Wyrok KIO 5810/25 z 6 lutego 2026

1. Umarza postępowanie odwoławcze w zakresie wycofanego zarzutu [poz. 28.-29.].
2. Oddala odwołanie.
3. Kosztami postępowania odwoławczego obciąża Odwołującego, tj.:
4. zalicza w poczet tych kosztów kwotę 15000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 2558 zł 40 gr (słownie: dwa tysiące pięćset pięćdziesiąt osiem złotych czterdzieści groszy uzasadnionych kosztów Zamawiającego z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika,
5. zasądza od Odwołującego na rzecz Zamawiającego kwotę 2558 zł 40 gr (słownie: dwa tysiące pięćset pięćdziesiąt osiem złotych czterdzieści groszy).

Na niniejsze orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

​U z a s a d n i e n i e Polskie Sieci Elektroenergetyczne S.A z siedzibą w Warszawie{dalej również: „PSE” lub „Zamawiający”} prowadzi na podstawie Ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) {dalej również: „ustawa pzp”, „ustawa Pzp”, „pzp”, „Pzp”} w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia na dostawy pn. Zakup urządzeń wielofunkcyjnych i świadczenie kompleksowej usługi wydruków i serwisu urządzeń przez okres 36 miesięcy (2024/WNP-0447-POZDL-AB).

Ogłoszenie o tym zamówieniu 14 lutego 2025 r. zostało zamieszczone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej serii S nr 32 pod poz. 102513.

Wartość tego zamówienia przekracza progi unijne.

12 grudnia 2025 r. Zamawiający zawiadomił drogą elektroniczną o wyborze jako najkorzystniejszej oferty złożonej przez Xerox Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie {dalej: „Xerox” lub „Przystępujący Xerox”}, sklasyfikowaniu na drugim miejscu oferty złożonej wspólnie przez Marcovę Biznes sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie i Arcusa S.A. z siedzibą w Warszawie {dalej „Konsorcjum” lub „Przystępujący Konsorcjum”} oraz odrzuceniu oferty złożonej przez Konicę Minoltę Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie{dalej: „KMBSP” lub „Odwołujący”}.

22 grudnia 2025 r. KMBSP wniosło odwołanie od powyższych czynności oraz od zaniechania odrzucenia ofert Xeroxa i Konsorcjum.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu następujące naruszenia przepisów ustawy pzp:

1. Art. 226 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 16 pkt 1-3 PZP – przez bezpodstawne odrzucenie oferty KMBSP, na skutek błędnego uznania, że jest ona niezgodna z warunkami zamówienia, co w konsekwencji należy uznać za nieproporcjonalne oraz godzące w zasady zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości [zarzut nr 1].
2. Art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b-c w zw. z art. 128 ust.1, 4 i art. 16 pkt 1-3 – przez zaniechanie odrzucenia oferty Xeroxa, pomimo że nie wykazał on spełnienia warunku udziału w postępowaniu dot. zdolności zawodowej (doświadczenia w wykonywaniu usług), a także w odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych nie złożył w przewidzianym terminie podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie

tego warunku [zarzut nr 2 – ewentualny, w razie nieuwzględnienia zarzutu nr 1].

1. Art. 226 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 16 pkt 1i 3 – przez zaniechanie odrzucenia oferty Konsorcjum, pomimo że jest ona niezgodna z warunkami zamówienia [zarzut nr 3 – ewentualny, w razie nieuwzględnienia zarzutu nr 1].
2. Art. 255 pkt 2 – przez zaniechanie unieważnienia postępowania, pomimo że wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu [zarzut nr 4 – ewentualny, w razie nieuwzględnienia zarzutu nr 1 i uwzględnienia zarzutów nr 2 i 3].

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:

1. Unieważnienia wyboru najkorzystniejszej oferty.
2. Unieważnienia odrzucenia oferty KMBSP.
3. Ponownego badania i oceny ofert.
4. Ponownego wyboru jako najkorzystniejszej oferty złożonej przez KMBSP.
5. Odrzucenia ofert Xeroxa i Konsorcjum oraz unieważnienia postępowania [żądanie ewentualne – na wypadek nieuwzględnienia poprzednich żądań].

W ramach uzasadnienia odwołania powyższe zarzuty i żądania zostały sprecyzowane przez podniesienie okoliczności faktycznych i prawnych, jak to poniżej wspomniano, jeżeli miało to znaczenie dla sprawy.

Izba ustaliła, co następuje: [ad zarzutu nr 1 i 3] W szczególności SW Z w Części I – Wskazówki dla wykonawcy zawiera następujące postanowienia [pisownia oryginalna, podkreślenia własne]:

IV. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest: a) zakup urządzeń drukujących (dalej ,,Urządzenia”) wraz z oprogramowaniem (dalej „oprogramowanie lub ,”System Wydruku”); b) świadczenie kompleksowej usługi wydruków i serwisu Urządzeń przez okres 36 miesięcy.
2. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia znajduje się w Części II SW Z. W Części II SW Z wskazano również informację o ilości Urządzeń, które zakupi Zamawiający. (…)
3. Zamawiający wymaga wskazania w ofercie: a) nazw i modeli oferowanych Urządzeń oraz nazwy ich producenta; b) nazwy i wersji oferowanego oprogramowania oraz nazwy jego producenta.

Informacja w ww. zakresie ma być wskazana w Opisie parametrów oferowanych Urządzeń i Systemu Wydruku (patrz załącznik nr 2 do Formularza oferty – wzór nr 1 Części I SWZ). (…)

1. Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą, stosownie do postanowień art. 106 i 107 ustawy Pzp, następujące przedmiotowe środki dowodowe w odniesieniu do urządzenia typu A, typu B i typu C (w celu wykazania jakości oferowanych Urządzeń i ich kompatybilności z systemami funkcjonującymi u Zamawiającego): a) Oświadczenie producenta, że urządzenia spełniają wymagania certyfikowanego Systemu Zarządzania Energią posiadanego przez Zamawiającego zgodnie z normą PN-EN ISO 50001 lub wymaganiami certyfikacji zgodnymi z TCO Development. b) Oświadczenie producenta, że zaoferowane urządzenia spełniają parametry wskazane w Części II SWZ. c) Certyfikat CE lub deklarację zgodności lub inny dokument równoważny.

Stosowanie do postanowień art. 107 ust. 2 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość wezwania Wykonawców do uzupełnienia dokumentów wskazanych powyżej – jeżeli Wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne. (…) Należy zaznaczyć, że zażądane przez Zamawiającego jako przedmiotowy środek dowodowy oświadczenie producenta oferowanych urządzeń o spełnianiu przez nie wszystkich parametrów opisu przedmiotu zamówienia z racji swej ogólności i pochodzenia ma niewielką wartość dowodową.

Przedmiotowe środki dowodowe co do zasady powinny służyć dodatkowemu potwierdzeniu zgodności przedmiotu oferty z kluczowymi parametrami i cechami opisu przedmiotu zamówienia. Abstrahując od niecelowości powielania całej treści oferty, z art. 106 ust. 1 i 2 ustawy pzp wprost wynika, że żądane przez zamawiającego w dokumentach zamówienia przedmiotowe środki dowodowe muszą być niezbędne dla przeprowadzenia postępowania, a zarazem proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i związane z nim. Innymi słowy, w tak zakreślonych granicach dopuszczalne jest wymaganie, aby treść oferty miała pokrycie w dokumentach, które nie powstały li tylko na potrzeby danego przetargu, ale mają walor zobiektywizowany, tj. co do zasady niezależny od woli wykonawcy, jako sporządzone przez niezależne

podmioty według procedur określonych w normach czy innych systemach odniesienia i służące potwierdzeniu określonych tam parametrów.

Natomiast o ile zażądane w pkt IV pkt 6 lit b Części I SW Z oświadczenie formalnie nie pochodzi bezpośrednio od wykonawcy, o tyle jest składane przez przedsiębiorcę, który ma interes ekonomiczny w uzyskaniu zamówienia przez wykonawcę. Ponadto w uwarunkowaniach tego przetargu de facto konkurują ze sobą wykonawcy będący spółkami zależnymi od producentów oferowanych urządzeń lub powiązane z tymi zagranicznymi przedsiębiorcami. Przede wszystkim żądanie ogólnikowego oświadczenia, zamiast choćby karty katalogowej wyszczególniającej szczegółowe parametry urządzeń (zwłaszcza jeżeli są one produkowane seryjnie, a nie specjalnie na potrzeby danego przetargu), powoduje że nie sposób, aby na ich podstawie wiarygodnie ustalać lub uzupełniać szczegółową treść oferty, której obligatoryjny zakres został określony w pkt IV pkt 4 Części I SWZ.

Niezależnie od powyższego, odwołanie nie zawiera ani zarzutu, ani żądania ustalenia czy poprawienia treści oferty w oparciu o załączone oświadczenie producenta oferowanych urządzeń. [ad zarzutu nr 1] Brzmienie uzasadnienia faktycznego i prawnego odrzucenia oferty KMBSP, zawartego w Informacji o ponownym wyborze najkorzystniejszej z 8 kwietnia 2025 r. [pisownia oryginalna, pominięto niektóre tabele, informacje z pozostałych zostały przedstawione bez obramowań; niektóre podkreślenia pominięto, a inne dodano]: (…)

1. W Części II SW Z – Opis przedmiotu zamówienia, Zamawiający w Wymaganiach dotyczących parametrów technicznych Urządzeń Typ C (drukarki) wskazał wymaganie: [jak poniżej] W złożonym przez Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. załączniku nr 2 do Formularza oferty – PARAMETRY OFEROWANYCH URZĄDZEŃ I SYSTEMU W YDRUKU - wpisano odnośnie Urządzenia Typ C (drukarki): [Lp.] 11. [Nazwa komponentu] Języki opisu strony (PDL) (dopuszcza się emulacje)[Wymagane minimalne parametry zgodne z Częścią II SW Z] PostScript 3, PDF, PCL 5, PCL 6 opcjonalnie TIFF[Oferowane parametry (należy wpisać parametry oferowanego sprzętu)] PCL 6 (XL3.0); PCL 5c; PostScript 3 (CPSI 3016); XPS,opcjonalnie TIFF W opisanych przez Wykonawcę parametrach brak jest wymaganego formatu PDF oraz informacji o możliwości emulacji.

Odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP, każdorazowo powinno być poprzedzone analizą możliwości dokonania poprawienia omyłki w trybie art. 223 ust. 2 pkt 1-3 PZP.

Z uwagi na całkowity brak przedmiotowych informacji odnośnie wymaganych parametrów urządzeń, nie sposób zakwalifikować ten brak jako oczywistą omyłkę pisarską.

Do rozważenia pozostaje, czy możliwe byłoby poprawienie omawianej niezgodności jako innej omyłki polegającej na niegodności treści oferty z dokumentami zamówienia w sposób niepowodujący istotnych zmian treści ofert.

