Wyrok KIO 1002/26 z 28 kwietnia 2026

Zamawiający – Master Odpady i Energia Sp. z o.o. z siedzibą w Tychach – prowadzi w trybie podstawowym postępowanie o udzielenie zamówienia pn. Dostawa, wymiana, czyli demontaż i montaż taśm gumowych, olejo- i tłuszczo- odpornych dla przenośników stacjonarnych i mobilnych oraz separatorów. Wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 2026/BZP 00099032.

Wykonawca Labor SW TP Investment Sp. z o.o. Sp.k. wniósł4 marca 2026 r. odwołanie wobec odrzucenia jego oferty. Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie przepisów:

1. art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, poprzez błędne uznanie oferty za niezgodną z SW Z, gdy co najwyżej z uwagi na błąd kalkulacyjny oferta została przedstawiona w kwocie jednostkowej, a nie skalkulowanej w oparciu o drugi arkusz kalkulacyjny Załącznika do Formularza Oferty.
2. art. 223 ust. 1 ustawy Pzp, poprzez zaniechanie wezwania do wyjaśnień lub poprawienie oczywistej omyłki rachunkowej, w sytuacji, gdy Zamawiający mając przedstawioną ofertę z pierwszym arkuszem kalkulacyjnym Załącznika do Formularza Oferty mógł zastosować przyjęte stawki do drugiego arkusza kalkulacyjnego Załącznika do Formularza Oferty, który pozwoliłby na przyjęcie prawidłowej kwoty całościowej 449.921,70 zł, 3)art. 16 ustawy Pzp, poprzez zastosowanie nadmiernego formalizmu i zastosowanie nieprecyzyjnego Załącznika do Formularza Oferty, co skutkowało przyjęciem przez Odwołującego, że właściwą intencją i ofertą jest suma pozycji zawartych w pierwszym arkuszu kalkulacyjnym Załącznika do Formularza Oferty, gdy tymczasem właściwa oferta

winna być wyliczona w arkuszu drugim poprzez przepisanie pozycji z arkusza pierwszego; 4)art. 61 ust. 1 ustawy Pzp, poprzez wadliwe przekazanie informacji o odrzuceniu oferty Odwołującego, tj. bez podpisu osoby, która podjęła decyzję o odrzuceniu oferty w piśmie z 26 lutego 2026 r.

Odwołujący wniósł o nakazanie Zamawiającemu:

-unieważnienia czynności wyboru oferty złożonej przez wykonawcę „Droma” Firma Produkcyjno-Handlowo-Usługowa jako oferty najkorzystniejszej,

-unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego, -powtórzenia czynności oceny przedmiotowych środków dowodowych z uwzględnieniem załączonego drugiego arkusza kalkulacyjnego Załącznika do Formularza Oferty, uzupełnionego poprzez przyjęcie stawek z pierwszego arkusza kalkulacyjnego Załącznika do Formularza Oferty, złożonego przez Odwołującego razem z odrzuconą ofertą Na podstawie dokumentacji przedmiotowego postępowania oraz biorąc pod uwagę stanowiska stron, Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Zgodnie z rozdz. VIII SW Z (Opis sposobu przygotowania ofert oraz wymagania formalne dotyczące dokumentów i oświadczeń):

1. Ofertę składa się na Formularzu Ofertowym - zgodnie z Załącznikiem nr 1 do SWZ. (…)
2. Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy zamieszczonych w załącznikach do SW Z, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy.

W formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do SW Z) Zamawiający wymagał podania ceny za całość przedmiotu zamówienia, stanowiącej sumę pozycji 1-22.

W formularzu oferty szczegółowym (formularz 1), który zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego należało załączyć do oferty, Zamawiający wyspecyfikował typy, rodzaje i szerokości taśm oraz rodzaje powierzchni transportującej, pozostawiając do wypełnienia przez wykonawcę kolumny dotyczące ceny netto za 1 mb taśmy, kwoty podatku VAT i ceny brutto za 1 mb taśmy. Formularz obejmuje 21 pozycji dotyczących poszczególnych rodzajów taśm i jedną pozycję dotyczącą wykonania połączenia taśmy na zimno.

Zamawiający opracował także formularz pn. Szacowanie wartości – cennik szacunkowy wartości wymiany każdego rodzaju taśm znajdujących się u Zamawiającego (formularz 2), obejmujący 21 pozycji dotyczących rodzajów taśm, w którym podał szacowaną do wymiany długość każdego rodzaju taśmy, pozostawiając do wypełnienia kolumny:

-cena jednostkowa 1 mb taśmy netto, -wartość wymiany, -cena jednostkowa połączenia taśmy, -wartość trzech połączeń, -wartość wymiany taśmy z połączeniem netto, -podatek VAT, -wartość wymiany taśmy z połączeniem brutto.

W uwagach pod formularzem Zamawiający wskazał: suma wartości wymiany taśmy z połączeniem brutto (kolumna M wiersz 26) stanowi cenę brutto za całość przedmiotu zamówienia (suma brutto pozycji 1 -21) wpisaną do formularza oferty.

