Wyrok KIO 2449/26 z 3 lipca 2026

Zamawiający – Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego w Warszawie – prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, pn. „Organizacja i przeprowadzenie wyjazdów zagranicznych, o charakterze wizyt studyjnych dla przedstawicieli instytucji przedstawicielskich środowiska szkolnictwa wyższego i nauki“ (nr postępowania: BDG- WZP.2630.1.2025.5.JP).

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod numerem: numer publikacji ogłoszenia: 563254-2025; numer wydania Dz.U. S: 164/2025; Data publikacji: 28/08/2025.

W dniu 22 maja 2026 r. wykonawca BEATA KAŁUSKA prowadząca działalność gospodarczą pod firmą CENTRUM AKTYW IZACJI ZAW ODOW EJ - ATUT BEATA KAŁUSKA z siedzibą w Warszawie wniósł odwołanie od czynności i zaniechań Zamawiającego podjętych w ww. postępowaniu w zakresie części VIII-Dania, polegających nazaniechaniu odrzucenia oferty wykonawcy GMSYNERGY sp. z o.o. ul. Tuszyńska 67, 95-030 Rzgów (dalej: „GMSYNERGY sp. z o.o.”), pomimo nie złożenia przedmiotowego środka dowodowego zgodnie z wymaganiami SW Z, uznania za prawidłowy przedmiotowego środka dowodowego, który nie został skutecznie podpisany przez osobę umocowaną do działania w imieniu uczelni i wyborze oferty GMSYNERGY sp. z o.o. jako najkorzystniejszej.

Odwołujący zarzucił naruszenie następujących przepisów:

1. art. 107 ust. 1 PZP oraz art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c PZP i art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP w zw. z art. 239 oraz w zw. z art. art. 16 pkt 1 i 2 PZP poprzez uznanie za prawidłowo złożony przedmiotowego środka dowodowego, który nie został podpisany przez osobę umocowaną do działania w imieniu uczelni zgodnie z wymaganiami SW Z oraz zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy GMSYNERGY sp. z o.o. pomimo niezłożenia przedmiotowego środka dowodowego zgodnie z wymaganiami Zamawiającego oraz pomimo że jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia określonymi w SW Z i dokonanie wyboru tej oferty jako najkorzystniejszej, pomimo iż powinna podlegać odrzuceniu, co stanowi o przeprowadzeniu postępowania w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Opierając się na przedstawionych zarzutach Odwołujący wnosił o uwzględnienie niniejszego odwołania w całości poprzez nakazanie Zamawiającemu:

1. unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej,
2. powtórzenia oceny ofert z uwzględnieniem oferty Odwołującego,
3. odrzucenia oferty GMSYNERGY sp. z o.o.
4. dokonania wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniej.

W wyniku wniesionego odwołania przez wykonawcę BEATA KAŁUSKA prowadząca działalność gospodarczą pod firmą CENTRUM AKTYW IZACJI ZAW ODOW EJ - ATUT BEATA KAŁUSKA z siedzibą w Warszawie , Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie z dnia 1 czerwca 2026 r. (pismo z dnia 1 czerwca 2026 r.) wnosił o oddalenie odwołania w całości.

Do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego skutecznie przystąpił wykonawca GMSYNERGY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzgowie.

Izba stwierdziła, że Przystępujący zgłosił przystąpienie do postępowania w ustawowym terminie, wykazując interes w rozstrzygnięciu odwołania na korzyść zamawiającego.

Przystępujący pismem z dnia 1 czerwca 2026 r. wnosił o oddalenie odwołania w całości.

Nadto, Odwołujący na posiedzeniu złożył pismo procesowe z dnia 1 lipca 2026 r.

Stan prawny ustalony przez Izbę:

Zgodnie z art. 16 pkt 1-3 ustawy PZP, Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób:

1. zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;
2. przejrzysty;
3. proporcjonalny.

