Dostawa i wdrożenie oraz świadczenie usługi udostępniania i atik dla licencjonowanego oprogramowania ODPN (Obsługa Dotacji dla Placówek Niepublicznych)

Zamówienie może być realizowane wyłącznie przez jednego dostawcę
na podstawie: 1) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze z uwagi na to, że na
rynku nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie
jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia - art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793.), Poniżej
skrócone uzasadnienie zastosowania trybu z wolnej ręki: 1) Unikalne rozwiązania techniczne:
Przedmiotem zamówienia jest zatem system informatyczny służący do pełnej obsługi zarówno
procesu rejestrowania jak i dotowania szkół i placówek prowadzonych przez osoby fizyczne i
inne niż jednostki samorządu terytorialnego osoby prawne, który pozwoli zintegrować obydwa
ww. zadania w sposób umożliwiający obsługę tych zadań w ramach jednego systemu
informatycznego. W wyniku badania dostępnych na rynku narzędzi informatycznych
stwierdzono, iż wyłącznie aplikacja ODPN dostarczana przez firmę Krakfin s.c. posiada
następujące (konieczne z punktu widzenia Zamawiającego) rozwiązania związane z
prowadzeniem pełnego rejestru szkół niesamorządowych, skorelowany z procesem udzielania
dotacji pozwalającym na maksymalne zindywidualizowanie procesu: a) posiadanie
rozbudowanego mechanizmu kontroli prawidłowości wprowadzanych przez szkoły danych
oparty o mechanizmy kontroli przypisywanych cech i parametrów, b)posiadanie
rozbudowanego system blokowania wielokrotnego finansowania tego samego ucznia, c)
moduł weryfikacji danych wynikających z orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego, d)
kompleksowa kontrola warunku udzielania dotacji w niepublicznych szkołach dla dorosłych, e)
pełna kontrola pracownika organu dotującego nad wprowadzonymi przez szkoły i placówki
danymi w postaci modyfikacji danych, korekt naliczonych dotacji oraz blokad dzieci i uczniów
dla dorosłych wynikających z prowadzonych spraw i posiadanych dokumentacji, f) pełne
dostosowanie do aplikacji do uregulowań lokalnych w postaci uchwały organu stanowiącego
Gminy w sprawie trybu udzielania, rozliczania i prowadzenia kontroli dotacji dla szkół i
placówek nie samorządowych. 2) Nieprzewidziane okoliczności, których organ nie był w stanie
przewidzieć i które wymagają natychmiastowego wykonania zamówienia: Z uwagi na roczny
charakter dotacji i konieczność poprawy oraz ustabilizowania obecnego procesu udzielania
dotacji niezbędna jest pilna migracja danych historycznych. Zamawiający w wyniku zmiany
wieloletniego oprogramowania firmy Krakfin s.c. o nazwie ODPN, na narzędzie, które wymaga
od użytkowników znacznie szerszej wiedzy i dokładności we wprowadzaniu danych, a także
gruntownej znajomości mechanizmów naliczania dotacji stwierdził przypadki błędnie
wprowadzonych danych. Ponadto duża liczba klientów zgłasza swoje zastrzeżenia i
wątpliwości oraz liczne problemy w procesie przekazywania danych oraz transparentności
naliczonych stawek dotacji. Zamawiający staje obecnie przed koniecznością zapewnienia
prawidłowego naliczenia dotacji w kolejnych miesiącach 2026 r. W związku z powyższym brak
jest realnej alternatywy dla wyboru aplikacji ODPN, która była źródłem posiadanej bazy i
będzie w stanie w takim czasie dokonać pełnej i sprawdzonej migracji danych historycznych i
w oparciu o te dane pozwolić na weryfikację i naprawę procesu. Zamawiający na etapie
zmiany systemu w grudniu 2025 r. nie był w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności
wynikających ze zmiany oprogramowania do rejestrowania i naliczania dotacji. Błędy
dotyczące procesu naliczania dotacji uwidoczniły się dopiero na etapie wdrożenia
produkcyjnego aplikacji, a zatem brak było możliwości przewidzenia ich zaistnienia oraz
konsekwencji. Obecnie toczące się postępowania wymagają natychmiastowego przekazania
danych historycznych oraz zakupienia systemu spełniającego wymagania Zamawiającego. Z
uwagi na ograniczenia techniczne Ogłoszenia pełna treść uzasadnienia trybu znajduje się w
Załączniku nr 1 do Ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy.