Postanowienie KIO 3720/25 z 6 października 2025

Zamawiający, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) zwanej dalej „Pzp” w przedmiocie: „Dostawa olejów silnikowych, przekładniowych i hydraulicznych, środków smarnych oraz płynów eksploatacyjnych”. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 07 sierpnia 2025 r. pod nr 2025/BZP 00368640/1.

Zamawiający przekazał wykonawcom zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty w dniu 28 sierpnia 2025 r.

Wykonawca Omalu Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, wniósł w dniu 02 września 2025 r. odwołanie wobec czynności wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r., zarzucając dokonanie przez Zamawiającego wyboru oferty niezgodnej z wymaganiami SW Z. Odwołujący zarzucił naruszenie art. 226 ust. 1 pkt. 5 Pzp, poprzez czynność wyboru oferty niezgodnej z SW Z, podczas gdy to Odwołujący złożył w przewidywanym terminie ofertę zgodną z wymaganiami postawionymi w SWZ Zamawiającego.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszej oferty; dokonania ponownego badania i oceny ofert; ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej oraz odrzucenia oferty złożonej przez wykonawcę - M.Z. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą M.M. z siedzibą w Rybniku, jako niezgodnej z wymaganiami SW Z. Odwołujący wniósł także o obciążenie kosztami postępowania Zamawiającego oraz zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kwoty 7500 zł stanowiącej koszty poniesione z tytułu wpisu, a także kwoty wskazanej przez Odwołującego na rozprawie według przedłożonych na niej dokumentów.

W dniu 09 września 2025 r. Odwołujący przesłał uzupełnienie do odwołania, w którym zgłosił kolejny zarzut niezgodności złożonej oferty firmy M.M. z wymaganiami SWZ.

Zamawiający przekazał wykonawcom kopię odwołania w dniu 03 września 2025 r. wraz z wezwaniem do wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym. W ustawowym terminie w trybie przewidzianym w art. 525 ust. 1-3 Pzp do postępowania odwoławczego w niniejszej sprawie nie zgłosił przystąpienia żaden wykonawca.

W dniu 02 października 2025 r. Zamawiający złożył do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odpowiedź na odwołanie. Zamawiający, w oparciu o art. 568 pkt. 2 Pzp wniósł o umorzenie postępowania toczącego się na skutek odwołania wniesionego przez wykonawcę Omalu Sp. z o.o.

Zamawiający wyjaśnił, że nie uznał argumentów Odwołującego przedstawionych w odwołaniu, ale na podstawie analizy całej sprawy w dniu 11.09.2025 r. podjął decyzję i poinformował wykonawców o anulowaniu wyniku postępowania i powrocie do badania i oceny ofert. Zamawiający przedstawił w załączeniu do pisma następujące dowody: Informacja o anulowaniu wyniku postępowania i powrocie do badania i oceny ofert, Potwierdzenie przekazania wykonawcom oraz zamieszczenia na stronie internetowej informacji o anulowaniu wyniku postępowania i o powrocie do czynności badania i

oceny ofert.

Zamawiający wskazał, że Odwołujący w dniu 18.08.2025, tj. w dniu otwarcia ofert, zawnioskował o udostępnienie ofert złożonych do postępowania. Z uwagi na fakt zautomatyzowanego procesu udostępniania ofert u Zamawiającego, oferty zostały pobrane samodzielnie przez Odwołującego. W ofercie wykonawcy M.M. brak było wymaganych do złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, jakim były dokumenty potwierdzające wymagania właściwości fizyko-chemiczne, jak również aprobaty i dopuszczenia (np. karty katalogowe, PDS, itp.). Odwołujący pobrał właśnie tak złożoną ofertę (bez dokumentów przedmiotowych). Zamawiający w tym samym dniu (18.08.2025) wezwał wykonawcę M.M. do uzupełnienia dokumentów przedmiotowych, co było przewidziane w SW Z. W dniu 19.08.2025 wykonawca M.M. uzupełnił wymagane dokumenty. Odwołujący do dnia 30.09.2025 nie wnioskował o ich udostępnienie, zatem całą analizę dokonał jedynie na podstawie formularza cenowego oferty wykonawcy M.M., w którym podane były oferowane produkty.

Zamawiający wyjaśnił, że samodzielnie uznał, że należy anulować wynik postępowania oraz powrócić do badania i oceny ofert z uwagi na fakt, że dopatrzył się nieścisłości w przesłanych kartach katalogowych wykonawcy M.M.. W pozycji nr 2, oprócz karty katalogowej (która nie miała wyszczególnionego spełniania wymaganej normy Scania Low Ash), dołączone było pismo producenta Shell Polska Sp. z o.o., w którym potwierdza on, że sporny produkt (olej Shell Rimula R6 LM 10W-40) spełnia wymaganą normę. Zamawiający nie dostrzegł jednak, że przesłane pismo jest z dnia 21.11.2024 r. i to ta kwestia spowodowała decyzję o anulowaniu wyniku postępowania i powrocie do badania i oceny ofert.

W ramach powtórnej czynności badania i oceny ofert wykonawca M.M. został wezwany w dniu 17.09.2025 r. do wyjaśnienia treści przedmiotowych środków dowodowych, co potwierdza Pismo wzywające do wyjaśnienia treści dokumentów przedmiotowych wraz z potwierdzeniem przesłania.

