Izba oddaliła odwołaniewyrok

Wyrok KIO 3145/25 z 22 września 2025

Przedmiot postępowania: z podziałem na 4 części wewnętrzny identyfikator SG-Vll.272.1.2025 (zwane dalej:

Tezaopracowanie AI na podstawie uzasadnienia
Zamawiający nie ma obowiązku akceptować oferty, jeśli złożony podpis elektroniczny nie przechodzi weryfikacji w systemach walidacyjnych, nawet przy przedłożeniu przez wykonawcę zewnętrznych raportów potwierdzających ważność podpisu. Decydujące znaczenie ma stan pliku złożonego na platformie zakupowej, a nie jego późniejsze wersje.

Najważniejsze informacje dla przetargu

Rozstrzygnięcie
oddalono
Zamawiający
Brak w danych
Powiązany przetarg
Brak połączenia
Podstawa PZP
art. 63 ust. 1 Pzp
Omówienie AI

Główna teza. Zamawiający nie ma obowiązku akceptować oferty, jeśli złożony podpis elektroniczny nie przechodzi weryfikacji w systemach walidacyjnych, nawet przy przedłożeniu przez wykonawcę zewnętrznych raportów potwierdzających ważność podpisu. Decydujące znaczenie ma stan pliku złożonego na platformie zakupowej, a nie jego późniejsze wersje.

Ustalenia Izby. 1. Brak podpisu w pliku złożonym na platformie: Zamawiający przeprowadził weryfikację oferty za pomocą czterech niezależnych narzędzi (MF, szuKIO.pl, Sygillum Sign, Szafir), które jednolicie wskazywały brak kwalifikowanego podpisu. Analiza porównawcza plików (złożonego na platformie vs. załączonego do odwołania) potwierdziła, że plik z platformy nie zawierał danych podpisu elektronicznego, mimo wizualnego znaku graficznego. Izba uznała, że tożsamość wizualna plików nie równoważy się z tożsamością techniczną (różne skróty hash, czas modyfikacji sprzeczny z czasem podpisania).

2. Ciężar dowodu spoczywa na wykonawcy: Odwołujący nie udowodnił, że plik złożony na platformie był identyczny z plikiem załączonym do odwołania (zawierającym prawidłowy podpis). Izba podkreśliła, że deklaracje o poprawności podpisu bez dowodu tożsamości plików są gołosłowne, zasada kontradyktoryjności wymaga, by wykonawca wykazał, że Zamawiający dysponował plikiem z ważnym podpisem.

3. Niezachowanie formy elektronicznej = nieważność: Izba potwierdziła, że art. 63 ust. 1 Pzp w połączeniu z art. 781 § 1 KC wymaga, by oferta była opatrzona *kwalifikowanym* podpisem elektronicznym (a nie dowolnym podpisem elektronicznym). Brak możliwości weryfikacji podpisu w systemach Zamawiającego, mimo zewnętrznych raportów potwierdzających ważność, uzasadnia odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 i 4 Pzp (niezgodność z ustawą + nieważność czynności prawnej).

Podstawa prawna. - Art. 63 ust. 1 Pzp: Obowiązek składania oferty w formie elektronicznej opatrzonej *kwalifikowanym* podpisem (rygor nieważności). - Art. 781 § 1 KC: Kwalifikowany podpis elektroniczny = równoważnik formy pisemnej; jego brak czyni czynność prawną nieważną. - Art. 226 ust. 1 pkt 3 i 4 Pzp: Podstawy odrzucenia oferty (niezgodność z ustawą + nieważność). - Art. 3 pkt 12 Rozporządzenia eIDAS (UE 910/2014): Definicja kwalifikowanego podpisu, wymagana integralność danych, kwalifikowany certyfikat i urządzenie. - Art. 255 pkt 2 Pzp: Unieważnienie postępowania, jeśli wszystkie oferty podlegają odrzuceniu.

