Wyrok KIO 4986/25 z 15 grudnia 2025

Zamawiający – Centrum Informatyki Resortu Finansów, ul. Samorządowa 1, 26-601 Radom, prowadzi postępowanie w celu udzielenia zamówienia wykonawczego pn. „Dostawa oprogramowania w modelu subskrypcyjnym Microsoft skutkująca przedłużeniem rejestracji Microsoft Enterprise Agreement na kolejne 24 miesiące”, numer referencyjny:

CIRF.DZ2.270.347.2025, na podstawie umowy ramowej nr PN/14/23/HSKU/2 dotyczącej zamówienia pn. „Dostawa produktów i usług Microsoft lub równoważnych”. Postępowanie o zawarcie umowy ramowej zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 14.03.2023 r., nr 52/2023 153837-2023.

W dniu 27.11.2025 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wpłynęło odwołanie wykonawcy Operator Chmury Krajowej sp. z o. o., ul. Grzybowska 62, 00-844 Warszawa (dalej: „Odwołujący”), w którym Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1. art. 223 ust. 2 pkt 3 w zw. z art. 16 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej: „ustawą Pzp”, w zw. z §4 ust. 10 Umowy ramowej poprzez dokonanie błędnej poprawy oferty Odwołującego polegającej na: a.korekcie cen jednostkowych Produktów z Cennika Producenta ujętych w kolumnie nr II tabel Formularza oferty, b.pozostawieniu wysokości upustów wskazanych pierwotnie przez Odwołującego w kolumnie nr III tabel Formularza oferty, c.korekcie cen jednostkowych Produktów z Cennika Producenta po zastosowaniu upustu, ujętych w kolumnach nr IV i VI tabel Formularza oferty, a w konsekwencji także wartości oferty netto i brutto ujętych w kolumnach nr VIII i X tabel Formularza oferty - będącej rezultatem zabiegów opisanych w lit. a. i b. powyżej, podczas gdy prawidłowe poprawienie oferty Odwołującego powinno polegać na: a.korekcie cen jednostkowych Produktów z Cennika Producenta ujętych w kolumnie nr II tabel Formularza oferty (tak jak uczynił to Zamawiający), b.korekcie wysokości upustów wskazanych pierwotnie przez Odwołującego w kolumnie nr III tabel Formularza oferty będącej rezultatem zabiegów opisanych w lit. a. i c., c.pozostawieniu cen jednostkowych Produktów z Cennika Producenta po zastosowaniu upustu, ujętych w kolumnach nr IV i VI tabel Formularza oferty, a w konsekwencji także wartości oferty netto i brutto ujętych w kolumnach nr VIII i X tabel Formularza oferty.
2. ewentualnie - art. 223 ust.1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp poprzez zaniechanie wezwania Odwołującego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty w zakresie: (i) wysokości upustów wskazanych w kolumnie nr III tabel Formularza oferty, (ii) cen jednostkowych Produktów z Cennika Producenta po zastosowaniu upustu ujętych w kolumnach nr IV i VI tabel Formularza oferty oraz (iii) wartości oferty netto i brutto ujętych w kolumnach nr VIII i X tabel Formularza oferty, podczas gdy w razie jakichkolwiek wątpliwości co do wysokości ww. cen i upustów, przed dokonaniem ich poprawy, mógł i powinien zwrócić się do Odwołującego o ich wyjaśnienie.

W związku z tym Odwołujący wniósł o nakazanie Zamawiającemu:

1. unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej,
2. powtórzenia czynności badania i oceny ofert,
3. dokonania poprawy oferty Odwołującego w sposób wskazany w odwołaniu,
4. ewentualnie – wezwania Odwołującego do złożenia wyjaśnień treści oferty w zakresie: (i) wysokości upustów wskazanych w kolumnie nr III tabel Formularza oferty, (ii) cen jednostkowych Produktów z Cennika Producenta po zastosowaniu upustu, ujętych w kolumnach nr IV i VI tabel Formularza oferty oraz (iii) wartości oferty netto i brutto ujętych w kolumnach nr VIII i X tabel Formularza oferty,
5. wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej z uwzględnieniem dokonanych poprawek.

Pismem z dnia 01.12.2025 r. wykonawca SoftwareOne Polska sp. z o.o., ul. Siedmiogrodzka 9, 01-204 Warszawa (dalej: „Przystępujący”) zgłosił przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego. Izba stwierdziła, że przystąpienie zostało dokonane skutecznie.

Pismem z dnia 08.12.2025 r. Zamawiający złożył odpowiedź na odwołanie, w której wniósł o jego oddalenie.

W trakcie rozprawy Strony i Przystępujący podtrzymały swoje stanowiska w sprawie.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła, co następuje.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa oprogramowania w modelu subskrypcyjnym Microsoft skutkująca przedłużeniem rejestracji Microsoft Enterprise Agreement na kolejne 24 miesiące. Jest to zamówienie wykonawcze udzielane na podstawie umowy ramowej.

Zgodnie z § 4 ust. 8 i ust. 10 ww. umowy ramowej nr PN/14/23/HSKU/2:

1. Wzór Formularza oferty stanowi Załącznik nr 6 do Umowy. Wykonawca składając ofertę w Postępowaniu wykonawczym na udzielenie/zapewnienie udzielenia Produktów wskazuje w Formularzu oferty, stanowiącym Załącznik nr 6 do Umowy, odpowiednio do treści Zaproszenia do złożenia oferty, co najmniej następujące informacje:
2. ceny jednostkowe Produktów wyrażone w walucie z aktualnego Cennika;
3. wysokość upustu w stosunku do cen z aktualnego Cennika dla każdego Produktu oddzielnie;
4. iloczyn ww. upustów i cen z Cennika oraz stawkę podatku od towarów i usług;
5. inne informacje wymagane w Zaproszeniu do złożenia oferty.
6. Dla potrzeb porównania ofert w Postępowaniach wykonawczych, których przedmiotem zamówienia jest udzielnie/zapewnienie udzielenia Produktów, Zamawiający zweryfikuje zaoferowane ceny jednostkowe Produktów wskazane w ofercie z cenami Cennika, a w przypadku stwierdzenia rozbieżności poprawi ofertę z zastosowaniem cen z aktualnego Cennika.

W dniu 05.11.2025 r. Zamawiający udzielił odpowiedzi na pytanie nr 4:

„Prosimy o doprecyzowanie: Czy oferowany przez Wykonawcę upust ma być policzony od aktualnych cen jednostkowych z cennika producenta listopad 2025 czy od tzw. cen MRP?

Odpowiedź: Zamawiający informuje, że oferowany przez wykonawcę upust ma być policzony od cen jednostkowych z cennika producenta z listopada 2025 r. aktualnie obowiązującego w umowie ramowej”.

W dniu 07.11.2025 r. Zamawiający udzielił odpowiedzi na pytanie nr 1:

„Jak wynika z odpowiedzi Zamawiającego na pytanie numer 4 w ramach Odpowiedzi na pytania numer 2 z dn. 05.11.2025, Zamawiający oczekuje zastosowania w formularzu ofertowym cen jednostkowych produktów netto z cennika producenta z listopada 2025, zgodnie z zapisami umowy ramowej. Wymóg ten jest niezgodny z warunkami Microsoft, jakie wykonawcy uzyskali dla Zamawiającego w ramach prowadzonego postępowania wykonawczego, a który finalnie spowoduje niezgodność compliance producenta i brak możliwości realizacji samej umowy. Niezgodność wymogów formalnych postępowania Zamawiającego do uzyskanych warunków z Microsoft dla tego postępowania, powoduje przekroczenie cen MRP, które Microsoft określił w warunkach specjalnych dla Zamawiającego, nawet jeśli Wykonawcy przekażą te same upusty Microsoft dla Zamawiającego. Rozbieżność zapisów postępowania do warunków Microsoft w ramach tego postępowania jest istotna przez fakt zmian cen produktów subskrypcyjnych w cenniku z listopada w porównaniu z cenami tych samych produktów w cenniku październikowym, w większości jest to zmiana na wyższe ceny. Jest to tym samym sytuacja niekorzystna zarówno dla Zamawiającego, jak i Wykonawcy, który składając ofertę na podstawie bieżących warunków Microsoft, musi liczyć się z faktem, że w przypadku wyboru jego oferty realizacja umowy w Microsoft będzie niemożliwa do realizacji ze względu na procedury compliance producenta. Jednocześnie potwierdzamy, że problem ten zgłosiliśmy do Microsoft, w celu wyjaśnienia sytuacji lub też aktualizacji warunków w taki sposób, aby spełniały one wymogi Zamawiającego w ogłoszonym postępowaniu wykonawczym. (…) Odpowiedź: Zamawiający informuje, że oferowany przez Wykonawców upust ma być policzony od aktualnego cennika MRP producenta, właściwego dla Zamawiającego wg zasad Producenta. (…)” Zamawiający sporządził wzór formularza oferty, w którym trzeba było wypełnić dla zamówienia podstawowego i opcji m.in. tabele z następującymi kolumnami:

Tabela - oferowane ceny Produktów – Subskrypcje

Lp.

