Wyrok KIO 1653/26 z 14 maja 2026

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym na usługę obsługi technicznej wentylacji, klimatyzacji, ogrzewania i automatyki w obiektach PPNT Gdynia, numer referencyjny: DO.2800.3.2026, numer ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: 2026/BZP 00129704 z 26 lutego 2026 r.

7 kwietnia 2026 r. zamawiający poinformował o wyniku postępowania.

12 kwietnia 2026 r. wykonawca EUROKLIMA SHIP OUTFITTING Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. Stary Rynek Oliwski 8/2 wniósł odwołanie przez należycie umocowanego pełnomocnika. Do odwołania dołączono dowód jego opłacenia oraz dowód przekazania zamawiającemu Odwołujący zamawiającemu zarzucił naruszenie:

1. art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy przez odrzucenie oferty nr 1 odwołującego w związku z niezasadnym przyjęciem, że odwołujący nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń i tym samym nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, tj. wskutek bezpodstawnego przyjęcia przez zamawiającego, że odwołujący nie wykazał spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 10.1.2 Specyfikacji Warunków Zamówienia (SW Z), w sytuacji gdy odwołujący w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego z 25.03.2026 r. złożył – obok uprzednio złożonych wykazu usług oraz zestawienia faktur dokumentujących należyte wykonanie umowy nr CRU GJ01340/24 z 21.03.2024 r. zawartej z Energa-Operator S.A. Oddział w Gdańsku – oświadczenie własne z 26.03.2026 r., stanowiące w świetle § 9 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415) pełnoprawny i równorzędny środek dowodowy w przypadku, gdy wykonawca z przyczyn niezależnych od siebie nie jest w stanie uzyskać referencji bądź innego dokumentu sporządzonego przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a przyczyny te odwołujący wykazał biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, 2)art. 239 ust. 1 i 2 ustawy przez wybór jako najkorzystniejszej oferty nr 2 wykonawcy Przedsiębiorstwo ProdukcyjnoUsługowe Klimat Sp. z o.o., co miało miejsce w następstwie błędnego zastosowania kryteriów wyboru po błędnym odrzuceniu oferty nr 1 odwołującego, która w rzeczywistości powinna otrzymać najwyższą ilość punktów i być uznana za ofertę najkorzystniejszą.

Wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu:

1. unieważnienie czynności odrzucenia oferty nr 1 odwołującego, 2)unieważnienie czynności wyboru oferty nr 2 wykonawcy Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Klimat Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jako oferty najkorzystniejszej, 3)nakazanie zamawiającemu ponownego przeprowadzenia czynności badania i oceny oferty, a następnie dokonania

wyboru oferty najkorzystniejszej.

Nadto o zasądzenie od zamawiającego na rzecz odwołującego zwrotu kosztów postępowania odwoławczego, w tym zwrotu kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych.

Dodatkowo o:

1. dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentacji postępowania w sprawie będącej w posiadaniu zamawiającego, w szczególności: a)wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych z 19.03.2026 r. skierowanego przez zamawiającego do odwołującego – celem ustalenia okoliczności zakresu żądanych przez zamawiającego dokumentów oraz treści pouczenia o możliwości złożenia oświadczenia własnego wykonawcy w trybie § 9 ust. 1 pkt 2 in fine Rozporządzenia; terminu wezwania wystosowanego przez zamawiającego oraz terminu na złożenie odpowiedzi przez odwołującego; b)wykazu usług z 23.03.2026 r. przedłożonego przez odwołującego – celem ustalenia okoliczności wskazania przez odwołującego spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 10.1.2 SW Z przez wskazanie usługi należycie wykonanej na rzecz Energa-Operator S.A. Oddział w Gdańsku na podstawie umowy nr CRU GJ01340/24; daty złożenia wykazu usług przez odwołującego; c)wyjaśnień odwołującego z 23.03.2026 r. – celem ustalenia okoliczności terminowego ustosunkowania się przez odwołującego do wezwania zamawiającego oraz treści złożonych wyjaśnień, w szczególności w zakresie usługi realizowanej na rzecz Energa-Operator S.A. Oddział w Gdańsku, w tym wskazania 24-miesięcznego okresu usługi, daty złożenia wyjaśnień przez odwołującego; d)wykazu i zestawienia faktur z 23.03.2026 r. przedłożonego przez odwołującego – celem ustalenia okoliczności przedłożenia przez odwołującego dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi, posiadanych przez odwołującego w dacie ich złożenia, daty złożenia dokumentów przez odwołującego; e)wezwania do wyjaśnień oraz do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych z 25.03.2026 r. skierowanego przez zamawiającego do odwołującego – celem ustalenia okoliczności treści wezwania zamawiającego, zakresu zakwestionowanych przez zamawiającego dokumentów, terminu wyznaczonego odwołującemu uzupełnienie podmiotowych środków dowodowych; f)oświadczenia odwołującego z 26.03.2026 r. przedłożonego celem potwierdzenia należytego wykonania usług wskazanych w Wykazie usług – celem ustalenia okoliczności treści złożonego oświadczenia, w tym potwierdzenia przez odwołującego należytego wykonania usługi realizowanej na rzecz Energa-Operator S.A Oddział w Gdańsku oraz wskazanych w nim przyczyn niemożności uzyskania referencji w terminie, niezależnych od odwołującego, daty oświadczenia; g)zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty z 7 kwietnia 2026 r., skierowanego przez zamawiającego do wykonawców – celem ustalenia okoliczności wyboru oferty wyboru najkorzystniejszej przez zamawiającego, odrzucenia oferty nr 1 odwołującego, przyczyn odrzucenia oferty nr 1 odwołującego, daty tej czynności; Odwołujący nie załącza ww. dowodów do odwołania jako znajdujących się w dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentów załączonych przez odwołującego do tego pisma: a)wiadomości e-mail przedstawiciela odwołującego skierowanych do przedstawiciela Energa-Operator S.A. oddział w Gdańsku z dni: -19 marca 2026 r., -25 marca 2026 r. i 26 marca 2026 r., - 27 marca 2026 r. z prośbą o złożenie oświadczenia o należytym wykonaniu usług przez Euro-Klima Sp. z o.o. w ramach umowy CRU GJ01340/24 zawartej 21.03.2024 r. – celem ustalenia okoliczności podjęcia przez odwołującego niezbędnych starań celem uzyskania referencji, pozostawienia przedmiotowej wiadomości bez odpowiedzi przez przedstawiciela Energa-Operator S.A., braku możliwości uzyskania referencji w terminie z przyczyn niezależnych od odwołującego; b)wiadomości e-mail przedstawiciela odwołującego skierowanej do Energa-Operator S.A. z 1 kwietnia 2026 r. z prośbą o wystawienie referencji potwierdzających należyte wykonanie prac przez firmę Euro-Klima Sp z o.o. w ramach umowy nr CRU GJ01340/24 z 21.03.2024r. wraz z odpowiedzią – celem ustalenia okoliczności podjęcia przez odwołującego niezbędnych starań celem uzyskania referencji, braku możliwości uzyskania referencji w terminie z przyczyn niezależnych od odwołującego; c) korespondencji e-mail pomiędzy przedstawicielami Energa-Operator S.A. z dni 7-9 kwietnia 2026 r., celem ustalenia okoliczności: -terminów procedowania wniosku odwołującego o wystawienia referencji, w tym przekazania wniosku do osoby właściwej w dniu 7 kwietnia 2026 r., -treści Instrukcji Zakupowej Energa-Operator S.A., zgodnie z którą co do zasady referencje nie są wystawiane wykonawcom realizującym umowy o wartości do 1 mln PLN netto w skali roku, natomiast dopuszcza się na wniosek wykonawcy wraz z uzasadnieniem wydanie referencji poniżej tego progu, -podjęcia przez odwołującego niezbędnych starań celem uzyskania referencji, braku możliwości uzyskania referencji w terminie z przyczyn niezależnych od odwołującego.

Odwołujący wskazał, że posiada interes prawny w złożeniu odwołania, ponieważ złożył zamawiającemu ofertę nr 1, która w przypadku uwzględnienia odwołania i unieważnienia czynności odrzucenia oferty nr 1 odwołującego oraz unieważnienia czynności wyboru oferty nr 2 wykonawcy Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Klimat Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako oferty najkorzystniejszej, w ramach powtórzonej czynności oceny i wyboru ofert będzie ofertą najkorzystniejszą, przez co odwołujący pozyska zamówienie będące przedmiotem postępowania. W postępowaniu zostały złożone dwie oferty a oferta nr 1 odwołującego, gdyby nie została odrzucona, zostałaby oceniona jako oferta najkorzystniejsza w świetle kryteriów oceny ofert postawionych przez zamawiającego w postępowaniu.

Interes odwołującego w złożeniu odwołania wynika zatem z faktu, że jest on podmiotem, który jest zainteresowany uzyskaniem przedmiotowego zamówienia, złożył ofertę, która wg kryteriów oceny ofert powinna zostać najwyżej oceniona, a na skutek niezgodnych z przepisami ustawy czynności podejmowanych przez zamawiającego, oferta odwołującego nie może zostać wybrana jako najkorzystniejsza. W konsekwencji odwołujący poniósł szkodę, gdyż nie ma możliwości dalszego ubiegania się o uzyskanie zamówienia, a w konsekwencji jego uzyskania i osiągnięcia zysku wynikającego z uzyskania i zrealizowania przedmiotowego zamówienia publicznego. W przypadku, gdyby zamawiający – działając zgodnie z przepisami ustawy – nie dokonał odrzucenia oferty odwołującego i dokonał rzetelnego badania i oceny ofert, w sposób zgodny z ustawą ustawy oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i dokumentacją zamówienia, wówczas oferta odwołującego mogłaby zostać wybrana jako najkorzystniejsza.

Wskutek dokonania przez zamawiającego, z naruszeniem przepisów Ustawy, czynności odrzucenia oferty nr 1 odwołującego oraz wyboru oferty nr 2 wykonawcy Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Klimat Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako oferty najkorzystniejszej (która nie byłaby ofertą najkorzystniejszą, gdyby zamawiający wadliwie nie odrzucił oferty nr 1 odwołującego), odwołujący pozbawiony został możliwości uzyskania zamówienia będącego przedmiotem postępowania. Tym samym, w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, odwołujący poniesie szkodę w postaci braku uzyskania zamówienia publicznego (zawarcia umowy) na realizację usługi objętej przedmiotem Postępowania, z uwagi na fakt, że oferta nr 1 odwołującego – w sytuacji zachowania się zamawiającego zgodnie z ustawą i uznania oferty nr 1 odwołującego jako niepodlegającej odrzuceniu, byłaby ofertą najkorzystniejszą spośród złożonych w postępowaniu.

Pismem z 7 kwietnia 2026 r. zamawiający poinformował wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej oraz o odrzuceniu oferty odwołującego. W uzasadnieniu swojego stanowiska zamawiający wskazał, że spośród usług ujętych w wykazie usług z 23.03.2026 r. za prawidłowo udokumentowaną – na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 10.1.2 SW Z – może uznać wyłącznie jedną usługę zrealizowaną na rzecz EnergaOperator S.A. Oddział w Olsztynie, której należyte wykonanie potwierdzone zostało referencjami wystawionymi przez ten podmiot. W odniesieniu natomiast do drugiej z wykazanych usług, tj. usługi realizowanej na rzecz Energa-Operator S.A.

Oddział w Gdańsku na podstawie umowy nr CRU GJ01340/24 z 21.03.2024 r., zamawiający stanął na stanowisku, że odwołujący nie przedstawił dowodów będących referencjami bądź innymi dokumentami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana, jednocześnie odmawiając mocy dowodowej złożonemu w terminie oświadczeniu własnemu odwołującego z 26.03.2026 r. i przyjmując, że odwołujący nie wykazał istnienia obiektywnych, niezależnych od siebie przyczyn uniemożliwiających mu uzyskanie referencji w rozumieniu § 9 ust. 1 pkt 2 in fine Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415). W konsekwencji powyższych ustaleń zamawiający uznał, że odwołujący – wobec udokumentowania należytego wykonania jedynie jednej usługi – nie wykazał spełniania warunku udziału w postępowaniu, który wymaga wykazania co najmniej dwóch usług obsługi technicznej instalacji wentylacji i klimatyzacji o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto rocznie i czasie trwania nie krótszym niż 12 kolejnych miesięcy, a w rezultacie dokonał odrzucenia jego oferty oraz wyboru jako najkorzystniejszej oferty nr 2 wykonawcy Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Klimat Sp. z o.o.

Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415), w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może żądać wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat oraz załączenia dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.

Tożsame brzmienie zawiera pkt 11 SW Z oraz wezwanie zamawiającego z 19.03.2026 r. Z literalnej treści tego przepisu wynika ponad wszelką wątpliwość, że oświadczenie wykonawcy stanowi pełnoprawny i równorzędny środek dowodowy w stosunku do referencji – nie jest to dowód „gorszy", „pomocniczy" ani „wyjątkowy" w sensie ograniczenia mocy dowodowej. Przepis ten daje wykonawcy alternatywę w przypadku zaistnienia obiektywnej przeszkody w uzyskaniu dokumentu sporządzonego przez podmiot trzeci.

Stanowisko to znajduje pełne potwierdzenie w jednolitym i utrwalonym orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. KIO

wielokrotnie podkreślała, że oświadczenie wykonawcy złożone w trybie § 9 ust. 1 pkt 2 in fine Rozporządzenia jest dowodem równorzędnym wobec referencji, a obowiązkiem zamawiającego jest jego rzetelna ocena merytoryczna, a nie automatyczne zakwestionowanie z tej tylko przyczyny, że dowodem nie jest dokument pochodzący od podmiotu trzeciego.

Wykonawca może skorzystać zatem z oświadczenia własnego w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, w odniesieniu do wskazywanych usług jako wykonanych należycie, pod warunkiem, że z przyczyn niezależnych od siebie nie jest w stanie uzyskać takich dokumentów – potwierdzających należyte wykonanie tych usług – od podmiotu, na rzecz którego usługi te były wykonywane.

Odwołujący z przyczyn od siebie niezależnych nie był w stanie uzyskać takich dokumentów, co wykazał w treści oświadczenia z 26.03.2026 r.

Zauważył, że ze względu na zwięzłość czasową między datami wezwania przez zamawiającego do złożenia podmiotowych środków dowodowych z 19.03.2026 r., przedłożenia przez wykonawcę wykazu usług z 23.03.2026 r., następnie wezwania przez zamawiającego do wyjaśnień oraz do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych z 25.03.2026 r., przewidującego termin złożenia dowodów potwierdzających należyte wykonanie usługi do 27.03.2026 r., odwołujący nie był w stanie w tej dacie zaoferować jakichkolwiek innych dowodów poza oświadczeniem własnym – biorąc pod uwagę niżej opisane okoliczności sprawy – co nie znaczy, że nie dochował on należytej staranności w dążeniu do uzyskania referencji sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługi wykonano, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych – usługi te są wykonywane.

Odwołujący od razu 19.03.2026 r. zwrócił się o wystawienie koniecznych referencji do Energa-Operator S.A., następnie ponowił prośbę w dniach 25, 26 i 27.03.2026 r. a następnie jeszcze 1.04.2026 r.

Wnioski odwołującego o wystawienie referencji z dni 19.03.2026 r. oraz 25, 26 i 27.03.2026 r. nie spotkały się z jakąkolwiek pisemną odpowiedzią EnergaOperator S.A. Odwołujący (a dokładnie jego pracownik) prowadził ponadto w tym czasie rozmowy telefoniczne z przedstawicielem Energa-Operator S.A. co do referencji. I to właśnie z tych rozmów telefonicznych odwołujący powziął wiedzę o okolicznościach, które następnie wskazał w treści oświadczenia własnego z 26.03.2026 r., tj. wewnętrznej polityki korporacyjnej tego podmiotu, która ogranicza wydawanie zewnętrznych listów referencyjnych, czasu oczekiwania na referencje wynoszącego ok. 2 miesiące po zakończeniu umowy.

Na powyższe okoliczności odwołujący nie był zatem w stanie przedstawić dowodów poza własnymi twierdzeniami, które zostały zawarte w oświadczeniu własnym z 26.03.2026 r.

Dopiero wniosek z 01.04.2026 r. jest obecnie procedowany – 07.04.2026 r. wniosek o wystawienie referencji został przekazany do osoby właściwej w sprawie (co istotne – tej samej osoby, do której odwołujący uprzednio kierował bezpośrednio część wniosków o wystawienie referencji, a które pozostały bez odpowiedzi). I tu odwołujący wskazał, że nie wie dlaczego dopiero czwarty w kolejności wniosek mógł zostać rozpoznany przez Energa Operator S.A. i w konsekwencji – ta sama właściwa osoba, do której część poprzednich wniosków o referencje była kierowana bezpośrednio – wcześniej nie udzielała odpowiedzi, a obecnie – w kontekście wniosku z 01.04.2026 r., w drodze wiadomości e-mail, potwierdziła 08.04.2026 r. że zadanie realizowane przez odwołującego zostało wykonane zgodnie z umową i akceptuje draft referencji. Odwołujący wskazał przy tym ponadto, że do dzisiejszego przedmiotowego dokumentu referencji nie otrzymał.

Tymczasem, wyznaczony przez zamawiającego termin na uzupełnienie podmiotowych środków dowodowych upływał w dniu 27.03.2026 r.

Wskazał, że z korespondencji przekazanej przez Energa-Operator S.A. do odwołującego 09.04.2026 r. wynika, że zgodnie z Instrukcją Zakupową obowiązującą w Energa-Operator S.A. referencje nie są wystawiane wykonawcom realizującym umowy o wartości do 1 mln PLN netto w skali roku, natomiast – na zasadzie wyjątku - dopuszcza się na wniosek wykonawcy wraz z uzasadnieniem wydanie referencji poniżej tego progu. Co więcej, referencje mogą być wydane dostawcy niespełniającemu warunków wyłącznie, jeżeli wydanie takich referencji leży w żywotnym interesie biznesowym lub wizerunkowym GK ORLEN. Tym samym, możliwość wystawienia referencji w przypadku tego podmiotu jest istotnie ograniczona.

Odwołujący omyłkowo wskazał w wykazie usług, że usługa świadczona przez niego na rzecz Energa-Operator S.A.

Oddział w Gdańsku była wykonywana w okresie od 9.03.2024 r. do 19.03.2025 r., podczas gdy umowa nr CRU GJ01340/24 zawarta pomiędzy Energa-Operator S.A. Oddział w Gdańsku i odwołującym obowiązywała w okresie 21.03.2024 – 21.03.2026 r. (24 miesiące od daty zawarcia) odwołujący przy tym w toku realizacji przedmiotowej umowy, w okresie wybranych 12 miesięcy (od 29.05.2024 r. do 20.05.2025 r.), zrealizował prace o łącznej wartości 213 146,70 zł brutto.

Jednocześnie odwołujący w wyjaśnieniach z 23.03.2026 r., powielając przedmiotową omyłkę, jednocześnie wskazał, że usługa ta trwała 24 miesiące – co nie spotkało się z reakcją zamawiającego w postaci żądania wyjaśnienia tej okoliczności w trybie art. 128 ust. 4 ustawy.

Powyższa omyłka została następnie powielona przez zamawiającego, który w informacji z 07.04.2026 r. o wyborze oferty najkorzystniejszej i odrzuceniu oferty odwołującego, również wskazał, że usługa była realizowana w okresie od 09.03.2024

r. do 19.03.2025 r. (24 miesiące – spełniony wymóg minimum 12 miesięcy). Z porównania przedmiotowych dat wynika, że obejmują one okres nieco ponad 12 miesięcy a nie 24 miesiące, co powinno zwrócić uwagę zamawiającego. Rzeczywisty okres obowiązywania umowy z Energa Operator S.A. ma również znaczenie w kontekście informacji telefonicznej przekazanej przedstawicielowi odwołującego przez przedstawiciela Energa-Operator S.A. o. Gdańsk co do czasu oczekiwania na referencje oczekiwania na referencje wynoszącego ok. 2 miesiące po zakończeniu umowy. Tymczasem, przedmiotowa umowa zawarta przez odwołującego z Energa-Operator S.A. o. Gdańsk zakończyła się w dniu 21.03.2026 r.

Tym samym, zarzut zamawiającego, że odwołujący miał ponad rok na uzyskanie przedmiotowych referencji, jest chybiony. Również fakt toczącego się poprzednio postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie ma tu znaczenia, ponieważ – jak wskazano odwołującemu w rozmowie telefonicznej i co potwierdza treść Instrukcji Zakupowej – referencje są wystawiane przez Energa-Operator S.A. po należytym wykonaniu umowy.

W konsekwencji, odwołujący miał jedynie 6 dni na uzyskanie referencji od Energa-Operator S.A. i w tym czasie podjął wszelkie dostępne mu środki, aby referencje te uzyskać. Wobec braku uzyskania referencji w terminie zakreślonym przez zamawiającego, odwołujący złożył zatem oświadczenie własne, potwierdzające należyte wykonanie usługi.

Odwołujący dochował należytej staranności prowadząc działania zmierzające do uzyskania referencji od Energa-Operator S.A: pierwszy wniosek został skierowany do Energa-Operator S.A. już 19 marca 2026 r., a następnie był ponawiany w dniach 25,26, 27 marca 2026 r. oraz 1 kwietnia 2026 r., przy czym za każdym razem odwołujący załączał gotowy wzór referencji. Trudno wyobrazić sobie, jakie jeszcze działania odwołujący mógłby podjąć w celu uzyskania dokumentu, którego sporządzenie zależało wyłącznie od woli i sprawności organizacyjnej kontrahenta zewnętrznego.

Co istotne, w dacie do 27 marca 2026 r. (termin na uzupełnienie podmiotowych środków dowodowych wyznaczony przez zamawiającego) odwołujący nie uzyskał żadnej pisemnej odpowiedzi ze strony Energa Operator S.A. mimo złożonych wniosków – jedynie z informacji telefonicznej otrzymał ogólną wiadomość o wewnętrznej polityce korporacyjnej tego podmiotu odnośnie wystawiania referencji, która ogranicza wydawanie zewnętrznych listów referencyjnych, czasu oczekiwania na referencje wynoszącego ok. 2 miesiące po zakończeniu umowy. W tej dacie zatem (do 27 marca 2026 r.) odwołujący był w stanie przedstawić jedynie własne twierdzenia w tym zakresie, co uczynił w ramach oświadczenia z 26 marca 2026 r.

Jednocześnie, z wewnętrznej korespondencji pomiędzy przedstawicielami Energa-Operator S.A. oraz Energa Logistyka Sp. z o.o. z dni 7–9 kwietnia 2026 r. (uzyskanej przez odwołującego dopiero po dacie wyboru oferty) wynika jednoznacznie, że wniosek odwołującego o wystawienie referencji został przekazany do osoby właściwej do jego rozpatrzenia dopiero w dniu 7 kwietnia 2026 r., a zatem ponad dwa tygodnie po jego pierwotnym złożeniu i już po dacie wyboru oferty przez zamawiającego. Z korespondencji tej wynika również, że zgodnie z pkt 3.10.1.6 ppkt 4 Instrukcji Zakupowej Energa-Operator S.A. referencje co do zasady wystawiane są wyłącznie wykonawcom realizującym umowy o wartości przekraczającej 1 000 000 zł netto w skali roku, podczas gdy łączna wartość umowy CRU GJ01340/24 wynosiła 258 400,00 zł netto za 24 miesiące, tj. ok. 129 200 zł netto rocznie — a zatem była ponad siedmiokrotnie niższa od progu uzasadniającego standardowe wystawienie referencji. W trybie wyjątkowym wystawienie referencji poniżej tego progu wymaga uruchomienia wieloszczeblowego procesu akceptacji w strukturach Grupy Kapitałowej ORLEN — czego nie sposób zakończyć w terminie kilku dni. Co istotne, 8 kwietnia 2026 r. Energa-Operator S.A. wewnętrznie potwierdziła, że „zadanie zostało wykonane zgodnie z umową" i zaakceptowała draft referencji, co stanowi obiektywne potwierdzenie prawdziwości oświadczenia własnego odwołującego z 26 marca 2026 r.

Brak uzyskania referencji w terminie wynikał zatem z przyczyn w pełni obiektywnych i niezależnych od odwołującego.

Prawdziwość oświadczenia własnego odwołującego z 26 marca 2026 r. została następnie w pełni potwierdzona przez samego kontrahenta — 8 kwietnia 2026 r. Energa-Operator S.A. wewnętrznie potwierdziła, że „zadanie zostało wykonane zgodnie z umową" i zaakceptowała draft referencji. Okoliczność ta jasno wskazuje, że ocena zamawiającego, jakoby odwołujący nie wykazał należytego wykonania umowy, była błędna, a jedyną realną przeszkodą w uzyskaniu „klasycznej" referencji była opieszałość kontrahenta i jego wewnętrzne procedury — czyli okoliczności w sposób oczywisty mieszczące się w pojęciu „przyczyn niezależnych od wykonawcy" w rozumieniu § 9 ust. 1 pkt 2 in fine Rozporządzenia.

W tym stanie rzeczy odrzucenie oferty odwołującego stanowi naruszenie przywołanych przepisów ustawy. Odwołujący, składając w terminie oświadczenie własne wraz z uzasadnieniem, biorąc pod uwagę także wykaz usług i zestawienie faktur dokumentujących wykonanie umowy, w pełni wypełnił obowiązek wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu w sposób przewidziany przepisami Rozporządzenia, biorąc pod uwagę dostępne mu (a właściwie ich brak) środki dowodowe w terminie wyznaczonym przez zamawiającego, tj. do 27 marca 2026 r.

Zgodnie z art. 239 ust. 1 ustawy zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia. Z przepisu tego wynika, że Zamawiający zobowiązany jest dokonać wyboru tej oferty, która — spośród ofert niepodlegających odrzuceniu — uzyskała największą liczbę punktów w świetle ustalonych w SW Z kryteriów oceny. Konsekwentnie, naruszenie art. 239 ust. 1 ustawy zachodzi nie tylko wówczas, gdy zamawiający dokona wyboru oferty z pominięciem ustalonych kryteriów, ale również wtedy, gdy w wyniku wadliwych czynności poprzedzających (w szczególności bezpodstawnego odrzucenia oferty konkurencyjnej) wybór najkorzystniejszej oferty

zostaje dokonany spośród zawężonego, niewłaściwie ustalonego kręgu ofert podlegających ocenie.

W postępowaniu zostały złożone wyłącznie dwie oferty — oferta nr 1 odwołującego oraz oferta nr 2 wykonawcy Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Klimat Sp. z o.o. Oferta odwołującego, w świetle kryteriów oceny ofert określonych w SWZ, była ofertą najkorzystniejszą spośród złożonych w postępowaniu.

W tym stanie rzeczy wybór oferty nr 2 jako najkorzystniejszej był wyłącznie konsekwencją uprzedniego, bezpodstawnego odrzucenia oferty odwołującego. Gdyby zamawiający — zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy oraz Rozporządzenia — prawidłowo ocenił złożone przez odwołującego podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie własne wykonawcy z 26 marca 2026 r., oferta odwołującego nie podlegałaby odrzuceniu, a w konsekwencji — jako oferta wyżej oceniona w świetle kryteriów oceny ofert — musiałaby zostać wybrana jako najkorzystniejsza.

Naruszenie art. 239 ust. 1 ustawy ma zatem w tej sprawie charakter pochodny względem naruszeń art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonany w warunkach wadliwego ustalenia kręgu ofert podlegających ocenie nie może być uznany za zgodny z dyspozycją art. 239 ust. 1 ustawy, jest bowiem wyborem dokonanym w istocie z pominięciem oferty, która — przy prawidłowym zastosowaniu przepisów ustawy — powinna była zostać oceniona jako najkorzystniejsza.

23 kwietnia 2026 r. zamawiający złożył odpowiedź na odwołanie wnosząc o oddalenie odwołania w całości i zasądzenie na rzecz zamawiającego stosownie do przepisów kosztów postępowania odwoławczego.

Zamawiający zacytował zarzut 1 odwołania i wskazał, że odwołujący podnosi w odwołaniu (str. 6), że z literalnej treści tego przepisu (tj. § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych – przyp. aut.) cyt.: wynika ponad wszelką wątpliwość, że oświadczenie wykonawcy stanowi pełnoprawny i równorzędny środek dowodowy w stosunku do referencji – nie jest to dowód „gorszy", „pomocniczy" ani „wyjątkowy" w sensie ograniczenia mocy dowodowej. Przepis ten daje wykonawcy alternatywę w przypadku zaistnienia obiektywnej przeszkody w uzyskaniu dokumentu sporządzonego przez podmiot trzeci.

Ze stanowiskiem odwołującego zamawiający się nie zgodził. Odwołujący nie zauważa, że środek ten w postaci oświadczenia własnego zamiast referencji bądź innych dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane (lub są wykonywane) może zostać złożony dopiero wtedy, gdy wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów (referencji). Zamawiający – w ślad za uzasadnieniem odrzucenia oferty odwołującego – podkreślił, że złożenie oświadczenia własnego w miejsce referencji jest wyjątkiem od zasady legitymowania się przez wykonawcę referencjami bądź innymi dokumentami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługi wykonano. Warunkiem złożenia oświadczenia własnego jest istnienie niezależnego od wykonawcy powodu, uniemożliwiającego przedstawienie referencji lub innych dokumentów. Wyjaśnienie tego powodu obciąża wykonawcę, który powinien należycie uzasadnić brak możliwości pozyskania referencji, w tym podać przyczynę ich nieuzyskania, przy czym powinna to być przyczyna od niego niezależna.

Zamawiający podkreślił, że dokonał rzetelnej oceny merytorycznej związanej ze złożeniem przez odwołującego oświadczenia własnego, nie doszło do automatycznego (jak zdaje się twierdzić odwołujący) zakwestionowania tego oświadczenia z tej tylko przyczyny, że dowodem nie jest dokument pochodzący od odbiorcy usług. Zamawiający jednoznacznie w uzasadnieniu odrzucenia oferty wskazał, że wykonawca nie wykazał składając oświadczenie własne, że nie ma możliwości uzyskania referencji. W orzecznictwie podkreśla się, że wykonawca składając zamawiającemu oświadczenie własne w miejsce referencji powinien szczegółowo wyjaśnić i udokumentować, dlaczego nie mógł przedstawić referencji (wyrok KIO z dnia 18 marca 2024 r., KIO 721/24). Zdaniem Izby, składanie oświadczenia własnego wykonawcy stanowi wyjątek od zasady składania poświadczeń/referencji wystawianych przez zamawiających, a co za tym idzie jako wyjątek powinien być szczegółowo wykazany i uzasadniony. Brak takiego uzasadnienia uniemożliwia zamawiającemu prawidłową ocenę zdolności podmiotowej wykonawcy (zob. np. wyrok KIO z dnia 25 kwietnia 2025 r., KIO 1387/25). W przedstawionych okolicznościach wykonawca nie sprostał tym obowiązkom.

Odwołujący opiera w zasadzie całe swoje odwołanie na tezie, że wykazał, że nie jest w stanie uzyskać referencji z przyczyn niezależnych od niego. Próbuje tym samym wywołać wrażenie jakoby to zamawiający nie uwzględnił tego podczas oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Pomija zupełnie to, że przedstawia wyjaśnienia, okoliczności mające uzasadniać możliwość posłużenia się oświadczeniem własnym dopiero w złożonym odwołaniu. Nie zostały one bowiem złożone zamawiającemu na etapie weryfikacji podmiotowej (tj. przed odrzuceniem oferty i wyborem w konsekwencji - oferty innego wykonawcy). Działanie odwołującego następuje zatem na etapie, który jest etapem spóźnionym.

Odwołujący wskazał, że cyt. „w okolicznościach niniejszej sprawy, odwołujący z przyczyn od siebie niezależnych nie był w stanie uzyskać takich dokumentów, co wykazał w treści oświadczenia z dnia 26.03.2026 r.”. Twierdzenie o wykazaniu tego w przywołanym oświadczeniu nie znajduje pokrycia w realiach faktycznych sprawy. Nie można uznać, że doszło do jakiegokolwiek wykazania.

W złożonym oświadczeniu własnym odwołujący podał jedynie ogólnie, że cyt.: z przyczyn od niego niezależnych nie jest w stanie uzyskać dokumentu o nazwie „Referencje” od podmiotu Energa-Operator S.A. Wynika to z wewnętrznej polityki korporacyjnej tego podmiotu, która ogranicza wydawanie zewnętrznych listów referencyjnych dla kontrahentów w terminach umożliwiających ich przedłożenie w tym postępowaniu. Czas oczekiwania w przypadku referencji od Energa to

około 2 miesiące po zakończeniu umowy. W związku z tym odwołujący uznał, że w przypadku braku możliwości uzyskania dokumentu od podmiotu trzeciego z przyczyn niezależnych, wykonawca uprawniony jest do złożenia własnego oświadczenia.

Zamawiający podkreślił, że odwołujący dopiero na etapie postępowania odwoławczego tj. w złożonym odwołaniu przedstawia okoliczności, opisuje korespondencję i kontakty z podmiotem, na rzecz którego wykonał usługi oraz dowody na potwierdzenie tych okoliczności, z których miałoby wynikać, dlaczego nie był w stanie złożyć referencji. Wszystkie te okoliczności mające zdaniem odwołującego potwierdzać brak możliwości uzyskania referencji w wymaganym terminie, nie były znane zamawiającego w toku badania i weryfikacji podmiotowej wykonawcy, ponieważ nie zostały mu przedstawione.

Tymczasem, jak podkreśla się w ugruntowanym orzecznictwie KIO (oprócz przywoływanego przez zamawiającego w uzasadnieniu odrzucenia oferty odwołującego) wykonawca powinien w momencie składania oświadczenia własnego wykazać, że z przyczyn niezależnych od siebie nie mógł uzyskać dokumentów pochodzących od zleceniodawcy. Gdyby przyjąć brak konieczności wykazywania tych niezależnych od wykonawcy przyczyn, wymóg przedstawiania dokumentów pochodzących od zleceniodawcy mógłby się okazać postanowieniem nie stosowanym, bo wykonawcy składaliby wyłącznie oświadczenia własne (zob. np. wyrok KIO z dnia 20 grudnia 2024 r., KIO 4509/24).

W orzecznictwie wskazuje się także na to, że zastąpienie dokumentu pochodzącego od zleceniodawcy oświadczeniem własnym wykonawcy rodzi także to niebezpieczeństwo, że wykonawca może przedstawić w nim swoją subiektywną ocenę sposobu wykonania usługi, która może nie odpowiadać stanowi faktycznemu. Z tych względów prawidłowo zamawiający zdekodował wolę ustawodawcy, aby posługiwanie się oświadczeniem własnym wykonawcy było sytuacją incydentalną zastrzeżoną do wyjątkowych sytuacji takich, jak utrata bytu prawnego zleceniodawcy, braki w składzie organów uniemożliwiające wystawienie dokumentu, czy inne okoliczności niezależne od wykonawcy. Skoro jest to wyjątek, to zamawiający powinien móc ocenić czy w przypadku danego wykonawcy był on uprawniony do posłużenia się oświadczeniem, czy też nie. Z tego względu w orzecznictwie i doktrynie ukształtował się pogląd, że przyczyny niezależne od wykonawcy powinny być wykazane zamawiającemu w chwili posłużenia się oświadczeniem własnym. W tej sprawie taka sytuacja nie miała miejsca, ponieważ odwołujący przyczyny wykazuje dopiero w odwołaniu, a składając oświadczenie własne tego nie uczynił, ograniczając się do bardzo ogólnych informacji.

Odwołujący nie wykazał w oświadczeniu przyczyn od niego niezależnych, które uzasadniały przedstawienie oświadczenia własnego. W konsekwencji zdaniem zamawiającego nie wykazał, że należycie wykonywał usługi wskazane w wykazie usług w poz. nr 1, co doprowadziło do konieczności uznania przez zamawiającego, że nie wykazał spełniania warunku udziału w postępowaniu.

Podkreślił, że za niedopuszczalne uznaje się składanie wyjaśnień i argumentów na okoliczność braku możliwości uzyskania referencji na etapie postępowania dopiero przed KIO. Odwołanie nie może stanowić kontynuacji procedury uzupełniania podmiotowych środków dowodowych ograniczonej jednocześnie do jednokrotności uzupełniania na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy. Nie bez znaczenia jest, że postępowanie odwoławcze stanowi ocenę zakończonej już procedury weryfikacji podmiotowej wykonawcy – w tym przypadku spełniania warunków udziału w postępowaniu. Izba ocenia zatem treść dokumentów lub oświadczeń, jakimi dysponował zamawiający dokonując weryfikacji podmiotowej wykonawcy oraz czynność ich oceny przez zamawiającego, a nie dodatkowe informacje/wyjaśnienia przedstawione przez odwołującego, których to nie przedstawił zamawiającemu na odpowiednim etapie przed wyborem oferty najkorzystniejszej i które nie były wtedy znane zamawiającemu.

