Wyrok KIO 891/26 z 8 kwietnia 2026

1. Oddala odwołanie.
2. Kosztami postępowania obciąża wykonawcę Arfido Sp. z o.o. i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez Arfido Sp. z o.o. tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 4 528 zł 20 gr (słownie: cztery tysiące pięćset dwadzieścia osiem złotych dwadzieścia groszy) poniesioną przez Arfido Sp. z o.o. tytułem wynagrodzenia pełnomocnika i dojazdu na posiedzenie Izby.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca

…………..

Sygn. akt

KIO 891/26

Uniwersytet Łódzki z siedzibą w Łodzi (dalej: „Zamawiający”) prowadzi w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pod nazwą „Dostawa dwóch książkomatów wraz z instalacją (2 lokalizacje ​ obrębie kampusu UŁ), integracją z posiadanym systemem bibliotecznym Symphony oraz konfiguracja i szkolenie z w obsługi”. Postępowanie to prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej: „ustawy Pzp”. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane ​ Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 26 września 2025 r. pod poz. w 2​ 025/BZP 00444308/01.

W dniu 25 lutego 2026 r. wykonawca Arfido Sp. z o.o. z siedzibą w Chybach (dalej: „Odwołujący”) wniósł do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie na czynności i​ zaniechania Zamawiającego polegające na:

1. nieprawidłowej ocenie oferty złożonej przez Elibron Sp. z o.o., prowadzącej do uznania, że oferta rzeczonego wykonawcy jest zgodna z warunkami zamówienia określonymi ​ dokumentacji zamówienia, mimo, iż oferta tego wykonawcy jest niezgodna z warunkami zamówienia określonymi w w opisie przedmiotu zamówienia, a w konsekwencji, zaniechaniu odrzucenia oferty złożonej przez Elibron sp. z o.o. i w sposób niezgodny z przepisami ustawy uznanie tej oferty za najkorzystniejszą i dokonanie jej wyboru w Postępowaniu, zamiast wyboru oferty Odwołującego.
2. względnie zaniechaniu unieważnienia Postępowania z uwagi na to, że Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1. Naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 5) Pzp w zw. z art. 16 oraz w zw. z art. 17 ust. 2 ustawy Pzp przez niezasadne zaniechanie odrzucenia oferty złożonej przez Elibron Sp. z o.o., ​ sytuacji gdy oferta ta jest w sposób jednoznaczny niezgodna z warunkami zamówienia określonymi w opisie w przedmiotu zamówienia, bowiem wykonawca ten oferuje system niezgodny z wymogami i potrzebami Zamawiającego

wyrażonymi w opisie przedmiotu zamówienia, dodatkowo nie zapewnia pełnej integracji oferowanego urządzenia z systemem bibliotecznym do kodowania etykiet RFID, funkcjonującym w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego tj. z systemem JACOB, a to z uwagi na to, że Wykonawca ten nie posiada licencji do oprogramowania JACOB, którym dysponuje Biblioteka Uniwersytetu Łódzkiego, co ​ efekcie skutkuje brakiem możliwości legalnego udostępnienia tego oprogramowania tj. systemu kodowania etykiet w JACOB dla celów integracji i współpracy z urządzeniem (książkomatem) oferowanym przez Elibron Sp. z o.o.; 2.Ewentualnie naruszenie: art. 223 ust. 1 w zw. z art. 128 ust. 4 ustawy Pzp w zw. z art. 16 oraz w zw. z art. 17 ust. 2 ustawy Pzp przez zaniechanie wezwania Wykonawcy Elibron Sp. z o.o. do złożenia wyjaśnień treści złożonej oferty w zakresie zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z warunkami zamówienia tj. w zakresie posiadania uprawnień, pozwalających na korzystanie z oprogramowania JACOB w celu zapewnienia integracji i​ współpracy oferowanych urządzeń z oprogramowaniem funkcjonującym w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego; 3.Naruszenie art. 239 ust. 1 Pzp w zw. z art. 16 oraz w zw. z art. 17 ust. 2 ustawy Pzp przez bezzasadne dokonanie wyboru oferty złożonej przez Elibron Sp. z o.o., podczas gdy oferta ta powinna zostać odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia, a​ w konsekwencji niedokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty złożonej przez Odwołującego, ewentualnie:

1. Zarzut naruszenia art. 255 pkt. 6 ustawy Pzp przez jego niezastosowanie w sytuacji zaistnienia przesłanek do unieważnienia postępowania tj. z uwagi na to, że postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania w całości i nakazanie Zamawiającemu:

1. unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawcy Elibron ​ p. z o.o., powtórzenia czynności badania i oceny ofert, ewentualnie wezwania Elibron S ​ p. z o.o. do wyjaśnień treści oferty i odrzucenia oferty Elibron Sp. z o.o. jako niezgodnej S z​ warunkami zamówienia oraz dokonanie wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej w przedmiotowym Postępowaniu, ewentualnie:
2. unieważnienia postępowania w sprawie w oparciu o art. 255 pkt. 6 ustawy Pzp z uwagi na zaistnienie przesłanek skutkujących koniecznością unieważnienia postępowania w sprawie tj. z uwagi na to, że postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego; oraz
3. zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kosztów postępowania, w tym kosztów reprezentacji według przedstawionych na rozprawie faktur i rachunków.
4. o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów złożonych w niniejszego postępowania – ​ tym załączonych do pisma i złożonych na dalszych etapach postępowania. w Odwołujący podał, że zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, zawartym ​w załączniku do SWZ pn. Opis przedmiotu zamówienia/Arkusz Asortymentowo-Cenowy, ​ przedmiotowym postępowaniu należało zapewnić m.in. (poza dostawą książkomatów): w

·• Pełną Integrację oferowanych urządzeń z zainstalowanym w Bibliotece systemem obsługi RFID HF tj. z systemem JACOB: „Urządzenia będą w pełni współpracować z istniejącym systemem RFID HF”- tabela część X , pkt.3

·Pełną integrację urządzenia (książkomatu) z oprogramowaniem funkcjonującym ​w Bibliotece tj. z systemem kodowania zapisu danych w etykietach RFID „Jacob”:„Wykonawca dokona pełnej integracji urządzenia z systemem bibliotecznym oraz zainstaluje odpowiednie oprogramowanie (informacje potrzebne do integracji, np. format kodowania etykiet i kart czytelników uzyska samodzielnie od producenta systemu bibliotecznego i systemu RFID” – tabela część X, pkt.2 ·Pełną integrację urządzenia (książkomatu) z kartami bibliotecznymi i legitymacją studencką zakodowanymi w systemie funkcjonującym w Bibliotece tj. z systemem JACOB:„Wykonawca dokona pełnej integracji urządzenia z systemem bibliotecznym oraz zainstaluje odpowiednie oprogramowanie (informacje potrzebne do integracji, np. format kodowania etykiet i kart czytelników uzyska samodzielnie od producenta systemu bibliotecznego i systemu RFID” – tabela część X, pkt.2

Wykonanie powyższych integracji lub zobowiązanie do ich wykonania w terminie 45 dni należało pod rygorem nieważności oferty potwierdzić w tabeli opisującej wymagania minimalne.

Wykonawca Elibron Sp. z o.o. w formularzu Arkusz asortymentowo-cenowy oświadczył, że spełnia wymagania wskazane powyżej.

Odwołujący stwierdził, że Elibron Sp. z o.o. nie spełnia wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia, a jego oferta powinna zostać odrzucona.

1. W pkt. X ppkt. 2 opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający wymagał, co następuje:

Wykonawca dokona pełnej integracji urządzenia z systemem bibliotecznym oraz zainstaluje odpowiednie oprogramowanie (informacje potrzebne do integracji, np. format kodowania etykiet i kart czytelników uzyska samodzielnie od producenta systemu bibliotecznego i​ systemu RFID³. ³ biblioteka przekaże dane kontaktowe do serwisów producentów Dalej w pkt. X ppkt. 3 podano: Urządzenia będą w pełni współpracować z istniejącym systemem RFID HF.

Odwołujący wskazał, że wykonawca Elibron Sp. z o.o. w złożonym wraz z ofertą Arkuszu asortymentowo cenowym zaznaczył w tabeli w pkt. X ppkt. 2 i 3 odpowiedź: TAK.

Odwołujący podniósł, że Elibron Sp. z o.o. nie spełnia wyżej wskazanych wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia oraz nie jest możliwym spełnienie tych wymagań na etapie realizacji przedmiotu zamówienia przez tego Wykonawcę, stąd też jego oferta powinna zostać odrzucona.

Jak podał Odwołujący, Uniwersytet Łódzki wykorzystuje licencjonowany system kodowania etykiet JACOB w swoich bibliotekach bez prawa do udzielania sublicencji. Dostęp do systemu kodowania etykiet JACOB jest możliwy wyłącznie po uzyskaniu sublicencji od dostawcy systemu. W celu uzyskania sublicencji Wykonawca zobligowany był zwrócić się do dostawcy oprogramowania JACOB albo do autora oprogramowania p. Zbyszka Rok o​ udostępnienie licencji na korzystanie z oprogramowania. Zamawiający zadeklarował wprawdzie w opisie przedmiotu zamówienia, że przekaże dane kontaktowe do serwisów producentów, jednakże udostępnienie danych kontaktowych nie stanowi udzielenia sublicencji do oprogramowania JACOB.

