Wyrok KIO 593/13 z 27 marca 2013

1. Uwzględnia odwołanie, 1.1. nakazuje zamawiającemu Krajowemu Biuru Wyborczemu ul. Wiejska 10, 00902 Warszawa: unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty, unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego, ponowienie czynności oceny ofert oraz wyboru oferty.
2. Kosztami postępowania obciąża zamawiającego: Krajowe Biuro Wyborcze ul.

Wiejska 10, 00-902 Warszawa, 2.1. zalicza na poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500,00 zł 1 (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego: IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 176, 02-486 Warszawa, tytułem wpisu od odwołania, 2.2. zasądza od zamawiającego: Krajowego Biura Wyborczego ul. Wiejska 10, 00902 Warszawa na rzecz odwołującego IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 176, 02-486 Warszawa kwotę 7 500,00 zł (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy), tytułem zwrotu kosztów poniesionego wpisu od odwołania.

Stosownie do art. 198a ust. 1 i 198b ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) na niniejszy wyrok - w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie.

Przewodniczący

…………......………… 2

Sygn. akt

KIO 593/13

U z a s a d n i e n i e:

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie w przetargu ograniczonego na „Kompleksową organizację Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r. w hotelu Sofitel Victoria w Warszawie" (BZP z dnia 30 stycznia 2013 r. poz. 1593502013), w dniu 15 marca 2013 r.

zostało złożone w formie pisemnej odwołanie przez wykonawcę: IT.event spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, w kopii przekazane zamawiającemu w terminie ustawowym.

Wniesienie odwołania nastąpiło skutkiem powiadomienia za pośrednictwem faksu w dniu 11 marca 2013 r. o wyborze najkorzystniejszej oferty w ww. postępowaniu, a także o odrzuceniu oferty odwołującego z uwagi na rzekomy - w ocenie odwołującego fakt – zaoferowania rażąco niskiej ceny.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu: Krajowemu Biuru Wyborczemu w Warszawie naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.

U. Nr 113 z 2010 r., poz. 759 ze zm., dalej ustawa Pzp), które miało istotny wpływ na wynik postępowania, tj. naruszenie:

1. art. 92 ust. 1 pkt 2) w zw. z art. 89 ust. 1 pkt 1-8 ustawy poprzez zaniechanie podania uzasadnienia prawnego odrzucenia oferty;
2. art. 89 ust. 1 pkt 4) ustawy, poprzez odrzucenie oferty odwołującego pomimo braku przesłanki odrzucenia oferty w postaci rażąco niskiej ceny;
3. art. 90 ust. 3 ustawy poprzez odrzucenie oferty odwołującego, pomimo braku okoliczności skutkujących odrzuceniem oferty; - a w konsekwencji naruszenie art. 7 ust. 1 ustawy poprzez przeprowadzenie postępowania w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.

3 Powołując się na uszczerbek swego interesu w uzyskaniu zamówienia i możliwość poniesienia szkody sutkiem niezgodnych z ustawą Pzp czynności zamawiającego, odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu:

1. unieważnienia wyboru oferty wykonawcy: K……….. O…………… CONGRESS-OR jako najkorzystniejszej w niniejszym postępowaniu,
2. unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego,
3. dokonanie ponownej oceny ofert z uwzględnieniem oferty odwołującego,
4. ponadto wnosił o obciążenie zamawiającego kosztami postępowania odwoławczego.

W uzasadnieniu zgłoszonych zarzutów i żądań odwołujący ponosił, że w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty wykonawcy: K………. O………….

CONGRESS-OR zamawiający wskazał, że odrzucenie oferty odwołującego spowodowane zostało:

1. relacją ceny oferty odwołującego w stosunku do pozostałych trzech ofert wynoszącą 2/3 ich kwoty oraz do kwoty, jaką przeznaczył zamawiający na wykonanie zamówienia,
2. zastrzeżeniami zamawiającego do wyjaśnień przedstawionych przez odwołującego dotyczących sposobu kalkulacji ceny ofertowej.

Odwołujący zaznaczał, że zamawiający nie wskazał uzasadnienia prawnego odrzucenia jego oferty, co pozostaje w sprzeczności z art. 92 ust. 1 pkt 2) ustawy Pzp, zgodnie z którym „niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o (...) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne".

W ocenie odwołującego, wskazane przez zamawiającego powody nie stanowią przesłanki do odrzucenia złożonej oferty. Ustawodawca w art. 89 ust. 1 pkt 1-8 Pzp enumeratywnie wskazał przesłanki skutkujące odrzuceniem oferty wykonawcy ubiegającego się o udzielenie zamówienia. Tymczasem, zamawiający nie wskazał żadnej podstawy prawnej odrzucenia oferty odwołującego, a jedynie przedstawił lakoniczne wyjaśnienia dotyczące rzekomej nieprawidłowości kalkulacji przedstawionej ceny ofertowej, która w ocenie zamawiającego nie gwarantuje należytego wykonania zamówienia.

Odwołujący przypuszcza, że powodem odrzucenia złożonej oferty było stwierdzenie przez zamawiającego rażąco niskiej ceny. Odnosząc się zatem do tego hipotetycznego zarzutu, odwołujący wskazywał na bogate orzecznictwo w zakresie relacji najniższej ceny oferty w stosunku do pozostałych ofert oraz do kwoty, jaką zamawiający zamierza 4 przeznaczyć na wykonanie zamówienia, z którego jednoznacznie wynika, iż nie było podstaw

dla odrzucenia oferty. W wyroku z dnia 2 marca 2010 r. (sygn. KIO/UZP 1984/09) Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła: „Cena rażąco niska jest więc ceną nierealistyczną, nieadekwatną do zakresu i wartości prac, zakładającą wykonanie zamówienia poniżej jego rzeczywistych kosztów i w takim sensie nie jest ceną rynkową, tzn. nie występującą na rynku, na którym ceny wyznaczane są poprzez postęp technologiczno-organizacyjny oraz obecność i funkcjonowanie uczciwej konkurencji podmiotów na nim działających.” O wystąpieniu ceny rażąco niskiej nie przesądza więc i nie decyduje porównanie ceny oferty badanej do cen innych ofert złożonych w danym postępowaniu, ani również jej zestawienie z szacunkową wartością zamówienia przyjmowaną przez zamawiających, która w praktyce postępowań o udzielenie zamówienia wbrew dyspozycji art. 32 ust. 1 P.z.p. jest częstokroć ustalana bez należytej staranności, ale przesądza dopiero zbadanie i wyliczenie rzeczywistych kosztów wykonania przedmiotu zamówienia."

Podobnie, w wyrokach z dnia 16 listopada 2012 r. (sygn. KIO 2394/12; KIO 2395/12; KIO 2415/12), Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła: „Ceną rażąco niską jest cena niepokrywająca wydatków wykonawcy związanych z realizacją zamówienia, cena nierealna w relacji do cen rynkowych podobnych zamówień, cena niewiarygodna, oderwana od realiów rynkowych. O rażąco niskiej cenie można mówić także wówczas, gdy oczywiste jest, że przy zachowaniu reguł rynkowych wykonanie umowy przez wykonawcę byłoby dla niego nieopłacalne - przykładem może być oferowanie towarów poniżej kosztów zakupu lub wytworzenia albo oferowanie usług za symboliczną kwotę."

Odwołujący przekonywał, że przedstawił ofertę zapewniającą wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wytycznymi zamawiającego zawartymi w SIWZ, a w odpowiedzi z dnia 1 marca 2013 r. na przysłane przez zamawiającego w dniu 28 lutego br. wezwanie do wyjaśnienia wysokości zaoferowanej ceny, odwołujący przedłożył szczegółowe wyjaśnienia dotyczące cen poszczególnych elementów składających się na przedmiot zamówienia.

Według odwołującego - treść jego oferty odpowiada treści SIWZ (obejmuje wszystkie składniki wymagane przez zamawiającego w specyfikacji) a globalna, określona z należytą starannością przez wykonawcę, cena oferty jest składową cen za realizację wszystkich komponentów przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności za elementy punktowane przez zamawiającego, tj.: (i) organizacja wizyty - wykonawca zaproponował, by kolacje były zorganizowane odpowiednio w restauracjach „Bazyliszek" oraz „Marina Diana". Ceny obu kolacji to ceny rynkowe, niezaniżone, w wysokości odpowiednio 129,60 zł i 184,50 zł za osobę. Zaproponowane przez odwołującego restauracje są powszechnie znane i 5 cieszą się należytym uznaniem oraz gwarantują wysoką jakość świadczenia usług. (ii) Organizacja wydarzenia artystycznego, o którym mowa w punkcie 16 części SIWZ zatytułowanej „Wykonanie przedmiotu zamówienia (…)" została przez odwołującego wyceniona na 6 150,00 zł, co stanowi adekwatną sumę za występ muzyczno - taneczny. (iii) transport - wiedząc, jak ważnym jest komfort uczestników konferencji, odwołujący zdecydował się na powierzenie ich przewozu angielskojęzycznym kierowcom dysponującym eleganckimi taksówkami. Łączny koszt przewozu uczestników konferencji „z" i „na" lotnisko został oszacowany przez odwołującego na 14 514,00 zł, co stanowi standardową cenę za tego typu usługi. (iv) opieka tłumaczy i hostess - hostessy i tłumacze, których usługi zostały wycenione łącznie na 40 382,00 zł, mieli gwarantować profesjonalną obsługę uczestników międzynarodowej konferencji organizowanej przez zamawiającego. Koszt ww. usług nie odbiega od kosztu usług tego samego rodzaju oferowanych przez inne przedsiębiorstwa. (v) program turystyczny - program turystyczny, został starannie przygotowany przez odwołującego. Uczestnicy konferencji zostaną zabrani do Muzeum Powstania Warszawskiego, znanego w całej Europie jako jedno z najnowocześniejszych.