Zgodnie z art. 239 ust. 1-2 ustawy PZP:

1. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia.
2. Najkorzystniejsza oferta to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem.

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Zgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy PZP, Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą.

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy PZP, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń.

Krajowa Izba Odwoławcza – po przeprowadzeniu rozprawy w przedmiotowej sprawie, po zapoznaniu się ze stanowiskami przedstawionymi w odwołaniu, odpowiedzi na odwołanie, stanowiskiem przystępującego, konfrontując je z zebranym w sprawie materiałem procesowym, w tym z dokumentacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz po wysłuchaniu oświadczeń i stanowisk stron, a także uczestnika postępowania odwoławczego złożonych ustnie do protokołu w toku rozprawy – ustaliła i zważyła, co następuje:

Skład orzekający stwierdził, że odwołanie dotyczy materii określonej w art. 513 ustawy PZP i podlega rozpoznaniu zgodnie z art. 517 ustawy PZP. Izba stwierdziła również, że nie została wypełniona żadna z przesłanek określonych w art. 528 ustawy PZP, których stwierdzenie skutkowałoby odrzuceniem odwołania i odstąpieniem od badania meritum sprawy. Ponadto w ocenie składu orzekającego Odwołujący wykazał, że posiada legitymację materialną do wniesienia środka zaskarżenia zgodnie z przesłankami art. 505 ust. 1 ustawy PZP, tj. ma interes w uzyskaniu zamówienia, a naruszenie przez zamawiającego przepisów ustawy PZP może spowodować poniesienie przez niego szkody polegającej na nieuzyskaniu zamówienia.

Skład orzekający dokonał oceny stanu faktycznego ustalonego w sprawie mając na uwadze art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP, który stanowi, że Izba uwzględnia odwołanie, jeżeli stwierdzi naruszenie przepisów ustawy, które miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia.

Izba – uwzględniając zgromadzony materiał dowodowy przedłożony przez strony i przystępującego, po dokonaniu ustaleń poczynionych na podstawie dokumentacji postępowania, biorąc pod uwagę zakres sprawy zakreślony przez okoliczności podniesione w odwołaniu oraz stanowiska złożone pisemnie i ustnie do protokołu – stwierdziła, że sformułowane przez Odwołującego zarzuty nie znajdują oparcia w ustalonym stanie faktycznym i prawnym, a tym samym rozpoznawane odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie.

Izba zważa, iż zarzuty naruszenia przez Zamawiającego art. 107 ust. 1 PZP oraz art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c PZP i art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP w zw. z art. 239 oraz w zw. z art. art. 16 pkt 1 i 2 PZP poprzez uznanie za prawidłowo złożony przedmiotowego środka dowodowego, który nie został podpisany przez osobę umocowaną do działania w imieniu

uczelni zgodnie z wymaganiami SW Z oraz zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy GMSYNERGY sp. z o.o. pomimo niezłożenia przedmiotowego środka dowodowego zgodnie z wymaganiami Zamawiającego oraz pomimo że jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia określonymi w SW Z i dokonanie wyboru tej oferty jako najkorzystniejszej, pomimo iż powinna podlegać odrzuceniu, co stanowi o przeprowadzeniu postępowania w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, są w ocenie Izby niezasadne.

Izba zważa, iż Zamawiający w rozdziale 3 ust. 13 SW Z (Informacje dodatkowe) wskazał: „Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych: Zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych tj. Informacji z uczelni potwierdzającej gotowość do realizacji wizyt studyjnych/wizyty studyjnej (część merytoryczna) odpowiednio dla każdej części przedmiotu zamówienia, na którą Wykonawca składa ofertę (wzór stanowi Załącznik nr 4 do SW Z). Dokument należy złożyć w oryginale podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby uprawnioną/uprawnione do reprezentowania uczelni. Jeżeli dokument został podpisany przez osoby uprawnione inaczej niż kwalifikowanym podpisem elektronicznym, Zamawiający dopuszcza złożenie kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę; poświadczenia można dokonać wyłącznie z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby/osób uprawnionej/uprawnionych do reprezentacji Wykonawcy.

