Postanowienie KIO 1619/26 z 24 kwietnia 2026

1. umorzyć postępowanie odwoławcze, 2.nakazać Urzędowi Zamówień Publicznych zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych kwoty15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) na rzecz wykonawcy OPTeam S.A., Tajęcina 113, 36-002 Jasionka stanowiącej uiszczony wpis od odwołania.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący

………………………………

Sygn. akt

KIO 1619/26

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego pn.:

„Wdrożenie Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS)w Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie”, Nr sprawy: CI.250.1.2026, zostało wszczęte ogłoszeniem opublikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej wydanie S: 62/2025 w dniu 30.03.2026 r. pod numerem 215976-2026 przez: Szkołę Główną Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, ul. Nowoursynowska 166, 02-787 Warszawa zwany dalej: „Zamawiającym”. Do ww. postępowania o udzielenie zamówienia zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), zwana dalej: „Pzp” albo „PZP” albo „pzp”.

Dokumentacja postępowania w tym postanowienia Specyfikacji Warunków Zamówienia zwana dalej: „SW Z” zostały opublikowana przez Zamawiającego w dniu 30.03.2026 r. (zamieszczona na platformie zakupowej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-049cde12-2645-48ed-8131-d46417a548c2).

Dnia 09.04.2026 r. (przez dostawcę usługi e-Doręczenia) odwołanie dotyczy postanowień SW Z opublikowanych 30.03.2026 r. wniósł OPTeam S.A., Tajęcina 113, 36-002 Jasionka zwany dalej: „OPTeam S.A.” albo „Odwołującym”.

Zarzucił naruszenie następujących przepisów: - art. 112 ust 1 oraz 16 pkt 1 i 3 Pzp poprzez nieproporcjonalne i ograniczające konkurencję a także dyskryminujące, sformułowanie w SW Z oraz ogłoszeniu o zamówieniu warunku udziału dotyczącego wymaganego doświadczenia zawodowego wykonawcy. Wnosił o: • merytoryczne rozpatrzenie oraz uwzględnienie niniejszego odwołania, • dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentacji Postępowania - na okoliczności wskazane niniejszym odwołaniem, a także o modyfikację SW Z w zakresie warunku doświadczenia zawodowego w sposób wskazany w odwołaniu.

Stwierdził: „(…) Aby możliwe było złożenie ważnej oferty przy zachowaniu konkurencyjności postępowania zwracamy się z prośbą o zmianę parametrów wymaganych wdrożeń na następujące: … 2 (dwie) usługi polegające na wdrożeniu systemu USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studentów) w uczelni działającej na podstawie ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce.

Jedno z tych wdrożeń powinno spełniać następujące warunki: a) system obsługiwał w roku uruchomienia produkcyjnego co najmniej 6 000 studentów, b) wartość usługi wynosiła co najmniej 1 200 000 zł brutto, c) wdrożenie zakończyło się odbiorem końcowym i uruchomieniem systemu w środowisku produkcyjnym.

Drugie wdrożenie powinno spełniać następujące warunki: a) system obsługiwał w roku uruchomienia produkcyjnego co najmniej 4 000 studentów, b) wartość usługi wynosiła co najmniej 800 000 zł brutto, c) wdrożenie zakończyło się odbiorem końcowym i uruchomieniem systemu w środowisku produkcyjnym.

Skorygowanie warunków o jakie wnosił Odwołujący sprowadza się do obniżenia wymagania dla drugiego ze zrealizowanych wymaganych wdrożeń z 6000 do 4000 studentów i obniżeniu wartości usługi z 1,2 mln zł do 800 tys zł. (…)”.

Odwołanie zostało podpisane przez P.Z. i. V-ce. P. Z., tj. osoby ujawnione i umocowane do łącznej reprezentacji zgodnie z załączonym wydrukiem KRS-u.

Zamawiający w dniu 10.04.2026 r. (zamieszczona na platformie zakupowej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/mpclient/search/list/ocds-148610-049cde12-2645-48ed-8131-d46417a548c2) wezwał wraz kopią odwołania, w trybie art. 524 Pzp, uczestników postępowania przetargowego do wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym.

W dniu 13.04.2026 r. (przez dostawcę usługi e-Doręczenia) zgłosił American System Sp. z o.o., ul. Młyńska 12, lok. 109 A, 61-730 Poznań zwany dalej: „American System Sp. z o.o.” albo „Przystępującym” przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Kopia zgłoszenia została przekazana Zamawiającemu oraz Odwołującemu. Zgłoszone przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego zostało podpisane przez P.Z. ujawnionego i umocowanego do samodzielnej reprezentacji zgodnie z załączonym dokumentem rejestrowym. W konsekwencji Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego: American System Sp. z o.o.

W dniu 22.04.2026 r. (e-mailem) Odwołujący złożył pismo procesowe wnosząc o umorzenie postępowania na podstawie art. 568 pkt 2 Pzp. Wskazał, iż: „(…) Zamawiający czynnością z dnia 15.04.2026 dokonał modyfikacji SW Z w zakresie w całości zbieżnym z zarzutem i żądaniem odwołania tj. dokonał zmiany zaskarżonego warunku udziału w zakresie doświadczenia zawodowego w następujący sposób:

Zawiadomienie o modyfikacji SW Z w tym zakresie zostało opublikowane w ramach udzielonych odpowiedzi na pytania 1 Wykonawców, na platformie zakupowej prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-049cde12-2645-48ed-8131- d46417a548c2

W załączeniu przekazujemy dokument zawierający odpowiedź na pytanie oraz treść SW Z po dokonanych zmianach.

Powyższe uzasadnia umorzenie postępowania odwoławczego na zasadzie art. 568 pkt 2 Pzp wskutek braku substratu zaskarżenia na dzień dzisiejszy wobec zmiany SWZ w zakresie objętym odwołaniem.

W związku z powyższym na dzień dzisiejszy – ze względu na dokonaną przez Zamawiającego czynnością z dnia 15.04.2026 - modyfikacją SW Z w zakresie dotyczącym jedynego zarzutu odwołania brak jest sporu, który KIO mogłaby rozstrzygnąć w ramach prowadzonego postępowania odwoławczego a zatem niniejsze postępowanie odwoławcze stało się bezprzedmiotowe.

Wobec tego zaistniały w ocenie Odwołującego przesłanki określone w art. 568 pkt. 2 Pzp, które nakładają na Izbę obowiązek umorzenia postępowania odwoławczego.

W tym stanie rzeczy wobec spełnienia hipotezy normy wynikającej art. 568 pkt 2 ustawy zaszła podstawa do umorzenia postępowania, co znajduje odzwierciedlenie w orzecznictwie Izby np. Postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 12 grudnia 2022 r. sygn. akt KIO 2557/22; Postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 2 grudnia 2022 r. sygn. akt KIO 3052/22; Postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 12 kwietnia 2023 r. sygn. akt KIO 905/23; Postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 13 czerwca 2023 r. sygn. akt KIO 1557/23: Postanowienie z dnia 24 stycznia 2024 r. sygn. akt KIO 118/24; Postanowienie z dnia 7 marca 2024 r. sygn. akt 650/24; Postanowienie z dnia 10 kwietnia 2024 r. sygn. akt 1035/24; Postanowienie z dnia 19 sierpnia 2024 r. sygn. akt KIO 2819/24; Postanowienie z dnia listopada 2024 r. sygn. akt KIO 4071/24; Postanowienie z dnia 9 stycznia 2025 r. sygn. akt KIO 4706/24. (…)”.Do pisma zostały załączone odpowiedzi na pytania – pismo z 15.04.2026 r. wraz z dokonaną modyfikacją postanowień SW Z. Pismo zostało podpisane tak jak odwołanie.

Krajowa Izba Odwoławcza zważyła, co następuje.

Odnośnie odwołania, Izba umorzyła postępowanie na podstawie art. 568 pkt 2 Pzp.

Wymaga podkreślenia, że dla możliwości rozpoznania przez Izbę wniesionego odwołania konieczne jest, aby dotyczyło ono czynności bądź zaniechania Zamawiającego. Oznacza to, że na moment wniesienia odwołania musi istnieć substrat zaskarżenia, stanowiący podstawę dla Wykonawcy do wniesienia środka ochrony prawnej w postaci odwołania, zawierającego uzasadnienie faktyczne i prawne odnoszące się do zaskarżanych czynności bądź zaniechań. W niniejszej sprawie niewątpliwie substratem zaskarżenia była czynność sporządzenia przez Zamawiającego postanowień SW Z określonej treści, tzn. w tym wypadku postanowień objętych zaskarżeniem odwołania.

Jednocześnie, zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 Pzp, Izba wydając orzeczenie jest zobowiązana wziąć pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia rozprawy. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia – co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie w sprawie. Podkreślenia wymaga – co jest istotne dla rozstrzygnięcia niniejszego sporu – że przepisy Pzp nie zobowiązują Zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia, na skutek wniesienia odwołania. Zaś, zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 Pzp, Izba wydając orzeczenie zobowiązana jest uwzględnić stan rzeczy ustalony w toku

postępowania, zatem zobowiązana jest również uwzględnić czynności Zamawiającego, które miały miejsce po wniesionym odwołaniu - do czasu zamknięcia rozprawy. Izba wskazuje, że treść art. 552 ust. 1 Pzp, podobnie jak interpretacja art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy – nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Ponadto stan rzeczy - o którym mowa jest w przepisie art. 552 ust. 1 Pzp - należy analogicznie - jak w art. 316 § 1 kpc interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny, tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25.06.2015r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13.09.2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18). Mając powyższe na uwadze, niewątpliwe zadaniem Izby jest rozstrzyganie na datę zamknięcia rozprawy - zgodnie z art. 552 ust. 1 Pzp.

W tym jednakże wypadku brak jest substratu zaskarżenia, tzn. postanowień SW Z, które stały u podstaw sformułowania postawionych zarzutów. Zamawiający bowiem zmienił 15.04.2026 r. treść postanowień SW Z: („(…) Pytanie 1. Dotyczy: SWZ, Rozdział X, ust. 2, pkt 4), ppkt 1.

Zamawiający postawił warunek doświadczenia zawodowego, w którym wymaga, aby Wykonawca wykazał, że: (…) należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej 2 (dwie) usługi polegające na wdrożeniu systemu USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studentów)w uczelni działającej na podstawie ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce, spełniające następujące warunki: a) system obsługiwał w roku uruchomienia produkcyjnego co najmniej 6 000 studentów, b) wartość każdej usługi wynosiła co najmniej 1 200 000 zł brutto, c) wdrożenie zakończyło się odbiorem końcowym i uruchomieniem systemu w środowisku produkcyjnym.

Aby możliwe było złożenie ważnej oferty przy zachowaniu konkurencyjności postępowania zwracamy się z prośbą o zmianę parametrów wymaganych wdrożeń na następujące: … 2 (dwie) usługi polegające na wdrożeniu systemu USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studentów) w uczelni działającej na podstawie ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce. Jedno z tych wdrożeń powinno spełniać następujące warunki: a) system obsługiwał w roku uruchomienia produkcyjnego co najmniej 6 000 studentów, b) wartość usługi wynosiła co najmniej 1 200 000 zł brutto, c) wdrożenie zakończyło się odbiorem końcowym i uruchomieniem systemu w środowisku produkcyjnym.

Drugie wdrożenie powinno spełniać następujące warunki: a) system obsługiwał w roku uruchomienia produkcyjnego co najmniej 4 000 studentów, b) wartość usługi wynosiła co najmniej 800 000 zł brutto, c) wdrożenie zakończyło się odbiorem końcowym i uruchomieniem systemu w środowisku produkcyjnym.

Odpowiedź:

Zamawiający zmienia zapis Rozdziału X ust. 2 pkt 4) ppkt 1 SWZ na następującą treść:

1. Warunek doświadczenia zawodowego:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej 2 (dwie) usługi polegające na wdrożeniu systemu USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studentów) w uczelni działającej na podstawie ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce, przy czym:

Jedno z tych wdrożeń musi spełniać następujące warunki: a) system obsługiwał w roku uruchomienia produkcyjnego co najmniej 6 000 studentów, b) wartość każdej usługi wynosiła co najmniej 1 000 000 zł brutto, c) wdrożenie zakończyło się odbiorem końcowym i uruchomieniem systemu w środowisku produkcyjnym.

Drugie wdrożenie musi spełniać następujące warunki: a) system obsługiwał w roku uruchomienia produkcyjnego co najmniej 4 000 studentów, b) wartość każdej usługi wynosiła co najmniej 800 000 zł brutto, c) wdrożenie zakończyło się odbiorem końcowym i uruchomieniem systemu w środowisku produkcyjnym.

W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych – usługa musi być realizowana przez okres co najmniej 12 miesięcy i do tego czasu rozliczona na kwotę odpowiadającą ww. warunkom udziału, tj. odpowiednio 1 000 000 zł brutto lub 800 000 zł brutto. (…)”.) objętych odwołaniem, co w sposób istotny rzutuje na ocenę zarzutów odwołania. Jednakże, istotne jest co wymaga ponownego podkreślenia, że nie ma już postanowień SW Z do których odniósł się Odwołujący w swoim odwołaniu. Zarzuty i argumentacja zawarta w odwołaniu odnosiła się do postanowień SW Z według treści z 30.03.2026 r., która już nie funkcjonuje w postępowaniu. Na skutek dokonanej zmiany, nadano postanowieniom SW Z odmienną treść. Zaskarżona czynność, która w kształcie wskazanym w odwołaniu już nie istnieje, nie daje podstaw do

merytorycznego rozpoznania sprawy. Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązania uwzględnić czynności Zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Skoro Zamawiający dokonał modyfikacji treści skarżonych postanowień SW Z, tym samym czynność stanowiąca podstawę wniesienia środka ochrony prawnej przestała istnieć. Zaskarżenie czynności, która w kształcie wskazanym w odwołaniu już nie istnieje, nie daje podstaw Izbie do stwierdzenia naruszenia przepisów przez Zamawiającego i nie może być podstawą do wydania orzeczenia merytorycznego. Uznać w takiej sytuacji w ocenie składu orzekającego Izby należało, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego było bezcelowe, czyli jak stanowi przepis Pzp – zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach (za postanowieniem KIO z 14.03.2024 r., sygn. akt: KIO 685/24). Przesadzające jest ostatecznie stanowisko Odwołującego, który przeanalizował dokonane zmiany w/w postanowień i złożył wniosek o umorzenie.

Wobec powyższego Izba umorzyła postępowanie na podstawie art. 568 pkt 2 Pzp.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2437) z którego wynika, że w przypadku umorzenia na skutek stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne, koszty o których mowa w § 5 pkt 2, znosi się wzajemnie, a przez art.

574 Pzp należy rozumieć, że Izba orzeka o dokonaniu zwrotu Odwołującemu uiszczonego wpisu w wysokości 15 000 zł 00 gr., o czym orzeczono w pkt 2 sentencji orzeczenia.

Przewodniczący

………………………………