Wyrok KIO 1307/26 z 23 kwietnia 2026

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami na wyłonienie Wykonawcy w zakresie sprzedaży, dostaw wraz z montażem mebli i wyposażenia ruchomego na potrzeby pracowni FabLab przy ul. Śniadeckich 3 w Krakowie dla Agencji Rozwoju Miasta Krakowa sp. z o.o. , odpowiedniow odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia, nr postępowania ARMK 4/2026, zostało wszczęte ogłoszeniem opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych: 2026/BZP 00098250/01 z 05.02.2026 r. przez: Agencja Rozwoju Miasta Krakowa Sp. z o.o., ul. Marii Konopnickiej 17, 30-302 Kraków zwany dalej: „Zamawiającym”. Do ww. postępowania o udzielenie zamówienia zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), zwana dalej: „Pzp” albo „PZP”.

W dniu 18.03.2026 r. (przy użyciu środków komunikacji elektronicznej poprzez platformę pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-940424d2-16e0-4954-a6c2-bd2defc5e238) Zamawiający poinformował o wyborze oferty najkorzystniejszej firmy w części 1: ERGOSYSTEM SPÓŁKA JAW NA R.MAKUCH,

M.W OLSKI, J.W IATR, ul. Władysława Jagiełły 34, 02-495 Warszawa zwanej dalej:

„ERGOSYSTEM” albo „Przystępującym po stronie Zamawiającego”. Dodatkowo poinformował o odrzuceniu w części 1 na podstawie art. 226 ust.

1 pkt 5) ustawy Pzp, gdyż treści ofert złożonych przez wskazanych powyżej Wykonawców są niezgodne z warunkami zamówienia - oferty - J.P. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą PB Tenders J.P., ul. Kotomierska 1, 85-568 Bydgoszcz zwany dalej: „PB Tenders J.P.” albo „Odwołującym”. Jednocześnie, Zamawiający na tej samej podstawie prawnej odrzucił także w części 1 ofertę - M.A. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Office Creative Group M.A., ul. Ostródzka 36H, 03-289 Warszawa; Adres do korespondencji: ul. Kondratowicza 59/u11, 03-285 Warszawa zwanego dalej: „Office Creative Group M.A.”. Względem Odwołującego wskazał: „(…) Zamawiający określił przedmiot zamówienia w części 1 na podstawie analizy dostępnych na rynku produktów, w większości produkowanych seryjnie, z uwzględnieniem potrzeb użytkownika docelowego mebli i wyposażenia ruchomego oraz celu jakiemu mają służyć.

Przedmiot zamówienia, który był opisany jako element do wykonania na indywidualne zamówienie, tj. stół stolarski został wyodrębniony do części 2 przedmiotu zamówienia, gdyż nie jest w takiej wersji produkowany seryjnie.

Dlatego też, w części 1 zamówienia Zamawiający wymagał wskazania w treści oferty informacji o producencie oraz nazwie/ symbolu/ modelu poszczególnych elementów składających się na przedmiot zamówienia i nie wymagał na etapie składania ofert przedstawiania przedmiotowych środków dowodowych, ponieważ na podstawie prawidłowo zawartych informacji w Załączniku C do SW Z, mógłby dokonać samodzielnej weryfikacjii oceny zgodności z wymaganiami określonymi w SW Z, w szczególności w Załączniku A do SW Z, tj. opisie przedmiotu zamówienia – Część 1 – meble i wyposażenie ruchome (po zmianach z dnia 13.02.2026r.), zaoferowanego przedmiotu zamówienia.

Zgodnie z treścią pkt. 5) 1.5 SW Z „W zakresie części 1 Wykonawca powinien wycenić przedmiot zamówienia według kalkulacji ceny oferty stanowiącej Załącznik nr C do SW Z.W kalkulacji oprócz wyliczenia ceny, Wykonawca zobowiązany jest podać nazwę producenta oferowanego produktu, nazwę oferowanego produktu ze wskazaniem, o ile dotyczy, typu lub modelu lub symbolu itp., pozwalających na jednoznaczną identyfikację oferowanego przedmiotu zamówienia.”

Zamawiający zwraca uwagę, iż wymóg wskazania w Załączniku C do SW Z, tj. Kalkulacji ceny oferty w zakresie części 1 danych takich jak nazwa producenta, czy nazwa, model lub symbol zaoferowanego produktu był niezbędny i miał na celu umożliwienie, w sposób nie budzący wątpliwości, zweryfikowania zaoferowanych przez Wykonawcę produktów oraz ocenę ich zgodności z wymaganymi i parametrami określonymi szczegółowo dla każdej z pozycji asortymentowych w Załączniku A do SW Z. Niewskazanie wymaganych informacji lub podanie informacji niepełnych bądź błędnych, stanowi o niezgodności oferty z warunkami zamówienia. (…) Wykonawca PB Tenders J.P., w złożonym wraz z ofertą Załączniku C do SW Z podał, iż producentem każdego z produktów objętych przedmiotem zamówienia w pozycjach od numeru 1 do 22 jest „PB Furniture Sp. z o.o.” Jednocześnie w kolumnie „Nazwa/Model/symbol zaoferowanego przedmiotu zamówienia (proszę podać informację pozwalające na identyfikację oferowanego produktu)” podał symbole, które wskazują na pierwsze litery nazw poszczególnych pozycji asortymentowych i kolejność produktów, np. w poz. 1 narożnik lewostronny Wykonawca podał „NL1”, kontynuując to podobnie w każdej kolejnej pozycji.

Podane symbole są wyłącznie stworzone przez Wykonawcę na potrzeby niniejszego postępowania, gdyż w praktyce wskazany producent nie produkuje i nie oferuje mebli o wpisanych w treści oferty oznaczeniach.

Działanie Wykonawcy jest pozorne i w sposób tendencyjny nakierunkowane na wykazanie rzekomego spełnienia opisanych warunków określonych w SW Z, a w efekcie wymyślenie i wpisanie w treść oferty oznaczeń oferowanych produktów, które w rzeczywistości nie istnieją.

Zamawiający wskazuje, iż na podstawie podanych przez Wykonawcę informacji w zakresie nazw produktów, modeli lub symboli, nie jest możliwym zweryfikowanie i ocena zgodności zaoferowanych produktów z wymaganiami określonymi szczegółowo w Załączniku A do SW Z, tj. Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia - CZĘSĆ I – meble i wyposażenie ruchome. Pozorne wypełnienie wymagania SW Z i wymyślenie sposobu podania danych, a przy tym brak jakichkolwiek informacji o tych wyrobach na stronie internetowej wskazanego producenta, uniemożliwiły Zamawiającemu samodzielną i jednoznaczną weryfikację oraz ocenę oferowanego przedmiotu zamówienia.

Dlatego też, Zamawiający pismem z dnia 26.02.2026r. (nr wew pisma: ARMK4.2026/6), wezwał Wykonawcę do wyjaśnienia treści złożonej oferty w powyższym zakresie.

Wykonawca w dniu 02.03.2026r. przesłał odpowiedź, w której nie udzielił wymaganych wyjaśnień stwierdzając, że Załącznik C do SW Z, tj. Kalkulacja ceny oferty „nie służy do oceny zgodności oferowanego produktu z SIW Z. Wykonawca nie ma bowiem wpływu na sposób oznaczenia poszczególnych modeli mebli przez Producenta mebli oraz sposób i miejsce podawania specyfikacji mebli do publicznej wiadomości”.

Wykonawca podał także, iż Zamawiający zgodnie z SW Z nie wymagał złożenia wrazz ofertą między innymi przedmiotowych środków dowodowych oraz certyfikatów, atestów, sprawozdań.

Faktem jest, iż nie wymagano złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, jednakże Zamawiający zaznaczył w piśmie z dnia 26.02.2026r., iż oczekiwał podania w ofercie informacji, które pozwolą mu dokonać samodzielnej weryfikacji przedmiotu zamówienia zaoferowanego przez Wykonawców, a nie mogąc tego uczynić w oparciu o przedstawione w Załączniku C do SW Z informacje, zwrócił się do Wykonawcyo wyjaśnienie treści oferty, w tym wskazanie strony internetowej producenta mebli lub przedstawienie dokumentów, na podstawie których Zamawiający mógłby ocenić

oferowany przedmiot zamówienia.

Zdaniem Zamawiającego Wykonawca nie sprostał wymaganiom określonym w SW Zi załącznikach do SW Z, ani nie złożył stosownych wyjaśnień.

W związku z powyższym, Zamawiający pismem z dnia 03.03.2026r. (nr we pisma ARMK4.2026/8), zwrócił się bezpośrednio do wskazanego w ofercie Wykonawcy producenta mebli, tj. PB Furniture Sp. z o.o., z prośbą o udzielenie informacji, czy produkuje On meble i wyposażenie ruchome o wskazanych w ofercie Wykonawcy PB Tenders J.P. nazwie/ modelu/ symbolu, o parametrach technicznych i użytkowych wymaganych i opisanych przez Zamawiającego w Załączniku A do SW Z, tj. opisie przedmiotu zamówienia – Część 1 – meble i wyposażenie ruchome (po zmianach z dnia 13.02.2026r.).

Ponadto Zamawiający poprosił o wskazanie miejsca, gdzie mógłby dokonać weryfikacji zaoferowanych przez Wykonawcę mebli i wyposażenia ruchomego wraz ze wskazaniem bezpośredniego adresu strony internetowej lub linku bądź ewentualnie przesłanie kart katalogowych zawierających charakterystykę produktów, w tym informacje o parametrach technicznych i użytkowych poszczególnych rodzajów elementów zaoferowanych przez Wykonawcę PB Tenders J.P. w pozycjach od numeru 1 do numeru 22. Producent mebli nie odpowiedział na pismo Zamawiającego do wyznaczonego terminu, tj. do końca dnia 05.03.2026r.

W tych okolicznościach, zgodnie z przepisami ustawy Pzp, Zamawiający nie mógł w niniejszym stanie faktycznym skierować kolejnego wezwania do wyjaśnienia treści oferty, ponieważ naruszyłoby to zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców. Niemożliwym było również w jakiejkolwiek formie poprawienie treści tej oferty. Zamawiający podkreśla, że kierując pismo z wezwaniem do Wykonawcy w dniu 26.02.2026r., ustalił realny czas na wyjaśnienia, czyli do końca dnia 02.03.2026r.

Zamawiający podkreśla, iż istotą problemu jest to, że oznaczenia przedstawione przez Wykonawcę w treści oferty nie stanowią danych pozwalających na jednoznaczną identyfikację oferowanych produktów w rozumieniu SW Z, zaś Wykonawca miał obowiązek takie dane przedstawić zgodnie z wymogiem pkt 5) 1.5 SW Z (obowiązek podania takich danych, które pozwalają na jednoznaczną identyfikację oferowanego przedmiotu zamówienia). Oznaczenia wskazane przez Wykonawcę w ofercie nie identyfikują konkretnych wyrobów oferowanych przez wskazanego producenta, lecz mają charakter opisowo-porządkowy i zostały utworzone w sposób odpowiadający nazwom oraz kolejności pozycji asortymentowych objętych formularzem. W konsekwencji, na podstawie treści oferty nie jest możliwe ustalenie, jakie konkretne meble i elementy wyposażenia ruchomego zostały zaoferowane w poszczególnych pozycjach.

Brak jednoznacznej identyfikacji oferowanych produktów uniemożliwił dokonanie oceny, czy treść oferty odpowiada wymaganiom określonym w Załączniku A do SW Z, w szczególności w zakresie parametrów technicznych, funkcjonalnych i użytkowych wymaganych dla poszczególnych pozycji asortymentowych.

