Postanowienie KIO 4622/25 z 2 grudnia 2025

Postępowanie w trybie przetargu niegraniczonego na zawarcie umowy ramowej na rozwój Kompleksowego Systemu Informatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej DZ. U.

S 197/2025 - 674301-2025 14 października 2025 r.

24 października 2025 r. wykonawca Asseco Poland spółka akcyjna z siedzibą w Rzeszowie, ul. Olchowa 14 wniósł odwołanie przez pełnomocnika działającego na podstawie pełnomocnictwa z 16 października 2025 r. udzielonego przez dwóch wiceprezesów zarządu. Do odwołania dołączono dowód jego opłacenia oraz przekazania zamawiającemu.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie:

ZARZUT 1: Umowa Ramowa – pkt 3.9 - Wyłączenie ustawowego obowiązku udzielenia odpowiedzi na pytania - zarzut naruszenia art. 135 ust. 2 ustawy w związku z art. 16 pkt 2) ustawy i art. 17 ust. 2 ustawy przez wyłączenie ustawowego obowiązku zamawiającego do udzielenia wyjaśnień treści SW Z, co narusza zasadę przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

ZARZUT 2: Umowa Ramowa – pkt 4.14. lit. b) - Opisanie kryterium oceny ofert w sposób niejednoznaczny - zarzut naruszenia art. 240 ust. 1 i 2 ustawy w związku z art. 16 pkt 1) i 2) ustawy i art. 17 ust. 2 ustawy przez niejednoznaczne i niezrozumiałe, a jednocześnie pozostawiające zamawiającemu nieograniczoną swobodę wyboru najkorzystniejszej oferty, opisanie kryterium oceny ofert wskazane w pkt 4.14. lit b) Załącznika nr 2 do SWZ – wzoru Umowy Ramowej ZARZUT 3: Rozdział II ust. 3 Załącznika nr 7 Zakres i poziomy Usług Serwisowych do Załącznika nr 2 do SW Z – wzoru Umowy Ramowej - zakres zobowiązań w ramach Serwisu– zarzut naruszenia art.99 ust. 2 ustawy w zw. z art. 16 pkt 3) ustawy przez sformułowanie przedmiotu zamówienia w zakresie zobowiązań wykonawcy dotyczących sposobu i terminowości obsługi incydentów w sposób nieproporcjonalny do celów zamawiającego a także w sposób rażąco naruszający zasadę ekwiwalentności świadczeń ZARZUT 4: Umowa Ramowa pkt. 13.1. oraz 18.7.2. - Niejednoznaczne i nieprzewidywalne zasady wynagradzania za

Usługi Serwisowe, uniemożliwiające rzetelną kalkulację oferty i przerzucające nieproporcjonalne ryzyko na wykonawcę – zarzut naruszenia art. 99 ust. 1 i 2 ustawy w zw. z art. 16 pkt 2) i 3) ustawy przez opisanie przedmiotu zamówienia w zakresie opisu płatności za usługi serwisowe w sposób niejednoznaczny a także w sposób rażąco naruszający zasadę ekwiwalentności świadczeń Wniósł o: - uwzględnienie odwołania; nakazanie zamawiającemu dokonania modyfikacji Ogłoszenia i Specyfikacji Warunków Zamówienia w zakresie wskazanym w tym odwołaniu – osobno w każdym zarzucie; - obciążenie zamawiającego kosztami postępowania odwoławczego, w tym kosztami zastępstwa procesowego przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Odwołujący wskazał, że ma interes we wniesieniu tego odwołania, gdyż wskazane w odwołaniu niezgodne z prawem postanowienia Ogłoszenia i SW Z powodują, że Odwołujący nie ma możliwości złożenia najkorzystniejszej oferty i tym samym utraci szansę na uzyskanie zamówienia. Odwołujący może zatem ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy wskazanych w odwołaniu.

Gdyby nie sprzeczność z prawem objętych odwołaniem postanowień Ogłoszenia i SW Z, odwołujący mógłby złożyć najkorzystniejszą ofertę, uzyskać zamówienie – a następnie należycie realizować zamówienie. Ustalenie przez zamawiającego przedmiotowej treści Ogłoszenia i SWZ uniemożliwia odwołującemu udział w postępowaniu.

Interes odwołującego polega też na tym, że obecnie postępowanie obarczone jest istotną wadą, a zatem w przypadku braku zmian SW Z wskazanych w odwołaniu – konieczne będzie unieważnienie postępowania. Takie unieważnienie naraziłoby odwołującego na poniesienie szkody – odwołujący zainwestował już bowiem czas i środki na przygotowanie się do złożenia oferty w tym postępowaniu.

Żądanie w zakresie zarzutu 1:

Odwołujący wniósł o nakazanie zamawiającemu usunięcia pkt 3.9. Załącznika nr 2 do SWZ – wzoru Umowy Ramowej.

Żądanie w zakresie zarzutu 2:

Odwołujący wniósł o nakazanie zamawiającemu zmiany pkt 4.14. lit. b) Załącznika nr 2 do SW Z – wzoru Umowy Ramowej przez określenie jakościowego kryterium oceny ofert wykonawczych w sposób jednoznaczny i zrozumiały, tj. co najmniej przez: - wskazanie, czy postanowienie dotyczy spotkań wspólnych dla wszystkich wykonawców, - wskazanie, że w przypadku spotkań odrębnych dla każdego wykonawcy – liczba spotkań dla każdego z wykonawców będzie taka sama, - warunkiem przystąpienia do Konsultacji Ogólnych jest złożenie przez danego wykonawcę pisemnej opinii dotyczącej materiałów przekazanych przez zamawiającego do konsultacji, zawierającej co najmniej analizę: - zakresu funkcjonalnego, - terminu realizacji, - liczby Punktów Funkcyjnych.

Żądanie w zakresie zarzutu 3:

Odwołujący wniósł o nakazanie zamawiającemu zmiany pkt. 2 Zakres Usługi Serwisowej metryki usługi Obsługa Incydentów [UR20XX_ODI](rozdział II ust. 3 Załącznika nr 7 Zakres i poziomy Usług Serwisowych do Załącznika nr 2 do SWZ – wzoru Umowy Ramowej) jak poniżej:

C*Prośba o przekazanie Dodatkowych informacji/ wykonanie dodatkowych czynności/ udzielenie Konsultacji Utrzymaniowej przez Innego wykonawcę Realizuje CS wykonawcySkierowanie do zamawiającego: - prośby o przekazanie dodatkowych informacji bądź wykonanie dodatkowych czynności niezbędnych do zdiagnozowania i usunięcia Incydentu, które posiada lub może wykonać Zamawiający, korzystając z posiadanych uprawnień; przedmiotem prośby nie mogą być dane lub czynności, które wykonawca może posiąść lub wykonać samodzielnie, korzystając z posiadanych uprawnień; - informacji o zgłoszeniu przez wykonawcę zapotrzebowania na Konsultację Utrzymaniową z Innym Wykonawcą, wraz z numerem Zgłoszenia.

Przekazanie zapytania / komunikatu do CZ zamawiającego - komunikat P CZAS OBSŁUGI ZS – STOP (tylko w przypadku trzech pierwszych próśb) oraz zmiany pkt. 5 Warunki wymagane do realizacji Usługi Serwisowej metryki usługi Obsługa Incydentów [UR20XX_ODI](rozdział II ust. 3 Załącznika nr 7 Zakres i poziomy Usług Serwisowych do Załącznika nr 2 doS W Z – wzoru Umowy Ramowej) przez dodanie podpunktu nr 10 o treści:

Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego pozyskiwania danych diagnostycznych, a zamawiający jest zobowiązany do niezwłocznego i wyczerpującego udzielania odpowiedzi na pytania i prośby wykonawcy niezbędne do obsługi Incydentu. W przypadku stwierdzenia uzasadnionej niemożności pozyskania danych niezbędnych do

zdiagnozowania Incydentu, wykonawca wystawi diagnozę ze statusem „Zdiagnozowany” wskazującą na niewystarczające dane do zidentyfikowania przyczyny problemu, a dalsza obsługa zgłoszenia nie będzie realizowana (zgłoszenie zostanie zamknięte przez zamawiającego).

Żądanie w zakresie zarzutu 4:

Odwołujący wniósł o nakazanie zamawiającemu zmiany

1. pkt. 18.1.1. Załącznika nr 2 do SWZ – wzoru Umowy Ramowej jak poniżej: gdy przedmiot Umowy Wykonawczej będzie obejmował świadczenie Us ług Serwisowych, wynagrodzenie z tytułu świadczenia Usług Serwisowych będzie wynosiło miesięcznie 0,5% całkowitej złożoności Modułów zmienianych w ramach Umowy Wykonawczej określanej na koniec Modyfikacji/Etapu Modyfikacji. Wynagrodzenie za świadczone Usługi Serwisowe będzie płatne od pierwszego Startu Produkcyjnego Modyfikacji/etapu Modyfikacji, w przypadku realizowania Modyfikacji w etapach. W przypadku, jeśli w danym miesiącu jedynie część Modyfikacji/etapu Modyfikacji przypisana była wykonawcy w Macierzy Odpowiedzialności na poziomie „Odpowiedzialny”, wynagrodzenie z tytułu Usług Serwisowych oprogramowania KSI ZUS zostanie zmniejszone o odpowiedni procent zgodnie ze wzorem:

P = 1 / M * (liczba dni w danym miesiącu na poziomie Wspierający, gdy Odpowiedzialny jest w ramach innej umowy lub innego etapu przedmiotowej Modyfikacji / liczba dni kalendarzowych świadczenia serwisu w danym miesiącu), gdzie:

P - procent zmniejszenia wynagrodzenia miesięcznego z tytułu świadczenia Usług Serwisowych, za każdy moduł przypisany na poziomie Wspierający, gdy Odpowiedzialny jest w ramach innej umowy lub innego etapu przedmiotowej Modyfikacji; P nie może przekroczyć 100%; M - liczba modułów Modyfikacji KSI ZUS lub w przypadku realizowania Modyfikacji w etapach- liczba modułów etapu, wytworzonych lub zmienianych w ramach Umowy Wykonawczej, dla których nastąpił Start Produkcyjny Modyfikacji lub etapu Modyfikacji. Liczba ta wskazana będzie w Miesięcznym Raporcie Świadczenia Usług Serwisowych.

1. pkt. 13.1. Załącznika nr 2 do SWZ – wzoru Umowy Ramowej jak poniżej:

Wykonawca udziela zamawiającemu Gwarancji Jakości każdego z dostarczonych Rezultatów Prac (w tym programów komputerowych i dokumentacji, o których mowa w punkcie 11.17) na okres rozpoczynający się z od dnia następującego po dniu zakończenia obowiązywania Umowy Ramowej i kończący się po 12 miesiącach.

W przypadku, gdy Start produkcyjny Modyfikacji/Etapu Modyfikacji następuje po dniu zakończenia obowiązywania Umowy Ramowej, Gwarancja Jakości z tytułu tej Modyfikacji/Etapu Modyfikacji rozpoczyna się w dniu Startu Produkcyjnego Modyfikacji/Etapu Modyfikacji i kończy się po 12 miesiącach od ostatniego Startu produkcyjnego tej Modyfikacji/Etapu Modyfikacji.

27 października 2025 r. zamawiający poinformował o wniesieniu odwołania.

30 października 2025 r. do postępowania odwoławczego po stronie odwołującego zgłosił swój udział Comarch Polska spółka akcyjna z siedzibą w Krakowie, Al. Jana Pawła II 39A w zakresie zarzutów 1, 3 i 4 odwołania. Zgłoszenia dokonał pełnomocnik na podstawie pełnomocnictwa z 15 października 2025 r. udzielonego przez prezesa zarządu i prokurenta.

Do zgłoszenia dołączono dowody jego przekazania stronom.

Przystępujący wskazał, że ma interes w tym, aby odwołanie zostało rozstrzygnięte przez jego uwzględnienie w zakresie zarzutów 1, 3 i 4. Podniesione zarzuty są zasadne. W interesie przystępującego leży uzyskanie korzystnego rozstrzygnięcia na rzecz odwołującego (przez uwzględnienie odwołania), co pozwoli na korektę dokonanej przez zamawiającego – niezgodnie z przepisami ustawy – czynności sporządzenia dokumentacji postępowania w brzmieniu nadanym przez zamawiającego. Gdyby zamawiający nie naruszył wskazanych w odwołaniu przepisów PZP, Przystępujący mógłby się ubiegać o udzielenie ww. zamówienia publicznego, a jego oferta mogłaby zostać wybrana jako najkorzystniejsza.

Podniesione przez odwołującego zarzuty są uzasadnione, gdyż objęte odwołaniem zapisy dokumentacji postępowania naruszają przepisy ustawy. Określenie zapisów dokumentacji postępowania leży w gestii zamawiającego jako gospodarza postępowania, który jest uprawniony do samodzielnego określenia wymagań w sposób odpowiadający jego potrzebom i zapewniający osiągniecie zamierzonego celu, pod warunkiem dochowania zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców – czego zamawiający w postępowaniu zaniechał, czyniąc umowę nieekwiwalentną.

Przystępujący zastrzegł sobie prawo wniesienia dodatkowej argumentacji merytorycznej w piśmie procesowym, bądź bezpośrednio na rozprawie.

1 grudnia 2025 r. zamawiający przedstawił odpowiedź na odwołanie i oświadczył, że uwzględnił zarzut 1. odwołania oraz wniósł o:

1. umorzenie postępowania odwoławczego w części w jakiej Zamawiający uwzględnił odwołanie, to jest w zakresie zarzutu nr 1, 2)oddalenie odwołania w pozostałym zakresie, 3)dopuszczenie dowodów z dokumentów załączonych do odpowiedzi na odwołanie oraz dokumentacji postępowania, na wykazanie faktów wskazanych poniżej w uzasadnieniu;
2. obciążanie odwołującego kosztami postępowania, w tym kosztami zastępstwa procesowego.

W uzasadnieniu zamawiający podniósł, że na skutek dokonanych przez siebie, w wyniku pytań wykonawców oraz wniesionych w postępowaniu odwołań, modyfikacji postanowień SW Z z dniem 25.11.2025 r. i 27.11.2025 r.- wszystkie modyfikacje zawarte zostały w dokumentach załączonych do odpowiedzi na odwołanie – uległo zmianom część postanowień SW Z będących podstawą formułowanych przez odwołującego w odwołaniu zarzutów. Zmiany te, szczegółowo opisane niżej w części II odpowiedzi na odwołanie, skutkują uwzględnieniem zarzutu nr 1, gdyż są zgodne z żądaniem odwołującego. Natomiast w odniesieniu do zarzutów odwołania 2-4 dokonane zmiany SWZ przeobraziły stan faktyczny postępowania w takim stopniu, że zarzuty te powinny zostać uznane za nieuzasadnione.

Podkreślił, że czynność modyfikacji postanowień SW Z jest skuteczna z chwilą przekazania ich wykonawcom, wówczas poprzednie postanowienia tej dokumentacji stają się nieaktualne. Wydając wyrok Izba bierze zaś za podstawę stan rzeczy ustalony w toku postępowania odwoławczego, jak wynika to z przepisu art. 552 ust.1 ustawy.

Stanowisko zamawiającego co do zarzutu 2. odwołania.

1. Modyfikacją SW Z nr 2 z dnia 25.11.2025 r. Zamawiający doprecyzował postanowienia SW Z (pkt 3.2 wzoru Umowy Ramowej) dotyczące Konsultacji Ogólnych:

„BYŁO:

1. 2 Przedmiotem Konsultacji Ogólnych będą wszelkie kwestie związane z przedmiotem planowanej Umowy Wykonawczej, której zaplanowanie będzie wynikać z pojawiających się potrzeb Zamawiającego, w szczególności dotyczące uzgodnienia projektowego, o którym mowa w punkcie 4.7.1. Celem przeprowadzenia Konsultacji Ogólnych jest ustalenie wszelkich istotnych warunków dotyczących przyszłego zamówienia, oraz pozyskanie przez Wykonawców informacji przydatnych dla zapewnienia optymalnej jakości Rezultatów Prac. Udział w konsultacjach dokumentuje się listą obecności.

JEST:

1. 2 Przedmiotem Konsultacji Ogólnych będą wszelkie kwestie związane z przedmiotem planowanej Umowy Wykonawczej, której zaplanowanie będzie wynikać z pojawiających się potrzeb Zamawiającego, w tym w szczególności potrzeb związanych z dostosowaniem Systemu KSI ZUS dozmieniającego się otoczenia prawnego. Konsultacje Ogólne, w szczególności dotyczą uzgodnienia projektowego, o którym mowa w punkcie 4.7.1. Celem przeprowadzenia Konsultacji Ogólnych jest przedstawienie przez Zamawiającego wszelkich istotnych warunków dotyczących przyszłego zamówienia, między innymi interpretacji zmieniających się przepisów prawa i ich wpływu na działanie systemu KSI ZUS, w celu pozyskania przez Wykonawców informacji przydatnych dla zapewnienia optymalnej jakości Rezultatów Prac.

Udział w konsultacjach dokumentuje się listą obecności.”

Równocześnie Modyfikacją SW Z nr 3 z 25.11.2025 r., zmieniono brzmienie pkt 3.5 oraz wykreślono pkt 3.6 wzoru Umowy Ramowej, przewidujący możliwość uczestnictwa w Konsultacjach Ogólnych Innych Wykonawców.

„BYŁO:

1. 5 Udział Wykonawcy w Konsultacjach Ogólnych ma charakter dobrowolny i nieodpłatny.
2. 6 W Konsultacjach Ogólnych mogą uczestniczyć przedstawiciele Innych Wykonawców. JEST:
3. 5 Udział Wykonawcy w Konsultacjach Ogólnych ma charakter dobrowolny i nieodpłatny. Konsultacje Ogólne Zamawiający organizuje odrębnie dla każdego Wykonawcy, który zgłosił chęć udziału. Ilość spotkań konsultacyjnych jest uzależniona od potrzeb Wykonawcy. 3.6 (skreślony).”

Z kolei Modyfikacją SWZ nr 4 z 25.11.2025 r. nadano nowe brzmienie postanowieniu pkt 4.14 lit. b:

BYŁO: b) udział Wykonawcy w Konsultacjach ogólnych o których mowa w pkt 3.1 i 3.2 w pełnym zakresie (wszystkie spotkania) – kryterium o wadze 10 %.

JEST: b) udział Wykonawcy w Konsultacjach Ogólnych, o których mowa w pkt 3.1 i 3.2 w pełnym zakresie (wszystkie spotkania) – kryterium o wadze 10 %.

Dowód: pismo o zmianie SWZ nr 993200/271/IN-1089/2025 z dnia 25.11.2025 r. w załączeniu.

1 grudnia 2025 r. odwołujący Asseco złożył pisemne stanowisko, w którym oświadczył, co następuje:

Zarzut nr 1 – Odwołujący wnosi o umorzenie postępowania. Zamawiający dokonał zmiany SW Z w zakresie pkt 3.9.

Załącznika nr 2 do SWZ – wzoru Umowy Ramowej.

Zarzut nr 2 – Odwołujący wnosi o umorzenie postępowania. Zamawiający dokonał zmiany SW Z Załącznika nr 2 do SW Z – wzoru Umowy Ramowej przez określenie jakościowego kryterium oceny ofert wykonawczych w sposób jednoznaczny i zrozumiały.

Zarzut nr 3 – Odwołujący cofa zarzut.

Zarzut nr 4 – Odwołujący cofa zarzut.

Na posiedzeniu z udziałem stron i uczestnika postępowania strony i uczestnik zgodnie potwierdzili ustalenia składu

orzekającego, co do tego, że spór pomiędzy stronami wygasł.

Rozważania Krajowej Izby Odwoławczej (KIO):

KIO dopuściła wykonawcę Comarch Polska spółka akcyjna z siedzibą w Krakowie w charakterze uczestnika postepowania po stronie odwołującego.

KIO nie dopatrzyła się zaistnienia podstaw odrzucenia odwołania, o których mowa w art. 528 ustawy.

KIO ustaliła, że w zakresie zarzutu 1 i 2 odwołania zamawiający dokonał modyfikacji treści SW Z w dniach 25 i 27 listopada 2025 r. czego dowody załączył do odpowiedzi na odwołanie. Odwołujący ocenił dokonane modyfikacje SW Z jako czyniącedalszy spór pomiędzy stronami jako bezprzedmiotowy i wniósł o umorzenie postępowania na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy. W ocenie KIO w sytuacji, w której strony zgodnie oświadczają, że spór na skutek aktualizacji postanowień SW Z wygasł pomiędzy stronami, należy uznać, że dalsze prowadzenie sprawy stało się zbędne. Taką sytuację reguluje art. 568 pkt 2 ustawy nakazujący KIO umorzenie postępowania. Z tego względu KIO umorzyła postepowanie w zakresie zarzutu nr 1 i 2.

Co do zarzutów 3 i 4, to odwołujący skorzystał z prawa do częściowego wycofania odwołania. Wprawdzie art. 520 ustawy nie zawiera regulacji określających sytuację częściowego wycofania odwołania, to jednak ustawodawca nie wyłącza takiej możliwości sam wskazując w art. 522 ust. 3 ustawy, że wykonawca może wycofać część zarzutów w sytuacji częściowego uwzględnienia odwołania. Tym samym zarzuty wycofane nie wywołują skutków prawnych jakie ustawa wiąże z ich podniesieniem, a postępowanie w tej części zgodnie z art. 568 pkt 1 należy umorzyć. Z tego względu KIO wydała postanowienie o umorzeniu także w odniesieniu do zarzutów nr 3 i 4.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 2437) z którego wynika, że w przypadku umorzenia postępowania odwoławczego przez Izbę w całości na skutek stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne, koszty o których mowa w § 5 pkt 2, znosi się wzajemnie.

Na podstawie art. 574 ustawy Izba orzekała o dokonaniu zwrotu odwołującemu uiszczonego przez niego wpisu, o czym orzeczono w pkt 2 sentencji orzeczenia.

Ustawodawca w rozporządzeniu kosztowym nie przewidział uregulowania sytuacji, w której dochodzi do zbiegu podstaw umorzenia z art. 568 ust. 1 i 2 ustawy, jedyną wytyczną interpretacyjną jest par. 9 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia kosztowego nakazujący zwrot uiszczonego wpisu i nie nakazujący dokonania osobnego rozliczenia kosztów w zakresie zarzutów uwzględnionych przez zamawiającego i wycofanych przez odwołującego. W drodze tej analogii KIO uznało, że w przypadku zbiegu art. 568 pkt. 1 i 2 ustawy, również należy orzec o zwrocie całości wpisu bez dokonania jego rozliczenia przez stosunkowe rozdzielenie w zależności od podstawy prawnej decyzji o umorzeniu postępowania.

Podobnie jak ustawodawca w par. 9 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia kosztowego, tak i KIO w tej sprawie zastosowała rozwiązanie korzystniejsze dla odwołującego.

Przewodnicząca

……………….. ………………… …………………