Odwołujący oświadczył, że pozyskał informację od autora oprogramowania, iż Wykonawca Elibron Sp. z o.o. nie posiada licencji na korzystanie z systemu JACOB. Brak licencji po stronie Wykonawcy Elibron Sp. z o.o. może prowadzić do konstatacji, że integracja oferowanego przez tego wykonawcę urządzenia z oprogramowaniem funkcjonującym ​ bibliotece Zamawiającego tj. z systemem JACOB nastąpi bez posiadania stosownych uprawnień. Autor w oprogramowania wyraźnie stwierdził, że jakakolwiek integracja systemu JACOB z innymi systemami, współpraca z innymi systemami wymaga posiadania licencji, której nie udzielił Elibron Sp. z o.o.

W efekcie, brak dostępu do systemu JACOB funkcjonującego w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego uniemożliwia legalne spełnienie wymogów określonych w rozdz. X pkt. 2 i pkt. 3 Opisu przedmiotu zamówienia/Arkusza asortymentowo-cenowego tj. przeprowadzenie integracji oferowanego urządzenia z systemem bibliotecznym JACOB.

Odwołujący zauważył, że informację o tym fakcie posiadał również Zamawiający, który w dniu 23 grudnia 2025 r. m.in. z uwagi na brak licencji po stronie Wykonawcy Elibron ​ p. z o.o. unieważnił postępowanie.

S Od powyższego unieważnienia postępowania w dniu 29 grudnia 2025 r. odwołał się Wykonawca Elibron Sp. z o.o. podając w swoim odwołaniu, iż możliwość współpracy urządzenia, które oferuje zostanie zapewniona, z uwagi na posiadanie własnego autorskiego oprogramowania.

Zdaniem Odwołującego, w treści tego odwołania Wykonawca Elibron Sp. z o.o. ​ sposób gołosłowny i bezpodstawny twierdzi, że jego autorskie oprogramowanie oferuje funkcjonalność kodowania w etykiet RFID zgodny z metodą kodowania JACOB ( str. 5 i 6), a​ następnie na stronie 8 odwołania stwierdził cyt.: autorskie oprogramowanie zapewnia integralność z systemem bibliotecznym Biblioteki UŁ.

W oparciu o powyższe odwołanie Zamawiający pozyskał konkretną informację ​o przedmiocie zamówienia oferowanym przez Wykonawcę, która powinna skutkować odrzuceniem oferty tego Wykonawcy z podanych poniżej istotnych przyczyn:

1. Po pierwsze: Wykonawca ELIBRON sp. z o.o. oferuje zupełnie inny system kodowania etykiet niż system znajdujący się w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego, z tego też względu prawdopodobnie celowo pomija pozyskanie licencji od dostawcy oprogramowania JACOB, z​ którego to oprogramowania korzysta Biblioteka Uniwersytetu Łódzkiego,
2. Po drugie: Zaoferowane oprogramowanie i urządzenie jest niezgodne z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, gdzie wprost Zamawiający odsyła Wykonawcę do producentów systemu bibliotecznego i systemu RFID w celu uzyskania informacji potrzebnych do integracji oferowanych urządzeń z systemami funkcjonującymi w Bibliotece. Gdyby Zamawiający oczekiwał integracji dostarczanych urządzeń z jakimkolwiek oprogramowaniem, nie formułowałby wymogów dot. integracji z istniejącymi systemami bibliotecznymi,
3. Po trzecie: Wykonawca stwierdził, że oferowane przez niego oprogramowanie zapewnia integrację z systemem bibliotecznym Biblioteki Uniwersytetu Łódzkiego, a jednocześnie wprost przyznał, że nie posiada licencji na korzystanie z systemu kodowania etykiet JACOB i​ jej nie potrzebuje, mimo, iż posiadanie owej licencji jest warunkiem sine qua non przeprowadzenia legalnej integracji z oprogramowaniem JACOB funkcjonującym w Bibliotece,
4. Po czwarte: przedmiotem tego postępowania nie było i nie jest stworzenie nowego autorskiego oprogramowania, pozwalającego na kodowanie etykiet RFID, czy też dostawa jakiegokolwiek innego oprogramowania, a wyłącznie dostawa urządzeń (książkomatów) i ich integracja z istniejącym oprogramowaniem Biblioteki Uniwersytetu Łódzkiego w tym systemem JACOB.

