Wyrok KIO 2701/26 z 6 lipca 2026

1. Umarza postępowanie odwoławcze co do zarzutu dotyczącego zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy UpHOTEL Sp. z o.o. jako niezgodnej w warunkami zamówienia wobec wycofania przez Odwołującego wyżej wskazanego zarzutu.
2. Oddala odwołanie w pozostałym zakresie.
3. Kosztami postępowania odwoławczego obciąża Odwołującego i:
4. 1.zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od odwołania,
5. 2.zasądza od Odwołującego na rzecz Zmawiającego kwotę 2 398 zł 50 gr (słownie: dwa tysiące trzysta dziewięćdziesiąt osiem złotych pięćdziesiąt groszy) tytułem zwrotu kosztów strony poniesionych w związku z wynagrodzeniem pełnomocnika.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca

……………………………………...

Sygn. akt

KIO 2701/26

Wspólny Zamawiający: Sąd Apelacyjny w Poznaniu, Sąd Okręgowy w Poznaniu, Sąd Okręgowy w Koninie, Sąd Okręgowy w Zielonej Górze, dalej „Zamawiający”, prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym bez negocjacji pn. Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21-25 września 2026 roku. Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 13 maja 2026 r. pod numerem 2026/BZP 00241978/01.

W dniu 3 czerwca 2026 r. wykonawca Platon Szkolenia i Konferencje Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, dalej „Odwołujący”, wniósł odwołanie, zarzucając Zamawiającemu naruszenie:

1. art. 239 ust. 1 ustawy Pzp, poprzez jego błędne zastosowanie w przedmiotowym postępowaniu,
2. art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp, poprzez jego niezastosowanie w stosunku do oferty wykonawcy UpHOTEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Jeleniej Górze, dalej „UpHOTEL Sp. z o.o.”),
3. art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, poprzez jego niezastosowanie w stosunku do oferty wykonawcy UpHOTEL Sp. z o.o.,
4. art. 16 ustawy Pzp, poprzez prowadzenie postępowania w sposób naruszający zasadę równego traktowania wykonawców oraz uczciwej konkurencji.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania w całości oraz nakazanie Zamawiającemu: unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszej oferty, odrzucenia oferty wykonawcy UpHOTEL Sp. z o.o. jako oferty, która zawieraj błąd w obliczeniu ceny, a także jako tej, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia oraz przeprowadzenia czynności badania i oceny ofert, a także dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty w przedmiotowym postępowaniu

spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

Do postępowania odwoławczego w ustawowym terminie nie przystąpił żaden wykonawca.

Pismem z dnia 12 czerwca 2026 r. Zamawiający złożył odpowiedzi na odwołania, wnosząc o oddalenie odwołania, a następnie pismo zatytułowane „Odpowiedź na odwołanie – uzupełnienie”.

Odwołujący złożył pismo procesowe wraz z dowodami, tj. projektowanymi postanowieniami umowy sformułowanymi przez Zamawiającego w postępowaniu nr ZP.261.6.2026, pn. „Kompleksowe usługi hotelarsko gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych podczas szkolenia dla sędziów Sądu Apelacyjnego Poznaniu oraz sędziów sądów okręgowych z obszaru apelacji poznańskiej, w dniach 13-17 kwietnia 2026 roku” oraz wiążącą informację stawkową nr 0112-KDSL2-2.440.234.2026.2.BL z dnia 18 czerwca 2026 r. wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w odniesieniu do zamówienia pn. „Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21 25 września 2026 roku”.

Uwzględniając dokumentację z przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska stron, złożone w pismach procesowych, jak też podczas rozprawy, Izba stwierdziła, iż odwołanie w rozpoznawanym zakresie podlega oddaleniu.

Izba uwzględniła przy rozpoznaniu odwołania dokumentację postępowania, w szczególności: postanowienia specyfikacji warunków zamówienia, oferty wykonawców, informację o wyborze oferty najkorzystniejszej. Izba wzięła również pod uwagę stanowiska wyrażone w odwołaniu, odpowiedzi na odwołanie, piśmie procesowym Odwołującego, a także oświadczenia i stanowiska stron wyrażone ustnie do protokołu posiedzenia i rozprawy w dniu 30 czerwca 2026 r.

Uwzględniając powyższe, Izba ustaliła, co następuje.

Zgodnie z pkt 3.1 specyfikacji warunków zamówienia, dalej „SWZ”, Przedmiot zamówienia:

I. Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21-25 września 2026 roku.

