Postanowienie KIO 2500/26 z 19 czerwca 2026

Narodowy Bank Polski, zwany dalej „Zamawiającym”, prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn. Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Bibliotecznego.

Postępowanie to prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), dalej: „ustawa Pzp”. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 25 lutego 2026 r. pod numerem 202868-2026.

W dniu 25 maja 2026 r. wykonawca American Systems Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu dalej „Odwołujący”, wniósł do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie.

Zamawiający w dniu 1 czerwca 2026 r. złożył odpowiedź na odwołanie, wnosząc o odrzucenie odwołania na podstawie art. 528 pkt 6 ustawy Pzp.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Zamawiający w Rozdziale pkt 2.1.2 ogłoszenia o zamówieniu podał:

1. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej (informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysłania i odbierania korespondencji elektronicznej, w tym informacje dotyczące wymogu użycia podpisu elektronicznego) 1) Komunikacja odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na Platformie Zakupowej NBP pod adresem W pkt 8.1. ogłoszenia o zamówieniu jako adres e-mail wskazano Zgodnie z Rozdziałem 11 pkt 1-4 SWZ:
2. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SW Z oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia:

Platforma Zakupowa NBP:

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a w szczególności:
2. 1.składanie ofert, 2.2.wymiana informacji, 2.3.przekazywanie dokumentów lub oświadczeń pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, na Platformie Zakupowej NBP.

Stanowiąca załącznik nr 1 do SW Z „Instrukcja dla Wykonawców” określa w szczególności wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu środków komunikacji elektronicznej oraz zawiera instrukcję obsługi Platformy Zakupowej NBP. Sposób i wymagania dotyczące

sporządzania i przekazywania Zamawiającemu dokumentów i oświadczeń określone są w „Wykazie dokumentów i oświadczeń wymaganych w postępowaniu wraz z wymaganiami technicznymi ich przekazania” stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca podał w Uszczegółowieniu formularza oferty lub innych dokumentach lub oświadczeniach adres e-mailowy do korespondencji ten sam, który jest adresem do kontaktów wpisanym w Platformie Zakupowej NBP. Zamawiający nie będzie ponosił negatywnych skutków prawnych podania przez Wykonawcę innego adresu, a wszelkie konsekwencje wynikające z podania innego adresu będą obciążać Wykonawcę. Zamawiający informuje, iż Wykonawca może dokonać samodzielnie zmian adresu e-mailowego na Platformie Zakupowej NBP.
2. W przypadku braku możliwości komunikacji poprzez Platformę Zakupową NBP - osoby uprawnione do kontaktowania się z Wykonawcami:
3. 1.Osoba uprawniona do komunikowania się z Wykonawcami: E.D.
4. 2.Numer telefonu: +48 22 185 92 73 4.3.Adres poczty elektronicznej:

W dniu 15 maja 2026 r. Zamawiający poinformował wykonawców o wyborze oferty wykonawcy TRITIUS SOLUTIONS A.S. z siedzibą w Brnie (Czechy) jako najkorzystniejszej.

W dniu 25 maja 2026 r. Odwołujący wniósł do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie.

Do odwołania został załączony wydruk z poczty elektronicznej pełnomocnika Odwołującego potwierdzający wysłanie za pośrednictwem wiadomości e-mailowej na adres kopii odwołania wraz z załącznikami w dniu 25 maja 2026 r. o godz. 23:12.

Z informacji przekazanej przez Zamawiającego Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 11 czerwca 2026 r. wynika, że Zamawiający w związku z nieotrzymaniem odpisu odwołania w terminie na jego wniesienie, wynikającym z art. 515 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp, nie przekazał odwołania wykonawcom biorącym udział w postępowaniu.

Zamawiający pismem z dnia 1 czerwca 2026 r. wniósł o odrzucenie odwołania na podstawie art. 528 pkt 6 ustawy Pzp, wskazując, że w dniu 28 maja 2026 r. dowiedział się o wniesieniu odwołania z pisma z dnia 28 maja 2026 r. (znak:

UZP/BODW25142/29428/26) dot. KIO 2500/26, w którym Prezes Krajowej Izby Odwoławczej zawiadomił Narodowy Bank Polski, że w dniu 25 maja 2026 r. wniesiono do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie przez wykonawcę, którym jest „American Systems” Sp. z o.o. ul. Młyńska 12/109A, 61-730 Poznań w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym przez Zamawiającego: Narodowy Bank Polski ul. Świętokrzyska 11/21 na zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Bibliotecznego, wewnętrzny identyfikator: SEZ/DKRZ-WPOIED-241-0398/DIT/25.