Zastosowanie art. 223 ust. 2 pkt 3 PZP, jest możliwe wówczas, gdy treść oferty została odpowiednio wyartykułowana, jak również wówczas, gdy istnieje jeden sposób poprawienia omyłki.

Powyższe potwierdza orzecznictwo KIO. Przykładowo w wyroku KIO z dnia 17 października 2019 r. , Izba wskazała, że „aby dokonać poprawienia innej omyłki w rozumieniu art. 87 ust. 2 pkt 3 Pzp, Zamawiający musi mieć wiedzę w jaki sposób omyłkę poprawić, a wiedza tu musi wynikać z zapisów SIW Z oraz z treści oferty wykonawcy. Istota omyłki polega na tym, że jej zauważenie i uznanie, że dana treść została błędnie wpisana, możliwe jest bez konieczności występowania do wykonawcy o informacje w tym zakresie. Ponadto musi istnieć wyłącznie jeden możliwy do samodzielnego ustalenia przez Zamawiającego sposób poprawienia oferty.”

W okolicznościach sprawy, Zamawiający z treści oferty nie może ustalić, jak należałoby dokonać poprawy, bowiem niezgodność polega na braku podania wymaganej informacji, co do oferowanego parametru urządzenia.

W karcie charakterystyki oferowanego urządzenia, nie ma informacji o spełnieniu wymagań postawionych przez Zamawiającego.

1. W Części II SW Z – Opis przedmiotu zamówienia, Zamawiający w Wymaganiach dotyczących parametrów technicznych Urządzeń Typ C (drukarki) wskazano opis: [jak poniżej] W złożonym przez Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. załączniku nr 2 do Formularza oferty – PARAMETRY OFEROWANYCH URZĄDZEŃ I SYSTEMU W YDRUKU - wpisano odnośnie Urządzenia Typ C (drukarki): [Lp.] 12. [Nazwa komponentu] Obsługa systemów operacyjnych [Wymagane minimalne parametry zgodne z Częścią II SW Z] Dostępność sterowników lub bibliotek zapewniających drukowanie z następujących systemów: Mac OS® 14 lub nowszy, Windows® 10, Windows® 11 lub nowszy, Windows® Server 2022 lub nowszy. [Oferowane parametry

(należy wpisać parametry oferowanego sprzętu)] Dostępność sterowników lub bibliotek zapewniających drukowanie z następujących systemów: macOS 10.x-13.x; Windows 10 (32/64); W indows 11; Windows Server 2012; Windows Server 2012 R2; Windows Server 2016; Windows Server 2019; Windows Server 2022; Unix; Linux; Citrix Z opisanych przez Wykonawcę parametrów, wynika, iż zaoferowane urządzenie typu C – model urządzenia: Bizhub C3301i którego producentem jest: Konica Minolta – nie spełnia wymagania zakresie funkcji „Obsługa systemów operacyjnych” – „Dostępność sterowników lub bibliotek zapewniających drukowanie z następujących systemów: Mac OS® 14 lub nowszy”.

W karcie charakterystyki oferowanego urządzenia, nie ma informacji o spełnieniu wymagań postawionych przez Zamawiającego.

Ad. 1 i 2.

Wskazane powyżej wadliwości, należy zakwalifikować jako sprzeczność z warunkami zamówienia.

Formularz ofertowy skonstruowany został w taki sposób, że wykonawca zobowiązany był wykazać parametry oferowanych urządzeń.

Zgodnie ze wskazaniem w Rozdziale XIII pkt 6) części I SW Z: Ofertę stanowi Formularz oferty Wzór nr 1 do Części III SW Z wraz z załącznikiem nr 1 (formularz cenowy) i załącznikiem nr 2 (opis parametrów oferowanych Urządzeń i oprogramowania).

Informacje niezbędne do stwierdzenia, że zaoferowane przez Wykonawcę urządzenia Bizhub C3301i, spełniają wymagania postawione przez Zamawiającego nie wynikają, ani z formularza ofertowego ani z innych dokumentów złożonych wraz z oferta.

Zgodnie z art. 218 ust. 2 PZP: „Treść oferty musi być zgodna z wymaganiami zamawiającego określonymi w dokumentach zamówienia”. Zamawiający oraz wykonawcy biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego są związani postanowieniami SWZ.

W przedmiotowym postępowaniu treść postanowień SW Z odnosząca się do wymagań dotyczących treści oferty jest jasna.

Wymagania Zamawiającego dotyczące zakresu wymaganych w ofercie oświadczeń muszą być rozumiane w sposób ścisły, bowiem stanowi to realizację zasad zamówień publicznych określonych w art. 16 PZP, tj. zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a także przejrzystości postępowania.

W związku z tym oferty winny być złożone zgodnie z wymaganiami SW Z i nie mogą być zmieniane czy dostosowywane do wymagań Zamawiającego dopiero po ich otwarciu.

Oferta złożona przez Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinna być zgodna z dokumentami zamówienia. To oznacza, że wykonawca ma zaoferować zamawiającemu świadczenie/przedmiot spełniający jego wymagania, które zostały opisane w dokumentach.

Z oferty składanej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi jednoznacznie wynikać, jakie produkty i rozwiązania wykonawca oferuje, tak aby zamawiający mógł zweryfikować poprawność oferty pod kątem wszystkich wymagań określonych w SWZ.

Niedopuszczalne jest zatem doprecyzowywanie treści oferty (rozumianej jako zobowiązanie wykonawcy tak co do zakresu, jak i sposobu wykonania zamówienia, z uwzględnieniem wszystkich wymagań opisanych przez zamawiającego) po upływie terminu na jej złożenie.

Uzasadnienie wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 18 lutego 2022 r., XXIIIZs 138/21, stanowi trafne podsumowanie powyższych rozważań: „zasadą wynikającą z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych jest brak możliwości dokonywania zmian w treści złożonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferty po upływie terminu wyznaczonego do składania ofert. Od tej zasady ustawa przewiduje wyjątek w postaci art. 223 ust. 2 Pzp. (...). W tym zakresie wykonawca nie może zaś samodzielnie dokonywać poprawek treści oferty, ani też wprowadzać do nich nowej treści. (...) Wyjaśnienia mają bowiem służyć rozwianiu wątpliwości zamawiającego, które powziął odnośnie do treści oferty, a nie wprowadzeniu do niej nowych treści”.

Mając na uwadze powyższe oraz kierując się dyspozycją zawartą w art. 226 ust. 1 pkt 5 (w zw. z art. 218 ust. 2) PZP, Zamawiający uznaje, iż zostały wypełnione przesłanki ustawowe do odrzucenia oferty.

Wszystkie opisane przez Zamawiającego w powyższym uzasadnieniu fakty odpowiadają rzeczywistemu stanowi rzeczy.

Ponadto w piśmie procesowym z 30 stycznia 2026 r. Przystępujący Xerox podniósł okoliczności faktyczne, które odpowiadają rzeczywistemu stanowi rzeczy, a także wiarygodne twierdzenia, które nie zostały skutecznie podważone przez Odwołującego [pisownia oryginalna, pominięto wytłuszczenia tekstu i osadzone w tekście zrzuty ze wskazanych linkami stron internetowych; podkreślenia własne]: (…) 2.2. Brak zaoferowania wymaganego języku opisu strony

(…) Dodatkowo (mając na względzie, że ocenie w Postępowaniu podlega wyłącznie oferta Odwołującego) ze specyfikacji technicznej urządzenia Bizhub C3301i producent: Konica Minolta, dostępnej na stronie internetowej Konica Minolta w zakładce pliki do pobrania: https://konica.com.pl/konica-minolta-bizhubc3301i-drukarka-laserowa-a4 wynika, że urządzenie Bizhub C3301i nie zapewnia języku opisu strony: PDF.

Poniżej zrzut ekranu ze specyfikacji technicznej urządzenia Bizhub C3301i producent: Konica Minolta w zakresie języków opisu strony. W językach opisu strony brak jest PDF. (…) 2.2.2. Kwalifikacja PDF jako języka opisu strony Odwołujący twierdzi, że powodem dla którego nie zamieścił w ofercie, w polu Języki opisu strony, języka PDF, jest to, że Odwołujący traktuje PDF jako format pliku (Rozdział II pkt 13 uzasadnienia Odwołania) – jest to sprzeczne z treścią oferty Odwołującego.

Dla urządzenia typu B Odwołujący wpisał do formularza oferty PDF jako język strony. Poniżej zrzut ekranu z Załącznika nr 2 do Formularza oferty PARAMETRY OFEROWANYCH URZĄDZEŃ I SYSTEMU W YDRUKU w zakresie urządzenia typu B: (…) Czyli dla urządzenia typu B Odwołujący uznaje PDF za język opisu strony, ale dla urządzenia typu C, już nie?

Ponadto, nie ma znaczenia to, jak Odwołujący kwalifikuje PDF. Istotne jest to, że Zamawiający uznaje PDF za język opisu strony, bowiem wpisał PDF jako wymagany język opisu strony do SW Z. Odwołujący, który jest przedsiębiorcą (podmiotem, od którego wymaga się dochowania podwyższonej staranności) powinien dostosować swoją ofertę do wymogów i dokumentów Postępowania i wpisać oferowane parametry zgodnie z wymogami SW Z. Wskazujemy, że Odwołujący nie wnosił odwołania od treści SW Z w zakresie kwalifikacji PDF jako języka opisu strony, więc nie powinien teraz kwestionować treści SWZ.

Ewidentnie, argument Odwołującego o braku kwalifikacji PDF jako języka opisu strony, jest jedynie narracją wymyśloną na potrzeby Odwołania, która jest sprzeczna z dotychczasowym postępowaniem Odwołującego i z dokumentacją przetargową.

Język opisu strony a format pliku to dwa odrębne kategorie nie łączące się ze sobą stąd wymóg SW Z dotyczący PDF jako języka opisu strony jest ze wszech miar uzasadniony.

Przedstawiamy poniżej syntetyczne ujęcie różnic:

Cecha Format pliku Język opisu strony (PDL) Główny celPrzechowywanie danych na dysku Opisanie wyglądu dla drukarki/ekranu OdbiorcaSystem operacyjny i aplikacje Sterownik drukarki i procesor obrazu (np. Word) (RIP) ZależnośćZależy od oprogramowania Niezależny od konkretnego urządzenia 2.2.3. PostScript a PDF Nie ma racji Odwołujący, który twierdzi, że język opisu strony PostScript jest równoznaczny z tym, że urządzenie obsługuje również język opisu strony PDF (Rozdział II pkt 14 uzasadnienia Odwołania).

Język opisu strony (PDL) określa układ tekstu, obrazów i grafiki na drukowanej stronie za pomocą poleceń interpretowanych przez drukarkę. Języki PDL definiują elementy strony niezależnie od technologii drukarki, dzięki czemu wygląd wydrukowanej strony jest spójny, niezależnie od używanego urządzenia.

PostScript i PDF to dwa różne języki opisu strony – Odwołujący o tym wie, bowiem w zakresie urządzenia typu B wpisał w oferowanych językach opisu strony PostScript obok PDF (patrz zrzut ekranu w pkt 2.2.2. powyżej). To oznacza, że Odwołujący traktował PostScript i PDF jako dwa różne języki opisu strony, jak składał ofertę.

