Rejestr umów a dane osobowe: co widać przy umowie z osobą fizyczną

W rejestrze umów jest 47 210 wpisów, w których wykonawcą jest osoba fizyczna wskazana z imienia i nazwiska. To 11 procent wszystkich ról wykonawcy. Ustawa każe podać oznaczenie stron umowy, więc imię i nazwisko kontrahenta jest w rejestrze jawne. Pytanie, co poza tym może i powinna ujawnić jednostka, wraca w każdym urzędzie, który zatrudnia zleceniobiorców.

Co jest jawne z mocy ustawy

Art. 34a wymienia wśród danych wpisu oznaczenie stron umowy. Przy osobie fizycznej oznacza to imię i nazwisko, a jeśli prowadzi działalność, także nazwę firmy i NIP. Nie ma w tym katalogu adresu zamieszkania, numeru PESEL ani numeru konta i żadne z tych danych do rejestru trafiać nie powinno. Jawność imienia i nazwiska nie jest nowością: ta sama zasada obowiązuje od lat przy udostępnianiu umów w trybie dostępu do informacji publicznej, a sądy administracyjne potwierdzały, że osoba zawierająca umowę z podmiotem publicznym musi liczyć się z ujawnieniem swojego nazwiska.

Kiedy jednostka może ograniczyć jawność

Art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej pozwala ograniczyć jawność ze względu na prywatność osoby fizycznej. Ograniczenie nie działa automatycznie: jednostka musi wskazać podstawę i zakres, a sam fakt wyłączenia pozostaje widoczny. Dotyczy to raczej przedmiotu umowy niż nazwiska, na przykład umowy o świadczenie usług terapeutycznych, z której opisu wynikałby stan zdrowia osób trzecich. W rejestrze przedmiot wyłączono z jawności w 388 umowach.

Rejestr ujawnia, kto i za ile pracuje dla jednostki publicznej. Nie ujawnia, gdzie ta osoba mieszka ani jakie ma numery identyfikacyjne poza NIP.

Obowiązki jednostki wobec zleceniobiorcy

Publikacja w rejestrze jest przetwarzaniem danych osobowych, którego podstawą jest obowiązek prawny jednostki. Zgoda osoby nie jest potrzebna, ale informacja już tak: umowa zlecenia albo o dzieło powinna zawierać klauzulę informującą, że jej dane w zakresie wymaganym ustawą zostaną opublikowane w rejestrze umów. Najprościej dopisać to do istniejącej klauzuli RODO w umowie. Osobie przysługuje prawo do informacji i sprostowania, natomiast żądanie usunięcia wpisu nie zadziała, dopóki trwa obowiązek ustawowy.

Jak Atlas pokazuje osoby fizyczne

Atlas publikuje dane w takim zakresie, w jakim są jawne w rejestrze, i dodatkowo nie pokazuje dokładnych adresów osób fizycznych prowadzących działalność, także tam, gdzie oficjalne źródło je zawiera. Profil takiej osoby zawiera nazwę firmy, NIP, miejscowość i umowy z rejestru. Wnioski o ograniczenie prezentacji rozpatrujemy indywidualnie, a usunięte z rejestru wpisy znikają też z profili.

Powiązane teksty: czy umowa zlecenia wchodzi do rejestru, kiedy urząd może utajnić umowę, jakie dane zawiera wpis.

Przegląd wszystkich zasad rejestru w jednym miejscu: Poradnik CRU: kto, od jakiej kwoty, terminy, utajnienia.

---

Metodologia. Stan prawny: art. 34a ustawy o finansach publicznych, art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Liczba wpisów z osobą fizyczną jako wykonawcą (47 210 z 413 829 ról wykonawcy) i przedmiotów wyłączonych z jawności (388) według stanu rejestru na 3 września 2026, dane rejestrumow.gov.pl w synchronizacji Atlasu. Tekst nie zastępuje opinii prawnej.