Wyrok KIO 3059/26 z 22 lipca 2026

1. Oddala odwołanie.
2. Kosztami postępowania obciąża odwołującego i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga z​ a pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący

……………………………………………..............

Sygn. akt

KIO 3059/26

SPZOZ Rejonowe Pogotowie Ratunkowe w Sosnowcu (dalej: Zamawiający) prowadzi n​ a podstawie przepisów ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego p​ n. „Wykonanie usługi utrzymania czystości i obsługi pozamedycznej w publicznych zakładach opieki zdrowotnej dla których podmiotem tworzącym jest Województwo Śląskie w podziale n​ a 12 części – w zakresie części nr 4 Wojewódzkie Pogotowie Ratunkowe w Katowicach c​ z. 1”, nr referencyjny postępowania DZ.260.1.2026, zwane dalej postępowaniem.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane 16 marca 2026 r. w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod numerem 2026/S 052-179081.

24 czerwca 2026 r. wykonawca KM MANAGEMENT GROUP spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Katowicach (dalej: Odwołujący), wniósł odwołanie w części nr 4 postępowania i zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1. Art. 109 ust. 1 pkt 8 Pzp przez bezpodstawne uznanie, że Odwołujący w wyniku ​ co najmniej rażącego niedbalstwa wprowadził Zamawiającego w błąd przy przedstawiania informacji, że spełnia warunki udziału w postępowaniu, podczas ​ gdy działaniu Odwołującego nie sposób przypisać niedbalstwa w stopniu znaczącym, a tym bardziej zamierzonego działania, czego Zamawiający nie wykazał, ​ a co ostatecznie doprowadziło do bezprawnego wykluczenia Odwołującego;
2. Art. 109 ust. 1 pkt 8 Pzp przez bezpodstawne uznanie, że Odwołujący wprowadził Zamawiającego w błąd, co do spełniania warunków udziału w postępowaniu, podczas gdy z złoż onych przez Wykonawcę w toku postępowania dokumentów wynika, ​ że Odwołujący wykazał spełnienie warunków udziału w postępowaniu;
3. Art. 110 ust. 2 – 3 Pzp przez błędne przyjęcie, że Odwołujący nie dokonał skutecznego samooczyszczenia, podczas gdy na wezwanie Zamawiającego Odwołujący wyczerpująco wyjaśnił fakty i okoliczności związane z powstałą omyłką przy przygotowywaniu dokumentów potwierdzających spełnienie podmiotowych środków

dowodowych, podjął stosowne kroki w celu wyjaśnienia zdarzenia oraz zapobieganiu tego typu zdarzeniom w przyszłości, a także poinformował Zamawiającego, że podjął konkretne środki organizacyjne i techniczne odpowiednie dla zapobiegania podobnym pomyłkom w przyszłości;

1. Art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy w zw. z art. 109 ust.1 pkt 8 Pzp przez niezasadne przyjęcie, że Odwołujący podlega wykluczeniu z postępowania, co skutkowało bezprawnym uznaniem jego oferty za odrzuconą, podczas gdy Odwołujący wykazał brak podstaw do wykluczenia z uwagi na skuteczne samooczyszczenie;
2. Art. 239 ust. 1 i 2 Pzp przez dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej z pominięciem oferty Odwołującego, która w świetle kryteriów oceny ofert powinna zostać uznana ​ za ofertę najwyżej ocenioną;
3. Art. 16 pkt 1 i 2 Pzp przez naruszenie zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania Wykonawców oraz zasady proporcjonalności.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:

1. unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej;
2. unieważnienia czynności wykluczenia Odwołującego z postępowania oraz odrzucenia jego oferty.

W uzasadnieniu odwołania Odwołujący wskazał m.in.:

Odwołujący złożył Zamawiającemu, na dowód spełniania przesłanek podmiotowych, projekt dokumentu, który był przygotowany do podpisu dla Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach. W rzeczywistości, dokument złożony Zamawiającemu jako referencje z​ 18 marca 2026 roku przesłane za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia 27 maja 2026 roku miał być roboczą wersją dokumentu, przygotowaną przez pracownika Wykonawcy n​ a potrzeby wystąpienia do Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach z prośbą o wystawienie referencji o takiej treści. Pracownik pracował na starych referencjach, modyfikując ich treść dla aktualnych potrzeb, w celu przesłania do Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach z prośbą o wystawienie referencji takiej dokładnie treści.