Ponadto, inni przedsiębiorcy również traktują PDF i PostScript jako dwa różne języki opisu strony, np. Ricoh.

Poniżej zrzut ekranu z Instrukcji obsługi (dostępnej pod linkiem: https://support.ricoh.com/bb_v1oi/pub_e/oi/0001033/0001033000/VG133xxxxA_01/G1338796A_pi.pdf ): (…) Zresztą istotne jest, że Zamawiający wymagał, by wykonawcy zaoferowali dla urządzenia typu C język opisu strony PostScript 3 jak i oddzielnie PDF. Wynika to jednoznacznie z Rozdziału I ust. 3 pkt 11 Części II SW Z. W związku z tym, nie ma znaczenia jak Odwołujący ocenia relacje między PDF a PostScript. Wskazujemy, że Odwołujący nie wnosił odwołania od treści SW Z w zakresie wymogu języka opisu strony PDF obok PostScript 3, więc nie powinien teraz kwestionować treści SWZ i twierdzić, że PostScript 3 zastępuje PDF.

Jednocześnie, w przytoczonych przez Odwołującego cytatach w Rozdziale II pkt 14 uzasadnienia Odwołania nie ma informacji o tym, że PostSript jest równoznaczny z PDF. Jest tylko napisane, że PDF wywodzi się z PostScript, co w żadnym razie nie oznacza, że te języki opisu strony są rzekomo takie same. Tym samym Odwołujący nie dał żadnego

dowodu na to, że język PostScript = PDF, mimo że to na nim spoczywa ciężar udowodnienia swoich twierdzeń zgodnie z art. 534 ust. 1 Pzp 2.2.4. Bezpośrednie drukowanie a język opisu strony Nie ma znaczenia to czy, urządzenie Odwołującego umożliwia bezpośrednie drukowanie PDF (Rozdział II pkt 16 i 17 uzasadnienia Odwołania) – zresztą takiej informacji nie ma w ofercie Odwołującego, która stanowi wyłączny przedmiot oceny w Postępowaniu w zakresie parametrów urządzeń. Bezpośrednie drukowanie do PDF to nie to samo co język opisu strony PDF. Zresztą Odwołujący nawet nie próbuje wykazać, że jest inaczej, a to na Odwołującym spoczywa ciężar udowodnienia swoich twierdzeń zgodnie z art. 534 ust. 1 Pzp. Odwołujący opiera swoją argumentację wyłącznie na gołosłownych twierdzeniach.

Różnice między bezpośrednim drukowaniem do PDF a językiem opisu strony PDF potwierdza m. in. Adobe(link do strony internetowej: engine.html): (…) Tłumaczenie:

Oprócz tego, że jest formatem dokumentów, PDF jest również językiem PDL rozumianym przez wiele obecnie używanych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych (MFP). Dzięki temu PDF jest uniwersalnym językiem, który standaryzuje cały proces drukowania i zapewnia kompatybilność między platformami i sprzętem. Wszystkie usługi drukowania mobilnego obsługują konwersję do formatu PDF. Ponadto format PDF obsługuje również zarządzanie prawami cyfrowymi.

Osadzenie obsługi formatu PDF w drukarce jako PDL na poziomie urządzenia zapewnia spójność atrybutów wydajności, takich jak szybkość drukowania i precyzja wydruku, gwarantując niezawodne i jednolite wrażenia podczas drukowania.

Obsługa języka opisu strony PDF daje znacznie więcej korzyści niż bezpośrednie drukowanie do PDF.

Podsumowując, Odwołujący nie wykazał, że zaoferował urządzenie typu C z językiem opisu strony PDF.

Jednocześnie Odwołujący nie przedstawił w zakresie języków opisu strony możliwości emulacji. Zamawiający dopuszczał emulacje, co jasno wynika z SW Z. W związku z tym wykonawcy mogli w ofercie wskazać możliwość emulacji wymaganych języków opisu strony. Odwołujący w swojej ofercie nie wskazał ani języka opisu strony PDF ani emulacji PDF.

Na marginesie, link podany w Rozdziale II pkt 16 uzasadnienia Odwołania, to link lokalnego partnera Odwołującego a nie referencja do strony producenta urządzenia stąd nie jest wiarygodnym źródłem informacji.

Drukowanie bezpośrednie to funkcja przepływu pracy umożliwiająca użytkownikom wysyłanie formatów plików (PDF, JPG, TIFF itp.) bezpośrednio z komputera lub urządzenia do drukarki, bez konieczności korzystania ze sterownika drukarki, serwera wydruku ani otwierania pliku czy sesji internetowej.

Z informacji na jakie powołuje się Odwołujący (Rozdział II pkt 17 uzasadnienia Odwołania) jednoznacznie wynika, iż realnie nie zapewnia bezpośredniego drukowania, ponieważ wymaga instalacji przeglądarki internetowej na komputerze, dostępu sieciowego do drukarki, oraz wglądu do personalnej kolejki użytkownika (co nie jest procesem wydruku bezpośredniego).

Strona z opisem (Rozdział II pkt 17 uzasadnienia Odwołania), w którym Odwołujący przemilczał jeden istotny element drukowania – W EB CONNECTION który jest nieodzowną częścią procesu drukowania w przypadku drukowania z modelu Bizhub C3310i:

Link do strony:

Print | Directly Printing from Computer (Direct Print) Newralgiczny serwis niezbędny do drukowania: (…) Tłumaczenie:

1. Procedura bezpośredniego drukowania Połącz się z Web Connection za pomocą przeglądarki internetowej, a następnie określ plik, który chcesz wydrukować.

1 Uzyskaj dostęp do Web Connection za pomocą przeglądarki internetowej. • Aby uzyskać informacje na temat uzyskiwania dostępu do Web Connection, zapoznaj się z sekcją Jak uzyskać dostęp.

2 Zaloguj się do trybu użytkownika.

10 • Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat logowania się do trybu użytkownika, zapoznaj się z sekcją Jak się zalogować.

3 Kliknij [Bezpośrednie drukowanie].

4 W polu [Wybierz plik] wybierz plik do wydrukowania. • [Wybierz z komputera/urządzeń mobilnych]: Wybierz plik do wydrukowania z komputera lub urządzenia mobilnego. • [Wybierz z listy SMB]: Kliknij [Lista SMB], a następnie wybierz plik do wydrukowania z folderu udostępnionego SMB.

Nie jest to drukowanie bezpośrednie tylko zdalne zwalnianie wydruków poprzez Web Service drukarki.

1. 3. Brak zaoferowania obsługi wymaganego systemu operacyjnego (…) Dodatkowo (mając na względzie, że ocenie w Postępowaniu podlega wyłącznie oferta Odwołującego) ze specyfikacji technicznej urządzenia tj. Bizhub C3301i producent: Konica Minolta, dostępnej na stronie internetowej Konica Minoltaw zakładce pliki do pobrania: https://konica.com.pl/konica-minolta-bizhubc3301i-drukarka-laserowa-a4 wynika, że urządzenie Bizhub C3301i nie zapewnia obsługi systemu operacyjnego Mac OS® 14 lub nowszego. Poniżej zrzut ekranu ze specyfikacji technicznej urządzenia Bizhub C3301i producent: Konica Minolta w zakresie systemów operacyjnych. W systemach operacyjnych obsługiwanych przez urządzenie brak jest Mac OS® 14 lub nowszego. (…) Twierdzenia Odwołującego o tym, że oferowane urządzenie obsługuje system Mac OS® 14 lub nowszy są gołosłowne i niezgodne z treścią oferty Odwołującego.
2. 3.2. Informacje na stronach internetowych dot. systemów operacyjnych Odwołujący przedstawia jakieś zrzuty ekranu ze stron internetowych rzekomo na potwierdzenie obsługi przez oferowane urządzenie systemu Mac OS® 14 lub nowszego. Jak trafnie wskazał Odwołujący w Rozdziale II pkt 12 uzasadnienia Odwołania, informacje zawarte na stronach internetowych są jedynie ogólną informacją handlową i nie stanowią przedmiotowych środków dowodowych. W związku z tym, informacje przedstawione na zrzutach ekranu w Rozdziale II pkt 11 uzasadnienia Odwołania nie stanowią rzetelnego potwierdzenia zgodności urządzenia z wymogami SW Z i są sprzeczne z ofertą Odwołującego. Na marginesie, na stronie internetowej wskazanej przez Odwołującego (Rozdział II pkt 11 uzasadnienia Odwołania) widnieje kolejny dowód potwierdzający, iż model Bizhub C3301i nie dysponuje sterownikiem dla systemów Mac OS® 14 lub nowszego w języku polskim, (znajdują się tam wyłącznie sterowniki dla systemów Windows oraz Linux; Odwołujący wskazał wersję angielską):

Link do strony: bizhub c3301i Multifunctional Office Printer | KONICA MINOLTA Obraz strony: (…) Brak dostępnych sterowników dla powyższego systemu na stronie producenta drukarki potwierdza, że model Bizhub C3301i nie zapewnia obsługi systemu operacyjnego Mac OS® 14 lub nowszego. (…) Uzupełniająco ustalono, że odwołanie (ani w petitum, ani w ramach uzasadnienia) nie zawiera zarzutu naruszenia art. 232 ust. 2 pkt 3 ustawy pzp, który wprost został w powyżej przytoczonym uzasadnieniu odrzucenia oferty KMBSP wskazany przez Zamawiającego jako nieznajdujący zastosowania do stwierdzonych w tej ofercie niezgodności z opisem przedmiotu zamówienia. W konsekwencji należy uznać, że jest to okoliczność niesporna, tym bardziej w sytuacji, gdy zarzuty i żądania zawarte w odwołaniu ograniczają się do podniesienia, że istniejąca treść oferty nie jest sprzeczna z odnośnymi warunkami zamówienia i domagania się w związku z tym unieważnienia odrzucenia oferty. [ad zarzutu nr 3] W odpowiedzi na odwołanie z 31 stycznia 2026 r. Zamawiający podniósł okoliczności faktyczne, które odpowiadają rzeczywistemu stanowi rzeczy, a także wiarygodne twierdzenia, które nie zostały skutecznie podważone przez Odwołującego [pisownia oryginalna, pominięto wytłuszczenia tekstu; częściowo podkreślenia własne]: (…) 3.2. Język opisu strony 3.2.1. Odwołujący zarzuca także, że Konsorcjum Marcova wskazało w pkt. 12 Formularza ofertowego, że oferowane urządzenie Typ A TASKalfa 5054ci posiada emulację Adobe PostScript 3TM, podczas gdy z oficjalnej dokumentacji producenta Kyocera Document Solutions dostępnej na stronie konsorcjanta Arcus S.A. dla oferowanych urządzeń typ A i B wynika, że urządzenia posiadają własną emulację KDPL3 dla języka opisu strony PostScript 3, a nie dla Adobe PostScript 3.

1. 2.2. Z powyższym stanowiskiem Odwołującego nie sposób się zgodzić.
2. 2.3. Przede wszystkim należy wyjaśnić, że użycie w dokumentach zamówienia frazy „Adobe PostScript 3™” pełni

funkcję identyfikatora wersji i zestawu instrukcji, a nie nakazu zaoferowania konkretnego produktu z logo Adobe. Jest to standard rynkowy. Jednocześnie dopuszczenie emulacji (w pkt 12 Zamawiający wyraźnie napisał: „(dopuszcza się emulacje)”), oznacza, że wykonawcy mogą zaoferować produkt równoważny, tj. produkt o funkcjonalności „Adobe PostScript 3™”, ale nie musi to być produkt Adobe. Analogicznie rzecz dotyczy emulacji do standardów opracowanych przez Hewlett-Packard (PCL5 oraz PCL6). 5https://ieeexplore.ieee.org/document/798775 Strona 13 z 15 3.2.4. Adobe PostScript to oryginalny standard (języka opisu strony) stworzony przez firmę Adobe Systems. Jest to technologia „markowa” – jeśli drukarka posiada certyfikat Adobe PostScript, oznacza to, że korzysta z autentycznego procesora (tzw. RIP) tej firmy, co gwarantuje najwyższą precyzję i zgodność z programami takimi jak InDesign czy Photoshop.

1. 2.5. Należy podkreślić, że nie istnieje inny standard PostScript niż firmy Adobe. A ponieważ PostScript jest zastrzeżonym znakiem towarowym, więc producenci drukarek (np. HP, Brother, Lexmark) tworzą własne wersje tego języka, które stanowią emulację PostScript.
2. 2.6. Zupełnie chybionym jest więc twierdzenie Odwołującego, że jeżeli urządzenie posiada emulację dla języka opisu strony PostScript 3, to nie jest to emulacja dla Adobe PostScript 3. Wręcz przeciwnie, w przypadku gdy specyfikacje techniczne urządzenia wskazują na posiadanie funkcjonalności „emulacja PostScript” to oczywistym jest, że chodzi o emulację Adobe PostScript (i odpowiednio emulacja PostScript 3 oznacza emulację Adobe PostScript 3).
3. 2.7. W przypadku urządzeń zaoferowanych przez Konsorcjum Marcova – tj. urządzeń producenta Kyocera – język opisu strony to KPDL3. KPDL3 to nazwa handlowa emulacji standardu PostScript 3 stosowana przez Kyocerę.

W oficjalnej specyfikacji technicznej Kyocera podaje:

„Emulacje: PCL6 (PCL5c / PCL-XL), KPDL3 (kompatybilny z PostScript 3), PDF Direct Print, XPS Direct Print oraz OpenXPS” „Kompatybilny z PostScript 3” oznacza techniczne potwierdzenie emulacji.

Specyfikacja techniczna oferowanego urządzenia potwierdza więc, że KPDL3 to emulacja standardu PostScript 3.

Ponieważ – jak już wskazano – jedynym istniejącym na świecie standardem PostScript 3 jest ten stworzony przez firmę Adobe, każda emulacja tego języka (w tym KPDL3) jest z definicji emulacją "Adobe PostScript 3”. (…) [ad zarzutu nr 2] Poza wszelkim sporem jest, że złożony w ramach odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego w trybie art. 128 ust. 1 ustawy pzp wykaz nadal wykonywanych przez Xerox usług dotyczących wsparcia lub serwisu urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych, każda o wartości powyżej 400 tys. zł netto, obejmuje 6 pozycji (w tym poz. 4-6 zostały dodane w stosunku do wykazu pierwotnie złożonego). Przy czym realizacja każdej z tych usług rozpoczęła się dawniej niż 3 lata przed terminem składania ofert w tym postępowaniu (poz. 2 w 2013, poz. 1, 4, 6 w 2014, poz. 3 w 2016, poz. 5 w 2019).

Jednakże również KMBSP w ramach wykazu usług powołał się na doświadczenie wynikające z wykonania usług, których data początkowa przypada dawniej niż 3 lata wstecz przed terminem składania ofert w tym przetargu. Podważa to wiarygodność stawianego w tym zakresie zarzutu, sformułowanego li tylko w celu zapobieżenia uzyskania tego zamówienia przez konkurenta, wobec świadomości, że odrzucenie oferty KMBSP ostanie się.

Niesporne jest również, że należyte wykonywanie usług z poz. 2 i 3 potwierdzone zostało oświadczeniami własnymi Xeroxa, który załączył również odrębne (dla poz. 3) lub wynikające pośrednio z korespondencji mejlowej (dla poz. 2) oświadczenia odbiorców tych usług odnośnie prowadzenia przez nich polityki niewystawiania referencji, a dla pozostałych pozycji referencjami. Przy czym zarówno te oświadczenia, jak i referencje zostały opatrzone datami przypadającymi po wezwaniu Xeroxa przez Zamawiającego 17 listopada 2025 r. do uzupełnienia w trybie art. 128 ust. 1 pzp wykazu usług o stosowne podpisy, a dodatkowo w odniesieniu do: poz. 1 – o referencję wystawioną w okresie ostatnich 3 miesięcy, poz. 2 i 3 – o dokumenty potwierdzające należyte wykonywanie usług, gdyż załączone protokoły odbioru dotyczą jedynie instalacji dostarczonych urządzeń wielofunkcyjnych.

W wezwaniu tym Zamawiający pouczył, że zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. poz. 2415) {dalej: „rozporządzenie o podmiotowych środkach dowodowych”}, jeżeli

wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów, może w odniesieniu do dostaw lub usług – złożyć oświadczenie własne.

Zamawiający dodatkowo wskazał, że [pisownia oryginalna; podkreślenia własne]: Złożenie oświadczenia własnego w miejsce referencji jest wyjątkiem od zasady legitymowania się przez Wykonawcę referencjami bądź innymi dokumentami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługi wykonano Pod pojęciem przyczyn niezależnych od wykonawcy mieszczą się okoliczności, za wystąpienie których wykonawca nie odpowiada i na wystąpienie których nie ma wpływu, pomimo dołożenia należytej staranności (np. likwidacja podmiotu,

na rzecz którego zadanie referencyjne było albo nadal jest wykonywane, zaistniałe istotne zmiany strukturalne lub personalne powodujące brak możliwości złożenia oświadczenia przez osobę mającą wiedzę niezbędną do sporządzenia dokumentu potwierdzającego należyte wykonanie).

Ciężar wykazania wystąpienia przyczyn braku możliwości pozyskania dokumentu sporządzonego przez odbiorcę zadania referencyjnego leży po stronie wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest wykazać przede wszystkim, że podjął odpowiednie działania w celu uzyskania wymaganych dokumentów oraz wykazać przyczyny ich nieuzyskania (por. wyr.

KIO z 27.11.2020 r., KIO 2844/20).

W odpowiedzi na odwołanie z 31 stycznia 2026 r. Zamawiający podniósł okoliczności faktyczne, które odpowiadają rzeczywistemu stanowi rzeczy, a także wiarygodne twierdzenia, które nie zostały skutecznie podważone przez Odwołującego [pisownia oryginalna, pominięto wytłuszczenia tekstu; podkreślenia oryginalne i własne]: (…) 2.2. Brak weryfikacji przez Zamawiającego wykonania usług w okresie 3 lat od dnia składania ofert 2.2.1. Odwołujący twierdzi, że Zamawiający nie zweryfikował, czy zamówienia referencyjne wykazane przez Xerox spełniają wymaganie warunku dotyczące wartości usług w określonym przedziale czasowym – tj. jak chciałby Odwołujący – w czasie nie „starszym” niż 3 lata przed upływem terminu składnia ofert.

1. 2.2. Zamawiający zauważa, że zgodnie z treścią warunku udziału którego dotyczy zarzut odwołania: „b.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przystępujący do udziału w postępowaniu wykazał, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował co najmniej dwie usługi wsparcia lub serwisu urządzeń wielofunkcyjnych i dostawy materiałów eksploatacyjnych o wartości co najmniej 400 000, 00 zł netto (łącznie wsparcie lub serwis i dostawa materiałów eksploatacyjnych), przy czym każda z ww. usług musiała być świadczona przez okres co najmniej 18 miesięcy (usługa w chwili ogłoszenia postępowania musiała być już zrealizowana w zakresie wskazanym powyżej, tj. osiągnąć próg kwotowy i być świadczona przez ww. okres).”

1. 2.3. Zgodnie z literalnym brzmieniem warunku, usługa której dotyczy doświadczenie wykonawcy, nie musiała się rozpocząć w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert. Kluczowe jest, aby została zakończona w tym trzyletnim okresie lub była realizowana (tj. pozostawała w trakcie wykonywania) w tym okresie. Wymagana wartość zrealizowanych usług powiązana jest z rzeczywistym okresem realizacji usługi. W świetle warunku istotne jest więc, by wartość ta była zrealizowana w okresie realizacji usługi (do chwili ogłoszenia postępowania), a nie w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania.
2. 2.4. Zamawiający, dokonując oceny spełniania warunku, kierował się literalnym brzmieniem oraz celem postanowień SWZ, zgodnie z którymi: - wystarczające jest wykazanie doświadczenia w realizacji dwóch usług, - których realizacja miała miejsce (zakończyła się lub pozostawała w trakcie wykonywania) w okresie ostatnich trzech lat, - i które obejmowały (w całym okresie ich realizacji, a nie w okresie ostatnich trzech lat) wymagany zakres rzeczowy, wartość i trwały nie krócej niż 18 m-cy. (…) 2.2.6. Niejasnym jest (…) dlaczego Odwołujący uznaje, że przyjęcie, dla zamówienia mającego trwać 36 m-cy, dłuższego niż 3 lata przed terminem składnia ofert okresu dla wykazania wartości zrealizowanych usług jest nieproporcjonalne do przedmiotu zamówienia.

Nie czyni tego zarzutu ani wobec wielkości wymaganej warunkiem wartości (400 tys.) podczas, gdy wartość ceny oferty dla usług w ofercie Odwołującego jest prawie dwukrotnie wyższa, ani wobec wymaganej warunkiem długości okresu świadczenia usługi (18 m-cy), gdy zamówienie ma być realizowane przez okres dwukrotnie dłuższy. (…) Ponadto w piśmie procesowym z 30 stycznia 2026 r. Przystępujący Xerox podniósł okoliczności faktyczne, które odpowiadają rzeczywistemu stanowi rzeczy, a także wiarygodne twierdzenia, które nie zostały skutecznie podważone przez Odwołującego [pisownia oryginalna, pominięto wytłuszczenia tekstu i osadzone w tekście zrzuty ze wskazanych linkami stron internetowych; podkreślenia własne]: (...) …Przystępujący z ostrożności podał sześć usług, podczas gdy Zamawiający wymagał dwóch usług. (…) Termin na złożenie ofert upływał w kwietniu 2025 r., a Przystępujący złożył podmiotowe środki dowodowe w listopadzie/grudniu 2025 r. W związku z tym, złożenie dowodów na należyte wykonywanie usług wystawionych przed terminem składania ofert, byłoby nieaktualne (nie odzwierciedlałoby rzeczywistości w momencie ich złożenia).

Zgodnie z Rozdziałem IX pkt 1 ppkt 1 lit. a) Części I SW Z, w przypadku usług nadal wykonywanych, wykonawca ma

obowiązek przedstawić dowody na to, że usługi są należycie wykonywane, a nie były należycie wykonywane do dnia terminu składania ofert. Tym samym oświadczenie (np. referencja) wystawione w kwietniu 2025 r. nie może potwierdzać, że Przystępujący należycie wykonuje usługę w listopadzie/grudniu 2025 r. (w momencie złożenia referencji). …z dowodów na należyte wykonywanie usług przez Przystępującego jasno wynika, że Przystępujący należycie wykonywał usługi od momentu ich rozpoczęcia do dnia wystawienia dowodu, nieprzerwanie, również w okresie 3 miesięcy przed terminem złożenia oferty w Postępowaniu jak i później, (...)

Reasumując, złożone przez Xerox podmiotowe środki dowodowe potwierdzają, że ma on wymagane doświadczenie w wykonywaniu usług. Po pierwsze, sformułowanie warunku zakreślało wyłącznie minimalny, a nie maksymalny, okres, nabywania tego doświadczenia. Po drugie, Xerox wykazał, że w odniesieniu do dwóch usług obiektywnie rzecz biorąc nie jest w stanie pozyskać referencji, które zastąpił oświadczeniem własnym. Po trzecie, niezależnie od tego drugiej okoliczności, Xerox potwierdził swoje doświadczenie w wykonywaniu czterech kolejnych usług, których należyte wykonywanie potwierdził referencjami. Po czwarte, oczywiste jest, że dowody należytego wykonywania usług wystawione w późniejszej dacie potwierdzają taki stan rzeczy na cały okres poprzedzający, a przy tym są aktualne.

Zaznaczyć również należy, że zawarte w odwołaniu zarzuty do powyżej opisanych dokumentów, które zostały złożone przez Xeroxa jako podmiotowe środki dowodowe w celu wykazania posiadania wymaganego doświadczenia, nie dotyczą kwestionowania faktu należytego wykonywania przez niego usług wyszczególnionych w wykazie.

Izba zważyła, co następuje: [ad zarzutów 1-3] Powyżej ustalona wykładnia postanowień SW Z odnoszących się do opisu przedmiotu zamówienia oraz treści ofert i dokumentów składanych przez wykonawców została dokonana przy uwzględnieniu reguł wykładni oświadczeń woli i wiedzy wynikających z art. 65 § 1 Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm) {dalej: „kc”}. Zgodnie z tym przepisem, który znajduje zastosowanie na mocy odesłania zawartego w art. 8 ust. 1 pzp, oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje (przy czym z art. 651 kc wynika, że znajdują one odpowiednie zastosowanie do innych oświadczeń). Innymi słowy, wynikające z art. 65 § 1 kc dyrektywy interpretacyjne wskazują na konieczność uwzględnienia kontekstu sytuacyjnego składanego oświadczenia woli, a zatem uwzględnienia wszystkich elementów istotnych dla odkodowania faktycznego zamiaru składającego oświadczenie woli. Jak to trafnie uchwycono w uzasadnieniu wyroku Izby z 10 maja 2011 r. sygn. akt KIO 883/11, art. 65 kc daje podstawy do przyjęcia tzw. kombinowanej metody wykładni oświadczeń woli, zmierzającej do uwzględnienia w odpowiednim zakresie zarówno rzeczywistej woli podmiotu składającego oświadczenie woli, jak i wzbudzonego przez to oświadczenie zaufania innych osób. Z jednej więc strony określone znaczenie przypisuje się woli podmiotu składającego oświadczenie, z drugiej zaś strony dąży się do ochrony interesów osoby, która działa w zaufaniu do ustalonego przez siebie sensu otrzymanego oświadczenia woli, jeżeli przy jego interpretacji dołożyła należytej staranności.

Przy czym wzorzec należytej staranności ma charakter obiektywny i abstrakcyjny, jest ustalany niezależnie od osobistych przymiotów i cech konkretnej osoby, a jednocześnie na poziomie obowiązków dających się wyegzekwować w świetle ogólnego doświadczenia życiowego oraz konkretnych okoliczności (zob. uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 23 października 2003 r. sygn. akt V CK 311/02). Dodatkowo w stosunku do profesjonalistów miernik ten ulega podwyższeniu, gdyż art. 355 §2 kc precyzuje, że należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności. Zatem za profesjonalistę należy uznać zarówno zamawiającego jako organizatora postępowania, jak i uczestniczącego w nim wykonawcę.

Stosowanie reguł wykładni oświadczeń woli znajduje również odzwierciedlenie w orzecznictwie dotyczącym zamówień publicznych, gdzie jednolicie wskazuje się, że wszelkie niejasności, nieścisłości, niedopowiedzenia itp. w treści dokumentów zamówienia, w szczególności postanowień określających warunki udziału w postępowaniu, nie mogą być interpretowane na niekorzyść wykonawców, którzy działali w dobrej wierze. Przy czym pierwszeństwo powinna mieć wykładnia literalna, a dopiero jeżeli prowadziłaby ona do absurdalnych rezultatów, inne metody wykładni. Z drugiej strony, jeżeli postanowienie te są korzystne dla wykonawcy, nie można mu przypisać złej wiary z tego powodu, że nie zwrócił się do zamawiającego o ich wyjaśnienie, czy zmianę w kierunku ich doprecyzowania. Nawet jeżeli dzięki temu warunek udziału w postępowaniu byłby bardziej proporcjonalny do przedmiotu zamówienia czy w większym stopniu umożliwiał ocenę zdolności wykonawcy do jego wykonania.

Należy również przypomnieć o specyfice postępowania odwoławczego wynikającej przede wszystkim z art. 555 ustawy pzp (poprzednio w art. 192 ust. 7 ustawy pzp z 2004 r.), zgodnie z którym Izba nie może orzekać co do zarzutów,

które nie były zawarte w odwołaniu. Innymi słowy, niezależnie od wskazywanego w odwołaniu przepisu, którego naruszenie jest zarzucane zamawiającemu, Izba jest uprawniona do oceny prawidłowości zachowania zamawiającego (podjętych lub zaniechanych czynności), jedynie przez pryzmat sprecyzowanych w odwołaniu okoliczności, przede wszystkim faktycznych, ale i prawnych. Mają one decydujące znaczenie dla ustalenia granic kognicji Izby przy rozpoznaniu sprawy, gdyż konstytuują zarzut podlegający rozpoznaniu. W konsekwencji o ile dowody na mocy art. 535 ustawy pzp odwołujący może przedstawiać aż do zamknięcia rozprawy, o tyle okoliczności, z których chce wywodzić skutki prawne musi uprzednio zawrzeć w odwołaniu, pod rygorem ich nieuwzględnienia przez Izbę z uwagi na art. 555 pzp.

Jak to trafnie wywiodła Izba w uzasadnienia wyroku z 9 maja 2023 r. sygn. akt KIO 1142/23]: Ponadto art. 516 ust. 1 pkt 7-10 pzp stanowi, że odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie zamawiającego, którym zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania. Z przepisów tych wynika zatem, że samo wskazanie czynności zamawiającego oraz naruszonych przez niego przepisów ustawy nie tworzy zarzutu. Zarzut jest substratem okoliczności faktycznych i prawnych, które powinny być wskazane w odwołaniu i to właśnie one zakreślają granice rozpoznania odwołania. Oznacza to, że niezależnie od podstawy prawnej wskazanego naruszenia, nowe okoliczności faktyczne podnoszone dopiero na rozprawie stanowią nowe zarzuty, które nie były zawarte w odwołaniu. W związku z tym nie mogą one być brane pod uwagę w trakcie rozpoznania odwołania przez Izbę, gdyż byłoby to niezgodne z ww. przepisami obowiązującymi w postępowaniu odwoławczym przed Izbą. Dopuszczenie rozszerzania przez odwołujących zakresu pierwotnych zarzutów lub ich modyfikacji na rozprawie prowadziłoby też w istocie do przedłużenia ustawowego terminu na wnoszenie odwołań. Ponadto w razie rozpoznania przez Izbę nowych zarzutów rozszerzonych o okoliczności faktyczne niepodniesione w odwołaniu, doszłoby do zachwiania zasady równości stron cechującej kontradyktoryjne postępowanie odwoławcze, gdyż zamawiający o tym, jakie konkretnie zarzuty kierowane są pod jego adresem, dowiadywałby się dopiero na rozprawie, co uniemożliwiłoby mu przygotowanie argumentacji i zgromadzenie ewentualnych dowodów przemawiających na jego korzyść.

Takie stanowisko jest konsekwentnie prezentowane przez Izbę. Wskazanie nowych faktów, nawet wyczerpujących dyspozycję tego samego przepisu pzp, jest uznawane za nowy zarzut [z uzasadnienia wyroku z 13 marca 2023 r. sygn. akt KIO 291/23]. Izba bada odwołanie wyłącznie w granicach zarzutów (art. 555 Prawa zamówień publicznych). Zarzut składa się z podstawy prawnej – wskazania przepisu, który został naruszony, i podstawy faktycznej, tj. okoliczności, które mogłyby być rozpatrywane przez Izbę w kontekście ewentualnego naruszenia przepisu ustawy. Podniesiony zarzut musi być skonkretyzowany [z uzasadnienia wyroku z 22 lutego 2023 r. sygn. akt KIO 360/23]. W tym miejscu zwrócić należy uwagę, że postępowanie odwoławcze nie służy uzupełnianiu treści odwołania. Skoro rozstrzygnięcie odwołania winno ograniczać się do zarzutów zawartych w odwołaniu to mnożenie okoliczności faktycznych i prawnych w toku postępowania odwoławczego, należy uznać za rozszerzenie przedmiotu odwołania nie zaś za uzasadnienie zarzutów sformułowanych w odwołaniu [z uzasadnienia wyroku z 5 grudnia 2013 r. sygn. akt KIO 2690/13].