I GRUPA w dniach 21-23 września 2026 roku (85 osób): Sędziowie orzekający w wydziałach karnych oraz pracy i ubezpieczeń społecznych Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i Sądów Okręgowych na obszarze apelacji poznańskiej oraz zaproszeni goście przyjazd i zakwaterowanie uczestników dnia 21 września 2026 r. od godz. 13:00 wyjazd i wykwaterowanie dnia 23 września 2026 r. od godz. 09:00 II GRUPA w dniach 23 - 25 września 2026 roku (105 osób): Sędziowie orzekający w wydziałach cywilnych i gospodarczych Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i Sądów Okręgowych na obszarze apelacji poznańskiej oraz zaproszeni goście przyjazd i zakwaterowanie uczestników dnia 23 września 2026 r. od godz. 13:00, wyjazd i wykwaterowanie dnia 25 września 2026 r. od godz. 09:00 II. Zakwaterowanie w ramach usługi hotelarsko-gastronomicznej: w hotelu o standardzie co najmniej 4* gwiazdek, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U z 2006 r. Nr 22, poz. 169 ze zm.) lub w obiekcie hotelowym nie wpisanym do Centralnej Ewidencji Ministerstwa Sportu i Turystyki o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli 4* gwiazdkowych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Kołobrzeg, położonego w województwie zachodniopomorskim.

Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną w obu terminach pokoje z łazienkami, zlokalizowane w jednym budynku, w liczbie: - 40 pokoi 1-osobowych - pozostałe pokoje 2-osobowe- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 2 osobowych jako pokoje 1 osobowe, w cenie pokoi 1 osobowych- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 3 osobowych jako pokoje 2 osobowe, w cenie pokoi 2 osobowych- miejsca parkingowe w ilości proporcjonalnej do ilości pokoi 1osobowych i 2-osobowych.

III. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 20% w każdej z grup.

IV. Pobyt, wyżywienie uczestników oraz sale konferencyjne muszą być zlokalizowane w tym samym budynku.

V. Wyżywienie dla każdej grupy obejmuje: 2x śniadania, 2x obiady, 1x przerwa kawowa, 1x kolacje oraz uroczysta kolacja w pierwszej dobie hotelowej dla każdej z grup.

VI. W dniach 21 i 23 września 2026 r. (dzień przyjazdu grup) po zakwaterowaniu uczestników planowany jest obiad od godz. 14:00, następnie zajęcia w godz. 15:00 - 18:00, a od godz. 19:00 uroczysta kolacja z 7 godzinną oprawą muzyczną

w restauracji lub sali bankietowej mieszczącej do 105 osób na wyłączność uczestników, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom (sposób realizacji usługi, zostanie ustalony między stronami).

VII. W dniach 22 i 24 września 2026 r. po śniadaniu rozpoczynają się zajęcia w salach konferencyjnych, przerwa kawowa jest ok. godz. 12:00, następnie obiad ok. godz. 14:00 i dalej kolejna część zajęć, kolacja odbędzie się ok. godz. 19:00.

VIII. Wymagania dotyczące menu dla każdej z grup: a. Śniadania [w godz. 7:30 - 9:00]: w formie bufetowej (stół szwedzki) minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, 3 rodzaje pieczywa, jajecznica/ jajka gotowane, ciepłe kiełbaski, owsianka, masło, dżem, miód, warzywa, owoce, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe; b. Obiad [14:00 - 15:30]: dwudaniowy w formie bufetowej (stół szwedzki): pierwsze danie: zupa - dwa rodzaje do wyboru, drugie danie: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), dodatki: ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, dwie potrawy wegańskie i wegetariańskie, 3 rodzaje sałatek do wyboru i 3 rodzaje surówek do wyboru, soki owocowe, woda mineralna; c. Kolacja [od godz. 19:00]: w formie bufetowej (stół szwedzki): deska wędlin, deska serów, masło, 3 rodzaje pieczywa, dwa rodzaje sałatek, dwa ciepłe dania do wyboru, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe; d. przerwa kawowa: (kawa, herbata, woda mineralna, soki, kruche ciastka) e. Uroczysta kolacja z 7-godzinną oprawą muzyczną oraz obsługą kelnerską [od godz. 19:00]: przystawka 2 rodzaje do wyboru, zupa 2 rodzaje do wyboru, danie ciepłe: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), potrawy wegańskie i wegetariańskie, ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, surówka - 3 rodzaje do wyboru, deser: 2 porcje na osobę (minimum dwa rodzaje do wyboru), zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna), deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe; f. Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt każdego z uczestników.

X. Zapewnienie sal konferencyjnych wyposażonych w stoły z możliwością rozłożenia materiałów dla uczestników (układ stołów do ustalenia), klimatyzację oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie): a. w dniu 21 września 2026 r. dwóch sal każda dla 45 osób w godz. 15:00-18:00 b. w dniu 22 września 2026 r. dwóch sal każda dla 45 osób w godz. 9:00-18:00 c. w dniu 23 września 2026 r. jednej sali dla 105 osób w godz. 15:00-18:00 d. w dniu 24 września 2026 r. jednej sali dla 105 osób w godz. 9:00-18:00 XI. W dniach 23 i 25 września 2026 r. po śniadaniu (od godz. 9:00) nastąpi wykwaterowanie i wyjazd uczestników.

Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia opisane są we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.

Stosownie do pkt 3.2 SW Z, Przedmiot zamówienia nie został podzielony na części. Podzielenie zamówienia na części będzie skutkować dużymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi. Przedmiot zamówienia dotyczy jednego pobytu z podziałem na dwie grupy, które ma odbyć się w tym samym obiekcie i winno być wykonane przez jednego wykonawcę. Brak podziału oferty na części nie ogranicza złożenia oferty przez przedsiębiorstwa z sektora małych i średnich przedsiębiorstw.

Jak stanowi pkt 14 SWZ:

1. 1 Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.
2. 2 Cena oferty musi być podana w złotych polskich cyfrowo, z wyodrębnieniem podatku VAT, do dwóch miejsc po przecinku.
3. 3 Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszystkie koszty związane z terminowym i prawidłowym wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami i wytycznymi stawianymi przez Zamawiającego, odnoszące się do przedmiotu zamówienia, zysk Wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, w tym podatek VAT.
4. 4 Cena podana na Formularzu ofertowym może być tylko jedna; nie dopuszcza się wariantowości cen. Wszelkie upusty, rabaty winny być od razu ujęte w obliczeniu ceny, tak by wyliczona cena za realizację zamówienia była ceną ostateczną, bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń itp. działań w celu jej określenia.
5. 5 Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walucie obcej.

Formularz ofertowy przewidywał rozbicie ceny na niżej wskazane elementy, takie jak: pokój 1-osobowy ze śniadaniem, pokój 2-osobowy ze śniadaniem, obiad, napoje do obiadu, kolacja, napoje do kolacji, przerwa kawowa, napoje do przerwy kawowej, uroczysta kolacja, napoje do uroczystej kolacji, wynajęcie 2 sal konferencyjnych, wynajęcie 1 sali konferencyjnej, oprawa muzyczna podczas uroczystej kolacji.

Zamawiający wskazał wprost, że do świadczeń dotyczących zakwaterowania i usług gastronomicznych w zakresie posiłków należy podać stawkę podatku VAT 8%, natomiast dla napojów, przerwy kawowej, wynajęcia sal konferencyjnych, oprawy muzycznej – 23%. Równocześnie Zamawiający zastrzegł, że zmiana stawki VAT w ofercie jest dopuszczalna wyłącznie w przypadku posiadania przez wykonawcę indywidualnej interpretacji/decyzji właściwych organów podatkowych lub innych uprawnionych do tego instytucji.

Odwołujący nie zaskarżył ww. postanowień.

W dniu 14 maja 2026 r. Odwołujący zwrócił się do Zamawiającego o wyjaśnienia treści SW Z: „Pytanie 1: W związku z ogłoszonym postępowaniem zwracam się z wnioskiem o zmianę formularza ofertowego z uwagi na fakt, iż opis zamówienia wskazuje jednoznacznie na usługę kompleksową. Tego typu usługa interpretowana jest jednoznacznie przez organa administracji skarbowej jako usługa podlegająca jednolitej stawce podatkowej wynoszącej 23%.

Zamawiający zgodnie z formularzem ofertowym nie zezwala na samodzielną zmianę stawki podatkowej sugerując w takim przypadku odrzucenie oferty wykonawcy”.

Zamawiający udzielił następującej odpowiedzi: „Przedmiotem postępowania są Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21-25 września 2026 roku. W ramach postępowania Zamawiający zamierza zakupić usługi, wymienione literalnie w Formularzu ofertowym, co do których właściwa stawka podatku VAT została wprost określona w obowiązujących przepisach Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (t.j. z dnia 21 maja 2025 r. (Dz.U.2025r.poz.775). W związku z powyższym Zamawiający pozostawia Formularz ofertowy bez zmian”.

W ramach postępowania ofertę złożył Odwołujący oraz wykonawca UpHOTEL Sp. z o.o., który zastosował stawkę 8% dla świadczeń dotyczących zakwaterowania i usług gastronomicznych w zakresie posiłków oraz stawkę 23% dla napojów, dla przerwy kawowej, dla wynajęcia sal konferencyjnych oraz dla oprawy muzycznej.

Odwołujący zastosował stawkę 23% dla wszystkich elementów świadczenia wymienionych w formularzu ofertowym.