W toku przesyłania dokumentów pracownik odpowiedzialny za kompletowanie załączników omyłkowo dołączył roboczą wersję ww. dokumentu. W folderze zawierającym dokumentację dotyczącą realizowanych usług znajdowały się zarówno dokumenty potwierdzające realizację usług, jak również projekty pism kierowanych do kontrahentów w związku z prowadzonymi postępowaniami. Przedmiotowy plik został błędnie oznaczony nazwą sugerującą, że stanowi dokument referencyjny, który należy załączyć do tego postępowania, co dodatkowo przyczyniło się do powstania pomyłki.

Osoba dokonująca ostatecznej wysyłki dokumentów, działając w przeświadczeniu, ż​ e załączany plik jest właściwym dokumentem referencyjnym, dołączyła go do dokumentacji przekazywanej Zamawiającemu. Z uwagi na podobne oznaczenie plików, prowadzenie równolegle kilku postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz znaczną ilość dokumentów podlegających weryfikacji, błąd ten nie został wykryty przed złożeniem dokumentów.

Odwołujący na wezwanie Zamawiającego złożył obszerne wyjaśnienia wskazując przyczynę złożenia Zamawiającemu niewłaściwego dokumentu. Odwołujący wyjaśnił, że przygotowując dokumentację przetargową przeoczył fakt, że załączył do postępowania roboczą wersją dokumentu, przygotowaną przez pracownika Wykonawcy na potrzeby wystąpienia d​ o Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach z prośbą o wystawienie referencji o takiej treści. Pracownik pracował na starych referencjach, modyfikując ich treść d​ la aktualnych potrzeb, w celu przesłania dopiero do Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach z prośbą o wystawienie referencji takiej dokładnie treści, przystosowując j​ e do wymagań aktualnego postępowania. Nie było to zamierzone działanie czy też rażące niedbalstwo Wykonawcy.

Wskazuję, że zaistniała sytuacja miała charakter jednostkowej, niezamierzonej omyłki organizacyjnej. Nie była działaniem celowym, nie wynikała z zamiaru wprowadzenia Zamawiającego w błąd ani uzyskania przewagi w postępowaniu. Jednocześnie Wykonawca niezwłocznie przedstawił wyczerpujące wyjaśnienia, dokumenty potwierdzające rzeczywisty przebieg realizacji usług oraz wdrożył adekwatne środki organizacyjne zapobiegające wystąpieniu podobnych zdarzeń w przyszłości, na dowód czego zostały złożone następujące dokumenty:

1. Protokół z ujawnienia błędu w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z 8 czerwca 2026 roku;
2. Zawiadomienie o nałożeniu nagany z 9 czerwca 2026 roku;
3. Wewnętrzna procedura weryfikacji dokumentów składanych w toku postępowania ​ o udzielenie zamówienia publicznego z 9 czerwca 2026 roku.

Podsumowując, w okolicznościach niniejszej sprawy doszło do oczywistej omyłki Wykonawcy, a nie celowego działania lub też niedbalstwa Wykonawcy w stopniu rażącym, mającego n​ a celu wprowadzenie Zamawiającego w błąd. Jednocześnie Odwołujący natychmiast podjął rzeczywiste kroki celem uniknięcia podobnych pomyłek w przyszłości.

Zakwestionowany przez Zamawiającego dokument, wobec innych złożonych przez Wykonawcę podmiotowych środków dowodowych, nie mógł wywrzeć istotnego wpływu n​ a decyzje Zamawiającego. Odwołujący podkreśla, że nawet po wyeliminowaniu przedmiotowych referencji w dalszym ciągu spełnia on warunki udziału w postępowaniu. Natomiast wpływ na decyzje Zamawiającego winien być, zgodnie z treścią art. 109 ust.1 pkt 8 PZP, „istotny”, czyli taki, który decyduje o zakwalifikowaniu Wykonawcy do kolejnego etapu l​ ub wyborze jego oferty. Skoro wyeliminowanie dokumentu omyłkowo złożonego z uwagi n​ a wykazanie spełniania warunków innymi środkami dowodowymi, nie wpływa na ocenę spełniania warunków, to Zamawiający nie miał podstaw do zastosowania najsurowszej sankcji, jaką jest wykluczenie Wykonawcy z przetargu.

Zamawiający nie wykazał także jaki istotny wpływ i na jakie decyzje miał wywrzeć załączony przez nieuwagę dokument.

