Świadczenie usług asysty technicznej i hostingu wraz z modyfikacją Systemu Karty Krakowskiej

W związku z zaplanowanymi i aktualnie przeprowadzanymi działaniami rozwojowymi Zamawiającego, których częścią jest przebudowa Programu Karty Krakowskiej, którego elementem jest System Karty Krakowskiej (dalej także jako: SKK, System) wykonany został już szereg działań reorganizujących dotychczasowy model zarządzania tym Systemem. System Karta Krakowska obejmuje infrastrukturę i oprogramowanie indywidualnie wytworzone dla zdefiniowanej grupy odbiorców (dedykowane dla UMK) i dostosowane do pełnienia specyficznych funkcji, co powoduje, że jego obsługa wymaga specjalistycznej wiedzy, którą w największym stopniu posiada obecny dostawca systemu, który wykonuje te działania od 2018 roku. W ramach zaplanowanych usług przebudowy SKK, konieczne będzie dokonywanie modyfikacji oprogramowania, co oprócz specjalistycznej wiedzy wymagać także będzie znajomości systemu i doświadczenia w jego utrzymaniu, szczególnie w sytuacji konieczności zapewnienia dostępności dla użytkowników i utrzymania ciągłości pracy bez zakłóceń. Od momentu wdrożenia, system i jego funkcjonalności podlegały wielokrotnym aktualizacjom i modyfikacjom producenta w ramach jego prac własnych i w związku ze zmieniającymi się przepisami prawa ogólnego. Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne S.A. w Krakowie (dalej: MPK), które odpowiadało za kompleksową obsługę Systemu Karty Krakowskiej, w tym za utrzymanie systemu informatycznego Systemu Karty Krakowskiej (dalej: SKK), przekazało zarządzanie Punktami Sprzedaży Biletów (PSB) do Zarządu Transportu Publicznego. Natomiast zarządzanie Systemem Karty Krakowskiej zostało przekazane do Urzędu Miasta Krakowa (dalej UMK). Za obsługę informatyczną, w tym administrowanie obecnym Systemem Karty Krakowskiej oraz za jego dalszy rozwój aktualnie odpowiedzialne jest Centrum Obsługi Informatycznej UMK (dalej: COI UMK). Obecnie SKK nadal znajduje się i jest utrzymywane w obrębie infrastruktury serwerowej należącej do obecnego dostawcy tego systemu, czyli firmy Ideo Sp. z o.o. (dalej: IDEO), który zapewnia również dla tej aplikacji hosting i całodobowe wsparcie. SKK składa się z następujących elementów: strona internetowa www.kk.krakow.pl (KK FrontEnd oraz panel użytkownika), część back-office’owa Systemu (KK BackOffice), aplikacja na systemy operacyjne Android i IOS (mKK aplikacja mobilna) umożliwiająca wydawanie, przedłużanie ważności i kompleksową obsługę Karty Krakowskiej oraz aplikacja dla urządzeń czytających kody kontrolne.
Podstawowym założeniem zamówienia zw trybie z wolnej ręki z 2023 r., a finalnie zawartej umowy z firmą IDEO było płynne przejęcie obsługi zadania przez COI UMK, w szczególności bez jakiegokolwiek uszczerbku dla użytkowników Karty Krakowskiej. Do dnia 30 czerwca 2023 r. cała kompleksowa usługa obejmująca pełne utrzymanie SKK świadczona była przez IDEO bezpośrednio na zlecenie MPK. Od tej daty IDEO nadal realizuje usługi w zakresie, w jakim MPK zapewniał na rzecz UMK zapis statusu Karty Krakowskiej na nośnikach plastikowych w automatach biletowych MPK. Jest to funkcjonalność integralnie powiązana z zadaniem, które od 1 lipca 2023 r., na mocy powyższego postępowania z wolnej ręki, siłami własnymi realizuje UMK. Okoliczność ta w sposób obiektywny uzasadniała powierzenie świadczenia usługi asysty technicznej i konserwacji, modyfikacji oraz hostingu SKK firmie IDEO.