Znaczenie praktyczne. 1. Walidacja podpisu musi być możliwa w systemach Zamawiającego: Nawet jeśli wykonawca przedłoży zewnętrzne raporty potwierdzające ważność podpisu (np. z PUESC czy weryfikacjapodpisu.pl), decydujące jest to, czy Zamawiający może zweryfikować podpis własnymi narzędziami. Brak takiej możliwości uprawnia do odrzucenia oferty. 2. Plik złożony na platformie = jedyny dowód: Wykonawca musi udowodnić, że plik załączony do odwołania (z poprawnym podpisem) jest *tożsamy* z plikiem złożonym na platformie. Różnice w skrótach hash lub czasie modyfikacji wykluczają tożsamość, nawet przy wizualnej identyczności. 3. Obowiązek staranności Zamawiającego: Weryfikacja podpisu w *kilku niezależnych narzędziach* (np. szuKIO.pl, Sygillum Sign, Szafir) chroni przed zarzutem niesumiennego badania oferty. Izba uznała takie działanie za wystarczające do wykazania braku podpisu. 4. Ryzyko techniczne po stronie wykonawcy: Błędy przy składaniu oferty (np. usunięcie podpisu podczas przesyłania) obciążają wykonawcę, Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowości w plikach złożonych przez wykonawcę.

Uwaga dla praktyki. Przed złożeniem odwołania w sprawach dotyczących podpisu elektronicznego konieczne jest: - Zabezpieczenie dowodu tożsamości pliku (np. potwierdzenie z platformy z datą/czasem złożenia i skrótem hash). - Wykazanie, że Zamawiający miał dostęp do *tego samego pliku*, który wykonawca uznaje za poprawnie podpisany. - Unikanie argumentacji opartej wyłącznie na zewnętrznych raportach weryfikacyjnych, Izba kładzie nacisk na stan pliku w systemie Zamawiającego.

Streszczenie wygenerowane przez AI na podstawie całego uzasadnienia. Weryfikuj w treści orzeczenia poniżej.

Strony postępowania

Treść orzeczenia

Sygn. akt
KIO 3145/25

WYROK Warszawa, dnia 22 września 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca
J.S.

Protokolantka: Wiktoria Ceyrowska po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczejw dniu 28 lipca 2025 r. pr z ez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Fundację Polski Klaster Technologii Kompozytowych w Zielonkach prz y ul. Galicyjskiej 36 (32-087 Zielonki) Instytut Doradztwa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie przy ul. Cegielnianej 4A/15 (30-404 Kraków) oraz Instytut Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią Polskiej Akademii Nauk w Krakowie przy ul. Józefa Wybickiego 7 A(31-261 Kraków) postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Województwo Małopolskie ul. Basztowa 22 (31-156 Kraków)

orzeka:
  1. Oddala odwołanie.
  2. Kosztami postępowania obciąża wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Fundację Polski Klaster Technologii Kompozytowych w miejscowości Zielonkach, Instytut Doradztwa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie oraz Instytut Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią Polskiej Akademii Nauk w Krakowie i:
  3. 1zalicza na poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Fundację Polski Klaster Technologii Kompozytowych w Zielonkach, Instytut Doradztwa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie oraz Instytut Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią Polskiej Akademii Nauk w Krakowie tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez zamawiającego Województwo Małopolskie tytułem wynagrodzenia pełnomocnika; 2.2zasądza od wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Fundacji Polski Klaster Technologii Kompozytowych w Zielonkach, Instytut Doradztwa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie oraz Instytut Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią Polskiej Akademii Nauk w Krakowie na rzecz zamawiającego Województwa Małopolskiego kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez zamawiającego Województwo Małopolskie tytułem wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca
………………………….
Sygn. akt
KIO 3145/25

Województwo Małopolskie (zwane dalej: „Zamawiającym”) prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Animacja i decentralizacja Procesu Przedsiębiorczego Odkrywania w oparciu o model zewnętrznie zarządzanych małopolskich platform specjalizacyjnych” z podziałem na 4 części wewnętrzny identyfikator SG-Vll.272.1.2025 (zwane dalej: „postępowaniem”).

