Wyrok KIO 1939/26 z 12 czerwca 2026

1. Uwzględnia odwołanie i nakazuje zamawiającemu unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej w części 2 zamówienia, powtórzenie czynności badania i oceny ofert, ​w tym odrzucenie, na podstawie art. 224 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, oferty wykonawcy A.P.N.

Promise Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie.

1. Kosztami postępowania obciąża zamawiającego w ⅔ oraz wnoszącego sprzeciw uczestnika postępowania odwoławczego A.P.N. Promise Spółka Akcyjna z siedzibą ​w Warszawie w ⅓ i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy), uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania.
2. Zasądza od zamawiającego na rzecz odwołującego kwotę 10 000,00 złotych (dziesięć tysięcy złotych zero groszy).
3. Zasądza od wnoszącego sprzeciw uczestnika postępowania odwoławczego A.P.N. Promise Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie na rzecz odwołującego kwotę 5 000,00 złotych (pięć tysięcy złotych zero groszy).

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga z​ a pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca

…………………………..

Sygn. akt

KIO 1939/26

U z asadnie nie

Zamawiający Centrum Informatyki i Resortu Finansów, dalej: „zamawiający” prowadzi, na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej: „ustawa Pzp” postępowanie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem jest zawarcie umowy ramowej na: „Dostawę produktów i usług Microsoft lub równoważnych, w podziale na 2 części”, dalej: „postępowanie”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 2​ stycznia 2026 r. pod numerem 1149-2026.

27 kwietnia 2026 r. wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia: Span Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie oraz Span D.D. w Zagrzebiu, dalej: „odwołujący” wnieśli odwołanie wobec czynności i zaniechań zamawiającego z dnia 17 kwietnia 2026 r., tj. wobec zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy A.P.N. Promise S.A. w Warszawie oraz wobec czynności wyboru oferty tego wykonawcy jako jednej z najkorzystniejszych ofert w zakresie części 2 zamówienia w postępowaniu.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie:

1. art. 311 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp w związku z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp oraz w związku ​z art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp i art. 224 ust. 1 ustawy Pzp poprzez zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy A.P.N. Promise S.A. w Warszawie (dalej zwanego „A.P.N. Promise”), pomimo iż wykonawca ten – w odpowiedzi na

wezwanie zamawiającego do wyjaśnienia ceny ofertowej – nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie;

1. art. 311 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp w związku z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp oraz w związku ​z art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp i art. 224 ust. 1 ustawy Pzp z art. 16 pkt 1 ustawy Pzp poprzez naruszenie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców poprzez faworyzowanie wykonawcy preferowanego przez zamawiającego i przyjęcie wyjaśnień ceny ofertowej złożonych przez A.P.N. Promise po upływie terminu;
2. art. 311 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp w związku z art. 239 ust. 1 ustawy Pzp poprzez dokonanie wyboru oferty wykonawcy A.P.N. Promise jako jednej z najkorzystniejszych ofert złożonych w postępowaniu w zakresie części 2 zamówienia, pomimo zaistnienia podstawy do jej odrzucenia wskazanej w pkt 1 powyżej.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania poprzez:

1. nakazanie zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszych ofert ​w zakresie części 2 zamówienia,
2. nakazanie zamawiającemu odrzucenia oferty wykonawcy A.P.N. Promise w zakresie części 2 zamówienia,
3. nakazanie zamawiającemu powtórzenia czynności badania i oceny ofert w zakresie części 2 zamówienia,
4. obciążenie zamawiającego kosztami postępowania.

Po przeprowadzeniu rozprawy, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, stanowisk stron oraz uczestnika postępowania odwoławczego, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba ustaliła, iż nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania, a odwołanie nie zawierało braków formalnych i mogło zostać rozpoznane merytorycznie.

Izba ustaliła, że odwołujący wykazał interes w korzystaniu ze środków ochrony prawnej. Odwołujący jest wykonawcą ubiegającym się o zawarcie umowy ramowej w części 2​ zamówienia.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego zgłosił wykonawca A.P.N. Promise Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, dalej: „uczestnik”.

Zgłoszenie spełniało warunki określone w art. 525 ust. 1 i ust. 2 ustawy Pzp.

Zanawiający w odpowiedzi na odwołanie – piśmie z 5 czerwca 2026 r. oświadczył, że uwzględnia odwołanie w zakresie zarzutu nr 1 oraz wniósł o oddalenie odwołania w zakresie zarzutów nr 2 i 3.

Przystępujący na posiedzeniu w dniu 8 czerwca 2026 r. wniósł sprzeciw wobec uwzględnienia przez zamawiającego zarzutu nr 1 odwołania oraz oddalenie odwołania w pozostałym zakresie.