Koszt przeprowadzenia programu turystycznego – 7 970,40 zł wyczerpuje całkowity koszt biletów, transportu uczestników konferencji oraz innych niezbędnych opłat związanych z odwiedzeniem muzeum. Odwołujący, jako profesjonalista działający na rynku podał realną, rzeczywistą kwotę świadczenia tego typu usługi.

Odnosząc się do stwierdzenia zamawiającego, że: „Kolejnym powodem (odrzucenia oferty) była analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikała niepewność zamawiającego wobec proponowanych (...) kosztów tych pozycji, które podlegały innym poza kryterium ceny - kryterium oceny ofert, tj. koszty przede wszystkim organizacji wizyt obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września br. Odwołujący podkreślał, iż zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą, interpretacja art. 89. ust. 1 pkt 4 ustawy prowadzi do wniosku, że przy ocenie tego, czy oferta zawiera rażąco niską cenę należy brać pod uwagę cenę całego przedmiotu zamówienia, nie zaś poszczególnych składników ceny zaproponowanej przez wykonawcę. Zwłaszcza przy ustalonym przez zamawiającego wynagrodzeniu ryczałtowym.

Tymczasem twierdzenia zamawiającego zmierzają do wykazania, że rażąco niską cenę 6 zaoferowano jedynie co do pewnego, ograniczonego zakresu przedmiotu zamówienia.

Istotnym jest zatem to, że zakres ten nie stanowi odrębnej części w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy Pzp. W tych okolicznościach nawet wykazanie, że cena w kwestionowanym zakresie była ceną nierealistyczną nie może doprowadzić do stwierdzenia, że cena całej oferty jest ceną rażąco niską (sygn. KIO 1384/11 z dnia 12 lipca 2013 r.). W świetle przepisów ustawy Pzp podstawą odrzucenia oferty w oparciu o art. 89 ust 1 pkt 4 tejże jest zaoferowanie rażąco niskiej ceny, co powinno być poprzedzone obligatoryjną procedurą uzyskania wyjaśnień w tym zakresie, w oparciu o art. 90 ust. 1 ustawy Pzp. Cena rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia będzie ceną odbiegającą od jego wartości, a rzeczona różnica nie będzie uzasadniona obiektywnymi względami pozwalającymi danemu wykonawcy bez strat i finansowania wykonania zamówienia z innych źródeł niż wynagrodzenie umowne, zamówienie to wykonać. Podsumowując, cena rażąco niska jest więc ceną nierealistyczną, nieadekwatną do zakresu i kosztów prac składających się na dany przedmiot zamówienia, zakładającą wykonanie zamówienia poniżej jego rzeczywistych kosztów (sygn. KIO 1836/11 z dnia 9 września 2011 r.)

Odwołujący zapewniał, że nie ma żadnych obiektywnych powodów do uznania, że złożone wyjaśnienia w zakresie sposobu kalkulacji ceny są niewystarczające lub budzące wątpliwość. Odwołujący zastosował się do wskazówek zamawiającego przekazanych w wezwaniu do wyjaśnienia wysokości ceny zaoferowanej oferty i sformułował wyjaśnienia w sposób jaki oczekiwał tego zamawiający, tj. określił koszty obejmujące pozycję po pozycji na wszystkie 20 składników przedmiotu zamówienia wyszczególnionych w SIWZ, wskazując w szczególności na: a) oszczędność metody wykonania zamówienia, a także na: b) wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia, dostępne dla wykonawcy.

Z wyjaśnień tych wynika, zdaniem odwołującego, że przedsięwzięcie nie tylko zbilansuje się w znaczeniu rachunkowym ale przyniesie także pewien zysk.

Zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z ustawy Pzp a także Kodeksu cywilnego, ciężar dowodu w przedmiocie wykazania, iż tak zdefiniowana cena rażąco niska wystąpiła, tj. sposobu ustalenia i wykazania faktu jej wystąpienia, dowodzić powinna strona, która wystąpienie danych faktów podnosi, a nie im przeczy. Generalnie więc fakt wystąpienia ceny rażąco niskiej dla możliwości zastosowania dyspozycji art. 89 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp wykazać winien podmiot, który jej wystąpienie podnosi - w tym wypadku zamawiający. To na zamawiającym ciąży bezwzględny obowiązek wykazania w sposób jednoznaczny i nie budzący żadnych wątpliwości, faktu zaoferowania rażąco niskiej ceny, a w konsekwencji, podstawy odrzucenia oferty odwołującego. W żadnym wypadku, przesłanką odrzucenia nie może być stan „niepewności" zamawiającego, z którym to mamy do czynienia w 7 przedmiotowym postępowaniu. Jeżeli zamawiający posiadał jakiekolwiek wątpliwości w zakresie oferty złożonej przez odwołującego, powinien wezwać wykonawcę do dalszych wyjaśnień w oparciu o art. 90 ust 1 lub art. 87 ust. 1 ustawy Pzp – jak uważał odwołujący.

Zgodnie z ustabilizowanym poglądem doktryny, niepewność zamawiającego nie może bowiem rodzić negatywnych skutków prawnych dla wykonawcy. Za kuriozalne poczytał odwołujący twierdzenie iż „dla zamawiającego obsługa konferencji jest na tyle prestiżowa, że nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie nie gwarantujących wysokiej jakości usług objętych zamówieniem.” To przecież sam zamawiający zdecydował o doborze i

kształcie kryteriów oceny ofert w zależności od swoich potrzeb jak się wydaje - dostosowując ich wybór i wagę w celu najkorzystniejszego z jego punktu widzenia uzyskania konkretnego zamówienia. Zgodnie z pkt 46 preambuły Dyrektywy nr 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi „zamówienia powinny być udzielane na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty są oceniane w warunkach efektywnej konkurencji. W przypadku gdy instytucje zamawiające udzielają zamówienia na podstawie kryterium oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, dokonują one oceny ofert w celu wyłonienia oferty prezentującej najlepszą relację jakości do ceny. W tym celu określają one kryteria ekonomiczne i jakościowe, które potraktowane łącznie muszą umożliwić wyłonienie najkorzystniejszej ekonomicznie oferty dla instytucji zamawiającej. Określenie tych kryteriów uzależnione jest od przedmiotu zamówienia, gdyż muszą one umożliwić ocenę poziomu wykonania przedstawionego w każdej ofercie - w świetle przedmiotu zamówienia, zdefiniowanego w specyfikacjach technicznych, oraz na ocenę relacji jakości do ceny każdej z ofert (…).”

W przedmiotowym zamówieniu zamawiający jednoznacznie wskazał, iż to cena jest kryterium dominującym, przyznając jej wagę 70 punktów. Odwołujący zarzucał, iż trudno jest tym samym uznać postępowanie zamawiającego za przejrzyste, niedyskryminacyjne i gwarantujące ocenę ofert w warunkach efektywnej konkurencji w sytuacji, w której już z założenia odrzuca się oferty z najniższą ceną - tylko dlatego, że są najtańsze, nie biorą pod uwagę wyjaśnień w tym zakresie złożonych przez wykonawcę wezwanego do wyjaśnień.

Wyjaśnień, które w ocenie odwołującego - identyfikują go jako rzetelnego wykonawcę i gwarantującego należyte wykonanie przedmiotu zamówienia.

Na wezwanie zamawiającego z dnia 18 marca 2013 r. za pośrednictwem faksu:

A. pismem w dniu 20 marca 2013 r., zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego złożył wykonawca: Biuro Kongresów 8 Holiday Travel Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, który stwierdził, że nie leży w jego interesie uwzględnienie odwołania i przyznanie zamówienia odwołującemu, B. pismem w dniu 20 marca 2013 r., w kopii przekazanym stronom, zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego złożył wykonawca wybrany: K………… O…………… CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki z siedzibą w Warszawie, który powoływał się na interes w utrzymaniu w mocy wyboru jego oferty do realizacji zamówienia. Jednocześnie wnosił o oddalenie odwołania jako bezpodstawnego. Przystępujący następująco uzasadnił swoje stanowisko:

„Czynności Zamawiającego, ocena złożonych ofert i wybór oferty najkorzystniejszej zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych.

Brak jest przy tym podstaw do twierdzeń jakoby Zamawiający nie uzasadnił odrzucenia oferty Odwołującego. Bezspornie Zamawiający w protokole z posiedzenia komisji przetargowej KBW z dnia 11 marca 2013 r., wyjaśnił, że: „po dokonaniu szczegółowej analizy nadesłanych wyjaśnień dotyczących kalkulacji kosztów prac związanych z organizacją i obsługą konferencji przez wykonawców Grupa A-05 Sp. z o.o. i IT EVENT Sp. z o.o. zdecydowano odrzucić ich oferty. Powodem tego jest relacja cen ofert o najniższej kwocie w stosunku do pozostałych trzech ofert wynosząca 2/3 ich wysokości oraz kwoty jaką przeznaczył zamawiający na wykonanie przedmiotowego zamówienia około ½ - 600.000zł.