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej podnumerem 445368 – 2025 z dnia 09 lipca 2025 r. Wartość zamówienia przekracza progi unijne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.) (zwanej dalej: „PZP” lub „ustawą Pzp”).

W dniu 28 lipca 2025 r. wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia Fundacja Polski Klaster Technologii Kompozytowych w Zielonkach, Instytut Doradztwa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie oraz Instytut Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią Polskiej Akademii Nauk w Krakowie(zwani dalej:

„Odwołującym”) wnieśli odwołanie wobec czynności i zaniechań Zamawiającego podjętych w postepowaniu w w zakresie części 4, które sprowadzały się w zasadzie do nieuprawnionego odrzuceniu oferty Odwołującego, czego konsekwencją było unieważnienie postępowania w części 4 zamówienia.

Mając na uwadze powyższe, Odwołujący postawił Zamawiającemu następujące zarzuty naruszenia:

  1. art. 226 ust. 1 pkt 3 i 4 PZP – poprzez bezpodstawne uznanie, że oferta nie została podpisana kwalifikowanym podpisem; 2.art. 63 ust. 1 PZP oraz art. 73 i 781 Kodeksu cywilnego – poprzez nieprawidłową ocenę ważności czynności prawnej; 3.art. 16 PZP – brak zachowania zasady proporcjonalności i uczciwej konkurencji; 4.art. 11 ust. 7a PZP – brak uwzględnienia faktycznego potwierdzenia podpisu przez system e-Zamówienia.

W oparciu o podniesione zarzuty Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania w całości oraz nakazanie Zamawiającemu:

  1. ponownej oceny oferty Odwołującego; 2.unieważnienie czynności Zamawiającego w zakresie odrzucenia oferty Odwołującego; 3.unieważnienie czynności Zamawiającego w zakresie unieważnienia postępowania w części 4; 4.zasądzenie kosztów postępowania od Zamawiającego na rzecz Odwołującego.

W uzasadnieniu odwołania została przedstawiona przez Odwołującego argumentacja dla podniesionych zarzutów.

Odwołujący wskazał, że złożył ofertę za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia w dniu 17 lipca 2025 r. Zgodnie z elektronicznymi potwierdzeniami z systemu (pliki EPP i EPO), złożenie nastąpiło wterminie, a przesłane dokumenty, w tym formularz oferty, zawierały integralną strukturę podpisu elektronicznego (ds:Signature) oraz certyfikat X.509. Zgodnie z obowiązującym art. 63 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 10 i 26 ust. 1 Rozporządzenia eIDAS – kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia wymogi formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej. Kluczowy dokument oferty – plik „załącznik nr 2 OFERTA Fundacja PKTK-2.pdf” – został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdEST, złożonym przez osobę uprawnioną do reprezentacji (A.C.). Jak wskazała Odwołujący, poprawność, ważność oraz kompletność podpisu została potwierdzona niezależnie w dwóch systemach weryfikacyjnych: -Raport PUESC (System Informacyjny Skarbowo-Celny) z dnia 27.07.2025 r. jednoznacznie wskazuje status:

„WAŻNY / PRAW IDŁOW Y” – podpis kwalifikowany, zawierający znacznik czasu, wystawiony przez KIR S.A. – certyfikat COPE Szafir (numer seryjny:5c23bf701d74ad738c91a2d6f315b19a85a4c27f). Czas podpisania dokumentu:2025-07-16 21:22:13, czyli przed upływem terminu składania oferty; -Raport z serwisu weryfikacjapodpisu.pl (portal wspierany przez NCCert i Enigma) potwierdził integralność i autentyczność podpisu pod tym samym dokumentem – wynik „Podpis ważny”, certyfikat kwalifikowany wydany w Polsce. Dane podpisu zgadzają się z raportem PUESC.

