Postanowienie KIO 1381/26 z 17 kwietnia 2026

Zamawiający – Katolicki Uniwersytet Lubelski J.P., Al. Racławickie 14, 20-950 Lublin, prowadzi w trybie podstawowym bez negocjacji, postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Roboty budowlane polegające na przebudowie doziemnej instalacji ciepłowniczej wraz z wykonaniem węzłów cieplnych dla zasilenia budynków KUL przy ul.

Konstantynów 1 w Lublinie”, numer referencyjny: AZP.274.65/2025. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 16.12.2025 r., nr 2025/BZP 00602205/01.

Odwołujący w dniu 25.03.2026 r. (tj. w terminie ustawowym) wniósł odwołanie mailem „w związku z przerwą w działaniu usługi e-doręczenia”. Do odwołania dołączył zrzut ekranu z informacją: „Szanowni Państwo, Poczta Polska S.A. informuje o planowanej niedostępności usługi e-Doręczeń 25-26.03.2026 (środa – czwartek) w godzinach 18:00 – 01:00.

Przepraszamy za niedogodności”. Na ww. zrzucie ekranu widoczna jest godzina: 23:01. Następnego dnia (26.03.2026 r.)

Odwołujący skierował o Prezesa Izby pismo, w którym dodatkowo wskazał: „wczoraj ok. godz. 23 próbowaliśmy doręczyć odwołanie w imieniu Przedsiębiorstwa Produkcyjno Handlowego Wamaco Sp. z o.o. (Zamawiający: Katolicki Uniwersytet Lubelski J.P.). Niestety system e-dręczeń wykazał awarie w godzinach 18.00-1.00 (w załączeniu zrzut ekranu). Wobec tego nasze odwołanie wysłaliśmy mailem na adres mailowy: Prosimy o informację czy nasze odwołanie dotarło do KIO w terminie, a jeśli nie to czy możemy je złożyć wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu”.

W związku z powyższym Izba zwraca uwagę, że zachowanie należytej staranności wymaga podjęcia działań w celu wniesienia odwołania z odpowiednim wyprzedzeniem po to, by nie narażać się na ryzyko niedziałania właściwych systemów. Zwłaszcza, że w tym przypadku niedostępność usługi e-Doręczenia była planowana i ogłoszona przez Pocztę Polską wcześniej. Tymczasem godzina na zrzucie ekranu pokazuje, że Odwołujący przystąpił do złożenia odwołania „w ostatniej chwili”, co z pewnością nie było działaniem racjonalnym.

Niemniej jednak, przede wszystkim należy zauważyć, że niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało wszczęte 16.12.2025 r., zatem zastosowanie do niego znajdują przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2453 ze zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”, w brzmieniu obowiązującym przed wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz.U. z 2026 r. poz. 329), zwanego dalej: „rozporządzeniem zmieniającym”. Zgodnie bowiem z § 2

ust. 2 rozporządzenia zmieniającego: do postępowań odwoławczych wszczętych od dnia 13 marca 2026 r. dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursów, wszczętych przed dniem 13 marca 2026 r., stosuje się przepisy rozporządzenia zmienianego w § 1, w brzmieniu dotychczasowym. Tym samym w niniejszym postępowaniu odwoławczym zastosowanie mają przepisy rozporządzenia w brzmieniu sprzed ww. nowelizacji.

Zgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia: Pisma w postępowaniu odwoławczym w postaci elektronicznej wnoszone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy, przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu lub na wskazany adres poczty elektronicznej, przy użyciu których obsługiwana jest korespondencja Izby, przy czym odwołanie i zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu. W myśl zatem ww. przepisu prawidłową formą wniesienia odwołania w postaci elektronicznej było przekazanie go na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu, czyli za pomocą platformy ePUAP.

Ponadto zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej: „ustawą Pzp”: Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2024 r. poz.

1. . Oznacza to, że prawidłową formą wniesienia odwołania w postaci elektronicznej było także przekazanie go za pomocą usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczeń.

Reasumując, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed 13.03.2026 r. prawidłową formą (poza formą pisemną, czyli tradycyjną z podpisem odręcznym) było wniesienie odwołania za pomocą e-PUAP lub e-Doręczeń.

Powyższe dozwolone formy wnoszenia odwołań były wskazywane również przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w kilku komunikatach na stronie internetowej:

1. „1. Wnoszenie odwołań i zgłoszeń przystąpienia do postępowania odwoławczego.

Odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego mogą być wnoszone na trzy dopuszczalne sposoby: a) e Doręczenia (rekomendowane) Adres do doręczeń elektronicznych UZP: AE:PL 38390 18806 HVTGC 26 b) Platforma e PUAP Przy użyciu funkcji „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”: https://epuap.gov.pl c) Forma pisemna.”

1. „Z dniem 31 grudnia 2025 r. zakończył się okres przejściowy przewidziany w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Od 1 stycznia 2026 r. e D oręczenia stanowią podstawowy sposób komunikacji elektronicznej między podmiotami publicznymi a podmiotami niepublicznymi, o ile przepisy szczególne nie przewidują innych form doręczeń.