Składanie przez odwołującego dopiero w odwołaniu wyjaśnień, dowodów w celu wykazania możliwości złożenia oświadczenia własnego zamiast referencji nie może być – zdaniem zamawiającego - wzięte pod uwagę przez KIO. Takie informacje jak przedstawia odwołujący powinny być bowiem złożone zamawiającemu na wezwanie w trybie art. 128 ust. 1 ustawy i znane mu podczas podejmowania decyzji czy wykonawca (odwołujący) spełnia warunki udziału w postępowaniu czy też ich nie spełnia. Muszą być bowiem znane zamawiającemu na konkretnym etapie postępowania o udzielenie zamówienia celem umożliwienia mu podjęcia decyzji co do ewentualnego przyjęcia oferty lub jej odrzucenia z powodu niespełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, a nie na etapie postępowania odwoławczego przed KIO. Nie mieści się to w pojęciu zawartym w art. 128 ust. 1 ustawy tj. „w wyznaczonym terminie” przez zamawiającego (przyp. aut.). Ocena przez zamawiającego okoliczności, wyjaśnień, korespondencji itd., przedstawionych dopiero na etapie postępowania odwoławczego nie byłaby tym samym dopuszczalna.

Zauważenia wymaga, że postępowanie o udzielenie zamówienia stanowi uporządkowany ciąg czynności. Czynność z zakresu badania i oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu należy do etapu przed wyborem oferty najkorzystniejszej i jest wynikiem ściśle określonych reguł.

Odwołujący zdaje się pomijać, że zamawiający wezwał go w trybie art. 128 ust. 1 ustawy do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych niezbędnych do wykazania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej w zakresie poz. 1 wykazu usług z uwagi na to, że na uprzednie wezwanie w trybie art. 274 ust. 1 ustawy nie złożył dowodów potwierdzających ich należyte wykonanie, a jedynie faktury wraz z dowodami zapłaty, z których w żaden sposób nie wynikało potwierdzenie należytego wykonania referencyjnych usług. Odwołujący na wezwanie na podstawie art. 128 ust. 1

ustawy złożył oświadczenie własne o treści jak wskazano wyżej, bardzo ogólnej, nie popartej jakimikolwiek dowodami czy chociażby informacjami, które przedstawia dopiero w odwołaniu. W związku z tym zamawiający miał podstawy stwierdzić, że odwołujący nie dołożył należytej staranności i nie wykazał, że niezłożenie przez niego referencji lub innych dokumentów wystawionych przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane w zakresie pozycji nr 1 wykazu usług nastąpiło z przyczyn niezależnych od wykonawcy. Tym samym procedura określona ustawą, o której mowa w art. 128 ust. 1 ustawy została wyczerpana, a w konsekwencji zamawiający prawidłowo odrzucił ofertę odwołującego, nie naruszając – wbrew temu co twierdzi odwołujący - przepisów ustawy. Szczegółowe uzasadnienie faktyczne i prawne zamawiający przedstawił w zawiadomieniu o odrzuceniu oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy.

Zamawiający prawidłowo uznał, że wykonawca nie złożył w wyznaczonym terminie wymaganych przez zamawiającego, zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych (a także SW Z), dowodów potwierdzających należyte wykonywanie usług wskazanych w poz. nr 1 wykazu, przedstawionym na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu.

Odwołujący jest wykonawcą ubiegającym się o zamówienie publiczne, a zatem musi być traktowany jako podmiot – przedsiębiorca działający w sposób profesjonalny. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest kierowane do profesjonalnych wykonawców. Przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą, zobowiązany jest dochować szczególnej staranności przy składaniu oferty i wymaganych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, dlatego też wykonawca, działając jako profesjonalista, musi mieć m.in. świadomość obwiązujących w takim postępowaniu przepisów.

Odwołujący wskazuje także w odwołaniu (str.7), że omyłkowo podał w wykazie usług, że usługa świadczona na rzecz Energa Operator SA Oddział w Gdańsku była wykonywana od 9.03.2024 r. do 19.03.2025 r. Obecnie podaje w odwołaniu, że umowa obowiązywała w okresie 21.03.2024-21.03.2026 r. Przedstawia zatem dopiero w odwołaniu informacje nieznajdujące potwierdzenia w informacjach przekazanych zamawiającemu na etapie składania i uzupełniania podmiotowych środków dowodowych (różny jest nie tylko termin rozpoczęcia, ale także zakończenia realizacji usługi).

Zamawiający zwrócił uwagę, że odwołujący jest niekonsekwentny, w jakim okresie wykonywał usługę, ponieważ w dokumentach załączonych do odwołania, pojawiają się różne terminy, inne niż na etapie oceny ofert i trwania postępowania. Przykładowo, w załączonej do odwołania korespondencji mailowej z 19.03.2026 r. (od Pana Marcina Porzeczka (Euro-Klima) do Dariusza Wójcika (Euro-Klima) wskazano, że umowa została zawarta od 19.03.2024 r. do 19.03.2026 r. Podobne daty, a odmienne od tych wskazanych w wykazie usług i w odwołaniu, pojawiają się w korespondencji mailowej z 25.03.2026 r. od Pana Mariusza Wójcika (Euro-Klima) do Pana M.W. (Energa). Zauważenia przy tym wymaga, że w wykazie usług dla wskazanego okresu wykonywania usług (nieco ponad 12 miesięcy) podano wartość 258 400 zł netto. Tymczasem w korespondencji związanej z wystawianiem referencji załączonej na etapie odwołania wskazuje się, że na cyt. „okres 24 miesięcy od 19.03.2024 r. do 19.03.2026 r. Łączna wartość: 258 400,00 netto.”, czyli jest ona taka sama niezależnie od tego czy została odniesiona do okresu 12 miesięcy czy też 24 miesięcy.

Idąc dalej, na str. 7 odwołania odwołujący wpisuje, że „w toku realizacji przedmiotowej umowy, w okresie wybranych 12 miesięcy (od 29.05.2024 r. do 20.05.2025 r.), zrealizował prace o łącznej wartości 213 146,70 zł brutto. Podany zakres dat nie obejmuje 12 miesięcy, co też pokazuje, że odwołujący ma „problem” z datami czy też liczeniem terminów. Z kolei na str. 8-9 odwołania odwołujący przedstawia informację, że cyt. „Z korespondencji tej wynika również, że zgodnie z pkt 3.10.1.6 ppkt 4 Instrukcji Zakupowej Energa-Operator S.A. referencje co do zasady wystawiane są wyłącznie wykonawcom realizującym umowy o wartości przekraczającej 1 000 000 zł netto w skali roku, podczas gdy łączna wartość umowy CRU GJ01340/24 wynosiła 258 400,00 zł netto za 24 miesiące, tj. ok. 129 200 zł netto rocznie (podkreślenie aut.). Ta informacja przedstawiana przez odwołującego na etapie odwołania prowadzi do wniosku, że odwołujący de facto przyznaje jeszcze dodatkowo, że w ogóle nie spełnia określonego w SW Z warunku udziału w postępowaniu, ponieważ rocznie kwota usługi z poz. 1 wykazu jest mniejsza niż 200 000 zł brutto rocznie. Zamawiający wymagał bowiem co najmniej dwóch usług polegających na obsłudze technicznej obejmującej instalacje wentylacji i klimatyzacji pomieszczeń oraz wentylacji oddymiającej, w tym automatyki, o wartości każdej usługi nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto rocznie.

W ocenie zamawiającego, podnoszona przez odwołującego kwestia „omyłkowego” podania dat w wykazie usług, a także powyższe kilkukrotne niekonsekwentne informacje (notabene budzące wątpliwości co do ich prawdziwości w świetle danych podawanych dopiero w odwołaniu i faktu nie przedłożenia dowodów potwierdzających należyte wykonanie usług – przyp. aut.) nie zmieniłaby oceny, że odwołujący nie spełnia warunku udziału w postępowaniu. Nawet gdyby bowiem odwołujący wskazał przykładowo dłuższy termin realizacji umowy (notabene w odwołaniu jak wskazano wyżej podaje inny termin nie tylko zakończenia usługi, ale także rozpoczęcia – przyp. aut.), to i tak musiałby złożyć dowód potwierdzający należyte wykonanie (wykonywanie) usług, a w przypadku złożenia oświadczenia własnego zamiast referencji (innych dokumentów wystawionych przez podmiot na rzecz którego usługi zostały wykonane) – wykazać okoliczności uzasadniające skorzystanie z tej wyjątkowej możliwości tj. odstępstwa od złożenia referencji. Wykonawca nie byłby zwolniony z obowiązku wykazania wraz ze złożeniem takowego oświadczenia własnego stosownych okoliczności.

Zauważenia wymaga, że wykazywana usługa według zmienionych dat (tj. informacji podanych w odwołaniu – przyp. aut.) w dacie składania oferty (tj. 11 marca 2026 r.) była nadal wykonywana, ale nawet to nie eliminuje (nie eliminowałoby)

obowiązku złożenia przez wykonawcę dowodu potwierdzającego należyte wykonanie usług tj. w pierwszej kolejności - w postaci referencji lub innych dokumentów wystawionych przez podmiot, na rzecz którego usługi są wykonywane. Kwestia zatem przedstawiona na marginesie przez odwołującego tzn. o „omyłkowym” podaniu przez niego terminu nie miałaby i nie ma – w ocenie zamawiającego, co jeszcze raz podkreślił - wpływu na wynik postępowania i dokonaną przez zamawiającego ocenę nie spełniania przez odwołującego warunków udziału w postępowaniu. Odwołujący nie wykazał spełniania warunku udziału w postępowaniu, a procedura przewidziana w art. 128 ust. 1 ustawy została wyczerpana.

Odwołujący w całym odwołaniu skupia się na pokazaniu, że nie mógł uzyskać referencji, a ocena dokonana przez zamawiającego miałaby być błędna, bo złożył oświadczenie własne wraz z uzasadnieniem. Ma to stworzyć wrażenie zasadności tez zawartych w odwołaniu. Odwołujący zupełnie pomija za każdym razem, że uzasadnienie przedstawione Zamawiającemu na etapie odpowiedzi na wezwanie w trybie art. 128 ust. 1 ustawy było lakoniczne, a jego rozbudowaną dowodowo wersję wraz z opisem swoich działań itd. (nieznaną uprzednio zamawiającemu) przedstawia dopiero Izbie w odwołaniu.

Brak było podstaw do przyjęcia, że odwołujący wykazał, że spełnia warunek udziału w postępowaniu. Zamawiający zobowiązany był więc odrzucić jego ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy.

Odnośnie do naruszenia art. 239 ust. 1 i 2 ustawy odwołujący wskazał w zarzucie nr 2, że zamawiający naruszył art. 239 ust. 1 i 2 ustawy przez wybór jako najkorzystniejszej oferty nr 2 wykonawcy Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Klimat Sp. z o.o., co miało miejsce w następstwie błędnego zastosowania kryteriów wyboru po błędnym odrzuceniu oferty odwołującego, która w rzeczywistości powinna otrzymać najwyższą ilość punktów i być uznana za ofertę najkorzystniejszą.

Powyższy zarzut ma charakter wynikowy względem zarzutu nr 1 odwołania. Ponieważ powyżej wykazano, że zarzut ten nie zasługuje na uwzględnienie, także zarzut wynikowy uznać należy – w ocenie zamawiającego - za bezzasadny i podlegający oddaleniu.

Stan faktyczny:

KIO ustaliła stan faktyczny na podstawie dokumentacji przekazanej przez zamawiającego oraz dowodów załączonych przez odwołującego do odwołania.

W SWZ zamawiający wymagał:

Rozdział 10.Podstawy wykluczenia oraz warunki udziału w postępowaniu 10.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1. 1.2. spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w art. 112 ust. 2 pkt 2 i 4 uPzp dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej; spełnieniem powyższego warunku będzie wykazanie przez Wykonawcę, Że w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, co najmniej dwie usługi polegające na obsłudze technicznej obejmującej instalacje wentylacji i klimatyzacji pomieszczeń oraz wentylacji oddymiającej, w tym automatyki, o wartości każdej usługi nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto rocznie i czasie trwania nie krótszym niż 12 kolejnych miesięcy. Zamawiający utożsamia pojęcie usługi z pojęciem umowy.

