Kompleksowa usługa hotelarsko-gastronomiczna i wynajęcie sali konferencyjnej na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 02-03 października 2026 roku

Postępowanie jest prowadzone w
języku polskim.
2 W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert,
wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj.
Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl .
3 Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
4 Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl . Postępowanie można wyszukać ze strony
głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).
5 Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia:
ocds-148610-67672a2c-2711-4230-9961-c11557108a17
6 Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat
zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy eZamówienia,
dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum
Pomocy”.
7 Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia
ani logowania.
8 Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do
komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji”
odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do
komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla
dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym
mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu
udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny,
wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ
zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
9 Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy”
na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji”
służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia (w szczególności SWZ) wystarczające jest posiadanie
tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
10 Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie
postępowania w zakładce „Komunikacja”.
11 Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy
plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
12 Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
13 W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą
skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz
udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej RODO (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016 r.),
informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sąd Apelacyjny w Poznaniu, z siedzibą w Poznaniu, ul. Stanisława
Hejmowskiego 3, kod pocztowy 61-763, adres e-mail: sekretariat@poznan.sa.gov.pl, tel. 61 8609 221, reprezentowany przez
Prezesa Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i/lub Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, oraz Ministra Sprawiedliwości, każdy z
nich w zakresie własnych kompetencji i realizowanych zadań, wg regulacji zawartych w Ustawie z dnia 27 lipca 2001r., - prawo o
ustroju sądów powszechnych (Dz.U. 2019, poz. 52, tj. ze zm.)
2. Administratorzy Danych Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych wg właściwości, do pełnienia
funkcji w zakresie ochrony danych, z wyjątkiem obszaru sprawowania wymiaru sprawiedliwości i wykonywania zadań z zakresu
ochrony prawnej. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w Sądzie Apelacyjnym w Poznaniu, możliwy jest pisemnie na adres
korespondencyjny: ul. Stanisława Hejmowskiego 3, 61-736 Poznań, na adres e-mail: iod@poznan.sa.gov.pl, lub telefonicznie : tel.
61/ 8609 223.
3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie i w oparciu o art. 6 lit. a, b, c, oraz art. 9 lit. b RODO, oraz przepisów
szczególnych, w celu realizacji działalności administracyjnej, a w szczególności:
a) realizacji umów cywilnoprawnych,
b) realizacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
c) prowadzenia sprawozdawczości,
d) prowadzenia ewidencji i archiwizacji dokumentów,
e) udostępniania informacji publicznej,
f) udzielania informacji uprawnionym podmiotom,
g) rozpatrywania skarg i wniosków.
4. W zakresie i granicach określonych w RODO w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych posiadają Państwo
następujące prawa:
a) dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa mają Państwo możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki
sposób i w jakim celu są przetwarzane,
b) prawo ich sprostowania – korzystając z tego prawa mogą Państwo zgłosić do nas konieczność poprawienia niepoprawnych
danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu, czy ich przetwarzaniu,
c) prawo do usunięcia – korzystając z tego prawa mogą Państwo złożyć wniosek o usunięcie danych. W przypadku zasadności
wniosku dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji gdy dane osobowe przetwarzane są do
celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków przez administratora lub do wykonania zadania realizowanego w
interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi,

d) prawo do ograniczenia przetwarzania – korzystając z tego prawa mogą Państwo
złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych, w razie kwestionowania prawidłowość przetwarzanych danych. W przypadku
zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać. Dalsze przetwarzanie może odbyć się po ustaniu przesłanek
uzasadniających ograniczenie przetwarzania,
e) prawo do przenoszenia danych – ma zastosowanie jedynie w przypadkach przetwarzania danych na podstawie zgody lub na
podstawie umowy - i w sposób zautomatyzowany (z wyjątkiem przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania
realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi),
f) prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec
przetwarzania Państwa danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f. (prawnie uzasadniony interes
administratora lub interes publiczny). W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać
danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do
przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstawy do
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
g) prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie - w przypadku przetwarzania na podstawie zgody - w dowolnym momencie bez
wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania, dokonanego przed cofnięciem zgody.
5. Ponadto mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj., Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z
siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, kancelaria@uodo.gov.pl Infolinia: 606-950-000, gdy uznają Państwo, iż
przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących, przez Prezesa i/lub Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, oraz
Ministra Sprawiedliwości narusza przepisy prawa.
6. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów przedstawionych powyżej, za wyjątkiem
celów wynikających z przepisów prawa gdzie podanie danych jest obowiązkowe.
7. W Państwa sprawach nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym nie będzie stosowane profilowanie.
8. Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z wyłączeniem sytuacji
wynikających z zobowiązań prawnych.
9. Państwa dane mogą być przekazywane odbiorcom danych wyłącznie na podstawie przepisów prawa, w tym w związku z
działalnością Administratora Danych, w zakresie:
• podmiotom, które na podstawie umów zawartych z Administratorem, świadczą usługi zapewniające jego funkcjonowanie np.
serwisu i utrzymania IT, logistyki itp.,
• podmiotom, które zgodnie z odrębnymi przepisami wykażą interes prawny,
• uprawnionym podmiotom, na cele badań naukowych lub statystycznych, zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.
10. Państwa dane osobowe będą przechowywane i archiwizowane przez okresy wynikające z obowiązku prawnego (przepisów
szczególnych), w zależności od celu w jakim dane były przetwarzane lub przez okres niezbędny do zabezpieczenia informacji na
wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów albo zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń.
11. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art.
16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień
umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1
rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

I. Kompleksowa usługa hotelarsko-gastronomiczna i wynajęcie sali konferencyjnej na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 02-03 października 2026 roku, w miejscowości zlokalizowanej do 70 km od siedziby Zamawiającego (dla 60 osób).
II.
Terminy realizacji:
- 02 października 2026 roku od godz. 16:00 przyjazd i zakwaterowanie uczestników.
- 03 października 2026 roku do godz. 11:00 wykwaterowanie i wyjazd uczestników.

Zakwaterowanie w ramach kompleksowej usługi hotelarsko-gastronomicznej:
w hotelu o standardzie co najmniej 3* gwiazdek, lub w innym obiekcie nie wpisanym do Centralnej Ewidencji Ministerstwa Sportu i Turystyki, o standardzie dla hoteli 3* gwiazdkowych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U z 2006 r. Nr 22, poz. 169 ze zm.), zlokalizowanym w odległości do 70 km od siedziby Zamawiającego.
Wskazana przez wykonawcę odległość (mierzona w pełnych km) od siedziby Zamawiającego określona powinna być zgodnie z trasą wskazaną w aplikacji/stronie internetowej Google Maps, z uwzględnieniem płatnych dróg i autostrad


Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną pokoje z łazienkami 2-osobowe, 3- osobowe, 4-osobowe, zlokalizowane w jednym budynku, oraz miejsca parkingowe w ilości proporcjonalnej do ilości rezerwowanych pokoi.

III. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 20%.

IV. Pobyt, wyżywienie uczestników oraz sala konferencyjna muszą być zlokalizowane
w tym samym budynku.

V. Wyżywienie obejmuje: 1 x przerwy kawowe, 1 x uroczysta kolacja w dniu 02 października 2026r. oraz 1 x śniadanie w dniu 03 października 2026 r.,

VI. Planowana organizacja szkolenia:
a. w dniu 2 października marca 2026 r. (dzień przyjazdu):
- zakwaterowanie od godz. 16:00
- szkolenie i przerwa kawowa od godz. 17:00 do 19:00,
- uroczysta kolacja od godz. 20:00 z 6 godzinną oprawą muzyczną, w restauracji
lub sali bankietowej mieszczącej do 60 osób na wyłączność uczestników szkolenia, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom;
b. w dniu 3 października 2026 r. po śniadaniu (do godz. 11:00) wykwaterowanie
i wyjazd uczestników szkolenia.

VII. Wymagania dotyczące menu, posiłki muszą być pełnowartościowe, przygotowane
ze świeżych produktów o urozmaiconym składzie, gwarantujące zaspokojenie potrzeb żywieniowych dorosłego człowieka.
1) Przerwa kawowa [w godz. 17:00 - 19:00]
Serwowana w formule ciągłego bufetu (uzupełnianego na bieżąco przez obsługę) w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej:
a. Napoje (bez ograniczeń ilościowych): kawa (z ekspresu ciśnieniowego lub parzona), herbata, dodatki (cukier, mleko/śmietanka, cytryna), woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe
b. Przekąski: kruche ciastka – minimum 3 rodzaje;

2) Uroczysta kolacja z 6-godzinną oprawą muzyczną oraz obsługą kelnerską [od godz. 20:00]
a) przystawka 2 rodzaje do wyboru, zupa 2 rodzaje do wyboru,
b) danie ciepłe: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe, ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, surówka - 3 rodzaje do wyboru,
c) deser: 2 porcje na osobę (minimum dwa rodzaje do wyboru),
d) zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna), deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe (uzupełniane na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników);

3) Śniadania [w godz. 7:30 - 10:00]
w formie bufetowej (stół szwedzki uzupełniany na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników)
a) minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera,
b) 3 rodzaje pieczywa
c) dwie potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe,
d) jajecznica/ jajka gotowane,
e) ciepłe kiełbaski,
f) owsianka,
g) masło, dżem, miód,
h) warzywa, owoce,
i) kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe

VIII. Sala konferencyjna w dniu 2 października 2026 roku [od 17:00 do 19:00]
1. Zamawiający wymaga zapewnienia 1 sali konferencyjnej znajdującej się
w obiekcie, w którym realizowane są usługi noclegowe;
2. Sala musi pomieścić minimum 60 osób w ustawieniu ustalonym
z Zamawiającym, zapewniając pełen komfort uczestników i swobodę poruszania się;
3. Sala musi być wyposażona w sprawny i bezpłatny sprzęt multimedialny: projektor lub ekran LCD o odpowiedniej przekątnej, ekran projekcyjny, nagłośnienie z minimum 1 mikrofonem bezprzewodowym;
4. Przerwy kawowe/cateringowe będą serwowane w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej (np. w holu przed salą).

IX. W dniu 03 października 2026 r. po śniadaniu (do godz. 11:00) nastąpi wykwaterowanie i wyjazd uczestników.

Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2) W przypadku, o którym mowa w pkt. 1, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o
udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3) Jeżeli oferta wspólna złożona przez dwóch lub więcej wykonawców zostanie wyłoniona w prowadzonym postępowaniu
jako najkorzystniejsza przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający zażąda w wyznaczonym
terminie złożenia umowy regulującej współpracę tych wykonawców, podpisanej przez wszystkich partnerów, przy czym
termin, na jaki została zawarta nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia oraz czas trwania gwarancji jakości i
rękojmi. Umowa taka winna określać strony umowy, cel działania, sposób współdziałania, zakres prac przewidzianych do
wykonania każdemu z nich, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum,
wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania
zamówienia, numeru rachunku bankowego na który Zamawiający będzie regulował zobowiązania wynikające z realizacji
zamówienia przez wykonawców wspólnie go realizujących.