Świadczenie usługi obsługi kadrowo-płacowej dla AKCES NCBR sp. z o.o.

1. Komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy pod adresem https://akces-ncbr.eb2b.com.pl/[GK1.1] (dalej „Platforma” bądź „System”).
2. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert oraz oświadczeń, odbywa się przy użyciu Platformy. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformie.

Poniżej została określona instrukcja korzystania z Platformy, tj.:
1) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy na Platformę. Po wprowadzeniu danych użytkownika tj. adresu e-mail oraz hasła zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez system;
2) w module „Postępowania”, zakładka „Lista postępowań otwartych” należy wybrać niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu” przejść do Formularza rejestracyjnego - w przypadku, gdy Wykonawca nie posiada konta na Platformie lub panelu logowania użytkownika na Platformie, gdy Wykonawca posiada już konto na Platformie;
3) Wykonawca, który nie posiada konta na Platformie, musi dokonać rejestracji. Po wypełnieniu Formularza rejestracyjnego Wykonawca otrzyma wiadomość automatyczną na adres poczty elektronicznej wskazany podczas rejestracji informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy. Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji operatora, która może potrwać do 24h (8h roboczych) lub dłużej;
4) w zakładce „Załączniki” dostępna jest dokumentacja postępowania (SWZ oraz pozostałe dokumenty). Pobranie dokumentu następuje po kliknięciu na wybrany załącznik i wciśnięciu polecenia „Pobierz”. W celu pobrania wszystkich załączników jednocześnie należy wybrać polecenie „Pobierz paczkę”, a następnie „Pobierz wszystkie załączniki organizatora”;
5) w sytuacji awarii Systemu lub przerwy technicznej działania Systemu Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres: zp@akces-ncbr.pl (nie dotyczy składania ofert). Pomoc techniczna w przypadku problemów z Platformą: tel.+48 22 428 19 28 helpdesk@eb2b.com.pl Godziny pracy: pn. – pt. godz. 8:00 - 16:00. W nagłych przypadkach po godzinie 16:00 tel. 600 390 036 lub 722 323 222;
6) tryb udzielania wyjaśnień dotyczących Specyfikacji (SWZ): zgodnie z SW
7) Zamawiający kieruje ew. wezwania/pisma do Wykonawcy za pośrednictwem Platformy w zakładce „Pytania/Informacje”. Docelowy plik skierowany do Wykonawcy widoczny będzie w podzakładce „Otrzymane”;
8) dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca wczytuje w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, podpisem osobistym na Platformie w zakładce „Pytania/Informacje” (podzakładka „Dodaj pytanie/komentarz”). Wykonawca
9) w niniejszej podzakładce wybiera docelowy plik, który ma zostać wczytany. Po wczytaniu pliku wybiera opcję „Zapisz”;
10) Zamawiający nie dopuszcza przesłania pliku podzielonego przez Wykonawcę na części, który następnie Zamawiający musiałby scalić/połączyć w jeden plik;
11) Informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: zgodnie z SWZ
Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy pzp, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu, przyjmuje się datę ich przekazania na Platformie.
Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.
Wykonawca może drogą elektroniczną/za pomocą środków komunikacji elektronicznej zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień jednak nie później niż 2 dni przed terminem składania ofert – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem wyznaczonego terminu składania ofert.

Zakup kompleksowej usługi obsługi kadrowo-płacowej wraz z Systemem kadrowo-płacowym, w tym z podglądem systemu dla Koordynatora oraz indywidualnymi pulpitami pracownika i kierownika, zapewnianym i utrzymywanym przez Wykonawcę przez cały okres obowiązywania umowy, umożliwiającym prowadzenie spraw kadrowych i płacowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności rozliczanie umów o pracę, umów cywilnoprawnych i kontraktów menedżerskich, z uwzględnieniem rozliczania kosztów wynagrodzeń wg miejsc powstawania kosztów (MPK), projektów i źródeł finansowania.

1. Godziny serwisowe - liczba godzin (80 h) na prace wykraczające poza zakres podstawowy, zostanie rozliczona według stawki godzinowej wskazanej w ofercie Wykonawcy, na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego raportu wykonanych prac. Godziny będą wykorzystywane wg potrzeb. Uruchomienie usług w ramach budżetu godzin serwisowych wymaga zgłoszenia i/lub akceptacji Zamawiającego. Niewykorzystane w danym roku nie wymagają zapłaty.
2. Godziny za obsługę zastępczą - liczba godzin za obsługę zastępczą na czas nieobecności Koordynatora wynosi 80 godzin w okresie obowiązywania umowy. Budżet 80 godzin obejmuje obsługę zastępczą Koordynatora oraz dodatkowe czynności kadrowe zlecane odrębnie zgodnie z pkt 1 i 6, także poza okresem jego nieobecności. Usługa rozliczana jest odrębnie od ryczałtu bazowego według stawki godzinowej wskazanej w ofercie Wykonawcy, wyłącznie za faktycznie wykonane czynności na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego raportu czasu pracy. Przez obsługę zastępczą rozumie się wykonywanie czynności realizowanych standardowo przez Koordynatora Zamawiającego, które zgodnie z OPZ nie stanowią podstawowego zakresu usług Wykonawcy. Godziny będą wykorzystywane wg potrzeb. Uruchomienie usług w ramach budżetu godzin zastępstwa wymaga zgłoszenia i/lub akceptacji Zamawiającego. Niewykorzystane w danym roku nie wymagają zapłaty.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
A. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonuje lub wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 (dwa) zamówienia/umowy każde polegające na:
1. obsłudze kadrowo-płacowej;
2. obsłudze podmiotów zatrudniających co najmniej 80 osób;
3. trwające nieprzerwanie przez okres minimum 12 miesięcy;
4. o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto każda
oraz załączy dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
UWAGA:
• Pod pojęciem usługi Zamawiający rozumie jedną umowę zawartą z jednym podmiotem;
• Zamawiający dopuszcza sytuację, iż w ramach jednej umowy realizowane były/są obydwie usługi, w takiej sytuacja wartość każdej z usług musi wynosić co najmniej 200 000 00 zł brutto;
• Pod pojęciem usługi wykonanej należy rozumieć usługę zrealizowaną (zakończoną);
• Pod pojęciem usługi wykonywanej należy rozumieć usługę będącą w trakcie realizacji (usługę aktualnie wykonywaną), przy czym jeśli Wykonawca powoła się na usługę realizowaną, musi wykazać, że jej już zrealizowana część spełnia ww. wymagania;
• Wykonawca może wykazać się usługą o szerszym zakresie niż wskazany w warunku zamówienia, jednak usługa ta musi spełniać wymagania minimalne określone w niniejszym SWZ. W wykazie usług należy wskazać zarówno wartość całej usługi, jak również podać wartość usługi dotyczącej określonej w niniejszym warunku;
• W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o wykonanie zamówienia wystarczy, że powyższy warunek spełni jeden z nich samodzielnie; Wykonawcy mogą spełnić warunek łącznie;
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości sumowania usług z różnych kontraktów w celu uzyskania ww. wartości minimalnej.

B. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował zespołem, który będzie skierowany przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia, składający się z co najmniej 2 (dwóch) osób, w tym:
1) opiekuna klienta posiadającego minimum 3-letnie doświadczenie w obsłudze kadr i/lub płac (niezależnie od formy zatrudnienia); wykształcenie wyższe (co najmniej licencjat), wykazywane doświadczenie musi być zdobyte w okresie ostatnich 5 lat przed wszczęciem postępowania;
2) zastępcy opiekuna klienta posiadającego minimum 2-letnie doświadczenie w obsłudze kadrowo-płacowej (niezależnie od formy zatrudnienia); wykształcenie wyższe (co najmniej licencjat), wykazywane doświadczenie musi być zdobyte w okresie ostatnich 5 lat przed wszczęciem postępowania
UWAGA:
• Zamawiający nie dopuszcza, łączenia funkcji, o których mowa powyżej w pkt. 1) oraz 2). Wykonawca, skieruje ww. osoby do realizacji przedmiotu Umowy.

Zamawiający dokona oceny spełniania warunków określonych w rozdziale 19 ust. 2 SWZ według formuły spełnia/nie spełnia. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż wymienione warunki udziału postępowaniu Wykonawca spełnił.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych, (chyba że Zamawiający jest w posiadaniu lub ma dostęp do tych podmiotowych środków dowodowych, zgodnie z pkt. 6 i 7 poniżej):
1) dokumentów dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby – jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu udostępniającego zasoby;
2) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.
3) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu Zamówienia. Wzór stanowi Załącznik nr 10 do SWZ.

1) Formularz ofertowy wraz z Formularzem cenowym – wzór formularza stanowi Załącznik nr 2 do SWZ (Formularz należy złożyć w oryginale i podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym).
2) Pełnomocnictwo ustanowione do reprezentowania Wykonawcy lub Wykonawców ubiegającego/-ych się o udzielenie zamówienia publicznego - o ile ofertę składa pełnomocnik.
Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (t.j. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zamawiający dopuszcza również skan pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w postaci papierowej opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.
3) Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym).
4) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowania składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie to potwierdza spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym).
5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie lub inny podmiotowy środek dowodowy składa Wykonawca w przypadku, gdy polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby (propozycja zobowiązania stanowi Załącznik nr 6 do SWZ). Dokument należy złożyć w postaci elektronicznej podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez podmiot udostępniający. Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa również dokumenty wskazane w ww. pkt. 3 i 4 (Załącznik nr 3 i 4 do SWZ) – jeżeli dotyczy
6) Oświadczenie Wykonawcy w przedmiocie zakazu współpracy z podmiotami objętymi sankcjami w zw. z działaniami militarnymi na Ukrainie. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.
7) Oświadczenie Wykonawców występujących wspólnie, z którego będzie wynikało, które elementy zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) – jeżeli dotyczy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 58 ustawy Pzp. Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców pod warunkiem, że spełnione będą następujące wymagania:
1) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania, których pełnomocnik jest upoważniony. W przypadku, gdyby pełnomocnictwa udzielała osoba inna niż uprawniona do reprezentowania podmiotu z mocy prawa lub Umowy spółki, należy dołączyć do oferty również pełnomocnictwo do dokonania tej czynności;
2) w przypadku spółki cywilnej złożenie pełnomocnictwa, o którym mowa w pkt. 1) nie jest wymagane, jeżeli wszyscy wspólnicy podpiszą ofertę lub upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu tej spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki;
3) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania Wykonawców w postępowaniu i zawarcia Umowy w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia należy złożyć w formie oryginału podpisanego podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym lub kopii potwierdzonej notarialnie;
4) w przypadku, gdy pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt. 3) zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej;
5) potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w pkt. 4) dokonuje notariusz lub pełnomocnik;
6) jeżeli pełnomocnik ma być uprawniony do wykonywania czynności nie tylko w imieniu wszystkich Wykonawców występujących wspólnie, lecz również w imieniu każdego z tych Wykonawców z osobna, to należy taką informację zamieścić w treści pełnomocnictwa;
7) żaden z Wykonawców występujących wspólnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania, spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do Wykonawców występujących wspólnie będzie oceniane łącznie.
8) Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

1. Projektowane postanowienia Umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej Umowy, określone zostały w Załączniku nr 5 do SWZ.
2. Zamawiający przewiduje możliwość zmian zawartej Umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 ustawy Pzp oraz zgodnie z warunkami zawartymi w Załączniku nr 5 do SWZ.