Podstawowym warunkiem możliwości uznania samooczyszczenia jest między innymi uprzednie przyznanie się przez Wykonawcę do popełnionych naruszeń. Wykonawca ​ Odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego wyjaśnił przyczynę omyłki, przyznając w s​ ię do omyłki przy składaniu dokumentów przetargowych. Ponadto Wykonawca w swoich wyjaśnieniach zapewnił Zamawiającego, że wdrożył konkretne środki organizacyjne i​ kontrolne mające zapobiec wystąpieniu podobnych sytuacji w przyszłości. W szczególności wprowadzono obowiązek wielostopniowej weryfikacji dokumentacji składanej ​ postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych, obowiązek kontroli pochodzenia w i​ autentyczności dokumentów przed ich złożeniem, zasadę niezależnej weryfikacji dokumentacji przez drugiego pracownika oraz procedurę zatwierdzania kompletnej dokumentacji ofertowej przez osobę nadzorującą proces przygotowania oferty. W Spółce wprowadzono również obowiązek odrębnego oznaczania dokumentów roboczych oraz dokumentów przeznaczonych do złożenia w postępowaniach przetargowych, celem wyeliminowania ryzyka ich omyłkowego wykorzystania.

Wykonawca wyczerpująco wyjaśnił fakty i okoliczności związane ze swoim nieprawidłowym postępowaniem, podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, odpowiednie dla zapobiegania podobnemu nieprawidłowemu postępowaniu w przyszłości, w szczególności wprowadził wewnętrzne regulacje wewnętrznych regulacji oraz standardy przy postępowaniach o zamówienia publiczne.

Wykonawca wyjaśnił także, że w wyniku zaistniałej omyłki nie powstała szkoda po stronie Zamawiającego ani innych uczestników postępowania. Niezależnie od tego Wykonawca podjął działania zmierzające do usunięcia skutków zaistniałej sytuacji przez przedstawienie prawidłowych dokumentów potwierdzających rzeczywiste wykonanie usług oraz pełne wyjaśnienie okoliczności związanych z omyłkowo załączonym dokumentem. W wyniku zaistniałej omyłki nie została wyrządzona szkoda Zamawiającemu ani innym uczestnikom postępowania, wobec czego brak jest szkody wymagającej naprawienia w rozumieniu a​ rt. 110 ust. 2 pkt 1 Pzp.

Wykonawca spełnił zatem wszystkie przesłanki opisane w treści art.110 ust. 2 Pzp i z tego tytułu nie podlegał wykluczeniu.

W odpowiedzi na odwołanie z 6 lipca 2026 r. Zamawiający wniósł o jego oddalenie.

Po przeprowadzeniu rozprawy Izba, uwzględniając dokumentację przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym w szczególności treść SWZ, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia oraz stanowiska Stron i Przystępującego oraz zawarte w odwołaniu i pismach procesowych, a także wyrażone ustnie na rozprawie i odnotowane w protokole, ustaliła i zważyła, co następuje.

Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek ustawowych skutkujących odrzuceniem odwołania, wynikających z art. 528 Pzp.

Przystępując do rozpoznania odwołania, Izba ustaliła wystąpienie przesłanek z art. 505 ust. 1 Pzp, tj. istnienie po stronie odwołującego interesu w uzyskaniu zamówienia oraz możliwości poniesienia przez niego szkody w wyniku kwestionowanych czynności zamawiającego.

Izba przeprowadziła dowód z dokumentacji postępowania oraz dokumentów złożonych i​ wskazanych przez Strony.

Mając na uwadze powyższe Izba merytorycznie rozpoznała odwołanie, uznając, że nie zasługuje ono na uwzględnienie.

Izba ustaliła, co następuje:

W sprawie znaczenie miały następujące fakty:

1. Odwołujący został wezwany do złożenia, a następnie poprawienia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia; 2.27 maja 2026 r. Odwołujący przekazał dokument datowany na 18 marca 2026 r., oznaczony i przedstawiony Zamawiającemu jako referencje WPR Katowice;
2. w toku weryfikacji Zamawiający uzyskał od WPR Katowice informację, ​ że w dokumentacji WPR Katowice nie widnieje dokument o złożonej treści, ​ a pod wskazanym numerem występuje inny dokument, różniący się m.in. datą, zakresem, wartością i podpisem;
3. W PR Katowice wskazało, że podpis osoby działającej po stronie W PR Katowice został użyty bezprawnie i nie został złożony pod dokumentem przekazanym Zamawiającemu przez Odwołującego;
4. Odwołujący, w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego, nie wykazał pochodzenia dokumentu od W PR Katowice, nie wyjaśnił źródła podpisu oraz nie przedstawił kompletnego materiału pozwalającego uznać samooczyszczenie za skuteczne.

Wyjaśnienia wskazane w punkcie 5 powyżej zostały złożone 9 czerwca 2026 r. Odwołujący został wezwany 8 czerwca 2026 r. przez Zamawiającego:

„Wykonawca, składając podmiotowe środki dowodowe w postaci referencji dotyczących usług wykonywanych na rzecz Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach datowane na dzień 18.03.2026 r., przedstawił informacje i dokumenty, które w świetle weryfikacji dokonanej u podmiotu wskazanego jako wystawca nie mogą zostać uznane za autentyczne i​ wiarygodne.

Z pisma Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach z dnia 01.06.2026 r. wynika, że w dokumentacji W PR nie widnieją referencje przesłane Zamawiającemu przez Wykonawcę. Pod wskazanym numerem pisma W PR wystawiło dokument różniący się datą wystawienia, okresem realizacji umowy, kwotą realizacji umowy oraz podpisem. W PR wskazało również n​ a uzasadnione przypuszczenie, że dokument został przygotowany samodzielnie przez Wykonawcę, a podpis osoby działającej w imieniu WPR został użyty bezprawnie i naniesiony cyfrowo.

Referencje zostały złożone w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia.

Informacje te mogły mieć istotny wpływ na decyzje Zamawiającego podejmowane w postępowaniu, w szczególności na ocenę spełnienia warunku udziału i wybór oferty. Wykonawca jako profesjonalny uczestnik rynku powinien zachować szczególną staranność przy przedstawianiu dokumentów mających pochodzić od podmiotu trzeciego. Przedstawienie dokumentów, których pochodzenie i treść zostały zakwestionowane przez rzekomego wystawcę, należy ocenić co najmniej jako rażące niedbalstwo w rozumieniu a​ rt. 109 ust. 1 pkt 8 PZP.

Zamawiający wzywa do wyjaśnienia pochodzenia referencji, podstawy użycia podpisu, różnic względem dokumentów W PR oraz do przedstawienia dowodów, że dokumenty rzeczywiście pochodzą od W PR. Jeżeli Wykonawca zamierza powoływać się na samooczyszczenie z​ art. 110 PZP, powinien przedstawić kompletne dowody w tym zakresie”.

Odpowiedź Odwołującego brzmiała:

„W pierwszej kolejności Wykonawca wskazuje, że rzeczywiście doszło do omyłki po stronie pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie i kompletowanie dokumentacji składanej ​ niniejszym postępowaniu. w Wyjaśniam, że dokument przedłożony Zamawiającemu jako referencje z dnia 18.03.2026 r. przesłane za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia dn. 27.05.2026 r. rzeczywiście n​ ie stanowiło dokumentu otrzymanego od Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego ​ Katowicach. Była to robocza wersja dokumentu przygotowana przez pracownika Wykonawcy na potrzeby wystąpienia w do Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego ​ Katowicach z prośbą o wystawienie referencji o takiej treści. Chodziło o to aby poprosić Wojewódzkie Pogotowie w Ratunkowe w Katowicach o wystawienie referencji o dokładnie takiej treści jak w rzeczonym piśmie.

W toku przygotowywania dokumentacji przetargowej pracownik odpowiedzialny z​ a kompletowanie załączników omyłkowo dołączył roboczą wersję ww. dokumentu. W folderze zawierającym dokumentację dotyczącą realizowanych usług znajdowały się zarówno dokumenty potwierdzające realizację usług, jak również projekty pism kierowanych d​ o kontrahentów w związku z prowadzonymi postępowaniami. Przedmiotowy plik został błędnie oznaczony nazwą sugerującą, iż stanowi dokument referencyjny, co dodatkowo przyczyniło się do powstania pomyłki.

Osoba dokonująca ostatecznej wysyłki dokumentów, działając w przeświadczeniu, ż​ e załączany plik jest właściwym dokumentem referencyjnym, dołączyła go do dokumentacji przekazywanej Zamawiającemu. Z uwagi na podobne oznaczenie plików, prowadzenie równolegle kilku postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz znaczną ilość dokumentów podlegających weryfikacji, błąd ten nie został wychwycony przed złożeniem dokumentów.

Należy również podkreślić, że Wykonawca ostatecznie nie wystąpił do Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach o wystawienie referencji, albowiem po analizie posiadanych już referencji, dokumentów złożonych już do postępowania oraz orzecznictwa KIO w tym zakresie, okazało się, że dokumenty będące w posiadaniu Wykonawcy oraz złożone wraz z pierwotnym wnioskiem są wystarczające, prawidłowe i spełniają wymogi prawne. Wykonawca bowiem dysponował już stosownymi referencjami oraz dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usług, które spełniały wymagania określone przez Zamawiającego w zakresie warunku udziału w postępowaniu.

