Zapytanie ofertowe: aktualny wzór z omówieniem (zasada konkurencyjności)
Szkielet zapytania ofertowego pod wytyczne 2021-2027 po zmianie progu na 80 tys. zł: co musi się znaleźć w ogłoszeniu, jakie są minimalne terminy i na czym beneficjenci najczęściej łapią korekty.
Opracowanie i przegląd redakcyjny Atlasu Przetargów. Treść opiera się na danych BZP, TED, KIO, komunikatach UZP oraz metodologii Atlasu.
Większość wzorów zapytania ofertowego krążących po sieci to załączniki z BIP-ów sprzed kilku lat. Problem w tym, że od 25 marca 2025 r. obowiązują zmienione zasady, a błąd w zapytaniu potrafi kosztować beneficjenta korektę finansową. Poniżej aktualny szkielet zapytania ofertowego pod zasadę konkurencyjności, z omówieniem punktów, na których postępowania najczęściej się wykładają.
Co musi zawierać zapytanie ofertowe
Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 wymagają, żeby zapytanie ofertowe zawierało co najmniej:
- opis przedmiotu zamówienia z kodami CPV, bez wskazywania znaków towarowych (a jeśli już, to z dopiskiem "lub równoważny" i kryteriami równoważności),
- warunki udziału w postępowaniu i sposób ich oceny, jeżeli beneficjent je stawia,
- kryteria oceny ofert z wagami oraz opis sposobu przyznawania punktów,
- termin składania ofert: co najmniej 7 dni dla dostaw i usług, 14 dni dla robót budowlanych, 30 dni przy wartości od progów unijnych,
- termin realizacji zamówienia,
- informację o zakazie udzielenia zamówienia podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo,
- określenie warunków istotnych zmian umowy, jeśli beneficjent je przewiduje,
- informację o możliwości składania ofert częściowych, jeśli dopuszczone.
Szkielet do wypełnienia
Struktura, która porządkuje wszystkie wymagane elementy:
- Nazwa i adres zamawiającego (beneficjenta), NIP, dane do kontaktu w sprawie postępowania.
- Tytuł projektu i numer umowy o dofinansowanie.
- Opis przedmiotu zamówienia + kody CPV + ewentualny podział na części.
- Warunki udziału i dokumenty na ich potwierdzenie.
- Kryteria oceny z wagami (np. cena 80 pkt, okres gwarancji 20 pkt) i wzór punktacji.
- Termin i sposób składania ofert (najlepiej: przez Bazę Konkurencyjności).
- Termin realizacji zamówienia.
- Klauzula o powiązaniach osobowych i kapitałowych.
- Warunki zmiany umowy i zastrzeżenie unieważnienia postępowania.
- Załączniki: formularz oferty, oświadczenie o braku powiązań, projekt umowy.
Na czym wykładają się beneficjenci
Trzy błędy wracają w korektach najczęściej. Po pierwsze, za krótki termin: 7 dni liczy się od dnia upublicznienia, a ogłoszenie opublikowane w piątek po południu z terminem na kolejny piątek rano tego warunku nie spełnia. Po drugie, kryteria bez sposobu punktacji: samo "cena 80%, jakość 20%" bez opisu, jak przyznawane są punkty za jakość, bywa kwestionowane przy kontroli. Po trzecie, opis przedmiotu pod konkretny produkt: nazwa modelu bez "lub równoważny" to klasyk korekt.
Zapytanie ofertowe publikuje się w Bazie Konkurencyjności. Wysłanie trzech maili do znajomych firm nie realizuje zasady konkurencyjności, nawet jeśli wpłyną trzy oferty.
Gdzie to opublikować i co dalej
Zamówienia od 80 tys. zł netto w projektach UE muszą trafić do Bazy Konkurencyjności. Po stronie wykonawców: takie ogłoszenia można przeglądać i filtrować po branży razem z przetargami z BZP i TED na liście aktualnych zapytań ofertowych. Pełny przebieg postępowania, progi i terminy opisujemy w poradniku zasady konkurencyjności.
Nota. Wymogi za sekcją 3.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (wersja obowiązująca od 25.03.2025, próg 80 tys. zł netto). Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje treści wytycznych ani dokumentacji konkursowej danego programu.