Pismem z dnia 22 maja 2026 r. Zamawiający, na podstawie art. 223 ust. 1 ustawy Pzp, wezwał Odwołującego do udzielenia wyjaśnień, dlaczego wykonawca zmienił stawki VAT wskazane w Formularzu ofertowym. W ramach wyjaśnień Zamawiający poprosił o dostarczenie posiadanej przez wykonawcę indywidualnej interpretacji/decyzji właściwych organów podatkowych lub innych uprawnionych do tego instytucji, w celu weryfikacji przez Zamawiającego zasadności dokonanej zmiany.

Odwołujący udzielił odpowiedzi pismem z dnia 26 maja 2026 r., załączając sześć wiążących informacji stawkowych.

W dniu 29 maja 2026 r. Zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty, za którą uznał ofertę UpHOTEL Sp. z o.o. Oferta Odwołującego uplasowała się na drugim miejscu.

Izba zważyła, co następuje.

W pierwszej kolejności Izba ustaliła, że nie zaszła żadna z przesłanek, o których stanowi art. 528 ustawy Pzp, skutkujących odrzuceniem odwołania.

W drugiej kolejności, Izba stwierdziła, że Odwołującemu przysługiwało prawo do skorzystania ze środka ochrony prawnej, gdyż wypełniono materialnoprawną przesłankę interesu w uzyskaniu zamówienia, określoną w art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, kwalifikowaną możliwością poniesienia szkody, będącej konsekwencją zaskarżonych w odwołaniu czynności.

Ponadto, Izba stwierdziła, że postępowanie odwoławcze co do zarzutu dotyczącego zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy UpHOTEL Sp. z o.o. jako niezgodnej w warunkami zamówienia, podlega umorzeniu, z powodu jego wycofania przez Odwołującego.

Następnie, Izba, uwzględniając zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, w szczególności zakres zarzutów podniesionych w odwołaniu, doszła do przekonania, iż w niniejszym postępowaniu nie doszło do naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, które miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia, a tym samym, na podstawie art. 554 ust. 1 ustawy Pzp, odwołanie w rozpoznawanym zakresie podlega

oddaleniu.

Izba stwierdziła, że niezasadny jest zarzut naruszenia art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp przez zaniechanie odrzucenia oferty UpHOTEL Sp. z o.o. Skład orzekający na podstawie dokumentacji zamówienia, poczynionych ustaleń faktycznych oraz orzekając w granicach zarzutów zawartych w odwołaniu, nie podzielił stanowiska Odwołującego.

Istotą sporu w przedmiotowej sprawie była okoliczność, czy Zamawiający w sposób prawidłowy dokonał zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy UpHOTEL Sp. z o.o. na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp, z uwagi na przyjęcie niewłaściwej stawki podatku VAT. Odwołujący podnosił, że przedmiot zamówienia stanowi usługę kompleksową, której nie można sztucznie dzielić na poszczególne elementy składowe, a prawidłową stawką podatku VAT jest stawka podstawowa 23%.

Jak wskazuje się jednolicie w doktrynie i orzecznictwie, nieuwzględnienie w cenie oferty prawidłowej stawki podatku VAT stanowi co do zasady błąd w obliczeniu ceny, o którym mowa w art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu. W tym miejscu zauważyć należy, że w przedmiotowym postępowaniu Zamawiający określił w dokumentach zamówienia stawki VAT, które powinny zostać uwzględniona przez wykonawców w składanych ofertach. Zamawiający wymagał złożenia formularza oferty, gdzie w tabeli dla każdego wyszczególnionego elementu zamówienia należało podać kwotę jednostkową netto, kwotę jednostkową brutto, wartość łączną netto, wartość podatku VAT oraz wartość łączną brutto. Natomiast w zakresie stawki podatku VAT na poszczególne usługi Zamawiający przypisał konkretne wartości, i tak dla usług noclegowych (zakwaterowania) wskazał 8%, dla usług gastronomicznych (posiłków) - 8%, dla wynajmu sali konferencyjnej i sprzętu 23%. Zatem, wykonawcy w zakresie podatku od towarów i usług nie wypełniali sami danych w kolumnie „Stawka podatku VAT”. Oznacza to, że ciężar ustalenia prawidłowej stawki podatku nie został przerzucony na wykonawców. Reasumując, w okolicznościach przedmiotowej sprawy niesporne było to, że Zamawiający w specyfikacji warunków zamówienia wskazał stawki podatku VAT właściwe dla poszczególnych elementów świadczenia.

