Świadczenie usług kadrowo - płacowych

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy przetargowej pod adresem: https://pkgkl.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html
Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie oraz korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert oraz wszelkich oświadczeń odbywa się przy użyciu Platformy. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy.
Wykonawca zamierzający złożyć ofertę (wyłącznie poprzez Platformę) – zobowiązany jest zapoznać się z instrukcjami użytkowników Platformy – dostępnymi pod adresem: https://pkgkl.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html oraz zaakceptować regulamin korzystania z Platformy przetargowej dostępny pod adresem: https://pkgkl.logintrade.net/rejestracja/regulamin.html
Pozostałe szczegóły w SWZ

Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy – wskazane są na stronie internetowej Platformy przetargowej - pod adresem: https://pkgkl.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html
Wsparcia technicznego w zakresie działania Platformy udziela jej dostawca, tj. Logintrade S.A. ul. Legnicka 57D, lokal B/J, 54-203 Wrocław, nr tel. 71/787 35 34, e-mail: helpdesk@logintrade.net od poniedziałku do piątku (dni robocze) w godz. 8.00 – 16.00.
Sposoby złożenia oferty za pośrednictwem Platformy oraz potwierdzenia złożenia oferty (w zależności od wyboru opcji z logowaniem lub bez logowania), zostały opisane w Instrukcjach użytkowników Platformy.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia RODO informujemy, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający: Przedsiębiorstwo Komunalne Gminy Konstantynów Łódzki Sp. z o.o., ul. Jana Pawła II 44, 95-050 Konstantynów Łódzki, tel. (42) 211 13 19, biuro@pkgkl.pl.
2) Inspektorem ochrony danych osobowych Zamawiającego jest Dariusz Kruk (tel. 500 504 137, e-mail: iod@pkgkl.pl).
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na usługi pn. „ŚWIADCZENIE USŁUG KADROWO – PŁACOWYCH” (nr sprawy: 46/ZP-Z/2026) prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji.
4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu.
7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8) Posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.
9) Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wykonawcy nie przysługuje:
1) W związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych.
2) Prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.
3) Na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie, zgodnie z przepisami ustawy Pzp, korzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych (art. 16 RODO) nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników. Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kadrowo-płacowych na rzecz Przedsiębiorstwa Komunalnego Gminy Konstantynów Łódzki Spółka z o.o. przez okres 48 miesięcy.
Szczegółowy opis i podział obowiązków definiuje opis przedmiotu zamówienia (OPZ) zawierający matrycę odpowiedzialności (Załącznik nr 3 do SWZ).

Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp, dotychczasowemu Wykonawcy, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, do wysokości 20% wartości zamówienia podstawowego. Zamówienia te będą polegać na powtórzeniu usług podobnych do przedmiotu niniejszego zamówienia, w szczególności na czasowym przedłużeniu świadczenia usług kadrowo-płacowych lub obsługi zwiększonej liczby etatów/umów cywilnoprawnych u Zamawiającego. Warunki umowy będą analogiczne jak w umowie podstawowej.

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej ceny – ranga 100 %.
2. Przy ocenianiu ofert zastosowana będzie skala od 0 do 100 pkt. Oferta, która zawierać będzie najniższą cenę oferty (wraz z podatkiem VAT) uzyska 100 punktów, natomiast pozostałe oferty odpowiednio mniej punktów, według wzoru:
Co = (Cmin : Cx) x 100
gdzie:
Co = ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie według kryterium „cena”
Cmin = najniższa cena oferty wynikająca z ofert podlegających ocenie
Cx = cena ocenianej oferty.
Ocenę końcową danej części zamówienia stanowić będzie otrzymana ilość punktów obliczona do 2-ch miejsc po przecinku.
3. Zamówienie udzielone zostanie wykonawcy, którego oferta spełni wymagania niniejszego postępowania i uzyska największą ilość punktów.
4. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę.
5. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen lub kosztów wyższych niż zaoferowane
w uprzednio złożonych przez nich ofertach.
6. Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli zostały złożone oferty dodatkowe o tej samej cenie.

1) Wykonawca spełni warunek dotyczący zdolności zawodowej w zakresie doświadczenia, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonuje, co najmniej 1 usługę polegającą na stałej obsłudze kadrowo-płacowej (lub wyłącznie płacowej), świadczoną nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy, na rzecz jednego podmiotu liczącego co najmniej 50 osób zatrudnionych jednocześnie w każdym miesiącu tej obsługi. 2) Wykonawca spełni warunek dotyczący zdolności zawodowej w zakresie dysponowania osobami skierowanymi do realizacji zamówienia, jeżeli wykaże, że dysponuje: a) Specjalistą/ką ds. kadrowo-płacowych – posiadającym/ą co najmniej 3-letnie doświadczenie w obszarze naliczania wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, w tym minimum 6-miesięczne doświadczenie w pracy z wykorzystaniem zintegrowanych systemów kadrowo-płacowych klasy ERP (np. enova365, Comarch ERP, Symfonia, lub równoważnych). b) Specjalistą/ką ds. kadrowo-płacowych (Zastępcą/czynią) – posiadającym/ą co najmniej 2-letnie doświadczenie w obszarze naliczania wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, w tym minimum 6-miesięczne doświadczenie w pracy z wykorzystaniem zintegrowanych systemów kadrowo-płacowych klasy ERP (np. enova365, Comarch ERP, Symfonia lub równoważnych). 2. Okresy, o których mowa w ust. 1 pkt 1, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert. 3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą spełniać łącznie warunek udziału w postępowaniu dotyczący dysponowania osobami, skierowanymi przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego. 4. Warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej w zakresie doświadczenia, co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi spełniać samodzielnie.

1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z postępowania Wykonawcy, Zamawiający żąda od Wykonawcy:
1) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
2) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp,
e) art. 109 ust. 1 pkt 5, 7, 8, 10 ustawy Pzp,
f) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia podmiotowe środki dowodowe potwierdzające brak podstaw wykluczenia z postępowania składa każdy Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.
3. W celu potwierdzenia, że wobec podmiotów udostępniających zasoby nie zachodzą podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
2) oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 5 ustawy Pzp (złożonym wraz z ofertą), w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.
4. Pozostałe informacje, w tym o dokumentach składanych przez wykonawców (lub podmioty udostępniające zasoby) mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz o odstąpieniu od żądania dokumentów dostępnych w bezpłatnych rejestrach publicznych zawarte są w SWZ.

1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności zawodowej Zamawiający żąda od Wykonawcy:
1) Wykazu usług – sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ. Wykonawca wpisuje
w nim: nazwę podmiotu, opis usługi, liczbę obsługiwanych osób (min. 50) oraz dokładne daty realizacji (wykazujące min. 12 miesięcy ciągłości), wraz z załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
2) Wykazu osób – sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ. Wykonawca wskazuje w nim imiona i nazwiska osób wyznaczonych do realizacji zamówienia (Specjalisty/ki ds. kadrowo-płacowych oraz Specjalisty/ki ds. kadrowo-płacowych (Zastępcy/czyni)) wraz z informacjami o ich doświadczeniu zawodowym (liczba lat doświadczenia w obszarze naliczania wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy oraz doświadczeniu (liczna miesięcy) w pracy z wykorzystaniem zintegrowanych systemów kadrowo-płacowych klasy ERP (np. enova365, Comarch ERP, Symfonia lub równoważnych). W wykazie musi znaleźć się także informacja o podstawie dysponowania tymi osobami.
2. Okres wyrażony w latach, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
3. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w polegać na zdolnościach zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.

1. Zamawiający żąda wniesienia wadium w kwocie 10.000,00 złotych.
2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
3. Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
4. Zgodnie z art. 97 ust. 7 ustawy Pzp wadium może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu (art. 97 ust. 7 pkt 1);
2) gwarancjach bankowych (art. 97 ust. 7 pkt 2);
3) gwarancjach ubezpieczeniowych (art. 97 ust. 7 pkt 3);
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98) (art. 97 ust. 7 pkt 4).
Jeżeli wadium jest wnoszone w formach gwarancji lub poręczeń, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy Pzp, jako Beneficjenta należy wskazać Zamawiającego.
5. Wniesienie wadium w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego będzie skuteczne z chwilą uznania tego rachunku bankowego kwotą wadium (jeżeli wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego nastąpi przed upływem terminu składania ofert).
6. Jeżeli wadium jest wnoszone w formach gwarancji lub poręczeń, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy Pzp, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
7. Z treści gwarancji i poręczeń, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy Pzp, musi wynikać, że wadium zabezpiecza ofertę konkretnego Wykonawcy złożoną w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn. „Świadczenie usług kadrowo-płacowych.”, oznaczenie sprawy: 46/ZP-Z/2026, prowadzonym przez Zamawiającego Przedsiębiorstwo Komunalne Gminy Konstantynów Łódzki Spółka z o.o.
Jeżeli wadium jest wnoszone w pieniądzu, należy je wpłacić na następujący rachunek Zamawiającego (w tytule przelewu można użyć skrótu nazwy postępowania):
PKO Bank Polski Spółka Akcyjna 24 1020 3352 0000 1002 0246 1416
z dopiskiem „Wadium w postępowaniu na usługi kadrowo-płacowe”
8. Z treści gwarancji i poręczeń, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy Pzp musi wynikać bezwarunkowe, nieodwołalne i na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego, zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do zapłaty na rzecz Zamawiającego kwoty określonej w gwarancji lub poręczeniu, w okolicznościach, o których mowa w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp, przez zacytowanie w treści tych gwarancji i poręczeń treści art. 98 ust. 6 ustawy Pzp lub odesłanie do tych przepisów.
9. W przypadku wnoszenia wadium w gwarancjach lub poręczeniach, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy Pzp, przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w treści tych gwarancji i poręczeń muszą być wskazani wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia lub jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. lider upoważniony do wniesienia wadium), ze wskazaniem, że działa on w imieniu i na rzecz pozostałych Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wskazując tych Wykonawców w gwarancjach lub poręczeniach, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy Pzp, by gwarant lub poręczyciel mógł prawidłowo zidentyfikować, kto jest Wykonawcą w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn. „Świadczenie usług kadrowo – płacowych”, nr sprawy: 46/ZP-Z/2026.
10. Wykonawca może dokonać zmiany formy wadium na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy Pzp. Zmiana formy wadium musi być dokonana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia oferty wadium.
Pozostałe w SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 14 do SWZ.

Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty przez Wykonawcę jest: platforma przetargowa pod adresem: https://pkgkl.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html Sposób złożenia oferty, w tym zaszyfrowania oferty opisany został w „Instrukcji użytkownika”, dostępnej na stronie platformy przetargowej pod adresem: pod adresem: https://pkgkl.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html