Z kolei Sąd Okręgowy w Warszawie, który jako Sąd Zamówień Publicznych rygorysty- cznie przestrzega stosowania art. 555 pzp, w uzasadnieniu wyroku z 18 października 2023 r. sygn. akt. XXIII Zs 77/23 wywiódł, że postępowanie odwoławcze przed Krajową Izbą Odwoławczą nie ma charakteru całościowego postępowania kontrolnego, obejmującego ogólną prawidłowość przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez zamawiającego, a Izba jest władna badać ściśle konkretnie te kwestie, które zostały jej poddane przez odwołującego (a następnie ewentualnie zmodyfikowane uwzględnieniem odwołania przez zamawiającego i sprzeciwem przystępującego) – i tak przedstawiony jej zakres zaskarżenia i zarzutów poddać konfrontacji z regulacją art. 554 ust 1 pkt 1 oraz art 555 ustawy pzp. Sąd z całą mocą podkreślił, że niedopuszczalne jest orzekanie przez Izbę w zakresie niespornym oraz co do zarzutów niezawartych w odwołaniu. Krajowa Izba Odwoławcza nie jest bowiem uprawniona do dowolnego zakresu rozpoznania odwołania (ustalenia substratu zaskarżenia), gdyż w systemie środków ochrony prawnej na gruncie ustawy Prawo zamówień publicznych dysponentem odwołania jest odwołujący, a także zamawiający (uznając bądź nie zarzuty odwołania) oraz jego uczestnicy (korzystając z prawa do wniesienia sprzeciwu). Stąd orzekanie przez Izbę w zakresie nieobjętym sprzeciwem, a zatem w zakresie niespornym jest niedopuszczalne. Również orzekanie co do zarzutów niezawartych w odwołaniu jest niedopuszczalne. [ad zarzutu nr 1 i 3] Art. 226 ust. 1 pkt 5 pzp nakazuje zamawiającemu odrzucenie oferty, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia, przez które – według definicji zawartej w art. 7 pkt 29 pzp – należy rozumieć warunki dotyczące zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego. Ponieważ poprzednio obowiązująca Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. –

Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) {dalej: „popzp”} zawierała analogiczne uregulowania, w przeważającej mierze zachowuje aktualność dorobek doktryny i orzecznictwa wypracowany na tle stosowania art. 89 ust. 1 pkt 2 popzp. Zgodnie z tym przepisem zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 popzp. Przy czym ten ostatni przepis miał niemal identyczne brzmienie jak obecnie obowiązujący art. 223 ust. 1 pkt 3 pzp. Różnice sprowadzają się do nieistotnych w okolicznościach tej sprawy zmian terminologii, wynikających z uczynienia obecnie punktem odniesienia dokumentów zamówienia zamiast, jak poprzednio, samej specyfikacji istotnych warunków zamówienia {w skrócie: „SIW Z”}, która z kolei obecnie nazywana jest specyfikacją warunków zamówienia {w skrócie:

„SW Z”}. Innymi słowy, na potrzeby dalszego wywodu „SW Z” i „SIW Z” należy poczytać za synonimiczne określenia specyfikacji (istotnych) warunków zamówienia {inaczej w skrócie: „specyfikacji”} jako zasadniczego dokumentu zamówienia opracowywanego przez zamawiających na potrzeby prowadzonego postępowania.

Zarówno w obecnym, jak i poprzednim stanie prawnym co do zasady odrzuceniu podlega oferta, której treść – rozumiana jako oświadczenie woli wykonawcy (zawartość merytoryczna oferty) – nie odpowiada warunkom zamówienia w odniesieniu do zakresu, rodzaju lub sposobu realizacji przedmiotu zamówienia. Innymi słowy, zachodzi niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia polegająca na niezgodności zobowiązania wykonawcy wyrażonego w jego ofercie ze świadczeniem, którego zaoferowania wymagał zamawiający w dokumentach zamówienia. Stąd zamawiający powinien zweryfikować, czy oferowane mu roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają tym wymaganiom co do rodzaju, zakresu, ilości, jakości, warunków realizacji i innych elementów, jakie uznał za istotne dla zaspokojenia jego potrzeb, jeżeli znalazło to odzwierciedlenie w ramach opisu przedmiotu zamówienia (z uwzględnieniem proponowanych warunków umowy).

Aby zapewnić możliwość zweryfikowania zgodności treści oferty z warunkami zamówienia, z jednej strony art. 20 ust. 1 pzp (art. 9 ust. 1 popzp) obliguje zamawiającego, aby prowadził całe postępowanie o udzielenie zamówienia w formie pisemnej, w tym art. 133 ust. 1 pzp nakazuje udostępnienie specyfikacji (art. 37 ust. 2 popzp), która ma zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, określenie terminu wykonania zamówienia, opis sposobu przygotowania oferty, sposób obliczenia ceny oferty, opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert, projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, istotne warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz opis sposobu przygotowania ofert (art. 134 ust. 1 pkt 4, 6, 14, 17, 18, 20; art. 36 ust. 1 pkt 3, 4, 10, 12 13 i 16 popzp). Z drugiej strony art. 63 ust. 1 i 2 pzp zastrzega pod rygorem nieważności dla oferty składanej przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia formę elektroniczną (art. 10a ust. 5 popzp, przy czym w jeszcze dawniejszym stanie prawnym była to forma pisemna pod rygorem nieważności), a według art. 218 ust. 2 pzp treść takiej oferty musi być zgodna z wymaganiami zamawiającego określonymi w dokumentach zamówienia (w art. 82 ust. 3 popzp mowa była o zgodności treści oferty z treścią specyfikacji).

W doktrynie i orzecznictwie przyjęło się stanowisko, że rozumienie terminu oferta należy opierać na art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jest nią oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Z uwagi na odpłatny charakter zamówień publicznych, nieodzownym elementem treści oferty będzie zawsze określenie ceny za jaką wykonawca zobowiązuje się wykonać zamawiane świadczenie. W pozostałym zakresie to zamawiający określa w specyfikacji wymagany od wykonawcy zakres i sposób konkretyzacji oświadczenia woli, który będzie podstawą dla oceny zgodności treści złożonej oferty z merytorycznymi wymaganiami opisu przedmiotu zamówienia i warunkami umowy. W szczególności nie budzi wątpliwości, a nie jest bez znaczenia dla rozpoznawanej sprawy, że zamawiający może wymagać skonkretyzowania producenta i oznaczenia indywidualizującego przedmiot oferty np. przez wymaganie podania producenta, marki, typu modelu itp. oferowanego urządzenia, czy wskazania w treści oferty szczegółowych parametrów. W takim przypadku należy uznać te informacje za stanowiące elementy treści umowy podmiotowo istotne (accidentalia negotii).

Niezależnie od charakteru niezgodności, aby zastosować podstawę odrzucenia oferty z art. 226 ust. 1 pkt 5 pzp musi być możliwe uchwycenie na czym konkretnie taka niezgodność polega, czyli co i w jaki sposób w ofercie nie jest zgodne z konkretnie wskazanymi, skwantyfikowanymi i ustalonymi jednoznacznie warunkami zamówienia. Przy czym o ile art. 223 ust. 1 pzp (87 ust. 1 popzp) uprawnia zamawiającego w toku badania i oceny ofert do zażądania od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, o tyle zabrania prowadzenia między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz – z zastrzeżeniem ust. 2 (oraz szczególnego trybu dialogu konkurencyjnego) – dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści. Jednocześnie z art. 223 ust. 2 pkt 1-3 pzp (art. 87 ust.

2 pkt 1-3 popzp) wynika nakaz poprawienia przez zamawiającego w ofercie zarówno oczywistych omyłek pisarskich czy rachunkowych, jak i innych omyłek, polegających na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, jeżeli poprawienie tych nieoczywistych omyłek nie powoduje istotnych zmian w treści oferty. W konsekwencji nawet wystąpienie stanu niezgodności treści oferty z treścią specyfikacji nie zawsze może być podstawą odrzucenia oferty, gdyż odrzuceniu podlega wyłącznie oferta, której treść jest niezgodna z treścią specyfikacji w sposób zasadniczy i nieusuwalny.

Ponieważ, jak już powyżej ustalono, zarzuty i żądania rozpoznawanego odwołania nie dotyczą zaniechania zastosowania przepisów art. 223 ust. 2 pkt 1-3 ustawy pzp, poza kognicją Izby w tej sprawie jest, czy i ewentualnie w jaki sposób możliwe byłoby takie poprawienie oferty Odwołującego, aby usunąć adekwatnie stwierdzone przez Zamawiającego w jej treści niezgodności z opisem przedmiotu zamówienia.

Omówione powyżej instytucje poprawienia omyłek właściwe dla Prawa zamówień publicznych nie wyłączają konieczności dokonywania wykładni oświadczenia woli, o czym już była mowa na wstępie rozważań. Dodać należy jednak, że zamawiający ma również prawo działać w zaufaniu do jednoznacznej treści oferty, zwłaszcza gdy, jak Zamawiający w tym przetargu, umożliwił i ułatwił jej sporządzenie, np. dzięki przygotowaniu formularza wymagającego od wykonawcy potwierdzenia, krok po kroku, spełniania poszczególnych wymagań i parametrów opisu przedmiotu zamówienia. W takim przypadku również pierwszeństwo powinna mieć wykładnia literalna, a dopiero jeżeli prowadziłaby ona do absurdalnych rezultatów, inne metody wykładni.

Ponadto zakresem normy prawnej wynikającej z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp objęta jest również sytuacja, w której pomimo zadeklarowania przez wykonawcę w ofercie, że jej treść odnośnie przedmiotu świadczenia jest zgodna z opisem przedmiotu zamówienia, nie znajduje to potwierdzenia w dodatkowo zażądanych przez zamawiającego przedmiotowych środkach dowodowych, o których mowa w art. 104 (etykiety), art. 105 (certyfikaty) i art. 106 (inne dokumenty) ustawy pzp (przy czym ten ostatni przepis jest odpowiednikiem regulacji zawartej w art. 25 ust. 2 pkt 2 popzp). Stąd zostały one zdefiniowane w art. 6 pkt 20 ustawy pzp jako środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. Dokumenty zaliczane do przedmiotowych środków dowodowych należy rozpatrywać jako kwalifikowaną formę potwierdzenia merytorycznej zgodności oferowanego świadczenia z wymaganym przez zamawiającego. Innymi słowy, zadeklarowana przez wykonawcę treść oferty musi w takim przypadku dodatkowo znaleźć odzwierciedlenie w dodatkowych dokumentach, co do zasady wydawanych przez niezależny od wykonawcy podmiot trzeci nie na potrzeby konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia.

Jak to już powyżej ustalono, w niniejszym przetargu Zamawiający nie zażądał przedmiotowych środków dowodowych, które byłyby wiarygodne i obejmowały potwierdzenie wszystkich czy kluczowych parametrów, każdego z osobna. W takim przypadku jednoznaczna treść oferty ma prymat przed deklaratoryjnym i ogólnym zapewnieniu przez producenta, że wszystkie parametry są zgodne z tymi opisanymi w warunkach zamówienia.

Reasumując, Izba zważyła, że w ustalonych okolicznościach nie potwierdziły się zarzuty naruszenia przez Zamawiającego art.226 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp, ani przez odrzucenie oferty Odwołującego, ani przez nieodrzucenie oferty Przystępującego Konsorcjum.

W konsekwencji bezpodstawne jest zarzucanie Zamawiającemu, że nie dochował zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, przejrzystości i proporcjonalności, o których mowa w art. 16 ustawy pzp. [ad zarzutu nr 2] Z art. 112 ust. 2 pkt 4 w zw. z art. 116 ust. 1 zd. 1 ustawy pzp wynika, że zamawiający może określić jako warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, który ma zapewnić realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, posiadanie przez osoby skierowane przez wykonawcę do realizacji zamówienia niezbędnego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia.

