Obsługa w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby Instytutu Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN

W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego zgodnie z wymaganiami określonymi w tym zakresie przez Zamawiającego w dokumencie SWZ. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy: stały dostęp do sieci Internet; posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail), komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux, zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera); włączona obsługa JavaScript oraz Cookies. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku przesyłanego za pośrednictwem Platformy wynosi 80 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików. Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami przechowywane są na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej, a Zamawiający otrzyma dostęp do plików dopiero po upływie terminu otwarcia ofert; oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie "Data przesłania"; o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.

Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.) – dalej: RODO – tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Biologii Doświadczalnej imienia Marcelego Nenckiego Polskiej Akademii Nauk. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 Ustawy Pzp, a także art. 6 Ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Dane osobowe Wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych Wykonawcy w celu innym niż cel określony powyżej. Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalnoprawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Należą do nich obowiązki informacyjne z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego oraz art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane Wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego.

Zamawiający informuje, że: udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie; udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia; w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem Wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem Wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia; skorzystanie przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (uprawnienie do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników; w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania; w przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na przewozy pasażerskie w klasie ekonomicznej na potrzeby Instytutu Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN na trasach międzynarodowych i krajowych. Bilety lotnicze będą dostarczane sukcesywnie, w formie elektronicznej, z zastrzeżeniem możliwości dostarczenia ich w formie papierowej do siedziby Zamawiającego lub w inne miejsce na terenie Warszawy wskazane przez Zamawiającego. Każdorazowa dostawa biletów odbywać się będzie na podstawie częściowych zamówień składanych przez Zamawiającego w ramach bieżących potrzeb. Przedmiot zamówienia obejmuje wyszukanie najkorzystniejszych połączeń (pod m.in. względem ceny, promocji, czasu trwania i terminu podróży, trasy i długości połączenia, liczby przesiadek, lotnisk) oraz rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych w ruchu międzynarodowym i krajowym wraz z przypisanymi ubezpieczeniami.

Stosowanie matematycznych obliczeń stanowi zasadę przy ocenie ofert. Waga danego kryterium równa
się maksymalnej liczbie punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium. Punktacja obliczana jest w zaokrągleniu do setnych
części punktu. Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie opisanych w SWZ wzorów i zasad. Za ofertę najkorzystniejszą uznana
zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu w poszczególnych kryteriach, pozostałe oferty zostaną
sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

Zdolność techniczna lub zawodowa
Zamawiający wyznacza warunek udziału w zakresie wskazanym w art. 112 ust. 2 pkt 4 (zdolność zawodowa) w związku z art. 116 Pzp, dotyczący doświadczenia.
Określenie warunku: Wykonawca w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, musi zrealizować należycie nie mniej niż dwie (2) umowy dotyczące sprzedaży biletów lotniczych o wartości nie mniejszej niż 30 000,00 zł brutto każda. W przypadku dostarczania biletów sukcesywnie wykazywana wartość nie może dotyczyć świadczenia usługi dłuższej niż przez rok.
Informacje dodatkowe: Jeżeli Wykonawca wykaże zamówienia realizowane za wynagrodzeniem wyrażonym w innych walutach niż złoty polski, Zamawiający przeliczy ich wartość po średnim kursie NBP z dnia ukazania się Ogłoszenia o zamówieniu.

Załącznik nr 10 - Oświadczenie o aktualności
Oświadczenia o aktualności informacji, zawartych w złożonym wraz z Ofertą Oświadczeniu wstępnym, o którym mowa w art. 125 ust 1 Pzp,. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do SWZ.
Wykonawca polegający na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, składa powyższe "Oświadczenie o aktualności" podmiotu udostępniającego zasoby.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie o aktualności informacji, obowiązuje oddzielnie każdego z Wykonawców.

Załącznik nr 11_Wykaz usług
W celu potwierdzenia spełniania postawionego w postępowaniu warunku udziału w zakresie wskazanym w art. 112 ust. 2 pkt 4) (zdolność zawodowa), w związku z art. 116 Pzp, dotyczący doświadczenia, Zamawiający zażąda niżej wymienionych dokumentów:
- wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów to oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, liczonych wstecz od dnia w którym upływa termin składania Ofert.
-jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy
-wzór wykazu stanowi załącznik do SWZ.;

Załącznik nr 1_Oferta
Wzór Formularza Oferty stanowi załącznik do SWZ.; Załącznik nr 2_Wyliczenie ceny oferty

Załącznik nr 2 do SWZ - Wyliczenie ceny oferty, należy odpowiednio wypełnić, zgodnie z wymaganiami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia oraz zawartymi pouczeniami.
Opis sposobu obliczenia Ceny znajduje się w pkt. 21 ppkt 1 SWZ.
Opis sposobu obliczenia i wskazania Dodatkowych opłat, w tym transakcyjnych i agencyjnych znajduje się w pkt. 21 ppkt 2 SWZ.;

Załącznik nr 3_Informacja o podwykonawcach
Wykaz części zamówienia, której wykonanie wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom. Informacje dla Wykonawców zamierzających powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcą zostały opisane w SWZ w punkcie 11.;

Załącznik nr 4_Informacja o podatku
(składana o ile dotyczy)
Wzór informacji wykonawcy o obowiązku podatkowym stanowi załącznik do SWZ. Wypełniony załącznik należy złożyć wraz z ofertą tylko, jeżeli Wykonawca składa Ofertę, której wybór prowadzić będzie do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług (np. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import, mechanizm odwróconego obciążenia podatkiem VAT).;

Załącznik nr 5_Informacja o utajnieniu
(składana o ile dotyczy)
Wypełniony załącznik do SWZ wraz z uzasadnieniem składany jest tylko w przypadku, jeżeli Wykonawca zastrzega poufność informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Kwestie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa zostały opisane w SWZ w punkcie 17.6 i 17.7 pkt 5.;


Załącznik nr 6_Zobowiązanie podmiotu trzeciego
(składane o ile dotyczy)
Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.


Załącznik nr 7_Oświadczenie z art 125.1 Pzp
Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie Wykonawcy stanowiące potwierdzenie braku podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunku udziału w postępowaniu.

Załącznik nr 8_Oświadczenie konsorcjantów
(składane o ile dotyczy)
W przypadkach o których mowa w ustawie Pzp w art. 117 ust. 2 i ust. 3 (sposób spełnienia przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: warunku dotyczącego uprawnień dotyczących prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej oraz warunku dotyczącego doświadczenia) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

Załącznik nr 9 - Oświadczenie z art. 125 ust. 5 Pzp podmiotu trzeciego
(składane o ile dotyczy)
Aktualne na dzień składania oferty oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu i spełnieniu warunków udziału, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego.

Pełnomocnictwo
(składane o ile dotyczy)
Pełnomocnictwo należy załączyć do oferty, w przypadku, gdy oferta została podpisana przez pełnomocnika lub gdy oferta została złożona przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy -Pzp.;

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie postępowania udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy, wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia oraz ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu