Wyrok KIO 3401/26 z 12 sierpnia 2026

Zamawiający Muzeum – Miejsce Pamięci KL Plaszow w Krakowie. Niemiecki nazistowski obóz pracy i obóz koncentracyjny (1942-1945) (w organizacji) (dalej: „Zamawiający”), prowadzi z zastosowaniem przepisów ustawy z 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793 dalej: „ustawa Pzp”) w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie pn. „Wykonanie aranżacji wystawy stałej w budynku Memoriału pn.: „KL Plaszow.

Miejsce po, miejsce bez” (Nr referencyjny: MKLP.AD.261.1.2026.KK). Wartość zamówienia jest wyższa niż progi unijne.

Ogłoszenie o zamówieniu ukazało się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 27 marca 2026 r. pod nr 2121492026 13 lipca 2026 roku do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w Warszawie, w przedmiotowym postępowaniu na podstawie art. 505 ust. 1, art. 513 pkt 1, art. 514 ust. 1, art. 515 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp odwołanie złożył wykonawca New Amsterdam Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (dalej: „Odwołujący”).

Odwołanie (Sygn. akt: KIO 3401/26) złożono wobec czynności i zaniechań Zamawiającego polegających na:

1. odrzuceniu oferty Odwołującego wskutek uznania, że złożona przez niego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia – naruszenie art. 226 ust 1 pkt 5 ustawy Pzp
2. dokonaniu wyboru jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy Group AV Sp. z o.o. ul. Modlińska 6 03-216 Warszaw naruszenie art. 239 ustawy Pzp.

Odwołujący wnosił o: • merytoryczne rozpatrzenie oraz uwzględnienie odwołania, • dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentacji postępowania - na okoliczności wskazane odwołaniem, a także o - unieważnienie wyboru oferty najkorzystniejszej jako obarczonego wadą mającą wpływ na wynik postępowania oraz - unieważnienie czynności odrzucenia oferty Odwołującego – i uznanie, że treść złożonej przez Odwołującego oferty pozostaje zgodna z warunkami zamówienia, - powtórzenie czynności badania i oceny ofert z uwzględnieniem oferty Odwołującego, w celu ponownego niewadliwego wyboru oferty najkorzystniejszej.

Odwołanie zostało wniesione z zachowaniem ustawowego terminu określonego w art. 515 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy Pzp.

Zamawiający przekazał Odwołującemu informację stanowiącą podstawę wniesienia odwołania 3 lipca 2026 r. – Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty (w tym odrzuceniu oferty Odwołującego), zatem termin na wniesienie odwołania upłynął dnia 13 lipca 2026 r., w związku z czym odwołanie zostało wniesione w terminie.

Wpis od odwołania w kwocie 15 000,00 złotych (piętnaście tysięcy złotych zero groszy) został uiszczony przelewem na rachunek bankowy Urzędu Zamówień Publicznych. Odwołujący prawidłowo przekazał kopię odwołania Zamawiającemu oraz załączył potwierdzenie przekazania odwołania Zamawiającemu.

Uzasadniając posiadanie interesu we wniesieniu środka odwoławczego Odwołujący wskazał, że bezpodstawne odrzucenie jego oferty uniemożliwia mu uzyskanie zamówienia i osiągnięcia zysku z tytułu realizacji zamówienia na rzecz Zamawiającego. Odwołujący podniósł, że jak wynika z rankingu ofert z otwarcia – jego oferta jest ofertą najkorzystniejszą i gdyby nie wadliwa czynność odrzucenia jej, Odwołujący uzyskałby przedmiotowe zamówienie i mógł je wykonać przy osiągnięciu zysku z tytułu jego realizacji. W tej sytuacji jak wskazał Odwołujący przywrócenie jego oferty do postępowania prowadzić będzie bezpośrednio do wyboru jego oferty jako najkorzystniejszej.

Po przeprowadzeniu rozprawy z udziałem Stron i uczestnika postępowania, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego oraz oświadczeń, a także stanowisk Stron i uczestnika postępowania, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba ustaliła, iż nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania, odwołanie nie zawierało braków formalnych i mogło zostać rozpoznane merytorycznie. Odnosząc się do wniosku Przystępującego o odrzucenie odwołania na podstawie art. 528 pkt 3 ustawy Pzp, zgodnie z którym: „Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że: (…)

1. odwołanie zostało wniesione po upływie terminu określonego w ustawie;” nie zasługiwał on na uwzględnienie. Przystępujący podniósł, że czynności Zamawiającego, które skarży Odwołujący nie poddają się kontroli KIO, z uwagi na brak wskazania w czym Odwołujący upatruje ich nieprawidłowości. Należy zauważyć, że zarzut to zespół okoliczności faktycznych i prawnych tj. czynność lub zaniechanie zamawiającego oraz ich uzasadnienie faktyczne i prawne. Z treści odwołania jednoznacznie wynika jakie czynności kwestionuje Odwołujący, jakie przepisy ustawy Pzp zostały naruszone przez Zamawiającego oraz jakie okoliczności faktyczne i prawne o tym świadczą. Ustawa Pzp nie narzuca treści poszczególnych jednostek redakcyjnych odwołania, w których mają zostać zawarte poszczególne wymagania formalne. Co więcej należy wskazać, że zarówno Zamawiający jak i Przystępujący precyzyjnie odnieśli się do sformułowanych w odwołaniu zarzutów, co jednoznacznie potwierdza, że zostały one właściwie określone w odwołaniu, które należy odczytywać jako całość.

Izba ustaliła, że wykonawca wnoszący odwołanie wykazał interes w korzystaniu ze środków ochrony prawnej. Interes we wniesieniu odwołania wynika z faktu, iż w przypadku uwzględnienia przez Izbę zarzutów odwołania oferta Odwołującego uplasuje się na pierwszym miejscu w rankingu ofert, w związku z czym szanse Odwołującego na uzyskanie zamówienia zwiększą się.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego w ustawowym terminie zgłosił wykonawca Group AV Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Strony nie zgłosiły opozycji ani zastrzeżeń co do skuteczności przystąpienia tego wykonawcy do postępowania odwoławczego. Izba stwierdziła skuteczność przystąpienia wykonawcy Group AV Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej również: „Przystępujący”) do udziału w postępowaniu odwoławczym po stronie zamawiającego.

Izba postanowiła dopuścić dowody z dokumentacji przedmiotowego postępowania, odwołania wraz z załącznikami,

odpowiedzi na odwołanie wraz z załącznikami, oświadczenia o przystąpieniu do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego zawierającego stanowisko Przystępującego.

Izba odmówiła włączenia w poczet materiału dowodowego dowodów przedłożonych przez Odwołującego tj. kart katalogowych celem wykazania, że zaoferowane przez Odwołującego produkty istnieją, nie są wycofane z produkcji, są produkowane seryjnie oraz spełniają pozostałe wymogi dokumentacji zamówienia, stwierdzając, że dowody te zostały powołane jedynie dla zwłoki. Ocenie podlegały czynności Zamawiającego dokonane na moment dokonywania oceny złożonych ofert, a karty katalogowe nie znajdowały się wówczas w dokumentacji postępowania.

Biorąc pod uwagę stanowiska Stron, uczestnika postępowania i zgromadzony materiał dowodowy, Izba uznała, że odwołanie w całości należało uwzględnić.

W zakresie podniesionych zarzutów Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Zamawiający prowadzi w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie pn. „Wykonanie aranżacji wystawy stałej w budynku Memoriału pn.: „KL Plaszow. Miejsce po, miejsce bez”.

W postępowaniu oferty złożyło 8 wykonawców.

Zgodnie z rozdziałem III pkt 4 SWZ: #x200e„4.Szczegółowy zakres zamówienia określa Opis przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 1 do SW Z z załącznikami oraz Formularz cenowy, stanowiący zał. nr 2.1 do SWZ.”

Zgodnie z Załącznikiem nr 2.1. do SWZ - Formularz cenowy (części A i B) w części B wskazano:

„UWAGA: Wykonawca zobowiązany jest do podania w kolumnie 5 producenta, model i opis parametrów technicznych urządzeń umożliwiający weryfikację spełnienia wymagań wskazanych przez Zamawiającego. Warunku tego nie spełnia wpisanie tylko „zgodnie z OPZ”.

INFORMACJE OGÓLNE

1. Postępowanie obejmuje dostawę oraz montaż urządzeń na wystawie, zgodnie z wytycznymi projektu i oprogramowanie systemu zarządzającego. (…)
2. Urządzenia dostarczone w postępowaniu powinny być nowe, niewykorzystywane wcześniej, nie powystawowe i wyprodukowane nie wcześniej niż w 2 kwartale 2025 r.
3. Urządzenia muszą pochodzić z seryjnej produkcji, nie dopuszcza się urządzeń modyfikowanych przez wykonawcę w sposób naruszający gwarancje producenta. Dostarczone urządzenia muszą być ogólnodostępne i posiadać certyfikat CE (Punkt ten nie dotyczy urządzeń typu: komputer PC w kwestii doposażenia w pamięć ram oraz dysków twardych, podzespołów oraz dedykowanych uchwytów montażowych).
4. Oferowane urządzenia nie mogą być wycofane z produkcji ani posiadać statusu „end-of-life” w roku realizacji zamówienia. Urządzenia muszą znajdować się w bieżącej ofercie producenta w dniu składania oferty oraz w dniu dostawy.”

29 maja 2026 r. Przystępujący złożył do Zamawiającego Wniosek o wezwanie Wykonawcy New Amsterdam Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie do złożenia wyjaśnień w trybie art. 223 ust. 1 ustawy Pzp. We wniosku Przystępujący opisał swoje wątpliwości dotyczące głośnika kierunkowego IPC DS_60x60, niezgodność oferty Odwołującego z wymaganiami formularza cenowego, zakres wyjaśnień i dokumentów, których zdaniem Przystępującego powinien zażądać Zamawiający od Odwołującego, ryzyko niewykonania zamówienia. Przystępujący wnosił o:

„• wezwanie Wykonawcy New Amsterdam, w trybie art. 223 ust. 1 ustawy Pzp, do złożenia wyjaśnień i dokumentów opisanych w pkt IV niniejszego pisma, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, • weryfikację, czy zaoferowany produkt faktycznie istnieje w seryjnej produkcji i jest dostępny w bieżącej ofercie producenta, zgodnie z wymaganiami pkt 6 i 7 Informacji Ogólnych Formularza cenowego, • w przypadku nieudowodnienia istnienia i dostępności zaoferowanego produktu – podjęcie stosownych czynności przewidzianych ustawą Pzp, w tym rozważenie odrzucenia oferty Wykonawcy New Amsterdam jako niezgodnej z warunkami zamówienia."

19 czerwca 2026 r. Zamawiający na podstawie art. 223 ust. 1 ustawy Pzp wezwał Odwołującego do złożenia wyjaśnienia treści oferty w następującym zakresie:

„1. W poz. 33 formularza ofertowego Player typ 1 wykonawca oferuje Producent: Redicreo Model: RC-DS-Player_1, w poz. 34 formularza ofertowego Player typ 1 wykonawca oferuje Producent: Redicreo Model:

RC-DS-Player_2 , w poz. 35 formularza ofertowego Głośnik kierunkowy wykonawca oferuje Producent: IPC Model: IPC DS_60x60, w poz. 36 formularza ofertowego system sterowania wykonawca oferuje Moduł sterujący/procesor Producent: Artigio Model: Hilight_SRV_2026.

Zamawiający wymagał w formularzu cenowym cz. B: „Urządzenia muszą pochodzić z seryjnej produkcji, nie dopuszcza się urządzeń modyfikowanych przez wykonawcę w sposób naruszający gwarancje producenta. Dostarczone urządzenia

muszą być ogólnodostępne i posiadać certyfikat CE (Punkt ten nie dotyczy urządzeń typu: komputer PC w kwestii doposażenia w pamięć ram oraz dysków twardych, podzespołów oraz dedykowanych uchwytów montażowych).

Oferowane urządzenia nie mogą być wycofane z produkcji ani posiadać statusu „end-of-life” w roku realizacji zamówienia. Urządzenia muszą znajdować się w bieżącej ofercie producenta w dniu składania oferty oraz w dniu dostawy”.

Prosimy o wyjaśnienie w jaki sposób oferując powyższe urządzenia/ system wykonawca spełnia ten wymóg?

1. Czy oferowane w poz. 32. - Projektor typ 2 filtry Air Filter - ELPAF64 - EH-LS800 mogą być stosowane z oferowanym projektorem Epson Model: EB-805F ? Prosimy o wyjaśnienia.”

24 czerwca 2026 r. Odwołujący złożył wyjaśnienia wskazując m.in.: „W zakresie punktu 1 wezwania dotyczącego urządzeń: • Player typ 1 Redicreo RC-DS-Player_1 • Player typ 2 Redicreo RC-DS-Player_2 • Głośnik kierunkowy IPC DS_60x60 • Artigio Hilight_SRV_2026 Potwierdzamy, że wyżej wymienione urządzenia pochodzą z seryjnej produkcji, posiadają gwarancję producenta, są ogólnodostępne i posiadają certyfikaty CE, nie są wycofane z produkcji, nie posiadają statusu „end-of-life” oraz znajdują się w bieżącej ofercie producentów zarówno w dniu złożenia oferty jak i producenci nie planują ich wycofania z oferty.” Na potwierdzenie złożonych oświadczeń Odwołujący przedłożył oświadczenia producentów poszczególnych urządzeń.

3 lipca 2026 r. Zamawiający poinformował wykonawców o dokonaniu wyboru oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej oraz o odrzuceniu m.in. oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. W uzasadnieniu odrzucenia oferty Odwołującego Zamawiający wskazał: „Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. W niniejszej sprawie niezgodność oferty polega na niewykazaniu w sposób jednoznaczny i możliwy do zweryfikowania, że urządzenia zaoferowane w poz. 33, 34, 35 i 36 spełniają wymagania formularza cenowego dotyczące seryjnej produkcji, ogólnodostępności, certyfikacji CE, braku wycofania z produkcji, braku statusu „end-of-life" oraz pozostawania w bieżącej ofercie producenta.”

Z takim stanowiskiem Zamawiającego nie zgodził się Odwołujący składając 13 lipca 2026 r. odwołanie.

Rozpoznanie sprawy przez Izbę dotyczyło tego, czy Zamawiający dopuścił się naruszenia przepisów ustawy Pzp poprzez odrzucenie oferty Odwołującego jako niezgodnej z warunkami zamówienia oraz dokonanie wyboru oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej.

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp:

„1. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: (…)

1. jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;” Zgodnie z art. 239 ustawy Pzp:

„1. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia.

1. Najkorzystniejsza oferta to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem.”

Zgodnie z art. 223 ust. 1 ustawy Pzp:

„1. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści."

W pierwszej kolejności Izba wskazuje, że zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp Zamawiający odrzuca ofertę, która jest niezgodna z warunkami zamówienia. Niezgodność ta musi być konkretna i nie można jej jedynie domniemywać (np. na podstawie informacji zawartych na stronach internetowych). W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający wymagał, aby urządzenia zaoferowane w poz. 33, 34, 35 i 36 formularza cenowego stanowiącego załącznik nr 2.1. do SW Z pochodziły z seryjnej produkcji, były ogólnodostępne, posiadały certyfikat CE, nie były wycofane z produkcji, nie posiadały statusu „end of life” oraz znajdowały się w bieżącej ofercie producenta zarówno w dniu złożenia oferty, jak i w dniu dostawy. Zamawiający w uzasadnieniu odrzucenia oferty Odwołującego wskazał, że same oświadczenia producentów załączone do wyjaśnień Odwołującego nie pozwalają mu na zweryfikowanie oferowanych urządzeń, bo nie zostały poparte materiałem produktowym. Izba wskazuje, że co prawda Zamawiający jest uprawniony na podstawie art. 223 ust.

1 ustawy Pzp do żądania wyjaśnień dotyczących treści złożonej przez wykonawcę oferty, to jednak nie mogą one służyć naprawianiu braków w dokumentacji i niedopatrzeń Zamawiającego. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający nie wymagał od wykonawców złożenia przedmiotowych środków dowodowych, które dotyczyłyby zaoferowanych urządzeń.

Konieczność przedłożenia dokumentów na potwierdzenie zgodności oferowanych produktów z warunkami zamówienia powinna wynikać z SW Z. Wykonawcy w prowadzonym przez Zamawiającego postępowaniu byli jedynie zobowiązani do uzupełnienia formularza cenowego i złożenia oświadczeń w formularzu ofertowym. Wezwanie skierowane do Odwołującego było bardzo ogólne, nie korespondowało z treścią wniosku, który złożył do Zamawiającego Przystępujący 29 maja 2026 r., a który dotyczył wątpliwości dotyczących produktów zaoferowanych przez Odwołującego. Wykonawca co prawda nie zakwestionował treści wezwania, jednak w ocenie Izby w dostateczny sposób na nie odpowiedział załączając oświadczenia producentów urządzeń, o które pytał Zamawiający. Oświadczenia te zostały wydane na potrzeby tego konkretnego postępowania i dotyczyły produktów zaoferowanych przez Odwołującego (potwierdzały one, że produkty pochodzą z seryjnej produkcji, są ogólnodostępne, posiadają certyfikat CE, nie są wycofane z produkcji, nie posiadają statusu „end of life” oraz znajdują się w bieżącej ofercie producenta zarówno w dniu złożenia oferty, jak i w dniu dostawy). Podstawę odrzucenia oferty Odwołującego stanowił brak złożenia przez niego materiałów produktowych, których Zamawiający nie wymagał ani w dokumentacji postępowania, ani w treści wezwania. W treści wezwania Zamawiający nie zawarł informacji o konieczności złożenia dokumentów, które by dotyczyły oferowanego modelu produktu. Aby sprostać oczekiwaniu Zamawiającego Odwołujący musiałby domyślić się jakie jest oczekiwanie Zamawiającego.

Mając na uwadze powyższe zarzut dotyczący naruszenia art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, jak i zarzut wynikowy dotyczący naruszenia art. 239 ustawy Pzp okazały się zasadne, a Zmawiający dopuścił się naruszenia wskazanych przez Odwołującego przepisów ustawy Pzp dokonując odrzucenia oferty Odwołującego z uwagi na jej niezgodność z warunkami zamówienia, a w konsekwencji dokonując wyboru oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej.

O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 557, art. 574 i art. 575 ustawy Pzp oraz § 5 pkt 1 i 2 lit. b oraz § 7 ust. 1 pkt 1 , stosownie do wyniku postępowania obciążając kosztami Zamawiającego. Izba zaliczyła w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od odwołania i kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez Odwołującego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika. Izba zasądziła w związku z powyższym od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kwotę 18 600 zł 00 gr (słownie: osiemnaście tysięcy sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez Odwołującego.

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.

Przewodnicząca

………….................