Odwołujący zaznaczył, że okoliczności opisane powyżej są bardzo istotne dla należytej oceny oferty Elibron Sp. z o.o. w tym postępowaniu, a mianowicie:

1. Oferta Elibron Sp. z o.o. jest niezgodna z wymogami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia, bowiem ów Wykonawca oferując autorskie rozwiązania w efekcie zaoferował system inny niż system, na którym pracuje Biblioteka Uniwersytetu Łódzkiego,
2. Przedmiotowy system rzekomo współpracuje z systemem funkcjonującym w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego, jednakże jest to tylko gołosłowna deklaracja tego Wykonawcy, bowiem Elibron Sp. z o.o. nie posiada licencji JACOB umożliwiającej „powiązanie” systemu JACOB z oferowanym systemem autorskim i współpracę tych systemów,
3. Elibron Sp. z o.o. zaoferował autorski system z pominięciem wymogów Zamawiającego, wyrażonych w opisie przedmiotu zamówienia, w szczególności z pominięciem wymogu uzyskania odpowiednich informacji od producentów oprogramowania, co skutkuje tym, że zadeklarowane „TAK” w arkuszu asortymentowo-cenowym jest wyłącznie pustym oświadczeniem, niezgodnym z wymogami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia, który brzmi:

Wykonawca dokona pełnej integracji urządzenia z systemem bibliotecznym oraz zainstaluje odpowiednie oprogramowanie (informacje potrzebne do integracji, np. format kodowania etykiet i kart czytelników uzyska samodzielnie od producenta systemu bibliotecznego i​ systemu RFID.

Odwołujący podkreślił, że Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia wymagał wprost integracji książkomatu z systemem RFID biblioteki i wymagał pozyskania w tym celu informacji od producenta tego oprogramowania.

Zamawiający nie dopuścił innego rozwiązania niż funkcjonujące obecnie w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego, tj. rozwiązania pomijającego system kodowania etykiet JACOB.

W ocenie Odwołującego, jakakolwiek odmienna interpretacja opisu przedmiotu zamówienia w tym zakresie, w tym przyjęcie przez Zamawiającego, że oferowany system może pomijać pozyskanie licencji od dotychczasowego dostawcy oprogramowania, stanowi na tym etapie postępowania niedopuszczalną modyfikację SW Z. Dodatkowo, jak stwierdził Odwołujący, przyjęcie, że nie ma potrzeby pozyskania licencji od dotychczasowego dostawcy oprogramowania, wprost narusza zasadę legalizmu udzielania zamówień publicznych.

Za nieuprawnione uzupełnienie treści złożonej oferty i próbę usunięcia rozbieżności między oświadczeniem zawartym w ofercie, a faktycznie oferowanym świadczeniem, które jest inne od oczekiwanego przez Zamawiającego Odwołujący uznał twierdzenia zawarte ​ odwołaniu Elibron Sp. z o.o. z dnia 29 grudnia 2025 r., w którym to odwołaniu Wykonawca próbuje wyjaśnić, dlaczego w zaznaczył odpowiedź „TAK” w pkt. X ppkt. 2 i ppkt. 3 Arkusza asortymentowo-cenowego, mimo, że nie posiada żadnych majątkowych praw autorskich, licencji, sublicencji itp. do systemu funkcjonującego w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego.

Zdaniem Odwołującego, fakt, że Zamawiający zaniechał wezwania Wykonawcy do wyjaśnień treści złożonej

oferty, wskazuje na przyjęcie przez Zamawiającego argumentacji prezentowanej w tym odwołaniu (tj. odwołaniu Elibron Sp. z o.o. z dnia 29.12.2025 r.) jako wyjaśnienie Wykonawcy, co należy uznać za działanie nieprawidłowe i przeprowadzone poza procedurą badania i oceny ofert.

Uprzedzając twierdzenia Wykonawcy, jakoby jedynie oświadczenie TAK/NIE było wymagane przez Zamawiającego na etapie składania ofert, Odwołujący podkreślił, że: a)ów wymóg nie uprawniał Wykonawców do składania dowolnego oświadczenia, czy też oświadczenia wprowadzającego w błąd Zamawiającego, a ponadto, b)przedmiotowe postępowanie nadal jest prowadzone w celu wyłonienia wykonawcy, który zapewnia należytą realizację przedmiotu zamówienia i który oferuje pełną integrację urządzenia (książkomatu) z systemami Biblioteki UŁ oraz w celu wyłonienia Wykonawcy, który zainstaluje odpowiednie oprogramowanie, do którego dostęp należy uzyskać od dostawcy systemu RFID JACOB.