Następnie w toku postępowania o udzielenie zamówienia w ramach wyjaśnień treści specyfikacji z dnia 15 maja 2026 r. Zamawiający udzielił odpowiedzi na pytanie Odwołującego dotyczące modyfikacji stawki podatkowej i uznania usługi za kompleksową (usługa podlegająca jednolitej stawce podatkowej wynoszącej 23%), pozostawiając Formularz ofertowy bez zmian. Wyjaśnienia treści specyfikacji w powyższym zakresie były tym samym wiążące zarówno dla samego Zamawiającego, jak i wszystkich wykonawców zainteresowanych niniejszym postępowaniem, którzy winni sporządzić oferty z uwzględnieniem udzielonych przez Zamawiającego odpowiedzi. Co istotne, inni potencjalni wykonawcy nie zwrócili się do Zamawiającego o wyjaśnienia treści SWZ w powyższym zakresie.

Jeżeli Odwołujący nie zgadzał się z wyjaśnieniami Zamawiającego, a w szczególności z treścią specyfikacji, przysługiwało mu złożenie odwołania wobec treści dokumentów zamówienia lub udzielonych przez Zamawiającego wyjaśnień. Odwołujący nie skorzystał z prawa do wniesienia środka ochrony prawnej, wobec czego zgodził się z wyjaśnieniami Zamawiającego, a tym samym z opublikowanymi dokumentami zamówienia. Uwzględniając powyższe rozważania podkreślić należy, iż w okolicznościach niniejszej sprawy stawka podatku VAT właściwa dla poszczególnych elementów zamówienia była ostatecznie znana wykonawcom w wyniku wyjaśnień treści SWZ z dnia 15 maja 2026 r. i nie została zaskarżona.

Należy podkreślić, że specyfikacja warunków zamówienia jest podstawowym dokumentem kształtującym reguły obowiązujące w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Jej postanowienia są wiążące w równym stopniu, zarówno dla wykonawców biorących udział w postępowaniu, jak i dla zamawiającego, zarówno na etapie składania ofert, jak i na etapie ich oceny. Zamawiający nie jest więc uprawniony w toku badania ofert dokonywać swobodnej oceny, które z wymogów zawartych przez niego uprzednio w specyfikacji warunków zamówienia może zmieniać, a które nie. W efekcie zamawiający ma obowiązek weryfikować zgodność ofert z warunkami zamówienia pod kątem każdego wymagania. Przeciwne działanie, tj. rezygnacja przez zamawiającego z określonych wymagań na etapie badania ofert, stanowi naruszenie zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania zarówno wykonawców uczestniczących w postępowaniu, jak i tych, którzy mogliby zdecydować o wzięciu w nim udziału, gdyby wiedzieli, że spełnienie określonych wymogów nie będzie jednak weryfikowane.

Istotne przy tym jest to, że dla zachowania zasad wyrażonych w art. 16 pkt 1 ustawy Pzp, tj. zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, określanej też jako zasada „sprawiedliwego traktowania oferentów" (por. A. Sołtysińska, Europejskie prawo zamówień publicznych, Kraków 2006, s. 106 i nast.), ocena oferty wykonawców względem wymagań zawartych w warunkach zamówienia musi odbywać się poprzez literalną interpretację tychże postanowień. Za niedopuszczalną, zdaniem Izby, uznać należy ocenę oferty wykonawcy, względem celów niewyrażonych przez zamawiającego, wymagań niewyartykułowanych przez zamawiającego bądź wręcz sprzecznych z

postanowieniami specyfikacji. Należy przypomnieć, że wykonawca dokonuje analizy treści postanowień SW Z, kierując się ich literalną wykładnią. Odwołujący zaś podstawą odrzucenia oferty wykonawcy UpHOTEL Sp. z o.o. chciałby uczynić wymaganie niezgodne z postanowieniami określonymi w SWZ.

W wyroku z dnia 5 maja 2021 r., sygn. akt XXIII Zs 22/21 Sąd Okręgowy w Warszawie potwierdził, iż treść SW Z jest wiążąca dla wszystkie uczestników postępowania przetargowego, a literalne i ścisłe jej egzekwowanie jest jedną z podstawowych gwarancji, czy wręcz warunkiem sine qua non, realizacji zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Sąd podkreślił, iż zamawiający, na etapie oceny ofert, nie jest uprawniony do zmiany treści specyfikacji warunków zamówienia czy nadawania jego zapisom innego znaczenia niż wynikające z ich oczywistego brzmienia. Postanowienia specyfikacji są dla niego wiążące i wyłącznie na ich podstawie może on oceniać treść złożonych ofert.

W stanie faktycznym rozpoznawanej sprawy nie można dojść do wniosku jakoby Zamawiający był zobowiązany do działania wbrew postanowieniom wynikającym wprost z dokumentów zamówienia. Wskazać należy, że Zamawiający zobowiązany jest do wszechstronnego zbadania oferty danego wykonawcy, w tym wyjaśnienia wszelkich wątpliwości dotyczących jej zgodności z wymogami wynikającymi z dokumentów zamówienia, przed podjęciem ewentualnej decyzji w przedmiocie odrzucenia oferty. Ponadto w okolicznościach tej sprawy Zamawiający dopuścił w Formularzu ofertowym zmianę stawki VAT w ofercie wyłącznie w przypadku posiadania przez wykonawcę indywidualnej interpretacji/decyzji właściwych organów podatkowych lub innych uprawnionych do tego instytucji. Odwołujący został wezwany przez Zamawiającego w dniu 22 maja 2026 r. do wyjaśnień w zakresie zastosowanej przez Odwołującego stawki VAT 23% dla wszystkich wskazanych w Formularzu ofertowym usług. W ramach wyjaśnień z dnia 26 maja 2026 r. Odwołujący przedłożył 6 Wiążących Informacji Stawkowych dotyczących różnych postępowań u różnych zamawiających. Powyższa czynność umożliwiła Zamawiającemu wyjaśnienie motywów jakie legły u podstaw decyzji wykonawcy w zakresie przyjętej stawki podatku i uznał, że treść oferty Odwołującego jest zgodna z warunkami zamówienia i nie zawiera błędów w obliczeniu ceny.

Rozpoznając przedmiotową sprawę Izba miała na względzie, że na rynku usług hotelarskich, gastronomicznych i konferencyjnych istnieją rozbieżności w zakresie stawki podatku VAT, jaką przyjmują wykonawcy - część z nich przyjmuje stawkę jednolitą dla całego zamówienia w wysokości stawki podstawowej 23%, część zaś stosuje zróżnicowane stawki podatku VAT dla elementów świadczenia tworzących jedną gospodarczą całość, tj. 8% i 23%.

Wydawane są w tym przedmiocie także różne indywidualne interpretacje podatkowe, zależne od stanu faktycznego konkretnego przypadku (w tym często od przedstawionego we wniosku opisu).

Odwołujący podnosił, że Zamawiający nie wskazał żadnej Wiążącej Informacji Stawkowej, żadnego orzeczenia sądu administracyjnego ani żadnego stanowiska organu podatkowego, które uzasadniałoby zastosowanie różnych stawek podatku VAT dla świadczenia będącego przedmiotem niniejszego postępowania w sytuacji, gdy został poinformowany przez odwołującego i jednolitej linii orzeczniczej KAS. W tym miejscu Izba zauważa, że powyższa argumentacja mogłaby zostać przedstawiona na potrzeby postępowania odwoławczego wobec treści dokumentów zamówienia, gdyby Odwołujący wniósł w określonym terminie stosowny środek ochrony prawnej, czego jednak nie uczynił.

Równocześnie Odwołujący przedłożył Zamawiającemu w ramach wyjaśnień oraz załączył do odwołania kilka Wiążących Informacji Stawkowych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczących różnych postępowań u różnych zamawiających. Izba dostrzega również, że Odwołujący przedłożył w toku postępowania odwoławczego wiążącą informację stawkową nr 0112-KDSL2-2.440.234.2026.2.BL z dnia 18 czerwca 2026 r. wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w odniesieniu do zamówienia pn. „Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21 25 września 2026 roku”.

Niemniej nie sposób twierdzić, że Zamawiający jest nią związany. Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej. z dnia 14 lipca 2017 r., sygn. akt KIO 1355/17 „Zamawiający pozostawał upoważniony do dokonania wykładni regulacji prawa podatkowego niezależnie od faktu przedstawienia przez Odwołującego interpretacji podatkowej.

Przyjęcie bowiem odmiennego poglądu prowadziłoby do absurdalnego wniosku, że nie jest możliwe rozstrzygnięcie żadnego postępowania w przedmiocie udzielenia zamówienia publicznego, jeśli zamawiający nie przedstawi interpretacji indywidualnej wskazującej na prawidłową stawkę podatku. Ocena prawidłowości oferty, w tym ocena prawidłowości obliczenia ceny, wymaga bowiem dokonania każdorazowo wykładni przepisów podatkowych (regulacji dotyczących stawek podatku od towarów i usług) i nie wymaga się w tym zakresie pozyskiwania każdorazowo interpretacji podatkowych.”

Podobnie, w wyroku KIO z dnia 17 stycznia 2013 r., sygn. akt KIO 3/13 „Nawet gdy wykonawcy uczestniczący w

postępowaniu o udzielenie zamówienia powołują się na wydane na ich rzecz interpretacje właściwych w sprawie organów podatkowych (często nawet odmienne dla danego stanu faktycznego postępowania), zamawiający musi dokonać stosownego rozstrzygnięcia w tym zakresie. Zamawiający w takim przypadku nie jest adresatem dyspozycji przepisu art. 14b § 2 o.p. i nie jest związany stanowiskiem zawartym w indywidualnej interpretacji podatkowej (art. 14 a-d o.p.)”.