Na zwa i kod Produktu

Cena jednos tkowa Produktu ne o z Cennika Producenta

Oferowa ny Upus t (%)

Cena jednos tkowa Produktu ne o z Cennika Producenta po za s tos owa niu Upus tu

Okres obowiązywa nia s ubs krypcji w mies iąca ch

Cena jednos tkowa Produktu ne o z Cennika Producenta po za s tos owa niu Upus tu, z uwzględnieniem okres u obowiązywa nia s ubs krypcji

Liczba Produktów

Wa rtoś ć netto oferty

Sta wka poda tku od towa rów i us ług VAT w %

Cena brutto oferty

I

II

III

IV = (100% oferowa ny upus t) x II

V

VI = IV x V

VII

VIII = VI x VII

IX

X = VIII x (100% + IX)

W dniu 17.11.2025 r. Zamawiający poinformował o wyborze jako najkorzystniejszej oferty Odwołującego, a także o poprawieniu w jego ofercie omyłek. Zamawiający powołał się na § 4 ust. 8 i 10 umowy ramowej i na swoją odpowiedź nr 1 z 07.11.2025 r. oraz wskazał, że „ zweryfikował ceny jednostkowe Produktów z oferty z cenami z Cennika Producenta aktualnego cennika MRP i w wyniku stwierdzenia rozbieżności poprawia ofertę”. Zamawiający w tabelach dotyczących subskrypcji w zamówieniu podstawowym i w opcji poprawił kwoty wpisane w kolumnach II, IV, VI, VIII i Xi nie zmienił wysokości upustów w kolumnie III. W efekcie tak dokonanych poprawek cena oferty Odwołującego za zamówienie podstawowe z 16.859.614,58 euro zmieniła się na 15.970.797,98 euro.

Krajowa Izba Odwoławcza rozpoznając na rozprawie złożone odwołanie i uwzględniając dokumentację z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz stanowiska Stron i Przystępującego złożone na piśmie i podane do protokołu rozprawy, zważyła, co następuje.

W pierwszej kolejności Izba ustaliła wystąpienie przesłanek z art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, tj. istnienie po stronie Odwołującego interesu w uzyskaniu zamówienia oraz możliwość poniesienia przez niego szkody z uwagi na kwestionowane czynności Zamawiającego.

Ponadto Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek ustawowych skutkujących odrzuceniem odwołania, wynikających z art. 528 ustawy Pzp.

Zgodnie z art. 223 ust. 1 i ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp:

1. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
2. Zamawiający poprawia w ofercie:
3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Zgodnie z art. 314 ust. 1, 3 i 4 ustawy Pzp:

1. W przypadku gdy umowa ramowa została zawarta z większą liczbą wykonawców zamawiający udziela:
2. zamówień zgodnie z warunkami zamówienia określonymi w umowie ramowej, bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli w umowie ramowej określono wszystkie warunki wykonania robót budowlanych, usług lub dostaw, oraz warunki wyboru wykonawców, którzy wykonają zamówienie;
3. część zamówień bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z pkt 1, a część po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z pkt 3, jeżeli w umowie ramowej określono wszystkie warunki wykonania robót budowlanych, usług lub dostaw, a zamawiający w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej przewidział taką możliwość oraz określił łącznie: a)kryteria podjęcia decyzji, które roboty budowlane, dostawy lub usługi zostaną udzielone po przeprowadzeniu lub bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, b)które warunki zamówienia mogą być przedmiotem nowego postępowania o udzielenie zamówienia;
4. zamówień po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku gdy nie wszystkie warunki wykonania robót budowlanych, usług lub dostaw określono w umowie ramowej.
5. W przypadku postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lub 3, zamawiający udziela zamówienia na tych samych i, w razie potrzeby, bardziej sprecyzowanych warunkach zamówienia, które stosowano przy zawarciu umowy ramowej, oraz, w stosownych przypadkach, na innych warunkach zamówienia wskazanych w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej. W przypadku, o którym mowa w art. 115 ust. 1 pkt 1, warunek posiadania minimalnego rocznego przychodu oblicza się na podstawie przewidywanej maksymalnej wielkości konkretnych zamówień, które będą realizowane w tym samym czasie, lub, w przypadku braku takich informacji, na podstawie wartości umowy ramowej.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, zamawiający udziela zamówienia po przeprowadzeniu aukcji elektronicznej, na

zasadach określonych w dziale II rozdziale 6, lub następującej procedury:

1. przed udzieleniem każdego zamówienia zamawiający pisemnie zaprasza do składania ofert wykonawców zdolnych do wykonania konkretnego zamówienia;
2. wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem złożoności przedmiotu zamówienia oraz czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia ofert w odniesieniu do każdego zamówienia;
3. oferty składa się pisemnie, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a z ich zawartością nie można się zapoznać przed upływem terminu ich składania;
4. zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej; przepis art. 253 ust. 1 stosuje się.

