Wyrok KIO 4082/26 z 21 września 2026

1. 1.Uwzględnia odwołanie i nakazuje zamawiającemu: unieważnienie czynności odrzucenia wniosku odwołującego o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, powtórzenie czynności badania i oceny wniosku odwołującego o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i w ramach tej czynności wezwanie odwołującego w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do poprawienia lub uzupełnienia oświadczenia z 28 lipca 2026 r., ze wskazaniem konkretnych wad podlegających usunięciu oraz z wyznaczeniem terminu uwzględniającego termin załatwienia sprawy przez właściwy organ Węgier i czas doręczenia dokumentu w postaci papierowej, ewentualnie – zażądanie od odwołującego wyjaśnień w trybie art. 128 ust. 4 ustawy Pzp.
2. 2.Kosztami postępowania obciąża zamawiającego Skarb Państwa - 2 Regionalna Baza Logistyczna z siedzibą w Warszawie i:
   1. 2.1.zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę Pro Patria Electronics Mérnöki Fejlesztő és Szolgáltató Kft z siedzibą w Budapeszcie, tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez wykonawcę Pro Patria Electronics Mérnöki Fejlesztő és Szolgáltató Kft z siedzibą w Budapeszcie, tytułem wynagrodzenia pełnomocnika,
   2. 2.2.zasądza od zamawiającego Skarb Państwa - 2 Regionalna Baza Logistyczna z siedzibą w Warszawiena rzecz wykonawcy Pro Patria Electronics Mérnöki Fejlesztő és Szolgáltató Kft z siedzibą w Budapeszcie łącznie kwotę 18 600 zł 00 gr (słownie: osiemnaście tysięcy sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez wykonawcę Pro Patria Electronics Mérnöki Fejlesztő és Szolgáltató Kft z siedzibą w Budapeszcie, stanowiącą koszty postępowania odwoławczego.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Zamawiający – Skarb Państwa - 2 Regionalna Baza Logistyczna z siedzibą w Warszawie- prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu ograniczonego w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, pn.

„Usługa napraw awaryjnych radarów rozpoznania pola walki RRPW PGSR-3i-BEAGLE W LATACH 2026-2028”.

17 sierpnia 2026 roku, wykonawca Pro Patria Electronics Mérnöki Fejlesztő és Szolgáltató Kft z siedzibą w Budapeszcie (dalej „odwołujący”) wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu:

1. 1.Zarzut nr 1 – naruszenie art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp w zw. z § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (dalej: „rozporządzenie o podmiotowych środkach dowodowych”) – przez odrzucenie wniosku Odwołującego z powołaniem się na niezłożenie w wyznaczonym terminie podmiotowego środka dowodowego potwierdzającego brak podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, podczas gdy Odwołujący złożył w wyznaczonym terminie, tj. 28 lipca 2026 r., oświadczenie zastępcze, o którym mowa w § 4 ust. 3 rozporządzenia, do którego to trybu Zamawiający odesłał go wprost w wezwaniu z 24 lipca 2026 r., a wszystkie zastrzeżenia Zamawiającego dotyczą treści i formy złożonego dokumentu – a zatem stanu faktycznego nieobjętego hipotezą art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp;
2. 2.Zarzut nr 2 – naruszenie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, ewentualnie art. 128 ust. 4 ustawy Pzp – przez zaniechanie wezwania Odwołującego do poprawienia lub uzupełnienia oświadczenia z 28 lipca 2026 r., mimo że Zamawiający uznał je za niezindywidualizowane co do osoby oraz wadliwe co do formy, a więc za dokument niekompletny lub zawierający błędy w rozumieniu art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, oraz przez błędne przyjęcie, że wezwanie z 24 lipca 2026 r. wyczerpało procedurę naprawczą również wobec wad dokumentu, który w dacie tego wezwania jeszcze nie istniał i którego wady nie mogły być tym wezwaniem objęte;
3. 3.Zarzut nr 3 – naruszenie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp – przez wyznaczenie w wezwaniu z 24 lipca 2026 r. terminu do 29 lipca 2026 r., a więc terminu krótszego niż ustawowy termin załatwienia sprawy o wydanie żądanego dokumentu przez właściwy organ Węgier i nieuwzględniającego wyłącznie pocztowego trybu doręczenia tego dokumentu, a następnie przez oparcie na upływie tak wyznaczonego terminu sankcji odrzucenia wniosku;
4. 4.Zarzut nr 4 – naruszenie art. 16 pkt 3 ustawy Pzp w zw. z art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c oraz art. 405 ust. 5 ustawy Pzp – przez odrzucenie wniosku Odwołującego w sytuacji, w której przed dokonaniem czynności oceny wniosków Zamawiający dysponował urzędowym zaświadczeniem z 28 lipca 2026 r., wydanym przez organ rejestru karnego działający w strukturze Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Węgier, potwierdzającym w odniesieniu do pana G.I. brak podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, oparł na tym dokumencie własne ustalenia faktyczne i nie stwierdził wobec Odwołującego żadnej podstawy wykluczenia – wskutek czego zastosował sankcję nieproporcjonalną do wagi stwierdzonego uchybienia.

Odwołujący wniósł o:

1. 1)uwzględnienie odwołania w całości;
2. 2)nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności odrzucenia wniosku Odwołującego o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
3. 3)nakazanie Zamawiającemu powtórzenia czynności badania i oceny wniosku Odwołującego o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu, z uwzględnieniem dokumentów znajdujących się w aktach Postępowania, w tym zaświadczenia z dnia 28 lipca 2026 r. dotyczącego pana G.I.;
4. 4)ewentualnie, na wypadek nieuwzględnienia żądania z pkt 3 – nakazanie Zamawiającemu wezwania Odwołującego w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do poprawienia lub uzupełnienia oświadczenia z 28 lipca 2026 r., ze wskazaniem konkretnych wad podlegających usunięciu oraz z wyznaczeniem terminu uwzględniającego termin załatwienia sprawy przez właściwy organ Węgier i czas doręczenia dokumentu w postaci papierowej, ewentualnie – nakazanie Zamawiającemu żądania od Odwołującego wyjaśnień w trybie art. 128 ust. 4 ustawy Pzp;
5. 5)obciążenie Zamawiającego kosztami postępowania odwoławczego, stosownie do art. 574 i art. 575 ustawy Pzp, w tym zasądzenie na rzecz Odwołującego zwrotu uiszczonego wpisu od odwołania w kwocie 15 000,00 zł oraz kosztów wynagrodzenia pełnomocnika w wysokości 3 600,00 zł.

Odwołujący wskazał, że złożył w terminie wniosek o dopuszczenie do udziału postępowaniu – jeden z dwóch wniosków w nim złożonych. Zaskarżona czynność pozbawia Odwołującego w możliwości uzyskania zaproszenia do składania ofert (art. 411 ust. 10 ustawy Pzp), a w konsekwencji – możliwości złożenia oferty i uzyskania zamówienia. Szkoda Odwołującego polega na utracie realnej szansy uzyskania zamówienia.

Artykuł 505 ust. 1 ustawy Pzp wymaga wyłącznie uprawdopodobnienia możliwości jej poniesienia. Możliwość ta jest w niniejszej sprawie realna: przedmiotem zamówienia są naprawy awaryjne radarów PGSR-3i-BEAGLE, których producentem jest Odwołujący, co Zamawiający potwierdził, przyjmując opracowaną przez Odwołującego instrukcję konserwacji w ramach umowy n r AU/213/V-207/ZO/W ROIB/DOS/ZSS/PPO/2022/312. Odwołujący jest bowiem nie tylko producentem radarów PGSR3i-BEAGLE, lecz także wyłącznym uprawnionym z tytułu praw własności intelektualnej do tych urządzeń, w tym do ich dokumentacji technicznej, oprogramowania oraz rozwiązań konstrukcyjnych. W konsekwencji Odwołujący jest jedynym podmiotem, który może wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z prawem – żaden inny wykonawca nie dysponuje uprawnieniem do korzystania z tych praw w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia napraw awaryjnych i utrzymania radarów. Okoliczność ta jest Zamawiającemu znana: to Odwołujący opracował i przekazał Zamawiającemu przyjętą instrukcję konserwacji, a w marcu 2026 r. przedłożył Zamawiającemu oświadczenie producenta (OEM). Utrata przez Odwołującego możliwości ubiegania się o zamówienie nie oznacza zatem wyłącznie utraty szansy na jego uzyskanie, lecz dotyka wykonawcy, którego pozycja na rynku tego zamówienia ma charakter wyłączny. Uwzględnienie odwołania i nakazanie powtórzenia czynności badania i oceny wniosku przywróci Odwołującemu możliwość ubiegania się o udzielenie zamówienia.

Odwołujący uzasadniając postawione zarzuty wskazał, co następuje.

Zarzut nr 1 – zastosowanie normy o niezłożeniu dokumentu do stanu, w którym dokument został złożony.

Artykuł 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp nakazuje odrzucenie wniosku wykonawcy, który „nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu”. Hipotezą tej normy jest niezłożenie dokumentu w terminie. Stan złożenia dokumentu, który zamawiający ocenia jako niekompletny lub obarczony błędami, objęty jest hipotezą art. 128 ust. 1 ustawy Pzp i wywołuje odmienny skutek prawny – obowiązek wezwania do poprawienia lub uzupełnienia.

Odwołujący złożył w wyznaczonym terminie dokument odnoszący się do okoliczności objętej wezwaniem.

Zamawiający ustalił to samodzielnie w pkt 5 uzasadnienia zaskarżonej czynności. Zastrzeżenia Zamawiającego, przedstawione w pkt 14 i 16 uzasadnienia, dotyczą wyłącznie treści i formy złożonego oświadczenia. Są to w kategoriach art. 128 ust. 1 ustawy Pzp zarzuty niekompletności i błędów dokumentu, nie zaś jego braku.

Do wniosku tego prowadzi również treść samego wezwania. Zamawiający przytoczył w nim pkt 2.3 sekcji 2.1.4 ogłoszenia o zamówieniu, regulujący zastąpienie dokumentu urzędowego oświadczeniem, o którym mowa w § 4 ust. 3 rozporządzenia o podmiotowych środkach dowodowych, i zamknął uzasadnienie faktyczne wezwania stwierdzeniem:

„W niniejszym przypadku stosuje się zapisy pkt. 2.3.”. To Zamawiający wskazał zatem tryb, w jakim wezwanie miało zostać wykonane, a Odwołujący tryb ten zastosował. W uzasadnieniu zaskarżonej czynności Zamawiający przedstawia natomiast dopuszczalność tej ścieżki wyłącznie jako założenie hipotetyczne („Nawet przy założeniu – korzystnym dla wykonawcy – że węgierskie dokumenty urzędowe „nie odnoszą się do wszystkich przypadków”…” – pkt 15). Wykonawca, który wykonał wezwanie w trybie wskazanym mu przez zamawiającego, nie może zostać potraktowany jako wykonawca, który dokumentu nie złożył.

Zastrzeżenie Zamawiającego, że wydanie zaświadczenia przez organ węgierski „wyklucza zastosowanie ścieżki zastępczej opartej na niedostępności dokumentu” (pkt 20 uzasadnienia), opiera się na zawężonym odczytaniu § 4 ust. 3 rozporządzenia. Przepis ten uruchamia ścieżkę zastępczą w dwóch niezależnych sytuacjach: gdy dokumentów „nie wydaje się” oraz gdy „dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 (…) ustawy”. Fakt wydania zaświadczenia wyłącza wyłącznie pierwszą z tych podstaw.

Przesłanka zastosowania drugiej z tych podstaw była w niniejszej sprawie spełniona. Punkt 1 oświadczenia z 28 lipca 2026 r. stwierdza, że prawo węgierskie nie przewiduje wydania odrębnego zaświadczenia o niekaralności podmiotu zbiorowego. Węgierski rejestr karny (bűnügyi nyilvántartás), prowadzony na podstawie ustawy nr XLVII z 2009 r. o systemie rejestrów karnych, obejmuje wyłącznie osoby fizyczne, a wydawanym z niego dokumentem jest hatósági erkölcsi bizonyítvány, tj. urzędowe zaświadczenie o niekaralności osoby fizycznej. Dokumentu analogicznego, dotyczącego osoby prawnej, prawo węgierskie nie zna.

Nie oznacza to jednak, że okoliczność ta pozostaje na Węgrzech nieudokumentowana. Środki prawnokarne stosowane wobec osób prawnych na podstawie ustawy nr CIV z 2001 r. o środkach prawnokarnych stosowanych wobec osób prawnych podlegają ujawnieniu z urzędu w rejestrze przedsiębiorców, prowadzonym przez sąd rejestrowy.

Ustawodawca węgierski przyjął zatem odmienną technikę legislacyjną niż polski: informacja, którą w polskim porządku prawnym zawiera informacja z Krajowego Rejestru Karnego dotycząca podmiotu zbiorowego, na Węgrzech ujawniana jest w jawnym rejestrze publicznym.

Okoliczność ta ma bezpośrednie znaczenie dowodowe. Odwołujący złożył bowiem wyciąg z węgierskiego rejestru przedsiębiorców w tej samej przesyłce z 28 lipca 2026 r. Zamawiający dysponował zatem dokumentem urzędowym, który w porządku prawnym państwa siedziby Odwołującego pełni dokładnie tę funkcję dowodową, a nadto ustalił na jego podstawie krąg osób objętych art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, co sam odnotował w pkt 2 uzasadnienia zaskarżonej czynności. Zamawiający nie twierdzi przy tym, aby z wyciągu wynikał jakikolwiek wpis o zastosowaniu wobec Odwołującego środka prawnokarnego. Wymagając odrębnego zaświadczenia urzędowego, Zamawiający zażądał dokumentu, który w państwie siedziby Odwołującego nie istnieje, dysponując jednocześnie dokumentem, który tę samą okoliczność wykazuje.

Niezależnie od powyższego, zastrzeżenia Zamawiającego co do treści i formy oświadczenia są nietrafne.

Po pierwsze, w zakresie indywidualizacji. Paragraf 4 ust. 3 rozporządzenia przewiduje dwa warianty oświadczenia zastępczego: oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, albo oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć. Oświadczenie z 28 lipca 2026 r. zostało podpisane przez pana G.I. – osobę, której żądany dokument miał dotyczyć. Wymóg wskazania osób uprawnionych do reprezentacji rozporządzenie wiąże z wariantem pierwszym. Nadto krąg osób objętych art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp był po stronie Odwołującego jednoelementowy, co wynikało z wyciągu z rejestru przedsiębiorców złożonego w tej samej przesyłce i co Zamawiający ustalił samodzielnie w pkt 2 uzasadnienia zaskarżonej czynności.

Po drugie, w zakresie oznaczenia jednostki redakcyjnej. Oświadczenie odsyła do art. 108 ust. 1 pkt 1 oraz art. 108 ust. 2 ustawy Pzp. Odesłanie to nie obejmuje art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, co Odwołujący dostrzega. Przepis ten nie zawiera jednak własnego katalogu przestępstw – stanowi o prawomocnym skazaniu urzędującego członka organu zarządzającego „za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1”. Oświadczenie, w którym dyrektor zarządzający deklaruje, że członkowie zarządu spełniają wymogi niekaralności określone art. 108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, obejmuje zatem swoją treścią okoliczność, której dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy w Pzp. Nieprawidłowe jest oznaczenie jednostki redakcyjnej, nie zaś zakres złożonego oświadczenia.

Po trzecie, zarzut, że oświadczenie „nie wskazuje podstawy ustalenia stanu niekaralności”, nie znajduje oparcia w przepisie. Paragraf 4 ust. 3 rozporządzenia nie wymaga, aby oświadczenie zastępcze wskazywało źródło wiedzy składającego. Zamawiający sformułował zatem wobec dokumentu wymóg, którego przepis nie przewiduje.

Po czwarte, w zakresie formy. Paragraf 4 ust. 3 rozporządzenia konstruuje relację zasady i wyjątku. Zasadą jest oświadczenie złożone pod przysięgą; dopiero „jeżeli w kraju (…) nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą”, oświadczenie składa się przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego. Zastosowanie ścieżki subsydiarnej wymaga zatem uprzedniego ustalenia, ż e prawo państwa właściwego nie zna instytucji oświadczenia pod przysięgą. Zamawiający uznał formę oświadczenia za wadliwą, a jednocześnie w pkt 18 uzasadnienia wprost odstąpił od ustalenia okoliczności, od której wadliwość tej formy wyłącznie zależy, stwierdzając, ż e rozstrzygnięcie „nie zależy (…) od ustalenia, czy użyta w oświadczeniu dyrektora formuła „pod groźbą kary za składanie fałszywych zeznań” odpowiada w prawie węgierskim oświadczeniu pod przysięgą”. Zamawiający oparł zatem sankcję odrzucenia na przesłance, której nie ustalił.

Odwołujący wskazuje przy tym, że przekazane w tej samej przesyłce oświadczenie pana G.I. złożone przed adwokatem dr. P.D. dotyczy treści prawa węgierskiego. Zamawiający dysponował więc w wyznaczonym terminie materiałem pozwalającym na poczynienie ustalenia, którego zaniechał, a nadto instrumentem umożliwiającym usunięcie wątpliwości w tym zakresie – żądaniem wyjaśnień w trybie art. 128 ust. 4 ustawy Pzp.

Zamawiający zastosował zatem normę przewidzianą dla niezłożenia dokumentu do stanu, w którym dokument został złożony i oceniony jedynie jako wadliwy. Odrzucenie wniosku nastąpiło bez podstawy prawnej.

Zarzut nr 2 – zaniechanie wezwania do poprawienia lub uzupełnienia oświadczenia z 28 lipca 2026 r.

Artykuł 128 ust. 1 ustawy Pzp ma charakter imperatywny – ustawodawca posłużył się formułą „zamawiający wzywa”.

Jeżeli złożony dokument jest niekompletny lub zawiera błędy, zamawiający nie dysponuje uznaniem. Żaden z dwóch wyjątków przewidzianych w końcowej części przepisu nie zachodzi: wniosek Odwołującego nie podlegał odrzuceniu bez względu na uzupełnienie lub poprawienie dokumentu, a przesłanki unieważnienia Postępowania nie wystąpiły.

Zamawiający uchylił się od tego obowiązku, powołując się w pkt 21 uzasadnienia zaskarżonej czynności na jednokrotność wezwania z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp. Reguła ta dotyczy jednak tej samej nieprawidłowości. Wezwanie z 24 lipca 2026 r. dotyczyło braku dokumentu w aktach postępowania. Wady, na których Zamawiający oparł odrzucenie – brak indywidualizacji co do osoby oraz forma oświadczenia – są wadami dokumentu złożonego odpowiedzi na to wezwanie, a więc dokumentu, który w dacie wezwania nie istniał i którego wady nie mogły być w wówczas wezwaniem objęte. Tożsamość nieprawidłowości nie zachodzi, a wezwanie do poprawienia lub uzupełnienia oświadczenia z 28 lipca 2026 r. nie stanowiłoby powtórzenia procedury uzupełniającej. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Izby. W wyroku z 12 września 2025 r., sygn. akt KIO 3156/25, Izba wskazała, że „wezwanie może być dokonywane tylko jeden raz w stosunku do tej samej nieprawidłowości dotyczącej określonego oświadczenia lub dokumentu”, oraz że „jeżeli wykonawca nie był w danym zakresie wzywany w trybie art. 128 ust. 1 ustawy (…) to zamawiający ma obowiązek zastosować tę procedurę wobec tej niezgodności”. Odwołujący nie był wzywany w zakresie wad oświadczenia z 28 lipca 2026 r., tj. co do jego indywidualizacji i formy – a więc co do tej konkretnej nieprawidłowości, która stała się podstawą odrzucenia. Bezpośrednio do stanu faktycznego niniejszej sprawy odnosi się teza wyroku Izby z 20 kwietnia 2023 r., sygn. akt KIO 886/23: „Za niedopuszczalną należy uznać sytuację, w której zamawiający treścią wezwania obejmuje jedno uchybienie w zakresie wykazania warunku, a następnie za powód odrzucenia oferty uznaje inne uchybienie, do usunięcia którego nie wezwał uprzednio w trybie art. 128 ust. 1 Prawa zamówień publicznych”. Izba wskazała przy tym, że wezwanie „nie może mieć charakteru jedynie formalnej czynności.

Powinno być dokładne, precyzyjne”, a dopiero „bezskuteczny upływ terminu na usunięcie precyzyjnie opisanego uchybienia, może stanowić podstawę do odrzucenia oferty”.

Układ opisany w powołanym orzeczeniu wystąpił w niniejszej sprawie. Wezwaniem z 24 lipca 2026 r. Zamawiający objął brak dokumentu odpowiadającego informacji z Krajowego Rejestru Karnego. Za podstawę odrzucenia przyjął natomiast uchybienia inne – dotyczące indywidualizacji i formy oświadczenia złożonego w odpowiedzi na to wezwanie – których nigdy nie objął jakimkolwiek wezwaniem. Wezwanie z 24 lipca 2026 r. nie wskazywało nawet osoby fizycznej, której żądany dokument miał dotyczyć, a zatem nie mogło zakomunikować Odwołującemu wymogu indywidualizacji, którego brak Zamawiający uczynił następnie podstawą odrzucenia. Wady wskazane przez Zamawiającego są przy tym w całości usuwalne. Brak indywidualizacji oświadczenia dotyczy okoliczności wynikającej z dokumentu znajdującego się już w aktach postępowania i możliwej do potwierdzenia jednym oświadczeniem precyzującym. Jest to dokładnie ta kategoria uchybień, dla której ustawodawca przewidział instytucję poprawienia i uzupełnienia, a nie sankcję odrzucenia.

Gdyby zaś Zamawiający uznał, że wystarczające jest usunięcie wątpliwości co do treści złożonego dokumentu, dysponował instrumentem z art. 128 ust. 4 ustawy Pzp, pozwalającym żądać wyjaśnień dotyczących złożonych podmiotowych środków dowodowych. Wyjaśnienia pozwoliłyby ustalić, czy oświadczenie odnosi się do pana G.I. – jedynej osoby wskazanej w złożonym równocześnie wyciągu z rejestru jako urzędujący członek organu zarządzającego – oraz czy przyjęta formuła odpowiada w prawie węgierskim oświadczeniu pod przysięgą. Z instrumentu tego Zamawiający również nie skorzystał.

Nie może odnieść skutku argument, że obowiązek złożenia podmiotowych środków dowodowych powstał już z chwilą składania wniosków (art. 405 ust. 4 ustawy Pzp). Gdyby argument ten był trafny, art. 128 ust. 1 ustawy Pzp nie znajdowałby zastosowania do żadnego podmiotowego środka dowodowego w postępowaniach prowadzonych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Sam Zamawiający zastosował zresztą art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, kierując wezwanie z 24 lipca 2026 r.

Stosowanie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp w postępowaniach prowadzonych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa potwierdziła Izba w wyroku z 27 października 2023 r., sygn. akt KIO 3017/23, wskazując, że wymóg wynikający z art. 405 ust. 5 ustawy Pzp „będzie dotyczył m.in. podmiotowych środków dowodowych składanych w odpowiedzi na wezwanie wystosowane na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp”. Procedura naprawcza z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp jest zatem w tych postępowaniach elementem normalnego przebiegu badania wniosków, a nie odstępstwem od reguły z art. 405 ust. 4 ustawy Pzp.

Zarzut nr 3 – termin nieadekwatny do przedmiotu wezwania.

Przedmiotem zaskarżenia jest czynność odrzucenia wniosku, nie zaś samo wezwanie z 24 lipca 2026 r. Wady wezwania podnoszone są jako przesłanki legalności zaskarżonej czynności. Konstrukcja ta odpowiada stanowisku Izby wyrażonemu w wyroku z 26 czerwca 2023 r., sygn. akt KIO 1643/23, zgodnie z którym odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp – stanowiącego odpowiednik zastosowanego wobec Odwołującego art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp – „musi być poprzedzone jednym, ale jednocześnie prawidłowym wezwaniem do uzupełniania dokumentów”, a wadliwie dokonana czynność wezwania „nie może prowadzić do konsekwencji w postaci odrzucenia oferty odwołującego”.

Artykuł 128 ust. 1 ustawy Pzp nie określa długości terminu, jaki zamawiający ma wyznaczyć. Granice tej swobody wyznacza jednak funkcja przepisu. W powołanym wyroku Izba wskazała, że termin na uzupełnienie dokumentów „powinien być terminem realnym, aby wykonawca działający z należytą starannością mógł zadośćuczynić wezwaniu”, a zamawiający „zobowiązany jest również uwzględnić rodzaj dokumentu lub oświadczenia podlegającego konwalidacji i niezbędny czas na dokonanie czynności”. Kryteria te Izba doprecyzowała w wyroku z 28 grudnia 2012 r., sygn. akt KIO 2766/12: „Zakreślony termin powinien być adekwatny do okoliczności, to jest uwzględniać realną możliwość przekazania uzupełnionych dokumentów przez wezwanego wykonawcę. Ma na to wpływ nie tylko odległość siedziby wykonawcy, ale przede wszystkim rodzaj dokumentu i charakter braku podlegających uzupełnieniu”.

Zamawiający przekazał wezwanie w piątek 24 lipca 2026 r., wyznaczając termin do środy 29 lipca 2026 r. Adresatem wezwania był wykonawca mający siedzibę w innym państwie członkowskim, a jego przedmiotem – dokument wydawany przez organ tego państwa. Ustawowy termin załatwienia sprawy o wydanie tego dokumentu wynosi 8 dni, a więc jest dłuższy niż cały okres, jaki Zamawiający pozostawił Odwołującemu na uzyskanie dokumentu, jego doręczenie i przekazanie za pośrednictwem platformy zakupowej. Adekwatność terminu wyznaczonego na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp podlega ocenie według stanu z chwili jego wyznaczenia. W tej dacie wykonanie wezwania nie zależało od staranności Odwołującego, lecz od tego, czy organ obcego państwa załatwi sprawę szybciej niż w terminie przewidzianym przepisami tego państwa. Termin wyznaczony przez Zamawiającego nie spełniał zatem wymogu realności.

Odwołujący złożył wniosek o wydanie zaświadczenia w dniu otrzymania wezwania, a organ węgierski wydał zaświadczenie 28 lipca 2026 r., a więc przed upływem terminu wyznaczonego przez Zamawiającego i przed upływem własnego terminu ustawowego. Okoliczność ta nie sanuje wadliwości wyznaczonego terminu. Wydanie dokumentu przez organ nie jest bowiem tożsame z możliwością posłużenia się nim przez wykonawcę: zaświadczenie sporządzane jest wyłącznie w postaci papierowej, w jednym egzemplarzu i doręczane jest przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru na adres osoby, której dotyczy. Pomiędzy wydaniem dokumentu a możliwością jego wykorzystania upływa zatem czas doręczenia przesyłki, którego nie da się skrócić i który pozostaje poza sferą wpływu wykonawcy.

W niniejszej sprawie okres ten wyniósł siedem dni: zaświadczenie wydane 28 lipca 2026 r. zostało doręczone adresatowi 04 sierpnia 2026 r., a Odwołujący przekazał je Zamawiającemu tego samego dnia, o godz. 09:33:31. Samo doręczenie dokumentu trwało zatem dłużej niż cały termin wyznaczony Odwołującemu na wykonanie wezwania.

Zamawiający, wyznaczając ten termin, nie poczynił żadnych ustaleń co do trybu wydawania i doręczania żądanego dokumentu, mimo że całość wezwania dotyczyła dokumentów zagranicznych.

Zamawiający zakwalifikował nadto wyznaczony termin jako termin zawity, stwierdzając pkt 20 uzasadnienia zaskarżonej czynności, że dokument wpłynął „po upływie zawitego terminu wyznaczonego na w podstawie art. 128 ust. 1 Pzp”. Kwalifikacja ta jest nieprawidłowa. Termin z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp jest terminem wyznaczanym przez zamawiającego, co przesądza redakcja przepisu („w wyznaczonym terminie”) i pozostaje w jego dyspozycji; jak wskazała Izba w wyroku KIO 1643/23, „czynność przedłużenia terminu na uzupełnienie dokumentów również leży w sferze uprawnień zamawiającego”. Przyjęcie zawitego charakteru terminu nie pozostało bez wpływu na treść zaskarżonej czynności – doprowadziło Zamawiającego do uznania za prawnie obojętne zarówno realności wyznaczonego terminu, jak i znaczenia dokumentu, który wpłynął przed dokonaniem oceny wniosków.

Zamawiający wskazał w pkt 8 uzasadnienia, że akta postępowania nie zawierają wniosku o przedłużenie terminu.

Obowiązek wyznaczenia terminu odpowiedniego do przedmiotu wezwania spoczywa jednak na zamawiającym z mocy art. 128 ust. 1 ustawy Pzp i jego wykonanie nie jest uzależnione od inicjatywy wykonawcy. Kryteria, które wiążą zamawiającego przy rozpoznawaniu wniosku o przedłużenie terminu, są przy tym – jak wskazała Izba wyroku KIO 1643/23 – tożsame z kryteriami wiążącymi go już przy pierwotnym wyznaczeniu terminu. w

Zarzut nr 4 – nieproporcjonalność zastosowanej sankcji.

04 sierpnia 2026 r. o godz. 09:33:31 Zamawiający otrzymał urzędowe zaświadczenie z 28 lipca 2026 r., potwierdzające w odniesieniu do pana G.I. brak podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. Czynności oceny wniosków Zamawiający dokonał 07 sierpnia 2026 r.

Zgodnie z art. 405 ust. 5 ustawy Pzp podmiotowe środki dowodowe potwierdzają brak podstaw wykluczenia nie później niż na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Przepis ten wyznacza moment miarodajny dla stanu, który dokument ma potwierdzać, a nie datę jego sporządzenia. Sam Zamawiający wywodzi z niego w pkt 22 uzasadnienia zaskarżonej czynności, że „rozstrzygające jest to, jaki stan dokument potwierdza, a nie wyłącznie data jego sporządzenia”. Zaświadczenie z 28 lipca 2026 r. potwierdza stan istniejący również w dniu 16 lipca 2026 r., czego Zamawiający nie kwestionuje.

Wykładnia ta znajduje potwierdzenie w wyroku Izby z 27 października 2023 r., sygn. akt KIO 3017/23, wydanym w postępowaniu prowadzonym w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Izba wskazała w nim, że art. 405 ust. 5 ustawy Pzp stanowi regulację szczególną, znajdującą zastosowanie przed art. 128 ust. 2 ustawy Pzp, oraz że zawarty w tym przepisie wymóg „ma bowiem charakter ogólny w tym znaczeniu, że nie jest uzależniony od chwili złożenia podmiotowych środków dowodowych”. O przydatności dowodowej podmiotowego środka dowodowego rozstrzyga zatem stan, który dokument potwierdza, a nie moment jego złożenia. Zaświadczenie z 28 lipca 2026 r. stwierdza brak prawomocnego skazania, a więc okoliczność, która – jeżeli istnieje w dacie wystawienia zaświadczenia – istniała również 16 lipca 2026 r.

Zamawiający posłużył się tym dokumentem w uzasadnieniu zaskarżonej czynności – w pkt 7 wywiódł z niego, że na Węgrzech osobom fizycznym wydaje się urzędowe zaświadczenia o niekaralności, a w pkt 20, że „jego uzyskanie było obiektywnie możliwe”. Uczynił zatem z zaświadczenia podstawę własnych ustaleń faktycznych, odmawiając mu jednocześnie jakiegokolwiek znaczenia w zakresie, w jakim potwierdza ono okoliczność objętą wezwaniem.

Zamawiający nie twierdzi w żadnym miejscu, że wobec Odwołującego zachodzi podstawa wykluczenia. Przeciwnie – w pkt 23 uzasadnienia wskazuje, że podstawą odrzucenia jest „niewykazanie wymaganej okoliczności właściwym środkiem dowodowym w terminie”. Uchybienie, które Zamawiający sankcjonuje, dotyczy zatem wyłącznie momentu i formy przedłożenia dokumentu, nie zaś sytuacji podmiotowej Odwołującego.

Ocena proporcjonalności sankcji musi uwzględniać także etap postępowania. W dacie zaskarżonej czynności nie wystosowano jeszcze zaproszeń do składania ofert, żaden wykonawca nie złożył oferty i nie doszło do ujawnienia informacji mogących zapewnić Odwołującemu przewagę konkurencyjną. Uwzględnienie dokumentu, który wpłynął trzy dni przed czynnością oceny wniosków i potwierdza stan miarodajny na dzień składania wniosków, nie naruszyłoby interesu drugiego uczestnika postępowania. W tych okolicznościach zastosowanie najdalej idącej sankcji przewidzianej ustawą Pzp – definitywnego wyeliminowania Odwołującego z postępowania – pozostaje w dysproporcji do wagi stwierdzonego uchybienia i narusza art. 16 pkt 3 ustawy Pzp.

Wpływ naruszeń na wynik postępowania (art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp).

W postępowaniu złożono dwa wnioski o dopuszczenie do udziału. Odrzucenie wniosku Odwołującego oznacza, że do składania ofert – stosownie do art. 411 ust. 10 ustawy Pzp – zaproszony zostanie wyłącznie jeden wykonawca.

Postępowanie prowadzone w trybie przetargu ograniczonego zostanie w ten sposób sprowadzone do postępowania z jednym uczestnikiem. Gdyby zaskarżona czynność nie została dokonana, Odwołujący zostałby zaproszony do składania ofert. Związek pomiędzy zarzucanymi naruszeniami a wynikiem postępowania ma charakter bezpośredni. Naruszenia miały zatem istotny wpływ na wynik postępowania w rozumieniu art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp.

Zamawiający złożył pisemną odpowiedź na odwołanie, w której wniósł o oddalenie odwołania w całości. Zamawiający wskazał, że przedmiotem wezwania z 24 lipca 2026 r. był konkretny podmiotowy środek dowodowy – informacja odpowiadająca informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 oraz art. 108 ust. 2 ustawy Pzp. Do upływu wyznaczonego terminu Odwołujący środka tego nie złożył. Złożył natomiast własne oświadczenie, które – niezależnie od jego treści i formy – nie mogło zastąpić dokumentu urzędowego, ponieważ nie ziściła się przesłanka warunkująca dopuszczalność ścieżki zastępczej z § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415 ze zm.; dalej: „rozporządzenie o podmiotowych środkach dowodowych”). Dokument, którego dotyczyło wezwanie w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, na Węgrzech jest wydawany – czego najlepszym dowodem jest okoliczność, że Odwołujący taki dokument uzyskał z datą 28 lipca 2026 r., a więc jeszcze przed upływem terminu wyznaczonego w wezwaniu.

Niezależnie od powyższego, zarzucane naruszenia nie mogłyby mieć wpływu na wynik postępowania w rozumieniu art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Brak podstaw wykluczenia wykonawca wykazuje albo podmiotowym środkiem dowodowym wystawionym przed upływem terminu składania wniosków, albo dokumentem wystawionym później, którego treść potwierdza stan na ten dzień (art. 405 ust. 5 ustawy Pzp). Odwołujący nie dysponował żadnym z nich: zaświadczenie z 28 lipca 2026 r. zostało wystawione po 16 lipca 2026 r., a jego treść odnosi się wyłącznie do stanu rejestru na dzień wystawienia.

Zarzut nr 1 (naruszenie art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp w zw. z § 4 ust. 3 rozporządzenia) – bezzasadny.

Odwołujący nie złożył podmiotowego środka dowodowego objętego wezwaniem.

Zamawiający wskazał, że odwołujący buduje zarzut na twierdzeniu, że „złożył dokument odnoszący się do okoliczności objętej wezwaniem”, a Zamawiający zakwestionował jedynie jego treść i formę. Rozumowanie to zaciera różnicę pomiędzy złożeniem żądanego podmiotowego środka dowodowego a złożeniem dowolnego dokumentu, który w ocenie wykonawcy dotyczy tej samej okoliczności.

Hipotezą art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp jest niezłożenie w przewidzianym terminie oświadczenia z art. 125 ust. 1 lub podmiotowego środka dowodowego potwierdzającego brak podstaw wykluczenia. Podmiotowe środki dowodowe są kategorią normatywną zamkniętą – ich rodzaje określa rozporządzenie wydane na podstawie art. 128 ust. 6 ustawy Pzp. Środkiem dowodowym potwierdzającym brak podstawy wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp jest, stosownie do § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia, informacja z Krajowego Rejestru Karnego, a dla wykonawcy zagranicznego – zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia – informacja z odpowiedniego rejestru albo równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny państwa siedziby. Dokumentu tego Odwołujący w terminie nie złożył. Nie jest zatem tak, że Odwołujący złożył dokument dotknięty wadą – Odwołujący go po prostu nie złożył. Odwołujący sam zresztą tę okoliczność potwierdza: gdyby dokument złożył, nie byłoby potrzeby powoływania się na ścieżkę zastępczą z § 4 ust. 3 rozporządzenia, która z definicji wchodzi w grę wyłącznie wtedy, gdy właściwego dokumentu urzędowego brak.

Przesłanki zastosowania § 4 ust. 3 rozporządzenia nie były spełnione.

Paragraf 4 ust. 3 rozporządzenia dopuszcza zastąpienie dokumentu urzędowego oświadczeniem wyłącznie wtedy, gdy w państwie siedziby wykonawcy albo miejsca zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć, dokumentów takich „nie wydaje się” albo gdy „nie odnoszą się one do wszystkich przypadków” objętych przepisem. Ciężar wykazania ziszczenia się tej przesłanki spoczywa na wykonawcy (art. 534 ust. 1 ustawy Pzp).

Odwołujący konsekwentnie wywodzi, że prawo węgierskie nie przewiduje wydania zaświadczenia o niekaralności osoby prawnej, a okoliczność ta ujawniana jest w rejestrze przedsiębiorców. Wywód ten niezależnie od jego poprawności jest dla sprawy bez znaczenia. Podstawą odrzucenia było bowiem niewykazanie braku podstawy wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, a przepis ten dotyczy prawomocnego skazania urzędującego członka organu zarządzającego – a więc osoby fizycznej, nie zaś wykonawcy jako osoby prawnej. Podstawy dotyczące podmiotu zbiorowego reguluje art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp (zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne), którego zaskarżona czynność nie dotyczy.

Odwołujący broni się przed zarzutem, którego mu nie postawiono. W odniesieniu do osoby fizycznej Pana G.I. prawo węgierskie dokument urzędowy o niekaralności przewiduje i wydaje, co Odwołujący nie tylko przyznaje (pkt VI.1.8 odwołania, hatósági erkölcsi bizonyítvány jest urzędowym zaświadczeniem o niekaralności osoby fizycznej), lecz co sam udowodnił, uzyskując takie zaświadczenie z datą 28 lipca 2026 r.

Skoro dokument jest wydawany, ścieżka zastępcza z § 4 ust. 3 rozporządzenia była zakresie pierwszej z jego przesłanek zamknięta. Nie sposób jednocześnie twierdzić – jak czyni to Odwołujący – że w dokumentu „nie wydaje się” i przedkładać ten sam dokument jako dowód w postępowaniu odwoławczym.

Nie jest też trafne odwołanie się do drugiej przesłanki § 4 ust. 3 („dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków”). Przesłanka ta uruchamia ścieżkę zastępczą jedynie „odpowiednio w całości lub w części” tj. wyłącznie w tym zakresie, w jakim dokument urzędowy rzeczywiście nie obejmuje danej podstawy wykluczenia. Odwołujący nie wykazał, aby węgierskie zaświadczenie o niekaralności nie obejmowało przestępstw odpowiadających katalogowi z art. 108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, do którego odsyła pkt 2. Przeciwnie zaświadczenie z 28 lipca 2026 r. Odwołujący przedkłada właśnie jako dowód braku podstawy wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp (pkt 8 wniosków dowodowych odwołania).

Wyciąg z cégjegyzék nie zastępuje dokumentu dotyczącego osoby fizycznej.

Z tej samej przyczyny chybiona jest argumentacja, jakoby złożony wyciąg z węgierskiego rejestru przedsiębiorców pełnił „dokładnie tę funkcję dowodową”. Rejestr przedsiębiorców ujawnia jak twierdzi sam Odwołujący środki prawnokarne stosowane wobec osób prawnych na podstawie ustawy nr CIV z 2001 r. Nie ujawnia natomiast prawomocnych skazań osób fizycznych wchodzących w skład organu zarządzającego. Rozstrzyga o tym treść samego dokumentu: złożony wyciąg obejmuje rubryki zawierające dane spółki, w tym w rubryce 13/12 dane pana G.I. – datę urodzenia, adres, numer identyfikacji podatkowej, sposób reprezentacji i pełnioną funkcję. Nie zawiera natomiast żadnej informacji o jego karalności, ponieważ rejestr przedsiębiorców takich danych nie gromadzi.

Wyciąg ten nie mógł zatem wykazać okoliczności objętej art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. To, że Zamawiający ustalił na jego podstawie krąg osób podlegających badaniu, nie oznacza, że dokument ten potwierdzał niekaralność tych osób – ustalenie kręgu osób jest czynnością poprzedzającą badanie, a nie jego wynikiem. Przeciwnie: to właśnie z rubryki 13/12 wyciągu wynikało, wobec kogo należało brak podstawy wykluczenia wykazać.

Zamawiający zwraca nadto uwagę, że złożony wyciąg jest wyciągiem archiwalnym (Tárolt cégkivonat), prezentującym stan rejestru na 19 kwietnia 2026 r. Nawet więc w zakresie, jakim Odwołujący przypisuje mu walor dowodowy co do spółki, dokument ten nie obrazuje stanu z 16 lipca 2026 r. w Oświadczenie z 28 lipca 2026 r. nie odpowiadało wymogom § 4 ust. 3 rozporządzenia.

Nawet gdyby przyjąć – wyłącznie hipotetycznie – że ścieżka zastępcza pozostawała otwarta, złożone oświadczenie nie spełniało jej wymogów w trzech niezależnych aspektach, z których każdy samodzielnie wystarcza do uznania, że wezwanie nie zostało wykonane.

Po pierwsze – zakres. Punkt 1 oraz punkt 2 lit. a i b oświadczenia dotyczą wyłącznie spółki: mowa w nich o sankcjach nakładanych „na osobę prawną” i o braku postępowań „przeciwko spółce Pro Patria Electronics Ltd.”. Jedyne zdanie odnoszące się do osób fizycznych – punkt 2 lit. c – obejmuje wymogi określone „w art. 108 ust. 1 pkt 1 oraz art. 108 ust. 2” ustawy Pzp. Odwołujący przyznaje, że odesłanie „nie obejmuje art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp”, próbując przedstawić to jako wadliwe „oznaczenie jednostki redakcyjnej”. Argument ten jest nieuprawniony. Artykuł 108 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy Pzp opisują dwie różne podstawy wykluczenia, dotyczące dwóch różnych kręgów podmiotów – pkt 1 dotyczy wykonawcy będącego osobą fizyczną, pkt 2 dotyczy urzędującego członka organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika, komplementariusza lub prokurenta. Odesłanie w pkt 2 do „przestępstwa, o którym mowa w pkt 1” określa jedynie katalog czynów, nie zaś zakres podmiotowy. Oświadczenie odnoszące się do art. 108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp – złożone przez wykonawcę będącego spółką – nie obejmuje więc swoją treścią podstawy z pkt 2. To nie jest omyłka redakcyjna; to brak oświadczenia w wymaganym zakresie.

Że nie chodzi tu o przeoczenie w oznaczeniu przepisu, dowodzi treść punktu 2 lit. b oświadczenia. Odwołujący powołał w nim art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp – lecz na potwierdzenie braku zakazu udziału spółki w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, a więc okoliczności objętej art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. Dokument sporządzony przez samego Odwołującego wykazuje zatem, że traktował on art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp jako podstawę odnoszącą się do osoby prawnej. Ten sam błąd wykładni leży u podstaw całego odwołania.

Po drugie – indywidualizacja. Paragraf 4 ust. 3 rozporządzenia wymaga, aby dokument zawierał „oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć”. Odwołujący wywodzi, że zrealizował wariant drugi, ponieważ oświadczenie podpisał pan G.I..

Rzecz jednak nie w tym, kto oświadczenie podpisał, lecz czyjej niekaralności ono dotyczy. Pan G.I. złożył oświadczenie wyraźnie „działając w charakterze dyrektora zarządzającego (…) spółki Pro Patria Electronics Ltd.”, a w części merytorycznej posłużył się zbiorczą formułą o „członkach zarządu i upoważnionych przedstawicielach spółki”. Nie oświadczył zatem niczego o własnej niekaralności. Oświadczenie nie wskazuje przy tym osób uprawnionych do reprezentacji Odwołującego, nie realizuje więc również wariantu pierwszego. Argument, że krąg osób był „jednoelementowy”, sprowadza się do żądania, aby Zamawiający domyślił się treści oświadczenia – czego przepis nie przewiduje, a czemu sprzeciwia się zasada przejrzystości (art. 16 pkt 2 ustawy Pzp).

Po trzecie – forma. Paragraf 4 ust. 3 rozporządzenia wymaga oświadczenia złożonego pod przysięgą, a jeżeli prawo państwa właściwego instytucji tej nie zna – oświadczenia złożonego przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego. Oświadczenie z 28 lipca 2026 r. nie zostało złożone żadnym z tych trybów – jest dokumentem prywatnym, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym jego w autora w dniu 28 lipca 2026 r. o godz. 18:04:59. Zamawiający podkreśla jednak, że – jak wskazano w pkt 18 uzasadnienia zaskarżonej czynności – rozstrzygnięcie nie zależy od ustalenia, czy formuła „pod groźbą kary za składanie fałszywych zeznań” odpowiada w prawie węgierskim oświadczeniu pod przysięgą. Niezależnie bowiem od odpowiedzi na to pytanie, w terminie zabrakło środka dowodowego, który w wymaganym zakresie odnosiłby się do niekaralności osoby fizycznej objętej art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. Zarzut Odwołującego, że Zamawiający „oparł sankcję odrzucenia na przesłance, której nie ustalił”, jest zatem nietrafny: przesłanka formy nie stanowiła samodzielnej podstawy odrzucenia.

Oświadczenie z 28 lipca 2026 r. nie identyfikuje prawidłowo wykonawcy, którego dotyczy.

Niezależnie od powyższego Zamawiający wskazuje na okoliczność wynikającą z zestawienia dokumentów znajdujących się w aktach postępowania. Oświadczenie z 28 lipca 2026 r. w części wstępnej identyfikuje spółkę, której dotyczy, numerem rejestrowym Cg. 01-09-724128 oraz numerem identyfikacji podatkowej 13222831-2-43. Numery te nie są numerami Odwołującego. Ze złożonego przez niego wyciągu z węgierskiego rejestru przedsiębiorców (rubryki 49/1 i 21/7) wynika, że PRO PATRIA ELECTRONICS Mérnöki Fejlesztő és Szolgáltató Kft. figuruje pod numerem Cg. 01-09-991831 i numerem podatkowym 11968470-2-43. Te same numery widnieją na pieczęci firmowej złożonej na wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz w węgierskim zezwoleniu na działalność zakresie techniki wojskowej nr 3HETE2201109. Numery wskazane w oświadczeniu nie odpowiadają również danym w żadnego z poprzedników prawnych Odwołującego, ujawnionych w rubryce 16 wyciągu.

Zamawiający nie przesądza przyczyny tej rozbieżności. Wskazuje jednak, że oświadczenie zastępcze, o którym mowa w § 4 ust. 3 rozporządzenia, wstępuje w miejsce dokumentu urzędowego i z tego względu musi w sposób niebudzący wątpliwości identyfikować zarówno podmiot, jak i osobę, których dotyczy. Dokument, który w części wstępnej odnosi się do spółki oznaczonej innym numerem rejestrowym i innym numerem podatkowym niż wykonawca, a w części merytorycznej posługuje się zbiorczą formułą o „członkach zarządu i upoważnionych przedstawicielach spółki”, wymogu tego nie spełnia. Okoliczność ta nie stanowi nowej podstawy odrzucenia - potwierdza jedynie prawdziwość ustalenia zawartego już w pkt 14 i 16 uzasadnienia zaskarżonej czynności, że złożone oświadczenie nie zostało zindywidualizowane co do podmiotu i osoby, których miało dotyczyć.

Udział adwokata nie przesądza o zachowaniu formy przewidzianej w § 4 ust. 3 rozporządzenia.

Odwołujący konsekwentnie w pkt VI.1.6, VI.1.7, w podsumowaniu oraz w pkt 5 i 8 wniosków dowodowych – określa złożony dokument jako „oświadczenie pana G.I. złożone przed adwokatem dr. P.D.”. Opis ten zaciera różnicę pomiędzy dwoma odrębnymi dokumentami złożonymi w tej samej przesyłce. W istocie złożono dwa odrębne oświadczenia.

Pierwsze („OŚW IADCZENIE DYREKTORA ZARZĄDZAJĄCEGO”) pochodzi od pana G.I. i zawiera w punkcie 3 formułę, zgodnie z którą zostało ono złożone przed adwokatem spółki, a nadto opatrzone jest klauzulą Kancelarii Adwokackiej d r. P.D. o sporządzeniu i podpisaniu dokumentu. Drugie (cyt. za tłumaczeniem: „CZĘŚĆ II: OŚW IADCZENIE PRAW NE RADCY PRAW NEGO”) pochodzi od dr. P.D., który składa je we własnym imieniu, wyraźnie zaznaczając, że działa „jako adwokat i radca prawny reprezentujący spółkę Pro Patria Electronics Ltd.”, i opatruje je zastrzeżeniem „zgodnie z moją najlepszą wiedzą”. Oba dokumenty zostały przy tym opatrzone odrębnymi podpisami elektronicznymi.

Zamawiający nie kwestionuje zatem samego udziału adwokata w sporządzeniu oświadczenia dyrektora zarządzającego. Okoliczność ta nie przesądza jednak o zachowaniu formy wymaganej § 4 ust. 3 rozporządzenia.

Przepis ten nie wymienia adwokata, lecz organ samorządu zawodowego lub gospodarczego. Adwokat nie jest organem sądowym ani administracyjnym, nie jest notariuszem, ani nie jest organem samorządu zawodowego – jest członkiem samorządu, a nie jego organem. Tym bardziej nie może pełnić tej funkcji adwokat występujący jako pełnomocnik samego wykonawcy; przepis wymaga udziału podmiotu zewnętrznego wobec składającego oświadczenie, a nie jego reprezentanta. Niezależnie od powyższego, oświadczenie dr. P.D. odnosi się wyłącznie do spółki i nie zawiera żadnego twierdzenia o niekaralności pana G.I. jako osoby fizycznej. Odwołujący nie wykazał przy tym, aby dr Péter Dávid działał przy tej czynności jako organ właściwego samorządu zawodowego. Pomocniczo Zamawiający zwraca uwagę, ż e rozróżnienie pomiędzy adwokatem, kancelarią adwokacką a izbą adwokacką jako samorządem zawodowym znane jest również prawu węgierskiemu (ustawa nr LXXVIII z 2017 r. o działalności adwokackiej), a węgierskie przepisy o zamówieniach publicznych – odniesieniu do oświadczeń składanych w celu wykazania braku podstaw wykluczenia związanych z karalnością – w przewidują poświadczenie takiego oświadczenia przez notariusza albo przez izbę gospodarczą lub zawodową (rozporządzenie Rządu nr 321/2015 z dnia 30 października 2015 r.). Okoliczności te nie przesądzają samodzielnie o sposobie stosowania § 4 ust. 3 rozporządzenia, przemawiają jednak przeciwko tezie, jakoby sama kontrasygnata adwokata reprezentującego wykonawcę mogła zostać uznana za czynność równoważną złożeniu oświadczenia przed jednym z podmiotów wymienionych w tym przepisie. Zamawiający podtrzymuje jednocześnie stanowisko wyrażone w pkt 18 uzasadnienia zaskarżonej czynności, zgodnie z którym rozstrzygnięcie nie zależy od oceny formy złożonego oświadczenia.

Formuła „W niniejszym przypadku stosuje się zapisy pkt. 2.3” nie stanowiła polecenia skorzystania ze ścieżki zastępczej.

Odwołujący przypisuje kluczowe znaczenie zdaniu zamykającemu uzasadnienie faktyczne wezwania. Twierdzi, że Zamawiający „odesłał go wprost” do trybu oświadczenia zastępczego, wobec czego nie może być traktowany jak wykonawca, który dokumentu nie złożył. Twierdzenie to opiera się na przeinaczeniu treści dokumentu. Zdanie „W niniejszym przypadku stosuje się zapisy pkt. 2.3.” nie jest wypowiedzią Zamawiającego sformułowaną na potrzeby wezwania. Jest ono integralnym elementem tekstu sekcji 2.1.4 pkt 2.3 ogłoszenia o zamówieniu – zamyka ten punkt i zostało w wezwaniu przytoczone wraz z całym cytowanym fragmentem ogłoszenia, w ramach uzasadnienia faktycznego wskazującego podstawę żądania. Wystarczy zestawić treść wezwania z treścią ogłoszenia, aby stwierdzić, że mamy do czynienia z dosłownym cytatem, a nie z odrębną dyspozycją. Zdanie to odsyła przy tym samo do siebie – znajduje się wewnątrz pkt 2.3 sekcji 2.1.4 ogłoszenia, do którego odsyła – co wyklucza odczytanie go jako odrębnej dyspozycji Zamawiającego, odnoszącej się do konkretnego dokumentu składanego przez wykonawcę. Zestawienie porównawcze obu tekstów Zamawiający przedłożył jako załącznik nr 6 do odpowiedzi na odwołanie.

Niezależnie od tego, punkt 2.3 sekcji 2.1.4 ogłoszenia reguluje łącznie okresy ważności dokumentów oraz warunki oświadczenia zastępczego – wraz ze wszystkimi jego przesłankami. Nawet więc przy lekturze proponowanej przez Odwołującego odesłanie obejmowałoby także te przesłanki, których Odwołujący nie spełnił. Zamawiający nie może zaś – i nie mógłby nawet, gdyby chciał – zwolnić wykonawcy z ustawowych warunków dopuszczalności ścieżki zastępczej, gdyż § 4 ust. 3 rozporządzenia ma charakter bezwzględnie obowiązujący.

Wreszcie – cytowany przez Odwołującego pkt 15 uzasadnienia zaskarżonej czynności nie jest, jak sugeruje odwołanie, przyznaniem hipotetyczności ścieżki zastępczej. Jest to typowy zabieg argumentacyjny polegający na wykazaniu, że nawet przy przyjęciu założenia najkorzystniejszego dla wykonawcy rozstrzygnięcie pozostaje niezmienione, ponieważ złożone oświadczenie nie odpowiadało wymogom § 4 ust. 3 rozporządzenia.

Zarzut nr 2 (zaniechanie wezwania z art. 128 ust. 1, ewentualnie art. 128 ust. 4 ustawy Pzp) – bezzasadny.

Zasada jednokrotności wezwania odnosi się do okoliczności i dokumentu, a nie do poszczególnej wady.

Odwołujący twierdzi, że wezwanie z 24 lipca 2026 r. dotyczyło „braku dokumentu”, natomiast wady oświadczenia z 28 lipca 2026 r. są nieprawidłowością odrębną, nieobjętą tożsamością z wezwaniem, wobec czego Zamawiający miał obowiązek wezwać go ponownie. Konstrukcja ta prowadziłaby do rezultatu nie do pogodzenia z ustawą: każde niepełne wykonanie wezwania generowałoby obowiązek kolejnego wezwania, a procedura naprawcza stałaby się wezwaniem „do skutku”, którego niedopuszczalność jest w orzecznictwie i doktrynie bezsporna. W piśmiennictwie do art. 128 ustawy Pzp wskazuje się jednoznacznie, że wykonawca jest wzywany do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych określonym zakresie tylko raz i tylko raz może ich uzupełnienia dokonać, a zasadę jednokrotności odnosi się do w tożsamości okoliczności, której wezwanie dotyczy, a nie do tożsamości konkretnego uchybienia. Zakresem wezwania z 24 lipca 2026 r. była okoliczność braku podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 oraz art. 108 ust. 2 ustawy Pzp oraz jeden, ściśle oznaczony podmiotowy środek dowodowy. Ta sama okoliczność i ten sam środek dowodowy były przedmiotem oceny prowadzącej do odrzucenia, a więc tożsamość zachodzi. W sprawie nie powstał zatem nowy, niezależny brak: niewykazana pozostała dokładnie ta sama okoliczność, która była przedmiotem pierwszego wezwania, a przedłożony dokument nie był ani wymaganym podmiotowym środkiem dowodowym, ani jego skutecznym substytutem. Bezpośrednio do sytuacji zaistniałej w sprawie odnosi się teza wyroku Izby z 02 maja 2023 r., sygn. akt KIO 1086/23, zgodnie z którą wezwanie w związku ze stwierdzeniem innej niż wskazana uprzednio nieprawidłowości jest dopuszczalne, o ile nie nastąpiło już uzupełnienie poprzez złożenie nowego (innego) dokumentu. W niniejszej sprawie uzupełnienie nastąpiło – Odwołujący złożył nowy dokument w odpowiedzi na wezwanie.

Możliwość ponownego wezwania była zatem wyczerpana.

Wezwanie z 24 lipca 2026 r. było precyzyjne i kompletne.

Orzecznictwo Izby dopuszcza powtórzenie wezwania wtedy, gdy pierwsze wezwanie było nieprecyzyjne lub niekompletne (por. wyrok KIO z 12 kwietnia 2023 r., sygn. akt KIO 868/23). Sytuacja taka w sprawie nie zachodzi.

Wezwanie z 24 lipca 2026 r. wskazywało: (1) jakiego dokumentu brak; (2) jaki jest jego zakres normatywny (art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 oraz art. 108 ust. 2 ustawy Pzp); (3) jaki jest wymagany okres jego wystawienia; (4) jaki dokument jest odpowiednikiem właściwym dla wykonawcy zagranicznego (§ 4 ust. 1 rozporządzenia); (5) pełną treść § 4 ust. 3 rozporządzenia, tj. wszystkie warunki i wymogi formalne oświadczenia zastępczego; (6) formę (kwalifikowany podpis elektroniczny) i kanał przekazania (platforma zakupowa); (7) termin, a więc było wezwaniem pełnym i kompletnym.

Zarzut, jakoby wezwanie „nie wskazywało nawet osoby fizycznej, której żądany dokument miał dotyczyć”, jest chybiony. Krąg osób objętych art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp wynika wprost z ustawy, a jego ustalenie w odniesieniu do własnej struktury organizacyjnej należy do wykonawcy – to Odwołujący, a nie Zamawiający, dysponuje wiedzą o składzie swoich organów. Zamawiający nie ma obowiązku wskazywania wykonawcy, kto zasiada w jego zarządzie. Co więcej, wymóg wskazania osoby, której oświadczenie dotyczy, wynikał wprost z przytoczonej w wezwaniu treści § 4 ust. 3 rozporządzenia. Niezależnie od powyższego, wymóg odniesienia żądanego dokumentu do konkretnej osoby fizycznej wynikał również z samego ogłoszenia o zamówieniu, którego sekcja 2.1.4 pkt 2.1 nakazuje złożenie informacji z odpowiedniego rejestru albo równoważnego dokumentu wydanego przez właściwy organ kraju, „w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument”.

Ponowne wezwanie było wyłączone także na podstawie art. 128 ust. 1 in fine ustawy Pzp.

Niezależnie od zasady jednokrotności, obowiązek wezwania nie powstaje, gdy wniosek podlega odrzuceniu bez względu na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie dokumentu (art. 128 ust. 1 in fine ustawy Pzp). Taka sytuacja miała miejsce w niniejszej sprawie. Jak wykazano w pkt III i VII niniejszego pisma, jedynym dokumentem urzędowym, jaki Odwołujący mógł złożyć, było zaświadczenie wydane 28 lipca 2026 r., które potwierdza stan na dzień jego wystawienia, a nie na dzień 16 lipca 2026 r. Uzupełnienie nie mogło zatem doprowadzić do wykazania braku podstawy wykluczenia w sposób wymagany art. 405 ust. 5 ustawy Pzp.

Zarzut ewentualny naruszenia art. 128 ust. 4 ustawy Pzp.

Żądanie wyjaśnień na podstawie art. 128 ust. 4 ustawy Pzp jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem zamawiającego; ustawodawca nie wiąże z brakiem wyjaśnień żadnej sankcji. Celowość skorzystania z tego uprawnienia aktualizuje się przede wszystkim wtedy, gdy złożony dokument budzi wątpliwości co do znaczenia jego treści, możliwe do usunięcia bez zastępowania go nowym dokumentem ani nadawania mu treści, której pierwotnie nie zawierał. Tymczasem Zamawiający nie miał wątpliwości interpretacyjnych – oświadczenie z 28 lipca 2026 r. było jednoznaczne w treści i formie, a jego mankamenty miały charakter obiektywny (brak odniesienia do art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, brak indywidualizacji, brak wymaganej formy). Co istotniejsze, instytucja wyjaśnień nie może prowadzić do nadania dokumentowi treści, której on nie zawierał, ani do składania nowych dokumentów mających potwierdzać okoliczności wynikające z dokumentów już złożonych. Wyjaśnienia nie mogłyby więc ani rozszerzyć zakresu oświadczenia na art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, ani nadać mu formy wymaganej § 4 ust. 3 rozporządzenia. Żądanie wyjaśnień byłoby zatem bezcelowe.

Odwołujący sam rozpoznał, jakiego dokumentu wezwanie dotyczyło. Twierdzeniu, jakoby wezwanie z 24 lipca 2026 r. nie komunikowało Odwołującemu, wobec kogo i jakim dokumentem należy wykazać brak podstawy wykluczenia, przeczy zachowanie samego Odwołującego. Już w dniu otrzymania wezwania wystąpił on do właściwego organu węgierskiego o wydanie urzędowego zaświadczenia o niekaralności dotyczącego pana G.I. – a więc dokładnie tego dokumentu i dokładnie w odniesieniu do tej osoby, których brak stał się następnie podstawą odrzucenia. Potwierdza to również treść wiadomości, którą Odwołujący przekazał Zamawiającemu 04 sierpnia 2026 r.: „W załączniku przesyłam zaświadczenie o niekaralności dyrektora zarządzającego do dalszego wykorzystania”. Odwołujący nie tylko wiedział zatem, jakiego dokumentu dotyczyło wezwanie, lecz sam, już po upływie terminu dokument ten przedłożył, uznając go za konieczny do wykonania wezwania. Stanowisko prezentowane obecnie w odwołaniu, zgodnie z którym wezwanie zostało wykonane oświadczeniem z 28 lipca 2026 r. i wyciągiem z rejestru przedsiębiorców, pozostaje z tym zachowaniem w sprzeczności.

Zarzut nr 3 (nieadekwatność terminu wyznaczonego w wezwaniu) – bezzasadny.

Termin był realny, co potwierdza przebieg zdarzeń. Ustawa nie określa długości terminu z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, pozostawiając ją zamawiającemu; granicę wyznacza wymóg realności oraz art. 8 ust. 4 ustawy Pzp, zgodnie z którym termin obejmujący dwa lub więcej dni zawiera co najmniej dwa dni robocze. Wyznaczony termin obejmował de facto 6 dni kalendarzowych i – nawet przy najwęższym sposobie liczenia, z pominięciem soboty – 4 dni robocze. Termin ten obejmował zatem dwukrotność ustawowego minimum wynikającego z art. 8 ust. 4 ustawy Pzp.

Realność terminu została w niniejszej sprawie potwierdzona empirycznie: węgierski organ wydał żądane zaświadczenie w dniu 28 lipca 2026 r., a więc przed upływem terminu wyznaczonego przez Zamawiającego. Uzyskanie dokumentu w wyznaczonym terminie było zatem obiektywnie możliwe – i faktycznie nastąpiło. Odwołujący sam wskazuje, że organ załatwił sprawę szybciej niż w terminie ustawowym; ustawowy termin załatwienia sprawy jest bowiem terminem maksymalnym, a nie minimalnym i nie stanowi miary czasu rzeczywiście potrzebnego na uzyskanie dokumentu.

Odwołujący przenosi zatem punkt ciężkości z uzyskania dokumentu na sposób jego doręczenia, wskazując, że zaświadczenie sporządzane jest w postaci papierowej i doręczane przesyłką poleconą. Twierdzenia o wyłączności papierowej postaci dokumentu oraz o wyłączności pocztowego trybu jego doręczenia Odwołujący nie poparł jednak dowodem: powołane przez niego przepisy (art. 71 ust. 1 ustawy nr XLVII z 2009 r. oraz art. 41 i art. 50 ust. 2 lit. b ustawy nr CL z 2016 r.) dotyczą legitymacji do złożenia wniosku, trybu uproszczonego i terminu załatwienia sprawy, nie zaś postaci dokumentu ani sposobu jego wydania. Ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa na Odwołującym (art. 534 ust. 1 ustawy Pzp). Na poparcie tezy o granicach swobody zamawiającego przy wyznaczaniu terminu Odwołujący powołuje nadto (przypis 3 odwołania) rozporządzenie Rady (EW G, Euratom) nr 1182/71, które reguluje wyłącznie sposób obliczania okresów, dat i terminów, nie zaś kryteria ich adekwatności. Argument ten jest jednak przede wszystkim niecelny. Zgodnie z pouczeniem zamieszczonym na samym zaświadczeniu zachowuje ono ważność przez 90 dni od dnia wystawienia, a ogłoszenie o zamówieniu dopuszczało dokument wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków. Odwołujący mógł zatem – i powinien był – wystąpić o zaświadczenie przed dniem 16 lipca 2026 r., dysponując na to okresem liczonym w miesiącach. Czas potrzebny na doręczenie przesyłki, na który obecnie się powołuje, jest wyłącznie konsekwencją jego własnej decyzji o zainicjowaniu procedury dopiero po otrzymaniu wezwania.

Rzeczywistą przyczyną uchybienia było zaniechanie Odwołującego, a nie długość terminu.

Odwołujący złożył wniosek o wydanie zaświadczenia dopiero w dniu 24 lipca 2026 r. – osiem dni po upływie terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, w którym powinien był tym dokumentem już dysponować (art. 405 ust. 4 ustawy Pzp oraz sekcja 2.1.4 pkt 1 ogłoszenia). Wymagania postępowania dopuszczały przy tym posłużenie się dokumentem wystawionym w okresie sześciu miesięcy poprzedzających termin składania wniosków. Odwołujący nie był zatem zmuszony inicjować procedury jego uzyskania dopiero po otrzymaniu wezwania – od publikacji ogłoszenia o zamówieniu 16 czerwca 2026 r. do upływu terminu składania wniosków dysponował na to trzydziestoma dniami. Ocena adekwatności terminu wyznaczonego w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp nie może abstrahować od tego, że instytucja ta służy usunięciu skutków zaniedbania wykonawcy, a nie przeniesieniu na zamawiającego ryzyka związanego z organizacją pracy wykonawcy.

Odwołujący nie wystąpił nadto o przedłużenie terminu. Przedłużenie terminu wyznaczonego w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp jest wprawdzie dopuszczalne, jednak – co podkreśla się w piśmiennictwie – pod warunkiem, że wykonawca zwróci się o nie przed upływem terminu pierwotnie wyznaczonego. Odwołujący, wiedząc już 24 lipca 2026 r., ż e wykonanie wezwania zależy od czynności organu obcego państwa, nie podjął żadnej próby zasygnalizowania tej okoliczności Zamawiającemu, co uniemożliwiło jakąkolwiek reakcję z jego strony. Zamawiający nie mógł natomiast przedłużyć terminu po jego upływie ani przyjąć dokumentu złożonego po terminie. Jak wskazała Izba w wyroku z 07 marca 2024 r., sygn. akt KIO 546/24, termin na złożenie lub uzupełnienie podmiotowych środków dowodowych nie może zostać wydłużony po jego upływie, a złożenie dokumentów po terminie jest nieskuteczne i tożsame z ich niezłożeniem; przyjęcie takiego dokumentu naruszałoby zasadę równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji.

Odwołujący kwestionuje przy tym posłużenie się przez Zamawiającego określeniem „termin zawity” w pkt 20 uzasadnienia zaskarżonej czynności. Spór ten ma charakter wyłącznie terminologiczny i pozostaje bez wpływu na treść rozstrzygnięcia. Zamawiający nie twierdzi, ż e termin z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp jest terminem ustawowym; wskazuje jedynie zgodnie z brzmieniem wezwania, w którym określono go jako „nieprzekraczalny”, że po jego bezskutecznym upływie nie mógł już zostać przedłużony, a złożone po nim dokumenty pozostają bezskuteczne. Tak rozumiany skutek upływu terminu wynika wprost z powołanego wyżej orzecznictwa i nie zależy od kwalifikacji tego terminu jako zawitego.

Zarzut nr 4 (naruszenie art. 16 pkt 3 ustawy Pzp – nieproporcjonalność sankcji) – bezzasadny.

Odrzucenie wniosku ma charakter obligatoryjny.

Artykuł 146 ust. 1 ustawy Pzp posługuje się formułą „zamawiający odrzuca wniosek”. Ziszczenie się przesłanki odrzucenia nie pozostawia zamawiającemu żadnego luzu decyzyjnego. Zasada proporcjonalności z art. 16 pkt 3 ustawy Pzp adresowana jest do etapu przygotowania i prowadzenia postępowania – w szczególności do kształtowania warunków udziału i wymagań – nie stanowi natomiast podstawy do odstąpienia od stosowania normy bezwzględnie obowiązującej. Zamawiający, który przyjąłby dokument złożony po terminie, sam naruszyłby ustawę.

Zaświadczenie z 28 lipca 2026 r. nie potwierdza stanu na dzień składania wniosków.

Argument o nieproporcjonalności opiera się na założeniu, że Zamawiający dysponował dokumentem, który „potwierdza stan istniejący również w dniu 16 lipca 2026 r.”. Założenie to jest błędne. Zamawiający zaznacza na wstępie, że jak już wskazano w pkt 22 uzasadnienia zaskarżonej czynności – data wystawienia zaświadczenia nie stanowiła samodzielnej przyczyny odrzucenia wniosku. Podstawą odrzucenia było niezłożenie właściwego środka dowodowego w wyznaczonym terminie. Poniższe uwagi Zamawiający przedstawia odpowiedzi na twierdzenie Odwołującego, jakoby uwzględnienie dokumentu złożonego w 0 4 sierpnia 2026 r. doprowadziło do wykazania braku podstawy wykluczenia, a więc – płaszczyźnie art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp – na okoliczność braku wpływu zarzucanych naruszeń na wynik w postępowania. Kryterium pozostaje przy tym tożsame z przyjętym w pkt 22 uzasadnienia zaskarżonej czynności: rozstrzyga to, jaki stan dokument potwierdza. Wykonawca czyni mu zadość albo podmiotowym środkiem dowodowym wystawionym przed upływem terminu składania wniosków, albo dokumentem wystawionym później, którego treść odnosi się do stanu na ten dzień. Zaświadczenie o niekaralności do drugiej z tych kategorii nie należy – z uwagi na swoją konstrukcję potwierdza ono stan rejestru wyłącznie na dzień wystawienia.

Zaświadczenie o niekaralności jest dokumentem szczególnym: potwierdza stan wynikający z rejestru na dzień jego wystawienia i nie obejmuje zdarzeń historycznych, w tym zatarcia skazania. Z zaświadczenia wydanego 28 lipca 2026 r. nie wynika, że dana osoba nie figurowała w rejestrze 16 lipca 2026 r. – skazanie widniejące w rejestrze w dniu składania wniosków mogło bowiem ulec zatarciu w okresie pomiędzy tymi datami, co powoduje jego usunięcie z rejestru.

Stanowisko to jest w orzecznictwie Izby utrwalone (wyroki: KIO 109/18, KIO 258/18 i KIO 263/18, KIO 410/18, KIO 449/18 i KIO 471/18, KIO 420/19, KIO 2819/20, KIO 3017/23, KIO 3376/24, KIO 198/25). Wymóg wynikający z art. 405 ust. 5 ustawy Pzp ma przy tym charakter obiektywny – jego spełnienie nie zależy od oceny prawdopodobieństwa zdarzenia, które mogło nastąpić pomiędzy dniem składania wniosków a dniem wystawienia dokumentu. Luki tej nie wypełnia również oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, które nie jest podmiotowym środkiem dowodowym.

Charakter zaświadczenia potwierdza jego własna treść. Dokument stwierdza wskazane w nim okoliczności „na podstawie danych z rejestru karnego”, a więc na podstawie stanu rejestru z chwili jego sporządzenia. Zamieszczone na nim pouczenie wskazuje nadto, że zaświadczenie jest „ważne przez 90 dni od daty wystawienia” – termin ważności biegnie zatem naprzód, od dnia wystawienia, a nie wstecz – oraz że „potwierdza wyłącznie prawdziwość faktów wskazanych przez wnioskodawcę w formularzu wniosku o wydanie urzędowego zaświadczenia o niekaralności i podlegających potwierdzeniu”. Dokument nie zawiera i nie może zawierać oświadczenia organu co do stanu rejestru w jakiejkolwiek dacie wcześniejszej. Jak wskazała Izba w wyroku z 27 marca 2019 r., sygn. akt KIO 420/19, sama data wystawienia dokumentu jest wtórna wobec wymagań stawianych jego treści – istotne jest, aby dowód potwierdzał niekaralność w dacie nie późniejszej niż wyznaczony dzień składania wniosków.

W konsekwencji, jeżeli wykonawca w postępowaniu prowadzonym w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa nie dysponował zaświadczeniem przed upływem terminu składania wniosków, następcze potwierdzenie braku karalności z datą wsteczną nie jest możliwe. Także zatem terminowe złożenie zaświadczenia z 28 lipca 2026 r. nie doprowadziłoby do wykazania okoliczności wymaganej art. 405 ust. 5 ustawy Pzp. Okoliczność ta ma znaczenie nie tylko dla zarzutu nr 4, lecz także dla zarzutów nr 2 i 3: uchybienia, których Odwołujący dopatruje się postępowaniu Zamawiającego, nie mogłyby mieć wpływu na wynik postępowania. w Przebieg badania wniosku nie potwierdza zarzutu nadmiernego formalizmu.

Zarzut nadmiernego formalizmu pozostaje w sprzeczności z przebiegiem postępowania. Mimo że naruszenie art. 405 ust. 4 ustawy Pzp było 16 lipca 2026 r. zupełne, Zamawiający zastosował przewidzianą ustawą procedurę naprawczą z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, umożliwiając Odwołującemu usunięcie pierwotnego braku. Zamawiający samodzielnie zweryfikował nadto dane rejestrowe Odwołującego w węgierskim rejestrze przedsiębiorców, korzystając z serwisu ecegjegyzek.hu (https://www.e-cegjegyzek.hu/) prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości Węgier. Zarzut, jakoby Zamawiający oczekiwał od Odwołującego dokumentu „niemożliwego do uzyskania” i uchylał się od samodzielnych ustaleń, nie znajduje zatem oparcia w aktach postępowania. Granicą tych ustaleń pozostaje jednak to, czego zamawiający ustalić nie może: dane o karalności osoby fizycznej nie są dostępne w żadnym rejestrze jawnym i mogą zostać wykazane wyłącznie dokumentem pochodzącym od właściwego organu, uzyskanym na wniosek osoby, której dotyczy.

Uwzględnienie dokumentu złożonego po terminie naruszałoby zasadę równego traktowania Odwołujący wywodzi, że przyjęcie dokumentu, który wpłynął trzy dni przed oceną wniosków, „nie naruszyłoby interesu drugiego uczestnika Postępowania”. Argument ten pomija istotę zasady równego traktowania wykonawców: naruszeniem art. 16 pkt 1 ustawy Pzp jest samo przyznanie jednemu wykonawcy dodatkowego, nieprzewidzianego terminu na wykazanie braku podstaw wykluczenia, niezależnie od tego, czy inny wykonawca poniósł z tego tytułu wymierną szkodę. Drugi uczestnik postępowania, wezwany w tej samej dacie i z tym samym terminem, wezwanie wykonał. Przyjęcie od Odwołującego dokumentu złożonego sześć dni po upływie terminu oznaczałoby przyznanie mu terminu, jakiego nie miał wykonawca, który obowiązek wykonał prawidłowo.

Powołane w odwołaniu wyroki Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawach C336/12 (Manova) i C-387/14 (Esaprojekt) stanowiska Odwołującego nie wspierają. Trybunał dopuścił w nich wyłącznie uzupełnienie lub sprostowanie szczegółów dokumentacji, której istnienie przed upływem terminu składania ofert można obiektywnie zweryfikować, wykluczając jednocześnie przedstawianie po terminie informacji i dokumentów, które w istocie stanowią nową okoliczność. Zaświadczenie wystawione po terminie składania wniosków i potwierdzające stan na datę późniejszą do pierwszej z tych kategorii nie należy. Odwołujący powołuje zatem w przypisie 6 odwołania orzeczenie, które zakazuje przedstawiania po terminie informacji i dokumentów pierwotnie nieprzedłożonych, a więc wspierające stanowisko Zamawiającego, nie zaś jego własne.

Argumentacja o wyłącznym charakterze pozycji rynkowej Odwołującego jest bez znaczenia dla sprawy.

Wywód zawarty w pkt IV odwołania, dotyczący statusu Odwołującego jako producenta radarów PGSR-3i-BEAGLE i podmiotu wyłącznie uprawnionego z praw własności intelektualnej, zmierza – jak się wydaje – do wykazania interesu w uzyskaniu zamówienia. Zamawiający wskazuje jednak, że okoliczności te pozostają bez wpływu na ocenę zgodności zaskarżonej czynności z prawem. Ustawa Pzp nie przewiduje łagodniejszych wymagań zakresie podstaw wykluczenia dla wykonawców o określonej pozycji rynkowej, a badanie podmiotowe poprzedza w jakąkolwiek ocenę zdolności do wykonania zamówienia.

Brak wpływu zarzucanych naruszeń na wynik postępowania (art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp).

Zgodnie z art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp Izba uwzględnia odwołanie tylko wówczas, gdy stwierdzi naruszenie przepisów ustawy, które miało lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania. Nawet zatem gdyby Izba podzieliła którykolwiek z zarzutów proceduralnych Odwołującego – co Zamawiający kwestionuje – odwołanie podlegałoby oddaleniu. Jedynym dokumentem urzędowym, jakim Odwołujący mógł się posłużyć, było zaświadczenie z 28 lipca 2026 r., a więc dokument wystawiony po terminie składania wniosków, potwierdzający stan na dzień jego wystawienia. Ani ponowne wezwanie w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, ani żądanie wyjaśnień w trybie art. 128 ust. 4 ustawy Pzp, ani wyznaczenie dłuższego terminu nie mogłyby doprowadzić do wykazania braku podstawy wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp w sposób odpowiadający wymogowi art. 405 ust. 5 ustawy Pzp. Wynik postępowania byłby w każdym z tych wariantów tożsamy.

Nieuwzględnienie przez Odwołującego specyfiki zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Końcowo podkreślić należy, iż odwołanie zbudowane jest na wzorcu badania podmiotowego właściwym dla postępowań klasycznych, w których podmiotowe środki dowodowe składane są dopiero na wezwanie kierowane do wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona (art. 126 ust. 1 ustawy Pzp) i w których wystarczy, aby były aktualne na dzień ich złożenia (art. 128 ust. 2 ustawy Pzp). Żaden z tych przepisów w niniejszym postępowaniu nie znajduje zastosowania. Zgodnie z art. 395 ust. 1 pkt 1 lit. a) tiret pierwsze ustawy Pzp art. 126 ust. 1 ustawy Pzp jest wyłączony w zamówieniach w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Reguła aktualności z art. 128 ust. 2 ustawy Pzp stanowi zaś konsekwencję unormowania art. 126 ust. 1 ustawy Pzp, złożenie środka aktualnego na dzień złożenia tworzy domniemanie, że stan ten trwa od dnia składania ofert. Skoro przepis stanowiący podstawę tego domniemania nie ma zastosowania, zastosowania nie znajduje również oparta na nim reguła. Kwestię tę reguluje samodzielnie art. 405 ust. 5 ustawy Pzp, wymagający, aby oświadczenie z art. 125 ust. 1 oraz podmiotowe środki dowodowe potwierdzały brak podstaw wykluczenia nie później niż na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wymóg ten ma charakter ogólny w tym znaczeniu, że nie jest uzależniony od chwili złożenia podmiotowych środków dowodowych dotyczy zatem także dokumentów składanych w odpowiedzi na wezwanie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy: obowiązek złożenia dokumentu dotyczącego niekaralności pana G.I. powstał wobec Odwołującego już 1 6 lipca 2026 r. i nie został wykonany. Wezwanie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp służyło usunięciu skutków tego zaniechania, nie zaś przesunięciu momentu, na który stan niekaralności miał zostać wykazany. Odwołujący konsekwentnie pomija tę różnicę — stąd bierze się zarówno jego przekonanie o obowiązku kierowania kolejnych wezwań, jak i teza, że dokument złożony 04 sierpnia 2026 r. powinien był zostać uwzględniony. Podkreślenia wymaga wreszcie, ż e nawet hipotetyczne przyjęcie, iż Odwołujący złożył żądany dokument w terminie, nie zmieniłoby oceny jego wniosku.