W konsekwencji należy uznać, że oferta nie odpowiada warunkom zamówienia, ponieważ nie zawiera wymaganych przez SW Z danych pozwalających na jednoznaczną identyfikację oferowanych produktów, a tym samym nie pozwala na weryfikację zgodności zaoferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami.

Wymaganie wskazania producenta oraz nazwy, typu, modelu lub symbolu produktu pozwalających na jego jednoznaczną identyfikację stanowiło element sposobu opisania oferowanego świadczenia w treści oferty, a nie wyłącznie wymóg formalny dotyczący sposobu wypełnienia formularza.

Brak tych danych albo podanie oznaczeń niewypełniających funkcji identyfikacyjnej oznacza, że Zamawiający nie jest w stanie ustalić, jaki konkretnie przedmiot świadczenia został zaoferowany, a w konsekwencji nie może potwierdzić zgodności oferty z wymaganiami SWZ. (…)”.

Dnia 21.03.2026 r. (przez dostawcę usługi e-Doręczenia) odwołanie względem czynności z 18.03.2026 r. w części 1 złożyła PB Tenders J.P.. Zamawiającemu zarzucił:

1. podjęcie czynności niezgodnej z przepisami ustawy polegającej na niesłusznym odrzuceniu oferty PB Tenders J.P. pomimo tego, iż oferta Wykonawca jest zgodna z warunkami zamówienia, czym naruszono art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp
2. zmianę zasad oceny ofert poprzez żądanie w ramach wyjaśnień treści oferty (art.223 ustawy Pzp) przedłożenia dokładnego opisu technicznego, materiałowego oferowanych mebli, przedmiotowych środków dowodowych nie wymaganych w Specyfikacji Warunków Zamówienia
3. zasady równego traktowania Wykonawców – art. 16 ustawy Pzp poprzez ocenę ofert w sposób nierzetelny, z pominięciem zasad określonych w SWZ, błędne uznanie, iż oferta Odwołującego podlega odrzuceniu, Mając na względzie powyższe, wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:
4. unieważnienia czynności z 18.03.2026 r. polegającej na odrzuceniu oferty PB Tenders J.P. oraz wyborze oferty cz. 1.

ERGOSYSTEM.

1. dokonania ponownej oceny i badania ofert z udziałem oferty PB Tenders J.P..

Stan faktyczny

1. Zamawiający wszczął. postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami na wyłonienie Wykonawcy w zakresie sprzedaży, dostaw wraz z montażem mebli i wyposażenia

ruchomego na potrzeby pracowni FabLab przy ul. Śniadeckich 3 w Krakowie dla Agencji Rozwoju Miasta Krakowa sp. z o.o., odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia.

1. Zamawiający nie przewidział w specyfikacji istotnych warunkach zamówienia obowiązku przedłożenia przez Wykonawców wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, co sam przyznaje w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 18.03.2026 r
2. Na str.43 SWZ Zamawiający wyraźnie wskazał, iż do oferty należy załączyć:
3. 1 oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowania i braku podstaw do wykluczenia –Załącznik nr 2 do SWZ, 3.2 kalkulację ceny oferty –Załącznik C do SWZ 3.3 zobowiązanie innego podmiotu, o ile dotyczy –Załącznik nr 3 do SWZ, 3.4 oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o ile dotyczy – Załącznik nr 4 do SWZ, 3.5 odpowiednie pełnomocnictwa w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika, jak również w przypadku składania oferty wspólnej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
4. Jak wynika wprost z pisma Zamawiającego z dnia 26.02.2026 r. wzywającego Odwołującego do wyjaśnienia treści oferty na podstawie art. 223 ustawy pzp ( str.8 SW Z) „Zgodnie z treścią SW Z i załączników do SW Z, w tym przede wszystkim pkt. 5) 1.11.18 i 5) 1.11.19 SW Z oraz Załącznika A do SW Z, tj.: Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia CZĘSĆ I – meble i wyposażenie ruchome (po zmianach z dnia 13.02.2026r.), Zamawiający wymagał, aby przedmiot zamówienia spełniał określone wymagania, w tym parametry techniczne oraz normy, co będzie weryfikowane na etapie dostawy i odbioru przedmiotu zamówienia na podstawie kart katalogowych lub wydruków ze stron internetowych lub innych dokumentów lub oświadczeń, albo innych równoważnych dokumentów lub oświadczeń dotyczących dostarczanych produktów oraz certyfikatów, atestów lub sprawozdań, odpowiednio określonych szczegółowo dla poszczególnych pozycji asortymentowych objętych przedmiotem zamówienia w części 1.”
5. Jak wynika ze str.102 SW Z Zamawiający wymagał złożenia przez Wykonawcę odpowiednich certyfikatów i/lub atestów i/ lub sprawozdań dla poszczególnych rodzajów mebli i wyposażenia ruchomego wraz z ich dostawą. (..) Dokumenty składane przy dostawie muszą jednoznacznie wskazywać jakich mebli lub wyposażenia ruchomego dotyczą np. poprzez zaznaczenie (wpisanie/ dodanie) numeru pozycji asortymentowej, której dany dokument dotyczy, aby można je jednoznacznie przypisać do danej pozycji.
6. W załączniku nr C- kalkulacja ceny oferty Zamawiający wymagał podanie obok oferowanego asortymentu- „Nazwa Producenta, nazwa/model symbol oferowanego przedmiotu zamówienia: (proszę podać informacje pozwalające na identyfikacje oferowanego produktu)”..
7. Oferty w postępowaniu złożyło 6 Wykonawców a oferta Odwołującego z ceną 264 930,93 zł. okazała się najkorzystniejsza, zgodnie z kryterium oceny ofert –„cena 100%.” Zamawiający odrzucił pięć ofert uznając je za niezgodne z warunkami zamówienia na podstawie art. 226 ust.1 pkt. 5 ustawy.
8. Odwołujący wypełnił załącznik nr C do SW Z prawidłowo, wskazując producenta mebli oraz nazwę/ model /symbol oferowanych mebli, zgodnie z wymaganiami SW Z. Powyższe symbole pozwalają na identyfikację oferowanego przedmiotu. W formularzu ofertowym Wykonawca złożył oświadczenie, iż oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania szczegółowo określone przez Zamawiającego w SW Z i załącznikach do SW Z. Odwołujący nie załączył do oferty szczegółowego opisu technicznego oferowanych mebli, certyfikatów atestów itd., z uwagi na brak takiego obowiązku w SWZ.
9. Pismem z 26.02.2026 r. Zamawiający wezwał Odwołującego do wyjaśnienia treści oferty na podstawie art. 223 ust.1 ustawy pzp , w szczególności poprzez przedłożenie dokładnego opisu technicznego, materiałowego dla wszystkich pozycji oferowanych mebli wraz z ewentualnymi przedmiotowymi środkami dowodowymi (karty katalogowe, wydruki ze stron internetowych, certyfikaty, atesty, sprawozdania z badań) potwierdzających, że oferowane dostawy (przedmiot zamówienia) w części pierwszej odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego w treści SW Z.

Zamawiający co prawda przyznał, iż w SW Z nie było takiego obowiązku, ale na podstawie podanych w załączniku C danych mebli (nazwa Producenta i symbol) nie mógł samodzielnie zweryfikować zgodności mebli z SW Z z uwagi na ich brak na stronie internetowej producenta lub w jakimkolwiek innym miejscu możliwym do sprawdzenia.

1. W piśmie z 2.03.2026 r. Odwołujący wyjaśnił, iż nie ma obowiązku złożenia przedmiotowych środków dowodowych na etapie oceny ofert zgodnie z art. 106 i 107 ustawy, gdyż taki obowiązek nie został przewidziany w SW Z. Jednocześnie Odwołujący potwierdził, iż zaoferowane meble w załączniku C do SW Z spełniają wszystkie wymagania SW Z,a Wykonawca przedłoży wszystkie wymagane atesty, certyfikaty itd. na etapie realizacji umowy, zgodnie z warunkami postępowania określonymi w SWZ.

Wykonawca nie ma wpływu na sposób oznaczenia poszczególnych modeli mebli przez Producenta mebli oraz sposób i miejsce podawania specyfikacji mebli do publicznej wiadomości. Przedmiotem zamówienia są meble na indywidualne zamówienie, według specyfikacji przedstawionej przez Zamawiającego w załączniku A do SW Z. Trudno więc wymagać, aby Producent posiadał konkretne modele mebli w produkcji seryjnej, według indywidualnych wymagań różnych Zamawiających i zamieszczał każdą specyfikację na swojej stronie internetowej.

1. W piśmie z 18.03.2026 r. Zamawiający odrzucił ofertę Odwołującego (jak i czterech pozostałych Wykonawców) na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp z uwagi na niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia. W ocenie Zamawiającego podane w ofercie w załączniku C przez Odwołującego symbole mebli Producenta PB Furniture sp.z o.o. w Bydgoszczy zostały wyłącznie stworzone przez Wykonawcę na potrzeby niniejszego postępowania, gdyż w praktyce wskazany producent nie produkuje i nie oferuje mebli o wpisanych w treści oferty oznaczeniach.

Działanie Wykonawcy jest pozorne i w sposób tendencyjny nakierunkowane na wykazanie rzekomego spełnienia opisanych warunków określonych w SW Z, a w efekcie wymyślenie i wpisanie w treść oferty oznaczeń oferowanych produktów, które w rzeczywistości nie istnieją. Na podstawie podanych przez Wykonawcę informacji w zakresie nazw produktów, modeli lub symboli, nie jest możliwym zweryfikowanie i ocena zgodności zaoferowanych produktów z wymaganiami określonymi szczegółowo w Załączniku A do SW Z, tj. Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia CZĘSĆ I – meble i wyposażenie ruchome. Pozorne wypełnienie wymagania SW Z i wymyślenie sposobu podania danych, a przy tym brak jakichkolwiek informacji o tych wyrobach na stronie internetowej wskazanego producenta, uniemożliwiły Zamawiającemu samodzielną i jednoznaczną weryfikację oraz ocenę oferowanego przedmiotu zamówienia.

Uzasadnienie zarzutów

Zamawiający pismem z 26.02.2026 r. skorzystał z instytucji wyjaśnienia treści ofert na podstawie art. 223 ustawy Pzp.

Odwołujący w piśmie z 02.03.2026 r. potwierdził, iż zaoferowane meble w załączniku C do SW Z spełniają wszystkie wymagania SW Z, a Wykonawca przedłoży wszystkie wymagane atesty, certyfikaty itd. na etapie realizacji umowy, zgodnie z warunkami postępowania określonymi w SW Z. Takie wyjaśnienie Zamawiający winien uznać za wystarczające i dokonać wyboru oferty Odwołującego.

Z uwagi na zawarte w piśmie Zamawiającego z 26.02.2026 r. żądanie przedstawienia dokładnych opisów technicznych i materiałowych wraz z ewentualnymi przedmiotowymi środkami dowodowymi Odwołujący poprosił Zamawiającego o wskazanie zapisów SW Z,z których wynika obowiązek załączenie przedmiotowych środków dowodowych. Zamawiający wskazał na zapisy zawarte w Opisie przedmiotu zamówienia, zgodnie z którymi Wykonawca przedkłada przedmiotowe środki dowodowe wraz z dostawą.

Wobec powyższego udzielając wyjaśnień Odwołujący nie załączył przedmiotowych środków dowodowych ani na etapie składania ofert ani na etapie jej oceny.

