Świadczenie usług hotelarskich w Gdańsku w 2025 roku

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.

2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

3. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. Urz. UE L 119 z

04.05.2016, str. 1), dalej „RODO” w odniesieniu do:

• wykonawcy będącego osobą fizyczną,

• wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,

• pełnomocnika wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),

• członka organu zarządzającego wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK),

• osoby fizycznej skierowanej do realizacji, przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub do kontaktów w sprawie realizacji zamówienia.

2. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Instytut Kultury Miejskiej w Gdańsku, reprezentowany przez Dyrektor Instytutu, zwany dalej „Administratorem”. Z Administratorem w sprawach przetwarzania danych osobowych możecie się Państwo kontaktować w następujący sposób:

• listownie na adres: IKM, ul. Targ Rakowy 11

• poprzez e-mail: iodo@ikm.gda.pl


3. Mogą się Państwo kontaktować z wyznaczonym przez IKM inspektorem ochrony danych osobowych (IOD) pod adresem email: iodo@ikm.gda.pl lub listownie na adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych.

4. Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu:

• prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego podstawą są warunki zamówienia ustalone przez administratora, prowadzącego do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO),

Posiada Pan/Pani:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących oraz uzyskania ich kopii;

• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani
zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;

• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 19 nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

9. Podanie danych osobowych w związku z udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowe, ale może być warunkiem niezbędnym do wzięcia w nim udziału. Wynika to stąd, że w zależności od przedmiotu zamówienia, zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy PZP zamówień publicznych oraz wydanych do niej przepisów wykonawczych, a w szczególności na podstawie rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z w/w ustawy. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

1. Przedmiotem postępowania i zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy w zakresie świadczenia usług hotelarskich na terenie Miasta Gdańska dla Instytutu Kultury Miejskiej w Gdańsku w 2025 roku odpowiednio w pokojach jedno- lub dwuosobowych, spełniających poniższe wymagania: standard zakwaterowania: w obiekcie o standardzie obiektu 3* (trzygwiazdkowego) lub wyższym, oddalonym o maksymalnie 2 km od siedziby Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Targ Rakowy 11. Zamawiający dopuszcza zatem obiekty nieskategoryzowane- hotele/pensjonaty lub inne obiekty świadczącego usługi hotelarskie o standardzie 3-gwiazdkowym lub wyżej i spełniające warunki wskazane w ust. 3. W przypadku wątpliwości Zamawiający przyjmuje, że dany obiekt spełnia takie standardy jeśli portale rezerwacyjne traktują taki obiekt jako spełniający przedmiotowy standard. Zamawiający określa:
a) Szacunkowa liczba noclegów w sezonie rozumianych przez Zamawiającego jako okres od dnia 1.06.2025r. do dnia 30.09.2025r. oraz terminy takie jak: 18-22.04.2025r., 25.04.-4.05.2025, 9-11.05.2025r., 16-18.05.2025, 23-25.05.2025r., 30.05-1.06.2025r., 31.10-2.11.2025, 7-11.11.2025, 19-31.12.2025.:
a.1) 70 noclegów w pokojach 1 osobowych
a.2) 5 noclegi w pokojach 2 osobowych (TWIN)
b) Szacunkowa liczba noclegów poza sezonem tj. w terminach innych niż określone w pkt a):
b.1) 360 noclegów w pokojach 1 osobowych
b.2) 25 noclegów w pokojach 2 osobowych (TWIN)
Z uwagi na zmiany w zakresie planowanego harmonogramu imprez oraz zmienną ilość gości Zamawiającemu na obecnym etapie nie są znane konkretne daty noclegów oraz ich specyfikacja. Zamawiający zobowiązuje się dokonać rezerwacji w możliwie jak najwcześniejszym terminie, zaś Wykonawca zobowiązuje się dołożyć należytej staranności by umożliwić realizację rezerwacji.
2. W zakresie oferowanego noclegu Wykonawca jest zobowiązany zapewnić:
a) łóżko (pokój jednoosobowy)/ osobne łóżka (pokój dwuosobowy), stolik, 2 krzesła, szafka/szafki nocne, szafa, TV, dostęp do Internetu, łazienka z umywalką, prysznicem lub wanną, toaletą
b) pościel oraz ręczniki w standardzie, wliczone w cenie oferty,
c) śniadanie w cenie zakwaterowania w budynku obiektu lub w odległości nie większej niż 200 metrów od niego,
3. Zamawiający wymaga, aby obiekty hotelowe, w których ma nastąpić kwaterunek były wpisane do ewidencji obiektów hotelarskich, prowadzonej przez Marszałka Województwa zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (tekst jedn. Dziennik Ustaw z 2020 poz. 2211 z późn. zm) lub posiadają wpis do ewidencji innych obiektów świadczących usługi hotelarskie (wpis do ewidencji Prezydent Miasta Gdańska na podstawie art. 38 ust. 1 lub ust. 3 ustawy o usługach hotelarskich (…).