Zamawiający podnosił, że pismem z dnia 28 maja 2026 r. Prezes Krajowej Izby Odwoławczej wezwał Zamawiającego do cyt.: niezwłocznego, jednak nie później niż z w terminie 3 dni, złożenia: I. odpowiedzi na odwołanie zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 521 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako „ustawa”); II. Dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert wykonawców, których nie dotyczą zarzuty zawarte w odwołaniu, w postaci elektronicznej (dalej jako „dokumentacja”).

Zamawiający wskazywał, że zarówno na Platformie Zakupowej NBP: , jak i na adres poczty elektronicznej: do dnia 25 maja 2026 r. Odwołujący nie przekazał Zamawiającemu odwołania ani w formie elektronicznej, ani w postaci elektronicznej, ani kopii tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby Zamawiający mógł zapoznać się z jego treścią. Ponieważ Odwołujący nie wykonał obowiązku wynikającego z dyspozycji art. 514 ust. 2 Pzp, w sposób wynikający z ust. 1 Rozdz. 11 SW Z Zamawiający wniósł o odrzucenie odwołania na podstawie art. 528 pkt 6 ustawy Pzp. Jeżeli Odwołujący miałby problemy z użyciem Platformy Zakupowej NBP, wówczas stosownie do ust. 4 Rozdz. 11 SW Z, mógł skorzystać ze środków komunikacji elektronicznej wymienionych w ust. 4 Rozdz. 11 SWZ.

Mając na uwadze powyższe Izba zważyła, co następuje:

Art. 528 pkt 6 ustawy Pzp stanowi, że Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że odwołujący nie przekazał zamawiającemu odpowiednio odwołania albo jego kopii, zgodnie z art. 514 ust. 2. Oznacza to, że odwołanie podlega odrzuceniu, jeżeli odwołujący nie przekazał zamawiającemu odpowiednio odwołania albo jego kopii, zgodnie z art. 514 ust. 2 Pzp.

Zgodnie z treścią art. 514 ust. 2 ustawy Pzp, odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Jednocześnie stosownie do art. 516 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp do odwołania dołącza się dowód przekazania odpowiednio odwołania albo jego kopii zamawiającemu. Art. 514 ust. 3 ustawy PZP stwarza natomiast

domniemanie, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Jednocześnie art. 67 ustawy Pzp przewiduje, że Zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami lub uczestnikami konkursu, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. W myśl art. 134 ust.

1 pkt 10 ustawy Pzp, SW Z zawiera co najmniej informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Jak stanowi z art. 7 pkt 23 ustawy Pzp, przez środki komunikacji elektronicznej należy rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Natomiast według art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Reasumując, odwołujący – zgodnie z art. 514 ust. 2 ustawy Pzp – zobowiązany jest do przekazania zamawiającemu odwołania wniesionego w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej, albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej. Warunkiem skutecznego wniesienia odwołania jest przekazanie odwołania lub jego kopii zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do wniesienia odwołania. Brak dochowania przez odwołującego obowiązku przekazania zamawiającemu odwołania lub jego kopii skutkuje odrzuceniem odwołania.

Przenosząc powyższe na stan faktyczny niniejszej sprawy stwierdzić należy, co następuje.

Niewątpliwym jest, że Zamawiający jednoznacznie wskazał w treści SW Z (Rozdział 11) sposób komunikowania się pomiędzy zamawiającym a wykonawcami, podając adres strony prowadzonego postępowania () i adres poczty elektronicznej (), który mógł być zastosowany wyłącznie w przypadku wystąpienia określonych zdarzeń, tj. w przypadku braku możliwości komunikacji poprzez Platformę Zakupową NBP. Zatem, podstawowe sposoby komunikowania się pomiędzy Zamawiającym a wykonawcami w czasie postępowania zostały ustalone w Rozdziale 11 SWZ.

Zamawiający nie dopuszczał więc innej możliwości, sposobu i miejsca składania elektronicznych dokumentów, wniosków, jak również środków ochrony prawnej. Co istotne adres poczty elektroniczne podany w pkt 8.1 ogłoszenia stanowi jedynie wskazanie adresu e-mail instytucji zamawiającej.