W doktrynie i orzecznictwie akcentuje się, że zastosowanie art.233 będzie uzasadnione wyłącznie, gdy cel wyjaśnień nakierowany będzie na dokonanie wykładni treści oświadczenia woli wykonawcy niejasnego dla zamawiającego, a nie żądania złożenia nowych dokumentów 520 . Potwierdza to także wyrok KIO z 15.02.2024 r., KIO 277/24, w którym Izba wskazała, że „Jeżeli chodzi o wezwanie do złożenia wyjaśnień, podkreślić należy, że dodanie treści/złożenie nowego dokumentu jest czynnością zupełnie odmienną od złożenia wyjaśnień. Wyjaśnienie (tłumaczenie) jest jedną z odmian rozumowania, jest zadaniem myślowym, które polega na wskazaniu uzasadnienia dla danej treści, czyni coś zrozumiałym. Wyjaśnienia, w przeciwieństwie do uzupełnienia czy też poprawienia, mają na celu ustalenie rzeczywistej treści dokumentu czy też oświadczenia. Wyjaśnianie treści oferty polega na udzieleniu odpowiedzi na pytanie «dlaczego tak jest jak wykonawca postanowił w treści», a nie na przedłożeniu nowych dokumentów o nowej treści. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do uzupełnienia treści oświadczenia lub dokumentu”. Wyjaśnienia treści złożonej oferty nie mogą również dotyczyć kwestii warunków udziału w postępowaniu. Żądanie wyjaśnienia treści oferty na podstawie ust. 1 może być kierowane więcej niż jeden raz w toku postępowania. Przepis nie ogranicza także w jakikolwiek sposób przyczyn, dla których ponowne wezwanie może kierować zamawiający. Samo niezłożenie wyjaśnień przez wykonawcę w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego nie jest obwarowane bezpośrednią sankcją w postaci odrzucenia oferty /Komentarz do art.

223 ustawy pod red. Andrzeli Gawrońskiej -Baran,www.lex.pl/ Zamawiający w ramach żądania wyjaśnień treści oferty nie był uprawniony do żądania od Odwołującego przedłożenia dokładnych opisów technicznych i materiałowych oferowanych mebli lub przedmiotowych środków dowodowych. Brak żądania takich dokumentów w SW Z wyklucza możliwość późniejszego wzywania do ich złożenia lub odrzucenia oferty z powodu ich braku na podstawie art. 226 ust.1 pkt. 5 ustawy.

W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej podkreśla się, iż zakres normy prawnej wynikającej z art. 226 ust.1pkt.5 ustawy pzp obejmuje sytuacje, w których niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia wynika z braku potwierdzenia zgodności oferowanego przedmiotu świadczenia w wymaganych przez zamawiającego przedmiotowych środkach dowodowych. Jednakże jeżeli zamawiający nie żądał takich środków dowodowych, brak ich złożenia nie może być podstawą odrzucenia oferty. /Wyrok KIO z 08.03.2023 r., sygn. akt: KIO 469/23/.

KIO wyraźnie wskazała, iż przesłanka odrzucenia oferty z powodu nieudzielenia wyjaśnień lub nieprzedłożenia dokumentów dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy zamawiający żądał ich złożenia w dokumentacji postępowania. /wyrok KIO z 25.11.2021, sygn. akt: KIO 3231/21/.

Zamawiający jest gospodarzem niniejszego postępowania. Jeżeli stworzona przez Zamawiającego dokumentacja nie spełnia jego oczekiwań nie może obciążać konsekwencjami Wykonawców, którzy dostosowali się do jej zapisów. Na marginesie Odwołujący podnosi, iż Specyfikacja Warunków Zamówienia została przygotowana niestarannie, wręcz niechlujnie.

Jak wynika z § 6 ust. 6 projektowanych postanowień umownych „Wraz z przedmiotem umowy dostarczone zostaną instrukcje obsługi lub użytkowania danych mebli lub wyposażenia meblowego w języku polskim w wersji papierowej (jeżeli producent przewiduje takie instrukcje), karty katalogowe oraz atesty lub certyfikaty lub inne dokumenty wymagane przez Zamawiającego”.

Zatem Zamawiający przewidział weryfikację oferowanych parametrów technicznych na etapie odbioru przedmiotu umowy a nie na etapie oceny ofert. Tym bardziej dziwne wydają się działania Zamawiającego zmierzające do pozyskania kart katalogowych od Odwołującego, a nawet od Producenta PB Furniture sp. z o.o.( pismo z 3.03.2026 r.)

Kwestionowanie przez Zamawiającego symboli mebli producenta mebli Pb Furniture sp. z o.o. jest niezrozumiałe.

Natomiast dalsze zarzuty, iż Wykonawca stworzył symbole mebli na potrzeby niniejszego postępowania, które nie istnieją a złożenie oferty jest fikcją godzi w dobre imię Wykonawcy i narusza jego dobra osobiste. Nie wiadomo na jakiej podstawie Zamawiający doszedł do wniosku, iż w praktyce wskazany producent nie produkuje i nie oferuje mebli o wpisanych w treści oferty oznaczeniach. Nie wiadomo, dlaczego Odwołujący miałby w sposób tendencyjny „wymyślać”, wpisywać w treści oferty nieistniejące oznaczenia mebli produkowanych przez PB Furniture sp. z o.o. celem wykazania spełnienia opisanych warunków określonych w SW Z, skoro weryfikacja zgodności oferowanych parametrów mebli ma odbyć się na etapie realizacji umowy.

Zamawiający nigdzie w SW Z nie wskazał, iż będzie weryfikować na etapie oceny ofert spełnienie przez zaoferowane meble wymaganych w SW Z parametrów i nie określił sposobu takiej weryfikacji, w szczególności w oparciu o strony internetowe Producenta. Trudno wymagać od Wykonawców, aby zapewnili publikowanie wszystkich parametrów ofertowanych mebli na stronach internetowych, szczególnie gdy są to meble produkowane pod konkretne zamówienie.

Odwołujący nie zgadza się z zapatrywaniem Zamawiającego, iż meble opisane w załączniku nr A do SW Z pochodzą z produkcji seryjnej.

Wykonawca podał wymagane dane (producent, symbol mebli), które pozwalają na jednoznaczną identyfikację oferowanego przedmiotu zamówienia. Zatem wymagania SWZ, co do treści oferty zostały spełnione.

Z uzasadnienia odrzucenia oferty trudno domyśleć się jakie oznaczenie oferowanych mebli spełniłoby oczekiwania Zamawiającego. Nie wiadomo w jaki sposób należało podać: nazwę, typu, model, symbol mebli, tak aby podane dane służyły nie tyle identyfikacji produktu co stanowiły szczegółowy opis oferowanego świadczenia.

Odwołujący nie zgadza się z odrzuceniem jego oferty, z powodu braku możliwości weryfikacji zgodności zaoferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami. gdyż takiej weryfikacji Zamawiający w SWZ nie przewidział.

Niemniej w formularzu oferty Odwołujący w formularzu ofertowym złożył oświadczenia, iż oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania szczegółowo określone przez Zamawiającego w SWZ i załącznikach do SWZ.

Dodatkowo załączam do odwołania oświadczenie Producenta PB Furniture sp. z o.o. potwierdzające zgodność zaoferowanych mebli o symbolach podanych w ofercie Odwołującego z SWZ.

Dowód: oświadczenie PBFurniture sp. z o.o.o Zamawiający dokonał oceny ofert według różnych zasad, niezgodnie z SW Z. Choć Zamawiający przyznał, iż nie wymagał złożenia na etapie składania ofert przedmiotowych środków dowodowych odrzucił pięć ofert :

1. ofertę PB Tenders J.P. z powodu nieprawidłowego oznaczenia mebli, nie potwierdzenia spełnienia przez oferowane meble wymaganych w SWZ parametrów za pomocą przedmiotowych środków dowodowych,
2. ofertę LOGOS A.Lobos, M.Lobos s.k. z powodu niezgodności parametrów oferowanych mebli z kartami katalogowymi, przedłożonymi przez Wykonawcę dobrowolnie, które to karty Zamawiający potraktował jako część oferty,
3. ofertę Office Creative Group M.A.-z powodu nieprawidłowej identyfikacji oferowanych mebli poprzez podanie nazwy serii serii „ HEBE”; „SBM” , „OGI (B)”, ‘VERSO”., braku możliwości zidentyfikowanie przedmiotu oferty oraz potwierdzenia zgodności z SWZ , niezgodności poz. 5 i 11 oferty z SWZ.
4. ofertę Wykonawcy A.P. z powodu nie podania nazwy, modelu lub symbolu, zaoferowanego przedmiotu zamówienia w pozycjach 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9, 10, 12, 14, 15, 16, 17, 19, 20, 21, 22, wskazanie w tych pozycjach „mebel wykonany na zamówienia – wg opisu”, co uniemożliwiło Zamawiającemu jednoznaczną identyfikację i ocenę zgodności z wymaganiami określonymi w SW Z zaoferowanego przedmiotu zamówienia. Ponadto, Zamawiający uznał meble w poz. 5 i 11 za niezgodne z SWZ na podstawie strony internetowej producenta.
5. Ofertę Drzewiarz- Bis” Sp. z o. o.- z powodu niepodania nazwy, modelu lub symbolu, zaoferowanego przedmiotu zamówienia w pozycjach 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 10, 12, 16, 17, 21, wskazanie w tych pozycjach „wyrób własny zgodny z OPZ”, co uniemożliwiło Zamawiającemu jednoznaczną identyfikację i ocenę zgodności z wymaganiami określonymi w SW Z zaoferowanego przedmiotu zamówienia. Ponadto Zamawiający uznał meble w poz. 13, 20, 22 za niezgodne z SW Z na podstawie strony internetowej producenta.

W uzasadnieniu pisma z 18.03.2026 r. Zamawiający zauważył, iż zgodnie z przepisami ustawy Pzp nie można w niniejszym stanie faktycznym skierować wezwania do wyjaśnienia treści ofert wskazanych wyżej Wykonawców w opisanych aspektach, ponieważ umożliwiłoby to w praktyce zmianę zaoferowanego przedmiotu zamówienia poprzez doprecyzowanie i podanie jaki konkretnie produkt został zaoferowany, a takie działanie naruszałoby zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców.

Zaskakujące jest, iż Zamawiający dokonał oceny oferty Wykonawcy ERGOSYSTEM Sp. J.R. Makuch, M.Wolski, J.Wiatr w Warszawie w sposób odmienny. W załączniku C Wykonawca oznaczył oferowane meble w podobny sposób jak pozostali Wykonawcy a pomimo to Zamawiający uznał tą ofertę za prawidłową. Przykładowo takie oznaczenia mebli jak: VOLIO, REVI RV01, Cafe 7 4L,BOU12,SLD13,,blat,start,AFI AF02,TROFAST, PAX są wyczerpujące i spełniają wszystkie oczekiwania Zamawiającego.

Zamawiający w dniu 24.03.2026 r. (przy użyciu środków komunikacji elektronicznej poprzez platformę pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-940424d2-16e0-4954-a6c2-bd2defc5e238) wezwał wraz kopią odwołania, w trybie art. 524 Pzp, uczestników postępowania przetargowego do wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym.

W dniu 27.03.2026 r. (przez dostawcę usługi e-Doręczenia) zgłosił ERGOSYSTEM SPÓŁKA JAW NA R.MAKUCH, M.W OLSKI, J.W IATRprzystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego:

ERGOSYSTEM SPÓŁKA JAWNA R.MAKUCH, M.WOLSKI, J.WIATR.

W dniu 27.03.2026 r. (e-mailem) zgłosił Office Creative Group M.A.przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Izba nie uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego: Office Creative Group M.A., co uzasadni w dalszej części.