Normy prawne wynikające z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b-c ustawy pzp nakazują zamawiającemu odrzucenie oferty, jeżeli została złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub takiego, który nie złożył w przewidzianym terminie m.in. podmiotowego środka dowodowego potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu. Przy czym skoro na wykonawcy spoczywa ciężar udowodnienia spełniania warunków udziału w postępowaniu za pomocą określonych środków dowodowych, również w przypadku niepodołania temu formalnemu obowiązkowi, wykonawcę należ uznać za niespełniającego tych warunków. Innymi słowy, Zamawiający ma uprawnienie i obowiązek wykluczenia z postępowania wykonawcy, gdy stwierdzi, że wbrew złożonemu oświadczeniu wstępnemu o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu nie wynika to ze złożonych podmiotowych środków dowodowych.

W odpowiedzi na odwołanie z 31 stycznia 2026 r. Zamawiający zawarł wywód prawny, który Izba w pełni podziela i uznaje za własny[pisownia oryginalna, pominięto wytłuszczenia tekstu; częściowo podkreślenia własne]:

1. 1. Brak przedstawienia referencji dla usług realizowanych dla Firmy Oponiarskiej Dębica S.A. i Pratt&Whitney 2.1.1. Odwołujący podnosi w odwołaniu zasadniczo dwie kwestie – że Xerox nie powinien przedstawiać jako usług referencyjnych takich zamówień, co do których wiedział (w tym przed terminem składania ofert), że nie otrzyma referencji oraz że odmowa wystawienia referencji przez zamawiającego nie jest przyczyną obiektywną, o jakiej mowa w § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych.
2. 1.2. W kwestii pierwszej – nie są znane (…) przepisy prawa zakazujące wykonawcom przedstawienia zamiast

referencji oświadczenia własnego, jeżeli wykonawca ma wiedzę, że nie będzie miał możliwości uzyskania referencji od zlecającego zamówienie – niezależnie od tego na jakim etapie postępowania (czy też przed nim) taką wiedzę uzyskał i niezależnie od tego czy ma możliwość wykazania się innymi zamówieniami na potwierdzenie spełniania warunku udziału. I analogicznie – nie są znane (…) przepisy prawa nakazujące Zamawiającemu odmowę uznania oświadczenia własnego wykonawcy w ww. sytuacjach. (…) 2.1.3. W kwestii drugiej – …cytat z wyroku Sądu Okręgowego w Zielonej Górze z dnia 2020-03-12, sygn. akt VI Ca 904/19 przywołany przez Odwołującego, wyrwany jest z kontekstu, a w szczególności nie odpowiada stanowi faktycznemu niniejszej sprawy.

W sprawie której dotyczył cytowany wyrok SO pomiędzy wykonawcą a zamawiającym, który miał wystawić referencję, istniał spór na tle prawidłowego wykonania zamówienia, a nadto wykonawca nie podjął próby uzyskania referencji.

Jednocześnie Odwołujący pominął zupełnie fakt, że w wyroku KIO 1130/19 (w wyniku zaskarżenia którego wydany został ww. wyrok SO w Zielonej Górze) Izba uznała, że „W ocenie Izby – możliwość posłużenia się jednostronnym oświadczeniem o należytym wykonaniu zamówienia może być uznane za prawnie dopuszczalne jedynie w warunkach odmowy wydania przez Zamawiającego stosownej referencji.” SO wyrok ten potrzymał, sam wskazując w uzasadnieniu, że „Izba trafnie wskazała, że Odwołujący nie udowodnił, że nie był w stanie uzyskać dokumentów o których mowa w SIW Z i Rozporządzeniu, skoro w ogóle nie ubiegał się o uzyskanie stosowanych referencji. Izba zasadnie przyjęła, że możliwość posłużenia się jednostronnym oświadczeniem o należytym wykonaniu zamówienia może być uznane za prawnie dopuszczalne jedynie w warunkach odmowy wydania przez Zamawiającego stosownej referencji.”

1. 1.4. Należy podkreślić, że Wykonawca nie ma żadnych narzędzi, ani faktycznych, ani prawnych by spowodować wydanie referencji przez zamawiającego, w szczególności przez podmiot prywatny.
2. 1.5. Nie sposób zatem uznać, jak chce tego Odwołujący, że generalnie każda odmowa wydania referencji przez zlecającego zamówienie nie może być uzna za przyczynę obiektywną. …jest wręcz przeciwnie, tzn. tylko w szczególnych okolicznościach, przede wszystkim gdy związane to jest z negatywną oceną wykonania zamówienia lub sporem, odmowa wydania referencji przez zlecającego może być tratowana jako czynnik subiektywny. Ale nawet w takiej sytuacji okoliczności danej sprawy muszą być oceniane indywidulanie, jak bowiem wynika z wyroku KIO 1083/19, jeżeli zamawiający bezzasadnie odmawia wystawienia referencji dotyczących realizacji usługi, wykonawca jest uprawniony do posłużenia się oświadczeniem własnym w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu. (…) 2.1.7. Xerox zabiegał o wydanie referencji, odmowa wydania referencji przez zamawiających była jednoznaczna i niezwiązana z przyczynami leżącymi po stronie Xerox, ale miała charakter obiektywny – wynikający z polityki danego podmiotu gospodarczego. Dodatkowo należy zauważyć, że Xerox zabiegał o wydanie referencji odpowiednio wcześnie.

Ponadto Xerox przedstawił Zamawiającemu przyczyny niemożliwości pozyskania referencji i przedstawił na tę okoliczność stosowne dowody.

1. 1.8. W tych okolicznościach Zamawiający nie miał podstaw do odmowy uznania oświadczeń własnych Xerox za dokumenty właściwe w świetle zapisów SW Z i rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, a w konsekwencji uznania potwierdzonych oświadczeniami własnymi zamówień referencyjnych za potwierdzające spełnienie warunku udziału.
2. 2. Brak weryfikacji przez Zamawiającego wykonania usług w okresie 3 lat od dnia składania ofert 2.2.1. Odwołujący twierdzi, że Zamawiający nie zweryfikował, czy zamówienia referencyjne wykazane przez Xerox spełniają wymaganie warunku dotyczące wartości usług w określonym przedziale czasowym – tj. jak chciałby Odwołujący - w czasie nie „starszym” niż 3 lata przed upływem terminu składnia ofert. (…) 2.2.5. …stanowisko jest spójne z zasadą proporcjonalności, równego traktowania Wykonawców, a także zgodne z utrwalonym orzecznictwem KIO, w którym wskazuje się, że nie można przy ocenie warunku pomijać doświadczenia wykonawcy (w tym wymaganych parametrów takich jak wartość zamówienia) które rozpoczęło się wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed składaniem ofert, np. KIO 1725/11: „Skoro zatem nabycie doświadczenia co do zasady następuje z chwilą ukończenia wykonywania usługi, to potwierdzenie spełnienia warunku następuje, jeśli termin zakończenia wykonywania usługi mieścił się w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert. Nielogiczne byłoby bowiem przyjęcie, że doświadczenie, którego nabywanie rozpoczęło się wcześniej niż ostatnie trzy łata przed upływem terminu składania ofert, a zakończyło np. w dniu poprzedzającym składanie ofert nie zostało nabyte, albo jak chce tego zamawiający, zostało nabyte jedynie w okresie mieszczącym się w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert.” (por. także np. KIO 392/25, KIO 1176/23, KIO 2563/11). (…) 2.2.7. W tych okolicznościach Zamawiający nie miał podstaw do odmiennej, niż dokonana zgodnie z opisanymi

powyżej zasadami, oceny zamówień referencyjnych Xerox.

1. 2.8. …nawet gdyby uznać, że wartość realizacji usług w wysokości 400 tys. musiała być osiągnięta (rozpocząć się) w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składnia ofert (…), to kwestia ta może podlegać wyjaśnieniu w trybie art. 128 ust. 4 Pzp.
2. 3. Referencje dla usług powtarzających się okresowo lub ciągłych 2.3.1. Odwołujący twierdzi, że Zamawiający nie miał podstaw do uznania referencji wystawionych po dacie składnia ofert, skoro dotyczą one usług powtarzających się okresowo lub ciągłych, nadal wykonywanych.
3. 3.2. Nie jest sporne, że w przypadku tego typu zamówień zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 2) rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych: „(…) w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy”, a także że zgodnie z § 9 ust. 2 pkt 1) tego rozporządzenia: „Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i 9, liczy się wstecz od dnia: 1) wktórym upływa termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu”.
4. 3.3. …nie można jednak interpretować ww. norm prawnych w sposób jaki czyni to Odwołujący, tj. poprzez przyjęcie, że zakreślają one wąski okres – wyłącznie 3 miesiące przed składaniem ofert – na wystawienie referencji potwierdzających należyte wykonywanie zamówień w toku, nie dopuszczając możliwości złożenia dla tego typu zamówień referencji wystawionych po dacie składania ofert. Odwołujący ignoruje zupełnie normy ustawowe, tj. art. 126 ust. 1 i 128 ust. 2 Pzp, wskazujące, że dokumenty składane na wezwanie mają być aktualne na dzień ich złożenia. …interpretacja przedstawiona przez Odwołującego jest sprzeczna z celem ustanowienia wskazanych przepisów Pzp i zmierza do próby zawężenia stosowania normy ustawowej poprzez interpretację przepisów aktu niższego rzędu.
5. 3.4. Powyższe potwierdza wyrok KIO 638/25: „Odwołujący podnosił, że Zamawiający bezpodstawnie dokonał czynności odrzucenia jego oferty, uznając, że wykonawca nie może potwierdzić swojego doświadczenia referencjami wystawionymi już po terminie składania ofert, w sytuacji gdy powołuje się na usługi o charakterze ciągłym lub powtarzającym się, czyli nadal realizowane w dniu składania oferty. (…) Jak stanowi § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może, w zależności od charakteru, znaczenia, przeznaczenia lub zakresu robót budowlanych, dostaw lub usług, żądać następujących podmiotowych środków dowodowych: wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Zgodnie z § 9 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia, okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i 9, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

W ocenie Izby nie budzi wątpliwości, że dokumenty składane w wyniku wezwania w trybie art. 126 ust. 1 lub art. 128 ust. 2 ustawy Pzp mają być aktualne na dzień złożenia tych oświadczeń lub dokumentów, co oznacza, że mogą być one wystawione po dacie składania ofert, gdyż stan spełnienia warunków i niepodlegania wykluczeniu musi być utrzymany również na moment ich złożenia. Przedłożone w tym trybie oświadczenia i dokumenty stanowią bowiem jedynie potwierdzenie okoliczności uprzednio wykazanych w dokumentach JEDZ czy też we wstępnym oświadczeniu, a przez fakt, że przedłożone dokumenty są aktualne na dzień ich złożenia potwierdzają, że stan spełniania warunków udziału w postępowaniu przez wybranego wykonawcę i brak podstaw wykluczenia nie uległ zmianie i ma charakter ciągły (powyższe potwierdziła także Krajowa Izba Odwoławcza w uchwale z dnia 25 czerwca 2022 r., KIO/KD 17/22).