W przedmiotowej sprawie Odwołujący celem potwierdzenia tego, że spełnił wymóg formalny odwołania z art. 516 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, załączył do wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołania dowód wysłania w dniu 25 maja 2026 r. o godz. 23:12 z konta pocztowego swojego pełnomocnika kopii odwołania razem z załącznikami do Zamawiającego na adres poczty elektronicznej . Wysłanie tych dokumentów nastąpiło zatem jeszcze w terminie do wniesienia odwołania, który upływał w dniu 25 maja 2026 r. o godz. 23:59.

Zamawiający zarówno w odpowiedzi na odwołanie z dnia 1 czerwca 2026 r., jak i później w piśmie z dnia 11 czerwca 2026 r., zaprzeczył otrzymaniu od Odwołującego kopii odwołania w terminie na wniesienie odwołania.

Nieotrzymanie kopii odwołania w terminie sprawiło, że Zamawiający nie wykonał obowiązku polegającego na poinformowaniu pozostałych uczestniczących w przetargu wykonawców o wniesionym odwołaniu i możliwości zgłoszenia przystąpień do postępowania odwoławczego.

Ze złożonego przez Odwołującego zaświadczenia DosGatos.RED z dnia 2 czerwca 2026 r. o dostarczeniu wiadomości email - logi serwera pocztowego, wydruku z panelu h24.seohost.pl obejmującego zestawienie wiadomości wysłanej na adres d., oraz wydruku z panelu h24.seohost.pl obejmującego szczegóły logu SMTP wiadomości oznaczonej identyfikatorem 1wRcbb-00000007HbV-0xRv wynika, że pełnomocnik Odwołującego w dniu 25 maja 2026 r. o godz. 23:13 przekazał wiadomość e-mail zatytułowaną „Odwołanie - SEZ/DKRZ-W PO1-ED 241-0398/DIT/25” z adresu na adres Niemniej powyższe nie potwierdza, że doszło do skutecznego przekazania kopii odwołania Zamawiającemu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na adres poczty dedykowany do komunikacji w niniejszym postępowaniu w taki sposób, że ten mógł zapoznać się z jej treścią przed upływem ustawowego terminu na wniesienie odwołania. Z treści tego dokumentu można wysnuć wniosek, że korespondencja z odwołaniem została wysłana na adres . Jednak Zamawiający nie mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu na jego wniesienie z uwagi na przesłanie jego kopii na adres poczty elektronicznej, który nie był wskazany przez Zamawiającego jako adres komunikacji w postępowaniu. Izba stwierdza, że w takiej sytuacji to na Odwołującym spoczywał ciężar wykazania, że uczynił on zadość swojemu obowiązkowi z art. 514 ust. 2 ustawy Pzp. Odwołujący nie podołał jednak temu ciężarowi

procesowemu. Odwołujący przekazał Zamawiającemu kopię odwołania na adres , a więc na adres doręczeń, który nie był przewidziany do kierowania korespondencji w sprawie zamówień publicznych, zgodnie z postanowieniami specyfikacji.

Izba stwierdza, że chociaż z załączonego do odwołania potwierdzenia przesłania kopii odwołania Zamawiającemu wynika, że Odwołujący wysłał ją na adres poczty elektronicznej Zamawiającego (tj. ), wskazany w ogłoszeniu o zamówieniu, to jednakże nie można uznać tego za prawidłowe działanie. Co prawda adres ten został podany w ogłoszeniu o zamówieniu, ale nie jako adres dedykowany do kontaktu Zamawiającego z wykonawcami w trakcie trwania postępowania przetargowego, ale jako adres instytucji zamawiającej. W dokumentacji postępowania w Rozdziale 11 SW Z Zamawiający w sposób wyraźny określił bowiem, że komunikacja między nim a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy Zakupowej pod adresem: . Pkt 8.1 ogłoszenia o zamówieniu, w którym został ujęty adres poczty elektronicznej , nie stanowi natomiast adresu e-mail, pod którym umożliwiony zostanie nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp do dokumentów zamówienia, ten został określony w Rozdziale 11 SWZ.