Izba zaliczyła do materiału dowodowego sprawy dokumenty pochodzące z akt sprawy odwoławczej oraz dokument – screen z strony platformy zakupowej zamawiającego, przedstawiony na posiedzeniu w dniu 8 czerwca 2026 r. przez uczestnika.

Izba ustaliła, że zamawiający w Specyfikacji Warunków Zamówienia w Rozdziale 14. Sposób komunikacji w pkt 14.10. przewidział:

„Użycie przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym środków komunikacji elektronicznej zapewnionych w Systemie jest uzależnione od uprzedniej akceptacji przez Wykonawcę Regulaminu korzystania z usług Systemu na witrynie internetowej przy zakładaniu profilu Wykonawcy."

W pkt 14.15.:

„14.15. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania do Systemu."

Izba ustaliła także, że w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego oferty złożyło 3​ wykonawców, w tym odwołujący oraz uczestnik.

17 lutego 2026 r. zamawiający wezwał uczestnika, na podstawie art. 224 ust. 1 ustawy Pzp, do złożenia wyjaśnień w zakresie wyliczenia istotnej części składowej ceny tj. zaoferowanej maksymalnej ceny za 1 godzinę Usług wsparcia w części 2 zamówienia.

17 lutego 2026 r. zamawiający uwzględnił wniosek uczestnika o przedłużenie terminu na złożenie wyjaśnień w zakresie wyliczenia istotnej części składowej ceny w części 2​ zamówienia i wyznaczył nowy termin – 24 lutego 2026 r. – pisma w dokumentacji postępowania.

9 marca 2026 r. uczestnik przesłał wyjaśnienia za pomocą platformy zakupowej zamawiającego. 10 marca 2026 r. uczestnik poinformował zamawiającego, że wymagane wyjaśnienia zostały przygotowane oraz załadowane na platformę SmartPZP przed upływem terminu na dzień 24.02.2026, niestety wskutek błędu technicznego, nie został kliknięty przycisk zatwierdzający wysyłkę dokumentów w systemie. W konsekwencji dokumenty pozostawały zapisane w systemie, jednak nie zostały formalnie przekazane zamawiającemu. Uczestnik podkreślił, iż wyjaśnienia zostały wprowadzone do systemu w wymaganym terminie, co potwierdza data dodania plików widoczna na platformie,

dokumenty nie były modyfikowane i​ odzwierciedlają stan przed dniem 24.02.2026. Uczestnik wskazał dalej, że po zauważeniu niniejszej sytuacji niezwłocznie dokonał ich przekazania oraz zwrócił się z prośbą o​ uwzględnienie przekazanych wyjaśnień przy ocenie oferty, gdyż zostały one przygotowane oraz wprowadzone do systemu w wyznaczonym terminie, a brak finalnego zatwierdzenia wysyłki wynikał wyłącznie z czynności technicznej. – oświadczenie uczestnika z 10.03.2026 r. – w dokumentacji postępowania.

17 kwietnia 2026 r. zamawiający poinformował wykonawców o wyborze oferty uczestnika jako najkorzystniejszej w zakresie części 2 zamówienia.

27 kwietnia 2026 r. odwołujący wniósł odwołanie na wybór najkorzystniejszej oferty w zakresie części 2 zamówienia.

Zgodnie z przepisem art. 224 ust. 1 ustawy Pzp, jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z​ odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.

Stosownie do przepisu art. 224 ust. 6 ustawy Pzp, odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu.

Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Zgodnie z art. 16 pkt 1 ustawy Pzp, zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.

Bezsporny w niniejszej sprawie jest fakt, że uczestnik zamieszczenia wyjaśnienia wraz załącznikami w systemie – platformie zakupowej, lecz jej nie przesłał zamawiającemu.

Powyższa okoliczność została wprost przyznana przez uczestnika w oświadczeniu z 10 marca 2026 r., tuż po przesłaniu wyjaśnień zamawiającemu w dniu 9 marca 2026 r.:

„w nawiązaniu do wezwania do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny, uprzejmie informuję, iż wymagane wyjaśnienia zostały przygotowane oraz załadowane na platformę SmartPZP przed upływem terminu na dzień 24.02.2026. Niestety wskutek błędu technicznego, nie został kliknięty przycisk zatwierdzający wysyłkę dokumentów w systemie. W konsekwencji dokumenty pozostawały zapisane w systemie, jednak nie zostały formalnie przekazane Zamawiającemu. (…) Po zauważeniu niniejszej sytuacji niezwłocznie dokonaliśmy ich przekazania."

Na etapie postępowania odwoławczego uczestnik przywołał postanowienie pkt 14.15. SWZ:

„Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania do Systemu.”, które ​ jego ocenie, stanowiły podstawę do uznania, że zamieszczenie wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny oferty w w systemie zostały również przekazane zamawiającemu.