Odwołujący podał w ofercie, że oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia (suma pozycji 1-22) cenę 7 264,38 zł i załączył wypełniony formularz 1, nie przedstawił natomiast formularza 2.

Podana w ofercie wartość 7 264,38 zł stanowi sumę pozycji formularza 1, tj. cen jednostkowych, nieprzemnożonych przez szacowaną do wymiany długość każdego rodzaju taśmy.

Zamawiający 26 lutego 2026 r. poinformował o wyborze oferty „Droma” Firma Produkcyjno-Handlowo-Usługowa jako oferty najkorzystniejszej (z ceną 459 466,50 zł) oraz o odrzuceniu oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1

pkt 5 ustawy Pzp. Zamawiający przedstawił następujące uzasadnienie faktyczne odrzucenia oferty:

Zamawiający ogłaszając postepowanie w trybie podstawowym zamieścił wzór formularza ofertowego wraz z formularzem szczegółowym. W opisie dotyczącym wypełnienia formularza ofertowego Zamawiający zapis, iż na cenę oferty brutto składa się suma pozycji od 1 do 22 z formularza szczegółowego. Formularz szczegółowy został zamieszczony w formie edytowalnej z sumowaniem poszczególnych pozycji. Wykonawca w sposób nieprawidłowy wypełnił formularz szczegółowy zamieszczając własne wyliczenia oraz dopiski pod formularzem. Takie zapisy spowodowały nierealność ceny oferty i jej niezgodność z warunkami zamówienia. ​B iorąc pod uwagę powyższe, w związku z brakiem możliwości poprawienie błędów przez Zamawiającego ofert firmy Labor SWTP Investment Sp. z o.o., SK została odrzucona.

Przekazana przez Zamawiającego do akt postępowania odwoławczego informacja o odrzuceniu oferty jest niepodpisanym plikiem word.

Izba zważyła, co następuje:

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Niezgodność oferty z treścią SW Z uzasadniająca odrzucenie oferty zachodzi w sytuacji zaoferowania świadczenia nieodpowiadającego merytorycznym wymaganiom zamawiającego określonym w SW Z. Co istotne, Zamawiający zobowiązany jest wykazać w przekazanej wykonawcom informacji o odrzuceniu oferty, że zaistniały okoliczności uzasadniające odrzucenie oferty. Zasadność czynności odrzucenia oferty podlega ocenie Izby w kontekście okoliczności faktycznych i prawnych przedstawionych przez zamawiającego w uzasadnieniu tej czynności, Zamawiający jest bowiem zobowiązany przepisem art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp do przedstawienia, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, uzasadnienia faktycznego i prawnego swojej czynności. Uzasadnienie to powinno wyczerpująco obrazować, jakie przyczyny legły u podstaw decyzji zamawiającego, tak aby wykonawca, gdy oceny zamawiającego nie podziela, mógł się do wskazanych przez zamawiającego uchybień ustosunkować. Zamawiający jest więc obciążony obowiązkiem wykazania wszystkich okoliczności faktycznych i prawnych potwierdzających konieczność odrzucenia oferty, a wykazanie to powinno nastąpić już w przedstawionym wykonawcom wraz z informacją o wyborze oferty najkorzystniejszej uzasadnieniu.

W rozpoznawanej sprawie Zamawiający w informacji o odrzuceniu oferty nie wykazał zasadności tej czynności.

Zamawiający stwierdził w niej, że Wykonawca w sposób nieprawidłowy wypełnił formularz szczegółowy zamieszczając własne wyliczenia oraz dopiski pod formularzem. Takie zapisy spowodowały nierealność ceny oferty i jej niezgodność z warunkami zamówienia. Zamawiający nie wyjaśnił, na czym konkretnie polegało nieprawidłowe wypełnienie formularza oferty, poza wskazaniem na zamieszczenie własnych wyliczeń i dopisków pod formularzem. Izba stwierdziła jednak, że w złożonej przez Odwołującego ofercie nie ma żadnych dodatkowych wyliczeń ani dopisków, a Zamawiający podczas rozprawy nie potrafił wyjaśnić powyższych zastrzeżeń. Co więcej, Zamawiający w ogóle nie sprecyzował, że powodem odrzucenia oferty jest niewypełnienie formularza 2. Już tylko ta okoliczność przesądza o niezasadności odrzucenia oferty.

Niezależnie pod powyższego wskazać należy, że niewypełnienie formularza 2 nie może być w okolicznościach tej sprawy traktowane jako podstawa odrzucenia oferty. W ocenie Izby nie ulega wątpliwości, że powyższe było wynikiem omyłki przy sporządzaniu oferty, do której przyczynił się sam Zamawiający, który niestarannie przygotował dokumenty zamówienia. Zauważyć należy, że Zamawiający nie zamieścił w SW Z konkretnej instrukcji dotyczącej sposobu obliczenia ceny, a dodatkowo w formularzu głównym wskazał, że wymaga podania ceny za całość przedmiotu zamówienia, stanowiącej sumę pozycji 1-22. Co istotne, 22 pozycje zawierał formularz 1, zatem Odwołujący kierując się powyższą instrukcją podał sumę pozycji z tego właśnie formularza (która była jednak sumą cen jednostkowych, nieprzemnożonych przez szacowaną do wymiany długość taśm). Formularz 2 obejmował bowiem 21 pozycji.

Dodatkowo formularz 1 został określony jako formularz oferty szczegółowy, podczas gdy formularz 2 został przez Zamawiającego określony jako Szacowanie wartości – cennik szacunkowy wartości wymiany każdego rodzaju taśm znajdujących się u Zamawiającego, zatem również nazwy tych formularzy mogły sugerować, że przewidziany do wypełnienia przez wykonawcę jest formularza 1. W uwagach pod formularzem 2 natomiast Zamawiający wskazał: suma wartości wymiany taśmy z połączeniem brutto (kolumna M wiersz 26) stanowi cenę brutto za całość przedmiotu zamówienia (suma brutto pozycji 1-21) wpisaną do formularza oferty, co pozostaje niespójne z instrukcją zawartą w formularz głównym. Postanowienia dokumentów były więc niespójne i naruszały zasadę przejrzystości postępowania, co mogło wprowadzić wykonawcę w błąd i spowodować niewypełnienie formularza 2.

Następnie stwierdzić należy, że oferta Odwołującego zawiera wszystkie elementy pozwalające bez żadnych

wątpliwości ustalić, jak powinien być wypełniony formularz 2 i w konsekwencji, jaka cena za całość przedmiotu zamówienia została zaoferowana. Odwołujący podał bowiem wszystkie ceny jednostkowe (zarówno dotyczące poszczególnych rodzajów taśm, jak i wykonania 1 mb połączenia taśmy na zimno), a szacowana do wymiany długość każdego rodzaju taśmy została określona przez Zamawiającego. Jedynymi brakującymi elementami są więc wyniki iloczynów powyższych wartości, a suma tych iloczynów składa się na cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia w rozumieniu postanowień zawartych w formularz 2, co nie wymaga nawet zwracania się do wykonawcy o wyjaśnienia. Do skorygowania przedmiotowej omyłki nie jest potrzebna ani zmiana, ani uzupełnienie oświadczenia woli wykonawcy o nowe elementy, co powoduje dopuszczalność poprawienia oferty na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający poprawia w ofercie inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Zauważenia wymaga przy tym, że Zamawiający w uzasadnieniu odrzucenia oferty Odwołującego w ogóle nie odniósł się do takiej możliwości i nie dokonał oceny pod tym kątem.

Izba stwierdziła, że ze względu na charakter popełnionej omyłki właściwą podstawą skorygowania oferty jest art.

223 ust. 2 pkt 3, nie zaś art. 223 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, który dotyczy oczywistych omyłek rachunkowych. Omyłka polega tu bowiem nie tyle na błędnym ustaleniu wyniku działań matematycznych, co na niewypełnieniu formularza, którego wypełnienia oczekiwał Zamawiający, mimo że dał temu wyraz w sposób niedbały i niejednoznaczny, co przyczyniło się do błędu wykonawcy.

Niezależnie od powyższego Izba stwierdziła, że w dokumentacji postępowania znajduje się informacja o odrzuceniu oferty w formie pliku word nieopatrzonego żadnym podpisem. Zamawiający nie wykazał, aby przekazana wykonawcom informacja została podpisane przez osoby działające w jego imieniu. Biorąc pod uwagę, że postępowanie jest prowadzone przy użyciu komunikacji elektronicznej (rozdz. IV SW Z) oraz okoliczność, że informacja o odrzuceniu oferty jest oświadczeniem zamawiającego wywołującym skutki prawne, przekazanie informacji niepodpisanej stosownie do sposobu komunikacji obowiązującego w postępowaniu (art. 61 ust. 1 ustawy Pzp) należy uznać za wadliwe.

Odnosząc się natomiast do podniesionej przez Zamawiającego okoliczności, że żaden z wykonawców w przedmiotowym postępowaniu przed upływem terminu związania ofertą nie przedłużył tego terminu oraz ważności wadium, wskazać należy, że z dokumentacji postępowania nie wynika, aby Zamawiający wystąpił do wykonawców o takie przedłużenie, stosownie do art. 307 ust. 2 ustawy Pzp. Skoro Zamawiający tego zaniechał, nie ma podstaw do odmawiania wykonawcy możliwości skutecznego korzystania ze środków ochrony prawnej z powołaniem się na nieprzedłużenie ww. terminu. Zamawiający zdaje się nie dostrzegać, że przepisy ustawy nie przewidują możliwości przedłużenia tego terminu przez wykonawcę z własnej inicjatywy. Ponadto podkreślić należy, że upływ terminu związania ofertą nie wyłącza możliwości wyboru oferty najkorzystniejszej za zgodą wykonawcy (art. 252 ust. 2 ustawy Pzp).

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.

O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 557, art. 574 i art. 575 ustawy Pzp oraz § 5 pkt 1 i § 7 ust.

1 pkt 1 , stosownie do wyniku postępowania obciążając kosztami Zamawiającego.

Przewodnicząca

……………………