Decyzja o braku migracji SKK do obsługi przez COI UMK została podjęta, ze względu na obiektywną przesłankę jaką jest fakt niedysponowanie przez UMK redundantną infrastrukturą, która pozwalałaby na zapewnienie platformy sprzętowo-systemowej o wysokiej dostępności w trybie całodobowym, co jest niezbędne dla utrzymania działania tej usługi. Stanowisko to zostało poparte
opinią kierownika Referatu ds. zarządzania infrastrukturą teleinformatyczną COI UMK. Dodatkowym ograniczeniem była ówcześnie niska przepustowości na styku UMK z Internetem mogąca stworzyć ryzyko spowodowania niedostępności systemu. Obecnie trwają prace mające na celu opisanie przedmiotu zamówienia na dostawę chmury wysokiej dostępności oraz zmodernizowany został wspomniany styk z Internetem, co zminimalizowało ryzyko słabego połączenia UMK z planowaną chmurą, która stanowiłaby planowane środowisko docelowe dla SKK. W związku z powyższym migracja SKK najpierw do infrastruktury UMK, a później do chmury wysokiej dostępności skutkowałaby koniecznością ponoszenia podwójnych kosztów na to samo zadanie w krótkim okresie czasu. W celu zapewnienia czasu na wdrożenie chmury oraz migrację na nią SKK, planowane jest zawarcie umowy na okres 24 miesięcy z możliwością wydłużenia o kolejne 12miesięcy w ramach opcji, w przypadku opóźnienia w realizacji zadania polegającego na wdrożeniu chmury wysokiej dostępności.
Przebudowa Systemu Karty Krakowskiej jest procesem wieloetapowym. W pierwszym kroku MPK musiało zlecić firmie IDEO modernizację architektury Systemu SKK w kierunku wydzielenia modułów dot. Karty Krakowskiej z systemu informatycznego MPK. Było to niezbędne, ponieważ SKK do tego momentu stanowił część monolitycznego systemu MPK i bez dokonania takiego wydzielenia nie byłoby technicznej możliwości przekazania SKK w zarządzanie COI UMK.
W kolejnym kroku COI UMK przejęło od 1 lipca 2023 odpowiedzialność za administrowanie obecnym Systemem Karty Krakowskiej w celu zapewnienia stabilności i ciągłości działania dotychczasowych usług dla mieszkańców. Równolegle do przejmowania przez UMK odpowiedzialności za utrzymanie systemu SKK prowadzone były i nadal są prowadzone działania rozwojowe zmierzające do zbudowania nowej platformy usług mobilnych mKrakow, której częścią będą usługi związane z Kartą Krakowską. Przyjęta koncepcja zakłada, że tylko wybrane komponenty obecnego SKK będą wykorzystane w nowym, docelowym rozwiązaniu. SKK w obecnym kształcie jest traktowany jako rozwiązanie tymczasowe. W zakresie trwających i planowanych zmian jest m.in. przejęcie funkcji aplikacji mobilnej mKK przez nową horyzontalną aplikację mobilną mKrakow dedykowaną dla usług miejskich oraz wprowadzenie nowych funkcji dot. zniżek dla posiadaczy Karty Krakowskiej za parkowanie w strefie płatnego parkowania. Znaczącym modyfikacjom lub wymianie podlega obecnie również strona internetowa www.kk.krakow.pl. W związku z planowanymi działaniami konieczne jest uwzględnienie w ramach Umowy także puli roboczogodzin na niezbędne modyfikacje SKK, które będą rozszerzały lub zmieniały istniejące funkcjonalności SKK, wynikające z potrzeb UMK związanych z planowanymi działaniami rozwojowymi m.in. powstania nowej aplikacji mobilnej mKrakow oraz potrzebnych integracji. Usługa modyfikacji realizowana byłaby w ramach opcji na warunkach określonych w Umowie i w terminach określonych przez Strony. Modyfikacje mogą prowadzić do powstania nowych interfejsów, komunikatów lub elementów w ramach SKK.
Mając na uwadze powyższe, zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Prawo zamówień publicznych, istnieją obiektywne przyczyny techniczne uzasadniające brak możliwości wykonania niniejszego zamówienia przez inny podmiot niż IDEO, wynikające ze złożonej struktury technicznej systemów, trwających modyfikacji SKK związanych z projektem mKrakow oraz planowaną migracją do chmury wysokiej dostępności, a także konieczności zapewnienia określonego zakresu integracji elementów SKK z zasobami informatycznymi, jakie na skutek rozdzielenia przejęło UMK. Na tej płaszczyźnie również należy stwierdzić, że racjonalne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze w sensie ścisłym nie istnieje, bowiem całość infrastruktury serwerowej znajduje się na infrastrukturze Wykonawcy - IDEO Tym samym w ocenie Zamawiającego zostały wypełnione przesłanki
pozwalające na udzielenie niniejszego zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 1 lit a ustawy Prawo Zamówień Publicznych.