Z tego względu sporny dokument dotyczący Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego ​ Katowicach nie miał być w ogóle składany w niniejszym postępowaniu ani wykorzystywany jako podmiotowy środek w dowodowy. Dokument ten pozostał wśród materiałów roboczych związanych z realizowanymi przez Wykonawcę kontraktami i w wyniku opisanej powyżej omyłki został błędnie oznaczony oraz omyłkowo załączony do dokumentacji przekazanej Zamawiającemu.

Okoliczność ta dodatkowo potwierdza, że po stronie Wykonawcy nie istniał zamiar wprowadzenia Zamawiającego w błąd, skoro Wykonawca dysponował już dokumentami wystarczającymi do wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, a przedmiotowy dokument nie był niezbędny do potwierdzenia posiadanego doświadczenia.

W tym miejscu wskazać bowiem należy, że zgodnie z art. 126 ust. 1 oraz art. 128 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, podmiotowe środki dowodowe składane na wezwanie Zamawiającego mają być aktualne na dzień złożenia tych oświadczeń lub dokumentów, c​ o oznacza, że mogą być one wystawione po dacie składania ofert, gdyż stan spełnienia warunków i niepodlegania wykluczeniu musi być utrzymany również na moment ich złożenia. Potwierdza to również aktualne orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, w szczególności wyrok KIO 638/25, w którym Izba wskazała, że dokumenty składane w odpowiedzi n​ a wezwanie Zamawiającego mają być aktualne i ważne w dniu złożenia do zamawiającego oferty i odzwierciedlał stan faktyczny (należyte wykonanie) sprzed upływu terminu oferty, a​ le sam dokument referencji może być wystawiony po dniu składania ofert.

Krajowa Izba Odwoławcza podkreśliła, że dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego mają charakter potwierdzający, a ocenie powinno podlegać przede wszystkim faktyczne spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

W konsekwencji decydujące znaczenie ma rzeczywiste posiadanie wymaganego doświadczenia, a nie wyłącznie formalna ocena pojedynczego dokumentu stanowiącego dowód tego doświadczenia.

Nadto należy podkreślić, że Wykonawca faktycznie realizował na rzecz Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach usługi objęte wykazem usług i pozostawał ​ przekonaniu, że okoliczność ta nie budzi wątpliwości. Jednocześnie Wykonawca podkreśla, że był przekonany, iż w spełnienie warunku udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia wynika przede wszystkim z faktycznej realizacji usług na rzecz Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach, a okoliczności te mogą zostać zweryfikowane w oparciu o​ dokumenty źródłowe dotyczące realizacji zamówienia. Z tego względu nie dokonano szczegółowej analizy załączonego pliku pod kątem jego treści przed wysłaniem dokumentacji.

Wykonawca stanowczo podkreśla, że jego intencją nie było wprowadzenie Zamawiającego ​ błąd ani przedstawienie nieprawdziwych informacji w celu uzyskania zamówienia publicznego. Wykonawca nie w wykazywał doświadczenia nieistniejącego ani fikcyjnego. Usługi wskazane w wykazie usług były rzeczywiście wykonywane na rzecz Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach, a doświadczenie wskazane przez Wykonawcę znajduje odzwierciedlenie w rzeczywiście zrealizowanym zamówieniu. Sporna sytuacja dotyczy wyłącznie omyłkowo załączonego dokumentu, a nie samego faktu realizacji usług.

Na potwierdzenie rzeczywistego wykonania usług Wykonawca przedkłada wraz z niniejszym pismem dokumenty źródłowe w postaci:

1. umowy zawartej z Wojewódzkim Pogotowiem Ratunkowym w Katowicach;
2. faktur wystawionych w związku z realizacją usług;
3. potwierdzeń dokonania płatności wynikających z przedłożonych faktur;
4. ponownie referencje.

Przedłożone dokumenty potwierdzają zakres, okres oraz wartość wykonanych usług, a tym samym potwierdzają rzeczywiste posiadanie przez Wykonawcę doświadczenia wskazanego w wykazie usług.

W ocenie Wykonawcy przedstawione dokumenty stanowią co najmniej „inne dokumenty” potwierdzające należyte wykonanie usług w rozumieniu § 9 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych. W konsekwencji ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu powinna zostać dokonana w oparciu o całokształt zgromadzonego materiału dowodowego potwierdzającego rzeczywistą realizację usług, a nie wyłącznie przez pryzmat omyłkowo załączonego dokumentu.