Dokument musi być wystawiony i podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/uprawnione do reprezentowania uczelni nie wcześniej niż w dniu opublikowania ogłoszenia dotyczącego niniejszego postępowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

UWAGA:

Wykonawca zobowiązany jest złożyć wskazany wyżej przedmiotowy środek dowodowy (ww. informację) wraz z ofertą; jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowego środka dowodowego wraz z ofertą, oferta będzie podlegała odrzuceniu”.

Jednocześnie w rozdziale 7 ust. 2 SW Z (Wykaz dokumentów i oświadczeń, wymaganych przez Zamawiającego od Wykonawcy), Zamawiający wskazał dokument, jaki ma być składany wraz z ofertą, tj. „Informacja z uczelni potwierdzająca gotowość do realizacji wizyt studyjnych/wizyty studyjnej (część merytoryczna) odpowiednio dla każdej części przedmiotu zamówienia, na którą Wykonawca składa ofertę, zgodnie z Rozdziałem 3 ust. 13. Wzór informacji stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.

UWAGA: Wykonawca zobowiązany jest złożyć wskazany wyżej przedmiotowy środek dowodowy (ww. informację) wraz z ofertą; jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowego środka dowodowego wraz z ofertą, oferta będzie podlegała odrzuceniu.”.

Biorąc powyższe pod uwagę, w pierwszej kolejności należy zauważyć, że Przystępujący w przedmiotowym postępowaniu złożył przedmiotowy środek dowodowy, tj. Informację z uczelni potwierdzającą gotowość do realizacji wizyt studyjnych/wizyty studyjnej w języku angielskim w postaci kopii oświadczenia uczelni poświadczona przez Przystępującego za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Możliwość taka niewątpliwie wynikała z rozdziału 3 ust. 13 SW Z, przy czym istota sporu sprowadzała się do stwierdzenia przez Odwołującego, iż: „Wykonawca GMSYNERGY sp. z o.o. złożył dokument mający stanowić wymagany przedmiotowy środek dowodowy, jednak dokument ten został opatrzony wyłącznie nieczytelnym znakiem graficznym, mogącym stanowić co najwyżej parafę. Dokument ten nie zawiera pieczęci imiennej ani oznaczenia stanowiska lub funkcji osoby podpisującej. Nie zawiera też jakichkolwiek danych umożliwiających identyfikację autora podpisu, co nie pozwala na ustalenie, czy podpis złożyła osoba umocowana do działania w imieniu uczelni”.

Izba poniżej przedstawia złożony przez Przystępującego wraz z ofertą przedmiotowy środek dowody dla części VIII, stanowiący załącznik nr 4 do SWZ:

Izba zważa, iż Zamawiający w rozdziale 3 ust. 13 SW Z wskazał na wymóg, aby przedmiotowy środek dowodowy w postaci Informacji z uczelni potwierdzającej gotowość do realizacji wizyt studyjnych/wizyty studyjnej, był „wystawiony i podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/uprawnione do reprezentowania uczelni”.

W ocenie Izby, tak ukształtowany wymóg przez Zamawiającego: „podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/uprawnione do reprezentowania uczelni”, oznacza, że Zamawiający nie wymagał, aby podpis był czytelny, jak również, wbrew twierdzeniom Odwołującego, wskazania stanowiska ani funkcji osoby podpisującej, czy też jakiejkolwiek pieczęci imiennej, w szczególności nie wynika to z Załącznika nr 4 do SW Z. To samo dotyczy braku obowiązku złożenia wraz z ofertą dokumentu potwierdzającego umocowanie osoby podpisującej ww. Informację do działania w imieniu uczelni. Nie wynika taki obowiązek w żaden sposób z rozdziału 7 SW Z (Wykaz dokumentów i oświadczeń, wymaganych przez Zamawiającego od Wykonawcy).

