Usługa związana z zarzadzaniem projektem pn. „Nowoczesny zawodowiec – szansą na przyszłość”

1. Przedmiotem zamówienia jest wybór wykonawcy, który zapewni zespół odpowiedzialny za kompleksowe zarządzanie projektem współfinansowanym ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, pn. „Nowoczesny zawodowiec – szansą na przyszłość”. Projekt jest skierowany do 486 uczniów i uczennic oraz do 21 nauczycieli i nauczycielek Zespołu Szkół Ekonomicznych. Dodatkowo projekt zakład realizację staży uczniowskich dla 486 uczniów i uczennic, doposażenie 6 pracowni zawodowych. Zgodnie z obowiązującym wnioskiem o dofinansowanie okres realizacji projektu jest ustalony od 01.05.2024 do 31.08.2026 r. Łączna kwota wydatków kwalifikowalnych to 5 557 716,12 zł.
2. Zarządzanie projektem obejmuje zapewnienie Zespołu Zarządzającego oraz zapewnienie materiałów biurowych niezbędnych do obsługi zespołu. Zespół zarządzający projektem odpowiedzialny będzie za realizację projektu zgodnie obowiązującą umową o dofinansowanie z założeniami merytorycznymi, z harmonogramem oraz z budżetem projektu określonymi we wniosku o dofinansowanie. Zespół docelowo mają stanowić osoby w ramach niżej wskazanych stanowisk oraz z niżej określonym zakresem obowiązków i zadań:
a) KIEROWNIK PROJEKTU:
 Przygotowanie postępowań na wybór wykonawców usług oraz dostawców
 Planowanie i organizowanie zajęć dodatkowych, kursów i szkoleń dla uczniów/uczennic oraz nauczycieli.
 Koordynacja organizacji staży zawodowych dla uczniów/uczennic.
 Współpraca z podwykonawcami i personelem realizującym poszczególne działania.
 Gromadzenie i archiwizacja dokumentacji związanej z realizacją zadań projektowych (np. listy obecności, umowy, protokoły odbioru).
 Przygotowywanie dokumentów potwierdzających realizację wskaźników.
 Wsparcie monitoringu i ewaluacji projektu:
 Przygotowywanie bieżących zestawień dotyczących realizacji działań i osiągania wskaźników.
 Kontakt z uczniami, nauczycielami i pracodawcami w sprawach organizacyjnych.
 Rozwiązywanie bieżących problemów uczestników projektu.
 Identyfikowanie i zarządzanie ryzykami związanymi z realizacją projektu.
 Wdrażanie działań naprawczych w przypadku niezgodności lub problemów.
 Nadzór nad budżetem:
 Kontrola wydatkowania środków finansowych w zgodzie z budżetem projektu.
 Współprzygotowanie wniosków o płatność w zakresie postępu rzeczowego i finansowego oraz ostateczna weryfikacja pod względem formalnym zapisów wniosku o płatność.
 Prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie e e i właściwymi wytycznymi.
b) KOORDYNATOR MERYTORYCZNY PROJEKTU:
 Opracowanie harmonogramu zajęć dodatkowych, kursów i szkoleń dla uczniów/uczennic oraz nauczycieli w porozumieniu z Dyrektorem szkoły oraz z wykonawcami i prowadzącymi zajęcia i inne formy wsparcia.
 Nadzór nad prawidłowym przebiegiem zajęć (frekwencja uczestników, dostępność materiałów, zgodność z planem).
 Zapewnienie wsparcia organizacyjnego dla trenerów i prowadzących szkolenia/kursy.
 Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z pracodawcami oferującymi miejsca stażowe dla uczniów/uczennic.
 Opracowywanie i monitorowanie umów stażowych oraz dokumentacji związanej z realizacją staży.
 Kontrola przebiegu staży i kontakt z uczniami/uczennicami w celu rozwiązywania problemów.
 Gromadzenie list obecności, protokołów odbioru, harmonogramów oraz innych dokumentów potwierdzających realizację zadań projektowych.
 Weryfikacja zgodności dokumentacji z wytycznymi oraz jej archiwizacja.
 Raportowanie i współpraca z Kierownikiem projektu:
 Przygotowywanie raportów okresowych dotyczących przebiegu zajęć i osiągnięcia wskaźników.
 Przekazywanie Kierownikowi projektu informacji o potencjalnych opóźnieniach lub trudnościach w realizacji zadań.
 Współprzygotowanie wniosków o płatność w zakresie postępu rzeczowego.
 Wprowadzanie danych uczestników oraz personelu projektu do właściwych systemów
c) SPECJALISTA DS. ROZLICZEŃ:
 Prowadzenie ewidencji finansowej projektu.
 Przygotowywanie zestawień wydatków projektu zgodnie z budżetem i kategoriami kosztów.
 Weryfikacja faktur, umów, rachunków oraz innych dokumentów finansowych pod kątem poprawności i zgodności z wytycznymi.
 Zapewnienie kompletności i poprawności dokumentacji finansowej przesyłanej do instytucji zarządzającej.
 Udział w audytach oraz przygotowywanie dokumentacji finansowej na potrzeby kontroli zewnętrznych.
 Wyjaśnianie niezgodności i wdrażanie zaleceń pokontrolnych.
 Analiza zgodności działań projektowych z przepisami prawa oraz interpretacja wytycznych EFS+.
 Sporządzanie okresowych raportów finansowych na potrzeby Kierownika projektu
 Informowanie Kierownika projektu o bieżącym stanie realizacji budżetu i ewentualnych zagrożeniach finansowych.