Choć pocztę elektroniczną niewątpliwie zalicza się do środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i ustawy Pzp, to dokonując oceny, czy wykonawca wnoszący odwołanie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 514 ust. 2 ustawy Pzp, a jego środek ochrony prawnej spełnia wymóg formalny z art. 516 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, należy mieć na uwadze postanowienia dokumentów zamówienia i unormowane w nich formy komunikacji Zamawiającego z wykonawcami. Nie można zatem uznać, że Odwołujący dopełnił swojego obowiązku przekazania Zamawiającemu kopii odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia w taki sposób, aby Zamawiający mógł zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Posłużenie się przez ustawodawcę w art. 514 ust. 3 ustawy Pzp pojęciem „środków komunikacji elektronicznej” nie oznacza dowolnego środka i nie daje wykonawcy korzystającemu ze środków ochrony prawnej dowolności w doborze metody komunikowania się z Zamawiającym. Z racji tego, że postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i postępowania odwoławcze prowadzone przed Krajową Izbą Odwoławczą cechują się wysokim formalizmem i szybkością postępowania, to czynności stron tych postępowań powinny być wykonywane szybko i sprawnie, gdzie przepisy prawa przewidują m. in., że Zamawiający maksymalnie w terminie 2 dni od dnia otrzymania odwołania powinien przekazać jego kopię innym wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia wzywając ich do przystąpienia do postępowania odwoławczego (art. 524 ustawy Pzp), zaś sami wykonawcy maksymalnie w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania mogą zgłosić swoje przystąpienie do postępowania odwoławczego, wskazując przy tym stronę, do której przystępują, oraz interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść tej strony (art. 525 ust. 1 ustawy Pzp).

Przyzwolenie wykonawcom na przekazywanie Zamawiającemu odwołania lub jego kopii dowolnie wybranymi środkami komunikacji elektronicznej może stwarzać problemy instytucjom zamawiającym i prowadzić zwłaszcza w przypadku instytucji o złożonej strukturze organizacyjnej do konieczności poszukiwania kopii wniesionego odwołania w różnych miejscach, a tym samym do dezorganizacji postępowań o udzielenie zamówienia i opóźnień w podejmowaniu czynności w związku z wyborem oferty najkorzystniejszej w postępowaniu i podpisaniem umowy z wybranym wykonawcą (zob. postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 11 stycznia 2023 r., sygn. akt KIO 3495/22, postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 19 lutego 2024 r., sygn. akt KIO 439/24, postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 29 maja 2025 r., sygn. akt KIO 1724/25).

W tej sytuacji, aby można było mówić, że Odwołujący spełnił swój obowiązek z art. 514 ust. 2 ustawy Pzp, który polega na przekazaniu Zamawiającemu kopii odwołania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, wykonawca ten powinien posłużyć się zatem wyłącznie środkiem komunikacji elektronicznej wyraźnie wskazanym w Rozdziale 11 SW Z – jako dedykowany do komunikacji z Zamawiającym w trakcie trwania postępowania.

Oznacza to, że Odwołujący nie dołożył należytej staranności w zakresie skutecznego poinformowania Zamawiającego o wniesieniu odwołania w myśl art. 514 ust. 2 ustawy Pzp, dokonując przekazania odwołania. Nie dostosował się bowiem do określonego, wymaganego i jednoznacznie wskazanego przez zamawiającego sposobu komunikacji, przekazując odwołanie w sposób, który nie był dopuszczony przez zamawiającego. Taki sposób działania nie może być akceptowany, gdyż prowadziłoby to do obowiązku poszukiwania korespondencji elektronicznej we wszystkich możliwych zasobach i kierowania jej do osób nieuprawnionych i nierealizujących zadań z zakresu zamówień publicznych.

Przekazanie odwołania zamawiającemu jest czynnością faktyczną, techniczną, konieczną do dopełnienia formalnej skuteczności jego wniesienia do Prezesa Izby, która nie została dokonana w przypadku niniejszego odwołania. (tak np. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 18 października 2021 r., sygn. akt KIO 2863/21) Dlatego też Izba, wobec ustalenia przekazanae przez Odwołującego kopii odwołania poprzez inny adres, niż wskazany i wymagany przez zamawiającego w SW Z, w konsekwencji czego Zamawiający nie mógł się z nim zapoznać nawet po upływie terminu na wniesienie odwołania, uznała iż odwołanie podlega odrzuceniu na podstawie art. 528 pkt 6 ustawy

Pzp, tj. z uwagi na to, że Odwołujący nie przekazał Zamawiającemu odwołania albo jego kopii, zgodnie z art. 514 ustawy Pzp, a zatem zaszła formalna przesłanka uniemożliwiająca merytoryczne rozpoznanie odwołania.

Mając powyższe na uwadze orzeczono jak w sentencji.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku, na podstawie art. 574 ustawy Prawo zamówień publicznych (tj.: z dnia 14 lipca 2023 r., Dz. U. z 2023 r., poz. 1605) oraz w oparciu o przepisy § 8 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. z 2020 r., poz. 2437).

Przewodnicząca

………………………………