Uczestnik w celu potwierdzenia powyższej okoliczności przedstawił dowód z wydruku screenu z platformy zakupowej, z której wynika, że wyjaśnienia uczestnika w zakresie ceny oferty zostały dodane w systemie 24 lutego 2026 r., a przesłano je do zamawiającego 9 marca 2026 r.

W ocenie Izby ocena czy dokumenty zostały przekazane zamawiającemu nie może być dokonywana w kontekście pkt 14.15 SW Z, ale należy mieć również na uwadze również pkt 14.10. SW Z, zgodnie z którym: „Użycie przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym środków komunikacji elektronicznej zapewnionych w Systemie jest uzależnione od uprzedniej akceptacji przez Wykonawcę Regulaminu korzystania z usług Systemu na witrynie internetowej przy zakładaniu profilu Wykonawcy.” A jak wynika z Regulaminu działania platformy zakupowej funkcjonującej u zamawiającego – dowód z okazania, przedstawiony przez zamawiającego na posiedzeniu w dniu 8 czerwca 2026 r., po załadowaniu pliku do systemu należy zatwierdzić proces przyciskiem zapisz i aby ostatecznie wysłać dokument do zamawiającego należy zaznaczyć i użyć przycisku „wyślij dokument”.

Zatem wskazane powyżej postanowienia należy interpretować w ten sposób, że samo zamieszczenie dokumentów w systemie – platformie zakupowej nie oznacza, że dokumenty zostały przekazane zamawiającemu, konieczne jest jeszcze podjęcie określonych działań – zapisanie i użycie przycisku „wyślij dokument” w celu przesłania dokumentów zamawiającemu, tak mógł on zapoznać się z ich treścią.

Sam uczestnik nie miał również wątpliwości w tym zakresie wskazując w oświadczeniu z​ 10 marca 2026 r., że dokumenty nie zostały formalnie przekazane zamawiającemu.

Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności, Izba stwierdziła, że uczestnik postępowania uchybił terminowi przekazania

zamawiającemu wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny oferty ​ zakreślonym przez zamawiającego terminie. w Wobec powyższego, jeśli wykonawca nie udzieli wyjaśnień w terminie jego oferta podlega odrzuceniu.

Zarzut nr 1 odwołania okazał się zasadny, jak również zasady, w ocenie Izby, zasadny był zarzut nr 2 odwołania.

Zamawiający dokonał wyboru oferty uczestnika jako najkorzystniejszej w części 2 zamówienia, mimo że uczestnik nie przedstawił zamawiającemu wyjaśnień ​ zakresie wyliczenia ceny oferty w wyznaczonym terminie. w Izba wskazuje, że skutkiem wezwania do złożenia wyjaśnień w trybie art. 224 ust. 1 ustawy Pzp jest powstanie domniemania faktycznego, że zamawiający ma do czynienia z rażąco niską ceną lub kosztem, które może zostać obalone poprzez wyjaśnienia złożone przez wykonawcę.

Wykonawca, który twierdzi, że żądnie złożenia wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny oferty jest niezasadne, może skorzystać ze środków ochrony prawnej.

W przypadku wezwania wykonawcy do przedstawienia wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny oferty, wykonawca jest zobowiązany takie wyjaśnienia przedstawić.

Izba uznała za uzasadniony również zarzut nr 3 odwołania. Odwołujący zarzucił zamawiającemu dokonanie wyboru oferty uczestnika jako oferty najkorzystniejszej ​ części 2 zamówienia z naruszeniem art. 239 ust. 1 ustawy Pzp, który stanowi, że zamawiający wybiera w najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia, pomimo zaistnienia podstawy do jej odrzucenia wskazanej w pkt 1, tj. zarzutu nr 1 odwołania.

Izba stwierdziła, że wbrew stanowisku zamawiającego, zgodnie z którym odwołujący nie wskazał, w jaki sposób treść przepisu art. 311 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp i art. 239 ustawy Pzp, została naruszona, odwołujący, co prawda nie wskazał podstawy prawnej, ale w sposób jednoznaczny powiązał zarzut naruszenia art. 311 ust. 1 pkt 1 oraz art. 239 ust. 1 ustawy Pzp z naruszeniem art. 224 ust. 6, art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp oraz art. 224 ust. 1 ustawy Pzp, o których mowa w zarzucie nr 1 odwołania.

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła stosownie do wyniku sprawy na podstawie art. 557, art. 574 oraz art. 575 ustawy Pzp, a także w oparciu o przepisy § 7 ust.

1​ pkt 3 w zw. § 5 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. ​ sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu w pobierania wpisu od odwołania, obciążając kosztami postępowania stronę przegrywającą, czyli zamawiającego.

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.

Przewodnicząca

………………………