Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych na potrzeby organizacji wydarzeń realizowanych przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie – postępowanie nr 2

1.W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
2. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy.
3. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem dedykowanych formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularz do komunikacji”) na platformie https://ezamowienia.gov.pl/
4. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
Szczegółowe informacje dot. środków komunikacji zawarto w SWZ.

1.Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
3. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) i poświadczania za zgodność musi być zgodny z wymaganiami określonymi Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452) w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (dalej: rozporządzenie w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych) .
4. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, których wykaz dla przedmiotowego postępowania jest podany w rozdziale VI i IX SWZ, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 773) dalej zwanym rozporządzeniem KRI , z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki do formularza do komunikacji. (...)
Szczegółowa informacja dot. wymagań technicznych i organizacyjnych dot. korespondencji elektronicznej znajduje się w SWZ.

1. Skorzystanie przez Panią/Pana, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.
2. Wystąpienie przez Panią/Pana z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO (tj. z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych osobowych), nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Część I zamówienia obejmuje realizację usług hotelarsko-gastronomicznych oraz wynajem sali szkoleniowej na potrzeby cyklu szkoleniowego z zakresu zatrudnienia wspomaganego, w tym:
1) zapewnienie usług dla 1 grupy uczestników liczącej maks. 20 osób. Maksymalna liczba zjazdów to 4 zjazdy, w tym – 3 zjazdy 2-dniowe i 1 zjazd 3-dniowy.
2) Wykonawca zapewnieni zakwaterowanie dla uczestników: podczas każdego z trzech zjazdów dwudniowych – 1 nocleg dla każdego uczestnika oraz podczas jednego zjazdu trzydniowego – 2 noclegi dla każdego uczestnika. Łącznie każdy uczestnik ma mieć zapewnione max. 5 noclegów w trakcie całego cyklu szkoleniowego. Łącznie dla całej grupy – 100 noclegów (5 noclegów x 20 uczestników).
3) Zapewnienie wyżywienie dla każdego uczestnika i 2 trenerów.
Trener (1 lub 2 jednocześnie) ma zapewniony obiad i przerwę kawową ciągłą. Nie ma zapewnionego śniadania, ani kolacji.
Łącznie:
- 9 dni x 1 obiad x 22 osób (20 uczestników + 2 trenerów), tj. 198 obiadów
- 5 x kolacja x 20 os., tj. 100 kolacji
- 5 x śniadanie x 20 os., tj. 100 śniadań
- 9 dni przerwa kawowa ciągła x 22 os. (20 uczestników + 2 trenerów), tj. 198 przerw kawowych ciągłych.
4) Zapewnienie sali szkoleniowej mieszczącej się na terenie obiektu, w którym zakwaterowani będą uczestnicy, mieszczącej 20 uczestników oraz 2 miejsca dla prowadzących z układem stołów w podkowę, z wyposażeniem multimedialnym, łącznie 63 godziny zegarowe wynajmu sali.

Lokalizacja obiektu: Kraków, lokalizacja do 5 km w linii prostej od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP z możliwym dojazdem Krakowskim Transportem Publicznym bez konieczności przesiadki.

Pełny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do SWZ - OPZ oraz wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ.

Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji ilościowej, polegającej na:
1) zwiększeniu deklarowanej łącznej liczby usług, a tym samym zwiększeniu poszczególnych usług, maksymalnie do poziomu:
a) Zakwaterowanie 1 os. ze śniadaniem – łącznie 200;
b) Obiad – łącznie 396;
c) Kolacja – łącznie 200;
d) Przerwa kawowa – łącznie 396;
e) Sala szkoleniowa – 126 h.
Zamawiający skorzysta z prawa opcji wskazanego powyżej, jeżeli możliwości budżetowe Zamawiającego pozwolą na zwiększenie podstawowego zakresu zamówienia oraz liczba zrekrutowanych uczestników pozwoli Zamawiającemu na realizację zamówienia w szerszym zakresie. Niewykonanie przez Zamawiającego Umowy w zakresie opcji zwiększenia, nie wymaga podania przyczyn i nie stanowi podstawy odpowiedzialności Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy – Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu;
2) zwiększenie zakresu zamówienia, wskazane w pkt 1) powyżej nastąpi przy zachowaniu wszystkich warunków realizacji wskazanych we wzorze Umowy wraz z załącznikami, w tym cen jednostkowych. Zamawiający poinformuje Wykonawcę (pisemnie albo w formie elektronicznej – opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) o każdorazowym skorzystaniu z prawa opcji (wskazując przy tym liczbę grup oraz liczbę osób objętych dana opcją) nie później niż na dwa tygodnie przed planowanym spotkaniem.

Część II zamówienia obejmuje:
1) Zapewnienie zakwaterowania w ilości maksymalnie 250 osobonoclegów, w tym 60 osobonoclegów w pokojach 1-osobowych i 190 osobonoclegów w pokojach 2-osobowych. W ramach jednego wydarzenia Wykonawca zapewni nie więcej niż 120 osobonoclegów, w tym 90 osobonoclegów w pokojach 2-osobowych i 30 osobonoclegów w pokojach 1-osobowych.
2) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników:
a) kolacja w dniu zameldowania i śniadanie następnego dnia - dla osób korzystających z jednego noclegu,
b) kolacja w dniu zameldowania (pierwszy dzień pobytu) oraz w drugim dniu pobytu oraz śniadanie w drugim i trzecim dniu pobytu - dla osób korzystających z dwóch noclegów.

Lokalizacja obiektu: Kraków, lokalizacja do 3 km w linii prostej od Auditorium Maximum Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie, z możliwym dojazdem Krakowskim Transportem Publicznym bez konieczności przesiadki.

Pełny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do SWZ - OPZ oraz wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ.

