyfikator SG-Vll.272.1.2025 (zwane dalej:
Główna teza. Zamawiający nie ma obowiązku akceptować oferty, jeśli złożony podpis elektroniczny nie przechodzi weryfikacji w systemach walidacyjnych, nawet przy przedłożeniu przez wykonawcę zewnętrznych raportów potwierdzających ważność…
art. 63 ust. 1 Pzp art. 16 Pzp art. 255 pkt 2 Pzp art. 505 ust. 1 Pzp
KIO 2516/25oddalonowyrok31 lipca 2025
Odwołujący: M.P. sp. z o.o. w Wągrowcu
Zamawiający: 2 Regionalną Bazę Logistyczną w Warszawie na zawarcie umowy ramowej na dostawę podzespołów, części zamiennych do pojazdów gąsienicowych, opancerzonych oraz wozów bojowych w latach 2025-2027
Główna teza. Formularz asortymentowo-cenowy stanowi integralną i samodzielną część oferty w sensie prawnym, jego brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego czyni ofertę nieważną z mocy art. 63 ust. 1 Pzp, uzasadniając odrzucenie na…
Przetarg: TED-116324-2025 art. 8 ust. 1 Pzp art. 226 ust. 1 pkt 3 Pzp art. 128 ust. 1 Pzp art. 16 pkt 1 Pzp
KIO 1936/25oddalonowyrok23 czerwca 2025
Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 p.z.p., podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w formie elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .pdf .doc .xls .xlsx .jpg (.jpeg)
Odwołujący: BMB Budownictwo sp. z o.o. sp.k.
Zamawiający: Mazowiecki Zarząd Dróg Wojewódzkich w Warszawie
Główna teza. Podmiotowe środki dowodowe w postępowaniu przekraczającym progi unijne muszą być złożone w formie elektronicznej (tj. z kwalifikowanym podpisem), a nieprecyzyjne wezwanie zamawiającego nie zwalnia wykonawcy z obowiązku…
Przetarg: TED-722306-2024 art. 126 ust. 1 Pzp art. 125 ust. 1 Pzp art. 128 ust. 1 Pzp art. 16 pkt 1 Pzp
KIO 4997/24oddalonowyrok29 stycznia 2025
Odwołujący: Konsorcjum
Zamawiający: Skarb Państwa — 32 Wojskowy Oddział Gospodarczy
Główna teza. Odrzucenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu z powodu nieprawidłowej walidacji podpisu elektronicznego wymaga wykazania przez zamawiającego, że przyczyna leży po stronie wykonawcy, a nie systemu lub platformy.…
Przetarg: TED-634301-2024 art. 63 ust. 1 Pzp art. 147 Pzp art. 149 ust. 1 Pzp art. 410 ust. 10 Pzp
KIO 3935/24oddalonowyrok20 listopada 2024
Wynajem wielofunkcyjnych urządzeń drukujących, oprogramowania do zarządzania wydrukiem oraz serwis i materiały eksploatacyjne dla RZGW Wrocław przez 36 miesięcy
Odwołujący: Canon Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z/s w Warszawie
Zamawiający: Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie z/s w Warszawie (ul. Żelazna 59a, 00-848 Warszawa), -
art. 63 Pzp art. 223 Pzp art. 226 ust. 1 pkt 3 Pzp art. 125 ust. 1 Pzp
KIO 3585/24uwzględnionowyrok25 października 2024
W IREK" w Rudzie Śląskiej
Odwołujący: ZUE S.A.
Zamawiający: Tramwaje Śląskie S.A.
Przetarg: TED-349370-2024 art. 226 ust. 1 pkt 3 Pzp art. 525 ust. 1 Pzp art. 63 ust. 1 Pzp art. 10b Pzp
KIO 1290/24oddalonowyrok2 maja 2024
Odwołujący: Fabryka Marketingu Sp. z o.o. w Warszawie
Zamawiający: Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie
Przetarg: 2024/BZP 00247529 art. 8 ust. 1 Pzp art. 128 ust. 1 Pzp art. 223 ust. 1 Pzp art. 107 ust. 2 Pzp
KIO 512/24oddalonowyrok6 marca 2024
od czynności (…) polegających na: - odrzuceniu oferty Odwołującego , - w konsekwencji wybór oferty J.P. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą IN-TECH w Świdwinie, także pomimo zaniechania wezwania wykonawcy do złożenia aktualnych podmiotowych środków dowodowych
Odwołujący: S.I., prowadzącego działalność gospodarczą pod nazwą S.I. Usługi remontowo – budowlane
Zamawiający: Gmina Dygowo
Przetarg: 2024/BZP 00002705 art. 63 ust. 2 Pzp art. 126 Pzp art. 125 ust. 1 Pzp art. 3 ust. 1 Pzp
KIO 3682/23uwzględnionowyrok22 grudnia 2023
Odwołujący: MOZAIK KIADÓ és Oktatasi Stúdió Korlátolt Felelősségű Tarsaság
Zamawiający: Województwo Mazowieckie
art. 226 ust. 1 pkt 4 Pzp art. 63 ust. 1 Pzp art. 226 ust. 1 pkt 3 Pzp art. 239 ust. 1 Pzp
KIO 939/23umorzonowyrok24 kwietnia 2023
PN-6/2023. Zgodnie z Rozdziałem IX SWZ - Opis sposobu przygotowania ofert oraz wymagania formalne dotyczące składanych oświadczeń i dokumentów zamawiający wskazał, że
Odwołujący: Polski Instytut Rozwoju Sp. z o.o.
Zamawiający: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów w Warszawie
art. 16 pkt 1 Pzp art. 223 ust. 1 Pzp art. 97 ust. 7 Pzp art. 226 ust. 1 pkt 14 Pzp
KIO 2166/22oddalonowyrok1 września 2022
Kompleksowe dostosowanie systemu segregacji odpadów w Gminie Dzierzgoń celem przeciwdziałania COVID-19 i innym chorobom zakaźnym
Odwołujący: odwołującego: STALLOVE sp. z o.o.
Zamawiający: Gmina Dzierzgoń
Przetarg: 2022/BZP 00266546 art. 63 ust. 2 Pzp art. 16 pkt 1 Pzp art. 221 Pzp art. 226 ust. 1 pkt 3 Pzp

Powiązane tematy KIO

Odrzucenie ofertyWyroki KIO o odrzuceniu oferty z powodu niezgodności z SWZ, błędów formalnych, rażąco niskiej ceny, wadium i braków dokumentów.Uzupełnianie dokumentówOrzeczenia KIO o wezwaniach z art. 128 i 107 PZP: jednokrotność wezwania, granice uzupełnienia oraz różnica między podmiotowymi a przedmiotowymi środkami dowodowymi.Terminy odwołaniaOrzeczenia i postanowienia KIO dotyczące terminów wniesienia odwołania, czynności zamawiającego i skutków spóźnienia.

Powiązane przepisy PZP

Art. 63 PZPOrzeczenia KIO o formie elektronicznej oferty: kwalifikowany podpis elektroniczny powyżej progów unijnych, podpis zaufany i osobisty w postępowaniach krajowych.Art. 226 PZPOrzeczenia KIO dotyczące podstaw odrzucenia oferty, w tym niezgodności z warunkami zamówienia, wadium i rażąco niskiej ceny.Art. 128 PZPOrzeczenia KIO dotyczące wezwania do uzupełnienia lub wyjaśnienia dokumentów i granic poprawiania braków.

Najczęstsze pytania

Czy skan podpisanej oferty wystarczy w postępowaniu elektronicznym?: Skan opatrzony właściwym podpisem elektronicznym co do zasady może być skuteczny, bo o formie decyduje podpis elektroniczny, a nie historia pliku. Problemy zaczynają się, gdy podpisu elektronicznego brakuje albo złożono go niezgodnie z wymaganą formą.
Czy negatywny wynik walidacji przesądza o odrzuceniu oferty?: Nie zawsze. KIO wielokrotnie badała przyczyny negatywnej walidacji: błąd narzędzia, brak znacznika czasu czy certyfikat spoza listy zaufanych nie muszą oznaczać, że podpis jest nieważny. Decyduje stan faktyczny potwierdzony dowodami technicznymi.