Jednocześnie Wykonawca nie posiada wiedzy o okolicznościach wskazanych w piśmie Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego dotyczących sposobu umieszczenia podpisu n​ a przedmiotowym projekcie dokumentu, albowiem dokument ten nie był przeznaczony d​ o wykorzystania jako dokument referencyjny w postępowaniu i nie powinien był zostać załączony do dokumentacji składanej Zamawiającemu.

Niezależnie od powyższego Wykonawca wskazuje, że niniejszym realizuje obowiązek wyczerpującego wyjaśnienia wszystkich okoliczności związanych z zaistniałą sytuacją, przedstawiając Zamawiającemu pełny przebieg zdarzeń, przyczyny omyłkowego załączenia dokumentu oraz wszelkie posiadane dokumenty potwierdzające rzeczywistą realizację usług. Wykonawca od chwili otrzymania wezwania współpracuje z Zamawiającym, niezwłocznie udzielając wyjaśnień oraz przedstawiając pełną dokumentację źródłową dotyczącą realizowanego zamówienia.

Jednocześnie Wykonawca wskazuje, że w wyniku zaistniałej omyłki nie powstała szkoda p​ o stronie Zamawiającego ani innych uczestników postępowania. Niezależnie od tego Wykonawca podjął działania zmierzające do usunięcia skutków zaistniałej sytuacji poprzez przedstawienie prawidłowych dokumentów potwierdzających rzeczywiste wykonanie usług oraz pełne wyjaśnienie okoliczności związanych z omyłkowo załączonym dokumentem. ​W wyniku zaistniałej omyłki nie została wyrządzona szkoda Zamawiającemu ani innym uczestnikom postępowania, wobec czego brak jest szkody wymagającej naprawienia ​ rozumieniu art. 110 ust. 2 pkt 1 Pzp. w Ponadto biorąc pod uwagę, że taka sytuacja zaistniała po raz pierwszy po stronie Wykonawcy, Wykonawca wdrożył konkretne środki organizacyjne i kontrolne mające zapobiec wystąpieniu podobnych sytuacji w przyszłości. W szczególności wprowadzono obowiązek wielostopniowej weryfikacji dokumentacji składanej w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych, obowiązek kontroli pochodzenia i autentyczności dokumentów przed ich złożeniem, zasadę niezależnej weryfikacji dokumentacji przez drugiego pracownika oraz procedurę zatwierdzania kompletnej dokumentacji ofertowej przez osobę nadzorującą proces przygotowania oferty. ​W Spółce wprowadzono również obowiązek odrębnego oznaczania dokumentów roboczych oraz dokumentów przeznaczonych do złożenia w postępowaniach przetargowych, celem wyeliminowania ryzyka ich omyłkowego wykorzystania.

Zaistniała sytuacja miała charakter jednostkowej, niezamierzonej omyłki organizacyjnej. ​Nie była działaniem celowym, nie wynikała z zamiaru wprowadzenia Zamawiającego w błąd ani uzyskania przewagi w postępowaniu. Jednocześnie Wykonawca niezwłocznie przedstawił wyczerpujące wyjaśnienia, dokumenty potwierdzające rzeczywisty przebieg realizacji usług oraz wdrożył adekwatne środki organizacyjne zapobiegające wystąpieniu podobnych zdarzeń w przyszłości.

Mając powyższe na uwadze, Wykonawca wnosi o uznanie przedstawionych wyjaśnień z​ a wystarczające, uwzględnienie przedstawionych środków naprawczych w rozumieniu a​ rt. 110 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz odstąpienie od zastosowania wobec Wykonawcy przesłanki wykluczenia określonej w art. 109 ust. 1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

W ocenie Wykonawcy powyższe działania spełniają przesłanki określone w art. 110 ustawy Prawo zamówień publicznych i potwierdzają jego rzetelność oraz zdolność do prawidłowego wykonywania zamówień publicznych w przyszłości.

Załączniki:

1. Umowa zawarta z Wojewódzkim Pogotowiem Ratunkowym w Katowicach.
2. Faktury dokumentujące realizację usług.
3. Potwierdzenia zapłaty faktur.
4. Referencje”.

15 czerwca 2026 r. Zamawiający poinformował o wyborze najkorzystniejszej oferty w ramach części IV postępowania, ale równie o odrzuceniu oferty Odwołującego. W uzasadnieniu Zamawiający wskazał:

„W trakcie weryfikacji i analizy przedłożonych dokumentów przez Komisję Przetargową, ustalono, że Wojewódzkie Pogotowie Ratunkowe w Katowicach nie posiada w swojej ewidencji referencji datowanych na 18.03.2026 r. o przesłanej przez Wykonawcę treści, a​ pod wskazanym numerem pisma są zewidencjonowane referencje wystawione przedmiotowej firmie, natomiast różnią się datą wystawienia, okresem realizacji umowy, kwotą realizacji umowy, a także podpisem.

Zamawiający otrzymał od Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach pismo, z​ którego wynika, że podpis p. o. Zastępcy Dyrektora Pani M.L. został użyty w sposób bezprawny i wg stanu faktycznego – nie został złożony pod dokumentem datowanym n​ a 18.03.2026 r. o treści przesłanej przez Wykonawcę.

Zaistniałe okoliczności powodują, że Zamawiający uznaje, że Wykonawca KM MANAGEMENT GROUP SP. Z O.O. nie jest w stanie przedstawić wymaganych podmiotowych środków dowodowych.

Zamawiający, po analizie wyjaśnień Wykonawcy z dnia 9 czerwca 2026 r. oraz dokumentów znajdujących się w aktach postępowania, uznaje, że wobec Wykonawcy zachodzi podstawa wykluczenia określona w art. 109 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, przewidziana w dokumentach zamówienia.

W toku postępowania Wykonawca złożył dokumenty dotyczące usług realizowanych na rzecz Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach jako podmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie spełniania warunku udziału w zakresie doświadczenia. W dniu 27 maja 2​ 026 r. Wykonawca przekazał dokument datowany na 18 marca 2026 r., określając go jako dodatkową referencję mającą rozwiać wątpliwości Zamawiającego.

Z pisma Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach z dnia 1 czerwca 2026 r. wynika, że w dokumentacji W PR nie widnieją przesłane referencje, a pod wskazanym numerem pisma wystawiono dokument różniący się datą, okresem realizacji umowy, kwotą realizacji umowy oraz podpisem. W PR wskazało również na uzasadnione przypuszczenie samodzielnego przygotowania dokumentu przez Wykonawcę oraz bezprawnego użycia podpisu osoby działającej po stronie W PR. W odpowiedzi na wezwanie Wykonawca nie wykazał, aby dokument z 18 marca 2026 r. pochodził od W PR. Przeciwnie, Wykonawca przyznał, że dokument ten nie stanowił dokumentu otrzymanego od W PR, lecz miał być roboczą wersją dokumentu przygotowaną przez pracownika Wykonawcy. Wyjaśnienia nie wskazują wiarygodnie, dlaczego dokument został złożony Zamawiającemu jako referencja ani w jaki sposób na dokumencie znalazły się elementy mające pochodzić od WPR, w tym podpis osoby działającej po stronie WPR.

Zamawiający uznaje, że przedstawienie dokumentu niepochodzącego od wskazanego wystawcy jako referencji potwierdzającej należyte wykonywanie usług stanowi wprowadzenie Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji o spełnianiu warunku udziału ​ postępowaniu. Działanie to mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez Zamawiającego, ponieważ w dokument został złożony w celu potwierdzenia doświadczenia Wykonawcy oraz usunięcia wątpliwości dotyczących podmiotowych środków dowodowych.

Nawet przy przyjęciu, że sytuacja nie była działaniem zamierzonym, należy ją ocenić c​ o najmniej jako rażące niedbalstwo. Profesjonalny uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do szczególnej staranności przy składaniu dokumentów mających pochodzić od podmiotów trzecich.

Złożenie jako referencji dokumentu, który według samego Wykonawcy nie został wystawiony przez podmiot wskazany jako wystawca, nie może zostać uznane za zwykłą omyłkę formalną.

Zamawiający nie uznaje za skutecznego samooczyszczenia przedstawionego przez Wykonawcę. Wykonawca nie udowodnił, że podjął środki wystarczające do wykazania swojej rzetelności w rozumieniu art. 110 ust. 2–3 Pzp. W szczególności Wykonawca nie wyjaśnił źródła podpisu na dokumencie, nie przedstawił wyników wewnętrznego postępowania wyjaśniającego ani dowodów faktycznego wdrożenia konkretnych środków organizacyjnych i​ kadrowych adekwatnych do wagi naruszenia.

Dokumenty dołączone do wyjaśnień Wykonawcy nie mogą zostać potraktowane jako kolejne uzupełnienie podmiotowych środków dowodowych. Wezwanie dotyczyło wyjaśnienia treści i​ pochodzenia uprzednio złożonych dokumentów oraz umożliwienia Wykonawcy odniesienia się do podstawy wykluczenia, a nie otwarcia kolejnego etapu uzupełniania dokumentacji.