Wartości podane w walutach innych niż PLN będą przeliczone wg średniego kursu NBP na dzień publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Rozdział 11.Podmiotowe środki dowodowe 11.1. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień składania tj.:

1. 1.1. oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania, wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr T 11.1.2. wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, o treści odpowiadającej załącznikowi nr 8, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów — oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wśród usług, potwierdzonych dowodami, muszą się znaleźć usługi na potwierdzenie warunku, o którym mowa w pkt 10.1.2.; 19 marca 2026 r. zamawiający wezwał odwołującego m. in. do złożenia w trybie art. 274 ust. 1 ustawy wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wraz z

podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, o treści odpowiadającej załącznikowi nr 8, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów — oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wśród usług, potwierdzonych dowodami, muszą się znaleźć usługi na potwierdzenie warunku, o którym mowa w pkt 10.1.2 23 marca 2026 r. odwołujący oświadczył, że spełnia warunek udziału w postępowaniu dotyczący posiadania doświadczenia w realizacji usług o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto rocznie. Potwierdzeniem powyższego jest wykazana usługa realizowana przez spółkę na rzecz Energa-Operator SA. (OLSZTYN I GDAŃSK) W celu rozwiania ewentualnych wątpliwości dotyczących "rocznego" charakteru tej usługi, przedstawiał następujące fakty:

1. Umowa z Energa-Operator SA Gdańsk była realizowana w okresie od 09.03.2024 r. do 19.03.2025 r. (24 miesiące – spełniony wymóg minimum 12 miesięcy).
2. Zgodnie z wymaganiami SW Z, wykazujemy, że w toku realizacji powyższego zlecenia, w okresie wybranych 12 miesięcy (od 29.05.2024 r. do 20.05.2025 r.), zrealizował prace o łącznej wartości 213 146,70 zł brutto.
3. Powyższa kwota została w całości rozliczona i opłacona, co dokumentuje załączonym zestawieniem faktur. Tym samym udowodnił, że spółka posiada doświadczenie w realizacji prac o intensywności wymaganej przez zamawiającego.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW:

1. Wykaz Usług (Załącznik nr 8), w którym odwołujący wskazał:

1 Okresowe przeglądy i naprawy urządzeń klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych zainstalowanych w obiektach nieenergetycznych Energa-Operator SA odział w Gdańsku Energa-Operator SA odział w Gdańsku 258 400,00 netto od 9.03.2024r do 19.03.2025 r. Tak 2 Usługa przeglądów i konserwacji systemów klimatyzacji (VRF, Split, Multisplit) i wentylacji w obiektach nieenergetycznych Energa-Operator SA odział w Olsztynie Energa-Operator SA odział w Olsztynie 378 051,00 netto; od 01.04.2022 r. Do 31.03.2024 r. Tak*

1. Załącznik nr 7
2. Referencje z 22 stycznia 2026 r.

Energa-Operator S.A. z siedzibą w Gdańsku Oddział w Olsztynie, ul. Tuwima 6, 10-950 Olsztyn, potwierdza, że firma EURO•KLIMA Sp. z o.o., 80-324 Gdańsk, ul. Stary Rynek Oliwski 8A, świadczyła usługi przeglądów i konserwacji systemów klimatyzacji (VRF, split, multisplit) i wentylacji w obiektach nieenergetycznych Energa Operator S.A. Oddział w Olsztynie, zgodnie z zawartą umową w dniu 17.022022 r.

Umowa obowiązywała w okresie: od 01.04.2022 r. do 31.03.2024 r.

Całkowita wartość usługi wyniosła: 378 051 zł netto. w tym: -przeglądy i konserwacje: 105 840,00 zł. netto. -naprawy i materiały: 272 211,00 zł. netto

1. Załącznik nr 1: Wykaz i zestawienie faktur wraz z załączonymi fakturami, bez dowodu na ich przyjęcie i opłacenie 1.Energa- Operator serwis 07/05/EK/2024 29.05.2024 5 850,00 1 345,50 7 195,50 28.06.2024 2.Energa- Operator Serwis 02/06/EK/2024 06.06.2024 940,00 216,20 1 156,20 06.07.2024 3.Energa- Operator Serwis 03/06/EK/2024 17.06.2024 45 050,00 10 361,50 55 411,50 17.07.2024 4.Energa- Operator Serwis 07/06/EK/2024 28.06.2024 2 850,00 655,50 3 505,50 28.07.2024 5.Energa- Operator Serwis 08/06/EK/2024 28.06.2024 3 900,00 897,00 4 797,00 28.07.2024 6.Energa- Operator Serwis kor 01/07/EK/2024 22.07.2024 -1 950,00 -448,50 -2 398,50 21.08.2024 7.Energa- Operator Serwis 01/07/EK/2024 05.07.2024 1 950,00 448,50 2 398,50 04.08.2024 8.Energa- Operator Serwis 02/07/EK/2024 08.07.2024 4 440,00 1 021,20 5 461,20 07.08.2024 9.Energa- Operator Serwis 05/07/EK/2024 17.07.2024 2 420,00 556,60 2 976,60 16.08.2024 10.Energa- Operator Serwis 07/07/EK/2024 18.07.2024 2 600,00 598,00 3 198,00 17.08.2024
2. EnergaOperator Serwis 08/07/EK/2024 22.07.2024 650,00 149,5 799,5 21.08.2024 12.Energa- Operator Serwis 13/07/EK/2024 26.07.2024 2 600,00 598,00 3 198,00 25.08.2024 13.EnergaOperator serwis 17/07/EK/2024 31.07.2024 650,00 149,50 799,50 30.08.2024 14.EnergaOperator serwis 01/08/EK/2024 02.08.2024 250,00 57,50 307,50 01.09.2024 15.Energa- Operator Serwis 09/08/EK/2024 14.08.2024 1 620,00 372,60 1 992,60 13.09.2024 16.Energa- Operator Serwis 10/08/EK/2024 14.08.2024 2 500,00 575,00 3 075,00 13.09.2024 17.Energa- Operator Serwis 11/08/EK/2024 22.08.2024 1 300,00 299,00 1 599,00 21.09.2024 18.Energa- Operator Serwis 13/08/EK/2024 23.08.2024 1 070,00 246,10 1 316,10 22.09.2024 19.Energa- Operator Serwis 15/08/EK/2024 30.08.2024 2 155,00 495,65 2 650,65 29.09.2024 20.EnergaOperator serwis 7/09/EK/2024 11.09.2024 800,00 184,00 984,00 11.10.2024 21.EnergaOperator Serwis 10/09/EK/2024 24.09.2024 650,00 149,50 799,50 24.10.2024 22.EnergaOperator serwis 4/10/EK/2024 08.10.2024 650,00 149,50 799,50 07.11.2024 23.Energa- Operator serwis 6/10/EK/2024 18.10.2024 2 300,00 529,00 2 829,00 17.11.2024 24.Energa- Operator Serwis 8/12/EK/2024 19.12.2024 22 695,00 5 219,85 27 914,85 18.01.2025 25.Energa- Operator serwis 3/02/EK/2025 11.02.2025 16 900,00 3 887,00 20 787,00 13.03.2025 26.Energa- Operator serwis 6/04/EK/2025 28.04.2025 2 100,00 483,00 2 583,00 28.05.2025 STAŁA UMOWA O WSPÓŁPRACY zawarta dnia 01-10-2024 w Gdańsku pomiędzy:

EURO-KLIMA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą: 80-324 Gdańsk, przy ul. Stary Rynek Oliwski 8A; wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Sądu Rejonowego dla Gdańsk – Północ w Gdańsku, pod numerem KRS 0000269613, o kapitale zakładowym 50.000,00 zł; NIP: 5841194206; reprezentowaną przez: J.K. – Prezesa Zarządu i K.D. – Wiceprezesa Zarządu zwaną dalej Zleceniodawcą. a EUROKLIMA SHIP OUTFITTING sp. z o. o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Stary Rynek Oliwski 8a, 80-324 Gdańsk, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001101564, NIP: 5862405128, o kapitale zakładowym w wysokości 5.000,00 złotych, reprezentowaną przez: J.K. – Prezesa Zarządu, zwaną dalej Zleceniobiorcą. §1 Oświadczenia Stron. 1. Strony zgodnie oświadczają, że a/ utrzymują stałą współpracę gospodarczą w zakresie realizacji projektów objętych przedmiotem prowadzenia działalności uwidocznionym w umowach Spółek b/ w zakresie realizacji przedmiotu niniejszej umowy nie istnieje pomiędzy nimi w żadnym zakresie konflikt wzajemnych interesów c/ posiadają środki, wiedzę, doświadczenie oraz zasoby techniczne niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. d/ będą wykonywać wszelkie działania z zachowaniem zasad należytej staranności §2 Przedmiot Umowy.

Strony niniejszej umowy udzielają sobie wzajemnie (bez konieczności uzyskania dodatkowych pełnomocnictw) upoważnienia do:

1. składania oświadczeń woli i podpisywania dokumentów dotyczących udostępniania zasobów (w trybie art. 118 ustawy

Prawo zamówień publicznych lub przepisów równoważnych) w związku z ubieganiem się o udzielenie zamówienia publicznego; 2.podpisywania „zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby” oraz wszelkich innych oświadczeń i dokumentów niezbędnych do wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji przez wykonawców; 3.Określania zakresu, czasu oraz sposobu udostępniania zasobów (wiedzy, doświadczenia, potencjału technicznego, osób zdolnych do wykonania zamówienia lub zasobów finansowych/ekonomicznych); 4.Poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby §3 Wynagrodzenie.

Wynagrodzenie należne każdej ze stron niniejszej umowy oraz szczegółowe zasady rozliczeń będą ustalane każdorazowo w drodze osobnej umowy/porozumienia §4 Czas trwania umowy. Rozwiązanie umowy.

1. Umowa niniejsza jest zawarta na czas nieokreślony 2.Każda ze Stron ma prawo rozwiązać niniejszą umową za 3 (trzy) miesięcznym terminem wypowiedzenia. § 5 Poufność Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy postanowień i warunków Umowy oraz dotyczących drugiej Strony informacji stanowiących tajemnicę handlową i nie ujawniania ich stronom trzecim, z wyjątkiem sytuacji, gdy ich ujawnienie jest wymagane przez przepisy prawa lub gdy druga Strona wyrazi zgodę pod rygorem nieważności na piśmie na ich ujawnienie, o ile nie będzie to sprzeczne z obowiązującymi przepisami. §6 Postanowienia końcowe.
2. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Spory, jakie mogą wyniknąć w związku z wykonaniem niniejszej umowy, podlegają rozpoznaniu przez sąd właściwy dla siedziby Zleceniodawcy.
4. W sprawach nieuregulowanych w umowie zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.

25 marca 2026 r. zamawiający wezwał do złożenia, poprawienia uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych w celu wykazania spełnienia warunku, o którym mowa w ppkt 10.1.2. SW Z tj. zdolności technicznej lub zawodowej jest wykazanie przez wykonawcę, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, co najmniej: dwie usługi polegające na obsłudze technicznej obejmującej instalacje wentylacji i klimatyzacji pomieszczeń oraz wentylacji oddymiającej, w tym automatyki, o wartości każdej usługi nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto rocznie i czasie trwania nie krótszym niż 12 kolejnych miesięcy. Zamawiający utożsamia pojęcie usługi z pojęciem umowy.

Zamawiający poinformował, że złożone przez Wykonawcę dowody dotyczące usługi na rzecz Energa-Operator SA odział w Gdańsku nie potwierdzają, że usługa została wykonana należycie, a przedstawione w nich informacje nie potwierdzają spełnienia warunku udziału w postępowaniu.

Na podstawie złożonych przez Wykonawcę podmiotowych środków dowodowych, Zamawiający może uznać za prawidłowo wykonaną wyłącznie jedną usługę na rzecz Energa-Operator S.A. odział w Olsztynie, co zostało potwierdzone załączonymi referencjami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana.

Zgodnie z treścią wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych z dnia 19.03.2026 r. oraz ppkt 11.1.2. SW Z, Wykonawca powinien złożyć wykaz usług wykonanych oraz załączyć dowody określające, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów — oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich3 miesięcy. Wśród usług, potwierdzonych dowodami, muszą się znaleźć usługi na potwierdzenie warunku, o którym mowa w pkt 10.1.2.

Wykonawca nie przedstawił dowodów będących referencjami bądź innymi dokumentami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a tym samym nie potwierdził spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w ppkt 10.1.2. SWZ tj. zdolności technicznej lub zawodowej.