Postępowanie odwoławcze przed Krajową Izbą Odwoławczą jest uregulowane przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (w szczególności art. 508) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą. Przepisy te przewidują następujące kanały wnoszenia pism w postępowaniu odwoławczym:

1. Elektroniczna skrzynka podawcza Urzędu Zamówień Publicznych na platformie ePUAP – dotyczy w szczególności odwołań oraz zgłoszeń przystąpienia do postępowania odwoławczego wnoszonych w postaci elektronicznej (zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przed KIO).
2. Adres do doręczeń elektronicznych (e D oręczenia) Urzędu Zamówień Publicznych, wpisany do bazy adresów elektronicznych – zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych pisma w postaci elektronicznej mogą być wnoszone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym na adres do doręczeń elektronicznych. Dane adresu do doręczeń elektronicznych KIO/UZP są dostępne w zakładce „ePUAP / e Doręczenia”.
3. Forma pisemna – poprzez złożenie pisma w postaci papierowej, za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub przez posłańca, zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Zgodnie z oficjalnymi wyjaśnieniami Ministra Cyfryzacji, po 1 stycznia 2026 r. ePUAP nadal jest wykorzystywany w sprawach, w których przepisy szczególne (takie jak ustawa – Prawo zamówień publicznych i rozporządzenie w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań) przewidują ten kanał komunikacji. [źródło: Zmiany w komunikacji elektronicznej od 1 stycznia 2026 roku - e-Doręczenia - Portal Gov.pl] W związku z powyższym informujemy, że po 1 stycznia 2026 r. odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego, mogą być skutecznie wnoszone do Krajowej Izby Odwoławczej zarówno za

-

• - - -

-

-

-

pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Zamówień Publicznych na platformie ePUAP, jak i na adres

-

do doręczeń elektronicznych (e D oręczenia) Urzędu Zamówień Publicznych, z zachowaniem wymogów przewidzianych w ustawie – Prawo zamówień publicznych.”

1. „1. Postępowania odwoławcze, w których nadal stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą w dotychczasowym brzmieniu.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia zmieniającego, przepisy rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą w dotychczasowym brzmieniu nadal stosuje się w odniesieniu do: ·postępowań odwoławczych wszczętych i niezakończonych przed dniem 13 marca 2026 r., ·postępowań odwoławczych wszczętych od dnia 13 marca 2026 r., dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursów wszczętych przed dniem 13 marca 2026 r.

W tych postępowaniach odwoławczych odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego mogą być wnoszone: ·w postaci elektronicznej za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-Doręczenia), ·w postaci elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Zamówień Publicznych na platformie e-PUAP, w formie pisemnej, na adres Krajowej Izby Odwoławczej.”

W niniejszej sprawie Odwołujący przekazał zrzut ekranu potwierdzający, że w dniu 25.03.2026 r. od godz. 18.00 usługa e-Doręczenia była niedostępna, ale nie zmienia to faktu, że istniała możliwość przekazania odwołania za pomocą platformy e-PUAP. Z tej możliwości skorzystał zresztą drugi odwołujący w tym postępowaniu – Termores sp. z o.o. sp. k. w sprawie o sygn. akt KIO 1379/26 (o godz. 23:55). Zatem była to możliwość nie tylko przewidziana prawnie w dniu 25.03.2026 r., ale także dostępna technicznie.

Tymczasem Odwołujący przekazał odwołanie mailem. W orzecznictwie Izby zdarzały się przypadki dopuszczenia wniesienia odwołania mailem w sytuacji, gdy inna droga elektroniczna była technicznie niedostępna (co odwołujący musiał wykazać), ale nie jest to stan zaistniały w niniejszej sprawie. Mimo bowiem braku dostępności eDoręczeń Odwołujący mógł wnieść odwołanie za pośrednictwem e-PUAP, czego nie uczynił. Nie można zatem uznać, że poza usługą e-Doręczeń inna forma wniesienia odwołania w postaci elektronicznej była niedostępna i Odwołujący musiał wysłać je mailem. Raz jeszcze należy podkreślić, że Odwołujący mógł skorzystać z platformy e-PUAP.

Natomiast przekazanie mailem, jak wynika z przytoczonych wyżej przepisów, nie jest dopuszczalną formą wniesienia odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

Zgodnie z art. 519 ustawy Pzp:

1. W przypadku nieuiszczenia wpisu w terminie, o którym mowa w art. 517 ust. 2, oraz po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w art. 518 ust. 1, Prezes Izby zwraca odwołanie w formie postanowienia.
2. Odwołanie zwrócone nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem odwołania do Prezesa Izby.
3. O zwrocie odwołania Prezes Izby informuje zamawiającego, przesyłając odpis postanowienia wraz z uzasadnieniem.

Przepis art. 559 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

1. Przepisy ust. 1-3 stosuje się w przypadku niezachowania warunków formalnych odwołania lub braku pełnomocnictwa, stwierdzonych przez skład orzekający. Kompetencje Prezesa Izby przysługują składowi orzekającemu.

Izba stwierdziła, że brak dochowania wymaganej prawnie formy wniesienia odwołania odpowiada w największym stopniu sytuacji niezachowania warunków formalnych odwołania, o których mowa w art. 519 ust. 4 ustawy Pzp. Dlatego Izba postanowiła zwrócić odwołanie.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. z 2020 r. poz. 2437), w przypadku zwrotu odwołania odwołującemu zwraca się z rachunku Urzędu kwotę uiszczoną tytułem wpisu. Wobec powyższego zwracając odwołanie Izba postanowiła też zwrócić Odwołującemu kwotę, którą uiścił tytułem wpisu, tj. 10 000 zł.

Przewodnicząca

…………………………….