Kolejnym powodem była analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikła niepewność zamawiającego wobec proponowanych przez wykonawców kosztów tych pozycji, które podlegały innym poza kryterium ceny, kryterium oceny ofert, tj. koszt organizacji wizyt obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września 2013 r. Dla zamawiającego obsługa konferencji jest na tyle prestiżowa, że nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie, niegwarantujących wysokiej jakości wykonania usług objętych zamówieniem". Powyższe uzasadnienie odrzucenia oferty IT EVENT Sp. z o.o., jest jasne i nie budzi wątpliwości, że powodem odrzucenia oferty Odwołującego, była przesłanka rażąco niskiej ceny wskazana w art. 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych.

Tylko bowiem w sytuacji gdy mamy do czynienia z ofertą zawierającą rażąco niską cenę

zastosowanie ma procedura zwrócenia się na podstawie art. 90 ust 1 prawa zamówień publicznych, do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty, mających wpływ na wysokość ceny.

9 Jak wynika z wyżej cytowanego uzasadnienia odrzucenia oferty odwołującego, taka procedura była wobec Odwołującego zastosowana.

Zgodnie z art. 92 ust 1 pkt 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych, niezwłocznie o wyborze najkorzystniejszej oferty, zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty: - o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, - o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej jedynie brak podania motywacji przez zamawiającego przy podejmowaniu czynności odrzucenia oferty jest równoznaczny z dokonaniem uznaniowej decyzji wykraczającej poza ramy dyspozycji przepisu art. 90 ust. 2 i 3 ustawy.

Uznanie informacji o odrzuceniu oferty za wystarczającą jest możliwe wówczas, gdy z informacji tej wykonawca pozyska wiedzę o podstawach eliminacji jego oferty i jej niedopuszczeniu. (Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-10-18, KIO 2174/10, Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-04-05, KIO 610/11).

Uzasadnienie faktyczne i prawne odrzucenia oferty, nie musi więc konieczne wskazywać przepisu prawa stanowiącego podstawę odrzucenia oferty, wystarczy jedynie, że motywacja podana przez Zamawiającego w uzasadnieniu pozwoli wykonawcy pozyskać wiedzę o podstawach eliminacji jego oferty i jej niedopuszczeniu.

Bezspornie motywacja podana przez Zamawiającego w uzasadnieniu decyzji o odrzuceniu oferty IT EVENT Sp. z o.o. pozwala IT EVENT Sp. z o.o. pozyskać wiedzę o podstawach eliminacji oferty Odwołującego, tj. rażąco niskiej cenie wskazanej w art. 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych.

Fakt, że uzasadnienie odrzucenia oferty IT EVENT Sp. z o.o. jest prawidłowe i zawiera podstawę faktyczną i prawną, potwierdza okoliczność, że IT EVENT Sp. z o.o. w odwołaniu zarzuca Zamawiającemu naruszenie 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych i kwestionuje okoliczność, że jego oferta zawiera rażąco niską cenę.

10 Brak jest więc podstaw do zarzucenia Zamawiającemu naruszenia art. 92 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 89 ust 1 pkt 1-8 ustawy prawo zamówień publicznych poprzez zaniechanie podania uzasadnienia prawnego odrzucenia oferty. Nie jest również zasadny zarzut naruszenia przez Zamawiającego art. 89 ust 1 pkt. 4 ustawy prawo zamówień publicznych oraz 90 ust 3 ustawy prawo zamówień publicznych przez odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na rażąco niską cenę.

Jak wynika z uzasadnienia decyzji o odrzuceniu oferty IT EVENT Sp. z o.o., cena wskazana w ofercie IT EVENT Sp. z o.o., w stosunku do pozostałych trzech ofert była o 2/3 niższa od cen wskazanych w tych ofertach, była też prawie o połowę niższa od kwoty jaką przeznaczył Zamawiający na wykonanie zamówienia (600.000 zł) Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-05-11, KIO 752/10 okoliczność, iż różnice między ofertą wybranego wykonawcy a drugą w kolejności ceną oferty i następnych przekraczają 30%, może stanowić podstawę do żądania wyjaśnień w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych od wykonawcy, który złożył ofertę z ceną odbiegającą od innych ofert.

W okolicznościach niniejszej sprawy różnica między ofertą wybranego wykonawcy a ceną oferty IT EVENT Sp. z o.o. przekraczała 30%, co stanowiło podstawę do żądania wyjaśnień w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych od IT EVENT Sp. z o.o., który złożył ofertę z ceną odbiegającą od innych ofert.

Zgodnie z art. 90 ust 1, 2 i 3 ustawy prawo zamówień publicznych Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, bierze pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy oraz wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-06-08, KIO 1095/11 z momentem wezwania na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), na wezwanym wykonawcy spoczywa ciężar wykazania, że zaoferowana przez niego cena nie ma charakteru rażąco 11 niskiej. Wykonawca przywołując jedynie ogólnikowo takie okoliczności jak upusty cenowe, z których korzysta, ograniczenia kosztów stałych oraz minimalny poziom zysku, bez podania, w jaki sposób każda z tych okoliczności zaważyła na kwocie jego oferty, nie może wykazać, w jakim wymiarze okoliczności te spowodowały, że jego oferta była tak niska cenowo, co powoduje że jego wyjaśnienia są niewiarygodne. Przedstawione przez wykonawcę wyjaśnienia muszą być merytoryczne, a wykonawca musi dostarczyć wystarczający materiał do sformułowania przez zamawiającego "oceny" zaoferowanej ceny, zatem przesłanie jakiegokolwiek pisma o nazwie "wyjaśnienia" nie jest wystarczające.

Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-01-26, KIO/UZP 1701/10 zwrócenie się do wykonawcy w trybie art. 90 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych o wyjaśnienie elementów, mających wpływ na wysokość ceny stanowi domniemanie, że zaproponowana w ofercie cena nosi znamiona ceny rażąco niskiej, a zatem dowód na twierdzenie przeciwne spoczywa na wykonawcy, który w złożonych wyjaśnieniach winien wykazać, że możliwe i realne jest rzetelne wykonanie zamówienia za zaproponowaną przez siebie cenę.

Zaistnienie przesłanki zastosowania art. 90 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) oznacza, że w odniesieniu do oferty, której to dotyczy, powstaje domniemanie, iż oferta zawiera rażąco niską cenę, a obalenie tego domniemania jest czynnością leżącą po stronie wykonawcy, którego obciąża w tym zakresie przedstawienie wyjaśnień popartych dowodami. (Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-12-21, KIO 2624/11).

Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-12-16, KIO 2559/11 dowodzenie wystąpienia bądź dowodzenie niewystąpienia ceny rażąco niskiej winno polegać na wykazaniu zakresu wymaganych nakładów materiałowych czy pracy, a następnie ich rynkowych kosztów.

Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2012-01-19, KIO 44/12 jeżeli wykonawca nie udzielił wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny zgodnie z wezwaniem, a tylko wybiórczo podał dane finansowe, do których został wezwany, to należy uznać, że nie udzielił wyjaśnień w rozumieniu art. 90 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2012-01-19, KIO 44/12.

Tymczasem jak wynika z odwołania, które złożył Odwołujący, IT EVENT Sp. z o.o., ograniczyła się w wyjaśnieniach do wskazania kosztu poszczególnych 20 składników przedmiotu zamówienia wyszczególnionych w SIWZ wskazując jedynie, iż tak niska cena 12 wynika z oszczędnej metody wykonania zamówienia i wyjątkowych sprzyjających warunków wykonania zamówienia dostępnych dla wykonawcy.

Tym samym IT EVENT Sp. z o.o., nie udzieliła wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny zgodnie z wymogami prawa zamówień publicznych w tym przepisami ustawy, judykaturą i doktryną a tylko wybiórczo i w sposób lakoniczny podała dane dotyczące oferowanej ceny.

Należy podnieść, że zakaz formułowania ceny rażąco niskiej wynika z art. 90 ustawy z dnia

29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) i jest wynikiem uzasadnionego podejrzenia ustawodawcy, iż wykonawca w celu uzyskania zamówienia zaproponuje cenę bardzo niską, która nie będzie gwarantowała wykonania zamówienia lub spowoduje jego wykonanie w nienależyty sposób, np. kosztem jakości czy też terminowości wykonania przedmiotu zamówienia. Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „rażąco niska cena" oraz brak jest również jednoznacznego wskazania kryteriów, jakie należy brać pod uwagę przy ocenie czy zachodzi okoliczność zaoferowania ceny rażąco niskiej. Zamawiający każdorazowo rozważa czy zachodzą podstawy do żądania wyjaśnień, a obowiązek taki zachodzi po stronie Zamawiającego dopiero wówczas, gdy poweźmie wątpliwość co do tego, czy cena nie jest rażąco niska. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym to zamawiający samodzielnie decyduje, czy zwrócić się do wykonawcy o wyjaśnienia w konkretnej sytuacji. W braku dostatecznego wyjaśnienia dyspozycja art. 89 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych zobowiązuje zamawiającego do odrzucenia oferty. Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-09-13, KIO 1868/11 Brak złożenia wyjaśnień elementów oferty mających wpływ na jej cenę powoduje, że zamawiający zobowiązany jest odrzucić ofertę wykonawcy. Lekceważenie wezwania, w postaci milczenia wykonawcy, albo udzielenia wyjaśnień niepełnych, ogólnikowych, nie rozpraszających wątpliwości leżących u podstaw wezwania, pociąga za sobą sankcję w postaci odrzucenia oferty. Wykonawca działający z należytą starannością winien odpowiednio zareagować na wezwanie zamawiającego mając na względzie skutki, jakie ustawa wiąże z instytucją wyjaśnień.