W konsekwencji Zamawiający wyklucza Wykonawcę z postępowania na podstawie a​ rt. 109 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp oraz odrzuca ofertę Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy Pzp jako ofertę złożoną przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu z​ postępowania”.

Biorąc pod uwagę ustalony stan faktyczny, oraz dowody przeprowadzone w sprawie, Izba uznała, że wykluczenie Odwołującego z postępowania było w pełni zasadne.

Uzasadnienie wykluczenia Odwołującego przytoczone wyżej jest prawidłowe – Izba uznała, że Zamawiający w sposób należyty wyjaśnił wszystkie okoliczności, prawidłowo ustalił stan faktyczny a następnie zastosował wobec Odwołującego właściwą sankcję.

Izba nie dała wiary wyjaśnieniom Odwołującego, co do przyczyn złożenia w postępowaniu „referencji” z 18 marca 2026 r.

Twierdzenie o omyłkowym przesłaniu dokumentu roboczego jest całkowicie niewiarygodne. Skoro był to dokument roboczy, który miał być przesłany d​ o W PR w Katowicach, to jak bardzo musiał pomylić się Odwołujący, że umieścił na nim podpis osoby reprezentującej ten właśnie W PR? Zamawiający uzyskał od W PR w Katowicach jednoznaczne zaprzeczenie, by ta jednostka podpisała sporny dokument, wskazując przy tym, że został on w całości sporządzony przez Odwołującego, z naniesieniem podpisu włącznie.

W ocenie Izby Odwołujący działał w pełni świadomie i celowo, a skutkiem tego działania ​ iało być wprowadzenie Zamawiającego w błąd. Skutek ten nie nastąpił wyłącznie dlatego, że Zamawiający nabrał m wątpliwości, co do „referencji” z 18 marca 2026 r. i podjął działania zmierzające do ich weryfikacji. Dlatego – wbrew stanowisku Odwołującego – wykluczenie g​ o z postępowania na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 8 Pzp było w pełni zasadne.

Izba nie zgadza się jedynie z zakładaną przez Zamawiającego możliwością, że działanie Odwołującego było skutkiem rażącego niedbalstwa. Zdaniem Izby mógł to być wyłączenie efekt świadomego, celowego działania, trudno sobie bowiem wyobrazić naniesienie czyjegoś podpisu na dokument na skutek niedbalstwa.

Ocena samooczyszczenia złożonego w postępowaniu przez Odwołującego również była prawidłowa.

Izba podkreśla, że ze względu na zakres zarzutów odwołania nie była przedmiotem rozpoznania sama możliwość skutecznego złożenia samooczyszczenia w tym postępowaniu.

Samooczyszczenie złożone przez Odwołującego nie nosi znamion wdrożenia realnych działań. Odwołujący w żaden sposób nie wyjaśnił w jaki sposób doszło do złożenia Zamawiającemu dokumentu, który oceniany z perspektywy Zamawiającego mógł został uznany za podrobiony bądź przerobiony. Posłużenie się takim dokumentem, nawet jeśli wyjaśnienie tej sytuacji miałoby być proste i oczywiste, pociąga za sobą możliwość poważnych konsekwencji prawnych.

Izba nie przesądza przy tym o charakterze czynu Odwołującego – argumentacja powyższa służy jedynie podkreśleniu, że na Odwołującego padło poważne podejrzenie. Nie mógł więc on poprzestać na lakonicznych stwierdzeniu, że nie wie jak doszło do zdarzenia. Obowiązkiem Odwołującego jest dokładne ustalenie przyczyn zdarzenia, po to, by zapobiec mu w przyszłości. Nie da się bez takiej analizy wykazać, że podjęte środki zaradcze są odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom, wykroczeniom l​ ub nieprawidłowemu postępowaniu (art. 110 ust. 2 pkt 3 Pzp).

Na tle braku powyższej analizy stwierdzenie, że Odwołujący nie wykazał łącznie spełnienia przesłanek określonych w art.

110 ust. 2 ma drugorzędne znaczenie. Realny charakter samooczyszczenia to wprowadzenie rozwiązań i środków zaradczych bezpośrednio związanych z przyczynami zdarzenia.

W konsekwencji Izba oddaliła odwołanie.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do wyniku sprawy n​ a podstawie art. 575 Pzp oraz w oparciu o przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (​ Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Przewodniczący

……………………………………………..............