Odnosząc się zaś do samego pojęcia „podpisu”, należy zauważyć, iż doktryna, jak i orzecznictwo przyjmują, że podpis jest to swoisty dla danej osoby, charakterystyczny, powtarzalny znak graficzny, wywodzący się od jej imienia i nazwiska, niebędący koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem, nie musi on być też czytelny. Powinien jednak obejmować co najmniej nazwisko, choćby w formie skróconej i nieczytelnej.

Powyższe potwierdza postanowienie SN z dnia 17 czerwca 2009 r. o sygn. akt IV CSK 78/09: „Przy braku ustawowej definicji podpisu, określenie cech, jakim powinien odpowiadać znak graficzny, aby można go było uznać za podpis, jest przedmiotem wypowiedzi judykatury i doktryny. Pomimo zróżnicowania poglądów, można wyznaczyć pewne wspólne minimum w zakresie oznaczania tych cech. Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne.”, czy też wyrok NSA z dnia 14 maja 2009 r. o sygn. akt II GSK 964/08, w którym stwierdzono, że: „podpisanie się w sposób nieczytelny, niemniej jednak typowy i charakterystyczny dla danej osoby, w dostateczny sposób indywidualizuje podpisującego. Wbrew zatem stanowisku wyrażonemu w skardze kasacyjnej, niezłożenie podpisu w sposób czytelny nie może jeszcze oznaczać, że funkcja identyfikująca osobę składającą oświadczenie woli została naruszona”.

W konsekwencji powyższego, Izba zważa, iż niewątpliwie podpis złożony pod oświadczeniem („Informacja z uczelni potwierdzająca gotowość do realizacji wizyt studyjnych/wizyty studyjnej”) z dnia 29 października 2025 r. składa się z imienia i nazwiska, co w ocenie Izby świadczy o złożeniu podpisu, a nie, wbrew twierdzeniom Odwołującego, o złożeniu parafy.

Zdaniem Izby, wbrew stanowisku Zamawiającego, podpis ten może budzić wątpliwości co do jego czytelności, jednakże Izba była wstanie zidentyfikować imię i nazwisko osoby podpisującej ww. Informację i jednocześnie patrząc przez pryzmat uczelni („Aarhus University”) wskazanej w ww. Informacji, można było w realiach niniejszej sprawy w dostateczny sposób zidentyfikować autora podpisu, że osobą podpisującą ww. Informację jest Pani B.E., która figuruje jako Pro-Rector Aarhus University. Takiej identyfikacji niewątpliwie dokonał Zamawiający w przedmiotowej sprawie, co wynika jednoznacznie w odpowiedzi na odwołanie.

Przy czym, co istotne, Odwołujący nie wykazał, tj. nie udowodnił, a nawet nie uprawdopodobnił, że Pani B.E. nie jest osobą upoważnioną do podpisania ww. Informacji w imieniu uczelni.

W przedmiotowym postępowaniu ciężar dowodowy spoczywał na Odwołującym, zgodnie z art. 534 ust. 1 ustawy PZP, Strony i uczestnicy postępowania odwoławczego są obowiązani wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne.

Biorąc powyższe pod uwagę, zarzuty postawione przez Odwołującego dotyczące naruszenia przez Zamawiającego art.

107 ust. 1 PZP oraz art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c PZP i art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP w zw. z art. 239 oraz w zw. z art. art. 16 pkt 1 i 2 PZP, są w ocenie Izby chybione.

Nadto, dowody złożone przez Przystępującego nie miały znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 574 i 575 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz § 2 ust. 1 pkt 2 w zw. z § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. 2020 r. poz. 2437), obciążając kosztami postępowania Odwołującego.

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.

Przewodniczący

……………………………..