Wyrok KIO 3244/26 z 27 lipca 2026

Skarb Państwa – Prokuratura Krajowa z siedzibą w Warszawie (dalej jako Prokuratura, PK, Zamawiający)prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w celu zawarcia umowy ramowej w trybie przetargu nieograniczonego pod nazwą: „Zakup drukarek oraz skanerów na potrzeby jednostek organizacyjnych prokuratury”, znak sprawy: 1001 – 10.261.7.2026 (dalej jako Postępowanie, postępowanie).

Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2026, poz. 793 – dalej jako PZP, ustawa). Szacunkowa wartość zamówienia jest wyższa od kwot wskazanych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 PZP. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 22 maja 2026 r. numer publikacji ogłoszenia 350229 – 2026.

W dniu 06 lipca 2026 r. wykonawca Intaris spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej jako Odwołujący, Spółka), wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej na czynności podjęte przez Zamawiającego polegające na:

1. dokonaniu czynności sposobu oceny złożonej próbki – postanowień Regulaminu badania próbek, stanowiącego Załącznik nr 10 do Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej jako SW Z), w zakresie, w jakim przewiduje uznaniowy, wybiórczy i nieprzejrzysty sposób badania próbek;
2. dokonaniu czynności opisu przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję – w zakresie skanera A4.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1. art. 107 ust. 1 PZP w zw. z art. 106 ust. 1 oraz ust. 2 oraz ust. 3 PZP w zw. z art. 99 ust. 4 PZP w zw. z art. 16 pkt 1) i
2. PZP – w zakresie dokonania czynności sposobu oceny złożonej próbki (zarzut nr 1);
3. art. 99 ust. 4 PZP w zw. z art. 99 ust. 1 PZP w zw. z art. 16 pkt 1) i 3) PZP w zw. z art. 17 ust. 1 pkt 1) i 2) PZP – w zakresie dokonania czynności opisu przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję – w zakresie skanera A4 (zarzut nr 2).

Wobec powyższego Odwołujący wniósł o:

1. merytoryczne rozpatrzenie przez Krajową Izbę Odwoławczą (dalej jako KIO) odwołania i jego uwzględnienie w całości,
2. dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów z dokumentacji Postępowania,
3. nakazanie Zamawiającemu dokonania czynności modyfikacji dokumentów zamówienia zgodnie z treścią odwołania,
4. zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kosztów postępowania odwoławczego, w tym kosztów doradztwa prawnego, według norm przepisanych i zgodnie z fakturą przedstawioną przez Odwołującego na rozprawie.

Spółka w następujący sposób uargumentowała swój interes we wniesieniu odwołania: „Odwołujący jest jednym z wiodących wykonawców zamówień publicznych związanych ze sprzedażą sprzętu IT (w tym urządzeń skanujących i drukujących) – w konsekwencji posiada co najmniej potencjalną możliwość uzyskania przedmiotowego zamówienia, co więcej – jest realnie zainteresowany jego uzyskaniem. Należy jednak zwrócić uwagę, iż sformułowane przez Zamawiającego postanowienia SW Z, do których referuje niniejsze odwołanie, jako postanowienia wadliwe, uniemożliwiają mu złożenie konkurencyjnej oferty. Odwołujący może ponieść szkodę w postaci nieuzyskania przedmiotowego zamówienia, a tym samym nieosiągnięcia spodziewanego zysku z jego realizacji. Szkoda pozostaje w tej sytuacji w adekwatnym związku przyczynowo – skutkowym z uchybieniami, których – przy redagowaniu dokumentacji Postępowania – dopuścił się Zamawiający.” – vide s. 4 odwołania.

W dniu 10 lipca 2026 r. zgłoszenie przystąpienia po stronie Prokuratury złożyli następujący wykonawcy:

1. Suntar spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Tarnowie (dalej jako SUNTAR)
2. Egida IT Solutions spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą Warszawie (dalej jako EGIDA).

SUNTAR i EGIDA w swoich przystąpieniach zawarli stanowisko w sprawie.