Z uwagi na powyższe oraz z uwagi na fakt, że; - różnica między ceną w ofercie wybranego wykonawcy a ceną w ofercie IT przekraczała 30%, co skutkowało przyjęciem domniemania, że cena EVENT Sp. z o.o. zaoferowana przez IT EVENT Sp. z o.o. jest rażąco niska - w trakcie postępowania wyjaśniającego w trybie art. 90 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych - IT EVENT Sp. z o.o., nie przedstawiła dowodu przeciwnego wykazującego, że zaproponowana cena nie jest rażąco niska, zasadne było odrzucenie 13 oferty - IT EVENT Sp. z o.o. na podstawie 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych.

W tej sytuacji brak jest również podstaw do zarzucenia Zamawiającemu, że przygotował i przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób nie zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców i sprzeczny z art. 7 ustawy prawo o zamówień publicznych.”

Izba postanowiła dopuścić wykonawcę: K………… O………….. CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki z siedzibą w Warszawie do udziału w sprawie, uznając, że jego interes w popieraniu stanowiska zamawiającego na rzecz utrzymania czynności wyboru złożonej oferty - jako najkorzystniejszej - jest niewątpliwy.

Izba postanowiła nie dopuścić wykonawcy: Biuro Kongresów Holiday Travel Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie do udziału w postępowaniu odwoławczym. Wykonawca nie wykazał swego interesu w popieraniu stanowiska zamawiającego - wyboru oferty wykonawcy: K………… O………….. CONGRESS-OR.

Zamawiający nie uwzględnił odwołania podtrzymał stanowisko wyrażone w powiadomieniu o wynikach przetargu. W odpowiedzi na odwołanie z dnia 21 marca 2013r. zamawiający wnosił o odrzucenie w całości zarzutów przedstawionych w odwołaniu oraz podał że: „Odwołujący T.event sp. z o.o. powołuje się w odwołaniu jedynie na jedno z kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty, jaką jest najniższa cena.

Zamawiający ustanowił jednak dwa kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: cena -70%, inne składniki - 30%.

Z drugiego kryterium wyboru wynikała niska cena ofertowa Odwołującego, co zadecydowało o odrzuceniu jego oferty, jak i również niska cena oferty drugiego Wykonawcy o najniższej cenie, która także została odrzucona.”

W uzasadnieniu swego stanowiska zamawiający ponosił, co następuje: „W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego do złożenia ofert zaproszonych zostało pięciu Wykonawców. Ceny ofertowe brutto były następujące:

1. Grupa A-05 - 319 283,40 zł
2. K………….. O…………. CONGRESS-OR - 499 998,00 zł
3. Holiday Travel - 489 000,00 zł
4. IT. event - 338 745,00 zł
5. Event Navigation - 500 000,00 zł Zamawiający przeznaczył w budżecie na wykonanie tego zamówienia publicznego środki w wysokości netto 487 804,88 zł, w oparciu o swoje doświadczenie w udziale lub w 14 organizowaniu podobnych konferencji, a także w oparciu o ceny rynkowe tego rodzaju usług.

Ceny ofertowe dwóch Wykonawców odbiegały od cen ofertowych pozostałych trzech Wykonawców.

Dwie najniższe cenowo oferty stanowiły około 2/3 cen ofertowych pozostałych Wykonawców oraz około 1/2 kwoty przeznaczonej w budżecie Zamawiającego na wykonanie przedmiotowego zamówienia.

Ceny ofert trzech Wykonawców były do siebie zbliżone cenowo i bliskie kwoty przeznaczonej w budżecie Zamawiającego na wykonanie przedmiotowego zamówienia.

Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty dla Zamawiającego stanowiły:

1. Cena -70%
2. Transport (5%), opieka tłumaczy (10%) wyżywienie, program turystyczny (10%), organizacja wizyty (5%) - łącznie 30%.

Ustanawiając takie kryteria wyboru Zamawiający wskazywał, że nie kieruje się jedynie kryterium niskiej ceny, ale wysoką jakością wykonania zamówienia przez wyłonionego w postępowaniu Wykonawcę, to jest jakością odpowiednią do rangi Konferencji międzynarodowej, powagą zaproszonych gości oraz prestiżem Zamawiającego jako organizatora.

Wykonawcy, którzy złożyli najniższe cenowo oferty wezwani zostali do wyjaśnienia wysokości [ceny] złożonych ofert.

Analiza nadesłanych wyjaśnień wskazywała, że niska cena ofert wynikała z ocenianych składników cenowych (oferowanych przez Wykonawców), i że te składniki cenowe nie odpowiadają wymaganym przez Zamawiającego warunkom zamówienia oraz nie spełniają zakładanej przez Zamawiającego wysokiej jakości usług.

W przypadku oferty Odwołującego, poza kryterium „Transport" i „Organizacja wizyty", nie odbiegająca od wszystkich ofert, kryteria „Opieka tłumaczy" i „Wyżywienie, program turystyczny" (najwyżej punktowane) nie spełniały wymagań postawionych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. I tak:

1. „Opieka tłumaczy" - niski koszt opieki tłumaczy nie dawał gwarancji, że posiadają oni co najmniej certyfikat Cl i znają słownictwo prawa wyborczego, na znajomość którą wskazuje już sama nazwa Konferencji (tłumacze z takim certyfikatem i znajomością specjalistycznego słownictwa, według rozeznania i doświadczenia Zamawiającego, są znacznie „drożsi" aniżeli cena obsługi tłumaczy podana w ofercie),
2. „Program turystyczny" (z wyżywieniem) - Odwołujący nie zrozumiał intencji Zamawiającego. W SIWZ Zamawiający wyraźnie wskazał, że w dniu 13.09.2013 r. ma odbyć się uroczysta kolacja wydawana przez Przewodniczącego PKW na cześć 15 zaproszonych gości; tymczasem Odwołujący na miejsce uroczystej kolacji wybrał restaurację Bazyliszek, która nie jest odpowiedniej wielkości (dla 200 osób) i rangi dla międzynarodowych gości ponieważ posiada poziomy dla ok. 60 gości każdy, zaś Zamawiający chce przyjąć 200 gości na jednej sali. Ponadto cena proponowanego wyżywienia na uroczystej kolacji była niższa aniżeli cena kolacji w dniu następnym, a tym samym nie spełniała wymaganych kryteriów jakości.
3. Proponowane programy turystyczne - wskazywały niewątpliwie ważne dla naszej kultury i tożsamości narodowej miejsca martyrologii lub tzw. judaica, ale które nie muszą być adekwatne do prezentowania gościom z państw o różnej kulturze; ponadto po intensywnym programie Konferencji programy turystyczne powinny stanowić odpoczynek dla gości. Umiejscowienie programu turystycznego, tj. już po oficjalnym zakończeniu obrad (program Konferencji otrzymali wszyscy ubiegający się o zamówienia publiczne), wskazuje, że Zamawiający nadaje temu przedsięwzięciu charakter nieoficjalny,

integracyjno-towarzyski.

W przypadku drugiej niskiej cenowo oferty Grupy A-05 o cenie ofertowej 319 283,40 zł - Wykonawca (z Krakowa) nie znał realiów kosztowych organizacji konferencji w Warszawie. Ponadto, analogicznie co u Odwołującego, oceniane składniki cenowe nie spełniały wymagań postawionych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wybór tej oferty byłby szkodą finansową dla Wykonawcy.”

W podsumowaniu: „Zamawiający uznał, kierując się wiedzą i doświadczeniem, że cena najniższych cenowo ofert jest pochodną niskiej jakości oferowanych w nich (i ocenianych kryteriami) składników, oraz że oferty nie spełniają kryteriów jakościowych postawionych w SIWZ - odrzucił obie oferty, w tym droższą od najtańszej (Grupa A-05) ofertę Odwołującego, IT.event.

Ponadto w uzasadnieniu odrzucenia ofert Zamawiający nie powołał się na „rażąco niską cenę", ponieważ u Odwołującego cena nie nosiła znamiona „rażącej", ale wynikała z niskiej jakości oferty. Stąd brak uzasadnienia prawnego. Dlatego też zarzuty Odwołującego są bezpodstawne. Zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej spośród trzech pozostałych, równorzędnych cenowo i jakościowo ofert.”

Izba nie stwierdziła podstaw do odrzucenia odwołania w oparciu o art. 189 ust. 2 ustawy Pzp.

Izba dopuściła i przeprowadziła dowody: z protokołu postępowania, z ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia z wyjaśnieniami, oferty 16 odwołującego, oferty przystępującego, korespondencji stron. Nadto, Izba rozważyła stanowiska stron i uczestnika, przedstawione w pismach oraz do protokołu rozprawy.

Rozpatrując odwołanie w granicach podnoszonych zarzutów stosownie do art. 192 ust. 7 ustawy Pzp Izba ustaliła, co następuje.

Przedmiot zamówienia stanowi: „Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r. w hotelu Sofitel Victoria w Warszawie". Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwot wskazanych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczony na stronach 1-3 Specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) obejmuje:

1. Zorganizowanie na Lotnisku Chopina punktu zbiorczego dla przyjeżdżających uczestników konferencji i przejmowanie gości pod opiekę,
2. Transport, pod opieką, gości z lotniska do hotelu.
3. Wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu Sofitel Victoria dla ok. 200 osób minimum w m. in.: - nagłośnienie, - bezprzewodowe mikrofony, - ekran do rzutnika i rzutnik/projektor, - dostęp do Internetu bezprzewodowego, - dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego, - słuchawki.
4. Wyposażenie dwóch sal dla odbycia warsztatów każda dla ok. 70 osób minimum w:
5. nagłośnienie,
6. bezprzewodowe mikrofony,
7. ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,
8. dostęp do Internetu bezprzewodowego,
9. dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,
10. słuchawki.
11. Wyposażenie pomieszczenia saloniku dla 15-20 osób w minimum bezprzewodowe mikrofony i słuchawki.
12. Wyposażenie pomieszczenia dla Sekretariatu Stowarzyszenia (ACEEEO) dla 8 - 10 osób minimum w:
13. dwa telefony,

17

1. drukarka,
2. faks,
3. skaner,
4. dostęp do Internetu bezprzewodowego.
5. Wyposażenie pomieszczenia dla 10 stoisk wystawienniczych o wymiarach 2m x 2m w minimum: stolik, dwa krzesła, gniazdko elektryczne, 2 punkty świetlne, lada, fryz czołowy z nazwą firmy, dostęp do Internetu, kosz na śmieci).
6. Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie:
7. planszy zewnętrznej (nazwa Konferencji i logo),
8. planszy wewnętrznej (nazwa Konferencji i logo,),
9. oznakowanie sal, strzałki informacyjne,
10. oznakowanie warsztatów, sali wystawienniczej, sekretariatu,
11. druku programu Konferencji w języku polskim, angielskim i rosyjskim,
12. materiałów informacyjno-promocyjnych o Warszawie i Polsce,
13. identyfikatorów ze smyczą - trzy rodzaje w liczbie ponad 200 szt.,
14. wizytówek dwustronnych z imieniem, nazwiskiem i nazwą kraju do ustawienia na stołach konferencyjnych - ok. 30 szt.
15. notesów - ok. 200 szt.
16. długopisów - ok. 200 szt.
17. toreb konferencyjnych - ok. 200 szt.
18. flag i proporczyków 30 państw.
19. Zapewnienie tłumaczy w miejscu odbywania Konferencji oraz poza tym miejscem, którzy będą towarzyszyć uczestnikom Konferencji i tłumaczyć spotkania z ich udziałem, ze znajomością języka na poziomie porównywalnym z certyfikatem Cl z doświadczeniem w tłumaczeniu:
20. z języka polskiego na angielski i z angielskiego na polski,
21. z języka polskiego na rosyjski i z rosyjskiego na polski,
22. z języka angielskiego na rosyjski i z rosyjskiego na angielski.
23. Zapewnienie co najmniej czterech osób - personelu ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego do obsługi organizacyjnej Sekretariatu Konferencji (m. in. rejestracja gości, dodruk plakietek i innych niezbędnych materiałów na miejscu).
24. Zapewnienie hostess ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego - ok. 15 osób.
25. Obsługa techniczna (montaż, demontaż, obsługa na miejscu).
26. Przygotowanie i serwowanie w dniach 13-14 września br. cateringu dla ok. 200 osób w hotelu Sofitel Victoria:
27. woda na sali konferencyjnej i salach warsztatowych,
28. w przerwach:

18 - kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, - 3 rodzaje ciast świeżych, kruche ciasteczka, - owoce.

1. Kolacja standardowa w hotelu Sofitel Victoria w dniu 12 września br. Dla przyjeżdżających gości do godz. 23.00.
2. Obiad w hotelu Sofitel Victoria w dniach 13-14 września br. w formie szwedzkiego bufetu dla ok. 200 osób, w tym:
3. dwa rodzaje zup,
4. cztery dania drugie na ciepło: dwa mięsne, jedno rybne, jedno wegetariańskie,
5. dodatki do mięs i ryb (ziemniaki, ryż itp.),
6. bar sałatkowy - minimum cztery sałatki,
7. wybór ciast i deserów,
8. owoce sezonowe,
9. zimne napoje bezalkoholowe,
10. kawa, herbata.
11. Uroczyste przyjęcie okolicznościowe połączone z wydarzeniem artystycznym w dniu 13 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
12. Program turystyczny (zaproponowanie, przygotowanie i poprowadzenie) w dniu 14 września br. dla ok. 200 osób.
13. Kolacja w dniu 14 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
14. Wykonanie pełnej dokumentacji filmowej i zdjęciowej Konferencji.
15. Transport, pod opieką, gości z hotelu na lotnisko.

Termin realizacji zamówienia: prace objęte zamówieniem będą prowadzone od 12.09. 2013r. do 15.09. 2013 r.

Termin składania ofert został wyznaczony do dnia 25 lutego 2013 r.

Kryteria wyboru oferty:

1. Cena - 70%; za najniższą cenę oferta uzyska 70 pkt.

Pozostałe oferty otrzymają następującą liczbę punktów za cenę według wzoru:

Cena(najniższa spośród cen ofert)/Cena(oferty)*70;

1. Zakwaterowanie, transport, opieka tłumaczy, wyżywienie, program turystyczny, organizacja wizyty - 30%.

Zamawiający będzie przyznawał punkty za realizację następujących składników przedmiotu zamówienia: - transport - ocena od 0 do 5 punktów 19 - opieka tłumaczy i hostess - ocena od 0 do 10 punktów - program turystyczny - ocena od 0 do 10 punktów - organizacja wizyty - ocena od 0 do 5 punktów.

Maksymalnie oferta w tej części kryteriów wyboru może uzyskać 30 punktów.

W celu oceny ww. składników zamówienia, należy podać krótki opis: - organizacji transportu gości z lotniska do hotelu i z powrotem, - kwalifikacje tłumaczy i ich i doświadczenie w tłumaczeniu, oraz sposób opieki tłumaczy i hostess nad gośćmi, - zaoferowanego programu turystycznego, - propozycji miejsca uroczystego przyjęcia z wydarzeniami artystycznymi, w dniu 13 br., miejsca kolacji w dniu 14 września br. i ewentualne propozycje września nadprogramowe związane z organizacją wizyty.

W formularzu oferty wykonawca zobowiązany był podać całkowitą cenę ofertową brutto oraz złożyć oświadczenie, że cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

Ponadto zobowiązany był dokonać opisu oferowanej usługi w odniesieniu do zakresu, podlegającego ocenie w kryteriach.

Na zapytania wykonawców odnośnie postanowień SIWZ, zamawiający w dniu 22 lutego 2013 r. udzielił następujących odpowiedzi:

„Kolejne pytania zadane przez oferentów, którzy otrzymali specyfikację istotnych warunków zamówienia w tytułowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ZP-3710-3/13 Korekta odpowiedzi na pytanie:

Pytanie 4 Pkt. 8 SIWZ - Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie... potrzebne są szczegóły takie jak: - ppkt. 5 - druk Programu konferencji.., - format, ilość stron, kolor, itp. - ppkt. 9 - ilość kartek, format - ppkt. 11 - rodzaj torby: płótno, tworzywo sztuczne, skóra, papier, tektura... itp.

Odpowiedź: ppkt. 5 - papier kredowy, format max. A4 - do uzgodnienia, ppkt. 9 - notes formatu A4 z 32 kartkami w kratkę, każda kartka z nadrukiem:

XXII Konferencja oraz Zgromadzenie Ogólne Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) Warszawa 13-14 września 2013r. ppkt. 11- torba/teczka z materiału z nadrukiem jak wyżej. - długopisy z nadrukiem: PKW, KBW, ACEEEO, wrzesień 2013 20 Kolejne pytania i odpowiedzi:

1. Punkt nr 1 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile dokładnie lub w przybliżeniu osób przyleci

samolotami? Ile przylotów i jaka planowana jest liczba osób, którą Wykonawca ma odebrać z danego rejsu?

Odpowiedź: a) Zamawiający w chwili obecnej nie wie. Generalnie - 200 osób. b) Możliwe będzie do określenia na pewien czas przed terminem przylotów.

1. Punkt nr 2 zakresu przedmiotu zamówienia: Jakie są wymagania co do transportu? Ile będzie osób do pojedynczego transportu z lotniska do hotelu?

Odpowiedź: a) Do decyzji Wykonawcy. b) Możliwe będzie do określenia po przylotach uczestników konferencji.

1. Punkt nr 3 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile sztuk mikrofonów bezprzewodowych przewiduje Zamawiający w Sali na 200 osób? Czy Zamawiający przewiduje dla wszystkich osób (200) udostępnienie słuchawek z odbiornikami do tłumaczenia?

Odpowiedź (jest korektą poprzedniej odpowiedzi z pierwszej tury pytań): a) Na sali 200-osobowej prezydium 70-osobowe - zamiast 70 mikrofonów przewodowych (multifonów) tylko 35 (jeden na dwie osoby). b) Słuchawki z odbiornikami do tłumaczenia - tak dla wszystkich osób, tj. 200.

