Postanowienie KIO 2004/25 z 17 czerwca 2025

Ministerstwo Cyfryzacji z siedzibą w Warszawie zwane dalej „zamawiającym” w imieniu i na rzecz którego działa

Centrum Obsługi Administracji Rządowej z siedzibą w Warszawie, prowadzi postępowanie na podstawie przepisów ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.) zwanej dalej: „Pzp”, w trybie przetargu nieograniczonego w celu zawarcia umowy ramowej na dostawę sprzętu komputerowego wraz z niezbędnym oprogramowaniem na potrzeby Organów prowadzących szkoły i placówki oświatowe, o numerze:

WIP.261.23.2025.NP, zwane dalej: „postępowaniem”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 13 maja 2025 r., pod numerem publikacji: 306156-2025 (numer wydania Dz.U. S: 91/2025).

Szacunkowa wartość zamówienia, którego przedmiotem są dostawy jest wyższa od kwot wskazanych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 Pzp.

20 maja 2025 r. wykonawca MBA System Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (zwany dalej: „odwołującym”) wniósł odwołanie wobec postanowień Specyfikacji Warunków Zamówienia (zwanej dalej jako: „SW Z”), w szczególności wobec wymagań opisu przedmiotu zamówienia.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie art. 99 ust. 2, 4 - 6 Pzp w zw. z​ naruszeniem art. 16 pkt 1), 2) i 3) Pzp w zw. z art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp przez opisanie przedmiotu zamówienia w sposób wskazujący na rozwiązanie ściśle określonego producenta, nieproporcjonalny, nieuzasadniony obiektywnymi potrzebami zamawiającego, w sposób uniemożliwiający uczciwą konkurencję i naruszający zasadę równego traktowania wykonawców, a także naruszenie wskazanych przepisów przez opisanie cech przedmiotu zamówienia w sposób nieproporcjonalny do wartości i celów jakie zamierza osiągnąć zamawiający realizując zamówienie oraz w sposób niezapewniający uzyskania najlepszej jakości dostaw i najlepszych efektów zamówienia, podczas gdy obowiązkiem zamawiającego jest sporządzenie takiego opisu przedmiotu zamówienia, który będzie stanowił wyraz prawdziwych i uzasadnionych potrzeb zamawiającego, jednocześnie zgodnych z przepisami Pzp.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu, aby: a) zmienił treść SWZ w zakresie opisu przedmiotu zamówienia – w sposób wskazany ​ uzasadnieniu odwołania; w b) dokonaną zmianę SW Z przekazał niezwłocznie wszystkim wykonawcom oraz zamieścił stosowną zmianę na stronie internetowej postępowania; c) przesunął termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie, z uwzględnieniem postanowień art. 90 ust. 2 Pzp; d) niezwłocznie po opublikowaniu zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu w Dz. Urz. UE zamieścił informację o zmianach na stronie internetowej postępowania.

W ramach postępowania odwoławczego przystąpienie po stronie odwołującego zgłosili wykonawcy: Euvic Solutions S.A. z siedzibą w Warszawie, Infonet Projekt S.A. z siedzibą ​ Bielsku-Białej, Egida IT Solutions Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, K.L. prowadzący działalność gospodarczą pod w nazwą F.H.U. „HORYZONT” K.L. z​ siedzibą w Gorlicach oraz GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze, natomiast po stronie zamawiającego wykonawcy: Intaris Sp. z o.o. z siedzibą ​ Warszawie, Grupa E Sp. z o.o. z siedzibą w Tychach oraz MDP Polska ITS Sp. z o.o. w z​ siedzibą w Warszawie. Izba stwierdziła skuteczność przystąpień zgłoszonych przez ww. wykonawców.

13 czerwca 2025 r. zamawiający złożył do akt sprawy odpowiedź na odwołanie, w której wskazał, że w piśmie z 2 czerwca 2025 r. stanowiącym odpowiedzi na pytania do SWZ, ​ ramach odpowiedzi zmienił wskazane postanowienia SWZ i jego załączników, tj: w - w ramach odpowiedzi na pytanie nr 7 do SWZ zmienił treść Załącznika nr 2 do SWZ ​ zakresie dotyczącym klawiatury do laptopów, tj. w poz. L.12 oraz P.12 w ten sposób, że w ​ obu typach laptopów wymagana jest klawiatura „QWERTY, dostosowana do rozmiaru oferowanego laptopa”; w - w ramach odpowiedzi na pytanie nr 7 do SW Z zmienił treść Załącznika nr 2 do SW Z w pozycji P.11 lit. „c” zgodnie z żądaniem odwołującego, przez nadanie mu treści: „c. przynajmniej trzy gniazda USB, w tym jedno gniazdo USB-A oraz jedno gniazdo USB-C w standardzie min. 3.2 Gen 1”.

W konkluzji zamawiający stwierdził, że odwołanie w tej sprawie stało się bezprzedmiotowe, a​ co za tym idzie – powinno zostać umorzone.