Jak podkreślił dalej Odwołujący, żaden z raportów nie wykazuje ani naruszenia integralności pliku, ani braku ciągłości certyfikacji. Oba raporty mają moc dokumentacyjną i mogą być użyte jako dowód w postępowaniu przed KIO.

Zatem według Odwołującego, oferta spełniała wszystkie wymagania ustawowe i techniczne w zakresie formy, podpisu oraz terminu złożenia. Zamawiający nie wykazał braku podpisu kwalifikowanego, lecz jedynie powołał się na systemową niejednoznaczność, nie podejmując czynności wyjaśniających, do których był zobowiązany zgodnie z zasadą proporcjonalności i orzecznictwem KIO.

Odwołujący wskazał jego zdaniem, na możliwe przyczyny błędnej oceny podpisu tj.

  1. problemy techniczne platformy (aktualizacje, przeciążenia, czasowe błędy walidacji), 2.brak aktualizacji list TSL lub CRL w systemie Zamawiającego, 3.niezgodność między weryfikatorami systemowymi a zewnętrznymi (PUESC, nccert.pl), 4.Format podpisu PAdES-T – wymagający odpowiedniego narzędzia do walidacji.

Zgodnie z powyższym, w przekonaniu Odwołującego, jego oferta została skutecznie złożona, podpisana ważnym podpisem kwalifikowanym i powinna zostać oceniona merytorycznie.

Izba ustaliła, że w terminie określonym w art. 525 ust. 1 Pzp do postępowania odwoławczego nie przystąpił żaden wykonawca.

W dniu 15 września 2025 r. Zamawiający złożył do akt sprawy odpowiedź na odwołanie, ​ której przedstawił argumentację dla wniosku o oddalenie odwołania w całości. w

Krajowa Izba Odwoławcza po przeprowadzeniu rozprawy z udziałem Stron, uwzględniając dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska Stron wyrażone w odwołaniu i odpowiedzi na odwołanie, a także wyrażone ustnie na rozprawie i odnotowane w protokole, ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek ustawowych skutkujących odrzuceniem odwołania,

wynikających z art. 528 ustawy PZP i skierowała odwołanie na rozprawę.

Izba uznała, że Odwołujący posiadał interes w uzyskaniu zamówienia oraz mógł ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, czym wypełnił materialnoprawne przesłanki dopuszczalności odwołania, o których mowa w art. 505 ust. 1 Pzp.

Izba postanowiła dopuścić dowody z dokumentacji postępowania przekazanej przez Zamawiającego oraz dowody z odwołania wraz z załącznikami, a także dowody z odpowiedzi na odwołanie wraz z załącznikiem stanowiącym analizę z porównania pilików PDF z dnia 01 sierpnia 2025 r.

W zakresie podniesionych zarzutów Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego po nazwą animacja i decentralizacja Procesu Przedsiębiorczego Odkrywania w oparciu o model zewnętrznie zarządzanych małopolskich platform specjalizacyjnych.

W treści SW Z w pkt 14) pt. Sposób oraz termin złożenia ofert, Zamawiający zawarł obowiązek podpisania oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Obowiązek ten wynikał z następujących postanowień SWZ.

Termin składania ofert w postępowaniu upłynął w dniu 17 lipca 2025 r. o godz. 10:00. W terminie tym ofertę złożył 1 wykonawca tj. Odwołujący.

Następnie Zamawiający przystąpił do badania i oceny oferty. Po czym, Zamawiający w dniu 18 lipca 2025 r. przekazał informację o unieważnieniu postępowania (cześć 4 zamówienia).

W uzasadnieniu faktycznym i prawnym Zamawiający wskazał, że postępowanie zostało umorzone na podstawie art. 255 pkt 2 ustawy Pzp, zgodnie z którym Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu. W postepowaniu w zakresie 4 części została złożona jedna oferta, która podlegała odrzuceniu, w związku z tym wypełniona została dyspozycja przywołanego przepisu ustawy.