W dniu 31.03.2026 r. (przez dostawcę usługi e-Doręczenia) opozycje względem złożonych przystąpień złożyła PB Tenders J.P.. Pismo zostało podpisane przez właściciela. Wnoszę o niedopuszczenie ww firm do postępowania odwoławczego, z uwagi na brak doręczenia Przystąpienia ustanowionemu w sprawie pełnomocnikowi. Ponadto, Office Office Creative Group M.A. w Warszawie nie ma interesu w przystąpieniu do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego, gdyż jego oferta również została odrzucona. Zatem Wykonawca nie ma już realnej możliwości uzyskania zamówienia. W postępowaniu przed Krajową Izbą Odwoławczą (KIO) obowiązują szczególne wymogi formalne dotyczące reprezentacji stron i uczestników przez pełnomocników. Zgodnie z art. 510 ust. 1 Pzp, w postępowaniu odwoławczym przed KIO istnieje przymus adwokacko-radcowski, a czynności procesowe powinny być dokonywane przez pełnomocnika, jeśli został ustanowiony. W orzecznictwie KIO podkreśla się, że profesjonalni uczestnicy postępowania muszą respektować formalizm procesowy, a wszelkie czynności procesowe, w tym przystąpienie do odwołania, powinny być kierowane do pełnomocnika, jeśli strona działa przez pełnomocnika. Pominięcie pełnomocnika przy doręczeniu pisma procesowego jest traktowane jako naruszenie zasad reprezentacji i może skutkować bezskutecznością czynności1 Zatem przystąpienie do odwołania w postępowaniu przed KIO, które zostało przesłane bezpośrednio do odwołującego z pominięciem jego pełnomocnika, należy uznać za nieskuteczne. Skuteczne doręczenie powinno być dokonane pełnomocnikowi, a nie bezpośrednio stronie reprezentowanej przez pełnomocnika. Odwołanie zostało wniesione przez pełnomocnika, w związku z czym wszelkie czynności procesowe powinny być kierowane do pełnomocnika.

W dniu 17.04.2026 r. (e-mailem) Zamawiający wobec wniesienia odwołań do Prezesa KIO wniósł na piśmie, w trybie art. art. 521 Pzp, odpowiedź na odwołanie, w której wnosił o oddalenie odwołanie w całości. Odwołujący w złożonym wraz z ofertą Załączniku C do SW Z, podał, że producentem każdego z produktów objętych przedmiotem zamówieniaw pozycjach od numeru 1 do 22 jest „PB Furniture Sp. z o.o.” Jednocześnie w kolumnie „Nazwa/Model/symbol zaoferowanego przedmiotu zamówienia (proszę podać informację pozwalające na identyfikację oferowanego produktu)”, podał symbole, które wskazują na pierwsze litery nazw poszczególnych pozycji asortymentowych i kolejność produktów, np. w poz. 1 narożnik lewostronny Wykonawca podał „NL1”, kontynuując to w każdej kolejnej pozycji, co przedstawiono poniżej.

Podane wyżej informacje w żaden sposób nie pozwalają na identyfikację oferowanego asortymentu składającego się na przedmiot zamówienia.

Niezależnie od tego, czy poszczególne pozycje asortymentowe są produktami seryjnymi, konfigurowalnymi czy wykonywanymi według określonych wymiarów, SW Z wymagała od Wykonawcy takiego oznaczenia każdej pozycji w Załączniku C, aby na dzień składania ofert możliwe było ustalenie tożsamości oferowanego świadczenia oraz ocena jego zgodności z wymaganiami Zamawiającego. Spór w niniejszej sprawie nie dotyczy zatem charakteru produkcji poszczególnych mebli, lecz tego, czy treść oferty Odwołującego pozwalała na jednoznaczną identyfikację zaoferowanych produktów.

Odwołujący nie złożył również oferty, w której proponowałby rozwiązania równoważne, gdyż nie załączył do oferty żadnych przedmiotowych środków dowodowych, które miałyby to potwierdzić. Dlatego należy uznać, że jego oferta obejmuje meble z produkcji seryjnej, czyli takie które winny być możliwe do identyfikacji.

Odnosząc się do poszczególnych zarzutów odwołania Zamawiający poniżej przedstawia argumenty wraz z

uzasadnieniem.

Zarzut naruszenia art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp (bezpodstawne odrzucenie oferty) Zamawiający nie twierdzi, że SW Z nakładała na wszystkich wykonawców ogólny obowiązek załączenia wraz z

ofertą kart katalogowych, atestów lub certyfikatów dla całego zakresu części 1. Dokumenty tego rodzaju SW Z przewidywała co do zasady na etapie dostawy i odbioru. Istota niniejszej sprawy dotyczy jednak czego innego, a mianowicie tego, że sama treść oferty Odwołującego nie zawierała danych pozwalających na jednoznaczną identyfikację oferowanego produktu w rozumieniu pkt 5) ppkt 1.5 SWZ.

Odwołujący niezasadnie zarzuca Zamawiającemu naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp, a zgodnie z tym przepisem, Zamawiający zobowiązany jest odrzucić ofertę, jeśli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

W niniejszym postępowaniu Zamawiający wymagał, zgodnie z pkt 5) ppkt. 1.5 SW Z, aby Wykonawca wycenił przedmiot zamówienia w Załączniku nr C do SW Z, w którym wprost nałożono obowiązek podania przez Wykonawcę nazwy producenta oferowanego produktu oraz nazwy, typu, modelu lub symbolu „pozwalających na jednoznaczną identyfikację oferowanego przedmiotu zamówienia”. Taki wymóg nie stanowił pustego formalizmu, lecz miał na celu umożliwienie Zamawiającemu zweryfikowania, czy zaoferowane produkty spełniają rygorystyczne wymagania opisane w Załączniku A do SW Z (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia). Przedmiot zamówienia w części 1 oparty był na wyrobach produkowanych seryjnie, których parametry Zamawiający musi mieć możliwość zweryfikować na etapie badania ofert.

Tymczasem Odwołujący w Załączniku C podał, iż producentem wszystkich pozycji jest „PB Furniture Sp. z o.o.”, a jako symbole oferowanych produktów podał oznaczenia takie jak: „NL1” dla narożnika lewostronnego, czy „SK2” dla stołu konferencyjnego.

Zdaniem Zamawiającego podane symbole zostały stworzone przez Odwołującego wyłącznie na potrzeby niniejszego postępowania. Nie funkcjonują one w obrocie rynkowym, nie odnoszą się do żadnych kart technicznych ani publicznie dostępnych katalogów producenta, a zatem nie pozwalają na jednoznaczną identyfikację oferowanego produktu.

Działanie Odwołującego jest de facto złożeniem oferty blankietowej.

Wykonawca nie wskazał skonkretyzowanego świadczenia, lecz złożył jedynie ogólną deklarację jego wykonania.

Taka praktyka czyni ofertę całkowicie nieweryfikowalną. Wymóg jednoznacznego określenia przedmiotu świadczenia na etapie składania oferty jest fundamentem systemu zamówień publicznych. Zamawiający nie może domyślać się, jakie parametry posiadają zaoferowane przedmioty.

Jak trafnie wskazała KIO w wyroku z 28.04.2023 r. (sygn. akt KIO 1076/23):„To na wykonawcy spoczywa obowiązek sporządzenia oferty odpowiadającej treści SW Z. Deklaracja wykonawcy zawarta w ofercie powinna być jednoznaczna i nie budzić wątpliwości Zamawiającego”.

Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. Niezgodność ma miejsce w sytuacji, gdy oferta nie odpowiada w pełni przedmiotowi zamówienia, nie zapewniając jego realizacji w całości zgodnie z wymogami Zamawiającego, jak to mam miejsce w przypadku oferty Odwołującego.

O powyższej niezgodności stanowi fakt, iż z uwagi na brak podania niezbędnych informacji w treści oferty Odwołującego Zamawiający nie jest w stanie zidentyfikować oferowanego przedmiotu zamówienia pod względem zgodności z postawionymi wymaganiami. Wskazać należy jednak, że nie w każdym przypadku identyfikacji będą służyły wyłącznie numery katalogowe, gdyż może się zdarzyć, że dany produkt nie posiada takiego numeru. W takim przypadku Wykonawca w treści oferty powinien jednak podać takie dane, które pozwolą Zamawiającemu zidentyfikować oferowany produkt, czego Odwołujący nie uczynił, nawet pomimo wezwania do złożenia wyjaśnień.

Podkreślenia wymaga, iż nie uczynił tego także wskazany producent pomimo skierowania do niego stosownego wniosku przez Zamawiającego, nie udzielając jakiejkolwiek odpowiedzi.

Podanie w ofercie symbolu produktu, którego nie można jednoznacznie zidentyfikować, bezwzględnie należy traktować jako niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia.

Jeśli podany symbol jest niekompletny, błędny lub nie pozwala na identyfikację produktu i Zamawiający nie może ocenić, czy produkt spełnia wymogi opisane w dokumentacji postępowania, zobowiązany jest do odrzucenia oferty.

Zamawiający ma obowiązek odrzucić ofertę, w której Wykonawca podał symbole produktów uniemożliwiające ich identyfikację, jeśli na ich podstawie nie można ustalić, czy oferowany przedmiot jest zgodny z wymogami dokumentacji postępowania, jak ma to miejsce w niniejszej sprawie.

Zgodnie z treścią pkt. 5) ppkt. 1.5 SWZ „W zakresie części 1 Wykonawca powinien wycenić przedmiot zamówienia według kalkulacji ceny oferty stanowiącej Załącznik nr C do SW Z. W kalkulacji oprócz wyliczenia ceny, Wykonawca zobowiązany jest podać nazwę producenta oferowanego produktu, nazwę oferowanego produktu ze wskazaniem, o ile dotyczy, typu lub modelu lub symbolu itp., pozwalających na jednoznaczną identyfikację oferowanego przedmiotu zamówienia.”

W ocenie Zamawiającego, jeżeli podane oznaczenia nie pozwalają na ustalenie tożsamości produktu na podstawie samej oferty oraz wyjaśnień Wykonawcy, Zamawiający nie ma możliwości oceny zgodności oferty z OPZ, a brak publicznie dostępnych materiałów stanowił jedynie okoliczność dodatkowo potwierdzającą tę nieweryfikowalność, a nie samodzielną podstawę odrzucenia oferty.

Zgodnie z definicją Słownika języka polskiego PWN – identyfikacja to w szczególności: a) «ustalenie czyjejś tożsamości» b) «rozpoznanie czegoś na podstawie jakichś cech»

c) «utożsamienie jednego przedmiotu z drugim» (https://sjp.pwn.pl/sjp/identyfikacja;2561112.html).

Z kolei według Encyklopedii Zarządzania – Identyfikacja jest to działanie polegające na pozyskiwaniu informacji i danych o określonym obiekcie (przedmiocie identyfikacji), które następnie mogą podlegać analizie diagnostycznej lub zgromadzeniu do celów archiwalnych (https://mfiles.pl/pl/index.php/Identyfikacja).

Z kolei według Wielkiego Słownika Języka Polskiego – identyfikacja to stwierdzenie, które konkretnie spośród wszystkich osób lub obiektów, jakie mogłyby być brane pod uwagę w określonej sytuacji, należy wziąć pod uwagę (https://wsjp.pl/haslo/podglad/38794/identyfikacja/4941097/problemow).

Informacje zawarte w treści oferty Odwołującego w żadnym zakresie nie spełniają wymagań wynikających z przedstawionych wyżej definicji, a podkreślenia wymaga, iż treść SW Z jednoznacznie wymagała podania danych pozwalających na identyfikację oferowanego przedmiotu zamówienia.

