Postanowienie KIO 4240/25 z 5 listopada 2025

1. Umorzyć postępowanie odwoławcze.
2. Nakazać zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: 1) Ever Medical Care Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, 2) Ever Cleaning Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, 3) EverTeam Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie kwoty 15 000 zł (słownie: piętnaście tysięcy złotych), uiszczonej tytułem wpisu od odwołania.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca

……………….…………………

Sygn. akt

KIO 4240/25

Narodowy Instytut Geriatrii, Reumatologii i Rehabilitacji im. prof. dr hab. med. Eleonory Reicher w Warszawie (zwany dalej: „zamawiającym”) prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320, ze zm.), zwanej dalej: „ustawą Pzp”, na realizację zadania pn.: „Utrzymanie czystości i wykonywanie zabiegów sanitarnych w pomieszczeniach szpitalnych, transport wewnątrzszpitalny, utrzymanie terenów zewnętrznych utwardzonych, w tym miejsc postojowych i terenów zielonych, oraz inne czynności pomocnicze wykonywane na rzecz pacjentów NIGRIR”, numer referencyjny: 32/PN/2025/KP.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 23.09.2025 r., numer publikacji ogłoszenia: 621904-2025, numer wydania Dz.U. S: 182/2025. Wartość zamówienia przekracza progi unijne, określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy Pzp.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia: 1) Ever Medical Care Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, 2) Ever Cleaning Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, 3) EverTeam Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (zwani dalej łącznie:

„odwołującym”) w dniu 3 października 2025 roku wnieśli odwołanie wobec czynności oraz zaniechania czynności przez zamawiającego polegających na nieprawidłowym ustaleniu treści dokumentów zamówienia (SW Z i ogłoszenia) w zakresie:

1. wyznaczenia terminu składania ofert bez uwzględnienia czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, tj. zastosowanie procedury przyspieszonej - skróconego terminu składania ofert, podczas gdy w SW Z zamawiający wskazał obligatoryjną wizję lokalną, wobec czego zamawiający powinien był wyznaczyć termin składania ofert dłuższy od ustawowego terminu minimalnego jak również brak uzasadnienia jego skrócenia;
2. określenia warunków udziału w postępowaniu, w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia, niezwiązany z przedmiotem zamówienia i ograniczający konkurencję, a ponadto niejasny i nieprecyzyjny.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie następujących przepisów:

1. art. 16 pkt 1 i 2 i 3 w zw. z art. 131 ust. 1 i 2 ustawy Pzp w zw. z art. 138 ust. 1 i 2 pkt 2) ustawy Pzp poprzez utrudnienie uczciwej konkurencji, naruszenie zasady przejrzystości i proporcjonalności, z uwagi na wyznaczenie terminu składania ofert bez uwzględnienia czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, tj. zastosowanie procedury przyspieszonej - skróconego terminu składania ofert, podczas gdy nie było ku temu uzasadnienia w szczególności nie zachodziła pilna potrzeba udzielenia zamówienia, a ponadto w SW Z zamawiający wskazał obligatoryjną wizję lokalną, wobec czego zamawiający powinien był wyznaczyć termin składania ofert dłuższy od ustawowego terminu minimalnego;
2. art. 112 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 4) ustawy Pzp i art. 116 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 16 pkt 1), 2) oraz 3) i art. 17 ust. 1 i 2 ustawy Pzp poprzez ustanowienie nadmiernego, nieproporcjonalnego, dyskryminującego, niezachowującego zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, nieuzasadnionego warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznych lub zawodowych określonych w Rozdziale IX pkt 2 ppkt 4 lit. a i b) SW Z w zakresie łącznego wymagania utrzymania terenów zewnętrznych zielonych i utwardzonych o określonym metrażu w podmiocie leczniczym (warunek z lit. b), oraz aż 4 usług utrzymania czystości w podmiocie leczniczym (warunek z lit. a i b), co spowodowało w sposób nieuzasadniony wyeliminowanie z postępowania znacznego kręgu wykonawców zdolnych do jego wykonania i odebrało możliwość uzyskania zamówienia odwołującemu. Takie sformułowanie warunków stanowi także naruszenie zasady uzyskania najlepszych efektów zamówienia w stosunku do poniesionych nakładów i uzyskania usług najlepszej jakości w ramach środków;
3. art. 112 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 4) i art. 116 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 16 pkt 1), 2), 3) i art. 17 ust. 1 i 2 ustawy Pzp poprzez ustanowienie nadmiernego, nieproporcjonalnego, dyskryminującego, niezachowującego zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, nieuzasadnionego warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznych lub zawodowych określonych w Rozdziale IX pkt 2 ppkt 4 lit. c) SW Z w zakresie dysponowania personelem posiadającym wiedzę z zakresu zarządzania zmianą, co stanowi warunek nadmierny i niezwiązany z przedmiotem zamówienia;
4. zarzut ewentualny: - w sytuacji gdy zamawiający dokona otwarcia ofert bez dokonania modyfikacji SW Z zgodnych z żądaniami odwołania, udzielania wyjaśnień oraz przesunięcia terminu składania ofert - zarzut naruszenia art. 255 pkt 6 ustawy Pzp, z uwagi na obarczenie postępowania niemożliwą do usunięcia wadą z uwagi na nieprawidłowy opis warunków udziału w postępowaniu oraz nieprawidłowe określenie terminu składania ofert.

W oparciu o powyższe odwołujący wnosił o nakazanie zamawiającemu:

1. przedłużenia terminu składania ofert, tak, aby wynosił nie mniej niż minimalny termin na złożenie oferty wynikający z przepisów Pzp, w tym co najmniej 20 dni od dnia modyfikacji SW Z w zakresie warunków udziału w postępowaniu zgodnej z żądaniami odwołania;
2. zmiany warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdziale IX pkt 2 ppkt 4 lit. b) SW Z w zakresie wymagania utrzymania terenów zewnętrznych zielonych i utwardzonych na następujące brzmienie: - jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonał lub wykonuje (w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych), co najmniej jedną usługę polegającą na świadczeniu usługi utrzymania porządku na terenach zewnętrznych utwardzonych i zielonych, o powierzchni min. 10 000 m2 każda.
3. zmiany warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdziale w Rozdziale IX pkt 2 ppkt 4 lit. c) SW Z w zakresie dysponowania personelem na następujące brzmienie: - jeżeli wykaże, że zatrudnia co najmniej 2 osoby nadzorujące/koordynujące, odpowiedzialne również za kontrolę jakości, posiadające co najmniej wykształcenie średnie z co najmniej 3-letnim doświadczeniem w zakresie nadzoru oraz wiedzę z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, profilaktyki zakażeń szpitalnych, higieny szpitalnej, technologii sprzątania oraz oddziaływania środków myjących i dezynfekcyjnych na powierzchnie, sprawującą bezpośredni nadzór nad pracownikami(minimum 40 osób).
4. w przypadku nie uwzględnienia odwołania przez zamawiającego przed upływem terminu składania ofert unieważnienia postępowania jako obarczonego wadą niemożliwą do usunięcia na tym etapie Postępowania.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

W dniu 6 października 2025 roku zamawiający przekazał wykonawcom informację o wniesieniu odwołania wraz z jego kopią poprzez platformę zamówieniową E-zamawiający.

Do postępowania odwoławczego nie zgłosił przystąpienia żaden z wykonawców.

W dniu 3 listopada 2025 roku odwołujący złożył pismo procesowe, wnosząc o umorzenie postępowania odwoławczego: - na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy Pzp w zakresie zarzutu nr 1 i 2 z uwagi na modyfikację treści SW Z w dniu 27.10.2025 roku w zakresie warunku udziału w postępowaniu dotyczącego terenów zewnętrznych i krotności usług utrzymania czystości w podmiocie leczniczym (zarzut 2) oraz z uwagi na kilkukrotne przedłużenie terminu składania ofert od momentu wniesienia odwołania (zarzut 1) w dniach 07.10.2025 r., 17.10.2025 r., 27.10.2025 r., co powoduje, że postępowanie odwoławcze w zakresie tych zarzutów jest zbędne oraz - na podstawie 568 pkt 1 ustawy Pzp – w zakresie zarzutu nr 3 – odwołujący oświadczył, że cofa ten zarzut.

Stosownie do art. 568 pkt 1 i 2 ustawy Pzp Izba umarza postępowania odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku:

1. cofnięcia odwołania;
2. stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne; Izba ustaliła, że w niniejszym postępowaniu nastąpił zbieg podstaw do umorzenia postępowania odwoławczego, o których mowa w art. 568 pkt 1 i 2 ustawy Pzp.

Po pierwsze, wobec wycofania przez odwołującego zarzutu nr 3 – Izba umorzyła postępowanie odwoławcze w tym zakresie w oparciu o art. 568 pkt 1 ustawy Pzp.

Po drugie, Izba uznała, że w niniejszej sprawie ziściły się przesłanki do umorzenia postępowania odwoławczego w zakresie zarzutu nr 1 i 2 w oparciu o dyspozycję art. 568 pkt 2 ustawy Pzp z uwagi na dokonaną przez zamawiającego modyfikację treści SW Z w dniu 27 października 2025 roku w zakresie warunku udziału w postępowaniu dotyczącego terenów zewnętrznych i krotności usług utrzymania czystości w podmiocie leczniczym (zarzut 2) oraz z uwagi na kilkukrotne przedłużenie terminu składania ofert od momentu wniesienia odwołania (zarzut 1).

W konsekwencji – w zakresie zarzutu nr 1 i 2 – Izba uznała, że czynność, wobec której zostało wniesione odwołanie (określenie zbyt krótkiego terminu składania ofert oraz ustanowienie warunku udziału w postępowaniu, o określonej treści) na dzień rozpoznawania sprawy przez Izbę, nie istnieje. Tym samym nie istnieje tzw. substrat zaskarżenia, niezbędny do tego, aby Izba mogła rozpoznać odwołanie merytorycznie i stwierdzić, czy zamawiający dopuścił się naruszenia przepisów ustawy Pzp, czy też nie. Należało zatem uznać, że stan faktyczny uległ zmianie, a wykonawcom przysługuje prawo do wniesienia odwołania na nowe czynności podjęte przez zamawiającego w Postępowaniu.

Postępowanie odwoławcze w tym zakresie staje się zbędne, co stanowi podstawę umorzenia postępowania odwoławczego w oparciu o powołany powyżej przepis art. 568 pkt 2 ustawy Pzp Zarzut nr 4 jako zarzut ewentualny a dotyczący zaniechania unieważnienia postępowania podniesiony na wypadek gdyby zamawiający dokonał otwarcia ofert bez modyfikacji SW Z zgodnych z żądaniami odwołującego – Izba pozostawiła bez rozpoznania.

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 i art. 575 ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 1 pkt 3 lit. a) oraz ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Wobec powyższego Izba orzekła o dokonaniu zwrotu z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz odwołującego kwoty 15 000 zł, uiszczonej tytułem wpisu od odwołania.

Mając powyższe na uwadze Izba orzekła jak w sentencji.

Przewodnicząca

……………..….………..………