Kompleksowa usługa hotelarsko-gastronomiczna i wynajęcie sali konferencyjnej na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 02-03 października 2026 roku

I. Kompleksowa usługa hotelarsko-gastronomiczna i wynajęcie sali konferencyjnej na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 02-03 października 2026 roku, w miejscowości zlokalizowanej do 70 km od siedziby Zamawiającego (dla 60 osób).
II.
Terminy realizacji:
- 02 października 2026 roku od godz. 16:00 przyjazd i zakwaterowanie uczestników.
- 03 października 2026 roku do godz. 11:00 wykwaterowanie i wyjazd uczestników.

Zakwaterowanie w ramach kompleksowej usługi hotelarsko-gastronomicznej:
w hotelu o standardzie co najmniej 3* gwiazdek, lub w innym obiekcie nie wpisanym do Centralnej Ewidencji Ministerstwa Sportu i Turystyki, o standardzie dla hoteli 3* gwiazdkowych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U z 2006 r. Nr 22, poz. 169 ze zm.), zlokalizowanym w odległości do 70 km od siedziby Zamawiającego.
Wskazana przez wykonawcę odległość (mierzona w pełnych km) od siedziby Zamawiającego określona powinna być zgodnie z trasą wskazaną w aplikacji/stronie internetowej Google Maps, z uwzględnieniem płatnych dróg i autostrad


Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną pokoje z łazienkami 2-osobowe, 3- osobowe, 4-osobowe, zlokalizowane w jednym budynku, oraz miejsca parkingowe w ilości proporcjonalnej do ilości rezerwowanych pokoi.

III. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 20%.

IV. Pobyt, wyżywienie uczestników oraz sala konferencyjna muszą być zlokalizowane
w tym samym budynku.

V. Wyżywienie obejmuje: 1 x przerwy kawowe, 1 x uroczysta kolacja w dniu 02 października 2026r. oraz 1 x śniadanie w dniu 03 października 2026 r.,

VI. Planowana organizacja szkolenia:
a. w dniu 2 października marca 2026 r. (dzień przyjazdu):
- zakwaterowanie od godz. 16:00
- szkolenie i przerwa kawowa od godz. 17:00 do 19:00,
- uroczysta kolacja od godz. 20:00 z 6 godzinną oprawą muzyczną, w restauracji
lub sali bankietowej mieszczącej do 60 osób na wyłączność uczestników szkolenia, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom;
b. w dniu 3 października 2026 r. po śniadaniu (do godz. 11:00) wykwaterowanie
i wyjazd uczestników szkolenia.

VII. Wymagania dotyczące menu, posiłki muszą być pełnowartościowe, przygotowane
ze świeżych produktów o urozmaiconym składzie, gwarantujące zaspokojenie potrzeb żywieniowych dorosłego człowieka.
1) Przerwa kawowa [w godz. 17:00 - 19:00]
Serwowana w formule ciągłego bufetu (uzupełnianego na bieżąco przez obsługę) w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej:
a. Napoje (bez ograniczeń ilościowych): kawa (z ekspresu ciśnieniowego lub parzona), herbata, dodatki (cukier, mleko/śmietanka, cytryna), woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe
b. Przekąski: kruche ciastka – minimum 3 rodzaje;

2) Uroczysta kolacja z 6-godzinną oprawą muzyczną oraz obsługą kelnerską [od godz. 20:00]
a) przystawka 2 rodzaje do wyboru, zupa 2 rodzaje do wyboru,
b) danie ciepłe: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe, ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, surówka - 3 rodzaje do wyboru,
c) deser: 2 porcje na osobę (minimum dwa rodzaje do wyboru),
d) zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna), deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe (uzupełniane na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników);

3) Śniadania [w godz. 7:30 - 10:00]
w formie bufetowej (stół szwedzki uzupełniany na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników)
a) minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera,
b) 3 rodzaje pieczywa
c) dwie potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe,
d) jajecznica/ jajka gotowane,
e) ciepłe kiełbaski,
f) owsianka,
g) masło, dżem, miód,
h) warzywa, owoce,
i) kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe

VIII. Sala konferencyjna w dniu 2 października 2026 roku [od 17:00 do 19:00]
1. Zamawiający wymaga zapewnienia 1 sali konferencyjnej znajdującej się
w obiekcie, w którym realizowane są usługi noclegowe;
2. Sala musi pomieścić minimum 60 osób w ustawieniu ustalonym
z Zamawiającym, zapewniając pełen komfort uczestników i swobodę poruszania się;
3. Sala musi być wyposażona w sprawny i bezpłatny sprzęt multimedialny: projektor lub ekran LCD o odpowiedniej przekątnej, ekran projekcyjny, nagłośnienie z minimum 1 mikrofonem bezprzewodowym;
4. Przerwy kawowe/cateringowe będą serwowane w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej (np. w holu przed salą).

IX. W dniu 03 października 2026 r. po śniadaniu (do godz. 11:00) nastąpi wykwaterowanie i wyjazd uczestników.