Dostawa i wdrożenie oraz świadczenie usługi udostępniania i atik dla licencjonowanego oprogramowania ODPN (Obsługa Dotacji dla Placówek Niepublicznych)

z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze z uwagi na to, że na rynku nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia - art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793.),
Poniżej skrócone uzasadnienie zastosowania trybu z wolnej ręki:

Unikalne rozwiązania techniczne:
Przedmiotem zamówienia jest zatem system informatyczny służący do pełnej obsługi zarówno procesu rejestrowania jak i dotowania szkół i placówek prowadzonych przez osoby fizyczne i inne niż jednostki samorządu terytorialnego osoby prawne, który pozwoli zintegrować obydwa ww. zadania w sposób umożliwiający obsługę tych zadań w ramach jednego systemu informatycznego. W wyniku badania dostępnych na rynku narzędzi informatycznych stwierdzono, iż wyłącznie aplikacja ODPN dostarczana przez firmę Krakfin s.c. posiada następujące (konieczne z punktu widzenia Zamawiającego) rozwiązania związane z prowadzeniem pełnego rejestru szkół niesamorządowych, skorelowany z procesem udzielania dotacji pozwalającym na maksymalne zindywidualizowanie procesu:
a) posiadanie rozbudowanego mechanizmu kontroli prawidłowości wprowadzanych przez szkoły danych oparty o mechanizmy kontroli przypisywanych cech i parametrów,
b)posiadanie rozbudowanego system blokowania wielokrotnego finansowania tego samego ucznia,
c) moduł weryfikacji danych wynikających z orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego,
d) kompleksowa kontrola warunku udzielania dotacji w niepublicznych szkołach dla dorosłych,
e) pełna kontrola pracownika organu dotującego nad wprowadzonymi przez szkoły i placówki danymi w postaci modyfikacji danych, korekt naliczonych dotacji oraz blokad dzieci i uczniów dla dorosłych wynikających z prowadzonych spraw i posiadanych dokumentacji,
f) pełne dostosowanie do aplikacji do uregulowań lokalnych w postaci uchwały organu stanowiącego Gminy w sprawie trybu udzielania, rozliczania i prowadzenia kontroli dotacji dla szkół i placówek nie samorządowych.

Nieprzewidziane okoliczności, których organ nie był w stanie przewidzieć i które wymagają natychmiastowego wykonania zamówienia:
Z uwagi na roczny charakter dotacji i konieczność poprawy oraz ustabilizowania obecnego procesu udzielania dotacji niezbędna jest pilna migracja danych historycznych. Zamawiający w wyniku zmiany wieloletniego oprogramowania firmy Krakfin s.c. o nazwie ODPN, na narzędzie, które wymaga od użytkowników znacznie szerszej wiedzy i dokładności we wprowadzaniu danych, a także gruntownej znajomości mechanizmów naliczania dotacji stwierdził przypadki błędnie wprowadzonych danych. Ponadto duża liczba klientów zgłasza swoje zastrzeżenia i wątpliwości oraz liczne problemy w procesie przekazywania danych oraz transparentności naliczonych stawek dotacji. Zamawiający staje obecnie przed koniecznością zapewnienia prawidłowego naliczenia dotacji w kolejnych miesiącach 2026 r. W związku z powyższym brak jest realnej alternatywy dla wyboru aplikacji ODPN, która była źródłem posiadanej bazy i będzie w stanie w takim czasie dokonać pełnej i sprawdzonej migracji danych historycznych i w oparciu o te dane pozwolić na weryfikację i naprawę procesu. Zamawiający na etapie zmiany systemu w grudniu 2025 r. nie był w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności wynikających ze zmiany oprogramowania do rejestrowania i naliczania dotacji. Błędy dotyczące procesu naliczania dotacji uwidoczniły się dopiero na etapie wdrożenia produkcyjnego aplikacji, a zatem brak było możliwości przewidzenia ich zaistnienia oraz konsekwencji. Obecnie toczące się postępowania wymagają natychmiastowego przekazania danych historycznych oraz zakupienia systemu spełniającego wymagania Zamawiającego.
Z uwagi na ograniczenia techniczne Ogłoszenia pełna treść uzasadnienia trybu znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszego Ogłoszenia.