Postanowienie KIO 1524/26 z 20 kwietnia 2026

W dniu 7 kwietnia 2026 r. wykonawca Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Odwołujący”) wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Zamawiający”) na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm., „Pzp”) w trybie przetargu nieograniczonego pn.: „Usługa dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem zarządzania (wydruk podążający)” [znak sprawy: ZP/04/26], zwane dalej „Postępowaniem”.

Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod numerem: 210081-2026 w dniu 26.03.2025 r.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie „naruszenie art. 112 ust. 1 i ust. 2 pkt 4 w zw. z art. 16 ust. 1 i ust. 3 Ustawy polegające na określeniu warunków udziału w postępowaniu, dotyczących zdolności technicznej i zawodowej Wykonawcy z naruszeniem zasady proporcjonalności, w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia i ponad uzasadnioną miarę ograniczający konkurencję w postępowaniu”.

Odwołujący wnosił o „…uwzględnienie odwołania w całości i nakazanie Zamawiającemu dokonania modyfikacji treści SWZ w następującym zakresie:

W SW Z - Rozdział 7. Informacje o warunkach udziału w postępowaniu – Zdolność techniczna i zawodowa – w ust. 7.1.2 wnoszę o zmianę treści:

1. 1.2. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej 2 usługi polegające na dzierżawie/najem urządzeń wielofunkcyjnych kolorowych i monochromatycznych A3 wraz z systemem monitoringu stanu urządzeń oraz serwisem dzierżawionych/najmowanych urządzeń, w tym sukcesywną dostawą materiałów eksploatacyjnych, o wartości brutto co najmniej 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) każda z nich, z czego jedna z wymienionych usług była wdrożona w przynajmniej 5 lokalizacjach na terenie całego kraju, oraz jedna z nich trwała co

najmniej 12 miesięcy; (…) na:

1. 1.2. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej 2 usługi polegające na dzierżawie/najmie urządzeń wielofunkcyjnych kolorowych A3 wraz z systemem monitoringu stanu urządzeń oraz serwisem dzierżawionych/najmowanych urządzeń, w tym sukcesywną dostawą materiałów eksploatacyjnych, o wartości brutto co najmniej 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) każda z nich, z czego jedna z wymienionych usług była wdrożona w przynajmniej 5 lokalizacjach na terenie całego kraju, oraz jedna z nich trwała co najmniej 12 miesięcy; (…)”.

Ponadto Odwołujący wnosił o zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego zwrotu kosztów postępowania odwoławczego.

Odwołujący wskazywał, że posiada interes we wniesieniu odwołania, ponieważ „jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność w zakresie świadczenia usług zbieżnych z przedmiotem zamówienia, a tym samym jest Wykonawcą zainteresowanym złożeniem oferty w przedmiotowym postępowaniu i uzyskaniem zamówienia.

Odwołujący realizował wiele tego typu zamówień i posiada odpowiednie doświadczenie i kwalifikacje potrzebne do ubiegania się o zamówienie. Postawienie zbyt wygórowanych, nieproporcjonalnych warunków udziału w postępowaniu istotnie ogranicza krąg potencjalnych oferentów przez co Wykonawca na chwilę obecną nie może złożyć oferty w postępowaniu. Zatem nie ma szansy na uzyskanie zamówienia, co może spowodować szkodę w majątku Odwołującego, który nie osiągnie przychodu i zysku na poziomie zakładanej przez niego oferty cenowej, które mógłby osiągnąć w warunkach uczciwej konkurencji. Uwzględnienie odwołania umożliwi Odwołującemu złożenie oferty na warunkach zgodnych z zasadami uczciwej konkurencji i da szanse na uzyskanie zamówienia, przez co wniesienie odwołania jest w jego interesie”.

Do postępowania odwoławczego nie przystąpił żaden z wykonawców.

Odwołujący w piśmie procesowym z dnia 7 kwietnia 2026 r. złożył wniosek o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 pkt 2 Pzp, wskazując jak niżej:

„Działając w imieniu Odwołującego Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna, w związku z dokonaniem przez Zamawiającego zmiany treści zaskarżonych postanowień SWZ, wnoszę o:

1. umorzenie na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej „Pzp”) postępowania odwoławczego wszczętego w dniu 7 kwietnia 2026 r.;
2. wydanie postanowienia w przedmiocie kosztów, nakazującego zwrot całości wpisu od odwołania.

Ewentualnie w przypadku nieuwzględnienia wniosków z pkt 1 i 2:

1. Odwołujący cofa odwołanie i wnosi o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 pkt 1 Pzp;
2. wnosi o wydanie postanowienia w przedmiocie kosztów, nakazującego zwrot należnej części wpisu od odwołania.