26 marca 2026 r. odwołujący złożył oświadczenie o treści:

1. Potwierdzenie należytego wykonania: Usługi wykazane w tabeli (Wykazie usług) na rzecz Energa-Operator S.A. Oddział w Gdańsku zostały wykonane w sposób należyty, terminowy i zgodnie z wymogami zleceniodawcy. Dowodem pośrednim potwierdzającym akceptację, jakości prac są przedłożone już Zamawiającemu faktury VAT, które zostały przez EnergaOperator S.A. zaakceptowane i opłacone w pełnej wysokości bez jakichkolwiek zastrzeżeń czy kar umownych.
2. Przyczyny niezależne od Wykonawcy: Wykonawca oświadcza, że z przyczyn od niego niezależnych nie jest w stanie uzyskać dokumentu o nazwie „Referencje” od podmiotu Energa-Operator S.A. Wynika to z wewnętrznej polityki

korporacyjnej tego podmiotu, która ogranicza wydawanie zewnętrznych listów referencyjnych dla kontrahentów w terminach umożliwiających ich przedłożenie w niniejszym postępowaniu. Czas oczekiwania w przypadku referencji od Energa to około 2 miesiące po zakończeniu umowy

1. Podstawa prawna: W związku z powyższym, zgodnie z ppkt 11.1.2. SW Z oraz przepisami ustawy PZP, w przypadku braku możliwości uzyskania dokumentu od podmiotu trzeciego z przyczyn niezależnych, Wykonawca uprawniony jest do złożenia własnego oświadczenia.

Niniejszym potwierdzam z pełną odpowiedzialnością, że usługa w Gdańsku została wykonana z należytą starannością i (podobnie jak uznana przez Państwa usługa w Olsztynie) spełnia warunek zdolności technicznej lub zawodowej określony w pkt 10.1.2. SWZ.

7 kwietnia 2026 r. zamawiający poinformował o wyniku postępowania, w tym o odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy oferty nr 1 złożoną przez EUROKLIMA SHIP OUTFITTING Sp. z o.o., ul. Stary Rynek Oliwski 8/2, 80-324 Gdańsk.

Zamawiający wskazał w SW Z w rozdziale 11 w ppkt 11.1.2, że wymaga jako podmiotowych środków dowodowych wykazu usług oraz załączenia dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów — oświadczenie Wykonawcy (...). Ponadto także w załączniku nr 8 do SW Z (Wykaz usług) określił, że należy załączyć dowody określające, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów — oświadczenie Wykonawcy.

W dniu 19.03.206 r. Wykonawca został wezwany na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia aktualnych na dzień składania podmiotowych środków dowodowych m.in. wykazu usług oraz dowodów na potwierdzenie, że wskazywane usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przywołując stosowne w tym zakresie ww. postanowienia SWZ.

W odpowiedzi w dniu 23.03.2026 r. Wykonawca przedłożył Wykaz Usług wraz z potencjalnymi potwierdzającymi ich należyte wykonanie. Oświadczył przy tym, że spełnia warunek udziału w postępowaniu dotyczący posiadania doświadczenia w realizacji usług o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto rocznie. Potwierdzeniem powyższego miała być wykazana usługa realizowana przez Wykonawcę - spółkę na rzecz Energa-Operator SA. (OLSZTYN I GDAŃSK). W odniesieniu do umowy z Energa-Operator SA Gdańsk, Wykonawca wyjaśnił w tym samym piśmie, że usługa była realizowana w okresie od 09.03.2024 r. do 19.03.2025 r. (24 miesiące — spełniony wymóg minimum 12 miesięcy), a także że w toku realizacji tego zlecenia, w okresie wybranych 12 miesięcy (od 29.05.2024 r. do 20.05.2025 r.), zrealizował prace o łącznej wartości 213 146,70 zł brutto. Ponadto wskazał, że kwota ta została w całości rozliczona i opłacona, co dokumentuje załączonym zestawieniem faktur. Tym samym udowadnia, że spółka posiada doświadczenie w realizacji prac o intensywności wymaganej przez Zamawiającego.

Zamawiający w dniu 25.03.2026 r. na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp wezwał Wykonawcę do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych w związku z brakiem wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu. Poinformował, że złożone przez Wykonawcę dowody dotyczące usługi na rzecz Energa-Operator SA odział w Gdańsku (poz. 1 Wykazu usług) nie potwierdzają, że usługa została wykonana należycie, a przedstawione w nich informacje nie potwierdzają spełnienia warunku udziału w postępowaniu. Wskazał, że Wykonawca nie przedstawił dowodów będących referencjami bądź innymi dokumentami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a tym samym nie potwierdził spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w ppkt 10.1.2. SW Z tj. zdolności technicznej lub zawodowej. W odpowiedzi na to wezwanie Wykonawca w wyznaczonym terminie podniósł, że usługi wykazane w tabeli (Wykazie usług) na rzecz Energa-Operator S.A. Oddział w Gdańsku zostały wykonane w sposób należyty, terminowy i zgodnie z wymogami zleceniodawcy. Dowodem pośrednim potwierdzającym akceptację, jakości prac są - jego zdaniem - przedłożone już Zamawiającemu faktury VAT, które zostały przez Energa-Operator S.A. zaakceptowane i opłacone w pełnej wysokości bez jakichkolwiek zastrzeżeń czy kar umownych. Wykonawca oświadczył, że z przyczyn od niego niezależnych nie jest w stanie uzyskać dokumentu o nazwie „Referencje” od podmiotu Energa-Operator S.A. Wynika to z wewnętrznej polityki korporacyjnej tego podmiotu, która ogranicza wydawanie zewnętrznych listów referencyjnych dla kontrahentów w terminach umożliwiających ich przedłożenie w niniejszym postępowaniu. Czas oczekiwania w przypadku referencji od Energa to około 2 miesiące po zakończeniu umowy. W związku z tym uznał, że w przypadku braku możliwości uzyskania dokumentu od podmiotu trzeciego z przyczyn niezależnych, Wykonawca uprawniony jest do złożenia własnego oświadczenia.

Z analizy par. 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, a w ślad za tym postanowień SW Z wynika, że wykonawca celem wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej powinien w pierwszej kolejności złożyć wraz z wykazem dowody określające, czy usługi zostały wykonane łub są wykonywane należycie, przy czym dowodami są referencję bądź inne dokumenty sporządzone

przez podmiot, na rzecz którego usługi wykonano, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane. W sytuacji jednak, gdy z przyczyn niezależnych od wykonawcy nie jest on w stanie uzyskać ww. dokumentów, tj. referencji bądź innych dokumentów, wykonawca uprawniony jest złożyć oświadczenie własne.

Innymi słowy, złożenie oświadczenia własnego w miejsce referencji jest wyjątkiem od zasady legitymowania się przez wykonawcę referencjami bądź innymi dokumentami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługi wykonano.

Warunkiem złożenia oświadczenia własnego jest istnienie niezależnego od wykonawcy powodu, uniemożliwiającego przedstawienie referencji lub innych dokumentów. Wyjaśnienie tego powodu obciąża wykonawcę, który powinien należycie uzasadnić brak możliwości pozyskania referencji, w tym podać przyczynę ich nieuzyskania, przy czym winna to być przyczyna od niego niezależna. Z kolei ocena oświadczenia wykonawcy należy do zamawiającego, którego zadaniem jest rozważenie, czy wystąpiły okoliczności uprawniające do odstąpienia od wymogu złożenia referencji.

W orzecznictwie podkreśla się, że Wykonawca składając Zamawiającemu oświadczenie własne w miejsce referencji powinien szczegółowo wyjaśnić i udokumentować, dlaczego nie mógł przedstawić referencji (wyrok KIO z dnia 18 marca 2024 r., KIO 721/24). W przedstawionych okolicznościach Wykonawca nie sprostał tym obowiązkom. W przywołanym przykładowo wyroku KIO 721/24, ale także w wyroku KIO z dnia 7 października 2024 r., KIO 3263/24 wskazano za wyrokiem Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 10 listopada 2021 r., XXIII Zs 118/21 (choć wydanym na gruncie dotychczasowych przepisów rozporządzenia, ale w zasadzie o identycznym brzmieniu zawierającym aktualne wytyczne co do możliwości posłużenia się przez wykonawcę oświadczeniem własnym w miejsce referencji), że „Okoliczność, że powody, dla których wykonawca nie jest w stanie przedstawić referencji winny być wyjaśnione wynika także z tej przyczyny, że zamawiający winien mieć możliwość zweryfikowania czy te konkretne okoliczności zaszły i czy usprawiedliwiają one odstąpienie od przedstawienia referencji. Jest to konieczne dla zachowania równości oferentów a zatem zachowania uczciwej konkurencji, proporcjonalności i przejrzystości. Co najmniej winno być wykazane, że wykonawca dążył do uzyskania referencji, ale z przyczyn od niego niezależnych nie osiągnął w tym zakresie sukcesu a zatem podjął on starania, ale nie przynosiły one oczekiwanego rezultatu.”.

Jak podnosi się w orzecznictwie Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia, zapoznaje się z dokumentami zamówienia i ma świadomość wymogu Zamawiającego dotyczącego złożenia referencji bądź innych dokumentów celem potwierdzenia należytej realizacji usługi. Wykonawca powinien zatem dokładać należytej staranności na wszystkich etapach postępowania oraz adekwatnie reagować na okoliczności, które mogą stanąć na przeszkodzie w uzyskaniu zamówienia. Podobnie w doktrynie prezentowane jest stanowisko, że Wykonawca zobowiązany jest wykazać przede wszystkim, że podjął odpowiednie działania w celu uzyskania wymaganych dokumentów oraz wykazać przyczyny ich nieuzyskania (M.Jaworska, Komentarz do 5 9 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, a także przywołany tamże wyrok KIO z dnia 27.11.2020 r., KIO 2844/20, Legalis). Okoliczność niezłożenia wniosku o wydanie referencji lub przyjęcie przez wykonawcę z góry, że nie zostaną one sporządzone w terminie pozwalającym na posłużenie się nimi w postępowaniu o udzielenie zamówienia świadczy o braku dochowania należytej staranności i dyskwalifikuje możliwość złożenia oświadczenia wykonawcy (w przypadku dostaw i usług).

W świetle powyższego w ocenie Zamawiającego, Wykonawca w przedmiotowej sprawie nie dołożył należytej staranności i nie wykazał, że niezłożenie przez niego referencji lub innych dokumentów w zakresie pozycji 1 wykazu usług (tj. na rzecz Energa-Operator SA odział w Gdańsku) nastąpiło z przyczyn niezależnych od wykonawcy.

Wprawdzie Wykonawca podał, że nie jest w stanie uzyskać referencji, ponieważ wynika to z wewnętrznej polityki korporacyjnej tego podmiotu, która ogranicza wydawanie zewnętrznych listów referencyjnych dla kontrahentów w terminach umożliwiających ich przedłożenie w niniejszym postępowaniu, a czas oczekiwania w przypadku referencji od Energa to około 2 miesiące po zakończeniu umowy, to jednak Wykonawca nie wykazał w jakikolwiek sposób, że podjął niezbędne działania celem uzyskania dokumentu referencyjnego, ale z przyczyn od niego niezależnych nie przyniosły one oczekiwanego rezultatu. Z oświadczenia nie wynika, czy i kiedy Wykonawca w ogóle wystąpił do odbiorcy usługi o przedstawienie referencji. Nie przedstawiono też żadnych dowodów potwierdzających, że czas oczekiwania na referencje wynosi ok. 2 miesiące czy też, że stanowi tak polityka korporacyjna.

Zauważenia przy tym wymaga, że w świetle podanych przez Wykonawcę informacji w Wykazie, usługa w ramach umowy była realizowana w okresie od 09.03.2024 r. do 19.03.2025 r. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia zostało wszczęte 26.02.2026 r., z terminem składania ofert 13.03.2026 r. Ponadto — co ma tez znaczenie przy ocenie zaistniałego przypadku - jest to już kolejne postępowanie w tym zakresie prowadzone przez Zamawiającego. Poprzednie zostało wszczęte w dniu 21.01.2026 r., a następnie unieważnione w dniu 05.02.2026 r. na podstawie art. 255 pkt 3 ustawy Pzp. Wykonawca EUROKLIMA SHIP OUTFITFING Sp. z o.o. również brał udział w tym uprzednim postępowaniu. Tym samym już wtedy, a nawet wcześniej (tj. przed ubieganiem się o zamówienie publiczne, a znacznie po zakończeniu realizacji usługi wykazywanej na potwierdzenie doświadczenia) Wykonawca wiedział, że celem wykazania warunku udziału w postępowaniu będzie musiał (jeżeli jego oferta zostanie oceniona najwyżej) złożyć Zamawiającemu odpowiednie referencje (dowody należytego wykonania usługi). Ze złożonego przez Wykonawcę oświadczenia własnego oraz dokumentów nie wynika, aby na dzień jego złożenia Wykonawca podjął jakiekolwiek starania celem uzyskania referencji.

