Wyrok KIO 2158/26 z 2 czerwca 2026

1. Oddala odwołanie.

2 . Kosztami postępowania obciąża wykonawcę Wrocławskie Eventy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu i zalicza na poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez tego wykonawcę tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty odwołującego poniesione z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący

……………………..…………

Sygn. akt

KIO 2158/26

Politechnika Wrocławska zwana dalej „zamawiającym”, prowadzi postępowanie ​o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie przepisów ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.) zwanej dalej: „Pzp”, ​ trybie podstawowym bez negocjacji pn.: Umowa ramowa na świadczenie usług cateringowych dla Politechniki w Wrocławskiej - zadania, o numerze referencyjnym SZP/242-026/2026, zwane dalej „postępowaniem”. Postępowanie zostało podzielone na dwie części (zadania).

Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych 3 lutego 2026 r., pod numerem 2026/BZP 00092823.

Szacunkowa wartość zamówienia, którego przedmiotem są usługi społeczne o​ wartości szacunkowej zamówienia mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 750 000 euro, nie mniejszej jednak niż równowartość kwoty 170 000 zł.

5 maja 2026 r. wykonawca Wrocławskie Eventy Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (zwany dalej: „odwołującym”) wniósł odwołanie na: - czynność polegającą na wyborze jako oferty najkorzystniejszej dla zadania nr 2 - Wydarzenia Wielodniowe, oferty złożonej przez DIAPOL Catering D.S.; - zaniechania odrzucenia oferty DIAPOL Catering D.S. wobec niewykazania prawidłowego umocowania pełnomocnika do złożenia oferty.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu:

1. naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 4 Pzp w zw. z art. 95 § 2 kc, z art. 99 § 2 kc i art. 104 kc przez nieodrzucenie oferty wykonawcy oferty wykonawcy DIAPOL Catering D.S. z siedzibą we Wrocławiu, podczas gdy w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferta została złożona przez osobę nieposiadającą umocowania do złożenia oferty, zaś złożenie oferty, jako jednostronna czynność prawna nie może zostać konwalidowana następczym oświadczeniem wykonawcy;
2. naruszenie art. 16 ust. 1 Pzp przez przeprowadzenie postępowania z naruszeniem zasady równego traktowania

wykonawców oraz w sposób uniemożliwiający zachowanie uczciwej konkurencji, przejawiający się w tym, że za najkorzystniejszą uznana została oferta podlegająca odrzuceniu.

Mając na uwadze powyższe, odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz: - nakazanie unieważnienia czynności zamawiającego polegającej na wyborze najkorzystniejszej ofert, złożonej przez DIAPOL Catering D.S.; - nakazanie odrzucenia oferty DIAPOL Catering D.S. z siedzibą we Wrocławiu; - obciążenie zamawiającego kosztami postępowania, w tym kosztami wynagrodzenia pełnomocnika według norm przepisanych.

Odwołujący oświadczył, że ma interes w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia, gdyż naruszenie przepisów wskazanych w odwołaniu spowodowało, że jako najkorzystniejsza wybrana została oferta, co do której zamawiający nie przeprowadził odpowiedniego postępowania weryfikacyjnego, którego efekt mógłby skutkować odrzuceniem wybranej oferty DIAPOL Catering D.S.. Po odrzuceniu oferty złożonej przez DIAPOL Catering D.S., odwołujący się jako uczestnik postepowania z najwyższą liczbą punktów uzyskałby zamówienie.

W uzasadnieniu odwołania została przedstawiona argumentacja dla podniesionych zarzutów.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego zgłosił wykonawca D.S. prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą DIAPOL Catering z siedzibą we Wrocławiu. Wykonawca ten w piśmie zawierającym zgłoszenie przystąpienia przedstawił argumentację dla wniosku o oddalenie odwołania w całości.

14 maja 2026 r. zamawiający złożył do akt sprawy odpowiedź na odwołanie wraz ​z załącznikami, w której zawarł stanowisko dla wniosku o oddalenie odwołania w całości jako bezzasadnego.

Na podstawie dokumentacji przedmiotowego postępowania oraz biorąc pod uwagę stanowiska stron i uczestnika postępowania odwoławczego, Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Wobec spełnienia przesłanek określonych w art. 525 Pzp, Izba stwierdziła skuteczność przystąpienia zgłoszonego przez wykonawcę D.S. prowadzącą działalność gospodarczą pod nazwą DIAPOL Catering z siedzibą we Wrocławiu (zwanego dalej jako: „przystępujący”), do udziału w postępowaniu odwoławczym po stronie zamawiającego. ​ związku z tym ww. wykonawca stał się uczestnikiem postępowania odwoławczego.

W Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania na podstawie art.

