Usługi doradztwa z zakresu dostępności w podziale na IV Części w ramach projektu pn. „Dostępny samorząd 2.0”

2) Zadanie B
Usługa doradztwa z zakresu dostępności, w ramach której wykonawca będzie świadczyć wsparcie dla 5 jednostek samorządu terytorialnego (JST) – gmin i powiatów z terenu województw: zachodniopomorskiego, lubuskiego, wielkopolskiego, dolnośląskiego, opolskiego, śląskiego. Usługa świadczona będzie w formule zdalnej i stacjonarnej. Zakres usługi obejmie:
a) przeprowadzenie diagnozy stanu dostępności JST na podstawie dostępnych danych oraz udostępnionych dokumentów (m.in. raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, plan działań na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami) zakończonej opracowaniem dokumentu w tym zakresie – tryb zdalny – obowiązkowe dla każdego samorządu;
b) przeprowadzenie audytu dostępności wybranej przez JST usługi lub wybranego przez JST obiektu, lub przestrzeni, lub strony internetowej, lub dokumentów oraz przygotowanie raportu z audytu wraz z zestawem rekomendacji – fakultatywnie (możliwe odstąpienie w sytuacji, w której samorząd udokumentuje przeprowadzenie audytu w ramach innego przedsięwzięcia) – maksymalnie 16 godzin w ramach doradztwa dla 1 JST stacjonarnie, dodatkowo w razie konieczności usługa realizowana zdalnie;
c) uczestnictwo w charakterze konsultacyjnym w kolejnych audytach dostępności, prowadzonych przez przedstawicieli JST (tryb zdalny – możliwy zakres wsparcia do uzgodnienia);
d) współpraca w zakresie przeglądu i aktualizacji procedur obowiązujących w JST pod kątem zapewniania dostępności (opiniowanie przygotowanych przez JST na podstawie standardów wzorów – tryb zdalny);
e) wsparcie w wypracowaniu lokalnych strategii zapewniania dostępności – tryb zdalny;
f) opiniowanie i doradztwo w zakresie planowanych działań inwestycyjnych, w tym w szczególności opiniowanie dokumentacji dot. zamówień, opiniowanie projektów budowlanych itp. – tryb zdalny;
g) wsparcie w opracowaniu lub aktualizacji Planu działań na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (z wykorzystaniem dostępnych narzędzi do tworzenia Planów działań, np. Planera dostępności) – tryb zdalny.
Za rekrutację JST, które obejmie usługa doradztwa, odpowiada Lider projektu. W terminie do 20 dni od podpisania umowy, Lider projektu przekaże Wykonawcy wykaz JST do objęcia doradztwem.
W ciągu 5 dni roboczych od zakończenia realizacji zadania wskazanego w pkt a, Wykonawca przygotuje i przedstawi do akceptacji JST, Zamawiającego oraz Lidera projektu, harmonogram realizacji pozostałych zadań, w tym decyzję dotyczącą realizacji pkt b. Wykonawca nie może przystąpić do realizacji zadań wskazanych w pkt b-g w przypadku sprzeciwu zgłoszonego przez JST, na rzecz której świadczone będzie doradztwo i/lub Zamawiającego i/lub Lidera. Na zgłoszenie takiego sprzeciwu JST, Zamawiający i Lider projektu mają 3 dni robocze od daty otrzymania propozycji harmonogramu.
Czynności wskazane w pkt a, c-g mają charakter obowiązkowy, a zakres i intensywność świadczonego doradztwa są uzależnione od potrzeb JST i zostaną uzgodnione z JST i Zamawiającym oraz Liderem projektu. Czynności wskazane w pkt b (audyt dostępności) mają charakter fakultatywny, ich wykonanie będzie uzależnione od potrzeb JST, a ewentualne odstąpienie od ich realizacji zostanie uzgodnione z JST i Zamawiającym oraz Liderem projektu.
Usługa doradztwa wymagająca współpracy/kontaktu z przedstawicielami JST realizowana będzie w godzinach ich pracy.
Wykonawca zapewni własne środki techniczno-informatycznych związane ze świadczeniem usługi doradztwa w formule zdalnej, tj. za zapewnienie sprawnych urządzeń służących do przeprowadzenia doradztwa w formie wideokonferencji oraz telefonicznie (formuła świadczenia usługi powinna być optymalna dla danej czynności i uzgodniona z JST), miejsca pozbawionego zakłóceń w celu przeprowadzenia doradztwa, dostępu do energii elektrycznej oraz szybkiego Internetu podczas przeprowadzania doradztwa. Odpowiedzialność Zamawiającego jest w tym zakresie wyłączona.
Wykonawca przekaże JST, Zamawiającemu i Liderowi projektu, udokumentowane efekty wykonanych prac w ramach zadania (przykładowo w formie raportów, notatek, opinii, rekomendacji itd.) opracowywanych dla JST, na rzecz których świadczone będzie doradztwo. Wykonawca umieści na wszelkich dokumentach wytworzonych w toku realizacji projektu logo Unii Europejskiej z podpisem: Dofinansowane ze środków Unii Europejskiej, barwy Rzeczypospolitej Polskiej i logo Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027, zgodnie z Księgą Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021 – 2027 lub innymi aktualnymi wytycznymi.
Zamawiający pokrywa koszty ewentualnych dojazdów poniesione przez Wykonawcę celem świadczenia doradztwa na miejscu – nie dotyczy miejsc zakwaterowania np. w hotelach jak również posiłków, co stanowi koszt Wykonawcy. Wykonawca dokona rozpoznania najbardziej optymalnego środka transportu, z uwzględnieniem połączeń autobusowych, kolejowych i samochodu prywatnego (rozliczenie wg stawek określonych w przepisach). Wybór środka transportu wymaga zatwierdzenia przez Zamawiającego i następczego udokumentowania w postaci np. przedłożenia biletów.
Wykonawca zobowiązany będzie do składania Zamawiającemu miesięcznych kart czasu pracy, ze wskazaniem daty świadczenia doradztwa, zakresu merytorycznego i liczby godzin. Karta czasu pracy będzie wymagała mailowego potwierdzenia przez JST, na rzecz której świadczone było doradztwo. Karta czasu pracy musi zostać przesłana Zamawiającemu drogą mailową, a następnie pocztą tradycyjną, w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia miesiąca, w którym świadczone było doradztwo.
Przewidywany okres realizacji: listopad 2024 – grudzień 2025. Szacowana liczba godzin: 600 w ramach całego zadania B. Optymalny czas doradztwa przewidziany w ramach usługi dla 1 JST wynosi 120 godzin zegarowych – ostateczna liczba godzin uzależniona jest od realnych potrzeb każdej z JST, na rzecz której świadczone jest doradztwo, minimalna liczba godzin – 80 godzin.