Jak dodać umowę do rejestru krok po kroku (i jakie błędy już widać w danych)
Konto jednostki, rola Publikującego, formularz albo API, aneks jako aktualizacja. Procedura wpisu do Centralnego Rejestru Umów plus trzy błędy, które jednostki popełniają najczęściej w pierwszych dniach.
Opracowanie i przegląd redakcyjny Atlasu Przetargów. Treść opiera się na danych BZP, TED, KIO, komunikatach UZP oraz metodologii Atlasu.
Formalnie wpis do rejestru umów to kilka pól formularza. W praktyce pierwsze dni pokazują, że jednostki potykają się o te same szczegóły: kto ma konto, co zrobić z aneksem i jak nie utajnić czegoś przez przypadek. Oto procedura krok po kroku, razem z błędami, które już widać w danych.
Krok 1: konto jednostki i role
Jednostka loguje się do aplikacji Centralnego Rejestru Umów przez rządowy system logowania (login.mf.gov.pl). Konto jednostki jest powiązane z jej numerem REGON; administrator po stronie jednostki nadaje pracownikom role, w tym rolę Publikującego, która pozwala dodawać i aktualizować wpisy. Bez nadanej roli formularz jest niedostępny, dlatego pierwszą rzeczą do sprawdzenia w jednostce jest to, kto faktycznie może publikować, zanim minie termin.
Krok 2: wpis formularzem albo przez API
Małe jednostki wpisują umowy ręcznie w formularzu portalu. Jednostki z własnym obiegiem dokumentów mogą publikować przez API rejestru: klucz API generuje użytkownik z rolą Publikującego i jest on ważny 6 miesięcy, po czym trzeba go odnowić. Zakres danych jest w obu ścieżkach ten sam i wynika z art. 34a ust. 7 ustawy o finansach publicznych: strony umowy, przedmiot, wartość, okres obowiązywania, informacja o współfinansowaniu ze środków publicznych oraz ewentualne wyłączenia jawności z podstawą prawną.
Krok 3: aneks to aktualizacja, nie nowy wpis
Zmiana umowy, w tym aneks, to aktualizacja istniejącego wpisu w terminie 30 dni od dnia zmiany. Rejestr prowadzi historię zmian, więc poprzednie wartości nie znikają. Nowy wpis dla aneksu to błąd, który sztucznie zawyża liczbę umów jednostki i psuje statystyki.
Błędy, które już widać w danych
Synchronizujemy pełną treść rejestru kilka razy dziennie i pierwsze wzorce błędów są wyraźne. Najczęstszy: pola wyłączeń jawności wypełniane dosłownym tekstem null albo pustymi wartościami, przez co umowa wygląda na utajnioną, choć nie miała być. Drugi: brak numeru umowy tam, gdzie numer został nadany; po pierwszych dniach rejestr miał ponad 150 wpisów oznaczonych jako umowa bez numeru. Trzeci: wpisy dodawane i po cichu usuwane; rejestr na to pozwala, ale Atlas zachowuje kopię i oznacza takie przypadki na stronie umowy.
Po publikacji warto po prostu zobaczyć swój wpis oczami czytelnika: w rejestrze albo od razu w Atlasie, który pokazuje umowę na tle historii jednostki.
Efekt wpisu można sprawdzić w sprawdzarce jednostki: pokazuje liczbę wpisów, ostatnią publikację i pełną listę umów. Jeśli czegoś brakuje po kilku godzinach od publikacji, najpewniej wpis nie wyszedł poza wersję roboczą.
Metodologia. Procedura według dokumentacji aplikacji CRU JSFP i stanu portalu rejestrumow.gov.pl na 3 lipca 2026. Statystyki błędów z synchronizacji Atlasu Przetargów (wpisy z 1–3 lipca 2026). Tekst nie zastępuje instrukcji Ministerstwa Finansów.