13 czerwca 2025 r. odwołujący złożył pismo, w którym wyjaśnił, że zamawiający pismem z 2 czerwca 2025 r., stanowiącym odpowiedzi na pytania do SW Z, w ramach odpowiedzi zmienił postanowienia SW Z i jego załączników, zarówno w zakresie dotyczącym klawiatury do laptopów, jak i w zakresie dotyczącym portów USB. W dalszej kolejności odwołujący poinformował, że modyfikacje SW Z dokonane przez zamawiającego czyniły zadość żądaniom sformułowanym w treści odwołania z 20 maja 2020 r. W związku z​ powyższym, odwołujący wniósł o umorzenie postępowania odwoławczego, bowiem dalsze jego prowadzenie stało się

zbędne oraz bezprzedmiotowe. Izba nie będzie bowiem orzekać merytorycznie co do zarzutów przedstawionych w odwołaniu z uwagi na brak substratu zaskarżenia. Odwołujący stwierdził, że odwołanie dotyczyło czynności już nieistniejących tj. aktualne brzmienie SW Z jest inne niż w momencie wniesienia środka ochrony prawnej. Aktualna treść SW Z wyczerpuje żądania odwołującego przedstawione w odwołaniu. Z uwagi na powyższe oraz ekonomikę postępowania odwoławczego, odwołujący wniósł o umorzenie postępowania odwoławczego oraz zniesienie terminu posiedzenia Izby w przedmiotowej sprawie.

W ocenie Izby w okolicznościach przedmiotowej sprawy nie budziło wątpliwości, że ​w związku z dokonanymi czynnościami zamawiającego znalazł zastosowanie art. 568 pkt 2 Pzp, zgodnie z którym Izba umarza postępowanie odwoławcze w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne.

Zgodnie ze stanowiskiem doktryny Podstawą do umorzenia postępowania jest również stwierdzenie przez Izbę, że postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Ustawodawca nie doprecyzował, o jakie sytuacje chodzi. Z pewnością dyspozycją przepisu objęte będą sytuacje utraty bytu prawnego przez stronę odwołania, n​ a skutek likwidacji lub śmierci odwołującego. Wydaje się również, że podstawa umorzenia zaistnieje, jeśli zamawiający przed zakończeniem rozprawy unieważni postępowanie, wówczas spór stanie się bezprzedmiotowy, a ewentualnemu zaskarżeniu w drodze odwołania będzie podlegała nowa czynność zamawiającego.” (Komentarz Prawo Zamówień Publicznych, pod red. Marzeny Jaworskiej, Wydawnictwo C. H. Beck, W-wa 2021, str. 1236).

W ocenie Izby do takich okoliczności zalicza się również sytuacja, która zaistniała ​ przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz postępowaniu odwoławczym. w Zamawiający po wniesieniu odwołania dokonał nowych czynności, zgodnych z tymi, do których odnosiły się zarzuty odwołania. Zamawiający zadecydował się zmodyfikować treść kwestionowanych w odwołaniu postanowień SWZ, a odwołujący w piśmie z 13 czerwca 2025 r. przyznał, że Na dzień dzisiejszy odwołanie dotyczy bowiem czynności już nieistniejących tj. aktualne brzmienie SW Z jest inne niż w momencie wniesienia środka ochrony prawnej. Aktualna treść SWZ wyczerpuje żądania Odwołującego przedstawione w odwołaniu.

Dostrzeżenia wymaga, że zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 Pzp Izba wydając orzeczenie bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia – co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie ​ sprawie w toku postępowania odwoławczego. Warto również podkreślić, że przepisy Pzp nie zobowiązują w zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia, wobec wniesionego odwołania.

Izba zwróciła uwagę, że treść art. 552 ust. 1 Pzp – podobnie jak w przypadku art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący ​ chwili zamknięcia rozprawy – nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w ​ postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ponadto stan rzeczy, o którym mowa w przepisie art. 552 ust. 1 Pzp należy w analogicznie – jak w art. 316 § 1 kpc – interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny, tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z​ 25 czerwca 2015 r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z​ 13 września 2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18).

Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązania uwzględnić czynności zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Skoro zamawiający dokonał modyfikacji treści skarżonych postanowień SW Z, tym samym czynność stanowiąca podstawę wniesienia środka ochrony prawnej przestała istnieć. Zaskarżenie czynności, która w kształcie wskazanym w odwołaniu już nie istnieje, nie daje podstaw Izbie do stwierdzenia naruszenia przepisów przez zamawiającego i nie może być podstawą do wydania orzeczenia merytorycznego. Uznać w takiej sytuacji w ocenie składu orzekającego Izby należało, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego było bezcelowe, czyli jak stanowi przepis Pzp – zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach.

W konsekwencji mając na względzie okoliczności przedmiotowej sprawy, orzeczono jak w sentencji, na podstawie przepisu art. 568 pkt 2 Pzp, umarzając postępowanie odwoławcze.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 2437), z którego wynika, że w przypadku umorzenia postępowania odwoławczego przez Izbę w całości na

skutek stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne, koszty o których mowa w , znosi się wzajemnie.

Na podstawie art. 574 Pzp Izba orzekała o dokonaniu zwrotu Odwołującemu uiszczonego wpisu, o czym orzeczono w pkt 2 sentencji orzeczenia.

W tym stanie rzeczy Izba na podstawie art. 568 pkt 2) Pzp umorzyła postępowanie odwoławcze, orzekając w formie postanowienia na podstawie art. 553 zd. 2 Pzp.

Przewodniczący

…………………....................... …………………....................... ………………….......................