Wyrok KIO 3589/26 z 1 września 2026

Sygn. akt

KIO 3589/26

WYROK

Warszawa, 1 września 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza – w składzie:

Przewodniczący:Michał Rozbiewski Protokolantka:Wiktoria Ceyrowska po rozpoznaniu na rozprawie 28 sierpnia 2026 r. odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej 22 lipca 2026 r. przez wykonawcę GMSynergy sp. z o.o. w Rzgowie w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego: Kraków Nowa Huta Przyszłości S.A. w Krakowie

orze ka:

1. Oddala odwołanie.
2. Kosztami postępowania obciąża odwołującego i:
3. 1.Zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł (piętnaście tysięcy złotych) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł (trzy tysiące sześćset złotych) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika.
4. 2.Zasądza od odwołującego GMSynergy sp. z o.o. w Rzgowie na rzecz zamawiającego Kraków Nowa Huta Przyszłości S.A. w Krakowiekwotę 3 600 zł (trzy tysiące sześćset złotych złotych) tytułem kosztów postępowania odwoławczego.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący

….…………………......................... ​Sygn. akt: KIO 3589/26

U zasadnie nie Kraków Nowa Huta Przyszłości S.A. w Krakowie („Zamawiający”) prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przepisów ustawy z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793, z późn. zm.), zwanej dalej: „Pzp”, którego przedmiotem jest „Organizacja misji gospodarczej małopolskich MŚP do Singapuru w projekcie <<Krakow Metropolitan Area for Business 3 (KMA4Business)>>”, numer referencyjny: BZS.2621.10.2026, zwane dalej „Postępowaniem”.

Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane 27 maja 2026 r. w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod numerem 361508-2026 (OJ S 100/2026).

Szacunkowa wartość zamówienia przekracza kwotę wskazaną w aktach wykonawczych wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 Pzp dla zamówień klasycznych na usługi.

22 lipca 2026 r. wykonawca GMSynergy sp. z o.o. w Rzgowie (zwany także „Odwołującym”) wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej dotyczące Postępowania.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1 ) art. 226 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 99 ust. 1 oraz w zw. z art. 16 pkt 1-3 Pzp poprzez odrzucenie oferty Odwołującego jako rzekomo niezgodnej z warunkami zamówienia, podczas gdy niezgodność uzasadniająca odrzucenie oferty musi mieć charakter oczywisty i niewątpliwy, a w niniejszej sprawie rzekoma niezgodność wynika wyłącznie z przyjętej przez Zamawiającego następczo – po upływie terminu składania ofert – zawężającej wykładni niejednoznacznego postanowienia pkt III lit. F ppkt 6 opisu przedmiotu zamówienia („OPZ”), które nie określa ani tego, do której części dwuczęściowego wydarzenia limit się odnosi, ani momentu początkowego i końcowego liczenia czasu trwania spotkania, przy czym skutki niejednoznaczności dokumentów zamówienia nie mogą obciążać wykonawcy (in dubio contra proferentem);

1. art. 223 ust. 1 w zw. z art. 16 pkt 1 i 3 Pzp poprzez zaniechanie zwrócenia się do Odwołującego o wyjaśnienia dotyczące treści złożonej oferty przed jej odrzuceniem, w sytuacji gdy złożony wraz z ofertą Program misji zawiera wyraźną deklarację „Łączny czas trwania: maks. 3 godziny”, a ewentualne wątpliwości Zamawiającego co do przyjętego w harmonogramie dnia 28 września 2026 r. sposobu liczenia czasu trwania spotkania mogły i powinny zostać usunięte w drodze wyjaśnień, które nie prowadziłyby do zmiany treści oferty;
2. art. 255 pkt 2 Pzp poprzez unieważnienie Postępowania mimo niezaistnienia przesłanki unieważnienia, ponieważ wobec bezpodstawnego odrzucenia oferty Odwołującego nie zachodzi sytuacja, w której wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu;
3. art. 16 pkt 3 Pzp poprzez odrzucenie oferty Odwołującego z błahej przyczyny i skrajny formalizm w ocenie oferty.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu: unieważnienia czynności unieważnienia Postępowania, unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego, powtórzenia czynności badania i oceny ofert z uwzględnieniem oferty Odwołującego, w tym w razie powzięcia przez Zamawiającego wątpliwości co do treści oferty poprzedzenia tej czynności wezwaniem Odwołującego do złożenia wyjaśnień w trybie art. 223 ust. 1 Pzp.

Odwołujący wskazał, że złożył w Postępowaniu ważną ofertę. Stwierdził, że uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności odrzucenia oferty oraz powtórzenia czynności badania i oceny ofert ma doprowadzić do sytuacji, w której oferta Odwołującego będzie jedyną ofertą podlegającą badaniu i ocenie, a zatem szansa Odwołującego na uzyskanie zamówienia jest nie tylko realna, lecz bezpośrednia. Oświadczył, że pozyskanie zamówienia stanowi przedmiot realnego zainteresowania gospodarczego Odwołującego, a jego utrata wiąże się z pozbawieniem Odwołującego korzyści finansowych, w tym zakładanego zysku z realizacji zamówienia.

W uzasadnieniu odwołania została przedstawiona argumentacja dla podniesionych zarzutów.

Żaden podmiot nie zgłosił przystąpienia do postępowania odwoławczego.

6 sierpnia 2026 r. Zamawiający wniósł odpowiedź na odwołanie, w treści której złożył wniosek o oddalenie odwołania w całości.

Na podstawie dokumentacji przedmiotowego postępowania, złożonych dowodów oraz biorąc pod uwagę stanowiska stron, Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Iz ba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania na podstawie art. 528 Pzp i skierowała odwołanie na rozprawę.

Izba uznała, że Odwołujący posiadał interes w uzyskaniu zamówienia oraz mógł ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, czym wypełnił materialnoprawne przesłanki dopuszczalności odwołania, o których mowa w art. 505 ust. 1 Pzp.

Izba nie podzieliła argumentacji Zamawiającego o braku interesu Odwołującego w uzyskaniu zamówienia oraz braku możliwości poniesienia szkody. Zamawiający argumentował, że wszedł w posiadanie nowych informacji, które wskazują na możliwość zawarcia przez Odwołującego porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, co prowadziłoby do obowiązku wykluczenia Odwołującego z Postępowania.

Okoliczności te nie zostały przedstawione w informacji o odrzuceniu oferty Odwołującego. Zamawiający nie może na etapie postępowania odwoławczego powoływać się na inne, dodatkowe okoliczności mogące stanowić podstawę do odrzucenia oferty wykonawcy, których uprzednio nie uzewnętrznił.

Zgodnie z art. 555 Pzp Izba nie może orzekać co do zarzutów, które nie były zawarte w odwołaniu.

Brak związania żądaniami odwołania nie oznacza totalnej dowolności Izby w formułowaniu rozstrzygnięcia.

Krajowa Izba Odwoławcza musi orzekać w granicach zaskarżenia, które wyznacza treść odwołania. Izba nie jest bowiem strażnikiem całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i w momencie złożenia odwołania nie ma uprawnień do badania każdej czynności bądź zaniechania zamawiającego w postępowaniu, które miały miejsce do chwili złożenia odwołania, ale jest związana ramami odwołania wyznaczonymi przez odwołującego w zarzutach. Izba nie może również brać pod uwagę przy orzekaniu naruszeń przepisów Pzp niebędących przedmiotem zarzutów, a ujawnionych w toku postępowania odwoławczego (por. wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 27 września 2023 r., sygn. akt XXIII Zs 46/23).

Odwołujący nie miał szansy na skuteczne zaskarżenie odwołaniem do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej czynności Zamawiającego opartej na przekonaniu Zamawiającego o zawarciu przez Odwołującego porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji. Zamawiający bowiem nie dokonał czynności odrzucenia oferty Odwołującego w oparciu o takie okoliczności. W konsekwencji Izba – będąc związana ramami zarzutów odwołania – nie mogła zbadać ani ocenić słuszności tych twierdzeń.

Gdyby po ewentualnym unieważnieniu czynności odrzucenia oferty Odwołującego, Zamawiający doszedł do przekonania, że z powodu tych okoliczności należy Odwołującego wykluczyć z Postępowania, to wówczas Odwołującemu przysługiwałby odrębny środek ochrony prawnej od tej czynności.

Izba zaliczyła w poczet materiału dowodowego:

1. dokumentację przekazaną przez Zamawiającego do akt sprawy 6 sierpnia 2026 r. na adres poczty elektronicznej, zapisaną w postaci elektronicznej;
2. dokumenty przedłożone przez Zamawiającego wraz z odpowiedzią na odwołanie;
3. dokumenty przedłożone przez Odwołującego w toku rozprawy z 28 sierpnia 2026 r.

Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

W specyfikacji warunków zamówienia („SWZ”) przewidziano m.in. następujące postanowienia:

„(…) XIII. Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. Dokumenty składane w terminie składania ofert: (…). 1.2. Program misji gospodarczej sporządzony w sposób określony w części V załącznika nr 1 do SW Z stanowiący treść oferty. (…) XXI. Załączniki Załączniki stanowią integralną część SWZ i wymagań związanych z realizacją przedmiotu zamówienia.
2. Załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia (OPZ)”.

W treści OPZ zawarto m.in. następujące postanowienia:

„III. Obowiązki wykonawcy (…) F. ORGANIZACJA SPOTKANIA BIZNESOWEGO

1. W ramach misji gospodarczej, dzień przed rozpoczęciem targów Zamawiający przewiduje organizację spotkania biznesowego (podzielonego na 2 części: część prezentacyjna i spotkanie B2B), podczas którego małopolskie MŚP uczestniczące w misji będą prezentować profil swojej działalności, swój potencjał eksportowy oraz będą prowadzić rozmowy <<stolikowe>>).
2. Wykonawca zobowiązany będzie do kompleksowej organizacji tego wydarzenia, w tym w szczególności: a) zaprosi na spotkanie w konsultacji z Zamawiającym, osoby/przedsiębiorstwa zainteresowane nawiązaniem kontaktów biznesowych z małopolskimi MŚP w tym przedstawicieli organizacji branżowych związanych z sektorami, w których działają przedsiębiorstwa biorące udział w wyjeździe, miejscowych przedsiębiorców, inwestorów, potencjalnych kontrahentów zainteresowanych współpracą z firmami z Polski. W spotkaniu weźmie udział 60-70 osób. Listę gości akceptuje Zamawiający;

b) odpowiada za identyfikację, zaproszenie i potwierdzenie udziału firm zagranicznych. c) przekaże Zamawiającemu listę zaproszonych gości (z podaniem danych: nazwa, www/LinkedIn, profil, osoba kontaktowa, status RSVP); d) zapewni odpowiednie oznaczenia gości spotkania np. w formie identyfikatorów imiennych.

1. Wykonawca zapewni salę konferencyjną w centrum miasta dostosowaną do charakteru spotkania (m.in. do części konferencyjnej oraz rozmów biznesowych), a więc odpowiednie rozstawienie mebli, nośników promocyjnych, aranżacji sali, zapewnienia niezbędnej infrastruktury technicznej (dostęp do internetu, sprzęt multimedialny, nagłośnienie) wraz z osobą/osobami odpowiedzialną/ymi za obsługę techniczną podczas trwania spotkania. Wykonawca przedstawi do wyboru 3 propozycje sal konferencyjnych. Wykonawca gwarantuje wyłączność korzystania z sali przez Zamawiającego w uzgodnionych godzinach.
2. Wykonawca zapewni catering dla uczestników spotkania w postaci ciągłej przerwy kawowej. Przerwa Kawowa ciągła: min. świeżo parzona, wysokiej jakości, gorąca kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego, herbata, mleko do kawy, cukier, przekąski słone (po 4 szt./os.) i słodkie po min. 4 szt/os.), (np. minikanapki, tortille, ciasta, sałatki, babeczki wytrawne i słodkie, muffinki), owoce, woda mineralna niegazowana/gazowana, soki owocowe.
3. Wykonawca zapewni oznaczenie przestrzeni w postaci informacji w języku angielskim nt. odbywającego się wydarzenia (oznaczenia muszą znajdować się w szczególności przy wejściu do budynku, w którym znajduje się sala konferencyjna, przed salą konferencyjną).
4. Czas trwania spotkania nie może być dłuższy niż 3 godziny.”.

Odwołujący oraz inny wykonawca złożyli oferty w Postępowaniu.

W programie misji gospodarczej Odwołującego na 28 września 2026 r. znalazła się m.in. następująca treść:

Powyżej harmonogramu zamieszczono następującą informację:

„B. Scenariusz i ramy organizacyjne spotkania biznesowego (28.09.2026) Spotkanie biznesowe podzielone jest na dwie części: CZĘŚĆ I – Prezentacyjna (konferencyjna) oraz CZĘŚĆ II – Spotkania B2B stolikowe. Łączny czas trwania: maks. 3 godziny. W spotkaniu weźmie udział 60–70 osób, w tym: 10 małopolskich MŚP (ok. 20 os.) + eksperci ds. rynku azjatyckiego + przedstawiciele firm singapurskich, regionalnych organizacji branżowych, inwestorów i potencjalnych kontrahentów.”.