528 Pzp i skierowała odwołanie na rozprawę.

Izba uznała, że odwołujący posiadał interes w uzyskaniu zamówienia oraz mógł ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, czym wypełnił materialnoprawne przesłanki dopuszczalności odwołania, o których mowa w art. 505 ust. 1 Pzp.

Izba zaliczyła na poczet materiału dowodowego:

1. dokumentację przekazaną w postaci elektronicznej, zapisaną na nośniku typu pendrive, przesłaną do akt sprawy przez zamawiającego 18 maja 2026 r., w tym w szczególności: - ogłoszenie o zamówieniu; - specyfikację warunków zamówienia (zwaną dalej nadal: „SWZ”) wraz z załącznikami; - ofertę złożoną w postępowaniu przez przystępującego w tym pełnomocnictwo z​ 14 października 2025 r. złożone wraz z ofertą; - wezwanie z 20 kwietnia 2026 r. skierowane do przystępującego; - wyjaśnienia z 26 kwietnia 2026 r. wraz z załącznikami złożone przez przystępującego ​ odpowiedzi na powyżej wskazane wezwanie; w - zawiadomienie z 30 kwietnia 2026 r. o wyborze najkorzystniejszej oferty w zakresie zadania nr 2;
2. dokumenty załączone do odpowiedzi na odwołanie, tj. pełnomocnictwo złożone wraz ​z ofertą oraz dokumentacja z badania ofert, które zostały złożone również w ramach dokumentacji opisanej powyżej.

Izba ustaliła co następuje W zakresie zadania nr 2 zostało złożonych pięć oferty, w tym m. in. przez odwołującego i​ przystępującego.

Przystępujący złożył wraz z ofertą pełnomocnictwo z 14 października 2025 r. dla pana S.N.. Pełnomocnictwo posiadało m. in. następującą treść:

Firma Diapol Catering D.S. ul. Zakładowa 13D lok 2 : 50-231 Wrocław (…) udziela Panu Nowakowi Sławomirowi - zamieszkałemu we (52-010 ) Wrocławiu, (…), pełnomocnictwa do reprezentowania Spółki w zakresie składania ofert wolnorynkowych oraz w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. z dnia 28 maja 2013r. Dz. U. z 2013r. poz. 907 z póź. zm.)

Pełnomocnictwo obejmuje wszystkie czynności związane z ubieganiem się Spółki o udzielenie zamówienia, a w szczególności: • prawo do złożenia, podpisania i udzielania wyjaśnień w zakresie wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne oraz wszelkich dokumentów i oświadczeń wymaganych na etapie kwalifikacji do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne, • prawo do złożenia, podpisania i udzielania wyjaśnień w zakresie oferty złożonej ​ postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz wszelkich innych dokumentów związanych z udziałem w w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, • negocjacji warunków realizacji zamówienia oraz warunków umowy w postępowaniach prowadzonych w trybach negocjacyjnych, • prawo do złożenia oferty poprzez platformy internetowe służące do składania ofert w formie elektronicznej, • udział w aukcji elektronicznej (dokonywanie postąpień), • podpisanie pytań o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, • podpisanie oferty, • podpisanie wniosku o zapoznanie się z treścią złożonych ofert, • podejmowanie innych decyzji i czynności prawnych, składania oświadczeń wiedzy i woli ​ związku z ubieganiem się Spółki o udzielenie zamówienia publicznego w 4 marca 2026 r. zamawiający wybrał najkorzystniejszą w ramach zadania nr 1 i 2. ​ zakresie zadania nr 2 jako najkorzystniejsza została wybrana oferta złożona przez przystępującego.

W 9 marca 2026 r. odwołujący zaskarżył czynność wyboru najkorzystniejszej oferty, tj. zarzucając m.in. naruszenie art. 128 ust. 1 Pzp przez zaniechanie wezwania wybranego wykonawcy do przedłożenia prawidłowego dokumentu pełnomocnictwa, umocowującego S.N. do złożenia oferty w imieniu przystępującego nie zaś w imieniu spółki oraz naruszenie art. 224 ust. 1 Pzp przez zaniechanie wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny dla wskazanych w odwołaniu składników oferty. Odpowiedzią na odwołanie z 10 kwietnia 2026 r. zamawiający uwzględnił w całości odwołanie, a następnie czynnością z 17 kwietnia 2026 r. unieważnił wybór oferty przystępującego i poinformował o​ przystąpieniu do ponownego badania ofert w zakresie zadania nr 2.