Pismem z dnia 16 lipca 2026 r. Zamawiający złożył odpowiedź na odwołanie, w której wniósł o oddalenie odwołania w całości oraz o obciążenie Odwołującego kosztami postępowania odwoławczego, w tym kosztami zastępstwa procesowego w wysokości 3 600 zł. PK w swoim piśmie przedstawiła stanowisko w sprawie.

Kolejno, w dniu 20 lipca 2026 r. Spółka złożyła pismo stanowiące replikę na odpowiedź na odwołanie złożoną przez Zamawiającego oraz stanowiska przedstawione przez SUNTAR i EGIDĘ w przystąpieniach.

W tym samym dniu tj. 20 lipca 2026 r. wykonawca SUNTAR złożył pismo stanowiące replikę na ostatnie pismo Odwołującego.

Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem jest zakup drukarek oraz skanerów na potrzeby jednostek organizacyjnych prokuratury. Jak wynika z treści Rozdziału III ust. 4 SW Z – Szczegółowy zakres przedmiotu umowy określa projekt umowy ramowej wraz z projektem umowy wykonawczej – Załącznik nr 2 do SW Z oraz Opis przedmiotu zamówienia (dalej jako OPZ) – Załącznik nr 1 do SWZ.

W dniu 26 czerwca 2026 r. PK na stronie internetowej prowadzonego postępowania opublikowała następujące dokumenty:

1. dodany został załącznik nr 10 do SWZ – Regulamin badania próbek (dalej także jako Regulamin);
2. zmodyfikowany został załącznik nr 1 do SWZ – OPZ.

Izba zważyła, co następuje:

Izba przystępując do rozpoznania odwołania ustaliła wystąpienie przesłanek z art. 505 ust. 1 PZP, tj. istnienie po stronie Odwołującego interesu w uzyskaniu zamówienia oraz możliwości poniesienia przez niego szkody w wyniku kwestionowanych czynności Zamawiającego.

Do przedmiotowego postępowania odwoławczego przystąpienie w charakterze uczestnika postępowania, po stronie Zamawiającego, w ustawowym terminie, skutecznie zgłosili następujący wykonawcy: SUNTAR oraz EGIDA.

Rozpoznając odwołanie Izba przeprowadziła dowody z dokumentacji postępowania, o​ raz wszystkie wnioskowane przez Odwołującego, Przystępującego oraz Zamawiającego dowody z dokumentów. Izba nie znalazła podstaw do pominięcia któregokolwiek z dowodów z dokumentów na podstawie art. 541 PZP.

Odwołanie zostało rozpoznane w granicach zawartych w nim zarzutów – art. 555 PZP, z uwzględnieniem zasady

kontradyktoryjności postępowania – art. 534 ust. 1 PZP. Rozpoznając przedmiotowe odwołanie Izba miała na uwadze treść akt postępowania – § 8 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą.

Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, poczynione ustalenia faktyczne oraz orzekając w granicach zarzutów zawartych w odwołaniu, Izba stwierdziła, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie.

Przytaczając, zgodnie z wymaganiami art. 559 ust. 2 PZP, przepisy stanowiące podstawą prawną zapadłego rozstrzygnięcia Izba wskazuje, że w przedmiotowej sprawie zastosowanie znajdą następujące przepisy:

Art. 16 PZP: Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób:

1. zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;
2. przejrzysty;
3. proporcjonalny.

Art. 17 PZP:

1. Zamawiający udziela zamówienia w sposób zapewniający:
2. najlepszą jakość dostaw, usług, oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację, oraz
3. uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.

Art. 77 PZP:

1. Zamawiający zwraca wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane, na ich wniosek, złożone przez nich plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały.
2. Zamawiający zwraca wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, na jego wniosek, złożone przez niego plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały, o ile nie stanowią one załączników do umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Zamawiający może zwrócić złożone przez wykonawcę plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały, jeżeli wniosek, o którym mowa w i , nie został złożony w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania.

Art. 99 ust. 1 PZP: Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Art. 106 PZP:

1. Zamawiający może żądać innych niż wskazane w i przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria, jeżeli są one niezbędne do przeprowadzenia postępowania. Zamawiający wskazuje wymagane przedmiotowe środki dowodowe w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.
2. Zamawiający żąda przedmiotowych środków dowodowych proporcjonalnych do przedmiotu zamówienia i związanych z przedmiotem zamówienia.

Art. 107 ust. 1 PZP: Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą.

Zarzut nr 1

Dotyczy § 1 ust. 4 oraz § 7 ust. 3 Regulaminu badania próbek Zdaniem Odwołującego Regulamin pozostawia PK swobodę w zakresie wyboru parametrów podlegających badaniu oraz sposobu ich weryfikacji. W ocenie Izby stanowisko Spółki wynika z błędnego rozumienia funkcji próbki oraz przedmiotowych środków dowodowych.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że próbka nie zastępuje wszystkich innych przedmiotowych środków dowodowych, jak również nie służy laboratoryjnemu badaniu każdego parametru z OPZ. Jej funkcją jest praktyczne potwierdzenie tych cech i funkcjonalności, które mogą zostać obiektywnie zaprezentowane na urządzeniu.

Natomiast parametry, które wynikają z dokumentacji producenta, oświadczeń producenta, czy też innych przedmiotowych środków dowodowych mogą być oceniane dokumentowo. Takie rozwiązanie jest racjonalne, proporcjonalne i zgodne z celem przedmiotowych środków dowodowych.

Nie można zgodzić się z twierdzeniami Odwołującego, że nie jest wiadomo, które parametry będą badane przez Zamawiającego i w jaki sposób. Informacje te zostały zawarte przez PK w Karcie Badania Próbki (dalej także jako KBP, Karta). KBP określa zakres badanych funkcji i parametrów w zakresie wybranych wymagań OPZ, a sposób weryfikacji wymagania określony w Karcie jest wiążący dla Prokuratury, jak i wykonawców.

Z uwagi na to, że Zamawiający na tym etapie postępowania nie zna urządzeń oferowanych przez wykonawców, ani stopnia szczegółowości dokumentacji urządzeń, to Prokuratura określiła szerszy katalog możliwych czynności do

wykonania w celu wykazania zgodności danego parametru próbki z OPZ. W wielu przypadkach przeprowadzenie testu funkcjonalnego próbki byłoby nie tylko nadmierne formalistyczne, ale także mniej miarodajne niż dokumentacja producenta, jeżeli określa wprost dany parametr. W tym miejscu należy wskazać, że Odwołujący nie wykazał, które parametry mogłyby zostać określone za pomocą innych przedmiotowych środków dowodowych bez konieczności przeprowadzenia testu funkcjonalnego.

Dotyczy § 5 ust. 5 Regulaminu badania próbek Zdaniem Spółki wspomniany Regulamin nie określa obiektywnych kryteriów odróżnienia czynności dopuszczalnych od niedopuszczalnych. Prezentowane przez Odwołującego twierdzenie pomija treść § 5 Regulaminu.

Regulamin badania próbek jasno rozróżnia czynności służące technicznej prezentacji funkcjonalności w próbce od czynności prowadzących do zmiany próbki, zmiany konfiguracji ofertowej albo usunięcia niezgodności po terminie składania ofert. Przedstawciel wykonawcy może uruchomić urządzenie, wskazać sposób dostępu do panelu administracyjnego, interfesju W W W, menu urządzenia, sterownika, oprogramowania producenta lub dokumentacji, wykonać czynności obsługowe konieczne do zaprezentowania funkcji oraz udzielić wyjaśnień dotyczących sposobu działania funkcji. Jednocześnie nie może wymienić próbki, wymienić komponentów, podłączyć elementów niezłożonych wraz z ofertą, instalować brakującego firmware, sterowników, oprogramowania, aplikacji lub licencji, zmieniać konfiguracji ofertowej, usuwać niezgodności ujawnionych podczas badania, ani podejmować czynności, które mógłby zmienić treść oferty lub stan próbki z chwili upływu terminu składania ofert.

Z powyższego wynika, że dopuszczalne jest pokazanie funkcjonalności istniejącej w próbce na dzień składania ofert, a niedopuszczalne jest doprowadzenie próbki do zgodności z OPZ po tym terminie.

Izba wskazuje, że nie da się wyczerpująco określić wszystkich sytuacji, które mogą mieć miejsce podczas badania próbki. Tym samym konieczne jest pozostawienie katalogu otwartego takich zdarzeń, które na bieżąco będą oceniane jako spełniające albo niespełniające kryteriów czynności dopuszczalnych.

Dotyczy § 6 ust. 2 Regulaminu badania próbek Zdaniem Odwołującego Regulamin nie określa szczegółowy parametrów środowiska testowego. W ocenie Izby zarzut ten oparty jest na błędnym założeniu, zgodnie z którym Zamawiający ma prowadzić laboratoryjne badania wydajności i parametrów technicznych urządzeń. Jak wyjaśnił Zamawiający wspomniane badania odbędzie się z wykorzystaniem standardowym rozwiązań biurowych funkcjonujących w środowisku PK, z wykorzystaniem takich komputerów czy też laptopów, z jakim zamawiany sprzęt ma współpracować oraz papieru biurowego posiadanego przez Zamawiającego.

Badanie próbki ma charakter praktycznej prezentacji funkcjonalności oraz potwierdzenia zgodności wybranych cech urządzenia z OPZ w zakresie możliwym do obiektywnego sprawdzenia. Parametry techniczne, wydajnościowe, normatywne i konstrukcyjne są co do zasady potwierdzane dokumentowo, a nie przez pomiar laboratoryjny w warunkach Zamawiającego.

Powyższe dowodzi, że nie ma potrzeby opisywania w SW Z szczegółowej metodyki laboratoryjnej dla każdego testu.

Wystarczające jest zapewnienie podstawowych i porównywalnych warunków badania oraz dokumentowanie przebiegu czynności w KBP. Jednocześnie elementy specyficzne dla zaoferowanego przez wykonawcę rozwiązania takie jak sterowniki, aplikacje, licencje, moduły, przewody, hasła administracyjne albo dane dostępowe powinien zapewnić wykonawca wraz z próbką, jeżeli są one wymagane do zaprezentowania funkcjonalności oferowanego rozwiązania.

Zdaniem Izby takie ukształtowanie procedury jest proporcjonalne, racjonalne i zapewnia porównywalność próbek.

Dotyczy § 6 ust. 5 Regulaminu badania próbek Izba podziela stanowisko prezentowane przez Prokuraturę, zgodnie z którym udokumentowanie przebiegu badania próbek należy do Zamawiającego. To, że PK nie przyznała wykonawcom bezwarunkowego prawa do samodzielnego nagrywania przebiegu badania próbki, nie oznacza braku przejrzystości procedury.

Nie można tracić z pola widzenia, że badanie próbek odbywa się w postępowaniu, w którym mogą występować informacje techniczne, dane dostępowe, konfiguracje bezpieczeństwa, ustawienia środowiska testowego, dokumenty, rozwiązania producentów oraz informacje mogące stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa wykonawców. PK jako zamawiający ma obowiązek zapewnić ochronę tych informacji oraz sprawny, uporządkowany i jednakowy przebieg badania próbek. Samodzielne nagrywanie przebiegu badania przez wykonawców albo przedstawicieli producentów mogłoby prowadzić do utrwalenia informacji, których ujawnienie naruszałoby bezpieczeństwo Zamawiającego, tajemnicę przedsiębiorstwa albo interesy innych wykonawców.

Izba wskazuje, że transparentność badania zapewniają inne mechanizmy przewidziane w Regulaminie. Jak zostało to już wcześniej zasygnalizowane z badania zostanie sporządzona Karta Badania Próbki. Przedstawiciel wykonawcy może zgłaszać uwagi do Karty. Zakaz samodzielnego nagrywania przez wykonawcę nie narusza zasady przejrzystości i jest uzasadniony ochronę poufności, bezpieczeństwa informacji, tajemnicy przedsiębiorstwa oraz potrzebą zachowania porządku, a także jednakowych warunków badania dla wszystkich wykonawców.

Dotyczy § 9 ust. 1 Regulaminu badania próbek

Odwołujący kwestionuje sformułowanie, zgodnie z którym wynik negatywny badania próbki zachodzi wtedy, gdy próbka nie potwierdza wymagań określonych w OPZ albo potwierdza ich niespełnienie. Zdaniem Izby zarzut ten jest niezasadny, bowiem pomija funkcję przedmiotowych środków dowodowych.

Próbka składana jest przez wykonawcę w celu potwierdzenia zgodności oferowanego urządzenia z wymaganiami OPZ.

Jeżeli próbka nie potwierdza wymaganego parametru albo potwierdza jego niespełnienie, Zamawiający ma podstawy do uznania, że przedmiotowy środek dowodowy nie potwierdził zgodności oferowanej dostawy z OPZ.

Spółka dąży do przerzucenia na PK ryzyka braku potwierdzenia zgodności próbki z warunkami zamówienia. Nie można tracić z pola widzenia, że to wykonawca składa próbkę i to wykonawca odpowiada za to, żeby próbka potwierdzała wymagania określone w warunkach zamówienia w zakresie objętym Kartą. Tym samym Zamawiający nie ma obowiązku domniemywać zgodności próbki z warunkami zamówienia, jeżeli zgodność ta nie została potwierdzona. Dodatkowo należy wskazać, że Prokuratura udostępniła wykonawcom Kartę (zał. nr 10 do SW Z), także z tego powodu, aby wykonawcy mogli należycie przygotować się do badania próbek oferowanych przez nich urządzeń, jak również zweryfikować, czy spełniają one wymagania określone przez Zamawiającego.

Dotyczy § 10 ust. 2 i 4 Regulaminu badania próbek Odnosząc się do zarzutu Odwołującego dotyczącego zatrzymania próbki wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza jako egzemplarza referencyjnego, należy wskazać, że takie działanie Zamawiającego jest uzasadnione charakterem postępowania oraz potrzebą ochrony interesu PK.

Należy wskazać, że zamówienie obejmuje dostawę urządzeń do wielu jednostek organizacyjnych Prokuratury, a próbka referencyjna pozwala porównać urządzenia dostarczane na etapie realizacji umowy z urządzeniem zaoferowanym w ofercie i potwierdzonym w toku badania próbki. Zatrzymanie próbki nie ma charakteru sankcyjnego ani eksploatacyjnego.

Próbka może być wykorzystana wyłącznie w celu porównania zgodności urządzeń dostarczanych w ramach umowy z urządzeniem zaoferowanym w ofercie. Zamawiający nie odpowiada za zwykłe zużycie próbki wynikające z prawidłowego przeprowadzenia badania albo jej wykorzystania jako egzemplarza referencyjnego zgodnie z Regulaminem. Nie oznacza to zgody na dowolną eksploatację próbki przez Zamawiającego. Chodzi wyłącznie o zużycie wynikające z czynności niezbędnych do przeprowadzenia badania i ewentualnego wykorzystania próbki jako egzemplarza referencyjnego. W przypadku uszkodzenia urządzeń z przyczyn dotyczących Zamawiającego zastosowania mają przepisy KC. Tym samym nie ma konieczności normowania tej materii w Regulaminie.

Zarzut nr 2

Dotyczy skanera A4 – wyświetlacz minimum 3 cale Spółka nie wykazała, aby wymaganie kolorowego wyświetlacza LCD o przekątnej minimum 3 cali ograniczało konkurencję w sposób naruszający art. 99 ust. 4 PZP. Argumentacja Odwołującego ogranicza się do polemiki z potrzebą Zamawiającego, twierdząc, że do wyboru profilu skanowania nie jest konieczny ekran o takiej przekątnej.

W ocenie Izby zarzut ten jest częściowo spóźniony i podlega odrzuceniu na podstawie art. 528 pkt 3 PZP w zw. z art.

515 ust. 2 pkt 1 PZP w zakresie w jakim zarzut ten odnosi się do wymogu kolorowego dotykowego wyświetlacza LCD z polskim interfejsem użytkownika oraz możliwością predefiniowania profili skanowania, ich indywidualnego opisu i uruchamiania z poziomu skanera (załącznik nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia – Opis przedmiotu zamówienia Rozdział XI Skaner A4, parametr Wyświetlacz urządzenia). Wskazać należy, że wskazany w zdaniu poprzednim wymóg istniał w OPZ od samego początku. Modyfikacja dokonana w odpowiedzi na pytanie nr 70 polegała wyłącznie na doprecyzowaniu minimalnej przekątnej wyświetlacza na poziomie 3 cali.

Jak wyjaśnił Zamawiający wymaganie w zakresie minimum 3 calowej przekątnej wyświetlacza uzasadnione jest ergonomią i bezpieczeństwem pracy PK. Co najmniej 3 calowy wyświetlacz ułatwia wybór właściwego profilu, ogranicza ryzyko błędów użytkowników, skraca czas obsługi oraz zmniejsza potrzebę wsparcia technicznego. Wskazywana przekątna zwiększa czytelność wyświetlanego tekstu i symboli w porównaniu do wyświetlaczy mniejszych.

Nadto, wskazać należy, że Odwołujący nie wykazał, aby parametr 3 cali miał charakter eliminacyjny. Spółka nie wskazała urządzenia, które spełniałby wszystkie pozostałe wymagania OPZ i którego nie mogłaby zaoferować wyłącznie z powodu przekątnej panelu. Co więcej, Odwołujący nie udowodnił, że sformułowane przez Prokuraturę wymaganie jest niemożliwe do spełnienia przez więcej niż jednego producenta.

Dotyczy skanera A4 – automatyczna konstrukcja ścieżki pliku Odnosząc się do kwestii automatycznej konstrukcji ścieżki pliku w skanerze A4, trzeba zauważyć, że Zamawiający nie wymaga określonego producenta firmware, ani zamkniętego rozwiązania technicznego. Postawione przez PK wymaganie dotyczy efektu funkcjonalnego procesu digitalizacji – automatycznego wykorzystania danych odczytanych z dokumentu tj. kodu kreskowego oraz tekstu rozpoznanego ze strefy OCR, do uporządkowanego zapisu dokumentu w strukturze katalogowej, bez ręcznego nazywania katalogów przez użytkownika.

Powyższe wymaganie jest uzasadnione potrzebami Zamawiającego. Jak wyjaśnił pełnomocnik PK, w jednostkach

organizacyjnych Prokuratury przetwarzane są znaczne wolumeny dokumentów. Z tego względy ręczne nazywanie plików, tworzenie katalogów i przepisywanie danych z dokumentów zwiększa ryzyko błędów, wydłuża proces digitalizacji i obciąża użytkowników czynnościami technicznymi. Natomiast automatyczne wykorzystanie kodów kreskowych i danych OCR pozwala zapewnić spójność nazewnictwa, ograniczyć błędy przyśpieszyć pracę i ułatwić dalsze wykorzystanie dokumentów cyfrowych.

Odwołujący twierdzi, że tego rodzaju funkcjonalność powinna być realizowana przez system DMS/EZD albo oprogramowanie pośrednie. W tym miejscu należy wskazać, że jest to wyłącznie preferencja Odwołującego, a Zamawiający ma prawo wymagać, aby funkcjonalność porządkowania dokumentów był dostępna już na etapie skanowania, w ramach oferowanego zestawu.

Zapis „root\tekstOCR\kodkreskowy.pdf” należy rozumieć jako opis logicznego efektu organizacyjnego, tj. katalog główny, podkatalog nazwany wartością rozpoznaną przez OCR oraz plik nazwany wartością odczytaną z kodu kreskowego. Nie jest to wskazanie konkretnego producenta, konkretnego systemu plików, jak również zastrzeżonej technologii.

Istotą wymagania jest automatyczne wykorzystanie danych odczytanych z dokumentu do uporządkowanego zapisu plików bez ręcznego przepisywania tych danych przez użytkownika. W tym miejscu należy wskazać, że analogiczny wymóg automatycznej konstrukcji ścieżki pliku został przewidziany dla skanera A3. Celem Zamawiającego jest zapewnienie jednolitego strumienia digitalizacji dokumentów niezależnie od tego, czy dokument jest skanowany na skanerze A3, czy A4. Natomiast Odwołujący nie wykazał, dlaczego funkcjonalność typowa i dopuszczalna dla skanera A3 miałaby być nieproporcjonalna w odniesieniu do skanera A4, skoro oba urządzenia mają służyć obsłudze procesu digitalizacji dokumentów w prokuraturze.

Nadto, Odwołujący nie wykazał, aby wymaganie miało charakter eliminacyjny, nie wskazał konkretnego rozwiązania, które spełniałoby wszystkie pozostałe wymagania OPZ i zostało wyeliminowane wyłącznie przez wymóg automatycznej konstrukcji ścieżki pliku, jak również nie wykazał również, aby funkcja ta była właściwa jednemu producentowi lub jednej technologii. Zatem zarzut ten ma charakter wyłącznie polemiczny.

Ponadto, należy zauważyć, że Odwołujący w ramach sformułowanych przez siebie zarzutów wymienił szereg naruszonych przez Zamawiającego przepisów PZP, ale w żaden sposób nie wykazał ich naruszenia. Izba wskazuje, że samo niezadowolenie wykonawcy z określonego parametru OPZ nie stanowi podstawy do uwzględnienia odwołania.

Wykonawca nie ma roszczenia o ukształtowanie SW Z w sposób odpowiadający jego preferowanej konfiguracji produktowej czy też modelowi biznesowemu. Zamawiający ma prawo wymagać rozwiązań, które odpowiadają jego potrzebom, nawet jeżeli nie każdy wykonawca działający na rynku będzie w stanie zaoferować produkt spełniający wszystkie wymagania.

Podsumowując, należy wskazać, że Odwołujący nie wykazał, aby zakwestionowane przez niego postanowienia dokumentów zamówienia naruszały przepisy PZP, a w szczególności zasadę uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności czy też przejrzystości postępowania. Odwołanie w przeważającej części oparte jest na hipotetycznych założeniach Odwołującego dotyczących możliwego przyszłego stosowania Regulaminu badania próbek oraz na polemice z funkcjonalnymi wymaganiami OPZ w zakresie skanera A4.

Zamawiający ma prawo opisać przedmiot zamówienia w taki sposób, jaki odpowiada jego uzasadnionym potrzebom organizacyjnym, technicznym, bezpieczeństwa oraz eksploatacyjnym. Nie jest obowiązkiem PK takie ukształtowanie dokumentów zamówienia, aby umożliwić zaoferowanie każdego urządzenia dostępnego na rynku albo urządzenia preferowanego przez konkretnego wykonawcę. Granicą swobody Zamawiającego jest zakaz nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji, a nie obowiązek rezygnacji z wymagań jakościowych, organizacyjnych, czy też funkcjonalnych, tylko dlatego, że część wykonawców wolałaby zaoferować rozwiązania prostsze, tańsze albo mniej funkcjonalne.

Z uwagi na to, że żaden ze sformułowanych przez Odwołującego zarzutów nie potwierdził się, to Izba oddaliła odwołanie.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do wyniku postępowania na podstawie art. 557, art. 574 i art. 575 PZP oraz w oparciu o przepisy § 8 ust. 2 w związku z § 2 ust. 1 pkt 2 w związku z § 5 pkt 1 i 2 lit. b rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Mając powyższe na uwadze, orzeczono jak w sentencji.

Przewodnicząca

……………….………………………