Zaświadczenie dotyczące pana G.I. zostało wystawione przez węgierskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych dopiero 28 lipca 2026 r., a więc po upływie terminu składania wniosków, który przypadał na 16 lipca 2026 r. Dokument ten nie potwierdzał zatem — i potwierdzać nie mógł — braku podstaw wykluczenia na dzień wymagany przez art. 405 ust. 5 ustawy Pzp, wobec czego wniosek Odwołującego podlegałby odrzuceniu niezależnie od terminowości jego złożenia.

Odwołujący złożył dodatkowe pismo procesowe w sprawie, w którym odniósł się do twierdzeń zamawiającego z odpowiedzi na odwołanie.

Izba ustaliła i zważyła, co następuje.

Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych wymaganych przy procedurze, której wartość szacunkowa zamówienia przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że odwołujący posiada interes w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia, kwalifikowany możliwością poniesienia szkody w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, o których mowa w art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, co uprawniało go do złożenia odwołania.

Izba stwierdziła, że nie zachodzą przesłanki do odrzucenia odwołania.

Uwzględniając dokumentację z przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska stron, złożone w pismach procesowych, jak też podczas rozprawy Izba stwierdziła, że odwołanie zasługuje na uwzględnienie.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej zarzuty odwołującego są zasadne. Krajowa Izba Odwoławcza podzielając w całości stanowisko odwołującego (za wyrokiem Sądu Okręgowego w Warszawie z 25.08.2015 r., sygn. akt: XXIII Ga 1072/15: „Izba ma prawo podzielić zarzuty i wartościową argumentację jednego z uczestników, zgodnie z zasadą swobodnej oceny dowodów”), wskazuje, co następuje.

Izba wskazuje, że do wniosku odwołujący dołączył oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp. Nie dołączył zagranicznego odpowiednika informacji z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącego urzędującego członka organu zarządzającego.

Pismem z 24 lipca 2026 r. (piątek), przekazanym pocztą elektroniczną, Zamawiający wezwał Odwołującego na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia: (a) informacji odpowiadającej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 oraz art. 108 ust. 2 ustawy Pzp oraz (b) dokumentu odpowiadającego zaświadczeniu o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Termin wykonania wezwania wyznaczono „w nieprzekraczalnym terminie do dnia 29.07.2026 r.”. Wezwanie nie wskazywało osoby fizycznej, której żądany dokument miał dotyczyć.

W uzasadnieniu faktycznym wezwania Zamawiający przytoczył postanowienia sekcji 2.1.4 i 2.1.6 ogłoszenia o zamówieniu, w tym pkt 2.3 sekcji 2.1.4 przewidujący zastąpienie dokumentu urzędowego oświadczeniem zastępczym i zamknął ten wywód stwierdzeniem:

„ W niniejszym przypadku stosuje się zapisy pkt. 2.3.”.

24 lipca 2026 r., tj. w dniu otrzymania wezwania, Odwołujący złożył do właściwego organu węgierskiego wniosek o wydanie urzędowego zaświadczenia o niekaralności (hatósági erkölcsi bizonyítvány) dotyczącego pana G.I.. Wniosek ten został zarejestrowany przez organ w systemie teleinformatycznym 27 lipca 2026 r., tj. w pierwszym dniu roboczym następującym po jego faktycznym złożeniu przez Odwołującego. Ustalenie daty, od której rozpoczął bieg ośmiodniowy termin załatwienia sprawy, pozostaje przy tym dla oceny niniejszej sprawy bez znaczenia. Termin ten upływał bowiem po 29 lipca 2026 r., wyznaczonym przez Zamawiającego jako termin wykonania wezwania. Licząc od dnia rejestracji wniosku przez organ, termin ustawowy upływał 04 sierpnia 2026 r.; licząc zaś od dnia faktycznego złożenia wniosku przez Odwołującego – 01 sierpnia 2026 r., a wobec przypadnięcia tej daty na sobotę, w najbliższym dniu roboczym. W każdym z tych wariantów organ obcego państwa dysponował ustawowym terminem na wydanie dokumentu dłuższym niż cały czas, jaki Zamawiający pozostawił Odwołującemu na jego uzyskanie, doręczenie oraz przekazanie za pośrednictwem platformy zakupowej. Przy przyjęciu daty rejestracji wniosku termin wyznaczony przez Zamawiającego upłynął zatem, zanim organowi obcego państwa rozpoczął w ogóle biec ustawowy termin na wydanie dokumentu.

28 lipca 2026 r. o godz. 21:24:54, a więc przed upływem wyznaczonego terminu, Odwołujący przekazał Zamawiającemu za pośrednictwem platformy zakupowej: ( i) oświadczenie pana G.I. złożone przed adwokatem dr. P.D. z 28 lipca 2026 r. dotyczące treści prawa węgierskiego (wersja polska i angielska), (ii) wyciąg z węgierskiego rejestru przedsiębiorców (cégjegyzék), (iii) dokumenty dotyczące zobowiązań publicznoprawnych. Zamawiający ustalił tę okoliczność w pkt 5 uzasadnienia zaskarżonej czynności.

Zaskarżona czynność nie odnosi się do dokumentów wskazanych pkt (iv). w Oświadczenie dyrektora zarządzającego zostało złożone „pod groźbą kary za składanie fałszywych zeznań” i podpisane przez pana G.I.. W punkcie 2 tiret trzecie zawiera ono stwierdzenie, że „członkowie zarządu i upoważnieni przedstawiciele spółki spełniają wymogi dotyczące niekaralności oraz braku podstaw do wykluczenia określone art. 108 ust. 1 pkt 1 oraz art. 108 ust. 2 PZP”. Z wyciągu z rejestru przedsiębiorców przekazanego w tej samej w przesyłce wynika, że jedynym urzędującym członkiem organu zarządzającego Odwołującego, uprawnionym do samodzielnej reprezentacji, jest pan G.I.. Ustalenie to Zamawiający poczynił samodzielnie w pkt 2 uzasadnienia zaskarżonej czynności.

W prawie węgierskim nie funkcjonuje urzędowe zaświadczenie o niekaralności dotyczące osoby prawnej.

Okoliczność braku prawomocnych rozstrzygnięć karnych oraz środków prawnokarnych zastosowanych wobec spółki ujawniana jest z urzędu w rejestrze przedsiębiorców (cégjegyzék) – rejestrze publicznym prowadzonym przez sąd rejestrowy. Właściwym i zarazem jedynym dokumentem urzędowym wykazującym tę okoliczność jest wyciąg z tego rejestru. Odwołujący złożył aktualny wyciąg w przesyłce z 28 lipca 2026 r.; wyciąg ten nie zawiera jakiegokolwiek wpisu dotyczącego postępowań karnych ani środków prawnokarnych zastosowanych wobec Odwołującego.

Urzędowe zaświadczenie o niekaralności osoby fizycznej (hatósági erkölcsi bizonyítvány) wydawane jest natomiast wyłącznie na wniosek osoby, której dotyczy – stosownie do art. 71 ust. 1 ustawy nr XLVII z 2009 r. o systemie rejestrów karnych (2009. évi XLVII. törvény, Bnytv.); prawo węgierskie nie przewiduje wydania takiego zaświadczenia z urzędu.

Organem właściwym jest Minister Spraw Wewnętrznych, stosownie do art. 36 ust. 1 lit. a rozporządzenia Rady Ministrów nr 90/2026 z dnia 13 maja 2026 r. w sprawie zadań i kompetencji członków Rządu, a w strukturze Ministerstwa – Zastępczy Sekretariat Stanu do spraw Prowadzenia Rejestrów – Organ Rejestru Karnego. Wniosek o wydanie zaświadczenia spełnia kumulatywnie przesłanki postępowania uproszczonego określone w art. 41 ustawy nr CL z 2016 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (2016. évi CL. törvény, Ákr.): jest kompletny, stan faktyczny wynika bezpośrednio z rejestru prowadzonego przez sam organ, a w sprawie nie występuje strona przeciwna. Organ nie dysponuje w tym zakresie uznaniem i obowiązany jest rozpoznać wniosek w tym trybie, a stosownie do art. 50 ust. 2 lit. b Ákr. termin załatwienia sprawy w postępowaniu uproszczonym wynosi osiem dni od dnia wpływu wniosku.

Zaświadczenie dotyczące pana G.I. zostało wydane 28 lipca 2026 r. Okoliczność tę Zamawiający ustalił w pkt 7 uzasadnienia zaskarżonej czynności. Zaświadczenie zostało doręczone panu G.I. 04 sierpnia 2026 r. i tego samego dnia, o godz. 09:33:31, przekazane Zamawiającemu za pośrednictwem platformy zakupowej.

07 sierpnia 2026 r. Zamawiający zawiadomił wykonawców o wynikach oceny wniosków, odrzucając wniosek Odwołującego na podstawie art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp w zw. z art. 405 ust. 1, 4 i 5, art. 108 ust. 1 pkt 2 i art. 128 ust. 1 ustawy Pzp oraz § 2 ust. 1 pkt 1 l it. a i § 4 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 rozporządzenia o podmiotowych środkach dowodowych.

W uzasadnieniu czynności Zamawiający stwierdził, że oświadczenie z 28 lipca 2026 r. „nie jest zindywidualizowane co do osoby objętej art. 108 ust. 1 pkt 2 Pzp, nie wskazuje podstawy ustalenia stanu niekaralności oraz nie przybiera formy przewidzianej dla oświadczenia zastępczego” (pkt 14 i 16). Jednocześnie w pkt 18 wskazał, że rozstrzygnięcie „nie zależy (…) od ustalenia, czy użyta w oświadczeniu dyrektora formuła „pod groźbą kary za składanie fałszywych zeznań” odpowiada w prawie węgierskim oświadczeniu pod przysięgą”. W pkt 21 przyjął, że ponowne zastosowanie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp byłoby niedopuszczalne z uwagi na jednokrotność procedury uzupełniającej. W pkt 23 stwierdził, że art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp „nie wymaga ustalenia, że urzędujący członek organu wykonawcy był rzeczywistości karany; podstawą odrzucenia jest niewykazanie wymaganej okoliczności właściwym środkiem w dowodowym w terminie”.

W tym miejscu Izba przytacza argumentację odwołującego, stanowiącą odpowiedź na stanowisko zamawiającego z odpowiedzi na odwołanie, którą Izba w całości akceptuje i uznaje za własną.

Zamawiający zajmuje w tej samej sprawie dwa wzajemnie wykluczające się stanowiska. Odpierając zarzut nr 1, twierdzi, że Odwołujący żadnego dokumentu nie złożył: „Nie jest zatem tak, że Odwołujący złożył dokument dotknięty wadą – Odwołujący go po prostu nie złożył” (pkt IV.1 odpowiedzi). Odpierając zarzut nr 2, twierdzi natomiast, że dokument został złożony:

„ W niniejszej sprawie uzupełnienie nastąpiło – Odwołujący złożył nowy dokument odpowiedzi na wezwanie. Możliwość ponownego wezwania była zatem wyczerpana” (pkt V.1 odpowiedzi). w Twierdzenia te nie mogą być jednocześnie prawdziwe, a każdy z wariantów prowadzi do uwzględnienia odwołania: a)jeżeli Odwołujący nie złożył żadnego dokumentu, to nie doszło do „uzupełnienia poprzez złożenie nowego (innego) dokumentu”, a powołane przez Zamawiającego orzeczenie KIO 1086/23 nie znajduje zastosowania; wada, na której Zamawiający oparł odrzucenie – brak indywidualizacji i forma oświadczenia – nie była wówczas objęta żadnym wezwaniem, co czyni zasadnym zarzut nr 2; b)jeżeli natomiast Odwołujący złożył nowy dokument – jak Zamawiający twierdzi w pkt V.1 – to nie została spełniona hipoteza art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp, która wymaga niezłożenia dokumentu w terminie, co czyni zasadnym

zarzut nr 1.

Zamawiający mógłby wprawdzie twierdzić, że oba stanowiska dają się pogodzić, ponieważ Odwołujący złożył wprawdzie jakiś dokument, lecz nie złożył dokumentu „w wymaganym zakresie”. Zastrzeżenie to sprzeczności nie usuwa, lecz przesądza wynik sprawy. Dokument złożony, choćby obarczony wadą zakresu, indywidualizacji lub formy, jest bowiem dokumentem niekompletnym albo zawierającym błędy w rozumieniu art. 128 ust. 1 ustawy Pzp – a więc dokumentem, co do którego ustawodawca nakazuje wezwanie do jego poprawienia lub uzupełnienia. Hipotezą art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp jest natomiast niezłożenie dokumentu. Im mocniej Zamawiający akcentuje, że dokument został złożony, tym wyraźniej wskazuje na przepis, którego sam nie zastosował. Zamawiający nie może korzystać z obu wariantów jednocześnie: raz traktując przedłożony dokument jako niebyły, a raz jako skutecznie wyczerpujący procedurę naprawczą. Wybór jednego z nich determinuje wynik sprawy.

Zamawiający wywodzi, że informacja z rejestru karnego potwierdza stan wyłącznie na dzień własnego wystawienia, a zatem dokument wystawiony po terminie składania wniosków nigdy nie wykaże okoliczności wymaganej art. 405 ust. 5 ustawy Pzp. Konsekwencją tej tezy jest wniosek, że w postępowaniach prowadzonych na podstawie działu VI ustawy Pzp wezwanie do uzupełnienia informacji z Krajowego Rejestru Karnego w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp nigdy nie może osiągnąć swojego celu. Wykonawca, który dokumentu nie złożył wraz z wnioskiem, nie ma bowiem możliwości uzyskania dokumentu datowanego wcześniej. Wezwanie byłoby zatem z założenia czynnością pozorną. Zamawiający takie wezwanie jednak skierował – i to do obu uczestników postępowania.

Gdyby jego obecna wykładnia była trafna, byłaby to czynność bezcelowa wobec każdego z nich. Wykładnia przepisu, która czyni bezprzedmiotową czynność podjętą przez sam podmiot stosujący ten przepis, nie może zostać uznana za prawidłową.

Stosowanie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp w postępowaniach w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa potwierdza powoływany przez obie strony wyrok Izby w sprawie KIO 3017/23, w którym Izba wprost odniosła wymóg z art. 405 ust. 5 ustawy Pzp do „podmiotowych środków dowodowych składanych w odpowiedzi na wezwanie wystosowane na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp”. Izba przyjęła zatem, że w tym trybie środki dowodowe są składane i podlegają ocenie - a nie że tryb ten jest z góry bezskuteczny.

Wezwanie z 24 lipca 2026 r. było – przy wykładni przyjętej przez Zamawiającego - niewykonalne od chwili jego wystawienia. Wezwanie żądało informacji odpowiadającej informacji z KRK „wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem złożenia wniosków”, a jednocześnie przypominało, że stosownie do art. 405 ust. 5 ustawy Pzp oświadczenia oraz podmiotowe środki dowodowe potwierdzają brak podstaw wykluczenia „nie później niż na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu”. Jeżeli – jak twierdzi obecnie Zamawiający – dokument wystawiony po 16 lipca 2026 r. z natury rzeczy nie może potwierdzić stanu na ten dzień, to wezwanie z 24 lipca 2026 r. było niewykonalne chwili jego wystawienia – i to wobec każdego adresata. Adresatem wezwania z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp jest bowiem w z definicji wykonawca, który dokumentu w terminie pierwotnym nie złożył, a więc – w realiach tej sprawy – wykonawca, który dokumentem datowanym przed 1 6 lipca 2026 r. nie dysponował. Powstaje zatem alternatywa, której zamawiający nie może rozstrzygnąć na swoją korzyść w żadnym wariancie: a)albo wezwanie było obiektywnie niewykonalne – wówczas jego bezskuteczny upływ nie może stanowić podstawy sankcji z art. 146 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp, bo nie sposób sankcjonować niewykonania czynności niemożliwej; b)albo wezwanie było wykonalne – wówczas dokument wystawiony po 16 lipca 2026 r. mógł wykazać wymaganą okoliczność, a argument zamawiającego o braku wpływu naruszeń na wynik postępowania upada.