Pismem z 20 kwietnia 2026 r. zamawiający wezwał przystępującego m. in. do wyjaśnień lub uzupełnień w zakresie złożonego wraz z ofertą pełnomocnictwa. Treść wezwania w tym zakresie kształtowała się w następujący sposób:

1. Działając na podstawie art. 128 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 11 września 2019 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024r., poz. 1320 ze zm.), zwaną uPzp. Zamawiający wzywa do wyjaśnień lub złożenie pełnomocnictwa:

Złożona oferta została podpisana przez Pełnomocnika Pana S.N., który zgodnie z załączonym do oferty pełnomocnictwem jest upełnomocniony do reprezentacji Spółki. Wykonawca DIAPOL CATERING D.S., NIP 8982014432, REGON 020788343 nie jest Spółką.

Załączone pełnomocnictwo budzi wątpliwości co do jego prawidłowości i Zamawiający wzywa, na podstawie art. 128 ust. 4 uPzp. do wyjaśnień w tym zakresie. (…) lub Zamawiający wzywa Wykonawcę do złożenia, Na podstawie art. 128 ust. 1 uPzp.:

Dokumentu/-ów, z których wynika prawo do podpisania Oferty; odpowiednie pełnomocnictwa zgodnie z zapisami SWZ:

1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy. W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, Zamawiający żąda od wykonawcy odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.
2. Pełnomocnictwo osoby/osób podpisujących Ofertę do reprezentowania Wykonawcy, zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych w wysokości odpowiadającej cenie Oferty oraz podpisania Oferty musi bezpośrednio wynikać z dokumentów rejestrowych Wykonawcy.

Oznacza to, że jeżeli pełnomocnictwo takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy

(odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej), to do Oferty należy dołączyć pełnomocnictwo wystawione na reprezentanta Wykonawcy przez osoby do tego umocowane.

Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.

Pismem z 26 kwietnia 2026 r. przystępujący złożył odpowiedź na powyżej wskazane wezwanie. W kwestii pełnomocnictwa przystępujący wskazał:

I. Wyjaśnienia w zakresie umocowania osoby podpisującej ofertę Wykonawca wyjaśnia, że D.D. jest działalnością gospodarczą prowadzoną przez D.S., a nie spółką. Jeżeli w złożonym wraz z ofertą pełnomocnictwie lub w jego opisie użyto sformułowania odnoszącego się do „Spółki”, należy traktować je jako oczywistą omyłkę redakcyjną, która nie zmienia osoby Wykonawcy ani zakresu udzielonego umocowania.

Osobą uprawnioną do działania w imieniu Wykonawcy jest D.S. jako przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą pod firmą D.D.. Wykonawca przedkłada dokument rejestrowy potwierdzający status prawny Wykonawcy oraz, w razie podpisywania dokumentów przez pełnomocnika, aktualne pełnomocnictwo udzielone przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

Wykonawca potwierdza, że osoba podpisująca ofertę i/lub niniejsze wyjaśnienia działa na podstawie prawidłowego umocowania, a złożone dokumenty potwierdzają prawo do reprezentowania Wykonawcy oraz do zaciągania zobowiązań związanych ze złożoną ofertą.

Do wyjaśnień przystępujący załączył m. in. pełnomocnictwo z 27 kwietnia 2026 r. dla pana S.N..

30 kwietnia 2026 r. zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty ​ zakresie zadania nr 2. Jako najkorzystniejsza została wybrana oferta przystępującego. Oferta odwołującego została w sklasyfikowana na drugim miejscu w rankingu.

Treść przepisów dotyczących zarzutów: - art. 226 ust. 1 pkt 4 Pzp – Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: (…)

1. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów; - art. 16 pkt 1 Pzp – Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób:
2. zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców; - art. 95 § 2 kc – Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.; - art. 95 § 2 kc – Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.; - art. 104 kc – Jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Jednakże gdy ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w cudzym imieniu, zgodził się na działanie bez umocowania, stosuje się odpowiednio przepisy o zawarciu umowy bez umocowania.

Izba zważyła co następuje.

Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy oraz stanowiska stron i uczestnika postępowania odwoławczego Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie.

Izba, co do zasady, zgodziła się z argumentacją przedstawioną przez zamawiającego i przystępującego. W ocenie składu orzekającego zamawiający słusznie argumentował, że ​ okolicznościach przedmiotowej sprawy nie doszło do naruszenia art. 226 ust. 1 pkt 4 Pzp ani przepisów kodeksu w cywilnego wskazanych przez odwołującego, albowiem pełnomocnictwo złożone wraz z ofertą przez przystępującego pozwalało na jednoznaczne ustalenie: wykonawcy, osoby udzielającej umocowania, osoby pełnomocnika oraz zakresu umocowania obejmującego złożenie oferty w postępowaniu. Co więcej, okoliczność zastosowania w treści pełnomocnictwa złożonego przez przystępującego wraz ofertą określenia „spółka” zamiast np. „przedsiębiorca” lub „wykonawca” miało wyłącznie charakter redakcyjny i nie powodowało poważniejszych wątpliwości co do tożsamości mocodawcy. ​Z całokształtu dokumentu oraz dokumentacji postępowania jednoznacznie wynikało, że pełnomocnictwo zostało udzielone przez wykonawcę D.S. prowadzącą działalność gospodarczą pod wskazaną nazwą DIAPOL Catering. Tym