1. Punkt nr 4 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile sztuk mikrofonów bezprzewodowych przewiduje Zamawiający na każdą salę? Czy w każdej Sali (2 sale) Wykonawca ma zapewnić po 2 kabiny do tłumaczenia symultanicznego?

Dla ilu tłumaczy ma być przeznaczona jedna kabina? Czy Zamawiający przewiduje dla wszystkich osób (minimum 2 x 70 = 140 szt.) udostępnienie słuchawek z odbiornikami do tłumaczenia?

Odpowiedź: a) W salach na 70 osób - po 10 mikrofonów przewodowych i min. 5 bezprzewodowych. b) Tak. c) Do decyzji Wykonawcy. d) Tak.

1. Punkt nr 3 i 4 zakresu przedmiotu zamówienia: W jakim czasie planowane są warsztaty w stosunku do konferencji? Czy będą odbywać się w tym samym czasie co konferencja (równolegle), czy w innym czasie? Prosimy o przekazanie informacji z harmonogramem czasowym na poszczególne wydarzenia konferencji.

Odpowiedź:

Orientacyjny harmonogram konferencji jest w pierwszej turze pytań.

21

1. Punkt nr 6 zakresu przedmiotu zamówienia; Jaki rodzaj telefonów należy zapewnić: stacjonarny czy komórkowy?

Odpowiedź: Telefony komórkowe.

1. Punkt nr 7 zakresu przedmiotu zamówienia: Jaki rodzaj koszów należy zapewnić: pojedynczy, czy może z segregacją na np. papier, plastik, szkło?

Odpowiedź: Jeden kosz.

1. Punkt nr 9 zakresu przedmiotu zamówienia: Jaką ilość tłumaczy należy zapewnić na konferencję i warsztaty? W jakich godzinach mieliby pracować tłumacze i czy byłoby to tłumaczenie symultaniczne czy konsekutywne?

Odpowiedź:

Liczba tłumaczy dostosowana do orientacyjnego harmonogramu konferencji.

1. Punkt nr 19 zakresu przedmiotu zamówienia: Czy dokumentacja filmowa i zdjęciowa będzie wykorzystywana na potrzeby informacji prasowej? Czy dokumentacja ma zawierać dodatkowe podkłady muzyczne, grafiki itp. Czy w montażu jest planowane np. podpisywać imieniem i nazwiskiem osoby, które będą zabierały głos? Jaki jest czas na przygotowanie materiału? Czy Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w gotowym materiale (kolaudacja?). a) Możliwe. b) Może zawierać. c) Wskazane. d) Na bieżąco. e) Tak.
2. Punkt nr 16 zakresu przedmiotu zamówienia: Czy na wieczorach okolicznościowych

Zamawiający planuje alkohol - i jeśli tak to jaki, open bary czy np. wino, piwo?

Odpowiedź:

Nie open bar. Wino na przyjęciu okolicznościowym w dniu 13 września br., kolacja w dniu 14 września br. - wino i piwo.

1. Punkt nr 16 zakresu przedmiotu zamówienia: Czy Wykonawca powinien zapewnić konferansjera i moderatorów? Czy w związku z inną lokalizacją poza hotelem Wykonawca ma zapewnić transport do i z przyjęcia okolicznościowego? Jeśli tak to dla jakiej ilości osób?

Odpowiedź: a) Nie. b) Tak. c) Dla wszystkich chętnych.

1. Punkt nr 17 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile czasu Zamawiający planuje na zwiedzanie Warszawy? Czy dzielimy gości na grupy? Czy przewodnicy w powinni władać jeżykami: angielski i rosyjski ?

22 Odpowiedź: a) Program turystyczny powinien obejmować autokarowe zwiedzanie Warszawy ok. 1,5 godz. i przejazd poza Warszawę na kolację połączoną z atrakcją turystyczną. b) Bez dzielenia na grupy. c) Tak.”

Uprzednio zamawiający udzielił odpowiedzi na zapytania wykonawców w dniu 19 lutego 2013 r. - udostępniając orientacyjny program Konferencji.

W postępowaniu oferty złożyło 5 wykonawców:

1. Odwołujący - IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 176, 02-486 Warszawa, cena brutto – 338 745,00 zł,
2. K………….. O…………. CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki, ul. śurawia 47/304, 00-680 Warszawa, cena brutto – 499 988,00 zł,
3. Holiday Travel Sp. z o.o. ul. Nowowiejska 10, 00-653 Warszawa - cena brutto – 489 000,00 zł,
4. Event Navigation A…………. C…………. z siedzibą w Kozienicach - cena brutto – 500 000,00 zł,
5. Grupa A-05 Sp. z o.o. z Krakowa - cena brutto – 319 283,40 zł.

Odwołujący w formularzu oferty według załącznika nr 1 do SIWZ podał, że „Cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.” Na stronach 6-10 oferty przedstawił wymagany w SIWZ krótki opis w zakresie: transportu, opieki tłumaczy i hostess, programu turystycznego i organizacji wizyty – punktowanego w kryteriach pozacenowych.

W protokole postępowania zamawiający podał szacunkową wartość zamówienia w kwocie: netto 487 804,88 zł. Wskazał też kwotę 600 000 zł, podaną na otwarciu ofert, jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.

W dniu 28 lutego br. zamawiający wezwał odwołującego w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Pzp do wyjaśnienia wysokości zaoferowanej ceny: „Krajowe Biuro Wyborcze ul. Wiejska 10, 00902 Warszawa, działając zgodnie z art. 90. ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, zwraca się o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów mających wpływ na wysokość zaoferowanej ceny za realizację przedmiotu zamówienia.

Wątpliwości Zamawiającego wzbudza: zaoferowana cena ofertowa przy uwzględnieniu skali i zakresu zamówienia.

23 Zgodnie z art. 90 ust. 2 ustawy Pzp Wykonawca zobowiązany jest wyjaśnić powody zaoferowania danej ceny oraz wskazania stanu faktycznego uwzględniającego np.: oszczędne metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Wykonawcy, oryginalność projektu Wykonawcy, wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów.

Najlepszym dla Zamawiającego wyjaśnieniem jest przedłożenie kosztów obejmujących pozycja po pozycji wszystkie 20 składników przedmiotu zamówienia, wyszczególnionych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, to jest:

1. Zorganizowanie na Lotnisku Chopina punktu zbiorczego dla przyjeżdżających uczestników konferencji i przejmowanie gości pod opiekę
2. Transport, pod opieką, gości z lotniska do hotelu.
3. Wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu Sofitel Victoria dla ok. 200 osób minimum w m.in.: - nagłośnienie, - bezprzewodowe mikrofony, - ekran do rzutnika i rzutnik/projektor, - dostęp do Internetu bezprzewodowego, - dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego, - słuchawki.
4. Wyposażenie dwóch sal dla odbycia warsztatów każda dla ok. 70 osób minimum w:
5. nagłośnienie,
6. bezprzewodowe mikrofony,
7. ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,
8. dostęp do Internetu bezprzewodowego,
9. dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,
10. słuchawki.
11. Wyposażenie pomieszczenia saloniku dla 15-20 osób w minimum bezprzewodowe mikrofony i słuchawki.
12. Wyposażenie pomieszczenia dla Sekretariatu Stowarzyszenia (ACEEEO) dla 8 - 10 osób minimum w:
13. dwa telefony,
14. drukarka,
15. faks,
16. skaner,
17. dostęp do Internetu bezprzewodowego.
18. Wyposażenie pomieszczenia dla 10 stoisk wystawienniczych o wymiarach 2m x 2m w 24 minimum: stolik, dwa krzesła, gniazdko elektryczne, 2 punkty świetlne, lada, fryz czołowy z nazwą firmy, dostęp do Internetu, kosz na śmieci).
19. Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie:
20. planszy zewnętrznej (nazwa Konferencji i logo),
21. planszy wewnętrznej (nazwa Konferencji i logo,),
22. oznakowanie sal, strzałki informacyjne,
23. oznakowanie warsztatów, sali wystawienniczej, sekretariatu,
24. druku programu Konferencji w języku polskim, angielskim i rosyjskim,
25. materiałów informacyjno-promocyjnych o Warszawie i Polsce,
26. identyfikatorów ze smyczą - trzy rodzaje w liczbie ponad 200 szt.,
27. wizytówek dwustronnych z imieniem, nazwiskiem i nazwą kraju do ustawienia na stołach konferencyjnych - ok. 30 szt.
28. notesów - ok. 200 szt.
29. długopisów - ok. 200 szt.
30. toreb konferencyjnych - ok. 200 szt.
31. flag i proporczyków 30 państw.
32. Zapewnienie tłumaczy w miejscu odbywania Konferencji oraz poza tym miejscem, którzy będą towarzyszyć uczestnikom Konferencji i tłumaczyć spotkania z ich udziałem, ze znajomością języka na poziomie porównywalnym z certyfikatem Cl z doświadczeniem w tłumaczeniu:
33. z języka polskiego na angielski i z angielskiego na polski,
34. z języka polskiego na rosyjski i z rosyjskiego na polski,
35. z języka angielskiego na rosyjski i z rosyjskiego na angielski.
36. Zapewnienie co najmniej czterech osób - personelu ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego do obsługi organizacyjnej Sekretariatu Konferencji (m. in. rejestracja gości, dodruk plakietek i innych niezbędnych materiałów na miejscu).
37. Zapewnienie hostess ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego - ok. 15 osób.
38. Obsługa techniczna (montaż, demontaż, obsługa na miejscu).
39. Przygotowanie i serwowanie w dniach 13-14 września br. cateringu dla ok. 200 osób w hotelu Sofitel Victoria:
40. woda na sali konferencyjnej i salach warsztatowych,
41. w przerwach: - kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, - 3 rodzaje ciast świeżych, kruche ciasteczka, - owoce,
42. Kolacja standardowa w hotelu Sofitel Victoria w dniu 12 września br. dla przyjeżdżających gości do godz. 23.00.

25

1. Obiad w hotelu Sofitel Victoria w dniach 13-14 września br. w formie szwedzkiego bufetu dla ok. 200 osób, w tym:
2. dwa rodzaje zup.
3. cztery dania drugie na ciepło: dwa mięsne, jedno rybne, jedno wegetariańskie.
4. dodatki do mieś i ryb (ziemniaki, ryż itp.),
5. bar sałatkowy - minimum cztery sałatki,
6. wybór ciast i deserów,
7. owoce sezonowe,
8. zimne napoje bezalkoholowe,
9. kawa, herbata.
10. Uroczyste przyjęcie okolicznościowe połączone z wydarzeniem artystycznym w dniu 13 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
11. Program turystyczny (zaproponowanie, przygotowanie i poprowadzenie) w dniu 14 września br. dla ok. 200 osób.
12. Kolacja w dniu 14 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
13. Wykonanie pełnej dokumentacji filmowej i zdjęciowej Konferencji.
14. Transport, pod opieką, gości z hotelu na lotnisko. - poprzez podanie kosztu każdej z 20 pozycji, z przedstawieniem obok kosztu dla pozycji 13, 14, 15, 16, 17, 18 programu i menu.

Należy uwzględnić wyjaśnienia Zamawiającego zawarte w udzielonych odpowiedziach na dwie grupy pytań zadanych przez Wykonawców (dostępnych na stronie pkw.gov.pl/ zamówienia publiczne, pod tytułowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego).

Wykonawca zobowiązany jest do przesłania do Zamawiającego kalkulacji kosztów do dnia 4.03.2013 r. (…) oraz dodatkowo wysłać listem poleconym na adres Zamawiającego.”

W odpowiedzi z dnia 1 marca 2013 r. na powyższe wezwanie do wyjaśnienia wysokości zaoferowanej ceny, odwołujący przedłożył szczegółowe wyjaśnienia dotyczące cen poszczególnych 20-u elementów składających się na przedmiot zamówienia.

„IT.event oświadcza, że oferowana cena obejmuje realizację pełnego zakresu zamówienia oraz uwzględnia wszystkie wymagania Zamawiającego zamieszczone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. IT.event uważa, iż konieczność odrzucania ofert z rażąco niską ceną została wprowadzona do Ustawy po to, aby wykluczyć nieuczciwych wykonawców, to znaczy takich, którzy składają oferty z cenami nierealnymi. Za ceny nierealne należy uznać takie ceny, za które nie jest możliwe wykonanie przedmiotu zamówienia. Cena rażąco niska to cena nieosiągalna, w sposób oczywisty rażąco zaniżona.

Za ofertę z rażąco niską ceną można uznać ofertę z ceną niewiarygodną w porównaniu do 26 cen rynkowych podobnych zamówień. Oznacza to cenę znacząco odbiegającą, od cen przyjętych, wskazującą na fakt realizacji zamówienia poniżej kosztów usług będących przedmiotem zamówienia. Przyczyną wyraźnie niższej ceny od innych ofert może być albo świadome działanie wykonawcy albo nierzetelność kalkulacji wykonawcy, co grozi nienależytym wykonaniem lub niewykonaniem zamówienia w przyszłości. Cena zaproponowana przez IT.event nie spełnia powyższych przesłanek, a w konsekwencji nie ma podstaw do odrzucenia oferty IT.event. Warto podkreślić, iż IT.event jest dynamicznie rozwijającym się przedsiębiorstwem, które ma za sobą przeprowadzenie szeregu konferencji i innych eventów. Kalkulacje cen przedstawionych w ofercie są wynikiem prawidłowych wyliczeń IT.event posiadającej doświadczenie w zakresie objętym zamówieniem, opartych o rynkowe stawki elementów składających się na organizację tego typu konferencji. Ceny

zaoferowanej przez IT.event nie można określić jako ceny rażąco niskiej, co wynika z dalszej części wyjaśnień. Poniżej IT.event przedstawia aspekty wykonania przedmiotowego zamówienia mające istotny wpływ na cenę oferty. W dalszej kolejności przedstawia szczegółową kalkulację ceny oferty (str. 3-7 zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa).

1. Oszczędność metod wykonania zamówienia.

Zamawiający określając zakres przedmiotu zamówienia m.in. opisał wyposażenie, jakie muszą zawierać pomieszczenia, w których będzie organizowana konferencja (pkt 3-7, str. 12 SIWZ). IT.event dysponuje sprzętem składającym się na ww. wyposażenie, tak więc składając wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, IT.event nie doliczyła żadnych kosztów wynajmu sprzętu. W ten sposób IT.event zaoszczędziła ok. 100 tysięcy zł.

IT.event zdaje sobie sprawę, że w przypadku nieznajdowania się w sytuacji, gdy faktycznie dysponuje sprzętem niezbędnym do wykonania zamówienia, musiałaby rozważyć wynajem urządzeń dostępnych na rynku, co znacznie podwyższyłoby koszty realizacji zamówienia.

1. Wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne Wykonawcy.

IT.event jest firmą oferującą usługi organizacji eventów, konferencji, szkoleń. Zadania te są jednymi z głównych przedmiotów działania IT.event, z tego też względu IT.event posiada wypracowany powtarzalny, sprawdzony proces i metodę przeprowadzania tego typu zamówień. Z oczywistych względów, dzięki powtarzalności tego typu projektów, możliwe jest obniżenie średnich kosztów ich realizacji, zwłaszcza w porównaniu z firmami o znacznie szerszym profilu działalności, które w każdym nowym projekcie muszą wypracowywać nowe podejście. Warto też wspomnieć, że w przypadku udzielenia IT.event przez Zamawiającego ww. zamówienia, IT.event na podstawie pisemnego zobowiązania do udostępnienia zasobów z dnia 12 lutego 2013 r. będzie korzystać z wiedzy i doświadczenia IT.expert sp. z o.o., tj. przedsiębiorstwa, które może pochwalić się realizacją zamówień o podobnym charakterze, w tym wielomlionowego zamówienia dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

27 Współpraca z tak doświadczonym podmiotem, jak IT.expert sp. z o.o., dodatkowo pozwoli IT.event na zastosowanie oszczędnych, wypracowanych przez IT.expert sp. z o.o. sposobów realizacji zamówienia.

Szczegółowa kalkulacja ceny (Kosztorys)TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA Lp. Składniki Przedmiotu Zamówienia, Wartość w zł brutto …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… .………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… 28 …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… .………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… .………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………..

29 …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… .………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… .………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………..

30 Różnica między kosztem przedstawionym w powyższym kosztorysie, a zaoferowaną ceną w naszej ofercie stanowi naszą marżę związaną z organizacją Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 roku.

Mając powyższe na uwadze, nie podlega najmniejszej wątpliwości, że zaoferowana w przedmiotowym postępowaniu cena nie stanowi czynu nieuczciwej konkurencji. Cena ta:

1. nie ma na celu utrudniania innym przedsiębiorcom dostępu do rynku,
2. nie stanowi aktu sprzedaży usług poniżej kosztów ich świadczenia,
3. nie ma na celu eliminacji innych przedsiębiorców,
4. obejmuje realizacje pełnego zakresu zamówienia oraz uwzględnia wszystkie wymagania Zamawiającego zamieszczone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz potwierdzane w udzielanych odpowiedziach.”

Zamawiający nie uwzględnił wyjaśnień i w dniu 11 marca 2013 r. przesłał do odwołującego protokół z posiedzenia Komisji przetargowej, w którym podano:

„Ocena ofert pod względem merytorycznym według kryteriów ocen przedstawionym w SIWZ - ciąg dalszy po analizie nadesłanych wyjaśnień (…).

Po dokonaniu szczegółowej analizy nadesłanych wyjaśnień - dot. kalkulacji kosztów prac związanych z organizacją i obsługą konferencji - przez wykonawców (Grupa A-05 Sp. z o.o. i lT.Event Sp. z o.o.) zdecydowano odrzucić ich oferty.

Powodem tego jest relacja cen ofert o najniższej kwocie w stosunku do pozostałych trzech ofert wynosząca 2/3 ich wysokości oraz do kwoty jaką przeznaczył zamawiający na wykonanie przedmiotowego zamówienia (ok. 1/2 600 000 zł). Kolejnym powodem była analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikała niepewność zamawiającego wobec proponowanych przez wykonawców kosztów tych pozycji, które podlegały innym poza kryterium Ceny kryterium oceny ofert, tj. koszty przede wszystkim organizacji wizyt obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września br.