Zachowanie zamawiającego wskazuje, że w postępowaniu przyjmował on wariant drugi: skierował wezwanie do obu wykonawców.

Zamawiający przytacza treść zaświadczenia z 28 lipca 2026 r., wskazując, że stwierdza ono, iż osoba, której dotyczy, „nie ma przeszłości karnej”, nie jest objęta zakazem pełnienia funkcji publicznych ani zakazem wykonywania zawodu lub działalności (pkt II.15 odpowiedzi). Jest to wypowiedź o przeszłości osoby, nie zaś o stanie rejestru w jednym oznaczonym dniu. Zamawiający konstruuje zatem wykładnię treści dokumentu sprzeczną z jego brzmieniem, które sam przytacza. Powoływane przez zamawiającego pouczenie o 90-dniowym okresie ważności zaświadczenia dotyczy okresu, w którym dokumentem można się posłużyć, a nie zakresu czasowego stwierdzanego stanu.

Teza o zatarciu skazania jest hipotezą pozbawioną oparcia dowodowego. Zamawiający wywodzi, że z zaświadczenia z 28 lipca 2026 r. nie wynika brak karalności na 16 lipca 2026 r., ponieważ skazanie widniejące w rejestrze w dniu składania wniosków mogło ulec zatarciu okresie pomiędzy tymi datami. Argument ten obarczony jest następującymi wadami: w a)zamawiający nie twierdzi, że pan G.I. był kiedykolwiek skazany, ani nie wskazuje na tę okoliczność jakiegokolwiek dowodu. Buduje argument o braku wpływu na wynik postępowania na zdarzeniu, którego zaistnienia sam nie podnosi.

Ciężar wskazania dowodów dla stwierdzenia faktów, z których strona wywodzi skutki prawne, spoczywa na niej (art. 534 ust. 1 ustawy Pzp); b)art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp nakazuje uwzględnienie odwołania już wtedy, gdy stwierdzone naruszenie miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania. Ustawodawca objął zatem tą normą również wpływ potencjalny, a próg jej zastosowania jest niski. Aby argument o braku wpływu mógł się ostać, to zamawiający musiałby wykazać, że stwierdzone naruszenia nie miały i nie mogą mieć istotnego wpływu na wynik postępowania. Twierdzenie, że wynik byłby tożsamy, ponieważ w ciągu dwunastu dni mogło dojść do zatarcia nieustalonego – i przez nikogo niepodnoszonego – skazania, ciężarowi temu nie odpowiada; c)odwołujący złożył wraz z wnioskiem z 16 lipca 2026 r. oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, obejmujące brak podstaw wykluczenia na ten dzień.

W postępowaniach z działu VI ustawy Pzp oświadczeniu wstępnemu nie przysługuje funkcja, jaką pełni ono w zamówieniach klasycznych. Nie zmienia to jednak faktu, że zamawiający nie zakwestionował prawdziwości tego oświadczenia, nie zarzucił odwołującemu wprowadzenia w błąd i nie zastosował art. 109 ust. 1 pkt 8 lub 10 ustawy Pzp;

d)hipoteza zamawiającego wymaga jednoczesnego przyjęcia dwóch okoliczności: że wobec pana G.I. zapadł kiedykolwiek prawomocny wyrok skazujący oraz że zatarcie tego skazania nastąpiło dokładnie w dwunastodniowym oknie pomiędzy 16 a 28 lipca 2026 r. Zamawiający nie twierdzi żadnej z tych okoliczności i nie przedstawia na nie jakiegokolwiek dowodu. Hipoteza zamawiającego zakłada zatem istnienie – przez dwanaście dni i wyłącznie hipotetycznie – podstawy wykluczenia, która następnie z mocy prawa przestała istnieć, przy czym zamawiający nie twierdzi ani nie dowodzi, że jakiekolwiek skazanie w ogóle miało miejsce.

Zamawiający dwukrotnie oświadcza, że data wystawienia zaświadczenia nie stanowiła przyczyny odrzucenia wniosku – w pkt 22 uzasadnienia zaskarżonej czynności oraz w pkt VII.2 odpowiedzi. Argumentacja oparta na art. 405 ust. 5 ustawy Pzp pojawia się zatem po raz pierwszy w piśmie z 04 września 2026 r.

Izba wskazuje, że ocena zgodności z prawem czynności zamawiającego następuje według podstaw wskazanych w jej uzasadnieniu. Zamawiający może wprawdzie polemizować z zarzutami odwołania, nie może natomiast zastępować podstaw faktycznych i prawnych zaskarżonej czynności nowymi, przedstawionymi po jej dokonaniu. Zamawiający dwukrotnie oświadczył, iż data wystawienia zaświadczenia nie stanowiła przyczyny odrzucenia oraz i ż ocenę tej argumentacji wskazuje wyłącznie w płaszczyźnie art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp.

Art. 128 ust. 1 in fine ustawy Pzp nie wyłączał obowiązku wezwania. Zamawiający powołuje się na wyjątek z końcowej części art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, wskazując, że wniosek odwołującego podlegał odrzuceniu bez względu na uzupełnienie.

Zdaniem Izby, ocena czy wyjątek ten zachodzi, jest dokonywana w chwili, w której powstaje obowiązek wezwania. 24 lipca 2026 r. zamawiający nie uznawał wniosku odwołującego za podlegający odrzuceniu niezależnie od uzupełnienia – w przeciwnym razie nie skierowałby wezwania. Zamawiający nie może powoływać się na wyjątek od obowiązku, który sam wykonał, ani wywodzić go wyłącznie z wykładni przedstawionej dopiero w odpowiedzi na odwołanie. Niezależnie od powyższego wyjątek z art. 128 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp dotyczy sytuacji, w której wniosek podlega odrzuceniu bez względu na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie dokumentu – a więc z przyczyny od tego dokumentu niezależnej.

Tymczasem jedyną podstawą odrzucenia wniosku odwołującego jest brak tego właśnie dokumentu, do którego złożenia zamawiający wezwał. Powołanie wyjątku w takim układzie jest rozumowaniem okrężnym: prowadziłoby ono do wniosku, że obowiązek wezwania nigdy nie powstaje, ponieważ w każdym wypadku brak dokumentu sam przez się uzasadniałby odrzucenie. Wykładnia pozbawiająca przepis jakiegokolwiek zakresu zastosowania nie może zostać przyjęta.

Odwołujący powołuje ogłoszenie o zamówieniu nr 2026-OJS114-00410348-pl, złożone wraz z odwołaniem, jako dowód (pkt VIII.A.1 niniejszego pisma) i potwierdza, że zdanie to stanowi ostatnie zdanie ppkt 2.3 sekcji 2.1.4 pkt 2 ogłoszenia. Ustalenie to nie tylko nie osłabia zarzutu, lecz go zaostrza – i to w trzech niezależnych kierunkach, które wynikają wprost z treści ogłoszenia. Po pierwsze – co do samej formuły: a)wezwanie jest oświadczeniem kierowanym do oznaczonego adresata i jego znaczenie ocenia się z perspektywy tego adresata. Jak wskazała Izba w wyroku z dnia 20 kwietnia 2023 r., KIO 886/23, wezwanie „nie może mieć charakteru jedynie formalnej czynności”, powinno być „dokładne, precyzyjne”, a jego treść – jak wskazano w wyroku z dnia 26 czerwca 2023 r., KIO 1643/238 – „nie może prowadzić do sytuacji, w której wykonawca zmuszony będzie domyślać się, w jakim zakresie ma zostać dokonane złożenie, poprawienie lub uzupełnienie”; b)to zamawiający dobrał fragment ogłoszenia, który zacytował, i to zamawiający umieścił zdanie o stosowaniu pkt 2.3 jako zdanie zamykające uzasadnienie faktyczne wezwania – w miejscu, w którym adresat oczekuje wskazania sposobu jego wykonania; c)jeżeli – jak twierdzi zamawiający – zdanie to „odsyła samo do siebie” i nie zawiera żadnej dyspozycji, to wezwanie zawierało w tym miejscu wypowiedź pozbawioną znaczenia normatywnego, umieszczoną jako ostatnie zdanie uzasadnienia faktycznego, bezpośrednio przed sformułowaniem żądania („Wobec powyższego Zamawiający wzywa Państwa na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp…”). Zamawiający broni się zatem twierdzeniem, że kluczowe – w odbiorze adresata – zdanie jego własnego wezwania nie znaczyło nic. Wezwanie, o którego zamykającym zdaniu jego autor oświadcza, że jest pozbawione treści normatywnej, nie jest wezwaniem „dokładnym” i „precyzyjnym” w rozumieniu KIO 886/23 ani wezwaniem „precyzyjnie wskazującym uchybienia (…) i sposób ich usunięcia” w rozumieniu KIO 868/23.

Wada ta ma źródło w samym ogłoszeniu: zdanie zamykające ppkt 2.3 odsyła do jednostki, w której się znajduje, a zatem jest w ogłoszeniu redakcyjnie puste. Zamawiający przeniósł je jednak do indywidualnego wezwania kierowanego do oznaczonego wykonawcy zagranicznego i umieścił w miejscu, w którym adresat oczekuje wskazania sposobu wykonania wezwania. Skutkami tego zabiegu redakcyjnego nie może być obciążony adresat. Po drugie – ogłoszenie nakłada na wykonawcę zagranicznego obowiązek dokumentacyjny szerszy niż na wykonawcę krajowego. Zestawienie dwóch jednostek ogłoszenia prowadzi do wniosku, którego zamawiający w odpowiedzi nie ujawnia. a)Sekcja 2.1.6 pkt 2 ppkt 2.1 ogłoszenia – adresowana do wykonawców krajowych – wymaga „informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym: w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp”. b)Sekcja 2.1.4 pkt 2 ppkt 2.1 ogłoszenia – adresowana do wykonawców mających siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – wymaga informacji z odpowiedniego rejestru „w zakresie określonym w art. 108 ust. 2 i 1 pkt. 1, 2 i 4 ustawy Pzp”. c)Sekcja 2.1.4 pkt 2 ogłoszenia otwiera się przy tym słowami, że dokumenty te Zamawiający żąda „zamiast” podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w sekcji 2.1.6 – a zatem jako ich odpowiedników.

Odpowiednik nie może być szerszy od pierwowzoru. Tymczasem zakres wymagany od wykonawcy zagranicznego został poszerzony o art. 108 ust. 2 ustawy Pzp – przesłankę, która w całym ogłoszeniu występuje wyłącznie w tym jednym miejscu i której nie wymieniono wśród podstaw wykluczenia wskazanych w sekcji 2.1.6 („Powody wykluczenia”).

Zamawiający zażądał więc od wykonawcy zagranicznego dokumentu potwierdzającego brak podstawy wykluczenia, której w tym postępowaniu w ogóle nie zastrzegł – i której nie wymagał od wykonawcy krajowego.

Wezwanie z 24 lipca 2026 r. ten poszerzony zakres powtórzyło, żądając „informacji odpowiadającej informacji z Krajowego Rejestru Karnego, wymaganej w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 oraz art. 108 ust. 2 ustawy Pzp”. Skutki są dwa. Po pierwsze, § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o podmiotowych środkach dowodowych nie przewiduje informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 2 ustawy Pzp, a żaden rejestr karny – ani polski, ani węgierski – dokumentu obejmującego tę przesłankę nie wydaje; w tej części wezwanie było niewykonalne. Po drugie, nałożenie na wykonawcę zagranicznego wymogu dokumentacyjnego szerszego niż na wykonawcę krajowego, w postępowaniu ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, narusza art. 16 pkt 1 ustawy Pzp.

Sekcja 2.1.4 pkt 2 ppkt 2.1 ogłoszenia wymaga od wykonawcy zagranicznego „informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju (…)”. Konstrukcja ta jest dwuczłonowa i ma charakter zasady oraz wyjątku: dokumentem podstawowym jest informacja z rejestru, w szczególności rejestru sądowego; dokument równoważny wydany przez organ sądowy lub administracyjny wchodzi w grę dopiero „ w przypadku braku takiego rejestru”. W przesyłce z 28 lipca 2026 r. odwołujący złożył wyciąg z węgierskiego rejestru przedsiębiorców (cégjegyzék) – rejestru prowadzonego przez Sąd Rejestrowy Sądu Stołecznego w Budapeszcie. Złożył zatem dokument należący do kategorii, którą ogłoszenie wskazuje jako podstawową: informację z odpowiedniego rejestru, będącego rejestrem sądowym. Węgry taki rejestr prowadzą, wobec czego przesłanka „braku takiego rejestru”, warunkująca sięgnięcie do dokumentu równoważnego, nie została spełniona.

Zamawiający odpowiada, że rejestr ten nie zawiera danych o karalności osoby fizycznej (pkt IV.3 odpowiedzi). Jest to trafne – i jest to dokładnie okoliczność, która otwiera drugą przesłankę § 4 ust. 3 rozporządzenia: „gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 (…) ustawy”. Wykonawca zagraniczny złożył dokument wskazany w ogłoszeniu jako podstawowy; dokument ten – z przyczyn leżących w konstrukcji węgierskiego porządku prawnego, a nie w zaniechaniu wykonawcy – nie obejmuje wszystkich przypadków objętych wezwaniem; ustawodawca przewidział na tę sytuację ścieżkę oświadczenia zastępczego, a odwołujący z niej skorzystał w tej samej przesyłce.

Argumentacja Zamawiającego opiera się natomiast na pomieszaniu obu członów przepisu: z faktu, że Węgry wydają odrębne zaświadczenie o niekaralności osoby fizycznej – a więc ż e istnieje „dokument równoważny wydany przez właściwy organ administracyjny”, o którym mowa w członie subsydiarnym – zamawiający wyprowadza wniosek, że zamknięta jest ścieżka zastępcza odnoszona do dokumentu z członu podstawowego. Wniosek ten nie wynika ani z § 4 ust. 3 rozporządzenia, ani z treści własnego ogłoszenia zamawiającego.

Zamawiający wywodzi, że odesłanie w oświadczeniu do art. 108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp nie może obejmować podstawy z pkt 2, ponieważ oba przepisy dotyczą różnych kręgów podmiotowych: pkt 1 – wykonawcy będącego osobą fizyczną, pkt 2 – urzędującego członka organu zarządzającego. Konkluduje, że „to nie jest omyłka redakcyjna; to brak oświadczenia w wymaganym zakresie”. Argument ten opiera się na pominięciu części wstępnej oświadczenia z 28 lipca 2026 r. – tj. tej jednostki dokumentu, która wyznacza zakres wszystkich złożonych w nim oświadczeń. Zamawiający przytacza w pkt 11 stanu faktycznego oraz w pkt IV.4 odpowiedzi punkt 1 oraz punkt 2 tiret a), b) i c) oświadczenia, natomiast nie cytuje – ani nie wzmiankuje – zdania wprowadzającego, którym oświadczenie się otwiera i które brzmi: „Ja, niżej podpisany Géza István SZATHMÁRI(imię i nazwisko przy urodzeniu: G.I.; miejsce i data urodzenia: Budapeszt, 24 stycznia 1967 r.; imię matki: Györgyi Fodor; adres: 2040 Budaörs, ul. Bíbor 6.),działając w charakterze dyrektora zarządzającego upoważnionego do reprezentowania wyłącznie spółki Pro Patria Electronics Ltd. (…), w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, (2) i (4), a także w art. 108 ust. 2 polskiej ustawy z dnia 11 września 2019 r. o zamówieniach publicznych (…) oraz zgodnie z § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie subiektywnych [tak w tłumaczeniu – podmiotowych] środków dowodowych, niniejszym składam następujące (…)”.

Zdanie to przesądza trzy okoliczności, które zamawiający przedstawia jako nieistniejące. Po pierwsze – zakres: oświadczenie zostało złożone „w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, (2) i (4), a także w art. 108 ust. 2” ustawy Pzp, a więc w pełnym zakresie wezwania z dnia 24 lipca 2026 r., wraz z wyraźnym wskazaniem art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. Po drugie – podstawę prawną: oświadczenie odwołuje się wprost do § 4 ust. 3 rozporządzenia, a więc do ścieżki zastępczej, której zastosowanie zamawiający uznaje za nieujawnione. Po trzecie – osobę: oświadczenie identyfikuje sygnatariusza imieniem i nazwiskiem, nazwiskiem rodowym, miejscem i datą urodzenia, imieniem matki oraz adresem zamieszkania, a nadto wskazuje go jako osobę „upoważnioną do reprezentowania” odwołującego.