Wymóg wskazania producenta oraz nazwy, typu, modelu lub symbolu nie miał charakteru wyłącznie formalnego.

Służył on konkretyzacji świadczenia oferowanego w danej pozycji oraz umożliwieniu Zamawiającemu porównania tego świadczenia z wymaganiami Załącznika A do SW Z. Jeżeli z danych wskazanych w Załączniku C nie da się ustalić, jaki konkretnie produkt jest oferowany, to Zamawiający nie ma podstaw do oceny zgodności oferty z warunkami zamówienia.

Ponadto wbrew stanowisku Odwołującego, w którym wskazuje, że Zamawiający wymagał złożenia określonych dokumentów najpóźniej wraz z dostawą, podkreślić należy, iż dokumenty składane przy dostawie służą potwierdzeniu zgodności produktów już zaoferowanych. W konsekwencji dokumenty te nie mogą dopiero po wyborze oferty definiować, jakie produkty były przedmiotem świadczenia Wykonawcy.

Na marginesie należy podnieść, iż Zamawiający może poprawić w ofercie omyłki, które nie są istotne. Przykładowo zmiana jednej cyfry w numerze katalogowym (jeśli produkt nadal jest jednoznacznie identyfikowalny), może być dopuszczalna. Jednak jeśli symbol jest zupełnie nieznany i uniemożliwia jego identyfikację, tak jak w przypadku oferty Odwołującego, nie jest to „omyłka”, lecz błąd merytoryczny.

Tym samym, z uwagi na brak podania danych umożliwiających identyfikację oferowanych elementów składających się na przedmiot zamówienia, oferta Odwołującego złożona w części 1 nie odpowiadała warunkom zamówienia opisanym w SWZ i podlegała obligatoryjnemu odrzuceniu.

Zamawiający zauważa także, iż informacje na stronie internetowej wskazanego producenta, tj. https://www.pbfurniture.pl/oferta/ , uniemożliwiają samodzielną identyfikację i jednoznaczną weryfikację produktów. Na stronie producenta brak jest zakładki z dostępnymi produktami. Jest tylko ogólny opis asortymentu. Poniżej odpowiednie zrzuty z ekranów strony internetowej:

Zarzut naruszenia art. 223 ustawy Pzp oraz rzekomej zmiany zasad oceny ofert Całkowicie chybiony jest również zarzut, jakoby Zamawiający na etapie wezwania do wyjaśnień treści oferty (pismo z dnia 26.02.2026r., nr wew. pisma: ARMK 4.2026/6) nieuprawnienie domagał się złożenia „przedmiotowych środków dowodowych”, których nie wymagał w SWZ.

Podstawą wezwania z art. 223 ust. 1 ustawy Pzp była niemożność zidentyfikowania przedmiotu oferty na podstawie fikcyjnych symboli (np. „NL1”).

Zamawiający, chcąc rzetelnie ocenić ofertę Odwołującego, dał mu szansę na wyjaśnienie, pod jakimi faktycznymi oznaczeniami kryją się zaoferowane meble, aby możliwa była ich identyfikacja, w efekcie potwierdzenie ich zgodności z Załącznikiem A do SWZ.

Zamawiający poprosił o wyjaśnienie oferty poprzez podanie dokładnych opisów technicznych i jedynie wskazał na możliwość (słowo: „ewentualnym dołączeniem”), wsparcia tych wyjaśnień dokumentami takimi jak karty katalogowe.

Kluczowe jest przy tym, że Odwołujący nie udzielił wyjaśnień pozwalających ustalić, jakie konkretne produkty kryją się pod wskazanymi oznaczeniami. Odpowiedź Odwołującego sprowadzała się w istocie do twierdzenia, że produkty są zgodne z SW Z oraz że stosowne dokumenty zostaną przedstawione dopiero na etapie realizacji umowy. Taka odpowiedź nie usuwała wątpliwości co do treści oferty, lecz odraczała dopiero na etap wykonania umowy ustalenie, co właściwie zostało zaoferowane.

Nie było to żądanie przedłożenia przedmiotowych środków dowodowych, lecz prośba o dostarczenie jakichkolwiek danych, które pozwoliłyby „rozszyfrować” ofertę, a tym samym zidentyfikować i zweryfikować oferowany przedmiot zamówienia.

Odwołujący w odpowiedzi uchylił się od jakichkolwiek merytorycznych wyjaśnień, ograniczając się do ogólnikowego zapewnienia, że dostarczy meble zgodne z SWZ, a atesty przedłoży na etapie realizacji.

W ocenie Zamawiającego Odwołujący błędnie utożsamia brak wymogu składania sformalizowanych przedmiotowych środków dowodowych z brakiem obowiązku jednoznacznego określenia przedmiotu własnej oferty i jej wyjaśnienia w odpowiedzi na skierowane wezwanie, celem spełnienia wymagań określonych w SWZ.

Zamawiający, działając z najwyższą starannością, pismem z dnia 03.03.2026r. (nr wew. pisma: ARMK 4.2026/8), zwrócił się nawet bezpośrednio do wskazanego producenta (PB Furniture Sp. z o.o.), z pytaniem, czy produkuje on meble o oznaczeniach podanych w ofercie i poprosił o wskazanie miejsca ich identyfikacji i weryfikacji ich parametrów. Jednak do dnia sporządzenia niniejszego pisma Producent nie udzielił jakiejkolwiek odpowiedzi.

Wskazane w treści oferty przez Odwołującego oznaczenia oferowanych elementów (np. NL1, SK2 itd.), po pierwsze nie funkcjonują w obrocie rynkowym, po drugie nie identyfikują rzeczywistych produktów, a po trzecie zostały stworzone wyłącznie na potrzeby niniejszego postępowania.

W konsekwencji Zamawiający nie miał możliwości żadnej identyfikacji i zweryfikowania, jaki konkretnie przedmiot został zaoferowany.

Tymczasem obowiązek wskazania producenta oraz nazwy/modelu/symbolu umożliwiającego identyfikację oferowanego produktu stanowi element treści oferty, a nie przedmiotowy środek dowodowy.

Oferta Odwołującego nie zawiera skonkretyzowanego świadczenia, lecz jedynie deklarację jego wykonania zgodnie z SW Z, bez wskazania konkretnych produktów. Zdaniem Zamawiającego taka oferta ma charakter blankietowy co uniemożliwia jej weryfikację, a tym samym pozostaje sprzeczne z istotą postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Brak możliwości jednoznacznego ustalenia jaki produkt jest oferowany, jakie ma parametry, czy spełnia wymagania opisu przedmiotu zamówienia, oznacza, że oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia i podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) Pzp.

Zamawiający wyraźnie wskazał, że przedmiot zamówienia (w części 1), oparty jest na produktach dostępnych na rynku, a element indywidualny, produkowany na zamówienie, został wydzielony do 2 części postępowania.

Odwołujący próbuje oprzeć swoją argumentację na koncepcji „mebli na zamówienie”, co pozostaje sprzeczne z dokumentacją postępowania.

Zauważyć też należy, iż Odwołujący nie załączył do oferty żadnych przedmiotowych środków dowodowych, które miałyby potwierdzić równoważność zaoferowanych elementów składających się na przedmiot zamówienia. Tym samym należy domniemywać, że nie zaoferował produktów równoważnych. W konsekwencji należy przyjąć, że zaoferował meble z produkcji seryjnej, które powinny być możliwe do identyfikacji.

Pozostawienie przez Zamawiającego oferty Odwołującego w postępowaniu naruszałoby zasady uczciwej konkurencji.

Załączone do odwołania oświadczenie PB Furniture może być oceniane wyłącznie jako późniejszy materiał procesowy. Nie usuwa ono jednak tego, że na dzień składania ofert oraz na dzień udzielenia odpowiedzi na wezwanie z art. 223 ust. 1 Pzp Zamawiający nie dysponował materiałem pozwalającym na ocenę oferty w granicach jej treści.

Oświadczenie to nie może zastąpić skonkretyzowania świadczenia, które powinno wynikać z oferty, ani sanować braku jednoznacznej identyfikacji produktów na etapie badania ofert. Tego rodzaju niezgodności z wymaganiami SW Z w treści oferty nie da się sanować.

Zarzut naruszenia art. 16 ustawy Pzp (zasada równego traktowania Wykonawców) Odwołujący próbuje wykazać nierówne traktowanie, wskazując, że oferta Przystępującego po stronie Zamawiającego, tj. firmy ERGOSYSTEM Sp. j., została uznana za najkorzystniejszą, mimo że została rzekomo sporządzona w podobny sposób.

Jest to argumentacja oparta na fałszywym założeniu faktycznym. Wykonawca ERGOSYSTEM Sp. j. w Załączniku C podał rzeczywiste nazwy, modele i symbole zaoferowanych produktów (np. VOLIO, REVI RV01, PAX, TROFAST).

Oznaczenia te są konkretne, wyczerpujące i istnieją w obrocie rynkowym, co umożliwiło Zamawiającemu bezproblemową ich identyfikację i weryfikację ich parametrów oraz potwierdzenie ich zgodności z wymaganiami określonymi w Załączniku A do SWZ.

Zamawiający traktował wszystkich wykonawców w sposób równy i transparentny. Zarzut naruszenia art. 16 ustawy Pzp jest w związku z tym całkowicie bezzasadny. Zarzut nierównego traktowania opiera się na błędnym założeniu, że oferta ERGOSYSTEM została sporządzona w sposób tożsamy lub istotnie podobny do oferty Odwołującego. Tymczasem oznaczenia wskazane przez ERGOSYSTEM odnosiły się do produktów możliwych do zidentyfikowania co najmniej na poziomie nazwy handlowej, modelu lub serii, co pozwalało Zamawiającemu na ich przypisanie do określonego produktu i ocenę zgodności z OPZ. Odmiennie w ofercie Odwołującego zastosowano oznaczenia typu „NL1”, „SK2” itp., które nie pozwalały na ustalenie, jaki konkretnie produkt jest oferowany.

Oferty pięciu Wykonawców (w tym Odwołującego), w których posłużono się oznaczeniami fikcyjnymi, niepełnymi lub ogólnymi (np. „mebel wg opisu”, „na indywidualne zamówienie”, nazwy całych serii bez konkretnych modeli), zostały odrzucone na tej samej podstawie prawnej. Decydujące znaczenie miało nie to, czy Wykonawca posłużył się nazwą własną, nazwą serii, oznaczeniem producenta, czy produktem własnym, lecz to, czy podane informacje pozwalały Zamawiającemu zidentyfikować oferowane elementy składające się na przedmiot zamówienia i ustalić, jaki konkretnie przedmiot jest oferowany. Wobec wszystkich Wykonawców zastosowano ten sam miernik oceny, tj. możliwość jednoznacznej identyfikacji produktu na podstawie treści oferty.

Zamawiający, w przeciwieństwie do tego zarzutu odwołania i jego uzasadnienia podkreśla, iż dopuszczenie oferty Odwołującego do oceny i wyboru, zgodnie z wyrażonymi żądaniami, faktycznie prowadziłoby do sytuacji, w której Wykonawca nie wskazuje realnego produktu, nie podlega on możliwej weryfikacji, a mimo to uzyskuje przewagę cenową.

To w praktyce stanowiłoby naruszenie art. 16 Pzp, czyli zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców.