Na uwagę zasługuje również wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 lipca 2019 r. sygn. akt II FSK 2607/17, w którym stwierdzono, że „Co do charakteru interpretacji indywidualnych w analizowanym kontekście w wyczerpujący sposób odniósł się Naczelny Sad Administracyjny w wyrokach z 27 września 2018 r., II FSK 290/18 i II FSK 640/18, wskazując między innymi, że indywidualna interpretacja przepisów prawa podatkowego to forma zewnętrznego, jednostronnego działania administracji podatkowej, jak również czynność uprawnionych organów wykonujących administrację publiczną, która nie ma charakteru władczego rozstrzygnięcia i nie stanowi załatwienia sprawy w zakresie realizacji praw i obowiązków podatkowych zainteresowanego. Zastosowanie się podmiotu prawa do treści wydanej interpretacji, a nie jej udzielenie i wydanie, tworzy związaną z nią ochronę prawną. Jest to działanie niewładcze, informujące o obowiązującym prawie, a ściślej, o uzasadnionych możliwościach jego stosowania, które prowadzić ma do jednolitości stosowania oraz do przestrzegania prawa podatkowego. W uzasadnieniu wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 25 września 2014 r., sygn. akt K 49/12, stwierdzono, że interpretacje indywidualne prawa podatkowego nie kształtują same przez się w sposób władczy praw ani obowiązków podatnika i nie determinują jego sytuacji prawnej.

Konsekwencją udzielenia informacji podatkowej nie jest w żadnej mierze konkretyzacja przysługującego podatnikowi uprawnienia lub ciążącego na nim obowiązku, bowiem zarówno przedmiot opodatkowania, jak i zakres obowiązku podatkowego i moment jego powstania oraz stawki podatkowe określane są ustawami podatkowymi”.

W związku z powyższym Zamawiający nie jest związany wiążącą informacją stawkową przedłożoną przez Odwołującego.

Odnosząc się do przywoływanego w treści odwołania stanowiska Kancelarii Pierwszego Prezesa Sądu Najwyższego wyrażonego w postępowaniu nr KPP V.2611.1.2024 dotyczącego „Kompleksowej usługi konferencyjnej na potrzeby organizacji przez Sąd Najwyższy wyjazdowych konferencji”, gdzie w uzasadnieniu czynności wyboru oferty i odrzucenia ofert zawierających odmienne stawki podatku VAT wskazano, że przedmiot zamówienia stanowi usługę kompleksową, a prawidłową stawką podatku jest stawka podstawowa 23%, należy wskazać, że po pierwsze, jak słusznie przyznał sam Odwołujący, nie ma ono charakteru wiążącego dla uczestników niniejszego postępowania.

Po drugie, może dotyczyć innego stanu faktycznego, w którym przykładowo zamawiający w treści specyfikacji zaznaczył, że wskazanie prawidłowej stawki podatku VAT obciąża wykonawcę. Kierując się w takim przypadku stanowiskiem wynikającym z uchwał Sądu Najwyższego z dnia 20 października 2011 r. sygn. akt: III CZP 52/11 i III CZP 53/11, należy wskazać, że w sytuacji, gdy zamawiający stawki podatku nie wskaże w treści specyfikacji, to na wykonawcach spoczywa obowiązek ustalenia prawidłowej stawki podatku VAT. Podkreślić należy za stanowiskiem Sądu Najwyższego, wskazanym w ww. uchwałach, że podstawowym dokumentem, który jest niezbędny do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia jest specyfikacja warunków zamówienia. To na podstawie treści specyfikacji wykonawcy przygotowują ofertę w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Jeżeli zatem, zamawiający w specyfikacji warunków zamówienia nie wskaże stawki podatku VAT, a wykonawca zastosuje błędną stawkę podatku VAT, wówczas taką ofertę należy odrzucić.

Brak wskazania stawki podatku VAT w dokumentach zamówienia powoduje, że ewentualne zastosowanie wadliwej stawki podatku VAT nie może być konwalidowane w toku oceny i badania ofert jako omyłka podlegająca poprawieniu w trybie określonym w art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, a stwierdzenie nieprawidłowości w tym zakresie winno skutkować odrzuceniem oferty jako zawierającej błąd w obliczeniu ceny. W takiej sytuacji obowiązkiem Zamawiającego jest poddanie ocenie, czy wykonawcy przyjęli prawidłowe stawki podatku VAT, wysokość podatku VAT stanowi bowiem zasadniczy element cenotwórczy (na co wskazano m.in. w uchwale Sądu Najwyższego z 20 października 2011 r., sygn. akt III CZP 52/11). W niniejszym stanie faktycznym nie mamy do czynienia z takim przypadkiem.

