Kara za niewpisanie umowy do rejestru: grzywna, a nawet 2 lata. Kto odpowiada

Za niewpisanie umowy do rejestru grozi odpowiedzialność karna, nie porządkowa. Art. 34b ustawy o finansach publicznych przewiduje grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 dla tego, kto nie wykonuje obowiązku wprowadzania danych do rejestru umów, nie dopuszcza do jego wykonania albo podaje w rejestrze dane nieprawdziwe. To jeden z najostrzejszych przepisów, jakie kiedykolwiek zabezpieczały jawność finansów publicznych.

Kto konkretnie odpowiada

Dane wprowadzają kierownicy jednostek sektora finansów publicznych (art. 34a ust. 9). Kierownik może upoważnić pracowników, ale upoważnienie nie zdejmuje z niego odpowiedzialności za to, że rejestr jednostki jest kompletny i prawdziwy. W praktyce oznacza to trzy grupy ryzyka: brak wpisu w terminie, wpis z nieprawdziwymi danymi (na przykład zaniżoną wartością) oraz zorganizowanie pracy tak, że wpis nie jest możliwy, co ustawa nazywa niedopuszczeniem do wykonania obowiązku.

Czego przepis nie mówi

Po pierwsze: brak wpisów jednostki nie oznacza automatycznie naruszenia. Obowiązek dotyczy umów zawieranych od 1 lipca 2026 r., a na wpis jest 30 dni. Jednostka, która nie zawarła w lipcu żadnej umowy podlegającej rejestrowi, zgodnie z prawem nie ma w nim nic. Po drugie: to przepis karny, więc działa na zasadach prawa karnego, z winą i postępowaniem, a nie jak automatyczny mandat. Po trzecie: obok odpowiedzialności karnej istnieje zwykła ścieżka kontrolna, od audytu wewnętrznego po kontrole zewnętrzne, która w praktyce zadziała szybciej niż prokurator.

Najkrótsza rada dla kierownika jednostki: nie licz, że nikt nie zauważy. Rejestr jest publiczny co do dnia, a braki widać równie dobrze jak wpisy.

Konsekwencje niewpisania umowy do CRU: nie tylko przepis karny

Pełna lista konsekwencji jest szersza niż art. 34b. Zaczyna się od ustaleń audytu i kontroli (w samorządach: regionalnych izb obrachunkowych), dla których kompletność rejestru to prosty punkt do odhaczenia. Dalej jest odpowiedzialność kierownika jednostki za organizację obiegu dokumentów, a na końcu drabiny grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2. Jest też konsekwencja natychmiastowa, bez żadnego postępowania: braki widać publicznie.

Braki widać publicznie, i to jest realna sankcja

Rejestr jest jawny, więc pierwszym kontrolerem jest każdy, kto umie czytać: radny, lokalna gazeta, kontrahent, sąsiednia gmina. W Atlasie można w kilka sekund sprawdzić dowolną jednostkę: czy publikuje, ile wpisów ma i kiedy ostatni. Profil każdej jednostki pokazuje jej umowy obok historii przetargowej, więc rozjazd między aktywnością zakupową a pustym rejestrem będzie z każdym tygodniem coraz lepiej widoczny.

Przegląd wszystkich zasad rejestru w jednym miejscu: Poradnik CRU: kto, od jakiej kwoty, terminy, utajnienia.

---

Metodologia. Stan prawny na 3 lipca 2026: art. 34a i 34b ustawy o finansach publicznych w brzmieniu obowiązującym dla umów zawieranych od 1 lipca 2026 r. Tekst nie jest poradą prawną; w indywidualnych sprawach decyduje pełne brzmienie przepisów i orzecznictwo.