Organizacja wizyty studyjnej w Tarnowie i Krośnie w dniach 5–6 listopada 2026 r. dla koordynatorów dostępności i innych pracowników JST zajmujących się dostępnością

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej w Tarnowie i Krośnie w dniach 5–6 listopada 2026 r. (wraz z noclegiem w przeddzień wizyty, tj. 4 listopada 2026 r.) dla koordynatorów dostępności i innych pracowników JST zajmujących się dostępnością, której celem jest zapoznanie się uczestników z ciekawymi rozwiązaniami z zakresu zapewnienia dostępności realizowanymi przez jednostki samorządu terytorialnego.
1. Opis usługi:
Elementy wizyty:
Dzień 0 (4 listopada 2026 r.): nocleg w Tarnowie (hotel musi znajdować się na terenie miasta Tarnów)
Dzień 1 (5 listopada 2026 r.):
a) śniadanie w hotelu
b) wizyta w 4–5 lokalizacjach na terenie Tarnowa (Tarnowskie Centrum Dialogu, Centrum Nauki i Techniki – Pasaż Odkryć, Centrum Usług Społecznych, ZAZ Słoneczne wzgórze, Dom Kultury Westerplatte)
c) przerwa kawowa
d) obiad (w restauracji znajdującej się na trasie pomiędzy poszczególnymi zwiedzanymi obiektami lub w ich bezpośrednim sąsiedztwie)
e) przejazd do Krosna
f) kolacja
g) nocleg (hotel musi znajdować się na terenie miasta Krosno)
Dzień 2 (6 listopada 2026 r.):
a) śniadanie w hotelu
b) wizyta w 2 lokalizacjach na terenie Krosna (Inkubator Przedsiębiorczości, Szkoła Podstawowa z Oddziałami Sportowymi i Integracyjnymi nr 14 im. Polskich Olimpijczyków)
c) obiad (w restauracji znajdującej się na trasie wizyty studyjnej)
d) zakończenie wizyty, powrót do Tarnowa
2. Całość zamówienia musi zostać wykonana zgodnie ze Standardami Dostępności w Samorządzie – publikacją wypracowaną w ramach projektu „Dostępny samorząd 2.0”. Publikacja dostępna jest pod linkiem Standardy Dostępności w Samorządzie - Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji - Portal Gov.pl.
3. Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje o obiektach/lokalizacjach, które odwiedzą uczestnicy, a także wszelkie informacje konieczne do zorganizowania i odbycia wizyty we wskazanych miejscach, w tym kontakty do osób reprezentujących samorządy – gospodarzy wizyt.
4. Godzinowy program wizyty, w tym kolejność zwiedzania poszczególnych lokalizacji oraz korzystania z przerwy kawowej i obiadowej, zostanie uzgodniony w toku roboczych kontaktów pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z zachowaniem ram określonych w OPZ (liczba lokalizacji, czas trwania, zakres świadczeń). Ostateczna wersja programu zostanie zatwierdzona przez Zamawiającego w formie pisemnej.
5. Uczestnicy dotrą na miejsce noclegu w przeddzień wydarzenia oraz wrócą do miejsca zamieszkania po zakończeniu wizyty we własnym zakresie.
6. Program wizyty obejmie nie więcej niż 8 wizytowanych lokalizacji związanych z dostępnością, przy czym jednego dnia uczestnicy odwiedzą nie więcej niż 5 z nich. Czas trwania wizyty drugiego dnia wynosić będzie nie dłużej niż 8 godzin, z wyłączeniem podróży powrotnej do Tarnowa.
7. Wykonawca będzie na bieżąco informował Zamawiającego o proponowanych obiektach,
w których uczestnicy skorzystają z posiłków i zakwaterowania, a nie później niż 5 dni przed terminem pierwszego noclegu pisemnie potwierdzi dokonanie rezerwacji noclegów, wyżywienia oraz rezerwacji wstępu do wszystkich obiektów przewidzianych w ramach wizyty, jeśli taka rezerwacja jest wymagana. Zamawiający ma prawo odmówić akceptacji proponowanego hotelu, restauracji lub innego obiektu, jeżeli nie spełnia on wymagań określonych w SWZ lub opisie przedmiotu zamówienia. W takim przypadku Wykonawca przedstawi nową propozycję w terminie wskazanym przez Zamawiającego.
8. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia uzasadnionej zmiany w programie wizyty,
w tym dodanie jednej lokalizacji, przy czym nowa lokalizacja będzie się znajdować na terenie wizytowanych miast. Ewentualna zmiana w programie nie wpłynie na termin realizacji wizyty, nie będzie wiązać się z zakupem dodatkowych biletów i nie będzie generować przejazdów powyżej 20 km. Wszelkie ewentualne zmiany nie będą prowadzić do zmiany charakteru zamówienia ani obniżenia standardu usługi.
9. Uczestnicy wizyty:
9.1. Łączna liczba uczestników nie będzie mniejsza niż 30 uczestników i nie większa niż 50 uczestników (w tym co najmniej 1 przedstawiciel Zamawiającego). Ostateczną liczbę osób biorących udział w wizycie Zamawiający poda najpóźniej 5 dni przed planowanym wyjazdem.
9.2. Uczestnikami wizyty będą pracownicy urzędów miast, gmin i starostw powiatowych – uczestnicy projektu „Dostępny samorząd 2.0”, w szczególności koordynatorzy i zastępcy koordynatorów ds. dostępności.
9.3. Za rekrutację uczestników odpowiada Zamawiający.
9.4. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne dane do ubezpieczenia oraz zakwaterowania, w tym informacje o osobach ze szczególnymi potrzebami uczestniczących w wizycie.
9.5. W wizycie mogą wziąć udział osoby ze szczególnymi potrzebami (niepełnosprawne oraz
z ograniczoną zdolnością ruchową), którym Wykonawca musi zapewnić dostęp do transportu, obiektu hotelowego, w tym sali konferencyjnej, pomieszczeń restauracyjnych, pokoi z wymaganą przestrzenią manewrową i dostępną łazienką, parkingów z co najmniej 1 stanowiskiem dla osoby na wózku, pętli indukcyjnej.
10. Realizacja zadania będzie wymagała podpisania z Wykonawcą umowy powierzenia danych osobowych do przetwarzania. Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do SWZ.
11. Wykonawca jest zobowiązany do uzgodnienia z Zamawiającym i/lub osobami reprezentującymi samorządy (gospodarzami wizyt) szczegółów organizacyjnych dotyczących poszczególnych spotkań w ramach wizyty, w tym zapewnienia serwisu kawowego oraz odpowiedniego sprzętu na potrzeby prezentacji (komputer, projektor multimedialny, ekran, prezenter), jeśli będzie to konieczne do realizacji spotkania.
c.d. w rodziale II SWZ