W odniesieniu zaś do przywoływanej w odwołaniu kontroli doraźnej z dnia 19 listopada 2025 r., sygn. akt KND/94/24/DKZP, przeprowadzonej przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w postępowaniu prowadzonym przez Komendę Główną Policji pn. „Zakup usług hotelarskich, gastronomicznych i konferencyjnych oraz tłumaczenia symultanicznego na potrzeby realizacji projektu pn. „Policyjna i pozapolicyjna współpraca międzynarodowa w poszukiwaniu najgroźniejszych przestępców Europy” w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014–2021”, należy jedynie wskazać, że zastrzeżenia zamawiającego od wyniku ww. kontroli nie mogły zostać rozpoznane merytorycznie ze względów formalnych, albowiem zamawiający uchybił terminowi na skuteczne wniesienie zastrzeżeń do wyników kontroli. Dlatego też Izba w uchwale z dnia 23 grudnia 2025 r. sygn. akt KIO/KD 18/25 podzieliła stanowisko

Prezesa Urzędu jedynie odnośnie do ustaleń co do przesłanek formalnych braku możliwości uwzględnienia zastrzeżeń Zamawiającego, które wpłynęły po upływie przepisanego terminu do ich złożenia.

W zakresie twierdzeń Odwołującego, że przedmiotowe postępowanie jest wznowieniem poprzedniego postępowania nr ZP.261.6.2026 pn. „Kompleksowe usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych podczas szkolenia dla sędziów Sądu Apelacyjnego Poznaniu oraz sędziów sądów okręgowych z obszaru apelacji poznańskiej, w dniach 13-17 kwietnia 2026 roku”, które zostało unieważnione przez Zamawiającego, Izba nie przesądza, czy jest to nowe postępowanie czy stanowi w istocie powtórzenie postępowania prowadzonego wcześniej. Izba zwraca tylko uwagę, że Zamawiający, jako gospodarz postępowania, może dojść do przekonania po ponownym przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia adekwatnie do swoich potrzeb oraz przeanalizowaniu wymagań, uwzględniając rodzaj i zakres zamówienia, iż zamawiana przez niego usługa ma inny charakter niż ta wcześniejsza.

Odwołujący zarzucał również naruszenie art. 16 ustawy Pzp, tj. zasady zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Zarzut ten jest pochodny wobec zarzutu dotyczącego błędu w obliczeniu ceny. Skoro oferta UpHOTEL Sp. z o.o. nie zawiera błędu w zakresie zastosowanych stawek VAT, to nie sposób przyjąć, że Zamawiający naruszył podstawowe zasady prowadzenia postępowania. Należy przypomnieć, że wszyscy wykonawcy składali oferty w oparciu o tę samą dokumentację postępowania i ten sam formularz ofertowy. Wykonawca UpHOTEL Sp. z o.o. dokonał kwalifikacji w sposób zgodny z konstrukcją formularza ofertowego. Nie można uznać za naruszenie zasady uczciwej konkurencji sytuacji, w której wykonawca stosuje stawki podatku VAT narzucone przez Zamawiającego.

Niewątpliwie zaufanie do Zamawiającego nie pozwoliło wykonawcy na jakiekolwiek wątpliwości co do określenia stawek podatku VAT w odniesieniu do poszczególnych elementów usługi. Wykonawca mógł pozostawać w uzasadnionym okolicznościami przekonaniu, że wskazane przez niego stawki podatku VAT są prawidłowe. Należy podkreślić konieczność uwzględnienie elementu zaufania w stosunkach pomiędzy zamawiającym a wykonawcami.

Działając w zaufaniu do zamawiającego wykonawcy uzupełniają formularz ofertowy zgodnie z wytycznymi wskazanymi przez zamawiającego. Skoro więc wybrany wykonawca działał w zaufaniu do Zamawiającego to nie można go obciążać negatywnymi konsekwencjami.

Nie sposób zatem w okolicznościach rozpoznawanej sprawy stwierdzić, iż wykonawca UpHotel Sp. z o.o. działał niezgodnie z postanowieniami SW Z. Wobec powyższego czynność Zamawiającego z dnia 29 maja 2026 r. polegająca na wyborze oferty wykonawcy UpHOTEL Sp. z o.o. i zaniechaniu odrzucenia jego oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp nie naruszała przepisów ustawy Pzp.

Reasumując, skład orzekający doszedł do przekonania, że nie naruszono przepisów wskazanych przez Odwołującego w odwołaniu.

Biorąc pod uwagę powyższe, orzeczono jak w sentencji.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do wyniku na podstawie art. 575 ustawy Pzp oraz w oparciu o przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (​ Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Przewodnicząca

……………………………………….