Rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe: różnice, progi i pułapka starych regulaminów
W wytycznych 2021-2027 rozeznania rynku jako procedury już nie ma, a mimo to wiele projektów wciąż działa według progów 20/50 tys. zł. Porównujemy obie ścieżki i pokazujemy, kiedy obowiązuje która.
Opracowanie i przegląd redakcyjny Atlasu Przetargów. Treść opiera się na danych BZP, TED, KIO, komunikatach UZP oraz metodologii Atlasu.
"Zrobiliśmy rozeznanie rynku, mamy trzy oferty, wszystko gra." W projektach unijnych to zdanie bywa początkiem problemów, bo rozeznanie rynku i zapytanie ofertowe to dwie różne rzeczy, a od 2023 r. różnica stała się jeszcze ważniejsza: w aktualnych wytycznych rozeznania rynku jako procedury w ogóle nie ma.
Dwie procedury, różne cele
| Rozeznanie rynku | Zapytanie ofertowe (zasada konkurencyjności) | |
|---|---|---|
| Cel | udokumentowanie, że cena jest rynkowa | otwarty, konkurencyjny wybór wykonawcy |
| Publikacja | niewymagana; wystarczą np. wydruki cenników, maile | obowiązkowa w Bazie Konkurencyjności |
| Termin ofert | brak minimalnego | min. 7 dni (dostawy/usługi), 14 dni (roboty), 30 dni (od progów UE) |
| Kryteria oceny | brak wymogu | obowiązkowe, z wagami i punktacją |
| Status w wytycznych 2021-2027 | nie występuje jako procedura | obowiązkowe od 80 tys. zł netto |
Skąd zamieszanie
W perspektywie 2014-2020 wytyczne wprost przewidywały rozeznanie rynku dla zamówień między 20 a 50 tys. zł netto, a zasadę konkurencyjności powyżej 50 tys. Stąd tysiące regulaminów wewnętrznych i poradników z tamtymi progami. W wytycznych na lata 2021-2027 układ jest inny: poniżej progu zasady konkurencyjności (od 25.03.2025 to 80 tys. zł netto) beneficjent stosuje własne procedury i ogólną zasadę racjonalności wydatków, a wytyczne nie narzucają formy. Wiele instytucji pośredniczących nadal jednak zaleca dokumentowanie porównania cen i nazywa to po staremu rozeznaniem rynku.
Praktyczna reguła kciuka
Jeżeli zamówienie w projekcie ma wartość od 80 tys. zł netto, pytanie "rozeznanie czy zapytanie" w ogóle nie powstaje: obowiązuje zasada konkurencyjności i publikacja w Bazie Konkurencyjności. Poniżej tej kwoty decydują procedury wewnętrzne beneficjenta i wymogi konkretnego programu, a porównanie cen warto mieć w dokumentacji niezależnie od nazwy, jaką mu nadamy.
Najdroższy błąd to odwrócenie ról: potraktowanie zamówienia za 100 tys. zł "rozeznaniem", bo tak stało w starym regulaminie. To prosta droga do korekty finansowej.
Jak wygląda pełne postępowanie według zasady konkurencyjności, opisujemy w poradniku. Aktualne ogłoszenia beneficjentów można przeglądać na liście zapytań ofertowych w Atlasie.
Nota. Stan prawny: Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków 2021-2027 w wersji obowiązującej od 25.03.2025. Progi 20/50 tys. zł dotyczyły perspektywy 2014-2020 i przywołujemy je wyłącznie jako kontekst historyczny.