Dla zamawiającego obsługa konferencji jest na tyle prestiżowa, że nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie, niegwarantującej wysokiej jakości wykonywania usług objętych zamówieniem.”

„Po odrzuceniu ofert nr 1 (Grupa A-05 Sp. z o.o.) i nr 4 IT.Event Sp. z o.o.) członkowie komisji przetargowej przystąpili do indywidualnych ocen pozostałych trzech ofert.

Ostateczne zestawienie ofert - końcowe oceny, po zsumowaniu ocen indywidualnych:

Numer oferty ....; Nazwa wykonawcy i adres; Ocena w pkt 31

1. CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki, ul. śurawia 47/304, 00-680 Warszawa - 96,13,
2. Holiday Travel Sp. z o.o., ul, Nowowiejska 10, 00-653 Warszawa - 94,
3. Event Navigation A………… C…………….., ul. Gwiazdkowa 42, 26-900 Kozienice -91,46.

Do niniejszego protokołu dołączono załączniki dot. zestawienia ofert wg kryterium ceny (nr 2) oraz dot. oceny i porównania ofert pod względem wszystkich kryteriów na podstawie indywidualnych ocen członków komisji przetargowej (nr 3).

Najwyższą liczbę punktów uzyskała firma CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki96,13 pkt. c) W związku z powyższym komisja przetargowa wnioskuje o wybór - zgodnie z art. 91 ust 1 Pzp - spośród 3 ważnych ofert oferty nr 2 CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki z Warszawy, która uzyskała najwyższą liczbę punktów (96,13 pkt).

Na podstawie przedstawionych wyżej informacji sporządzany jest protokół postępowania o zamówienie na drukach ZP-PO wraz z niezbędnymi załącznikami.”

Izba zważyła, co następuje.

Odwołujący, wykazał legitymację do wniesienia odwołania w rozumieniu art. 179 ust.

1 ustawy Pzp - skoro jego oferta, jako zawierająca korzystniejszą cenę niż wybranego wykonawcy - została odrzucona i nie podlegała ocenie w pozostałych kryteriach. Był zatem uprawniony aby skarżyć - jak dowodził - niezgodne z ustawą Pzp czynności i zaniechania zamawiającego wobec oceny złożonej oferty, które godziły w interes odwołującego w uzyskaniu zamówienia i mogły narażać odwołującego na poniesienie szkody.

Oceniając materiał dowodowy sprawy, Izba uznała, że odwołujący w całości zastosował się do wskazówek zamawiającego przekazanych w wezwaniu do wyjaśnienia wysokości zaoferowanej ceny oferty i sformułował wyjaśnienia w sposób jaki oczekiwał tego zamawiający, tj. określił koszty obejmujące wszystkie 20 składników przedmiotu zamówienia wyszczególnionych w SIWZ, opisując ich koszt, zakres i sposób wykonania, z uwzględnieniem w szczególności opisu elementów, które były punktowane w ramach wyznaczonego kryterium oceny ofert, tj.: (i) „organizacja wizyty - wykonawca zaproponował, by kolacje były zorganizowane odpowiednio w restauracjach „Bazyliszek" oraz „Marina Diana". Ceny obu kolacji to ceny rynkowe, niezaniżone, w wysokości odpowiednio 129,60 zł i 184,50 zł za osobę. Zaproponowane przez odwołującego restauracje są powszechnie znane i cieszą się należytym uznaniem oraz gwarantują wysoką jakość świadczenia usług.

32 (ii) Organizacja wydarzenia artystycznego, o którym mowa w punkcie 16 części SIWZ zatytułowanej „Wykonanie przedmiotu zamówienia" została przez odwołującego wyceniona na 6 150,00 zł, co stanowi adekwatną sumę za występ muzyczno taneczny. (iii) transport - wiedząc, jak ważnym jest komfort uczestników konferencji, odwołujący zdecydował się na powierzenie ich przewozu angielskojęzycznym kierowcom dysponującym eleganckimi taksówkami. Łączny koszt przewozu uczestników konferencji „z" i „na" lotnisko został oszacowany przez odwołującego na 14 514,00 zł, co stanowi standardową cenę za tego typu usługi. (iv) opieka tłumaczy i hostess - hostessy i tłumacze, których usługi zostały wycenione łącznie na 40 382,00 zł, mieli gwarantować profesjonalną obsługę uczestników międzynarodowej konferencji organizowanej przez zamawiającego. Koszt ww. usług nie odbiega od kosztu usług tego samego rodzaju oferowanych przez inne przedsiębiorstwa. (v) program turystyczny - został starannie przygotowany przez odwołującego. Uczestnicy konferencji zostaną zabrani do Muzeum Powstania Warszawskiego, znanego w całej Europie jako jedno z najnowocześniejszych. Koszt przeprowadzenia programu turystycznego – 7 970,40 zł wyczerpuje całkowity koszt biletów, transportu uczestników konferencji oraz innych niezbędnych opłat związanych z odwiedzeniem muzeum. Odwołujący, jako profesjonalista działający na rynku podał realną, rzeczywistą kwotę świadczenia tego typu usługi.”

Izba stwierdziła, że zamawiający w punktowanych kryteriach pozacenowych nie

określił wprost wymagań minimalnych, gdzie poniżej wskazanego poziomu, oferta wykonawcy podlegałaby odrzuceniu. Różny sposób spełnienia tych wymagań przez wykonawców - deklarowany w ofercie – skutkował stosowną gradacją przyznanej ofercie punktacji. Izba nie podzieliła argumentacji zamawiającego, że wykonawcy nie powinni oczekiwać od zamawiającego szczegółowych informacji – „co i jak ma być zorganizowane.”

Należało bowiem zauważyć, że art. 29 ust. 1 ustawy Pzp wprost nakłada na zamawiającego obowiązek jednoznacznego i wyczerpującego opisania przedmiotu zamówienia, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia postanawia, że wobec ustalonych kryteriów wyboru oferty:

33

1. Zakwaterowanie, transport, opieka tłumaczy, wyżywienie, program turystyczny, organizacja wizyty – waga 30%, zamawiający będzie przyznawał punkty za realizację następujących składników przedmiotu zamówienia: - transport - ocena od 0 do 5 punktów, - opieka tłumaczy i hostess - ocena od 0 do 10 punktów, - program turystyczny - ocena od 0 do 10 punktów, - organizacja wizyty - ocena od 0 do 5 punktów.

Maksymalnie oferta w tej części kryteriów wyboru może uzyskać 30 punktów.

W celu oceny ww. składników zamówienia, zamawiający wymagał podania krótkiego opisu: - organizacji transportu gości z lotniska do hotelu i z powrotem, - kwalifikacji tłumaczy i ich i doświadczenia w tłumaczeniu, oraz sposób opieki tłumaczy i hostess nad gośćmi, - zaoferowanego programu turystycznego, - propozycji miejsca uroczystego przyjęcia z wydarzeniami artystycznymi, w dniu 13 br., miejsca kolacji w dniu 14 września br. i ewentualne propozycje września nadprogramowe związane z organizacją wizyty.

Zamawiający nawet nie określił mierników tej oceny, tj. w jaki sposób, w innych kryteriach niż cena, członkowie Komisji przetargowej byli uprawnieni aby przyznawać punkty w granicach od 0 do 5, lub od 0 do 10. Zamawiający uznał, iż może to być ocena w pełni pozostawiona uznaniu poszczególnych członków Komisji przetargowej.

Zdaniem Izby, odwołujący przedstawił taki opis - pozwalający na ocenę jego oferty jak wyżej opisany – w zakresie kryterium w odniesieniu do wyznaczonych składników przedmiotu zamówienia podlegających punktacji.

Z przytaczanego powiadomienia o odrzuceniu oferty odwołującego: „Po dokonaniu szczegółowej analizy nadesłanych wyjaśnień - dot. kalkulacji kosztów prac związanych z organizacją i obsługą konferencji - przez wykonawców (Grupa A-05 Sp. z o.o. i lT.Event Sp. z o.o.) zdecydowano odrzucić ich oferty. Powodem tego jest relacja cen ofert o najniższej kwocie w stosunku do pozostałych trzech ofert wynosząca 2/3 ich wysokości oraz do kwoty jaką przeznaczył zamawiający na wykonanie przedmiotowego zamówienia (ok. ½ 600 000 zł). Kolejnym powodem była analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikała niepewność zamawiającego wobec proponowanych przez wykonawców kosztów tych pozycji, które podlegały innym poza kryterium Ceny kryterium oceny ofert, tj. koszty przede wszystkim organizacji wizyt obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września br. Dla zamawiającego obsługa konferencji jest na tyle prestiżowa, że nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie, 34 niegwarantującej wysokiej jakości wykonywania usług objętych zamówieniem” – przy jednoczesnym braku wskazania podstawy prawnej czynności odrzucenia oferty odwołującego - można było wywnioskować, że zamawiający uznał tę ofertę - jako zawierającą rażąco niską cenę.

W związku z powyższym, całość zarzutów odwołującego sprowadzała się w zasadzie do zagadnienia (odpowiedzi na pytanie): czy zamawiający prawidłowo zastosował art. 90 ust. 3 ustawy Pzp, tj. czy odwołujący złożył wyjaśnienia albo złożone przez niego wyjaśnienia pozwalały zamawiającemu na ocenę, że oferta nie zawiera