W dalszej kolejności w tym samym piśmie, Zamawiający poinformował, że w postępowaniu w części 4 odrzucono ofertę Odwołującego: „ na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 i pkt 4 ) ustawy, zgodnie z którymi Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: a)jest niezgodna z przepisami ustawy tj. art. 63 ust. 1 ustawy, b)jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów tj. art. 73 i art. 781 Kodeksu Cywilnego.”

Następnie Zamawiający uzasadniając swą decyzję przywołał przepis art. 63 ustawy Pzp oraz art. 73 i art. 781 Kodeksu cywilnego, po czym wskazał, że: „ Z taką decyzją Zamawiającego nie zgodził się Odwołujący, składając w dniu 28 lipca 2025 r. odwołanie.

Izba zważyła co następuje.

Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, stanowiska stron oraz poczynione ustalenia faktyczne Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie.

Zgodnie z treścią art. 226 ust. 1 pkt 3 i pkt 4 Pzp – Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

  1. jest niezgodna z przepisami ustawy; 4) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

Natomiast zgodnie z brzmieniem art. 63 ust. 1 Pzp, w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej.

Treść art. 73. Kodeksu cywilnego w § 1 wskazuje, że jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności, a w § 2 jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Zaś art. 781 Kodeksu cywilnego w § 1 wskazuje, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a § 2 oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Rozpoznając przedmiotową sprawę Izba w znaczącej części przyjęła za własne stanowisko Zamawiającego, wskazujące na to, że oferta złożona przez Odwołującego nie została opatrzona kwalifikowany podpisem elektronicznym.

Mając na uwadze brzmienie art. 63 ust. 1 Pzp oraz art. 781 § 1 Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej niezbędne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie tak złożonego świadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisanie oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zatem warunkiem niezbędnym i koniecznym do uznania, że oferta stanowiąca oświadczenie wykonawcy została złożona Zamawiającemu w sposób właściwy. To kwalifikowany podpis elektroniczny jest tym głównym elementem składającym się na formę elektroniczną i nie każdy podpis elektroniczny jest podpisem kwalifikowanym, a jedynie te

podpisy, które spełniają wymogi uregulowane w art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/W E. Zasadnym jest podkreślenie, że jest to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny można uznać za ważny i spełniający wymogi statusu kwalifikowanego, jeżeli równocześnie spełnione są m.in. następujące warunki: integralność podpisanych danych (treści) nie uległa naruszeniu, certyfikat wskazany w podpisie w chwili składania tego podpisu był ważnym kwalifikowanym certyfikatem, podpis został złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu oraz podpis został utworzony jako ustrukturyzowana informacja przy użyciu odpowiednich środków, metod i algorytmów gwarantujących zachowanie integralności podpisywanej treści i jednoznaczne jej powiązanie ze wskazanym certyfikatem, za pomocą którego wyłącznie może następować weryfikacja podpisu oraz identyfikacja osoby, która ten podpis złożyła.

W związku z powyższym kwalifikowany podpis elektroniczny można uznać za prawidłowo złożony tylko wówczas, gdy można go skutecznie zweryfikować i potwierdzić jego ważność. Nastąpić to może w ten sposób, że Zamawiający posługując się odpowiednimi narzędziami do walidacji podpisu elektronicznego, jest w stanie zweryfikować, czy złożony podpis został oparty o kwalifikowany certyfikat.

Przenosząc powyższe na kanwę rozstrzyganej sprawy, jak wskazał Zamawiający, przeprowadził taką wymaganą weryfikację oferty złożonej przez Odwołującego pod kątem ustalenia, czy dokument rzeczywiście nie został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Weryfikacja została przeprowadzona za pomocą strony internetowej Ministerstwa Finansów - raport weryfikacji wskazywał, że: „Wynik nieważny/nieprawidłowy, Komunikat błędu dokument nie jest podpisany”, a po raz drugi za pomocą strony internetowej szuKIO.pl i tu wyświetlił się komunikat: „Niepodpisane Dane”. Następnie, jak argumentował Zamawiający również dokonana przez niego weryfikacja podpisu elektronicznego za pomocą weryfikatora Sygillum Sign wskazywała, że plik jest niepodpisany. Podobnie i weryfikacja za pomocą programu komputerowego Szafir przekazywała komunikat, że nie ma możliwości wyboru pliku z podpisem do weryfikacji pn. załącznik nr 2 OFERTA_Fundacja PKTK-2, ponieważ nie jest on podpisany. Tak więc i weryfikacja za pomocą dwóch innych narzędzi okazała się nieprawidłowa. Dostrzeżenia wymaga, że w rozstrzyganej sprawie działanie Zamawiającego było staranne i szczegółowe, bowiem weryfikacji dokumentów Zamawiający dokonał nie w jednym programie, a w kilku.

Działania te również zostały poparte przez Zamawiającego załączonymi raportami z weryfikacji. Z powyższego wynikało, że przeprowadzony proces weryfikacji każdorazowo dawał Zamawiającemu wynik negatywny.

W celu poparcia swojego stanowiska Odwołujący powoływał się na dokumenty załączone do odwołania, w tym załącznik nr 3 tj. Oferta (PDF) załącznik nr 2 OFERTA_Fundacja PKTK-2.pdf z podpisem , która zawiera prawidłowy podpis. W ocenie składu orzekającego w okolicznościach przedmiotowej sprawy, mając na uwadze zebrany materiał dowodowy, w tym dowody załączone przez Odwołującego do odwołania m.in. raport weryfikacji podpisu (załącznik nr 4 do odwołania) nie mogą stanowić dowodu, który przesądzałby, że oferta którą złożył Odwołujący na platformie zakupowej jest właściwe podpisana, a także że plik oferty załączony do odwołania jest plikiem tożsamym z tym umieszczonym na platformie. Powyższa argumentacja nie mogła znaleźć uznania, ponieważ w postępowaniu odwoławczym przed Izbą obowiązuje zasada kontradyktoryjności, z której wynika obowiązek wskazywania przez strony i uczestników postępowania dowodów dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne. Dlatego też skład orzekający uznał deklaracje Odwołującego za gołosłowne i nie przychylił się tym samym do argumentacji podnoszonej przez Odwołującego, że Zamawiający nie wykazał braku podpisu kwalifikowanego, lecz jedynie powołał się na systemową niejednoznaczność, nie podejmując czynności wyjaśniających, do których był zobowiązany. To na Odwołującym spoczywał ciężar dowodu dotyczący wykazania prawidłowości podpisu złożonego pod ofertą. Tym samym Izba uznała, że Odwołujący nie udźwignął ciężaru dowodu, który na nim spoczywał i nie znalazła powodów do zaakceptowania stanowiska Odwołującego.

Nie może umknąć uwadze, że Zamawiający po wniesieniu przez Odwołującego odwołania, wobec zarzutów w nim wskazanych, zlecił portalowi internetowemu szuKIO.pl wykonanie analizy w zakresie porównania dwóch plików PDF, będących ofertę Odwołującego. Jeden z plików to załącznik do odwołania, a drugi z plików to oferta Odwołującego złożona przez platformę w postępowaniu przekazana przez Zamawiającego. Analiza wykonana w dniu 01 sierpnia 2025 r. potwierdziła wcześniejsze ustalenia Zamawiającego, że oferta umieszczona przez Odwołującego na platformie nie była podpisana.

Dodatkowo autor analizy podsumowując ją wskazał, że:

„ 6.WNIOSKI:

  1. Plik wykonawcy zawiera prawidłowy podpis kwalifikowany, ale poza podobieństwami wizualnymi i bliskością czasową mają inną zawartość (niezgodne skróty) 2.Plik z platformy zamawiającego nie posiada żadnego podpisu i jego czas modyfikacji przypada minutę z

sekundami po złożeniu podpisu na pliku wykonawcy.