W dniu 17.04.2026 r. (e-mailem oraz przez dostawcę usługi e-Doręczenia) ERGOSYSTEM SPÓŁKA JAW NA R.MAKUCH, M.W OLSKI, J.W IATR złożył pismo procesowe w którym wnosił o oddalenie odwołania. Na gruncie niniejszej sprawy istotne znaczenie ma treść warunków zamówienia określona w dokumentach zamówienia, którą PB zdaje się całkowicie pomijać w treści odwołania. Zamawiający określił bowiem jednoznaczne wymagania w zakresie przedmiotu zamówienia jaki wykonawcy zobowiązani są zaoferować w postępowaniu oraz sposobu w jaki informacje te mają zostać potwierdzone. Pierwszym podstawowym błędem Odwołującego zawartym w treści odwołania, jak również w wyjaśnieniach z 02.03.2026 r. jest stwierdzenie, że przedmiotem zamówienia są „meble na indywidualne zamówienie”.

Zaprzeczają temu w szczególności oferty innych wykonawców złożone w Postępowaniu, gdzie zaoferowano właśnie meble z produkcji seryjnej. Szczególną uwagę należy zwrócić zaś na pozycje nr 11 – fotel biurowy, 13 – hocekry, 18 Ergonomiczne krzesło obrotowe krawieckie nie sposób w tym zakresie stwierdzić w jaki sposób te meble mają być produkowane na „indywidualne zamówienie”, w ocenie Przystępującego celem PB była ukrycie niejako ukrycie parametrów oferowanych produktów.

Co również istotne na rynku zamówień publicznych, standardem jest opisywanie przedmiotu zamówienia w sposób jaki to uczynił Zamawiający, tj. wskazanie określonych parametrów, nie oznacza to jednak, że Zamawiający oczekują mebli na indywidualne zamówienia, a raczej z faktu obowiązujących przepisów ustawy Pzp, który wyklucza możliwość opisywania produktów poprzez wskazanie ich nazw handlowych, czy takie opisanie wymagania, w którym opis wskazuje na konkretny produkt. Odwołujący niejako stara się przekonać, że w zasadzie wskazanie produktu i producenta nie ma żadnego znaczenia dla oceny ofert. Podczas gdy Zamawiający w SW Z wskazał wprost: W zakresie części1 Wykonawca powinien wycenić przedmiot zamówienia według kalkulacji ceny oferty stanowiącej Załącznik nr C do SW Z.

W kalkulacji oprócz wyliczenia ceny, Wykonawca zobowiązany jest podać nazwę producenta oferowanego produktu, nazwę oferowanego produktu ze wskazaniem, o ile dotyczy, typu lub modelu lub symbolu itp., pozwalających na jednoznaczną identyfikację oferowanego przedmiotu zamówienia. Zatem wskazanie nazwy producenta i produktu miało dawać Zamawiającemu możliwość identyfikacji oferowanego produktu, jak również jego weryfikację i ocenę w zakresie zgodności z wymaganiami określonymi w OPZ. PB w treści oferty wskazało producentai nazwę produktów w następujący sposób:

Odwołujący z jednej strony wskazuje, że „trudno oczekiwać aby Producent posiadał konkretne modele mebli w produkcji seryjnej, według indywidualnych wymagań różnych Zamawiających i zamieszczał każdą specyfikację na swojej stronie internetowej”, z drugiej załącza oświadczenie producenta i twierdzi, że oferowane produkty są zgodne z wymaganiami określonymi w OPZ. Z powyższego można wysnuć dwa wnioski, producent nie ma oferowanych mebli w produkcji seryjnej i drugi, który całkowicie zaprzecza pierwszemu, że oferowanego meble spełniają te wymagania, co jest równoznaczne z faktem posiadania atestów i certyfikatów.

Należy bowiem wyraźnie podkreślić, że oświadczenie o zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z warunkami zamówienia, w tym z OPZ zostało złożone wraz z ofertą, oznacza zatem potwierdzenie spełnienia tych wymagań na moment złożenia oferty, tj. jeżeli Fotel Biurowy Producenta PB Furniture sp. z o.o. FB11 spełniał wymagania Zamawiającego na dzień złożenia oferty, to posiadał wymagane atesty i certyfikaty na ten model fotela biurowego. Nie chodzi tu bowiem o moment dostarczenia odpowiedniego dokumentu, a o fakt, że PB z jednej strony oświadczyło, że na dzień złożenia oferty meble w niej wskazane spełniają wymagania Zamawiającego, zatem posiadają określone atesty i certyfikaty, co stoi w całkowitej sprzeczności z twierdzeniami zawartymi w wyjaśnieniach Odwołującego, że są to meble na indywidualne zamówienie i producent nie ma ich w seryjnej produkcji.

Wskazać w tym zakresie należy treść SWZ z pkt 1.11 lit c) i d):

Zamawiający wymaga, aby oferowane meble i wyposażenie meblowe, objęte przedmiotem zamówienia: c) były zgodne z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym SW Z, tj. Opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik A i/lub B, d) spełniały wszystkie warunki techniczno-eksploatacyjne określone przez Zamawiającego oraz wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, oferowane meble oraz użyte materiały posiadały wymagane atesty lub certyfikaty lub sprawozdania, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami (w opisie poszczególnych pozycji znajdują się szczegółowe wymagania) lub dokumenty równoważne.

Zamawiający nie dopuszcza złożenia przez Wykonawcę oświadczenia własnego producenta, gdyż wymagane przez Zamawiającego atesty i certyfikaty wydają niezależne od producentów jednostki.

Zatem treść oświadczenia w zakresie spełniania wymagań OPZ, w tym posiadania przez nie atestów i certyfikatów, nie odnosiła się do bliżej nieokreślonego momentu w przyszłości, tj. w dniu dostawy, oświadczenie miało potwierdzać powyższe na dzień złożenia oferty. Zatem jednoznacznie Zamawiający wymagał, aby oferowane meble, w zakresie których wymagał atestów i certyfikatów, posiadały je na dzień złożenia oferty. Jak zatem wynika z treści wyjaśnień oraz odwołania PB, tych okoliczności wykonawca ten nie mógł potwierdzić na dzień złożenia oferty, co wskazuje również na fakt złożenia oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym. Nie sposób bowiem pominąć treści wyjaśnień, w których PB wskazało:

Trudno więc wymagać, aby Producent posiadał konkretne modele mebli w produkcji seryjnej, według

indywidualnych wymagań różnych Zamawiających i zamieszczał każdą specyfikację na swojej stronie internetowej Stanowisko Odwołującego przesądza zatem o fakcie, że na dzień złożenia oferty nie był on w stanie potwierdzić spełniania wymagań określonych przez Zamawiającego. Wynika to m.in. z faktu, że meble te nie są wyprodukowane, czy też nie są w seryjnej produkcji, na którą producenci mają właśnie certyfikaty i atesty. W produkcji mebli atesty i certyfikaty uzyskiwane są bowiem na dany produkt w produkcji seryjnej, nie jest tak, że przy każdej produkcji wykonywana jest certyfikacja, odbywa się ona zazwyczaj przed wprowadzeniem danego produktu do obrotu, produktu o określonych parametrach, wymiarach, wyprodukowanego przy użyciu określonych materiałów, certyfikat czy atest dotyczy produktów, wyprodukowanych w ten sam sposób, o tych samych parametrach. Jeżeli zatem dany mebel nie pochodzi z produkcji seryjnej, to nie można stwierdzić, że ma certyfikat czy atest, takie oświadczenie jest niezgodne ze stanem faktycznym, bowiem mebel nie powstał, nie został zbadany, nie można potwierdzić jego zgodności z normami, ponieważ po prostu nie istnieje.

Nie można tego typu oświadczenia złożyć na przyszłość, skoro nie ma produktu, to nie jest pewne i oczywiste, że po jego wyprodukowaniu będzie on spełniał określone normy, wymagania techniczne. Oznacza to, że odwołujący złożył oświadczenie, że meble spełniają wymagania na dzień składania ofert, podczas gdy składając je nie miał takiej wiedzy.

Powyższe potwierdza zatem, że decyzja Zamawiającego o odrzuceniu oferty Odwołującego była prawidłowa.

Podkreślić przy tym należy, że Odwołujący próbuje podważać prawo Zamawiającego do oceny ofert, jak również sposób tej oceny. Odwołujący wskazując, że Zamawiający nie opisał sposobu oceny zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami określonymi w OPZ, niejako odbiera Zamawiającemu prawo do jakiejkolwiek oceny w tym zakresie. Powszechnym jest bowiem, że Zamawiający dokonując oceny ofert, w szczególności w zakresie zgodności z wymaganiami określonymi w OPZ, posługuje się różnymi źródłami, w tym ogólnie dostępnymi, które nie muszą być literalnie wymienione w treści SW Z. Istotą działań Zamawiającego w tym zakresie jest bowiem otrzymanie potwierdzenia, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia jego wymagania. Niecelowa z punktu widzenia zarówno postępowania, jak i interesu publicznego jest bierna postawa i jak chciałby Odwołujący oczekiwanie na dostawę, gdzie istnieje duże ryzyko dostawy mebli niezgodnych z wymaganiami, bez odpowiednich dokumentów potwierdzających ich jakość, a następnie odstąpienie od umowy, naliczanie kar umownych i ponowne ogłaszanie postępowania.

Podkreślił, że naruszeniem uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców w postępowaniu byłoby pominięcie podniesionej przez Zamawiającego kwestii, wynika to z faktu, że pozostali wykonawcy, w odniesieniu do większości produktów wskazali konkretne produkty, konkretnych producentów, które Zamawiający był w stanie zweryfikować i ocenić ich zgodność lub nie z wymaganiami OPZ, zatem jeżeli uznać by zasadność argumentacji Odwołującego, to byłby on w uprzywilejowanej pozycji względem pozostałych wykonawców, bowiem brak jest możliwości weryfikacji oferowanego przez niego przedmiotu zamówienia.

Przystępujący ma świadomość swego rodzaju nieprawidłowych praktyk w branży, bowiem wykonawcy, często po podpisaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego liczą na to, że zamawiający przy dostawie nie będą weryfikowali dostarczonych dokumentów, wręcz nie będą ich żądali. W związku z powtarzającymi się sytuacjami, Przystępujący podejmuje kroki w celu weryfikacji tego typu dostaw, występując w tym zakresie z wnioskami o dostęp do informacji publicznej, chcąc niejako powstrzymać tego typu działania w trosce o zachowanie zasad uczciwej konkurencji.

Należy jednoznacznie wskazać, że biorąc pod uwagę treść dokumentów zamówienia, wraz z dostawą przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć certyfikaty i atesty na te konkretnie zaoferowane produkty, ale co istotne certyfikaty i atesty powinny być wystawione najpóźniej w dniu składania ofert, takie oświadczenie, jak wskazano wyżej, złożył bowiem Wykonawca, tj. że oferowane produkty posiadają na dzień składania ofert atesty i certyfikaty wymagane przez Zamawiającego, które to oświadczenie jak wykazywał odwołujący nie jest w jego ocenie zgodne ze stanem faktycznym.

Odnieść się również należy, do kwestii formalnych związanych ze złożonym oświadczeniem PB Furniture sp. z o.o., które w ocenie Przystępującego jest nieistotne dla rozstrzygnięcia sprawy, podkreślić bowiem należy, że Pan J.P., zatem Wykonawca, jest wspólnikiem w spółce, która podana została przez niego jako producent, co prawda jest to inny podmiot, trudno jednak oczekiwać, że oświadczenie będzie innej treści:

Dowód: 1) Aktualny odpis z KRS PB Furniture sp. z o.o. – załącznik nr 1 Kolejnym wątkiem, który może być istotny dla niniejszej sprawy jest fakt, że nie jest do końca prawdą, że Zamawiający nie wymagał przedłożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych. Wskazać bowiem należy na pkt 1.11.7 SWZ:

Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych w zakresie części 1 przedmiotu zamówienia. Każdy Wykonawca składający ofertę równoważną, zgodnie z postanowieniami ustawy Pzp, jest zobowiązany wykazać już w treści przedkładanej przez siebie oferty, że oferowany przez niego przedmiot zamówienia lub składające się na niego poszczególne produkty spełnia wymagania i parametry jakościowe, techniczne oraz funkcjonalne określone w SW Z, bądź też przewiduje rozwiązania lepsze niż wymagane. Przez równoważność należy rozumieć konieczność wykazania i faktycznego posiadania przez oferowane produkty parametrów jakościowych, technicznych i funkcjonalnych na poziomie, co najmniej takim jak opisane w SW Z. Przy oferowaniu rozwiązań równoważnych Wykonawca musi wykazać jednoznacznie w treści oferty ich równoważność z warunkami i wymaganiami opisanymi w SW Z, przy czym zobowiązany

jest dołączyć do oferty przedmiotowe środki dowodowe, takie jak: szczegółowe opisy jakościowe, techniczne lub funkcjonalne pozwalające na faktyczną ocenę równoważności, a tym samym udowodnić zgodność oferowanych produktów z wymaganiami SW Z. W szczególności wymaga się od Wykonawcy podania nazwy producenta i odpowiednio o ile dotyczy nazwy produktu, typu, modelu, symbolu itp., pozwalających na jednoznaczną identyfikację oferowanych produktów składających się na przedmiot zamówienia oraz szczegółowego opisu właściwości i parametrów wraz z wykazaniem równoważności (na przykład kompletne karty charakterystyki lub karty katalogowe, prospekty, katalogi, foldery, oświadczenia producenta lub jego autoryzowanego przedstawiciela, albo inne równoważne dokumenty lub oświadczenia).

Oferowanie produktów, których w zasadzie nie da się zweryfikować na podstawie nazwy producenta i modelu, powinno być uznane za zaoferowanie produktu równoważnego, bowiem nie są znane żadne z parametrów oferowanych w tym przypadku, nie ma możliwości ich weryfikacji. W takiej sytuacji PB winno złożyć wraz z ofertą przedmiotowe środki dowodowe, czego nie uczyniło, a co jednoznacznie potwierdza, że oferta tego wykonawcy podlegała odrzuceniu.

Co prawda Zamawiający w treści odrzucenia nie wskazuje na tę podstawę jednak z daleko posuniętej ostrożności należy wskazać, że oferta Odwołującego i tak podlegałaby odrzuceniu, stąd brak jest podstaw do uznania, że odwołanie zasługuje na uwzględnienie.

Skład orzekający Krajowej Izby Odwoławczej po zapoznaniu się z przedstawionymiponiżej dowodami, po wysłuchaniu oświadczeń, jak i stanowisk stron oraz Przystępującego złożonych ustnie do protokołu w toku rozprawy, ustalił i zważył, co następuje.

Skład orzekający Izby ustalił, że nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania na podstawie art. 528 Pzp, a Wykonawca wnoszący odwołanie posiadał interes w rozumieniu art. 505 ust. 1 Pzp, uprawniający do jego złożenia. Odwołujący, którego oferta została odrzucona, w przypadku potwierdzenia się zarzutów ma szanse na uzyskanie zamówienia.

Względem opozycji z 31.03.2026 r. Odwołującego odnośnie skuteczności przystąpienia po stronie Zamawiającego Office Creative Group M.A. oraz ERGOSYSTEM SPÓŁKA JAW NA R.MAKUCH, M.W OLSKI, J.W IATR, Izba wskazuje na następujące okoliczności. `Po pierwsze, Izba uznała zasadność opozycji odnośnie Office Creative Group M.A., podmiot ten, tzn. jego oferta została odrzucona w postępowaniu w części 1 także czynnością z 18.03.2026 r. Przy czym, istotna nie jest kwestia braku przekazania kopii zgłoszonego przystąpienia ustanowionemu pełnomocnikowi Odwołującego, gdyż przepisy Pzp nakazuję jedynie skuteczne przekazanie takiej kopii (nie ustanawiają takiego wymogu, jak oczekuje Odwołujący w złożonej opozycji). W żadnym razie w przywołanym w opozycji postanowieniu KIO z 22.08.2023 r., sygn. akt: KIO 2365/23 nie ma argumentacji że nie przekazanie, tj. doręczenie kopii ustanowionemu pełnomocnikowi, a jedynie bezpośrednio Wykonawcy na adres e-malowy podany w odwołaniu, czyni takie przekazanie nieważnym, czy też nieskutecznym. Wykonawca niewątpliwie przekazał kopie zgłoszenia przystąpienia na adres e-mailowy podany w odwołaniu (dokumentacja postępowania: ), czym spełnił wymóg ustawowy. Istotną kwestią, jest okoliczność tego rodzaju, że Office Creative Group M.A., tzn. jego oferta została odrzucona w części 1, zaś podmiot ten nie zakwestionował tej czynności postępowania, tj. swojego odrzucenia, w efekcie ta czynność się uprawomocniła, Office Creative Group M.A., nie jest więc już Wykonawcą biorącym udział w postępowaniu i w żaden sposób nie ma interesu w zgłaszaniu przystąpienia po jakiejkolwiek stronie, tym bardziej po stronie Zamawianego (który odrzucił jego ofertę). Nawet, uwzględnienie odwołania nie wpłynie na sytuacje Office Creative Group M.A. w postępowaniu, gdyż nie ma już jego oferty w postępowaniu, nowa ocena nie będzie jej obejmowała, gdyż unieważnienie dotyczy unieważnienia czynności tylko odrzucenia oferty Odwołującego, jak i samego wyboru oferty Przystępującego - ERGOSYSTEM SPÓŁKA JAWNA R.MAKUCH, M.WOLSKI, J.WIATR.

Po drugie, Izba oddaliła opozycje odnośnie ERGOSYSTEM SPÓŁKA JAW NA R.MAKUCH, M.W OLSKI, J.W,IATR gdyż Wykonawca ten niewątpliwie przekazał kopie zgłoszenia na adres e-mailowy podany w odwołaniu (dokumentacja postępowania: ), czym spełnił wymóg ustawowy. Poza tym, pozostała argumentacja w tym zakresie, podana wyżej ma zastosowanie. W efekcie, Izba uznała skuteczność przystąpienia tego Wykonawcy po stronie Zamawiającego.

Skład orzekający Izby dopuścił w niniejszej sprawie dowody z: dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne nadesłanej przez Zamawiającego do akt sprawy w postaci elektronicznej, jak również dokumenty dostępne na stronie prowadzonego postępowania, w tym w szczególności postanowienia SW Z (zwłaszcza Załącznik A do SW Z – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia – część 1 – meble i wyposażenie ruchome – po zmianie z dnia 13.02.2026r.), m.in. projektowanych postanowień umowy, wzoru protokołu odbioru, wszystkich odpowiedzi na pytania oraz modyfikacji postanowień SW Z, oferty Odwołującego oraz Przystępującego oraz innych Wykonawców, wezwania z 26.02.2026 r. skierowanego przez Zamawiającego do Odwołującego, wyjaśnień z 02.03.2026 r. Odwołującego oraz informacji z 18.03.2026 r. w części 1 o wyborze oferty najkorzystniejszej i odrzuceniu m.in. oferty Odwołującego.

Izba zaliczyła w poczet materiału dowodowego załączone do odwołania przez Odwołującego na okoliczności tam wskazane:

·Oświadczenie producenta zaoferowanych przez Odwołującego mebli - PBFurniture sp. z o.o.

Izba zaliczyła również w poczet materiału dowodowego załączony do pisma procesowego Przystępującego na okoliczności tam wskazane: ·Aktualny odpis z KRS PB Furniture sp. z o.o.

Dodatkowo, Izba zaliczyła w poczet materiału dowodowego dowody złożone na rozprawie przez Odwołującego:

1. wydruk ze strony internetowej producenta MDD na potwierdzenie, że oferta wybrana zawiera produkt, który nie został precyzyjnie określony, gdyż producent ma cztery produkty o podobnej nazwie (poz. 7);
2. wydruk ze strony internetowej producenta BOU 12 na potwierdzenie, że oferta wybrana zawiera produkt, który nie został precyzyjnie określony, gdyż producent ma kilka produktów o podobnej nazwie (poz. 8);
3. wydruk ze strony internetowej sklepu IKEA szaf o model PAX producenta na potwierdzenie, że oferta wybrana zawiera produkt, który nie został precyzyjnie określony, gdyż producent ma kilka produktów o podobnej nazwie (poz. 17 i 16);
4. wydruk katalogu ze strony internetowej producenta, gdzie jest kilka foteli o nazwie "Start" (poz. 11).

Przy rozpoznawaniu przedmiotowej sprawy skład orzekający Izby wziął pod uwagę argumentacje wynikającą z odwołania, przystąpienia, odpowiedzi na odwołanie, pisma procesowego Przystępującego, jak i stanowiska i oświadczenia stron oraz Przystępującego złożone ustnie do protokołu.

Odnosząc się generalnie do podniesionych w treści odwołania zarzutów, stwierdzić należy, że odwołanie zasługuje na uwzględnienie w całości.

Odwołujący sformułował w odwołaniu zarzuty naruszenia przez Zamawiającego:

1. podjęcie czynności niezgodnej z przepisami ustawy polegającej na niesłusznym odrzuceniu oferty Odwołującego pomimo tego, iż oferta Wykonawca jest zgodna z warunkami zamówienia, czym naruszono art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp;
2. zmianę zasad oceny ofert poprzez żądanie w ramach wyjaśnień treści oferty (art.223 ustawy Pzp) przedłożenia dokładnego opisu technicznego, materiałowego oferowanych mebli, przedmiotowych środków dowodowych nie wymaganych w SWZ;
3. zasady równego traktowania Wykonawców – art. 16 ustawy Pzp poprzez ocenę ofert w sposób nierzetelny, z pominięciem zasad określonych w SWZ, błędne uznanie, iż oferta Odwołującego podlega odrzuceniu.

Izba dokonała następujących ustaleń odnośnie do przedmiotowego odwołania.

W pierwszej kolejności Izba przywołuje stan faktyczny wynikający z treści odwołania, przystąpienia, odpowiedzi na odwołanie i pisma procesowego Przystępującego. Jednocześnie, podkreślając, że nie było sporu co do stanu faktycznego, ale oceny tego stanu przez Zamawiającego. Izba wskazuje na postanowienia SW Z (dotyczy części 1) przytoczone tak w informacji o odrzuceniu oferty Odwołującego, w odwołaniu, odpowiedzi na odwołanie oraz piśmie procesowym Przystępującego, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą.

W dalszej kolejności, Izba wskazuje, że Zamawiający w dniu 26.02.2026 r. wezwał Odwołującego do wyjaśnienia treści złożonej oferty. Stwierdził: „(…) Zamawiający wskazuje, iż w odniesieniu do części pierwszej przedmiotu zamówienia wymagał złożenia wraz z ofertą między innymi Załącznika C do SW Z, tj. Kalkulacji ceny oferty w zakresie części 1, uzupełnionego o wymagane informacje dotyczące nazwy producenta, nazwy produktu, modelu lub symbolu, cen jednostkowych i łącznych oraz okresu gwarancji dla wszystkich oferowanych produktów.