Zamawiający może udzielić zamówień w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego dotychczasowemu Wykonawcy usług (tj. wyłonionym w niniejszym postępowaniu) zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług, jeżeli takie zamówienie zostało przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z jego przedmiotem oraz całkowita wartość została uwzględniona przy obliczaniu jego wartości. Zamówienia uzupełniające na świadczenie usługi hotelarskich zostaną udzielone, jeżeli będą zachodziły okoliczności uzasadniające ich udzielenie takie jak np. nie wykorzystanie kwoty umowy z uwagi na zmiany terminów wydarzeń, dodatkowe wydarzenia, konieczność pilnego zaplanowania dodatkowych noclegów po zakończeniu pierwotnej umowy. W/w zamówienia zostaną udzielone na warunkach określonych dla zamówienia podstawowego opisanego w niniejszej SWZ, oraz zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi w tym zakresie. Zakres przewidywanych zamówień, o których mowa w niniejszym rozdziale: do 20% wartości zamówienia podstawowego, maksymalnie w okresie realizacji usługi do 6 miesięcy.

Zasady oceny ofert dla kryterium: cena

a) Za podstawę obliczeń przyjęta zostanie Cena brutto Oferty podana w Formularzu Ofertowym. Do określenia liczby punktów uzyskanej przez Wykonawcę za kryterium cena wykorzystany zostanie wzór:

Kc = (Cmin / Ci) x 100 gdzie:

Kc: liczba punktów przyznana Ofercie badanej za kryterium cena brutto Oferty,

Cmin: najniższa oferowana cena brutto spośród pozostałych Ofert

Ci: cena brutto Oferty badanej podana w PLN,

100: waga punktowa przyznana kryterium: cena brutto Oferty.

b) Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do Oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale IX SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wzór oświadczenia załączono do SWZ.
5. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają - pod rygorem nieważności - formy pisemnej w postaci obustronnie podpisanego aneksu.
2. Niedopuszczalne pod rygorem nieważności są istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z następujących okoliczności:
a) w przypadku uniemożliwienia rozpoczęcia realizacji umowy lub zaistnienia przerw w jej wykonaniu, a także opóźnienia realizacji usługi – z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy, ostateczny termin wykonania umowy może ulec przesunięciu o okres wynikający z zaistniałych okoliczności. O każdej takiej sytuacji Wykonawca winien niezwłocznie zawiadomić Zamawiającego, wraz z podaniem przyczyn przerwy i opóźnienia, który w razie uznania występowania przesłanek do przesunięcia terminu wykonania umowy, może podpisać aneks przedłużający ostateczny termin wykonania umowy,
b) wystąpią zmiany techniczne w przedmiocie umowy leżące po stronie Wykonawcy, nie powodujące pogorszenia się parametrów i właściwości przedmiotu umowy, które to zmiany nie zwiększą ceny przedmiotu umowy,
c) wystąpią zmiany w nazwach lub adresach stron, zmiany związane z przekształceniem podmiotowym stron,
d) zmiany umowy są konieczne na skutek działania organów administracji lub instytucji upoważnionych do wydania decyzji albo innych aktów władczych lub nadzorczych, związanych z realizacją przedmiotu umowy,
e) nastąpi zmiana obowiązujących przepisów prawa związanych z przedmiotowym zamówieniem,
f) zaistnieje siła wyższa uniemożliwiająca okresowe wykonanie przedmiotu umowy; o każdej takiej sytuacji Wykonawca winien niezwłocznie zawiadomić Zamawiającego wraz z podaniem przyczyn zaistnienia siły wyższej, który w razie uznania zaistnienia siły wyższej, może podpisać aneks przedłużający ostateczny termin wykonania umowy,
g) wystąpią okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a w związku z nimi wystąpi konieczność wprowadzenia zmian do umowy, zaś zmiany te są korzystne dla Zamawiającego i zostaną zaakceptowane przez Wykonawcę,
h) w wypadku zmiany stawki VAT (także w razie jej obniżki) co prowadzi do odpowiedniej zmiany ceny/wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy,
oraz w pozostałych wypadkach wskazanych w art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych, przy czym wszystkie zmiany w umowie zostają potwierdzone aneksem w formie pisemnej.