Kto sprawdzi rejestr umów: od audytu po art. 34b. Jak przygotować jednostkę

Rejestr umów ma dwie warstwy kontroli: formalną, z przepisem karnym włącznie, oraz społeczną, która zaczęła działać pierwszego dnia. Ta druga będzie dla większości jednostek odczuwalna szybciej.

Warstwa formalna: od audytu po art. 34b

Na końcu tej drabiny jest przepis karny: art. 34b ustawy o finansach publicznych przewiduje grzywnę, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2 za niewykonywanie obowiązku wpisu lub podawanie danych nieprawdziwych. Zanim jednak cokolwiek trafi do prokuratury, wykonywanie obowiązku będą sprawdzać zwykłe mechanizmy: audyt wewnętrzny i komisje rewizyjne, a w jednostkach samorządu kontrole gospodarki finansowej prowadzone przez regionalne izby obrachunkowe, dla których kompletność rejestru to prosty, zero-jedynkowy punkt do sprawdzenia: lista umów z ewidencji jednostki kontra lista wpisów w rejestrze.

Warstwa społeczna: każdy widzi braki

Rejestr jest publiczny, więc kontrolerem jest każdy zainteresowany: radny opozycji, lokalne media, mieszkaniec, konkurencyjny wykonawca. Sprawdzenie jednostki zajmuje kilka sekund w sprawdzarce Atlasu, a profil jednostki zestawia jej wpisy z historią przetargową. Jednostka, która ogłasza przetargi i podpisuje umowy, ale ma pusty rejestr, będzie to miała po prostu napisane na swojej stronie w Atlasie, razem z wyjaśnieniem terminów ustawowych.

Jak się przygotować: lista dla jednostki

Po pierwsze: procedura obiegu, czyli kto zgłasza zawarcie umowy, kto wpisuje, kto sprawdza, w jakim rytmie (przy terminie 30 dni bezpieczny rytm to wpisy co tydzień lub dwa). Po drugie: uzgodnienie własnej ewidencji umów z rejestrem raz w miesiącu; różnica między nimi to gotowa lista zaległości. Po trzecie: zasady utajnień ustalone z góry, z podstawą prawną, zamiast decyzji ad hoc przy każdej umowie. Po czwarte: jedna osoba odpowiedzialna za konto, role i klucz API, z zastępstwem na urlopy, bo termin ustawowy nie zna sezonu urlopowego.

Najprostszy audyt własnej jednostki: otwórz sprawdzarkę, wpisz swój NIP i porównaj wynik z segregatorem umów z lipca. Wszystko, czego brakuje, ma swój termin.

Przegląd wszystkich zasad rejestru w jednym miejscu: Poradnik CRU: kto, od jakiej kwoty, terminy, utajnienia.

---

Metodologia. Stan prawny na 3 lipca 2026: art. 34a i 34b ustawy o finansach publicznych. Opis mechanizmów kontrolnych ma charakter praktyczny, nie stanowi wykładni kompetencji poszczególnych organów.