Niezależnie od powyższego należy wskazać (w odniesieniu do kwestii złożenia przez Wykonawcę dowodu z faktur mających jego zdaniem potwierdzać należyte wykonanie usługi), że sama faktura czy też zapłata za wykonaną usługę, nie

oznacza automatycznie, iż usługa została zrealizowana należycie i w zakresie ustalonym przez strony (wyrok KIO z dnia 6 lutego 2025 r., KIO 195/25). Nie zawierają one bowiem jednoznacznego stwierdzenia w zakresie tego, czy usługi zostały wykonane należycie. Przyjmuje się w orzecznictwie, że na podstawie dowodu zapłaty faktury nie można jednoznacznie wnioskować, że wykonawca należycie wykonał usługę, ponieważ jest to tylko uprawdopodobnienie, że skoro zamawiający zapłacił to znaczy, że usługę odebrał i nie ma do niej jakichkolwiek zastrzeżeń. Złożone faktury stanowią tylko i wyłącznie dowód na wykonanie określonej usługi za określoną cenę. Z dokumentów tych w żaden sposób nie wynika, że usługi zostały wykonane należycie i w obowiązującym terminie, a także, że ich jakość była prawidłowa. W tych okolicznościach złożenie faktur VAT nie uprawnia zamawiającego do stwierdzenia, że Wykonawca udowodnił należyte wykonanie usług.

Tymczasem przepisy rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych wymagają jednoznacznego dowodu potwierdzającego należyte wykonanie zamówienia. Faktury mogłyby stanowić dowód na należyte wykonanie, ale pod warunkiem, gdyby w tych dokumentach znajdowało się oświadczenie zamawiającego, że przedmiot zamówienia został wykonany należycie. W związku z tym, że takowego oświadczenia przedmiotowe dokumenty nie zawierają a same ze swej natury nie dowodzą należytego wykonania usługi, to wyklucza się przez nie potwierdzenie należytego wykonania usługi.

Wobec powyższego oferta podlegała odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt lit. b i c Pzp.

Dowody odwołującego Wiadomość e-mail przedstawiciela odwołującego skierowana do przedstawiciela Energa-Operator S.A. z 19 marca 2026 r., z prośbą o złożenie oświadczenia o należytym wykonaniu usług przez Euro-Klima Sp. z o.o. w ramach umowy CRU GJ01340/24 Temat:referencje umowa CRU GJ01340/24 z dnia 19.03.2024 - zakończona.

Data:Thu, 19 Mar 2026 14:03:22 +0100 Nadawca:M.P.

Adresat:D.W. (Euro-Klima) Dzień dobry, czy możemy jak ostatnio otrzymać referencje za wykonaną usługę? w celu przystąpienia do następnego przetargu potrzebujemy tego dokumentu. Poniżej wysyłam pełną treść jaką otrzymaliśmy ostatnio wraz z załącznikiem.

Referencje Energa-Operator SA odział w Gdańsku oddział w Gdańsku ul. Marynarki polskiej 130, 80-557 Gdańsk, Potwierdza, iż EuroKlima Sp. z o.o. zgodnie z umową CRU GJ01340/24 zawartą w dniu 19.03.32024r. Wykonało usługę: Okresowych przeglądów i napraw urządzeń klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych zainstalowanych w obiektach nieenergetycznych Energa-Operator SA odział w Gdańsku.

Umowa została zawarta na okres 24 miesięcy od 19.03.2024r. do 19.03.2026r.

Łączna wartość: 258 400,00 netto Prace Serwisowe i naprawcze zostały wykonane zgodnie z ustaleniami wynikającymi z zawartej umowy i należytą starannością Referencje wystawione na prośbę wykonawcy.

Nadawca: D.W. (Euro-Klima) Data: 19.03.2026, 14:23 Adresat: M.W.

Witek , prośba o napisanie tych referencji poniżej masz wzór Wiadomości e-mail przedstawiciela odwołującego skierowane do przedstawiciela Energa-Operator S.A. z 25 marca 2026 r. i 26 marca 2026 r., z prośbą o złożenie oświadczenia o należytym wykonaniu usług przez Euro-Klima Sp. z o.o. w ramach umowy CRU GJ01340/24 Temat: Fwd: Referencje Gdańsk pilne Nadawca: D.W. (Euro-Klima) Data: 26.03.2026, 11:09 Adresat: g.

Kopia: o.

Dzień dobry po kontakcie z Państwa przedstawicielem poinformowano nas o możliwości wystawienia referencji pod tym adresem e-mail.

Prosimy o wystawienie referencji są one niezbędne do przystąpienia ponownie do przetargu i realizacji usług związanych z klimatyzacją i wentylacja na Państwa obiektach.

Bardzo ale to bardzo Prosimy o odesłanie referencji w dniu dzisiejszym o ile jest to możliwe. Niestety MUSIMY DO JUTRA przekazać referencje dla innego podmiotu i jest to nam niezbędne aby potem przystąpić ponownie do przetargu w Państwa obiektach. Wykonujemy u Państwa pracę na obiekcie w Gdańsku od 5 lat i nie zawiedliśmy Państwa nigdy, proszę zatem o pomoc i wystawienie referencji w trybie PILNYM.

Pozdrawiam i proszę o informację zwrotną czy email doszedł do odpowiedniej osoby.

W razie pytań zostawiam do siebie kontakt telefoniczny: 607-848-454 --- Treść przekazanej wiadomości --Temat:Referencje Data:Wed, 25 Mar 2026 11:38:21 +0100 Nadawca:D.W. (Euro-Klima) Adresat:M.W.

Witam, w nawiązaniu do rozmowy telefonicznej wysyłam treść: wklej ją proszę na papier Firmowy podpisz i odeślij, prośba o wysłania to jak najszybciej.

Referencje Energa-Operator SA odział w Gdańsku oddział w Gdańsku ul. Marynarki polskiej 130, 80-557 Gdańsk, Potwierdza, iż EuroKlima Sp. z o.o. zgodnie z umową CRU GJ01340/24 zawartą w dniu 19.03.32024r.

Wykonało usługę: Okresowych przeglądów i napraw urządzeń klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych zainstalowanych w obiektach nieenergetycznych Energa-Operator SA odział w Gdańsku.

Umowa została zawarta na okres 24 miesięcy od 19.03.2024r. do 19.03.2026r.

Łączna wartość: 258 400,00 netto Prace Serwisowe i naprawcze zostały wykonane zgodnie z ustaleniami wynikającymi z zawartej umowy Fwd: Referencje Gdańsk pilne 1 z 2 09.04.2026, 09:32 i z należytą starannością Referencje wystawione na prośbę wykonawcy.

Wiadomość e-mail przedstawiciela odwołującego skierowana do przedstawiciela Energa-Operator S.A. z 27 marca 2026 r., z prośbą o złożenie oświadczenia o należytym wykonaniu usług przez Euro-Klima Sp. z o.o. w ramach umowy CRU GJ01340/24 Temat: Oświadczenie Nadawca: D.W. (Euro-Klima) Data: 27.03.2026, 10:12 Adresat: M.W.

Witek ,potwierdź tylko i odeślij.

OŚWIADCZENIE Energa-Operator SA Oddział w Gdańsku, z siedzibą przy ul. Marynarki Polskiej 130, 80-557 Gdańsk, niniejszym potwierdza, iż firma: Euro-Klima Sp. z o.o. zrealizowała usługi zgodnie z umową nr CRU GJ01340/24 zawartą w dniu 19.03.2024 r. Oświadczamy, że wszystkie prace objęte powyższą umową zostały wykonane w sposób należyty, terminowy oraz zgodnie z obowiązującymi normami i wymaganiami zamawiającego. Współpraca z wykonawcą przebiegała sprawnie, a jakość świadczonych usług nie budzi zastrzeżeń.

Z poważaniem, Wiadomość e-mail przedstawiciela odwołującego skierowana do Energa-Operator S.A. z 1 kwietnia 2026 r. z prośbą o wystawienie referencji potwierdzających należyte wykonanie prac przez firmę Euro-Klima Sp z o.o. w ramach umowy nr CRU GJ01340/24 wraz z odpowiedzią korespondencja e-mail pomiędzy przedstawicielami Energa-Operator S.A. z dni 7-9 kwietnia 2026 r.

Temat: FW: Wniosek o referencje: euro klima Nadawca: M.W.

Data: 09.04.2026, 09:10 Adresat: D.W. (Euro-Klima) d.w Pozdrawiam From: M.W.

Sent: Wednesday, April 8, 2026 8:55 AM To: K.K.

Cc: Karpińska Małgorzata Subject: FW: Wniosek o referencje: euro klima Dzień dobry, informuję, że zadanie zostało wykonane zgodnie z umową, akceptuje draf referencji.

Pozdrawiam, W.M.

From: K.K.

Sent: Tuesday, April 7, 2026 6:32 AM To: K.A.

Subject: Wniosek o referencje: euro klima

Cześć, W związku z wpłynięciem wniosku od Wykonawcy o wydanie referencji bardzo proszę o akceptację uzupełnionego przez WZO Gdańsk draftu referencji oraz proszę o następujące informacje:

Dane na temat stanu rozliczeń finansowych z Dostawcą:

Ponadto proszę o podkreślenie właściwego:

Zadanie zostało wykonane zgodnie/ niezgodnie* z umową Jednocześnie informuję, że zgodnie z Instrukcją Zakupową:

Punkt 3.10.1.5. „Referencje wydawane są po należytym wykonaniu umowy, w przypadku braku istotnych zastrzeżeń do zrealizowania usługi/ dostawy/ roboty budowlanej i wykonania przedmiotu Zamówienia.

Punkt 3.10.1.6. „Referencje mogą być wydawane Dostawcom, którzy spełniają łącznie warunki:

1. Uzyskali pozytywna ocenę w procesie oceny Dostawców, zgodnie z Instrukcją Oceny Dostawców,
2. Cieszą się nieposzlakowaną opinią, w szczególności spełniają warunki zawarte w Kodeksie postępowania dla Dostawców.
3. Wykonali dla spółek zadania z należytą starannością oraz zgodnie z przepisami prawa;
4. Realizują umowy o wartości przekraczającej 1 mln PLN ne o w skali roku ( na wniosek Partnera Biznesowego wraz z uzasadnieniem dopuszcza się wydanie referencji Dostawcom realizującym umowy poniżej wskazanego progu) Punkt 3.10.1.7. „Referencje nie są wydawane Dostawcom, którzy:
5. W ostatnich dwunastu miesiącach nienależycie wywiązali się z umowy zawartej ze Spółką z GK ORLEN, w szczególności obciążeni zostali karami umownymi,
6. Pozostają w sporach sądowych ze Spółkami GK ORLEN,
7. Podejmują lub uczestniczą w przedsięwzięciach, które bezpośrednio mogą wpłynąć negatywnie na wizerunek GK ORLEN.”

Punkt 3.10.1.8 „Referencje mogą zostać wydane Dostawcy, który nie w pełni spełnia warunki określone w pkt. 3.10.1.6. i 3.10.1.7., tylko i wyłącznie, jeżeli wydanie takich referencji leży w żywotnym interesie biznesowym lub wizerunkowym GK ORLEN.

Pozdrawiam K.K.

12 maja 2026 r. D.W. oświadczył, że z racji zajmowanego stanowiska oraz powierzonych mu obowiązków był osobą bezpośrednio odpowiedzialną za prowadzenie czynności zmierzających do uzyskania od Energa-Operator S.A. Oddział w Gdańsku dokumentu referencyjnego potwierdzającego należyte wykonanie umowy nr CRU GJ01340/24 z dnia 19 marca 2024 r., której przedmiotem były okresowe przeglądy i naprawy urządzeń klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych zainstalowanych w obiektach nieenergetycznych Energa-Operator S.A. Oddział w Gdańsku („Umowa”).

Wszystkie opisane poniżej czynności podejmowane były przeze niego osobiście; wymieniana w ich toku korespondencja elektroniczna prowadzona była z jego firmowego adresu poczty elektronicznej d.