Część III zamówienia obejmuje realizację usług hotelarsko-gastronomicznych oraz wynajem sali szkoleniowej na potrzeby cyklu wydarzeń. Usługa obejmuje:
1) Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników podczas dziesięciu zjazdów dwudniowych – 1 nocleg dla każdego uczestnika. Łącznie 200 noclegów (10 noclegów x 20 uczestników).
2) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników i prowadzącego spotkanie w trakcie każdego dwudniowego spotkania: 2 x obiad (w każdym dniu spotkania), 1 x kolacja (w pierwszym dniu spotkania – dla osób korzystających z noclegu), 2 x przerwa kawowa ciągła (dostępna przez cały okres trwania szkolenia), 1 x śniadanie (w drugim dniu spotkania – dla osób korzystających z noclegu) .
Prowadzący spotkanie ma zapewniony obiad i przerwę kawową ciągłą. Nie ma zapewnionego śniadania, ani kolacji.
Łącznie:
- 20 dni x 1 obiad x 21 osób (20 uczestników + 1 prowadzący spotkanie), tj. 420 obiadów
- 10 x kolacja x 20 os., tj. 200 kolacji
- 10 x śniadanie x 20 os., tj. 200 śniadań
- 20 dni x 1 przerwa kawowa ciągła x 21 os. (20 uczestników + 1 prowadzący spotkanie), tj. 420 przerw kawowych ciągłych.
3) Zapewnienie sali szkoleniowej mieszczącej się na terenie obiektu, w którym zakwaterowani będą uczestnicy, mieszczącej 20 uczestników oraz 1 miejsce dla prowadzącego z układem stołów w podkowę, z wyposażeniem multimedialnym, łącznie przez 14 godzin zegarowych w trakcie każdego dwudniowego zjazdu (2 dni × średnio 7 godzin). Łącznie 140 godzin zegarowych wynajmu sali.

Lokalizacja obiektu: Kraków, lokalizacja do 5 km w linii prostej od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP z możliwym dojazdem Krakowskim Transportem Publicznym bez konieczności przesiadki.

Pełny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do SWZ - OPZ oraz wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu
o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy
w sprawie zamówienia publicznego.
2. Wykonawcy, wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają wraz z formularzem oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, zgodnie z treścią art. 117 Ustawy Pzp.
3. Nie dopuszcza się uczestniczenia któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w więcej niż jednej grupie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Niedopuszczalnym jest również złożenie przez któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia, równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
4. Wspólnicy spółki cywilnej traktowani są jak Wykonawcy składający ofertę wspólną.
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdz. IX SWZ, składa każdy z wykonawców.
Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu (jeżeli Zamawiający je określił) w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu
6. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.
7. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
8. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy, z zastrzeżeniem zmian określonych w art. 455 ust. 1 pkt 2-4) oraz ust. 2 ustawy oraz przewidzianych w niniejszej Umowie, w tym wskazanych poniżej:
1) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany podwykonawcy oraz części zamówienia wykonywanej przez podwykonawcę, wskazanych w § 8 ust. 1 Umowy, każdorazowo w przypadku zmiany podwykonawcy lub zakresu zamówienia wykonywanego przez podwykonawcę na podstawie informacji przekazanej przez Wykonawcę zgodnie z § 8 ust. 6 Umowy, a zmiana w tym zakresie nie spowoduje zmiany poziomu maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa odpowiednio w § 5 ust. 1 Umowy;
2) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany podwykonawcy wskazanego w postanowieniu § 8 ust. 2 Umowy, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ustawy, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, w przypadku zmiany lub rezygnacji przez Wykonawcę z podwykonawcy oraz pod warunkiem, że zmiana w tym zakresie nie spowoduje zmiany poziomu maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa odpowiednio w § 5 ust. 1 Umowy, a Wykonawca wykaże, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia warunki, o których mowa w art. 112 ustawy w stopniu nie mniejszym, niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku rozstrzygnięcia którego zawarto niniejszą umowę, poprzez przekazanie stosownych dokumentów, o których przekazanie zwróci się do Wykonawcy Zamawiający;
3) Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia nowego podwykonawcy w okresie obowiązywania Umowy, przy spełnieniu wymogów określonych w § 8 ust. 7 Umowy, pod warunkiem, że zmiana w tym zakresie nie powoduje zmiany poziomu maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa odpowiednio w § 5 ust. 1 Umowy oraz zmiany terminu realizacji dostawy oraz zmiany zakresu przedmiotowego dostawy oraz zmiany w sposobie realizacji Umowy;
4) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany poziomu maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy:
a) w przypadku wprowadzania zmian przepisów prawa powszechnie obowiązującego, dotyczących wysokości stawki podatku od towarów i usług lub innych podatków i opłat mających bezpośrednie zastosowanie do cen zaoferowanych przez Wykonawcę, pod warunkiem, iż zakres zmian wynikać będzie z wprowadzonych zmian przepisów prawa powszechnie obowiązującego,
b) w przypadku wprowadzania zmian przepisów prawa powszechnie obowiązującego, dotyczących wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie przepisu art. 2 ust. 3 -5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę lub innych przepisów prawa dotyczących wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, mających bezpośrednie zastosowanie do cen zaoferowanych przez Wykonawcę,
c) w przypadku wprowadzania zmian przepisów prawa powszechnie obowiązującego, dotyczących zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, o ile zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania przez Wykonawcę zamówienia publicznego, od dnia wejścia w życie takiej zmiany - jeśli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę,
d) w przypadku wprowadzania zmian przepisów prawa powszechnie obowiązującego, dotyczących zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, o ile zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania przez Wykonawcę zamówienia publicznego, od dnia wejścia w życie takiej zmiany - jeśli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, (...)

Pełna treść i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia znajdują się we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ.