Usługa prowadzenia ksiąg rachunkowych

Informacje ogólne zgodnie z rozdz. XI SWZ. Wszelkie dokumenty, oświadczenia i zawiadomienia, w tym również umowa, sporządzone będą w języku polskim. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która dostępna jest pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-b066c80b-953c-41a8-825d-dfff631abebb
Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z wykonawcami jest Pani Maria Wesoły telefon +48 797 399 295, e-mail : sekretariat@simopolskie.pl.
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu
„Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej
https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Korzystanie z Platformy e- Zamówienia jest bezpłatne.
Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje
dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii
dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania za pośrednictwem Platformy e- Zamówienia.
Dokumenty elektroniczne sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia RM
w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W
przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.
Informacje, oświadczenia lub dokumenty inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa RM w sprawie wymagań dla
dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej: w formatach danych
określonych w przepisach rozporządzenia RM w sprawie KRI (i przekazuje się jako załącznik), lub jako tekst wpisany bezpośrednio
do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej . W przypadku przekazywania dokumentu
elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym , podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich
dokumentów zawartych w tym pliku. Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Sposób
komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami ( w zakresie nie dotyczącym składania ofert) opisany szczegółowo w rozdz. XI
SWZ.

1) ustawą z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ), 2) ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2025 r. poz. 1483). 2. Zakres zamówienia obejmuje: 1) Usługi I.Prowadzenie ewidencji księgowej w postaci księgi rachunkowej II.Prowadzenie dokumentacji podatkowej, na którą poza w/w składają się: a)odrębne ewidencje dla celów podatku od towarów i usług, jeśli w trakcie trwania umowy podmiot zostanie zarejestrowany jako czynny podatnik podatku VAT. b)ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, c)tabele amortyzacyjne środków trwałych, III.Sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji podatkowych. IV.Sporządzanie raportów do GUS, Krajowego Zasobu Nieruchomości wg zadanych wzorów. V.Wsparcie w prowadzeniu spraw kadrowo- płacowych w tym list płac, rozliczeń z ZUS VI.Świadczenie innych usług nie wymienionych a wymaganych przepisami prawa jak i zleconych dodatkowo zgodnie z uzgodnieniami. VII.Weryfikacji przyjętych zasad rachunkowości stosowanych u Zamawiającego, wprowadzanie modyfikacji wynikających z przepisów prawa. VIII.Przygotowywanie dokumentacji rocznego sprawozdania finansowego 2)Czynności: I. Przygotowywania opinii pisemnej co do sposobu księgowania lub innych opinii podatkowych, w tym przedstawianie ich podczas spotkań Rady Nadzorczej, Walnego Zgromadzenia wspólników Spółki. II. Uczestnictwo w kontrolach podatkowych. 3)Sporządzenie sprawozdania rocznego . 3.Szczegółowy zakres usługi oraz warunki realizacji zamówienia zostały opisane w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 1 do SWZ .

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;
4) zdolności technicznej lub zawodowej tj.:

a)Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie co najmniej 2 usługi, z których każda:
-trwała nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy i
- jej wartość nie była mniejsza niż 80 000 PLN brutto rocznie
Uwaga:
- przez „usługę” Zamawiający rozumie usługę świadczoną nieprzerwanie (w ramach jednej lub kolejno po sobie następujących umów) na rzez jednego podmiotu,
- pod pojęciem usługi wykonanej Zamawiający rozumie usługę zrealizowaną (zakończoną),
- pod pojęciem usługi wykonywanej Zamawiający rozumie usługę będącą w trakcie realizacji (usługę aktualnie wykonywaną), przy czym jeśli Wykonawca powoła się na usługę wykonywaną, musi wykazać, że jej już zrealizowana część spełnia wymagania wskazane przez Zamawiającego,
- Wykonawca może wykazać usługę o szerszym zakresie niż wskazany w warunku zamówienia, jednak usługa ta musi spełniać wymagania minimalne określone w SWZ,
-W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o wykonanie zamówienia wystarczy, że powyższy warunek spełni jeden z nich samodzielnie; Wykonawcy mogą spełnić warunek łącznie,
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości sumowania usług z różnych kontraktów w celu uzyskania ww. wartości minimalnej.

Wykonawca załączy dowody określające czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy, w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencji bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

b) Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że do realizacji przedmiotu zamówienia dysponuje lub będzie dysponować:
- co najmniej 2 osobami - specjalistami ds. finansowo-księgowych, z których każda posiada co najmniej 24 miesięczne doświadczenie (przepracowane niezależnie od formy zatrudnienia pełne miesiące) w zakresie finansowo – księgowym oraz posiada wyższe wykształcenie ekonomiczne lub rachunkowe (II stopnia – magister). Wykazywane doświadczenie musi być zdobyte w okresie ostatnich 4 lat przed wszczęciem postępowania;

- co najmniej 1 osobą – koordynatorem umowy, który posiada minimum 24 miesięczne (przepracowane niezależnie od formy zatrudnienia pełne miesiące) doświadczenie na stanowisku kierowniczym/zarządczym/koordynacyjnym/właścicielskim, która odpowiadała za koordynowanie realizacji umów.
Wykazywane doświadczenie musi być zdobyte w okresie ostatnich 4 lat przed wszczęciem postępowania.
Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji o których mowa powyżej.

Wszystkie osoby wymienione w pkt b) muszą posiadać pełną zdolność do czynności prawnych, nie mogą być karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe ani za czyny określone w ustawie o rachunkowości.
Wykonawca, skieruje ww. osoby do realizacji przedmiotu Umowy.
Dodatkowo doświadczenie wskazanej osoby będzie podlegało ocenie w ramach kryterium oceny ofert opisanym w rozdziale XXIII SWZ

2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
1) wykazu usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, porównywalnych z usługą stanowiącą przedmiot zamówienia, wraz z podaniem ich rodzaju, daty, miejsca wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane (sporządzonego zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ), oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty. Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usługi wykonywanej wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, tym samym w Wykazie należy wskazać, jakie czynności w ramach tej usługi były wykonywane przez Wykonawcę ubiegającego się o niniejsze zamówienie.
2) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami sporządzonego zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ.

1)Formularz ofertowy – do wykorzystania wzór, stanowiący załącznik nr 2 do SWZ (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym).
2)Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty - o ile ofertę składa pełnomocnik (podpisane zgodnie z informacją zawartą w pkt 28 niniejszego rozdziału).
3)Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i nie podleganiu wykluczeniu – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw do wykluczenia i spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, oświadczenie składa również ten podmiot, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby (załącznik nr 3a do SWZ).
4)Zobowiązanie podmiotu trzeciego – jeżeli dotyczy. Zobowiązanie składa Wykonawca w przypadku, gdy polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby (propozycja treści zobowiązania stanowi załącznik nr 4 do SWZ). Dokument należy złożyć w postaci elektronicznej podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez podmiot udostępniający. Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa również dokumenty wskazane w pkt. 3) (Załącznik nr 3 do SWZ).
5)Oświadczenie Wykonawców występujących wspólnie, z którego będzie wynikało, które roboty budowlane/usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) – jeżeli dotyczy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do SWZ.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 58 ustawy pzp. Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców pod warunkiem, że spełnione będą następujące wymagania:
1) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania, których pełnomocnik jest upoważniony. W przypadku, gdyby pełnomocnictwa udzielała osoba inna niż uprawniona do reprezentowania podmiotu z mocy prawa lub Umowy spółki, należy dołączyć do oferty również pełnomocnictwa do dokonania tej czynności;
2) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania Wykonawców w postępowaniu i zawarcia Umowy w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia należy złożyć w formie oryginału podpisanego podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym lub kopii potwierdzonej notarialnie;
3) W przypadku gdy pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 2) zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej.
4) Potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w pkt 3) dokonuje notariusz lub mocodawca.
5) Pełnomocnictwo to powinno wyraźnie wskazywać:
a) jakiego postępowania dotyczy,
b) jakie podmioty występują wspólnie,
c) kto w imieniu tych podmiotów ma pełnić funkcję pełnomocnika,
d) jakie konkretne czynności w postępowaniu ma prawo wykonywać pełnomocnik,
e) na jaki okres jest udzielone.
6) Jeżeli pełnomocnik ma być uprawniony do wykonywania czynności nie tylko w imieniu wszystkich Wykonawców występujących wspólnie, lecz również w imieniu każdego z tych Wykonawców
z osobna, to należy taką informację zamieścić w treści pełnomocnictwa.
7) Żaden z Wykonawców występujących wspólnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania, spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do Wykonawców występujących wspólnie będzie oceniane zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale XIX pkt 2.
8) Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.