W pierwszej kolejności należy wskazać, na czym polegało poprawienie omyłek przez Zamawiającego i w jakim zakresie Odwołujący nie zgadza się z tym poprawieniem. Wobec tego na przykładzie zamówienia podstawowego (analogiczna sytuacja zachodziła w przypadku opcji) Izba przedstawia tabelę dotyczącą subskrypcji (z pominięciem kolumny I – tj. nazwy i kodu Produktu), przy czym w każdej z 10-ciu pozycji pokazano: sposób wypełnienia tabeli w ofercie Odwołującego, poniżej – sposób poprawienia omyłek przez Zamawiającego i jeszcze niżej – żądany przez Odwołującego sposób poprawienia tych omyłek:

Cena jednos tkowa Produktu ne o z Cennika Producenta

Oferowa ny Upus t (%)

Cena jednos tkowa Produktu ne o z Cennika Producenta po za s tos owa niu Upus tu

Okres obowiązy wa nia s ubs krypcji w mie s iąca ch

II

III

oferta :

8,50 €

4,20%

IV = (100% oferowa ny upus t) x II 8,14 €

popra wa :

8,90 €

4,20%

Lp.

1

żąda nie:

2

3

4

5

7

8

9

10

Wa rtoś ć netto oferty

Sta wka poda tku od towa rów i us ług VAT w %

Cena brutto oferty

VII

VIII = VI x VII

IX

X = VIII x (100% + IX)

23

187,28 €

20 000

23%

8,53 €

23

196,19 €

20 000

8,54%

8,14 €

23

187,28 €

20 000

1. 745.673,28 € 3.923.800,00 € 3.745.673,28 € 1.977.388,20 € 2.065.400,00 € 1.977.388,20 € 1.336.015,29 € 1.396.730,20 € 1.336.015,29 € 37.134,82 € 38.822,40 € 37.134,82 € 3.793.555,76 € 2.487.863,04 € 3.793.555,76 € 66.596,77 € 69.648,00 € 66.596,77 € 2.242.897,78 € 1.401.180,00 € 2.242.897,78 € 138.583,19 € 88.149,60 € 138.583,19 € 232.424,64 € 147.360,00 € 232.424,64 € 9.818,76 € 10.200,00 € 9.818,76 €
2. 607.178,13 € 4.826.274,00 € 4.607.178,13 € 2.432.187,49 € 2.540.442,00 € 2.432.187,49 € 1.643.298,81 € 1.717.978,15 € 1.643.298,81 € 45.675,82 € 47.751,55 € 45.675,82 € 4.666.073,58 € 3.060.071,54 € 4.666.073,58 € 81.914,03 € 85.667,04 € 81.914,03 € 2.758.764,26 € 1.723.451,40 € 2.758.764,26 € 170.457,33 € 108.424,01 € 170.457,33 € 285.882,31 € 181.252,80 € 285.882,31 € 12.077,07 € 12.546,00 € 12.077,07 €

oferta :

9,00 €

4,47%

8,60 €

23

197,74 €

10 000

popra wa :

9,40 €

4,47%

8,98 €

23

206,54 €

10 000

żąda nie:

9,40 €

8,51%

8,60 €

23

197,74 €

10 000

oferta :

33,70 €

4,35%

32,24 €

23

741,41 €

1 802

popra wa :

35,23 €

4,35%

33,70 €

23

775,10 €

1 802

żąda nie:

35,23 €

8,49%

32,24 €

23

741,41 €

1 802

24 24 24 24

773,64 € 808,80 € 773,64 € 178,59 €

48 48 48 21 242

oferta : popra wa : żąda nie: oferta :

33,70 € 35,23 € 35,23 € 13,00 €

4,35% 4,35% 8,49% 42,76%

32,24 € 33,70 € 32,24 € 7,44 €

popra wa :

8,53 €

42,76%

4,88 €

24

117,12 €

21 242

12,78%

7,44 €

24

178,59 €

21 242

24 24 24 24

665,97 € 696,48 € 665,97 € 46,48 €

100 100 100 48 250

żąda nie:

6

8,90 €

Liczba Produktów

V

Cena jednos tkowa Produktu netto z Cennika Producenta po za s tos owa niu Upus tu, z uwzględnie niem okres u obowiązywa nia s ubs krypcji VI = IV x V

8,53 €

oferta : popra wa : żąda nie: oferta :

29,00 € 30,33 € 30,33 € 3,50 €

4,31% 4,31% 8,51% 44,66%

27,75 € 29.02 € 27,75 € 1,94 €

popra wa :

2,18 €

44,66%

1,21 €

24

29,04 €

48 250

24

46,48 €

48 250

24 24 24 24 24 24 24 24 24

58,11 € 36,96 € 58,11 € 116,21 € 73,68 € 116,21 € 98,19 € 102,00 € 98,19 €

2 385 2 385 2 385 2 000 2 000 2 000 100 100 100

żąda nie:

2,18 €

11,01%

1,94 €

oferta : popra wa : żąda nie: oferta : popra wa : żąda nie: oferta : popra wa : żąda nie:

1. 30 € 2,73 € 2,73 € 8,60 € 5,46 € 5,46 € 4,30 € 4,47 € 4,47 €

43,70% 43,70% 11,36 % 43,70% 43,70% 11,36% 4,86% 4,86% 8,50%

2,42 € 1,54 € 2,42 € 4,84 € 3,07 € 4,84 € 4,09 € 4,25 € 4,09 €

23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23% 23%

Jak wynika z powyższego zestawienia Zamawiający poprawił ceny jednostkowe w kolumnie II dostosowując je do cennika

producenta i na bazie tak poprawionych cen wykonał pozostałe działania matematyczne (z uwzględnieniem wskazanych przez Odwołującego upustów) prowadzące do ustalenia cen brutto w poszczególnych pozycjach i całkowitej ceny oferty.

Odwołujący nie kwestionuje poprawienia cen jednostkowych w kolumnie II, ale uważa, że dodatkowo Zamawiający powinien poprawić wysokość upustów (kolumna III) w taki sposób, aby po korekcie cen jednostkowych w kolumnie II i wykonaniu tych samych działań matematycznych - bez zmian pozostały ceny w kolejnych kolumnach, w tym ceny brutto w poszczególnych pozycjach (kolumna X) i całkowita cena oferty. Istotą sporu jest więc to, czy w opisanej sytuacji można poprawić wysokość upustów w sposób żądany przez Odwołującego.

W pierwszej kolejności Izba zwraca uwagę, że Zamawiający prowadzi niniejsze postępowanie wykonawcze w oparciu o art. 314 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, co oznacza, że zastosowanie znajduje także art. 314 ust. 3 ustawy Pzp, z którego wynika, że zamówienia wykonawczego udziela się na tych samych i, w razie potrzeby, bardziej sprecyzowanych warunkach zamówienia, które stosowano przy zawarciu umowy ramowej, oraz, w stosownych przypadkach, na innych warunkach zamówienia wskazanych w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej. Dodatkowo art. 314 ust.

4 ustawy Pzp przewiduje dwie procedury udzielenia zamówień wykonawczych w postaci: aukcji elektronicznej lub procedury opisanej w pkt 1-4 tego ustępu sprowadzającej się do zaproszenia wykonawców do składania ofert oraz udzielenia zamówienia wykonawczego temu wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę w myśl kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej.

Ustawodawca wyraźnie wskazał przy tym przepisy, które mają zastosowanie do procedury udzielenia zamówienia wykonawczego, w tym m.in. art. 253 ust. 1 czy art. 255-261 ustawy Pzp (wskazane w art. 314 ust. 4 pkt 4 i w art. 314 ust.

5 ustawy Pzp). Z powyższego wynika, że ustawodawca założył maksymalnie uproszczoną procedurę udzielenia zamówienia wykonawczego, która tylko w zakresie wskazanych czynności musi być przeprowadzona tak jak zostało to przewidziane w przepisach ustawy Pzp, natomiast w pozostałym aspektach powinna opierać się na warunkach stosowanych przy zawarciu umowy ramowej i warunkach wskazanych w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej. Tym samym pierwszeństwo przy udzieleniu zamówienia wykonawczego (o którym mowa w art. 314 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp) mają postanowienia umowy ramowej i innych związanych z nią dokumentów, nie zaś przepisy ustawy Pzp.