Twierdzenie zawarte w odpowiedzi na odwołanie, że oświadczenie „nie odnosi się do art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp”, jest zatem niezgodne z treścią dokumentu, na którym zamawiający opiera zaskarżoną czynność. Przepis art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp został nim wskazany dwukrotnie: w części wstępnej – jako podstawa wykluczenia objęta oświadczeniem, oraz w punkcie 2 w tiret b) – w nawiasie „(zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 2 i 4 PZP)”.

W tym drugim miejscu zamawiający wskazuje, że w punkcie 2 tiret b) oświadczenia „Odwołujący powołał art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp – jednak na potwierdzenie braku zakazu udziału spółki w postępowaniach” i buduje na tym wniosek, że „ten sam błąd wykładni leży u podstaw całego odwołania”. Tymczasem powołanie zawarte w oświadczeniu brzmi „zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 2 i 4 PZP”. Zamawiający pominął w cytacie słowa „i 4” – a więc właśnie tę jednostkę, do której odnosi się przywołana teza. Po przywróceniu pełnego brzmienia cytatu argument zamawiającego traci podstawę: oświadczenie powołuje pkt 2 i pkt 4, a nie pkt 2 zamiast pkt 4.

Izba wskazuje, że odwołujący jest spółką, nie osobą fizyczną. Gdyby zatem zdanie zawarte w punkcie 2 tiret trzecie oświadczenia odnosiło się wyłącznie do art. 108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, byłoby ono pozbawione jakiejkolwiek treści: dotyczyłoby podstawy wykluczenia, która wobec odwołującego nie może znaleźć zastosowania. Tymczasem zdanie to nie odnosi się do wykonawcy, lecz wprost do „członków zarządu i upoważnionych przedstawicieli spółki”, a więc dokładnie do kręgu podmiotowego wyznaczonego przez art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

Oświadczenie łączy zatem właściwy krąg podmiotowy (członkowie organu zarządzającego) z właściwym katalogiem czynów (przestępstwa, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, do których art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp odsyła). Materialnie obejmuje ono zatem dokładnie treść normy z art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. Nieprawidłowe jest wyłącznie oznaczenie jednostki redakcyjnej, a jest to wada dokumentu w rozumieniu art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, nie zaś brak dokumentu.

Rozstrzygające jest jednak to, że rozróżnienia, którego zamawiający wymaga od odwołującego, nie stosuje własne ogłoszenie o zamówieniu. W sekcji 2.1.6 („Podstawy wykluczenia”) zamawiający wymienił podstawy wykluczenia wraz z ich kwalifikacją prawną. Wszystkie podstawy o charakterze przestępczym oznaczył tam łącznie jako „art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp”. W żadnym miejscu sekcji 2.1.6 ogłoszenia art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp nie występuje samodzielnie – zawsze wyłącznie w parze z pkt 1 jako oznaczenie jednej podstawy wykluczenia. Wykonawca zagraniczny, ustalający treść swoich obowiązków na podstawie ogłoszenia, miał zatem wszelkie podstawy do przyjęcia, że oświadczenie odnoszące się do „niekaralności oraz braku podstaw do wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1” obejmuje tę samą podstawę, którą ogłoszenie konsekwentnie oznacza jako „pkt 1 i 2”. Zamawiający nie może wymagać od wykonawcy rozróżnienia, którego sam nie czyni dokumencie kształtującym wymagania postępowania. Byłoby to nie do pogodzenia z zasadą przejrzystości (art. 16 pkt w 2 ustawy Pzp). Twierdzenie zawarte w pkt IV.4 odpowiedzi, że „to nie jest omyłka redakcyjna; to brak oświadczenia w wymaganym zakresie”, pozostaje zatem w sprzeczności z treścią sekcji 2.1.6 ogłoszenia.

Powoływana przez zamawiającego treść punktu 2 tiret drugie oświadczenia, w którym art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp powołano na potwierdzenie braku zakazu ubiegania się o zamówienia, potwierdza jedynie, że sporządzający oświadczenie – działający w obcym porządku prawnym – nieprecyzyjnie przypisał numery jednostek redakcyjnych ustawy polskiej poszczególnym twierdzeniom. Jest to argument na rzecz istnienia omyłki, nie przeciw niej.

Ponadto wskazać należy, że: a)oświadczenie zostało złożone i podpisane przez pana G.I., tj. przez osobę, której żądany dokument miał dotyczyć, a jego część wstępna zawiera pełne dane identyfikujące tę osobę: imię i nazwisko, imię i nazwisko rodowe, miejsce i datę urodzenia, imię matki oraz adres zamieszkania. Są to dane służące identyfikacji osoby fizycznej w rejestrze karnym. Oświadczenie odnoszące się wyłącznie do spółki nie wymagałoby przytoczenia imienia matki i daty urodzenia sygnatariusza; b)zamawiający twierdzi, że „oświadczenie nie wskazuje przy tym osób uprawnionych do reprezentacji Odwołującego, nie realizuje więc również wariantu pierwszego” § 4 ust. 3 rozporządzenia. Twierdzenie to jest sprzeczne z treścią dokumentu. Część wstępna oświadczenia wskazuje osobę uprawnioną do reprezentacji wprost i imiennie – „Ja, niżej podpisany Géza István SZATHMÁRI (…), działając w charakterze dyrektora zarządzającego upoważnionego do reprezentowania (…) spółki Pro Patria Electronics Ltd.” – a wskazanie to pokrywa się z rubryką 13 wyciągu z rejestru przedsiębiorców złożonego w tej samej przesyłce, w której pan G.I. figuruje jako jedyny dyrektor zarządzający uprawniony do samodzielnej reprezentacji. Wariant pierwszy § 4 ust. 3 rozporządzenia został zatem zrealizowany na samej treści dokumentu; c)zamawiający twierdzi, że oświadczenie „nie wskazuje podstawy ustalenia stanu niekaralności” (pkt 11 stanu faktycznego). Podstawa ta została wskazana w punkcie 1 oświadczenia: prawo węgierskie nie przewiduje odrębnego zaświadczenia o niekaralności dla osób prawnych, a wszelkie prawomocne sankcje i środki karne nałożone na osobę prawną są – na podstawie ustawy CIV z 2001 r. – z urzędu wpisywane przez sąd rejestrowy do publicznego rejestru spółek. Oświadczenie wyjaśnia więc zarówno, dlaczego dokumentu urzędowego nie ma, jak i gdzie znajduje się jawny rejestr, w którym informacja równoważna podlega ujawnieniu – i wskazuje na dokument z tego właśnie rejestru, złożony w tej samej przesyłce. Oświadczenie i wyciąg z rejestru tworzą zatem jedną, wzajemnie objaśniającą się całość dowodową, właściwą dla ścieżki z § 4 ust. 3 rozporządzenia; d)krąg osób objętych art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp po stronie odwołującego był jednoelementowy, a zamawiający ustalił to samodzielnie – i to na podstawie dokumentu złożonego w tej samej przesyłce. Zestawienie części wstępnej oświadczenia (imiennie oznaczony sygnatariusz, z datą urodzenia i imieniem matki) z punktem 2 tiret c) (zbiorcza formuła o „członkach zarządu i upoważnionych przedstawicielach spółki”) nie wymagało zatem żadnego domysłu: zbiór opisany formułą zbiorczą miał jednego członka, wskazanego imiennie w tym samym dokumencie; e)wymóg indywidualizacji nie został odwołującemu zakomunikowany. Wezwanie nie wskazywało osoby, której dokument miał dotyczyć. Zgodnie z powołanym wyrokiem KIO 886/23 zamawiający obowiązany jest wskazać w wezwaniu, „na czym polega błąd lub niekompletność oświadczenia lub dokumentu”.

Przesłanka formy w odniesieniu do oświadczenia z 28 lipca 2026 r. w ogóle nie znajduje zastosowania. Paragraf 4 ust. 3 rozporządzenia przewiduje bowiem dwa warianty dokumentu zastępczego: oświadczenie wykonawcy ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji albo oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą. Wymóg złożenia oświadczenia „pod przysięgą” odnosi się – zgodnie z konstrukcją gramatyczną przepisu – wyłącznie do wariantu drugiego; wariant pierwszy takiego wymogu nie zawiera. Oświadczenie z 28 lipca 2026 r. realizuje wariant pierwszy: zostało złożone przez odwołującego i wskazuje imiennie osobę uprawnioną do jego reprezentacji. Ocena czy prawo węgierskie zna instytucję oświadczenia pod przysięgą, jest zatem dla rozstrzygnięcia obojętna.

Wyrok KIO 1086/23 – powołany przez zamawiającego jako odnoszący się „bezpośrednio do sytuacji zaistniałej w sprawie” – w rzeczywistości wspiera stanowisko odwołującego. Wezwanie z 24 lipca 2026 r. standardu tego nie spełniało w odniesieniu do wad, które stały się podstawą odrzucenia. Nie wskazywało bowiem uchybień oświadczenia, które w dacie wezwania jeszcze nie istniało, ani sposobu ich usunięcia.

W komentarzu do art. 128 PZP wskazano: „Wezwanie powinno precyzyjnie wskazywać uchybienia, jakich dopuścił się wykonawca, sposób ich usunięcia poprzez wskazanie, czy powinno mieć miejsce złożenie, poprawienie lub uzupełnienie określonych oświadczeń lub dokumentów, a także określać termin i formę usunięcia nieprawidłowości. W przypadku niezachowania tych warunków, w szczególności w przypadku nieprecyzyjnego lub niekompletnego wezwania, możliwe (a nawet konieczne) jest ponowienie tej czynności przez zamawiającego”. g)twierdzenie, że zamawiający „nie miał wątpliwości interpretacyjnych” pozostaje w sprzeczności z pkt 18 uzasadnienia zaskarżonej czynności, w którym zamawiający odstąpił od ustalenia treści prawa węgierskiego w zakresie oświadczenia pod przysięgą. Brak wątpliwości i odstąpienie od ustalenia okoliczności prawnie relewantnej to dwie różne rzeczy. Materiał pozwalający na dokonanie tego ustalenia – oświadczenie adwokata dotyczące treści prawa węgierskiego – znajdował się w aktach postępowania już 28 lipca 2026 r.; h)okoliczność, że odwołujący wystąpił o zaświadczenie w dniu otrzymania wezwania i przekazał je niezwłocznie po otrzymaniu (pkt V.6 odpowiedzi), dowodzi jego staranności, a nie przyznania, że oświadczenie z 28 lipca 2026 r. było nieskuteczne. Wykonawca działający z należytą starannością przedkłada dokument urzędowy niezwłocznie po jego uzyskaniu, niezależnie od oceny dokumentów złożonych wcześniej. Wniosek przeciwny prowadziłby do wniosku, że przedłożenie dodatkowego dokumentu działa na niekorzyść wykonawcy.

Zasada jednokrotności wezwania została wypracowana w orzecznictwie wyłącznie na tle art. 128 ust. 1 ustawy Pzp i nie rozciąga się na żądanie wyjaśnień, które nie prowadzi do złożenia nowego dokumentu, lecz służy ustaleniu treści dokumentu już złożonego. Wątpliwości, jakie zamawiający powziął co do zakresu, indywidualizacji i podstawy prawnej oświadczenia z 28 lipca 2026 r., dawały się w tym trybie usunąć w całości. Zamawiający nie skorzystał z żadnego z dwóch dostępnych instrumentów, a następnie odrzucił wniosek z powołaniem się na wadę, o której odwołującego nigdy nie zawiadomił. Postępowanie takie narusza art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp.

Podnieść również należy, że przedkładany formularz wniosku (identyfikator EE2607271031) wskazuje jako czas złożenia wniosku 27 lipca 2026 r., godz. 12:36:31. Dokument ten nie odnotowuje daty żadnej czynności wcześniejszej.

Odwołanie wskazywało, że data początku biegu terminu organu pozostaje bez znaczenia, ponieważ w każdym wariancie termin ustawowy organu upływał po 29 lipca 2026 r. Data 27 lipca 2026 r. jest dla odwołującego korzystniejsza: dzień 24 lipca 2026 r. był piątkiem, w którym wezwanie dotarło do odwołującego, dni 25 i 26 lipca 2026 r. były dniami wolnymi, a wniosek został złożony pierwszym dniu roboczym następującym po otrzymaniu wezwania, drogą elektroniczną. Ośmiodniowy ustawowy w termin załatwienia sprawy, liczony od tej daty, upływał zatem około 0 4 sierpnia 2026 r. – tj. dokładnie w dniu, w którym zaświadczenie faktycznie dotarło do adresata i sześć dni po upływie terminu wyznaczonego w wezwaniu.

Zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Rządu nr 419/2017 (z dnia 19 grudnia 2017 r.) o szczegółowych zasadach postępowania w sprawie wydawania urzędowych zaświadczeń o niekaralności, wniosek może zostać złożony pocztą, na przeznaczonym do tego formularzu papierowym, albo drogą elektroniczną – za pośrednictwem obowiązkowych usług identyfikacji elektronicznej i aplikacji ramowej. Odwołujący skorzystał z drogi elektronicznej. Paragraf 3 ust. 1 tego rozporządzenia określa – w sposób wyczerpujący i bezwzględnie wiążący organ – terminy załatwienia sprawy: pięć dni dla wniosków złożonych osobiście w punkcie obsługi klienta oraz osiem dni dla wniosków krajowych złożonych w jakikolwiek inny sposób (§ 3 ust. 1 lit. b). Dla wniosku złożonego elektronicznie 27 lipca 2026 r. ustawowy termin załatwienia sprawy upływał zatem około 04 sierpnia 2026 r. Wynika z tego ustalenie o znaczeniu rozstrzygającym dla zarzutu nr 3: termin wyznaczony w wezwaniu – cztery dni robocze, od piątku 24 do środy 29 lipca 2026 r. – był krótszy od terminu, jakim na załatwienie sprawy dysponował sam organ węgierski. Nie chodzi zatem o termin trudny do dochowania, lecz o termin, którego dochowanie nie mieściło się w granicach wyznaczonych prawem państwa wydania dokumentu.

Twierdzenie zamawiającego, że uzyskanie dokumentu „było obiektywnie możliwe”, nie jest zatem trafne: było ono możliwe wyłącznie pod warunkiem, że organ obcego państwa załatwi sprawę szybciej niż w terminie ustawowym oraz że przesyłka pocztowa dotrze do adresata w ciągu jednego dnia. Żadna z tych okoliczności nie zależała od staranności odwołującego.

Wydanie zaświadczenia nastąpiło szybko – organ węgierski wydał je już 28 lipca 2026 r., a więc szybciej niż wymagało tego prawo tego państwa. Przeszkodą było doręczenie, które nastąpiło dopiero 04 sierpnia 2026 r. Adekwatność terminu ocenia się według stanu z chwili jego wyznaczenia, a 24 lipca 2026 r. zamawiający nie mógł zakładać ani tego, że organ obcego państwa załatwi sprawę w jeden dzień, ani tego, że przesyłka pocztowa dotrze do adresata przed 29 lipca 2026 r. Wyznaczając termin, zamawiający oparł go zatem na zbiegu okoliczności pozostających poza wpływem odwołującego.

Prawnik węgierski wskazuje – w oparciu o wykładnię a contrario – że ustawodawca węgierski uregulował wyczerpująco i szczegółowo dopuszczalne sposoby złożenia wniosku, natomiast nie wprowadził żadnego przepisu przyznającego wnioskodawcy wybór sposobu doręczenia wydanego zaświadczenia. Wybór formy doręczenia nie należy zatem do wnioskodawcy; doręczenia dokonuje organ w ramach swojego ogólnego postępowania administracyjnego, tradycyjnie w drodze pocztowej. Obecność rubryki w formularzu urzędowym nie kreuje uprawnienia, którego nie przewiduje przepis prawa, a zamawiający nie wskazał żadnego przepisu prawa węgierskiego przyznającego wnioskodawcy wybór w tym zakresie. Ustalenie to ma znaczenie procesowe. Przedkładany formularz wniosku zawiera pozycję „sposób doręczenia dokumentu: pocztowy”. Pozycja ta nie jest jednak wyrazem wyboru wnioskodawcy, lecz odzwierciedleniem ustawowego trybu doręczania dokumentu przez organ.