13 lipca 2026 r. Zamawiający poinformował o odrzuceniu wszystkich ofert złożonych w Postępowaniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp, gdyż treść obu ofert jest niezgodna z warunkami zamówienia. W odniesieniu do oferty złożonej przez Odwołującego brak zgodności z warunkami zamówienia miał polegać na tym, że harmonogram spotkania biznesowego zaplanowanego w dniu 28 września 2026 roku przewiduje jego realizację od godz. 10:00 do 13:30, co oznacza, że trwać ono będzie 3,5 godziny, podczas gdy opis przedmiotu zamówienia w części III pkt F ppkt 6 jednoznacznie określa, że długość trwania spotkania biznesowego nie może przekroczyć 3 godzin.

Jednocześnie Zamawiający poinformował o unieważnieniu Postępowania na podstawie art. 255 pkt 2 Pzp.

Izba zważyła, co następuje.

Zgodnie z art. 531 Pzp przedmiotem dowodu są fakty mające dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie.

Izba pominęła dowody z odpisu pełnego z Krajowego Rejestru Sądowego Gmsynergy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. j., pisma przewodniego Marszałka Województwa Lubelskiego z 4 sierpnia 2026 r. wraz z załączoną informacją o wykluczenia Odwołującego z innego postępowania o udzielenie zamówienia, wydruku z profilu zawodowego innego wykonawcy na portalu LinkedIn z 6 sierpnia 2026 r. (dowody złożone przez Zamawiającego wraz z odpowiedzią na odwołanie) oraz korespondencji Odwołującego z Marszałkiem Województwa Lubelskiego, kopii umowy sprzedaży udziałów GMSynergy sp. z o.o., kopii protokołu z nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników GMSynergy sp. z o.o. z 22 grudnia 2023 r., listy wspólników i osób uprawnionych do powołania zarządu GMSynergy sp. z o.o., kopii wniosku GMSynergy sp. z o.o. z 22 grudnia 2023 r. o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców oraz treści korespondencji Odwołującego i innych zamawiających w innych postępowaniach o udzielenie zamówienia (tj. wszystkich dokumentów złożonych przez Odwołującego w dniu rozprawy z 28 sierpnia 2026 r.).

Z dokumentów tych nie wynikał żaden fakt mający istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Odrzucenie oferty złożonej przez Odwołującego w Postępowaniu nastąpiło z przyczyn innych niż rzekome zawarcie przez Odwołującego z innym wykonawcą porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji. Ustalenie tych okoliczności nie mogło zatem mieć żadnego znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy, zwłaszcza że wykraczały one poza ramy

zarzutów odwołania.

Zgodnie z art. 16 pkt 1-3 Pzp Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób przejrzysty, proporcjonalny i zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.

Stosownie do art. 99 ust. 1 Pzp przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Specyfikacja warunków zamówienia oraz sporządzone w oparciu o nią ogłoszenie o zamówieniu stanowią oświadczenie woli zamawiającego (jednostronne czynności prawne) zawierające wytyczne dla potencjalnych wykonawców, określające warunki, jakie powinny spełniać złożone przez nich oferty (por. wyrok Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 13 maja 2010 r., sygn. akt X Ga 71/10).

Art. 8 ust. 1 Pzp stanowi, że do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie oraz do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy Pzp nie stanowią inaczej.

Stosownie do art. 65 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795, dalej też „KC”) oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje.

W niniejszej sprawie w rozdziale III lit. F pkt 1 OPZ wskazano wyraźnie, że spotkanie biznesowe będzie podzielone na 2 części: prezentacyjną i spotkanie B2B. Następnie Zamawiający wielokrotnie posługiwał się pojęciem „spotkanie” przy przedstawianiu swych dalszych wymagań (np. pkt 2 lit. a i d, pkt 3, 4 i 6). Brak było przy tym wskazania, że wymagania te dotyczą wyłącznie spotkania B2B.

Przyjęcie sposobu interpretacji, zgodnie z którym przez „spotkanie” należało rozumieć wyłącznie „spotkanie B2B” prowadziłoby do ustalenia, że np. obowiązek zapewnienia sali konferencyjnej, obsługi technicznej czy cateringu nie dotyczy części prezentacyjnej spotkania biznesowego. Przyjęcie takiej wykładni prowadzi do absurdalnych wniosków i stałoby w sprzeczności z obowiązkiem „kompleksowej organizacji wydarzenia”. Brak jest jakichkolwiek powodów, by w ten sposób odczytać wymagania Zamawiającego.

Należy zgodzić się z Zamawiającym, że odniesienie tego pojęcia do „spotkania biznesowego” jest naturalne gramatycznie i systemowo. Nie można pominąć faktu, że w odniesieniu do „spotkań B2B” Zamawiający w OPZ wielokrotnie używał właśnie tego wyrażenia. W konsekwencji nie można przyjąć, że w tym zakresie mogły istnieć jakiekolwiek wątpliwości interpretacyjne.

Jednakże nawet gdyby takie wątpliwości się pojawiły, to w niniejszej sprawie treść dokumentów zamówienia była kierowana do wykonawców – podmiotów profesjonalnych, prowadzących działalność gospodarczą w obszarze objętym przedmiotem zamówienia. Zgodnie z art. 355 § 2 KC należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.

Obowiązek zachowania przez wykonawców podwyższonego standardu staranności przy czynnościach dokonywanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia jest akcentowany w orzecznictwie Sądu Najwyższego. W pewnych okolicznościach składanego i przyjmowanego zamówienia publicznego oraz wątpliwości występujących po stronie wykonawcy przepisy prawa stanowią nie tylko o uprawnieniu, ale także obowiązku wykonawcy zwrócenia się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SW Z. Zaniechanie tej powinności może być podstawą zarzucenia wykonawcy niedochowania należytej staranności wymaganej od przedsiębiorcy przez art. 355 § 2 KC (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 czerwca 2014 r., sygn. akt IV CSK 626/13).

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Podkreślenia wymaga, iż w celu skutecznego zastosowania podstawy odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp, zamawiający zobowiązany jest do przeprowadzenia szczegółowej analizy porównawczej treści złożonej oferty z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia.

Warunki zamówienia, w szczególności opis przedmiotu zamówienia, stanowią wyraz woli zamawiającego w zakresie oczekiwanego świadczenia, które ma być przedmiotem umowy o udzielenie zamówienia publicznego. Oferta wykonawcy, zgodnie z definicją zawartą w art. 66 § 1 KC, stanowi oświadczenie woli zobowiązujące do wykonania

świadczenia odpowiadającego warunkom zamówienia w przypadku uznania oferty za najkorzystniejszą.

Dopiero przeprowadzenie wskazanego porównania pomiędzy treścią oferty a wymaganiami SW Z pozwala na przesądzenie, czy oferta rzeczywiście odpowiada wymogom zamówienia. O niezgodności treści oferty z warunkami zamówienia można mówić jedynie wówczas, gdy jej merytoryczna zawartość – tj. deklarowane przez wykonawcę świadczenie – nie odpowiada jednoznacznie określonym wymaganiom ukształtowanym przez zamawiającego i zawartym w dokumentach zamówienia (por. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 17 października 2025 r., sygn. akt KIO 3657/25).

W ocenie Izby Zamawiający prawidłowo przyjął, że spotkanie biznesowe trwa od jego początku („Otwarcie oficjalne” – 10:00) do końca („Podsumowanie i zakończenie spotkania” – 13:15-13:30). Należy zgodzić się z Zamawiającym, że naturalną granicą pomiędzy czynnościami poprzedzającymi spotkanie a samym spotkaniem jest moment jego oficjalnego rozpoczęcia, a piętnastominutowa przerwa organizacyjna (11:30–11:45) oraz końcowe czynności podsumowujące (13:15–13:30) następują już w trakcie trwania jednej, ciągłej sesji i stanowią integralną część tego samego, nieprzerwanego bloku programowego, w ramach którego uczestnicy pozostają na miejscu, pod organizacyjną pieczą wykonawcy, w oczekiwaniu na kolejny punkt tej samej sesji.

W konsekwencji długość spotkania biznesowego w treści oferty Odwołującego przekraczała 3 godziny, a zatem była niezgodna z wymaganiem wynikającym z rozdziału III lit. F pkt 6 OPZ. Oznacza to, że czynność odrzucenia oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp była zgodna z prawem.

Zarzut pierwszy okazał się niezasadny, a odwołanie w tym zakresie podlegało oddaleniu.

Zgodnie z art. 223 ust. 1 Pzp w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187 Pzp, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.

W niniejszej sprawie nie zaistniały przesłanki do wezwania Odwołującego do wyjaśnienia treści oferty.

Okoliczność wskazania w programie misji spotkania biznesowego, które trwało dłużej niż 3 godziny, była oczywista i wynikała wprost ze złożonego dokumentu. Nie było zatem konieczności pozyskiwania żadnych dalszych informacji.

Fakt, że w innym miejscu programu zawarto oświadczenie odpowiadające wymaganiu ustanowionemu przez Zamawiającego (tj. że łączny czas trwania spotkania wynosi 3 godziny) nie unicestwia konsekwencji wynikających ze stwierdzeń zawartych w harmonogramie dnia.

Treść oferty Odwołującego nie pozwala na identyfikację przyczyn powstania rozbieżności, które stało się podstawą do odrzucenia jego oferty. Jednakże próba wyjaśnienia prowadząca do ustalenia, że spotkanie biznesowe w rzeczywistości zostało zaplanowane na 3 godziny, prowadziłaby do niedopuszczalnej zmiany oświadczenia wykonawcy w taki sposób, aby doprowadzić do jego zgodności z warunkami zamówienia.

W konsekwencji zarzut drugi odwołania był niezasadny, a odwołanie w tym zakresie podlegało oddaleniu.

Zgodnie z art. 255 pkt 2 Pzp zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli wszystkie złożone wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferty podlegały odrzuceniu.

W świetle prawidłowego odrzucenia oferty Odwołującego oraz braku zaskarżenia czynności odrzucenia oferty złożonej przez innego wykonawcę należy stwierdzić, że zaistniały przesłanki do unieważnienia Postępowania na podstawie art. 255 pkt 2 Pzp. W konsekwencji zarzut trzeci był niezasadny, a odwołanie w tym zakresie podlegało oddaleniu.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego cechuje się wysokim poziomem sformalizowania. Formalizm ten służy realizacji podstawowych zasad wynikających z art. 16 pkt 1-3 Pzp. Wykonawca zaś jako podmiot prowadzący działalność o charakterze zawodowym zobowiązany jest do zachowania podwyższonego standardu staranności przy czynnościach podejmowanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Oznacza to, że wykonawca może ponieść negatywne konsekwencje własnych uchybień formalnych, w tym także tak dotkliwe jak odrzucenie złożonej przez siebie oferty.

Nie zasługuje na uwzględnienie argumentacja, że niezgodność dotyczy niewielkiego okresu całości programu.

Twierdzenia te – w ocenie Izby - stanowią próbę odejścia od literalnego brzmienia dokumentów zamówienia w celu ocalenia oferty złożonej przez Odwołującego od sankcji jej odrzucenia. Gdyby długość trwania spotkania biznesowego nie była istotna dla Zamawiającego, to nie uwzględniłby jej w treści dokumentów zamówienia.

W ocenie Izby sankcja odrzucenia oferty w niniejszej sprawie nie narusza zasady proporcjonalności. Odwołujący postąpił bowiem wbrew klarownemu wymaganiu wprowadzonemu przez Zamawiającego, pomimo ciążącego na nim obowiązku zachowania podwyższonego standardu staranności. Z tych względów skutku w postaci odrzucenia oferty nie można uznać za nieproporcjonalny w stosunku do wagi naruszenia.

W konsekwencji oferta Odwołującego powinna zostać odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia.

Zgodnie z art. 575 Pzp strony oraz uczestnik postępowania odwoławczego wnoszący sprzeciw ponoszą koszty postępowania odwoławczego stosownie do jego wyniku. Odwołanie zostało w całości oddalone, a zatem Zamawiający okazał się stroną zwycięską w postępowaniu odwoławczym.

Biorąc powyższe pod uwagę, o kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557, 574 i 575 Pzp oraz § 5 pkt 1 i 2 lit. b w zw. z § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. ​ sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu w pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Na koszty postępowania odwoławczego składał się wpis uiszczony przez Odwołującego (15 000 zł) oraz uzasadnione koszty poniesione z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika Zamawiającego (3 600 zł).

Izba oddaliła wniosek kosztowy Zamawiającego ponad kwotę 3600 zł, gdyż §5 pkt 2 lit. b rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania przewiduje maksymalne wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika w kwocie 3 600 zł. Oznacza to brak możliwości zasądzenia wyższej kwoty tytułem wynagrodzenia pełnomocnika.

Wobec powyższego Izba zasądziła od Odwołującego na rzecz Zamawiającego kwotę 3 600 złotych.

Mając na względzie powyższe orzeczono jak w sentencji.

Przewodniczący

….………………….........................