Dlatego też rację należy przyznać Odwołującemu, że jeżeli wykonawca uzupełnia dokumenty na wezwanie, to muszą one zachowywać aktualność, natomiast przepisy te nie wymagają, aby dokument referencji był wystawiony przed terminem oferty – liczy się, by dokument referencji był „aktualny”, ważny (potwierdzał doświadczenie) w dniu złożenia do zamawiającego oferty i odzwierciedlał stan faktyczny (należyte wykonanie) sprzed upływu terminu oferty, ale sam dokument referencji może być wystawiony po dniu składania ofert.

W związku z powyższym Izba uznała, że potwierdził się zarzut bezpodstawnego odrzucenia oferty Odwołującego.”

1. 3.5. Istotą cytowanych norm rozporządzenia nie jest ograniczenie okresu (z jakiego ma pochodzić referencja dla

zamówień w toku) „do przodu”, ale ograniczenie tego okresu „wstecz”, po to by wykonawcy w przypadku zamówień niezakończonych nie mogli powoływać się na „stare” referencje, nieodzwierciedlające aktualnego stanu rzeczy, tj. tego czy w międzyczasie nie doszło do sytuacji mogącej zmienić oświadczenie zamawiającego w przedmiocie potwierdzenia należytego wykonywania zamówienia.

1. 3.6. Odwołujący pomija także zupełnie fakt, że referencje służą jedynie potwierdzeniu należytego wykonania zamówienia, a nie potwierdzeniu wszystkich okoliczności (wymagań) wynikających z warunku udziału. Te ostatnie potwierdzane są innymi środkami dowodowymi (np. wykazem usług), a na dzień składania ofert – oświadczeniem z art.

125 ust. 1 Pzp (w niniejszej sprawie Xerox złożył JEDZ zawierający wykaz usług z ich opisem, a następnie w wyniku wezwania do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych uzupełnił także JEDZ o dodatkowe usługi).

1. 3.7. W związku z powyższym nie można uznać, że referencja, wystawiona po dacie składania ofert, potwierdzająca należyte wykonywanie zamówienia w toku, z której wynika, że wykonawca realizuje zamówienie należycie – od chwili rozpoczęcia realizacji usługi po datę wystawienia referencji, odzwierciedla inny stan rzeczy niż taka, która byłaby wystawiona przed datą składania ofert. Obie potwierdzają należyte wykonywanie zamówienia i są zgodne z ww. cytowanymi przepisami rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych. Jednak – co istotne – ta pierwsza – jest „bardziej aktualna”, gdyż potwierdza fakt należytego wykonywania na dzień składania ofert (pierwsza z racji wystawienia przed tą datą nie może tego potwierdzać) a także że stan ten istnieje nadal – jest więc aktualna w rozumieniu art. 126 ust. 1 i art. 128 ust. 2 Pzp.
2. 3.8. W tych okolicznościach Zamawiający nie miał podstaw do nieuznania referencji Xerox za prawidłowe. (…) Ponadto Przystępujący Xerox w piśmie procesowym z 30 stycznia 2026 r. zawarł wywód prawny, który Izba również w pełni podziela i uznaje za własny [pisownia oryginalna, pominięto wytłuszczenia tekstu; podkreślenia własne]: (...)
3. 3. Wykonanie usług w okresie trzech ostatnich lat (...)

Wymóg zrealizowania dostaw/usług w okresie 3 ostatnich lat oznacza, że zakończenie realizacji usługi/dostawy powinno mieć miejsce w okresie 3 ostatnich lat, chyba że realizacja dostawy/usługi nadal trwa. Przystępujący spełnił niniejszy wymóg, bowiem wskazał usługi, które nadal realizuje, realizował w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, a nawet realizował przed tym okresem.

Potwierdza to jednoznacznie KIO:

Okres ostatnich 3 lub 5 lat, o których mowa w § 9 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415), należy rozumieć w ten sposób, że realizacja dostawy, usługi lub roboty budowlanej może się rozpocząć wcześniej, natomiast istotne jest, aby ta dostawa, usługa lub robota zakończyła się w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert. (...)

Brak jest zatem ogranicznika w odniesieniu do terminu rozpoczęcia danej roboty, dostawy lub usługi. Innymi słowy, aby uznać, że określone w wykazie zamówienie mieści się odpowiednio w okresie 5 lub 3 lat (ewentualnie w okresie prowadzonej działalności), wystarczające jest, aby zakończenie realizacji tego zamówienia nastąpiło w tym okresie (lub – w przypadku dostaw lub usług o charakterze powtarzającym się lub ciągłym – nadal trwało), nawet jeśli rozpoczęcie jego realizacji miało miejsce wcześniej. Tym samym, nie jest konieczne, by cały czas wykonywania zamówienia mieścił się w rzeczonym okresie [w przypisie nr 9: Wyrok KIO z 8.03.2024 r., KIO 576/24, LEX nr 3701558].

Reasumując, dla uznania, że określone w wykazie zamówienie mieści się w okresie 3 lat, wystarczające jest, aby zakończenie realizacji tego zamówienia nastąpiło w tym okresie (lub – w przypadku usług o charakterze powtarzającym się lub ciągłym - nadal trwało), nawet jeśli rozpoczęcie jego realizacji miało miejsce wcześniej. Innymi słowy, nie jest konieczne, by cały czas wykonywania zamówienia mieścił się w rzeczonym okresie. Sformułowanie „usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat" wprowadza tylko ograniczenie w postaci daty granicznej końca usług, nie wprowadza zaś ograniczenia w odniesieniu do terminu ich rozpoczęcia [w przypisie nr 10: Wyrok KIO z 24.02.2025 r., KIO 392/25]. (...)

1. 4. Potwierdzenie należytego wykonania usług powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych Konieczność zapewnienia aktualności składanych w Postępowaniu dokumentów uwzględnia uzasadnienie rozporządzenia z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy:

Obecnie terminy, w których dokumenty powinny być wystawione (zwykle wynoszące 3 lub 6 miesięcy), liczy się wstecz od upływu terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Tymczasem zgodnie z założeniem ustawy dokumenty te mają być aktualne na dzień ich złożenia, niezależnie od tego czy będą składane wraz z ofertą albo wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (art. 126 ust. 2 ustawy), przed wyborem

najkorzystniejszej oferty (art. 126 ust. 1 ustawy), w wyniku wezwania do uzupełnienia brakujących dokumentów (art. 128 ust. 2 ustawy) czy w związku z uzasadnionym podejrzeniem dezaktualizacji uprzednio złożonych dokumentów (art. 126 ust. 3 ustawy). Dlatego okresy ważności (aktualności) dokumentów należy powiązać z datą ich złożenia. (...) (…)Tym samym, racjonalne jest, że dowody na należyte wykonanie usług złożone przez Przystępującego są bardziej wartościowe niż gdyby były wystawione np. w kwietniu 2025 r., bowiem potwierdzają należyte wykonywanie usługi w dłuższym okresie, w tym w okresie 3 miesięcy przed terminem składania ofert. W tym przypadku, sztywna konieczność wystawienia dowodów na należyte wykonywanie usług w okresie 3 miesięcy przed terminem składania ofert stanowiłaby bezzasadny i niezgodny z prawem formalizm.

Prawidłowość złożenia dowodów na należyte wykonanie zamówienia wystawionych po terminie składania ofert potwierdza KIO:

W ocenie Izby nie budzi wątpliwości, że dokumenty składane w wyniku wezwania w trybie art. 126 ust. 1 lub art. 128 ust. 2 ustawy Pzp mają być aktualne na dzień złożenia tych oświadczeń lub dokumentów, co oznacza, że mogą być one wystawione po dacie składania ofert, gdyż stan spełnienia warunków i niepodlegania wykluczeniu musi być utrzymany również na moment ich złożenia. (...) Dlatego też rację należy przyznać Odwołującemu, że jeżeli wykonawca uzupełnia dokumenty na wezwanie, to muszą one zachowywać aktualność, natomiast przepisy te nie wymagają, aby dokument referencji był wystawiony przed terminem oferty – liczy się, by dokument referencji był „aktualny”, ważny (potwierdzał doświadczenie) w dniu złożenia do zamawiającego oferty i odzwierciedlał stan faktyczny (należyte wykonanie) sprzed upływu terminu oferty, ale sam dokument referencji może być wystawiony po dniu składania ofert [w przypisie nr 11:

Wyrok KIO z 13.03.2025 r., KIO 638/25].

Po drugie, Izba zważa, że referencje mogą być wystawione zarówno przed, jak i po dniu składania ofert (w niniejszej sprawie otwarcie ofert nastąpiło w dniu 6.10.2023 r.), a co w ocenie Izby oznacza, że Odwołujący mógł wystawić referencje po terminie składania ofert, (...) [w przypisie nr 12: Wyrok KIO z 20.11.2023 r., KIO 3254/23] …cel wprowadzenia 3 miesięcznego okresu wystawienia referencji służy temu, by wykonawcy nie składali referencji wystawionych np. rok przed złożeniem oferty. Takie referencje rzeczywiście nie potwierdzają, że wykonawca aktualnie należycie wykonuje usługę.

Zupełnie inną sytuacją jest wystawienie referencji, które potwierdzają należyte wykonywanie usługi przed i po dniu złożenia oferty. Takie referencje są aktualne i jednoznacznie potwierdzają spełnienie warunku udziału w Postępowaniu, co ma miejsce w przypadku Przystępującego.

Reasumując, Przystępujący złożył wszystkie wymagane podmiotowe środki dowodowe, w tym dowody na należyte wykonywanie usług) zgodnie z SWZ i powszechnie obowiązującym prawem. (…) Podsumowując, Izba zważyła, że w ustalonych okolicznościach nie potwierdziły się zarzuty naruszenia przez Zamawiającego art.226 ust. 1 pkt 2 lit. b-c w zw. z art. 128 ust. 1 i 4 ustawy pzp przez nieodrzucenie oferty Przystępującego Xerox.

W konsekwencji bezpodstawne jest zarzucanie Zamawiającemu, że nie dochował zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i proporcjonalności, o których mowa w art. 16 pkt 1 i 3 ustawy pzp. [ad zarzutów 1-3] Mając powyższe na uwadze, Izba – działając na podstawie art. 553 zd. 1 ustawy pzp – orzekła, jak w pkt 1. sentencji.

O kosztach postępowania odwoławczego w tej sprawie, na które złożył się uiszczony wpis od odwołania oraz uzasadnione koszty Zamawiającego w postaci wynagrodzenia pełnomocnika, orzeczono w pkt 2. sentencji stosownie do ustalonego wyniku sprawy, tj. na podstawie art. 557 ustawy pzp w zw. z § 8 ust. 1 pkt 1 oraz § 5 pkt 1 i 2 lit. b Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. poz. 2437) obciążono nimi Odwołującego.