Odwołujący złożył odwołanie w dniu 07.04.2026 r. żądając zmiany treści postanowień SW Z w zakresie wskazanym w odwołaniu.

W dniu 09.04.2026 r. Zamawiający opublikował Wyjaśnienia treści SW Z dokonując zmiany zaskarżonych w odwołaniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z intencją Odwołującego, w taki sposób który przywrócił konkurencyjność postępowania, poprzez zmianę koniunkcji na alternatywę w zakresie urządzeń mono/kolor.

W konsekwencji, z uwagi na dokonanie przez Zamawiającego zmiany dokumentacji postępowania w zakresie objętym zasadniczymi zarzutami odwołania, dalsze prowadzenie postępowania odwoławczego stało się zbędne. W niniejszej sprawie substrat odwołania utracił swój byt poprzez wykonanie przez Zamawiającego czynności, które wyeliminowały kwestionowane ograniczenia i dostosowały postanowienia dokumentacji do standardów proporcjonalności oraz zasad uczciwej konkurencji. Z tego względu zachodzi podstawa do umorzenia postępowania przewidziana w art. 568 pkt 2 Pzp.

Z uwagi na powyższe, Odwołującemu przysługuje zwrot pełnej wartości wpisu na podstawie art. 557 i 575 Pzp w zw. § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Ewentualnie w przypadku uznania przez Izbę, że brak jest podstaw do umorzenia postępowania w tym trybie, Odwołujący wnosi o potraktowanie niniejszego pisma jako cofnięcie odwołania.”

Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Zgodnie z art. 568 pkt 2 ustawy Pzp Izba umarza postępowania odwoławcze, w formie postanowienia, w

przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Zgodnie ze stanowiskiem doktryny: podstawą do umorzenia postępowania jest również stwierdzenie przez Izbę, że postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Ustawodawca nie doprecyzował, o jakie sytuacje chodzi. Z pewnością dyspozycją przepisu objęte będą sytuacje utraty bytu prawnego przez stronę odwołania, na skutek likwidacji lub śmierci odwołującego. Wydaje się również, że podstawa umorzenia zaistnieje, kiedy Zamawiający dokona zmiany dokumentacji postępowania w zakresie objętym zasadniczymi zarzutami odwołania, co powoduje, że czynność, wobec której wniesiono odwołanie nie istnieje. Tym samym nie istnieje tzw. substrat zaskarżenia, będący podstawą dla wykonawcy do wniesienia środka ochrony prawnej oraz niezbędny do tego, aby Izba mogła merytorycznie rozpoznać odwołanie i stwierdzić, czy Zamawiający dopuścił się naruszenia przepisów Pzp.

Wyżej opisana sytuacja zaistniała w przedmiotowym postępowaniu odwoławczym. Zamawiający, po wniesieniu odwołania, dokonał żądanych w odwołaniu zmian dokumentacji postępowania, co potwierdził sam Odwołujący składając wniosek o umorzenie postępowania odwoławczego.

Izba zwraca uwagę, że zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 ustawy Pzp Izba, wydając orzeczenie, bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia, co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie. Należy również wskazać, że przepisy ustawy Pzp nie zobowiązują zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia w sytuacji, w której wykonawca wniesie odwołanie. Zgodnie z treścią przepisu art.

552 ust. 1 ustawy Pzp, podobnie jak w przypadku art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy - nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ponadto stan rzeczy, o którym mowa w przepisie art. 552 ust. 1 ustawy Pzp należy analogicznie, jak w art. 316 § 1 kpc, interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25 czerwca 2015 r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13 września 2018 r., sygn. akt: I AGa 159/18).

Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązania uwzględnić czynności Zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Skoro Zamawiający dokonał stosownych zmian w treści dokumentacji postępowania tym samym czynności stanowiące podstawy wniesienia środka ochrony prawnej przestały istnieć. Zaskarżenie czynności, która w kształcie wskazanym w odwołaniu już nie istnieje, nie daje podstaw Izbie do stwierdzenia naruszenia przepisów przez Zamawiającego i nie może być podstawą do wydania orzeczenia merytorycznego.

Uznać w takiej sytuacji w ocenie Izby należało, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego było bezcelowe, czyli jak stanowi przepis Pzp – zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach. Biorąc pod uwagę powyższe, Izba uznała, że zachodzą podstawy do umorzenia postępowania odwoławczego zgodnie z art. 568 pkt 2 ustawy Pzp.

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557, art. 574 i art. 575 ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.

U. z 2020 r. poz. 2437), nakazując dokonanie na rzecz odwołującego zwrotu z rachunku Urzędu Zamówień Publicznych kwoty uiszczonej tytułem wpisu.

Mając powyższe na uwadze orzeczono jak w sentencji.

Przewodniczący

.....................................................