Państwo wraz z ofertą złożyli wymagany Załącznik C do SW Z, wskazując, iż producentem każdego z produktów objętych przedmiotem zamówienia w pozycjach od numeru 1 do 22 jest „PB Furniture Sp. z o.o.” Jednocześnie w kolumnie „Nazwa/Model/symbol zaoferowanego przedmiotu zamówienia (proszę podać informację pozwalające na identyfikację oferowanego produktu)” podali Państwo symbole, które wskazują na pierwsze litery nazw poszczególnych pozycji asortymentowych i kolejność produktów, np. w poz. 1 narożnik lewostronny podali Państwo „NL1”, kontynuując to w każdej kolejnej pozycji.

Konieczność podania określonych powyżej informacji została także zawarta w pkt. 5) ppkt. 1.5 SW Z: „W zakresie części 1 Wykonawca powinien wycenić przedmiot zamówienia według kalkulacji ceny oferty stanowiącej Załącznik nr C do SW Z. W kalkulacji oprócz wyliczenia ceny, Wykonawca zobowiązany jest podać nazwę producenta oferowanego produktu, nazwę oferowanego produktu ze wskazaniem, o ile dotyczy, typu lub modelu lub symbolu itp., pozwalających na jednoznaczną identyfikację oferowanego przedmiotu zamówienia.”

Wymóg wskazania w Załączniku C do SW Z, tj. Kalkulacji ceny oferty w zakresie części 1 konkretnych danych takich jak nazwa produktu, czy nazwa modelu lub symbolu miał na celu umożliwienie Zamawiającemu w sposób nie budzący wątpliwości zweryfikowania zaoferowanych przez Wykonawcę produktów oraz ocenę ich zgodności z wymaganymi i parametrami określonymi szczegółowo dla każdej z pozycji asortymentowych w Załączniku A do SW Z, tj.:

Szczegółowy opisie przedmiotu zamówienia CZĘSĆ I – meble i wyposażenie ruchome (po zmianach z dnia 13.02.2026r.).

Zamawiający wskazuje, iż podane przez Państwa informacje w zakresie nazw produktów, modeli lub symboli, uniemożliwiają weryfikację i ocenę zgodności oferowanych produktów, gdyż Zamawiający nie może na podstawie tak

podanych danych samodzielnie ich zweryfikować, gdyż ich brak na stronie internetowej producenta lub w jakimkolwiek innym miejscu możliwym do sprawdzenia.

Jednocześnie Zamawiający wskazuje, iż zgodnie z treścią SW Z i załączników do SW Z, w tym przede wszystkim pkt. 5) 1.11.18 i 5) 1.11.19 SW Z oraz Załącznika A do SW Z, tj.: Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia CZĘSĆ I – meble i wyposażenie ruchome (po zmianach z dnia 13.02.2026r.), wymagał, aby przedmiot zamówienia spełniał określone wymagania, w tym parametry techniczne oraz normy, co będzie weryfikowane na etapie dostawy i odbioru przedmiotu zamówienia na podstawie kart katalogowych lub wydruków ze stron internetowych lub innych dokumentów lub oświadczeń, albo innych równoważnych dokumentów lub oświadczeń dotyczących dostarczanych produktów oraz certyfikatów, atestów lub sprawozdań, odpowiednio określonych szczegółowo dla poszczególnych pozycji asortymentowych objętych przedmiotem zamówienia w części 1.

Ponadto, Zamawiający zwraca uwagę, iż w zakresie wymaganych certyfikatów, czy atestów i sprawozdań, nie dopuszcza złożenia przez Wykonawcę oświadczenia własnego producenta, gdyż dokumenty te wydają niezależne od producentów jednostki.

Zamawiający informuje, iż w pkt 5) ppkt. 5 oraz w pkt. 17) ppkt 4. SW Z przewidział możliwość wzywania Wykonawców do wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym także zaoferowanej ceny i jej istotnych części składowych.

Wobec powyższego, z uwagi na brak możliwości jednoznacznej identyfikacji zaoferowanych produktów w części 1 przedmiotu zamówienia i sprawdzenia czy oferowany przedmiot zamówienia odpowiada warunkom opisanym w treści SW Z, Zamawiający wzywa Państwa do wyjaśnienia oferty poprzez podanie dokładnych opisów technicznych i materiałowych dla wszystkich pozycji asortymentowych objętych przedmiotem zamówienia zaoferowanych przez Wykonawcę w części pierwszej wraz z ewentualnym złożeniem dokumentów np. w postaci kart katalogowych lub wydruków ze stron internetowych lub innych dokumentów lub oświadczeń, albo innych równoważnych dokumentów lub oświadczeń, w języku polskim lub obcym wraz z tłumaczeniem na język polski, a także ewentualnym dołączeniem certyfikatów, atestów lub sprawozdań z badań, potwierdzających, że oferowane dostawy (przedmiot zamówienia) w części pierwszej odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego w treści SWZ. (…)”.

W odpowiedzi z 02.03.2026 r. Odwołujący stwierdził: „(…) W odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnienia treści oferty na podstawie art. 223 ust.1 ustawy prawo zamówień publicznych z dnia 26.02.2026 r. w odniesieniu do części pierwszej wyjaśniam , co następuje:

Wykonawca złożył ofertę zgodnie z wymaganiami SW Z tj. na formularzu ofertowym wraz z wymaganymi załącznikami : • Oświadczeniem o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia- załącznik nr 2 do SWZ • Kalkulacją ceny oferty- załącznik nr C do SWZ Wykonawca wypełnił załącznik nr C do SW Z prawidłowo, wskazując producenta mebli oraz nazwę/ model /symbol oferowanych mebli, zgodnie z wymaganiami SW Z, co potwierdził Zamawiający w piśmie z dnia 26.02.2026 r. Powyższe symbole pozwalają na identyfikację oferowanego przedmiotu. Niemniej dokument ten nie służy do oceny zgodności oferowanego produktu z SIW Z. Wykonawca nie ma bowiem wpływu na sposób oznaczenia poszczególnych modeli mebli przez Producenta mebli oraz sposób i miejsce podawania specyfikacji mebli do publicznej wiadomości. Przedmiotem zamówienia są meble na indywidualne zamówienie, według specyfikacji przedstawionej przez Zamawiającego w załączniku A do SW Z. Trudno więc wymagać, aby Producent posiadał konkretne modele mebli w produkcji seryjnej, według indywidualnych wymagań różnych Zamawiających i zamieszczał każdą specyfikację na swojej stronie internetowej.

W formularzu ofertowym Wykonawca złożył oświadczenia, iż oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania szczegółowo określone przez Zamawiającego w SWZ i załącznikach do SWZ.

Trudno zgodzić się z zapatrywaniem Zamawiającego, iż podanie w załączniku C do SW Z danych takich jak nazwa producenta, nazwa modelu lub symbolu miało na celu umożliwienie Zamawiającemu zweryfikowanie, czy zaoferowane produkty są zgodne z wymaganiami i parametrami określonym w załączniku nr A do SW Z w oparciu o stronę internetową producenta lub inne miejsca.

Z godnie z art. 106 i 107 ustawy prawo zamówień publicznych Zamawiający ma prawo żądać złożenia przez Wykonawcę wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria, jeżeli są one niezbędne do przeprowadzenia postępowania. Zamawiający wskazuje wymagane przedmiotowe środki dowodowe w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

Jak wynika z treści SWZ Zamawiający nie żądał przedłożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych .

Natomiast z treści pkt. 1.11.18, pkt. 1.11.10 SW Z oraz OPZ zał. A i B do SW Z wprost wynika, iż Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia atestów, certyfikatów bezpieczeństwa CE lub sprawozdań, dokumentów producenta lub jego autoryzowanego przedstawiciela w postaci kart katalogowych lub wydruków ze stron internetowych lub innych dokumentów lub oświadczeń, albo innych równoważnych dokumentów lub oświadczeń, potwierdzających, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonych przez Zamawiającego w treści SW Z wraz z każdą dostawą, co też Zamawiający przyznał w piśmie z dnia 26.02.2026 r.

Zatem skoro Zamawiający przewidział w SW Z, iż weryfikacja zgodności oferowanych dostaw z wymaganiami SW Z na podstawie stosownych dokumentów nastąpi na etapie realizacji umowy, nie można po złożeniu ofert zmienić zasad prowadzenia postępowania i wymagać złożenia przedmiotowych środków dowodowych w ramach uzupełnienia złożonej oferty.

Takie działania narusza zasadę równego traktowania Wykonawców określoną w art. 16 ustawy pzp. Ponad to treść art. 223 ustawy pzp nie pozwala na wyjaśnienie oferty, prowadzące do zmiany treści oferty.

Wobec powyższego potwierdzam, iż zaoferowane meble w załączniku C do SW Z spełniają wszystkie wymagania SW Z, a Wykonawca przedłoży wszystkie wymagane atesty, certyfikaty itd. na etapie realizacji umowy, zgodnie z warunkami postępowania określonymi w SWZ. (…)”.

Jednocześnie, Zamawiający w piśmie z 03.03.2026 r. zwrócił się do producenta - PB Furniture Sp. z o.o., mebli zaoferowanych przez Odwołującego o wyjaśnienia. Podniósł: „(…) w związku z toczącą się procedurą o udzielenie zamówienia publicznego w wyżej wymienionym postępowaniu, zwracamy się do Państwa, z uprzejmą prośbą o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania:

1. w wyżej wymienionym postępowaniu, w zakresie części pierwszej przedmiotu zamówienia wpłynęła oferta Wykonawcy PB Tenders J.P., ul. Kotomierska 1, 85-568 Bydgoszcz, który wskazał, iż oferuje meble i wyposażenie ruchome producenta PB Furniture Sp. z o.o., zgodnie z zawartym poniżej zrzucie z oferty Wykonawcy.

W związku z powyższym pytamy, czy produkują Państwo takie meble i wyposażenie ruchome o wskazanych w ofercie Wykonawcy nazwie/ modelu/ symbolu, o parametrach technicznych i użytkowych wymaganych i opisanych przez Zamawiającego w Załączniku A do SWZ, który stanowi załącznik do niniejszego pisma?

1. prosimy także o wskazanie miejsca gdzie Zamawiający mógłby dokonać weryfikacji zaoferowanych przez Wykonawcę PB Tenders J.P., ul. Kotomierska 1, 85-568 Bydgoszcz, powyższych mebli i wyposażenia ruchomego. Czy opis tych produktów znajduje się na Państwa stronie internetowej? Prosimy wówczas o podanie bezpośredniego linku. W przypadku braku opisu powyższych produktów na Państwa stronie internetowej, Zamawiający prosi o przesłanie kart katalogowych zawierających charakterystykę produktów, w tym informacje o parametrach technicznych i użytkowych poszczególnych rodzajów produktów zaoferowanych przez Wykonawcę PB Tenders J.P. w pozycjach od numeru 1 do numeru 22, gdzie podano, iż Państwo jesteście ich producentem. (…)”. Żadna odpowiedź nie została udzielona.

W pozostałym zakresie Izba odniesie się przy rozpoznawaniu zarzutów.

Biorąc pod uwagę stan rzeczy ustalony w toku postępowania (art. 552 ust.1 Pzp), oceniając wiarygodność i moc dowodową, po wszechstronnym rozważeniu zebranego materiału (art. 542 ust. 1 Pzp), Izba stwierdziła co następuje.

Odnośnie pierwszego zarzutu odwołania, Izba uznała w/w zarzut za podlegający uwzględnieniu.

Izba zwraca uwagę, że zgodnie z postanowieniem SW Z, czego nie kwestionował Zamawiający, na etapie składnia ofert Zamawiający nie przewidział obowiązku przedłożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych.