Wyrok KIO 2998/26 z 23 lipca 2026

Zamawiający: SAMODZIELNY PUBLICZNY ZAKŁAD OPIEKI ZDROW OTNEJ REJONOW E POGOTOW IE RATUNKOW E W SOSNOW CU z siedzibą w Sosnowcu prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 793 ze zm., dalej: „ustawa Pzp”) w imieniu i na rzecz następujących Zamawiających: 1) Samodzielny Publiczny Wojewódzki Szpital Chirurgii Urazowej im. dr. Janusza Daaba w Piekarach Śląskich, 2) Centrum Pulmonologii i Torakochirurgii w Bystrej, 3) Śląskie Centrum Rehabilitacji i Prewencji z siedzibą w Ustroniu, 4) Wojewódzkie Pogotowie Ratunkowe w Katowicach, 5) Wojewódzki Szpital Chorób Płuc im. dr. Alojzego Pawelca z siedzibą w Wodzisławiu Śląskim, 6) Szpital Chorób Płuc im.

Św. Józefa w Pilchowicach, 7) Zespół Wojewódzkich Przychodni Specjalistycznych ​ Katowicach - Jednostka Samorządowa Województwa Śląskiego, 8) Szpital Chorób Płuc w ​ Orzeszu, 9) Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Rejonowe Pogotowie Ratunkowe w Sosnowcu, 10) w Wojewódzki Szpital Rehabilitacyjny dla Dzieci w Jastrzębiu-Zdroju, 11) Wojewódzki Ośrodek Lecznictwa Odwykowego i Zakład Opiekuńczo-Leczniczy ​ Gorzycach pn. „Usługi utrzymania czystości i obsługi pozamedycznej w publicznych zakładach opieki zdrowotnej dla w których podmiotem tworzącym jest Województwo Śląskie – ​ podziale na 12 części”. Ogłoszenie o zamówieniu opublikowano w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej S: 52/2026, w pod nr publikacji ogłoszenia 179081 -2026 z dnia 16/03/2026 r.

Dnia 22 czerwca 2026 roku do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w Warszawie, na podstawie art. 513 pkt 1 i pkt 2 ustawy Pzp odwołanie złożyli wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia – konsorcjum w składzie: (1) Hospital Service Spółka z​ ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu (Lider); (2) Impel Facility Services Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu (Partner), dalej jako „Odwołujący”. Odwołanie dotyczy części 3 zamówienia.

Odwołujący w dniu 15 czerwca 2026 r. powziął informację o skierowaniu do niego ​ dniu 05 czerwca 2026 r. wezwania do wyjaśnień sposobu kalkulacji ceny. W dniu 12 czerwca 2026 r. upłynął termin na w złożenie przez Odwołującego wyjaśnień na to wezwanie. Odwołujący w dniu powzięcia informacji o wezwaniu do wyjaśnień wystąpił z wnioskiem o przywrócenie terminu. Do dnia złożenia odwołania, Zamawiający nie przywrócił terminu na złożenie wyjaśnień. Z daleko idącej Odwołujący wniósł odwołanie licząc termin od dnia, w którym upłynął terminie na złożenie wyjaśnień na wezwania z dnia 05.06.2026 r., tj. licząc od 12.06.2026 r.

Odwołanie złożono z zachowaniem ustawowego terminu. Kopia odwołania została przekazana Zamawiającemu.

Odwołujący uiścił wpis w wymaganej wysokości.

Odwołanie złożono wobec czynności i zaniechań Zamawiającego polegających na:

1. zaniechaniu wyznaczenia Odwołującego nowego terminu na złożenie wyjaśnień sposobu kalkulacji ceny, pomimo że Odwołującemu, w tym w szczególności pełnomocnikowi umocowanemu do występowania w imieniu Odwołującemu w przedmiotowym postępowaniu nie zostało skutecznie doręczone wezwanie do złożenia wyjaśnień kalkulacji ceny ​ pierwotnym terminie. w Odwołujący zarzucał Zamawiającemu naruszenie:
2. art. 224 ust. 1 zw. z art. 16 i 17 ustawy Pzp poprzez zaniechanie wyznaczenia Odwołującego nowego terminu na złożenie wyjaśnień sposobu kalkulacji ceny, pomimo że Odwołującemu, w tym w szczególności pełnomocnikowi umocowanemu do występowania ​ w imieniu Odwołującemu w przedmiotowym postępowaniu nie zostało skutecznie doręczone wezwanie do złożenia wyjaśnień kalkulacji ceny w pierwotnym terminie.

Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania w całości oraz nakazanie Zamawiającemu:

1. unieważnienie wezwania do złożenia wyjaśnień sposobu kalkulacji ceny skierowanego do Odwołującego w dniu 5 czerwca 2026 r.;
2. wyznaczenie Odwołującemu nowego terminu na złożenie wyjaśnień sposobu kalkulacji ceny;
3. wezwanie Odwołującego do złożenia wyjaśnień sposobu kalkulacji ceny;
4. wybór oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

Odwołujący oświadczył, iż ma interes w złożeniu odwołania, gdyż jest Wykonawcą ubiegającym się o udzielenie zamówienia i ma możliwość uzyskania przedmiotowego zamówienia. Oferta złożona przez Odwołującego jest oferta z najniższa ceną, skutkiem czego Odwołujący ma faktyczną możliwość uzyskania przedmiotowego zamówienia.

Uwzględnienie zarzutów podniesionych w odwołaniu ma wpływ na przebieg postępowania, ponieważ ich uwzględnienie może spowodować, że oferta Odwołującego będzie lub co najmniej może być najkorzystniejszą w postępowaniu.

Naruszenia ustawy Pzp doprowadziły bezpośrednio do narażenia Odwołującego na brak możliwości pozyskania zamówienia i w konsekwencji na szkodę w postaci utraty zysku, który Odwołujący mógłby osiągnąć w wypadku wyboru jego oferty jako najkorzystniejszej w postępowaniu.

W uzasadnieniu zarzutów podniesiono, że Zamawiający – w zakresie zadania nr 3 ​ dniu 05 czerwca 2026 r. wezwał Odwołującego do złożenia wyjaśnień sposobu kalkulacji ceny. Odwołujący z w niezawinionych przez siebie powodów wezwanie otrzymał i odebrał dopiero w dniu 15 czerwca 2026 r., tj. po upływie terminu na złożenie tychże wyjaśnień. ​W dniu powzięcia informacji o wezwaniu do wyjaśnień Odwołujący wystąpił do Zamawiającego o przywrócenie terminu na złożenie wyjaśnień. Zamawiający do dnia złożenia odwołanie nie przywrócił terminu.

Odwołujący podniósł, że czynność zaniechania przywrócenia terminu na złożenie wyjaśnień jest niezgodna z ustawą Pzp i będzie skutkowała bezpodstawnym i wadliwym wyborem oferty najkorzystniejszej w postępowaniu, gdyż oferta Odwołującego zostanie ostatecznie odrzucona jako oferta wykonawcy, który zaniecał złożenia wyjaśnień.

Odwołujący zostanie pozbawiony wyboru jego oferty jako najkorzystniejszej i w konsekwencji możliwości zawarcia umowy w sprawie zamówienia i tym samym skutkuje stratą dla Odwołującego.

Zaniechanie przywrócenia Odwołującemu terminu na złożenie wyjaśnień sposobu kalkulacji ceny jest bezpodstawne. Z tego też powodu przyszły wybór oferty najkorzystniejszej w postępowaniu będzie wadliwy i niegodny z ustawą Pzp.

Odwołujący wyjaśnił, że w postępowaniu nie zostało mu skutecznie doręczone wezwanie do wyjaśnienia sposobu kalkulacji ceny. Wobec powyższego Odwołujący ​ przewidzianym terminie nie złożył wyjaśnień. w Odwołujący w dniu 15.06.2026 r. dowiedział się, że Zamawiający za pośrednictwem Platformy, na której prowadzi postępowanie wysłał do Odwołującego wezwanie do złożenia wyjaśnień. Wezwanie to w ogóle nie zostało przesłane na adres pełnomocnika Odwołującego, który został wskazany do kontaktu w sprawie. Odwołujący w Formularzu ofertowym wskazał do kontaktu następujące adresy e-mail: k.. Na powyższy adres Platforma nie dostarczyła wezwania. Odwołujący w żadnym dokumencie postępowania nie wskazał innych adresów do kontaktu w spawach dotyczących przedmiotowego postępowania.

W związku z pozyskaniem w dn. 15.06.2026 r. informacji, że Zamawiający za pośrednictwem Platfomy, na której prowadzi postępowanie wysłał do Odwołującego wezwania sprawdził i przeszukał swój serwer pocztowy. Odwołujący zbadał swój serwer pocztowy ​ zakresie: w a)pełnej korespondencji z platformy na dowolne adresy Odwołującego lub spółek z nim powiązanych:

Nazwa platformy: e-Zamówienia elektroniczne zamówienia publiczne - Portal Dostępowy | (ezamowienia.gov.pl); b)pełnej korespondencji z adresu e-mail na dowolne adresy Odwołującego lub spółek z nim powiązanych : adres nadawcy: p.; c)pełnej korespondencji z portalu dot. postępowania o numerze: DZ.260.1.2026 na dowolne adresy Odwołującego lub spółek z nim powiązanych; d)pełnej korespondencji z tego portalu przesyłanej na dowolne adresy Odwołującego lub spółek z nim powiązanych; e)pełnej korespondencji bezpośrednio z Zamawiającym z adresów email: ; z. na dowolne adresy Odwołującego lub spółek z nim powiązanych.

Odwołujący wskazał, że na jego serwerze pocztowym (całej Grupy Kapitałowej Impel) nie znajduje się i nie dotarła żadna wiadomość z wezwaniami do złożenia i uzupełnienia dokumentów. Do żadnego odbiorcy Odwołującego oraz całej Grupy Kapitałowej Impel nie przyszło powiadomienie – z identyfikatorem postępowania. Na serwerze nie ma nawet standardowych komunikatów wysyłanych przez Platformę e-Zamówienia o „zdarzeniu ​ postępowaniu…” czy o „zbliżającym się terminie otwarcia” gdzie widnieje identyfikator postępowania. Odwołujący w wskazał również, że nie było też żadnej korespondencji bezpośrednio z Zamawiającym z adresu: z. lub s.

Odwołujący wyjaśnił także, że zaznaczył na Platformie wszelkie dostępne mu kanały komunikacji z Zamawiającym. Odwołujący zaznaczył pola, które miały umożliwić mu otrzymywanie wszelkiej korespondencji od Zamawiającego, w tym wezwań, o których mowa.

Odwołujący zauważył również, że nie jest mu wiadomym, aby Zamawiający ustalał lub ustalił, czy wezwanie zostało rzeczywiście doręczone pełnomocnikowi Odwołującego wyznaczonym w postępowaniu i wskazanym w ofercie oraz czy możliwość takiego doręczenia w ogóle istniała. Odwołujący nie ma również wiedzy, aby sprawdzenie skuteczności doręczenia wezwań zostało dokonane przez Zamawiającego wobec dowolnych adresów Odwołującego lub Grupy Kapitałowej Impel. Odwołujący oświadczył, że nie uzyskał od Zamawiającego jakiegokolwiek zapytania w tej sprawie.

Odwołujący podkreślił, że nie może być karany za niewykonanie czynności, o których nie miał wiedzy, że powinny być dokonane, gdyż nie zostało mu doręczone wezwanie do ich dokonania. Innymi słowy – jeżeli wezwanie do dokonania czynności zagubiło się na poczcie (np. pomiędzy serwerami) i Odwołujący nie otrzymał takiego wezwania, to nie może ponosić negatywnych skutków braku doręczenia polegających np. na odrzuceniu oferty.

Odwołujący zwrócił także uwagę, że w przeszłości w jednym z zamówień na rzecz Zamawiającego - Śląskie Centrum Rehabilitacji i Prewencji z siedzibą w Ustroniu miała już miejsce podobna sytuacja. Była ona przedmiotem sporu przed Krajową Izbą Odwoławczą ​ sprawie o sygn. akt KIO 1106/23 z dn. 8 maja 2023 r. Wówczas – w podobnym stanie faktycznym sprawy – Krajowa w Izba Odwoławcza oceniła, że:

1. Materia doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej nabiera coraz większego praktycznego znaczenia, niemniej jednak należy mieć na uwadze, że zasady warunkujące skuteczność takiego doręczenia winny być jasno wyrażone ​ w przepisach prawa lub innych dokumentach regulujących tę kwestię.;
2. Jak wynika z regulaminu platformy e-zamówienia, nie zawiera ona szczegółowych i rozbudowanych zasad przesyłania i otrzymywania korespondencji. Wobec powyższego to Zamawiający winien był reguły te umieścić w SW Z.

Brak takich regulacji nie obciąża Odwołującego, który zastosował się zarówno do zapisów SWZ i regulaminu platformy.

1. Rolą Zamawiającego jest uszczegółowienie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które postanowienia instrukcji platformy zakupowej nie znajdują zastosowania ​ w danym postępowaniu. Podkreślić należy, iż Zamawiający nie może przerzucać na wykonawców obowiązku zapoznania się i przestrzegania postanowień instrukcji platformy zakupowej i wyciągać negatywne konsekwencje wobec wykonawcy, który zastosował się do wymogów Zamawiającego (który odsyła do instrukcji platformy zakupowej), o ile Zamawiający nie zamieścił w SIWZ stosownych wyłączeń co do stosowania określonych zapisów instrukcji.
2. Obowiązkiem Zamawiającego jest przede wszystkim zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane w postępowaniu do komunikacji z wykonawcami, nie ograniczały dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia.

Narzędzia udostępnione przez Zamawiającego mają umożliwić wykonawcom dokonywanie wszelkich czynności niezbędnych do udziału w postępowaniu.

Odwołujący zwrócił uwagę, że w przedmiotowym postępowaniu postanowienia SW Z na temat korespondencji za pomocą Platformy służącej do obsługi zamówienia są skąpe i​ ograniczają się do stwierdzenia, że:

Rozdział XI SWZ Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu, których Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i​ organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej

1. Z zastrzeżeniem postanowień zawartych w rozdziale XVIII SW Z komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami może się odbywać wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1513) tj.:
2. pocztą elektroniczną
3. poprzez stronę internetową prowadzonego postępowania
4. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, co oznacza postać elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, - wyłącznie poprzez Platformę e-Zamówienia.
5. Zamawiający lub Wykonawca przekazując oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, mogą zażądać od drugiej strony niezwłocznego potwierdzenia ich otrzymania.
6. Niezwłocznie po otwarciu złożonych ofert, Zamawiający zamieści na Platformie eZamówienia informacje o:
7. nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;
8. cenach zawartych w ofertach.
9. Informację o wyborze oferty najkorzystniejszej lub o unieważnieniu postępowania Zamawiający zamieści na Platformie e-Zamówienia.
10. Przyjmuje się, że dokument wysłany przy użyciu Platformy e-Zamówienia został doręczony Wykonawcy w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, w dniu jego przekazania na Platformę e-Zamówienia.

W przypadku przedmiotowego postępowania w dokumentach zamówienia, ale również i na samej Platformie brak jest regulacji, które określają warunki i zasady wzajemnych doręczeń korespondencji. Brak jest także potwierdzeń, że Platforma przesłała do Odwołującego wezwanie w sposób skuteczny.

Odwołujący dodatkowo wskazał, zgodnie z treścią art. 61 § 2 k.c. w zw. z art. 14 ustawy Pzp, oświadczenie woli

wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Zgodnie z ogólną regułą art. 6 k.c., na składającym oświadczenie woli (nadawcy) spoczywa ciężar dowodu, że jego oświadczenie woli doszło do adresata w taki sposób, że adresat mógł się z nim zapoznać w normalnym toku czynności. W przypadkach komunikacji elektronicznej podstawę do ustalenia chwili złożenia oświadczenia przyjęto wprowadzenie tej informacji "do środka komunikacji elektronicznej". Odwołujący zauważa jednak, że ten moment, nie jest uznawany za złożenie oświadczenia woli. Aby ustalić moment złożenia oświadczenia woli, należy jeszcze wziąć pod uwagę, że powinno to nastąpić w taki sposób, żeby adresat mógł zapoznać się z treścią oświadczenia. Taki stan rzeczy może się więc ziścić później niż w momencie wprowadzenia informacji do środka komunikacji adresata. Przede wszystkim, zdarza się, że adresat komunikatu elektronicznego korzysta z kilku adresów mailowych, a tylko jeden lub niektóre z nich zastrzega dla składania oświadczeń woli. W takim przypadku należy przyjąć, że oświadczenie woli skierowane na inny adres nie jest skuteczne, ponieważ nie zostało złożone w sposób oczekiwany przez adresata. "Systemy komunikacji elektronicznej działają nieprzerwanie w ciągu całej doby - także w dni wolne od pracy. Nie można jednak wymagać od odbiorcy, aby nieustannie czuwał przy swoim komputerze w oczekiwaniu na sygnał, że do jego "skrzynki" elektronicznej dotarło oświadczenie nadawcy. Dlatego na ogół przyjmuje się, że posiadacz "skrzynki" e-mailowej powinien co najmniej raz dziennie "zaglądać" do niej. Jednakże jest to reguła tylko orientacyjna. Wymaga ona korekt ze względu na różne szczególne sytuacje. W szczególności w odniesieniu do przedsiębiorców należy przyjąć, że nie można wymagać od nich, aby odczytywali dane przesłane pocztą elektroniczną, które nadeszły w dniach wolnych od pracy albo poza godzinami pracy.

Tym bardziej nie można wymagać tego od osób fizycznych, ​ odniesieniu do których należy uwzględnić także specyfikę świąt czy urlopów. Są wszakże przedsiębiorstwa, które, w działając nieprzerwanie, automatycznie reagują na przesyłane im zamówienia w postaci elektronicznej. Wówczas należy stosować inną miarę dla oceny, w jakiej chwili oświadczenie zostało złożone. Uznaje się bowiem, że "mógł zapoznać się z treścią oświadczenia" ten, kto wobec nieotrzymania owego oświadczenia czy nawet informacji o nim ("zgubienie się" maila czy załączonego do niego pliku) nie mógł się z nim zapoznać. Ryzyko niesprawnego funkcjonowania systemu elektronicznego należy więc uznać za jedno z wielu ryzyk procesu komunikowania się, nieróżniące się w istocie niczym np. od ryzyka niesprawnego działania operatora pocztowego. Adresat oświadczenia nie może być tym ryzykiem obciążony, z zastrzeżeniem oczywiście możliwości ustanowienia przez ustawodawcę wyjątków w przepisach szczególnych albo odmiennych postanowień w umowie stron" (tak System Prawa Prywatnego, Tom 2 red. Radwański 2019, wyd. 3).

Ze stanowiskiem literatury zgodne jest również stanowisko judykatury, np.: orzeczenie Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 6 kwietnia 2018 r. w sprawie o sygn. akt V Aga 259/18, zgodnie z którym "jak wynika z treści art. 61 § 2 k.c., ustalenie chwili doręczenia oświadczenia w formie elektronicznej także odbywa się przy uwzględnieniu zasady doręczenia. Dla uznania, że doręczenie faktycznie miało miejsce, nie jest jednak wystarczające wyłącznie wprowadzenie oświadczenia do systemu komunikacji elektronicznej, ponieważ stan taki nie stwarza pewności co do tego, czy rzeczywiście trafiło ono do operatora usług telekomunikacyjnych, a następnie stało się dostępne dla adresata tak, aby ten miał możliwość zapoznania się z jego treścią.".

Odwołujący podkreślił, że zapewnił możliwość komunikacji z Zamawiającym, która gwarantowała skuteczne doręczenie wezwania w terminie i jego realizację w wyznaczonym terminie, gdyby tylko Zamawiający wysłał wezwania na adres do kontaktu w sprawie przedmiotowego postępowania wskazany w ofercie.

Mając powyższe na uwadze Odwołujący podnosił, że skoro wezwanie nie zostało skutecznie doręczone Odwołującemu, to nie spełniają się przesłanki do odrzucenia jego oferty a nastąpienie wyboru jako najkorzystniejszej oferty złożonej przez konkurencyjnego wykonawcę w postępowaniu.

Z daleko idącej ostrożności Odwołujący zwrócił również uwagę, na często występujące problemy z funkcjonowaniem Platformy, z której korzysta Zamawiający. Doświadczenie Odwołującego wskazuje, że Platforma ta potrafi przesłać zawiadomienie o nowym zdarzeniu w postępowaniu bez informacji o tym zdarzeniu, albo bez jakiejkolwiek możliwości zidentyfikowania postępowania.

Odwołujący zwracał również uwagę na:

1. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dn. 12 marca 2020 r. sygn. akt. KIO 415/20, zgodnie z którym: biorąc pod uwagę sposób działania platformy, tj. system wysyłania powiadomień na podane przez wykonawcę adresy poczty elektronicznej, że nie można wyciągać wobec wykonawcy konsekwencji z tytułu zaniechania poszukiwania aktywności zamawiającego na platformie w sytuacji, gdy wykonawca nie otrzymał powiadomień o takiej aktywności. Należy zauważyć, że system powiadomień został utworzony właśnie po to, aby nie było konieczne nieustanne monitorowanie czy na platformie pojawiła się jakakolwiek korespondencja.
2. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dn. 8 maja 2023 r., sygn. akt: KIO 1106/23, w którym Izba uwzględniła podobne zarzuty w zbliżonym stanie faktycznym w postępowaniu, w którym Zamawiającym było Śląskie Centrum

Rehabilitacji i Prewencji – Ustroń.

Odwołujący podnosił, że zaniechanie przywrócenia mu terminu na złożenie wyjaśnień sposobu kalkulacji ceny i przyszłe odrzucenie jego oferty w postępowaniu będzie bezpodstawne. Z tego samego powodu wybór jako najkorzystniejszej w postępowaniu oferty wykonawcy konkurencyjnego będzie niezgodny z ustawą Pzp. Skoro wobec Odwołującego i​ jego oferty nie zostało dokonane badanie pod kątem sposobu kalkulacji ceny, to nie ma również możliwości odrzucenia jego oferty z powodów wskazanych przez Zamawiającego. Wybór drugiej oferty złożonej w postepowaniu bez wcześniejszego zgodnego z ustawą Pzp odrzucenia oferty zakwalifikowanej jako pierwsza jest naruszeniem przepisów tej ustawy.

Mając na uwadze powyższe argumenty Odwołujący wnosił jak na wstępie.

Po przeprowadzeniu rozprawy z udziałem Stron i Uczestnika postępowania odwoławczego, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego oraz oświadczeń, a także stanowisk Stron i Uczestnika postępowania, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba ustaliła, iż nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania, odwołanie nie zawierało braków formalnych i mogło zostać rozpoznane merytorycznie.

Odwołujący wykazał interes w korzystaniu ze środków ochrony prawnej.

Zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego złożyli wykonawcy wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – konsorcjum ​ składzie: (1) Ever Medical Care Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w ​ Warszawie; (2) Ever Cleaning Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w ​ Warszawie; (3) Everteam Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w ​ Warszawie. Izba potwierdziła skuteczność zgłoszenia i dopuściła Wykonawcę jako Przystępującego. w Przystępujący popierał stanowisko Zamawiającego i wnosił o uznanie odwołania za bezzasadne.

Zamawiający złożył pisemną odpowiedź na odwołanie wraz z materiałem dowodowym, w której wnosił o oddalenie odwołania w całości.

Na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego i stanowisk wyrażonych ​ postępowaniu, Izba ustaliła i zważyła, że odwołanie nie mogło zostać uwzględnione i podlegało oddaleniu w całości. w Z rozdziału XI SW Z I(nformacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu, których Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o​ wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej) wynikało, że:

1. Z zastrzeżeniem postanowień zawartych w rozdziale XVIII SW Z komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami może się odbywać wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1513) tj.:
2. pocztą elektroniczną na adres Zamawiającego oraz na adres lub adresy e-mail podane przez Wykonawców w formularzu oferty lub innych dokumentach przekazanych Zamawiającemu;
3. poprzez stronę internetową prowadzonego postępowania.
4. Przyjmuje się, że dokument wysłany przy użyciu Platformy e-Zamówienia został doręczony Wykonawcy w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, w dniu jego przekazania na Platformę e-Zamówienia.

Oznacza to, że Zamawiający w SW Z dopuścił komunikację z Wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej przy użyciu poczty elektronicznej na adresy Zamawiającego i Wykonawcy ale skutek doręczenia dokumentu powiązał z komunikacją elektroniczną przy użyciu platformy e-zamówienia, na której prowadzone było postępowanie. Nie było warunkiem skuteczności doręczenia korespondencji otrzymanie przez adresata powiadomienia na skrzynkę pocztową, że na platformie pojawiła się nowa wiadomość. Wystarczające do uznania korespondencji kierowanej do Wykonawcy za doręczoną było zamieszczenie jej na platformie na profilu Wykonawcy.

Zamawiający za pomocą wiarygodnego i spójnego materiału dowodowego złożonego wraz z odpowiedzią na odwołanie wykazał w ocenie Izby, że wezwania skierowane do Odwołującego w dniu 5 czerwca 20206 roku (dotyczące wyjaśnień cenowych i treści oferty) zostały skutecznie doręczone przez użytkowaną platformę.

Zamawiający przedstawił korespondencję ze Wsparciem Technicznym platformy, z​ której niezbicie wynika, że wezwania w określonej dacie i godzinie trafiły na profil Odwołującego. Z przedstawionej korespondencji niezbicie także w ocenie Izby wynika, że platforma wysłała powiadomienie na skrzynki mailowe określone i wskazane w ustawieniach profilowych przez Odwołującego.

Izba podziela stanowisko Zamawiającego, że „Odwołujący nie przedstawił dowodu, że wiadomość nie była dostępna na koncie Wykonawcy w Platformie e-Zamówienia. Odwołujący powołuje się zasadniczo na brak powiadomienia

e-mail na adres osoby wskazanej do kontaktu, co nie jest tożsame z brakiem doręczenia przez Platformę”.

Co istotne w sporze, Odwołujący nie zgłaszał Zamawiającemu wcześniej ani później ​ toku prowadzonego postępowania, że występują problemy z otrzymywaniem korespondencji przez platformę. Choć w Odwołujący na rozprawie twierdził, że wybiórczo otrzymywał na skrzynki mailowe powiadomienia widoczne na platformie, to takiego dowodu nie przedstawił. Odwołujący nie przedstawił także dowodów na to, że na jego serwerze pocztowym (całej Grupy Kapitałowej Impel) nie znajduje się i nie dotarła żadna wiadomość z​ wezwaniami do złożenia i uzupełnienia dokumentów, czy że do żadnego odbiorcy Odwołującego oraz całej Grupy Kapitałowej Impel nie przyszło powiadomienie z​ identyfikatorem postępowania – są to jedynie niewykazane twierdzenia Odwołującego.

Zdaniem Izby Zamawiający ustalił klarowne zasady komunikacji z Wykonawcami. Dochował w tej materii należytej staranności, ustalił jasne reguły komunikacji. Zaznaczono również w jakiej sytuacji korespondencja będzie uważana za doręczoną.

Odwołujący wywodzi skutki braku otrzymania wezwania do złożenia wyjaśnień cenowych z braku otrzymania powiadomienia na skrzynkę poczty elektronicznej pełnomocnika ustanowionego w postępowaniu. Jednakże przedstawiony przez Odwołującego materiał dowodowy nie nawiązuje do błędnego działania platformy i braku otrzymywania z niej powiadomień. Izba nie uznała przedstawionych dowodów za spóźnione. Odwołujący złożył je w ramach repliki na stanowisko Zamawiającego i Przystępującego, co należy uznać za dopuszczalne. Dowody te nie zmierzały do przedłużenia postępowania odwoławczego, związane były z przedmiotem sporu, wpisywały się w treść zarzutów podniesionych ​ odwołaniu. Jednakże na ich podstawie Izba nie mogła uznać zasadności zarzutów odwołania. w Złożony na posiedzeniu dokument oznaczony przez Odwołującego jako „wydruki z​ logowań na platformę, gdzie prowadzone jest postępowanie” w rzeczywistości nie prezentuje logowań na platformę. Jest to historia przeglądarki Chrome używanej przez bliżej niezidentyfikowaną osobę, która obrazuje, że osoba ta w dniach 5 15 czerwca 20206 roku wyszukiwała platformę e-zamówienia. Nie złożono dokumentu, z którego wynikało, że miało miejsce logowanie na platformę, ani dokumentu, który obrazowałby wygląd konta Wykonawcy w tych dniach na platformie i widoczną dla niego korespondencję. Po treści wyszukiwania ​ przeglądarce nie można stwierdzić, że dany podmiot logował się na konto, jakie to było konto, czy miał do niego pełny w dostęp, ani jaką korespondencję otrzymał.

Następnym złożonym przez Odwołującego dokumentem jest „zgłoszenie serwisowe nr 8200315358” oznaczone jako „zrealizowane” (z dokumentu nie wynika przez kogo i w jakiej dacie). Z treści można dowiedzieć się, że podstawą zgłoszenia jest prośba o weryfikację, czy dnia 5.06.2026 na maila określonej osoby (pełnomocnika konsorcjum w postępowaniu) wpłynęła wiadomość z platformy (wskazano określony mail). Realizujący zgłoszenie odpowiedział, że „został sprawdzony okres od 04.06 do 08.06 nie było żadnej wiadomości”. Dalej w ramach zgłoszenia proszono o wygenerowanie historii logowania na stronę postępowania , na co realizujący zgłoszenie odpowiedział, że „my nie mamy takich mocy by to zweryfikować, tu trzeba się kontaktować z gov”. Tymczasem Odwołujący poniechał takiego działania i nawet informacyjnie nie skontaktował się z platformą, celem ustalenia, czy miała miejsce awaria, problemy z dostępem do kont, otrzymywaniem korespondencji lub inne zdarzenia, które rzutować mogły na brak powiadomień na skrzynkę pełnomocnika, jak twierdził Odwołujący. Ponownie podkreślić należy, iż choć Odwołujący wywodzi wybiórczość otrzymywania korespondencji z platformy, to nie podjął działań, które miałyby wyjaśnić ten stan lub mu przeciwdziałać.

Odwołujący nie wykazał w żaden sposób, by stricte zastosował się zapisów SW Z, dochował należytej staranności w wyborze i obsłudze ustalonych kanałów komunikacji, a​ przede wszystkim, że działał zgodnie z ustaloną regułą nadrzędności komunikacji przez platformę.

Ostatni złożony przez Odwołującego materiał dowodowy przedstawiał wyciągi ze skrzynki e-mailowych pełnomocników ustalonych dla tego postępowania, pani K.W. i pana A.W. Po pierwsze dostrzeżenia wymaga, iż wyciągi te w części nie dotyczą spornego okresu. Wyciąg z konta pani K.W. obejmuje okres od 22 czerwca do 14 lipca, a więc nie odnosi się do korespondencji otrzymywanej w czerwcu w okolicach przekazania wezwania do wyjaśnień. ​Na podstawie samego wyciągu nie można stwierdzić, że otrzymywanie na skrzynkę powiadomień ma charakter wybiórczy, ponieważ ostatnie powiadomienie widoczne na wyciągu pochodzi z 14 lipca (wtorek) – brak godziny, natomiast na platformie zawiadomienie o wyborze oferty z zakresie części nr 1 ukazało się 14 lipca o godz. 12:57. Jak twierdziła Pani K.W. jest ona pełnomocnikiem dla części 3 i tą częścią się zajmowała. Być może to jest powód, że nie widzi powiadomień związanych z innymi częściami. Tych rozbieżności Odwołujący nie wyjaśnił.

W przypadku wyciągu ze skrzynki pana A.W. przedstawiono okres między 13 maja a​ 15 czerwca ale nie jest to osoba odpowiedzialna za część 3 zamówienia, której dotyczy odwołanie więc mogła nie widzieć na platformie wezwania z 5 czerwca i nie otrzymać o nim powiadomienia. W tym miejscu warto także zwrócić uwagę, że wyznaczony przez Odwołującego tzw. superwizor w tym postępowaniu w dniach 5-9 czerwca 2026 roku

przebywał na urlopie. Być może jest to powód, dla którego w organizacji Odwołującego miały miejsce problemy z dostarczaniem korespondencji i powiadomień z platformy. Odwołujący tego nie wyjaśnił. Jest to natomiast w ocenie Izby widoczne w wyciągach z obu skrzynek, ponieważ dla obu charakterystyczna jest przerwa w otrzymywaniu korespondencji między końcem maja i początkiem czerwca. Natomiast, jak słusznie zauważył Zamawiający, obowiązek zapewnienia dostępności umożliwiającej odbiór korespondencji spoczywa na Wykonawcy, jest to kwestia wewnętrzna działania jednostki wykonawcy, ustalenie zasad przepływu informacji, zastępstw, czy odpowiednie przypisanie uprawnień właściwym osobom.

Co do zasady zgodzić należy się z Zamawiającym i Przystępującym, że ustaw Pzp nie przewiduje ogólnej instytucji przywrócenia terminu do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny na etapie postępowania przed Zamawiającym.

Błędnie jednak, zdaniem składu orzekającego Izby, Strony utożsamiają to pojęcie z pojęciem funkcjonującym w ramach postępowań sądowych o charakterze uprawnień procesowych przysługujących stronie sporu. Gdyby ​ przedmiotowym postępowaniu odwoławczym okazało się, że Odwołujący z przyczyn od niego obiektywnie w niezależnych nie otrzymywał w sposób właściwy kierowanej do niego korespondencji, to w ramach uprawnień przysługujących Izbie dokonującej oceny działań i​ zaniechań Zamawiającego możliwe jest nakazanie Zamawiającemu ponowienia wezwania do wyjaśnień strony Odwołującej. W takim zapewne znaczeniu Odwołujący posługuje się pojęciem przywrócenia terminu. Jednakże jak wykazało postępowanie dowodowe, takie okoliczności w przedmiotowej sprawie nie zaistniały a odwołanie podlegało oddaleniu.

Końcowo, odnosząc się do orzecznictwa przywołanego w odwołaniu, to Izba podziela stanowisko Zamawiającego i Przystępującego, że wskazywane orzeczenia, w szczególności wyrok KIO 1106/23 (wydany przez skład orzekający w niniejszej sprawie) zapadły ​ odmiennych stanach faktycznych. w Konkludując, Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie, a​ w działaniach Zamawiającego nie dopatrzyła się naruszenia zasad wynikających z ustawy Pzp. Odwołujący w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie nie złożył wyjaśnień cenowych, dlatego też prawidłowo Zamawiający zastosował wobec Wykonawcy art. 224 ust. 6 ustawy Pzp.

Orzekając o kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie na podstawie art. 574 oraz art. 575 ustawy Pzp, a także w oparciu o przepisy § 5 pkt 1 i 2 lit. b oraz § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku ​ sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu w pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020r., poz. 2437 ze zmianami), orzekając w tym zakresie o obciążeniu kosztami postępowania stronę przegrywającą, czyli Odwołującego.

Biorąc pod uwagę powyższe, orzeczono jak w sentencji.

Przewodnicząca

……………………………………