Podsumowując powyższe Odwołujący stwierdził:

1. dokonując badania i oceny ofert Zamawiający jest zobligowany stosować zasady równego traktowania wykonawców, przejrzystości i uczciwej konkurencji. Zamawiający nie może: - modyfikować warunków zamówienia określonych w SWZ na etapie badania i oceny ofert, - dowolnie interpretować własnych wymogów zawartych w opisie przedmiotu zamówienia, zmieniając ich znaczenie i zakres, - przyjmować wyjaśnień Wykonawcy poza procedurą badania i oceny ofert i w oparciu o takie wyjaśnienia dokonywać oceny złożonych ofert, - uznawać za prawidłowe takich wyjaśnień Wykonawcy, które zmieniają treść oświadczenia złożonego w arkuszu asortymentowo-cenowym i wprowadzają w błąd Zamawiającego, co do zgodności oferty Wykonawcy z warunkami zamówienia.
2. treść oferty winna pozwalać na identyfikację oferowanego świadczenia, które zarówno ​ wyjaśnieniach, jak i w innych dokumentach np. w odwołaniach składanych w toku postępowania, nie może być w zmieniane, czy też uzupełniane. Jakiekolwiek wyjaśnienia modyfikujące treść oferty w sposób wykraczający poza ramy obligatoryjnych poprawek omyłek, stanowią zmiany, które nie są dopuszczalne w świetle Pzp.
3. podobnie uzupełnienia, które po terminie składania ofert konkretyzują i zmieniają treść świadczenia, nie mogą stanowić legalnego narzędzia sanowania błędów oferty, nie mogą usuwać jej sprzeczności z opisem przedmiotu zamówienia, ani nie mogą przekonywać Zamawiającego, że oferowane świadczenie nie musi spełniać wszystkich wymogów SW Z (tj. uzyskać informacji od producenta systemu kodowania etykiet, w celu integracji systemów), by zapewnić działanie urządzenia.
4. Zamawiający ma prawo tak ukształtować warunki zamówienia, by uzyskać zamówienie zgodne z jego potrzebami, a nie jakiekolwiek świadczenie. Skoro Zamawiający posiada systemy kodowania etykiet RFID JACOB, ma prawo wymagać powiązania dostarczanego urządzenia (książkomatu) właśnie z tym oprogramowaniem, a nie jakimkolwiek innym.

Ponadto, jak wskazał Odwołujący, Zamawiający na etapie badania i oceny ofert:

1. nie jest uprawniony do modyfikacji opisu przedmiotu zamówienia i rozszerzania jego zakresu przez dopuszczenie do realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawcy, oferującego inne niż wymagane rozwiązania systemowe tj. autorskie oprogramowanie, które ma działać obok systemu funkcjonującego w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego. Tymczasem, dokonując wyboru wykonawcy Elibron Sp. z o.o. Zamawiający przyjął to rozwiązanie za zgodne z opisem przedmiotu zamówienia, mimo, iż ów wykonawca nie posiada sublicecji/licencji ani żadnych innych majątkowych praw autorskich do korzystania z oprogramowania JACOB, funkcjonującego w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego i tym samym nie może zapewnić zgodnej z prawem integracji urządzenia (książkomatu) z tym oprogramowaniem,
2. dokonując wyboru oferty tego wykonawcy naruszył zasady równego traktowania wykonawców, zasadę przejrzystości postępowania i zasadę uczciwej konkurencji, bowiem dokonał oceny oferty w sposób odbiegający od wymogów wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia tj. dopuścił ofertę Wykonawcy, który jak sam przyznał nie zamierza zwracać się do producenta systemu JACOB, funkcjonującego w Bibliotece o udzielenie informacji i dostępu do oprogramowania JACOB w celu integracji urządzenia z tym oprogramowaniem,
3. oparł swoje rozstrzygnięcie wyłącznie o lakoniczną deklarację zawartą w formularzu asortymentowo-cenowym, mimo posiadanych informacji, iż ów wykonawca nie posiada dostępu do systemu JACOB i nie potrzebuje tego dostępu, co dodatkowo może skutkować naruszeniem autorskich praw majątkowych do systemu JACOB w związku z próbą integracji oferowanego urządzenia z systemem JACOB bez dostępu do tego oprogramowania. Odwołujący zwrócił

uwagę na wyrok KIO z dnia 20 lutego 2024 r. sygn. akt KIO 345/24.

W związku z powyższym, zdaniem Odwołującego, dokonując wyboru oferty Wykonawcy Elibron Sp. z o.o. w dniu 20 lutego 2026 r. Zamawiający naruszył przepis art. 226 ust. 1 pkt. 5 w zw. z art. 16 oraz w zw. z art. 17 ust. 2 ustawy Pzp.

Uzasadniając zarzut ewentualny naruszenia art. 255 pkt. 6 ustawy Pzp Odwołujący odnosząc się do czynności podejmowanych w niniejszym Postępowaniu zwrócił uwagę, że Zamawiający kilkukrotnie dokonywał rozstrzygnięcia tego postępowania:

⎯ ⎯⎯ ⎯ ⎯ ⎯ ⎯

w dniu 22 października 2025 r. dokonał wyboru oferty Arfido Sp. z o.o. i jednocześnie odrzucenia oferty Elibron Sp. z o.o. z uwagi na rażąco niską cenę. w dniu 27 października 2025 r. odwołanie na odrzucenie oferty wniósł Elibron Sp. z o.o.

w dniu 25 listopada 2025 r. Zamawiający unieważnił czynność odrzucenia oferty Elibron Sp. z o.o. i wyboru oferty Arfido Sp. z o.o. w dniu 23 grudnia 2025 r. Zamawiający unieważnił postępowanie z uwagi na stwierdzoną wadę postępowania powodującą, że ewentualne udzielenie zamówienie wykonawcy, który złożył potencjalnie najkorzystniejszą ofertę, (tj.