samym odwołujący błędnie utożsamił wystąpienie nieścisłości redakcyjnej w treści pełnomocnictwa z brakiem umocowania. Izba ostatecznie doszła do przekonania, że samo użycie nieprecyzyjnego określenia w treści pełnomocnictwa nie skutkowało nieważnością pełnomocnictwa, skoro możliwe było jednoznaczne ustalenie woli mocodawcy oraz zakresu udzielonego umocowania.

W dalszej kolejności skład orzekający wskazał, że odwołujący istotę swojej argumentacji budował wokół wezwania z 20 kwietnia 2026 r. Jego zdaniem samo skierowanie tego wezwania oznaczało uznanie przez zamawiającego, że pełnomocnictwo złożone przez przystępującego wraz z ofertą zawierało wadę skutkującą brakiem umocowania. Izba nie zgodziła się z powyżej przedstawioną argumentacją odwołującego. Wezwanie z 20 kwietnia 2026 r., w kluczowym z punktu widzenia przedmiotowego sporu zakresie dotyczącym kwestii pełnomocnictwa, skierowane zostało do przystępującego na podstawie art. 128 ust. 4 Pzp lub art. 128 ust. 1 Pzp. Zamawiający w pierwszej kolejności wezwał przystępującego do wyjaśnień w zakresie pełnomocnictwa i w tym kontekście powołał się na art. 128 ust. 4 Pzp. Dopiero ​ dalszej części wezwania, tj. po zastosowaniu spójnika „lub”, zamawiający zwrócił się do przystępującego na w podstawie art. 128 ust. 1 Pzp, czyli do ewentualnego złożenia pełnomocnictwa. Zastosowany w wezwaniu art. 128 ust. 4 Pzp przewiduje możliwość kierowania do wykonawców wezwań z żądaniem wyjaśnień. W okolicznościach przedmiotowej sprawy skorzystanie z tej instytucji nie stanowiło przyznania, że oferta przystępującego została złożona przez osobę nieumocowaną.

Izba stwierdziła, że przystępujący w odpowiedzi z 26 kwietnia 2026 r., złożonej w odpowiedzi na powyżej wskazane wezwanie, zastosował się do jego pierwszej części, której podstawą był art. 128 ust. 4 Pzp. Tym samym odpowiedź z 26 kwietnia 2026 r. miała charakter wyjaśnień, a​ załączone do niej pełnomocnictwo było co najwyżej tych wyjaśnień elementem. Wyjaśnienia z 26 kwietnia 2026 r. ostatecznie rozwiewały wszelkie wątpliwości, które mogły się nasunąć ​ związku z prawidłowością pełnomocnictwa złożonego przez przystępującego wraz z ofertą. Pełnomocnictwo w załączone do odpowiedzi z 26 kwietnia 2026 r. miało charakter wyjaśniający i potwierdzało istniejące umocowanie. W konsekwencji zamawiający mógł dokonać czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu przyjmując, że pełnomocnictwo złożone przez przystępującego wraz z ofertą skutecznie identyfikowało mocodawcę i zakres umocowania, zaś późniejsze wyjaśnienia jedynie usuwały wątpliwości podnoszone przez odwołującego przy okazji odwołania wniesionego 9 marca 2026 r.

Izba oddaliła zarzut naruszenia art. art. 226 ust. 1 pkt 4 Pzp w zw. z art. 95 § 2 kc, z art. 99 § 2 kc i art. 104 kc podniesiony w pkt 1 petitum odwołania.

Drugi z zarzutów wskazanych w odwołaniu, w ocenie składu orzekającego, miał charakter wynikowy w stosunku do pierwszego zarzutu. W konsekwencji oddalenie pierwszego zarzutu musiało doprowadzić do oddalenia również zarzutu naruszenia art. 16 pkt 1 Pzp, podniesionego w pkt 2 petitum odwołania.

W związku z powyższym Izba uznała, że odwołanie podlegało oddaleniu i na podstawie art. 553 zdanie pierwsze Pzp orzekła jak w sentencji.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku, na podstawie art. 557 i 575 Pzp oraz § 5 pkt 1 i 2 lit. b) w zw. z § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), zaliczając na poczet kosztów postępowania odwoławczego koszt wpisu od odwołania oraz koszty poniesione przez odwołującego z​ tytułu wynagrodzenia pełnomocnika.

Przewodniczący

……………………..…………