  1. Plik z platformy został zmodyfikowany po podpisaniu w sposób usuwający podpis (ślady wizualne złożenia podpisu, ale podpisu brak)
  2. PODSUMOWANIE WNIOSKÓW.
  3. Plik przekazany przez zamawiającego nie może zostać uznany za podpisany w przeciwieństwie do pliku przekazanego przez wykonawcę wraz z odwołaniem 2.Znak graficzny podpisu występuje w obu wersjach, jednak w pliku z platformy zamawiającego widać uszkodzenie (brak podpisu).
  4. Plik, którym dysponował zamawiający nie zawiera podpisu. Plik przekazany przez wykonawcę zawiera podpis kwalifikowany. Wizualizacja plików wygląda na identyczną, ale w sensie zachowania integralności są to dwa różne pliki - inna zawartość danych skutkuje brakiem powiązania pomiędzy plikami.
  5. Należy zwrócić uwagę, ze informacja wizualna o podpisie i podpis elektroniczny to dwie różne rzeczy. Informacja wizualna nie jest elementem obowiązkowym ani nie jest podpisem. Podpis elektroniczny to specjalny zestaw danych niewidoczny dla użytkownika, który pozwala sprawdzić integralność pliku oraz zweryfikować podpis zgodnie z rozporządzeniem elDAS. W pliku z platformy zamawiającego tych danych podpisu elektronicznego nie było w ogóle.”

W konsekwencji negatywny wynik weryfikacji złożonej przez Odwołującego oferty zasadnie doprowadził Zamawiającego do wniosku, że kwalifikowany podpis elektroniczny został złożony w sposób nieprawidłowy. Co zrodziło skutek w postaci uznania oferty Odwołującego jako nieopatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a zlecona dodatkowa analiza, potwierdziła wcześniejsze ustalenia Zamawiającego. Tym samym oferta złożona przez Odwołującego podlegała odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 i 4. W związku z tym, iż w ramach część 4 zamówienia ofertę złożył tylko Odwołujący, Zamawiający zasadnie podjął decyzję o unieważnieniu postępowania w część 4 na podstawie art. 255 pkt 2 ustawy Pzp, zgodnie z którym postępowanie zostaje unieważnione, jeśli wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu.

Z powyższych względów nie mogły również zasługiwać na uwzględnienie zarzuty naruszenia art. 16 ustawy Pzp i art. 63 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 73 i 781 Kodeksu cywilnego. Dla zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a nie zachowanie wymaganej formy elektronicznej rodzi skutek w postaci nieważności dokonanej czynności.

Nieprawidłowe złożenie podpisu pod ofertą należało uznać za zdarzenie będące wynikiem działania samego Odwołującego, za które Zamawiający w tym stanie rzeczy, nie ponosił odpowiedzialności.

Reasumując Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie, a w działaniach Zamawiającego nie dopatrzyła się naruszenia zasad wynikających z ustawy Pzp.

Orzekając o kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 574 oraz art. 575 ustawy Pzp, a także w oparciu o przepisy § 5 pkt 1 w zw. z § 5 pkt 2 lit. b) w zw. z § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020r., poz. 2437 ze zmianami), orzekając w tym zakresie o obciążeniu kosztami postępowania odwoławczego stronę przegrywającą, czyli Odwołującego.

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.

Przewodnicząca
……………………………

Sprawdź nowe przetargi z podobnym ryzykiem

Ten wyrok pomaga ocenić spór po fakcie. Alert przetargowy pozwala wychwycić podobny problem na etapie SWZ, pytań, badania oferty albo decyzji o odwołaniu.

Graf orzeczniczy

Powiązania z innymi wyrokami KIO — cytowane precedensy oraz orzeczenia, które się do tego wyroku odwołują.

Podobne orzeczenia

Orzeczenia z największą wspólną podstawą PZP

Dane pochodzą z publicznego rejestru orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej (orzeczenia.uzp.gov.pl). Orzeczenia są dokumentami publicznymi w domenie publicznej (art. 4 ustawy o prawie autorskim).