Elibron Sp. z o.o.) prowadzić będzie do naruszenia autorskich praw majątkowych w zakresie systemu kodowania JACOB, którym dysponuje Biblioteka Uniwersytetu Łódzkiego, w dniu 29 grudnia 2025 r. Elibron Sp. z o.o. odwołał się od czynności unieważnienia postępowania, wyjaśniając jak wskazano powyżej, że oferuje inny system niż wymagany przez Zamawiającego, który rzekomo nie naruszy praw autorskich majątkowych dotychczasowego dostawcy, ponieważ z jednej strony będzie systemem autorskim, a z drugiej strony (uwaga!) zapewni integrację z systemem JACOB, bez posiadania licencji do tego oprogramowania. w dniu 9 stycznia 2026 r. Zamawiający, w oparciu o deklaracje wykonawcy zawarte ​ odwołaniu, unieważnił czynność unieważnienia postępowania. w w dniu 20 lutego 2026 r. dokonał wyboru oferty Elibron Sp. z o.o. jako najkorzystniejszej ​ postępowaniu. w Powyższa chronologia zdarzeń wskazuje, zdaniem Odwołującego, że Zamawiający nie jest w stanie prawidłowo ocenić ofert złożonych w przedmiotowym postępowaniu z uwagi na błędy i wady tego postępowania.

W ocenie Odwołującego, o ile czynność z dnia 23 grudnia 2025 r., tj. unieważnienie postępowania było czynnością prawidłową, o tyle nastąpiło na błędnej podstawie prawnej, tj. Zamawiający unieważnił postępowanie na podstawie art. 255 pkt 5 ustawy Pzp, a tymczasem prawidłowe rozstrzygnięcie zaistniałego problemu powinno sprowadzać się do unieważnienia postępowania w oparciu o art. 255 pkt 6 ustawy Pzp. Odwołujący stwierdził, że wadliwość postępowania przejawia się w istniejącym i realnym ryzyku naruszenia praw autorskich majątkowych do oprogramowania funkcjonującego w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego, tj. systemu kodowania etykiet RFID JACOB. Brak uprawnień Wykonawcy do ingerencji ​ istniejące oprogramowanie w celu zapewnienia współpracy i pełnej integracji oferowanego urządzenia, tj. książkomatu w z systemem JACOB nie może się odbyć bez uprawnień posiadanych przez potencjalnego Wykonawcę.

Jak podkreślił Odwołujący, obejście tego wymogu przez oferowanie przez Wykonawców autorskiego rozwiązania, w efekcie prowadzić będzie do zakupu innego systemu niż posiadany przez Bibliotekę, co z kolei pozostaje w sprzeczności z opisem przedmiotu zamówienia, w którym wyraźnie Zamawiający wymaga pozyskania informacji od producentów oprogramowań funkcjonujących w Bibliotece w celu zapewnienia ich integracji.

Odwołujący wskazał, że dopuszczenie do sytuacji, w której jeden wykonawca oferuje system zgodny z systemem funkcjonującym w Bibliotece, a drugi wykonawca oferuje system autorski, inny niż obecnie posiadany przez Bibliotekę, który ma funkcjonować obok systemu dotychczasowego, skutkuje brakiem porównywalności ofert zarówno pod względem funkcjonalnym, jak i pod względem cenowym. Jednocześnie, zdaniem Odwołującego, takie rozwiązanie skutkuje niezgodną z przepisami modyfikacją SW Z i dopasowywaniem wymogów przedmiotu zamówienia odpowiednio do każdej z ofert.

Odwołujący powołał wyrok KIO z dnia 30 sierpnia 2024 r., sygn. akt KIO 2832/24.

Odwołujący zwrócił uwagę, że Zamawiający sam przyznał w informacji o unieważnieniu postępowania z dnia 23 grudnia 2025 r., że nie dopuścił i nie przewidział możliwości składania ofert przez wykonawców oferujących inne oprogramowania niż te, na których pracuje Biblioteka Uniwersytetu Łódzkiego. Zamawiający nie może zatem na etapie

badania i oceny ofert, odmiennie interpretować warunków zamówienia zawartych w SWZ i załącznikach i​ dokonać prawidłowej oceny dwóch odmiennych rozwiązań, w oparciu o opis przedmiotu zamówienia, w którym wymagał dokonania integracji urządzenia z systemem JACOB.

Ponadto, jak wskazał Odwołujący, na tym etapie Zamawiający nie może z całą pewnością stwierdzić, że autorskie oprogramowanie oferowane przez Elibron Sp. z o.o. może zostać zintegrowane z systemem JACOB bez stosownych uprawnień, tj. bez posiadanej licencji, czy też sublicencji do tego oprogramowania. Taki wniosek stwarza ryzyko naruszenia przepisów prawa autorskiego, tym bardziej, iż autor oprogramowania JACOB twierdzi, że integracja jakiegokolwiek systemu z systemem JACOB wymaga pozyskania uprawnień. Wątpliwości, które powstały na tym tle, wynikają zatem z twierdzeń autora oprogramowania JACOB, wymogów OPZ, z których wynika konieczność integracji z systemem kodowania etykiet RFID JACOB oraz twierdzeń Elibron Sp. z o.o., zgodnie z którymi, do integracji książkomatu z systemem JACOB nie jest wymagane posiadanie licencji autora tego oprogramowania.

Odwołujący podkreślił, że Zamawiający nie może na tym etapie postępowania przeprowadzić żadnych testów, sprawdzających deklaracje Elibron Sp. z o.o., a nie ulega wątpliwości, że takie testy zobligowany jest przeprowadzić z uwagi na ryzyko naruszenia autorskich praw majątkowych wskazane przez autora oprogramowania JACOB.

Zdaniem Odwołującego, w sytuacji, w której Zamawiający już pięciokrotnie zmieniał rozstrzygnięcie w przedmiotowej sprawie, w celu zachowania zasad przejrzystości, równości wykonawców i uczciwej konkurencji, zasadnym wydaje się rozwiązanie zaistniałych problemów i unieważnienie postępowania, które wskutek odmiennej interpretacji zapisów SW Z i załączników prowadzi do wyboru wykonawcy, który oferuje przedmiot zamówienia niezgody z warunkami określonymi przez Zamawiającego, co z kolei jest niezgodne z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych, a dodatkowo stwarza ryzyko naruszenia przepisów innych ustaw. Odwołujący zaznaczył, że na tym etapie postępowania Zamawiający nie ma możliwości modyfikacji SW Z w sposób pozwalający na dokonanie prawidłowego i zgodnego z ustawą rozstrzygnięcia.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego zgłosił wykonawca Elibron Sp. z o.o.

Pismem z dnia 25 marca 2026 r. Zamawiający wniósł odpowiedź na odwołanie, w której podtrzymał dotychczasowe stanowisko zawarte w informacji o wyborze oferty Wykonawcy Elibron Sp. z o.o., zgodnie z treścią pisma przekazanego Wykonawcom oraz opublikowanego na stronie internetowej postępowania w dniu 20 lutego 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza, po przeprowadzeniu rozprawy w przedmiotowej sprawie, na podstawie zebranego materiału dowodowego wskazanego w treści uzasadnienia, jak też po zapoznaniu się z oświadczeniami i stanowiskami stron i uczestnika postępowania złożonymi pisemnie oraz ustnie do protokołu w toku rozprawy zważyła, co następuje.

Izba stwierdziła, że Odwołujący legitymuje się interesem we wniesieniu środka ochrony prawnej, o którym mowa w art. 505 ust. 1 ustawy Pzp. Zakres zarzutów, w sytuacji ich potwierdzenia się, wskazuje na pozbawienie Odwołującego możliwości uzyskania zamówienia i jego realizacji, narażając tym samym Odwołującego na poniesienie w tym zakresie wymiernej szkody.

Oddalając odwołanie Izba miała na uwadze przede wszystkim treść postanowień SW Z. W tym kontekście Izba zwróciła uwagę na użycie przez Zamawiającego różnych określeń – ​ poz. X.2. Zamawiający wymagał „pełnej integracji” urządzenia z systemem bibliotecznym, zaś w poz. X.3 „pełnej w współpracy” urządzenia z istniejącym systemem RFID HF.

W ocenie Izby, rozróżnienie wspomnianych wymagań przez Zamawiającego musiało być celowe, co potwierdził Zamawiający na rozprawie. Izba zważyła również, że zgodnie z​ utrwalonym w doktrynie i orzecznictwie poglądem, wszelkie wątpliwości wynikające z treści dokumentów zamówienia, należy rozstrzygać na korzyść wykonawcy. Co za tym idzie, nie można na obecnym etapie postępowania twierdzić, że wymogiem Zamawiającego ​ przedmiotowym postępowaniu była pełna integracja, bądź też, że współpraca jest pojęciem tożsamym z integracją. w Jest to sprzeczne z logiką oraz intencją Zamawiającego odzwierciedloną w dokumentach zamówienia.