W odpowiedzi na powyższe wezwanie, wykonawca M.M. udzielił wyjaśnień, które zostały przyjęte przez Komisję przetargową Zamawiającego, a na ich podstawie Zamawiający w dniu 29.09.2025 dokonał ponownego zatwierdzenia wyniku postępowania, o czym poinformował wykonawców w dniu 30.09.2025 r. Zamawiający załączył dowody:

Wyjaśnienia treści przedmiotowych środków dowodowych Wykonawcy M.M.; Zawiadomienie o ponownym wyniku postępowania ZP.69.2025 wraz z potwierdzeniem przekazania Wykonawcom oraz zamieszczeniem na stronie prowadzonego postępowania.

Zamawiający podniósł, że w świetle powyższego, zarzut naruszenia przepisów prawa wskazanych przez zarzut naruszenia art. art. 226 ust. 1 pkt 5, poprzez czynność wyboru oferty niezgodnej z SWZ z dnia 27.08.2025, a przekazanej wykonawcom w dniu 28.08.2025 – jest bezprzedmiotowy. Zamawiający anulował pierwotny wynik postępowania, wrócił do czynności badania i oceny ofert oraz dokonał ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej, którą była oferta wykonawcy M.M..

W danym stanie faktycznym Izba zważyła, co następuje:

Postępowanie odwoławcze w niniejszej sprawie podlegało umorzeniu na podstawie art. art. 568 pkt 2 Pzp.

Izba zważyła, że z treści odwołania z dnia 02 września 2025 r. wynika jednoznacznie, że zgodnie z oświadczeniem Odwołującego zawartym w odwołaniu, Odwołujący wniósł odwołanie wobec czynności dotyczącej wyboru oferty złożonej przez wykonawcę M.Z. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą M.M., jako najkorzystniejszej, z dnia 28 sierpnia 2025 r., która następnie, decyzją Zamawiającego z dnia 11 września 2025 r. została unieważniona. Zamawiający w informacji przekazanej wykonawcom w dniu 11 września 2025 r. wskazał, że „w przedmiotowym postępowaniu przetargowym anulowano wybór oferty najkorzystniejszej i powrócono do czynności badania i oceny ofert”.

W ramach powtórzonych następnie czynności badania i oceny ofert Zamawiający wykonał nowe czynności: wezwania wykonawcy - M.Z. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą M.M. – do uzupełnienia i wyjaśnienia przedmiotowych środków dowodowych wymaganych w postępowaniu. Po wykonaniu powyższych czynności, w dniu 30 września 2025 r. Zamawiający dokonał ponownie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej. Zamawiający ponownie uznał ofertę złożoną przez wykonawcę - M.Z. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą M.M. – jako ofertę najkorzystniejszą w prowadzonym postępowaniu.

Izba zważyła, że zaskarżona w odwołaniu czynność - wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r. stanowi w ramach wniesionego odwołania tzw. substrat zaskarżenia, tj. podstawę odwołania, co wynika jednoznacznie z treści odwołania. Wskazać należy, że zarzut i żądania zawarte w odwołaniu odnoszą się wprost do czynności wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r. Treść odwołania potwierdza, że Odwołujący nie podnosił żadnych okoliczności faktycznych dodatkowych ponad te, które dotyczyły wyboru oferty złożonej przez wykonawcę - M.Z. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą M.M. – jako najkorzystniejszej.

Jak wynika z okoliczności sprawy, w dniu 11 września 2025 r. Zamawiający dokonał unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r. i przystąpił do powtórzenia czynności badania i oceny ofert, w tym oferty uprzednio wybranej jako najkorzystniejsza, przekazując wykonawcom, w tym Odwołującemu powyższą

informację. Zatem w dniu 11 września 2025 r. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej przestała istnieć (obowiązywać) w prowadzonym postępowaniu.

Zgodnie z art. 568 pkt 2 Pzp, Izba umarza postępowanie odwoławcze w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Izba wskazuje przy tym, że postępowanie odwoławcze staje się zbędne lub niedopuszczalne, gdy przedmiot zaskarżenia przestał istnieć.

W niniejszej sprawie unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r. spowodowało, że czynność powyższa, wobec której zostało wniesione odwołanie, straciła swój byt prawny w postępowaniu, nie istnieje, a tym samym nie istnieje tzw. substrat zaskarżenia, niezbędny do tego, aby Izba mogła rozpoznać odwołanie merytorycznie i stwierdzić, czy Zamawiający dopuścił się naruszenia przepisów ustawy Pzp w ramach dokonania powyższej czynności. Skoro zaskarżona w odwołaniu czynność została unieważniona przez Zamawiającego, to tym samym, substrat zaskarżenia upadł, a rozpoznawanie odwołania w tym zakresie stało się zbędne.

Reasumując powyższe, Izba stwierdziła, że postępowanie odwoławcze stało się w niniejszej sprawie zbędne (bezprzedmiotowe) z uwagi na fakt, że czynność, która stanowiła podstawę do sformułowania zarzutów i wniesienia odwołania, przestała istnieć z dniem 11 września 2025 r., tj. z dniem unieważnienia przez Zamawiającego tej czynności.

W tym stanie rzeczy zachodzą przesłanki do umorzenia postępowania odwoławczego w oparciu o art. 568 pkt 2 Pzp, zgodnie z którym, Izba umarza postępowanie odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne.

Biorąc pod uwagę powyższe, Izba orzekła, jak w sentencji.

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557 i art. 575 Pzp ​ zw. z § 9 ust. 1 pkt 1 lit.b oraz § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów w kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Przewodniczący

…………………………..