W dniu 19 marca 2026 r., bezpośrednio po otrzymaniu od p. Marcina Porzeczki wewnętrznego zapotrzebowania na uzyskanie referencji, nawiązał kontakt telefoniczny z p. W.M. Głównym Specjalistą ds. Administracji w Wydziale Organizacji Administracji i Transportu Energa-Operator S.A. Oddział w Gdańsku, pełniącym dotychczas funkcję osoby wyznaczonej do bieżącej korespondencji w ramach realizacji umowy nr CRU GJ01340/24.

W toku przeprowadzonej rozmowy p. W.M. poinformował go, że zgodnie z wewnętrzną polityką korporacyjną EnergaOperator S.A., referencje wystawiane są co do zasady wyłącznie kontrahentom realizującym umowy o wartości przekraczającej 1 000 000 zł, zaś standardowy czas oczekiwania na wydanie dokumentu referencyjnego przekracza 2 miesiące. Wyjaśnił ponadto, że projekt każdej referencji podlega obligatoryjnej akceptacji i przekazaniu do wyodrębnionej jednostki organizacyjnej, która po przeprowadzeniu weryfikacji — władna jest dokument referencyjny wydać bądź odmówić jego wydania, przy czym wydanie referencji nie ma charakteru obligatoryjnego nawet w przypadku należytego wykonania umowy.

Jednocześnie p. W.M. zasugerował skierowanie do niego pisemnej prośby drogą elektroniczną, deklarując podjęcie działań mających na celu — w miarę możliwości — udzielenie wsparcia w pozyskaniu przedmiotowego dokumentu.

Następnie skierowałem w tym dniu do p. W.M. wiadomość elektroniczną zawierającą prośbę o wystawienie referencji wraz z projektem treści dokumentu.

Wobec braku reakcji, w dniu 25 marca 2026 r. — w nawiązaniu do uprzedniej rozmowy telefonicznej ponownie skierował do p. W.M. wiadomość elektroniczną zawierającą gotową, sformatowaną treść referencji do umieszczenia na papierze firmowym Energa-Operator S.A. oraz wyraźną prośbę o jej możliwie pilne podpisanie i odesłanie.

Rozmawiał następnie telefonicznie z p. W.M., który poinformował go, żeby uzyskać referencje należy wysłać wiadomość pod adres e-mail: g. - wystosował na ten adres wiadomość elektroniczną zawierającą wyraźnie zaznaczoną prośbę o pilne wystawienie referencji, ze wskazaniem celu (postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego) oraz wynikających z niego ograniczeń czasowych. W treści wiadomości zaakcentował również prawidłowy, pięcioletni przebieg dotychczasowej współpracy Euro-Klima Sp. z o.o. z Energa-Operator S.A. na obiektach w Gdańsku.

Niezależnie od powyższego, w dniu 27 marca 2026 r. skierował do p. W.M. projekt skróconego oświadczenia potwierdzającego należyte wykonanie umowy, z prośbą o jego potwierdzenie i odesłanie, dążąc tym samym do maksymalnego ułatwienia stronie Energa-Operator S.A. czynności wymaganych do uzyskania jakiegokolwiek dokumentu potwierdzającego należytą realizację usługi.

W dniu 1 kwietnia 2026 r. otrzymał wiadomość elektroniczną od p. K.K. — Specjalisty ds. umów i zamówień w Wydziale Zakupów Operacyjnych Gdańsk (ENERGA Logistyka Sp. z o.o.), w której po raz pierwszy zakomunikowano mu formalną, sformalizowaną procedurę wewnętrzną Energa-Operator S.A./ENERGA Logistyka Sp. z o.o. dotyczącą wystawiania referencji. Procedura ta wymagała skierowania wniosku wraz z określonym pakietem załączników (m.in. obustronnie podpisaną umową, protokołami odbioru, ewentualnymi aneksami) na adres g., ze wskazaniem celu wystawienia dokumentu.

Tego samego dnia, tj. 1 kwietnia 2026 r., wystosował na wskazany adres elektroniczny formalny wniosek o wystawienie referencji, zawierający wszystkie wymagane elementy, w tym jednoznaczne wskazanie celu (postępowania ofertowe i postępowania o udzielenie zamówienia publicznego) oraz załączoną obustronnie podpisaną umowę nr CRU GJ01340/24.

Do chwili obecnej nie otrzymał oficjalnej informacji zwrotnej od Energa-Operator S.A. w przedmiocie jego wniosków o wystawienie referencji. Jedynie na jego prośbę otrzymał od p. W.M. w dniu 9 kwietnia 2026 r. wewnętrzną korespondencję e-mail pracowników Energa-Operator S.A. oraz ENERGA Logistyka Sp. z o.o., dotycząca skierowanego przeze niego wniosku o wystawienie referencji. Z treści udostępnionej korespondencji wynika, że referencje zostały zaakceptowane.

Rozważania Krajowej Izby Odwoławczej (KIO):

KIO nie stwierdziła zaistnienia przesłanek do odrzucenia odwołania, o których mowa w art. 528 ustawy. KIO oceniła, że odwołujący wykazał przesłankę materialnoprawną dopuszczalności odwołania, o której mowa w art. 505 ust. 1 ustawy.

Odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie. Istota sporu pomiędzy stronami sprowadza się do tego, czy w okolicznościach tego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odwołujący był uprawniony do skorzystania z prawa do zastąpienia dowodu określającego, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie sporządzonego przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oświadczeniem własnym wykonawcy.

Zamawiający, w ocenie KIO, prawidłowo ocenił, że odwołujący nie był uprawniony do skorzystania z prawa do złożenia oświadczenia własnego. Przepis par. 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych nadaje pierwszeństwo dowodowi sporządzonemu przez podmiot na rzecz, którego usługi były wykonywane. Wyjątkiem od tego pierwszeństwa jest sytuacja, w której wykonawca z przyczyn od siebie niezależnych nie może takiego dowodu uzyskać. W tej sprawie w zakresie poz. 1 wykazu usług odwołujący w odpowiedzi na wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych wskazał okres wykonania usługi dla Energa-Operator Spółka Akcyjna Oddział w Gdańsku 9.03.2024 – 19.03.2025 i potwierdził należyte wykonanie zestawienie faktur i załączonymi fakturami, z których jednak nie wynikało ich przyjęcie przez Energa-Operator Spółka Akcyjna i opłacenie. Tym samym zamawiający prawidłowo ustalił, że dowody te nie mogły być innymi dowodami na potwierdzenie należytego wykonania z dwóch powodów – nie pochodziły od podmiotu, na rzecz którego usługa była wykonywana, ale były wystawione przez odwołującego i nie zawierały jakiejkolwiek akceptacji inwestora, która potwierdzałaby prawidłową realizację usługi. W konsekwencji zamawiający prawidłowo wezwał odwołującego do uzupełnienia dowodu należytego wykonania. Istotne jest to, że od tego samego operatora, ale Oddziału w Olsztynie odwołujący dla poz. 2 wykazu przedstawił referencję, dlatego zamawiający nie miał powodów, aby wątpić w możliwość uzyskania przez odwołującego dowodu sporządzonego przez podmiot, na rzecz którego usługa była wykonana. Odwołujący złożył oświadczenie własne wskazując jako przeszkodę w uzyskaniu referencji fakt, że wewnętrzna polityka Energa -Operator Spółka Akcyjna ogranicza wydawanie zewnętrznych listów referencyjnych dla kontrahentów w terminach umożliwiających ich przedłożenie w postępowaniu., a czas oczekiwania w przypadku referencji od Energa to około 2 miesiące po zakończeniu umowy. Przy czym tego twierdzenia nie poparł jakimkolwiek dowodem. Jednak już nawet nie fakt braku dowodu w tej sprawie uprawniał zamawiającego do uznania, że odwołujący nie wykazał należytego wykonania usługi z poz. 1 wykazu, ale to, że złożone oświadczenie nie usprawiedliwiało brak możliwości uzyskania referencji przez wykonawcę. Odwołujący oświadczył, że uzyskanie referencji jest możliwe po upływie 2 miesięcy od ukończenia usługi, a w wykazie usług wykazał, że usługa była wykonywania w okresie 9 marca 2024 r. do 19 marca 2025 r. i taki czasookres potwierdzały złożone faktury. Także w piśmie przewodnim do składanych środków dowodowych w pkt. 1 potwierdził ten czasookres realizacji usługi. Wprawdzie wyboru 12 miesięcy dokonał z okresu maj 2024 - maj 2025, ale nie było niemożliwe, że strony zgodnie przedłużyły czas trwania usługi.

Natomiast z żadnego dokumentu złożonego przez odwołującego w toku postępowania o udzielenie zamówienia nie wynikało, że usługa była w rzeczywistości realizowana do 21 marca 2026 r., ta okoliczność ujawniła się dopiero w postępowaniu odwoławczym. Tym samym oświadczenie odwołującego, że Energa – Operator O/Gdańsk wydaje referencje po 2 miesiącach od ukończenia świadczenia usługi, nie wskazywało na to, że odwołujący nie mógł uzyskać referencji dla usługi wykonywanej w okresie 9 marca 2024 – 19 marca 2025 r. Odwołujący dopiero na etapie postępowania odwoławczego wskazał jaki była faktyczny okres wykonywania usługi i że została ona zakończona dopiero 21 marca 2026

r., to jednak nie wynika ze znanych zamawiającemu dokumentów na etapie badania i oceny ofert. Tym samym okoliczność podana przez odwołującego, jako mająca świadczyć o przyczynie braku możliwości uzyskania referencji, nie wskazywała na okoliczność, że referencji nie mógł pozyskać. Jak też nie mogło służyć uznaniu, że były to okoliczności niezależne od odwołującego. Dodatkowo zamawiający miał dowód wystawiania referencji przez Energa – Operator, bo oddział w Olsztynie taką referencję odwołującemu wystawił. Wbrew zatem stanowisku odwołującego złożone przez niego oświadczenie nie wykazywało, że wykonawca nie był w stanie uzyskać referencji z przyczyn od siebie niezależnych.

Natomiast rację ma zamawiający, że gdyby odwołujący dołączył dowody w postaci korespondencji z Energa-Operator w postaci mejli kierowanych do Energa w dniach 19, 25 i 27 marca 2026 r, to mógłby wykazać, że zabiegał o uzyskanie referencji, ale bez swojej winy tych referencji nie uzyskał. Co więcej z mejli 25 i 26 marca 2026 r. zamawiający uzyskałby wiedzę, że data wykonania usługi podana w wykazie jest datą podaną niewłaściwie, bo w tych mejlach odwołujący zamieścił draft referencji, których wystawienia oczekiwał i wskazał czas trwania usługi i oznaczył umowę, której ten czas dotyczył. Tym samym niedołączenie tych dowodów do złożonego oświadczenia uniemożliwiło odwołującego wykazanie, że faktycznie zachodzą przyczyny nie leżące po jego stronie, które uniemożliwiają mu przedstawienie dokumentu pochodzącego od podmiotu na rzecz, którego realizowana była usługa. KIO podzieliła także stanowisko zamawiającego, że odwołujący nie może poprzestać tylko na wskazaniu przyczyn, dla których nie mógł uzyskać referencji, ale powinien przedstawić dowody, że czynił próby ich pozyskania. To, że odwołujący nie uzyskał odpowiedzi na mejle z 19, 25 i 27 marca 2026 r. nie stało na przeszkodzie ich złożeniu. Mejle te bowiem poza oświadczeniami własnymi odwołującego zawierają także adres mejlowy adresata, który potwierdza, że były to wiadomości kierowane do inwestora i miały na celu uzyskanie odpowiedzi. Fakt, że odpowiedzi nie uzyskano, nie przemawiał na niekorzyść odwołującego. Tym samym słusznie podnosił zamawiający, że błędem odwołującego było to, że tych dokumentów nie załączył.

Z tych względów odwołanie należało oddalić.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do wyniku sprawy na podstawie art. 557, art. 574 oraz art. 575 ustawy, a także w oparciu o przepisy § 8 ust. 2 pkt 1 w zw. z § 5 pkt 1 i 2 lit. b) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), orzekając w tym zakresie o obciążeniu kosztami postępowania stronę przegrywającą, czyli odwołującego. KIO zaliczyła w poczet kosztów wpis oraz wydatki pełnomocników odwołującego i zamawiającego i nakazała odwołującemu zwrot na rzecz zamawiającego kosztów wydatków pełnomocnika na podstawie złożonej faktury.

Przewodnicząca

………………….