Izba zważyła również, że w przedmiotowym postępowaniu Zamawiający zdecydował się dokonywać oceny ofert wyłącznie na podstawie oświadczeń wykonawców.

Wykonawca Elibron Sp. z o.o. zadeklarował, że spełnia kwestionowane wymagania (okoliczność bezsporna).

Potwierdzeniem deklaracji Elibron Sp. z o.o. jest Protokół z testu kompatybilności Książkomatu APD z etykietami preformatowanymi w systemie JACOB z dnia 23 października 2025 r. wydanym przez Bibliotekę Uniwersytetu Ignatianum w Krakowie. Odwołujący nie przedstawił dowodów, które w sposób jednoznaczny wskazywałyby na to, że

oświadczenia Elibron Sp. z o.o. są niezgodne z prawdą.

W świetle powyższego, Izba nie stwierdziła podstaw do uwzględnienia zarzutu dotyczącego zaniechania odrzucenia oferty złożonej przez Elibron Sp. z o.o. jako niezgodnej z postanowieniami dokumentów zamówienia. Tym samym, nie potwierdził się zarzut naruszenia przez Zamawiającego art. 226 ust. 1 pkt 5) Pzp w zw. z art. 16 oraz w zw. z art. 17 ust. 2 ustawy Pzp.

Izba stwierdziła, że brak jest też podstaw do nakazania Zamawiającemu wezwania wykonawcy Elibron Sp. z o.o. do złożenia wyjaśnień. Deklaracje Elibron Sp. z o.o. są jasne. Zamawiający nie wymagał ich potwierdzenia za pomocą jakichkolwiek środków dowodowych. Gdyby okazało się na etapie realizacji zamówienia, że wykonawca Elibron Sp. z o.o. nie sprosta wykonaniu zamówienia zgodnie z SW Z, będzie musiał ponieść tego konsekwencje. Nie potwierdził się zatem zarzut naruszenia przez Zamawiającego art. 223 ust. 1 w zw. z art. 128 ust. 4 ustawy Pzp w zw. z art. 16 oraz w zw. z art. 17 ust. 2 ustawy Pzp Co za tym idzie, Izba uznała, że czynność wyboru oferty najkorzystniejszej jest czynnością prawidłową.

Nie potwierdził się również zarzut zaniechania unieważnienia postępowania na podstawie art. 255 pkt 6 ustawy Pzp jako obarczonego wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. Instytucja unieważnienia postępowania jest instytucją wyjątkową, bowiem celem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest udzielenie zamówienia wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Pzp. Izba zważyła, że Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie konkurencyjnym, czego Odwołujący nie zakwestionował. Podstawą unieważnienia postępowania nie może stać się okoliczność, że Zamawiający w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego modyfikował własne decyzje.

Ustawa Pzp nie zabrania Zamawiającemu zmiany decyzji. Istotne jest, aby ostateczna decyzja była zgodna z przepisami ustawy Pzp. Odwołujący stwierdził również, że wadliwość postępowania przejawia się w ryzyku naruszenia praw autorskich majątkowych do oprogramowania funkcjonującego w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego, tj. systemu kodowania etykiet RFID JACOB. Tymczasem ochrona praw autorskich nie leży w kognicji Krajowej Izby Odwoławczej.

Bez znaczenia dla rozstrzygnięcia przedmiotowej sprawy jest zatem oświadczenie złożone przez pana Zbyszko Rok z dnia 25 lutego 2026 r. Ponadto, jak wskazano powyżej, treść SW Z wskazuje na to, że Zamawiający dopuścił zaoferowanie przez wykonawców autorskiego oprogramowania określając wymagania co do integracji i współpracy.

Weryfikacja przez Zamawiającego deklaracji złożonych przez Elibron Sp. z o.o. na obecnym etapie postępowania nie jest możliwa, jako że Zamawiający zrezygnował z weryfikacji tych okoliczności na etapie postępowania nie wymagając złożenia środków dowodowych.

Mając powyższe na uwadze, orzeczono jak w sentencji.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 i 575 ustawy Pzp oraz § 8 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (​ Dz. U. z 2020 r. poz. 2437, dalej jako „rozporządzenie”).

Jak stanowi art. 557 ustawy Pzp, w wyroku oraz w postanowieniu kończącym postępowanie odwoławcze Izba rozstrzyga o kosztach postępowania odwoławczego, z kolei w myśl art. 575 ustawy Pzp strony oraz uczestnik postępowania odwoławczego wnoszący sprzeciw ponoszą koszty postępowania odwoławczego stosownie do jego wyniku.

Jak stanowi § 8 ust. 2 rozporządzenia, w przypadku oddalenia odwołania przez Izbę w całości, koszty ponosi odwołujący. W świetle powyższych regulacji, Izba obciążyła kosztami postępowania odwoławczego Odwołującego.

Przewodnicząca

…………..