Usługa przechowywania i brakowania dokumentacji archiwalnej w okresie od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2029 r.

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu
Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https:ezamowienia.gov.pl. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
W przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@wup.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy określa Regulamin
Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https:/ ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum pomocy”. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. Zamawiający nieudostępnił dla Wykonawcy interaktywnego formularza ofertowego generowanego z Platformy e-Zamówienia. Szczegóły wymagań
techniczno-organizacyjnych oraz korespondencji elektronicznej zawiera Rozdział 13 SWZ (Zamawiający odsyła do SWZ ze względu na ograniczoną liczbę znaków)

Przedmiot zamówienia: usługa przejęcia 600 mb dokumentacji, przechowywania jednocześnie nie więcej niż 700 mb dokumentacji, częściowego brakowania oraz przejęcia dokumentów stanowiących materiały niearchiwalne, posiadające czasową wartość praktyczną (z okresu programowania od 2007 roku) od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2029 r. (umowa na 36 miesięcy).

WYKAZ USŁUG WYKONANYCH – Załącznik nr 4 do SWZ.
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował należycie co najmniej 3 usługi, których przedmiotem każdej było przechowywanie dokumentów, przez okres nie krótszy niż 1 rok, w ilości nie mniejszej niż 600mb., wraz z podaniem:
- przedmiotu,
- terminu realizacji,
- nazw podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Zamawiający będzie wstępnie oceniał spełnienie powyższego warunku udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożonego do oferty wykonawcy, który na dzień składania ofert tymczasowo zastępuje podmiotowe środki dowodowe.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się
o udzielenie zamówienia, Zamawiający uzna w/w warunek za spełniony, jeżeli będzie go spełniał samodzielnie co najmniej jeden z Wykonawców lub łącznie Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.
Zamawiający oceni spełnianie wyżej wymienionego warunku na podstawie dokumentów, które Wykonawca składa na wezwanie Zamawiającego (WYKAZ USŁUG WYKONANYCH wraz z załącznikami wg wzoru Załącznika nr 4 należy złożyć dopiero po otrzymaniu wezwania od Zamawiającego). Zamawiający dokona oceny spełniania tego warunku zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach i oświadczeniach wymaganych w SWZ.

Załącznik nr 6 do SWZ. Uwaga: W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ww. oświadczenie (podmiotowe środki dowodowe) składa każdy z Wykonawców. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą posługiwać się odrębnymi Certyfikatami lub wspólnym Certyfikatem, jeżeli wspólnie ubiegają
się o udzielenie zamówienia. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby dołącza również Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych we wstępnym oświadczeniu Załącznik nr 6A do SWZ.

WYKAZ USŁUG WYKONANYCH – Załącznik nr 4 do SWZ.
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował należycie co najmniej 3 usługi, których przedmiotem każdej było przechowywanie dokumentów, przez okres nie krótszy niż 1 rok, w ilości nie mniejszej niż 600mb., wraz z podaniem:
- przedmiotu,
- terminu realizacji,
- nazw podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Zamawiający będzie wstępnie oceniał spełnienie powyższego warunku udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożonego do oferty wykonawcy, który na dzień składania ofert tymczasowo zastępuje podmiotowe środki dowodowe.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się
o udzielenie zamówienia, Zamawiający uzna w/w warunek za spełniony, jeżeli będzie go spełniał samodzielnie co najmniej jeden z Wykonawców lub łącznie Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.
Zamawiający oceni spełnianie wyżej wymienionego warunku na podstawie dokumentów, które Wykonawca składa na wezwanie Zamawiającego (WYKAZ USŁUG WYKONANYCH wraz z załącznikami wg wzoru Załącznika nr 4 należy złożyć dopiero po otrzymaniu wezwania od Zamawiającego). Zamawiający dokona oceny spełniania tego warunku zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach i oświadczeniach wymaganych w SWZ.

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie
przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t. j. Dz. U. 2025 poz. 514), zgodnie z oświadczeniem wskazanym w Formularzu nr 1 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 10 ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane/dostawy/usługi wykonają poszczególni wykonawcy – Załącznik nr 8 do SWZ OŚWIADCZENIE z art. 117ust. 4 Pzp (podział zadań konsorcjantów).
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą posługiwać się odrębnymi Certyfikatami lub wspólnym Certyfikatem wskazanych w Rozdziale 10 pkt 7 SWZ, jeżeli wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia.

1. Stosownie do przepisu art. 455 ustawy PZP Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie określonym poniżej w ust. 2.
2. Wprowadzane zmiany mogą dotyczyć:
1) wystąpienia konieczności przetransportowania przechowywanej dokumentacji do innej lokalizacji, niż ta wskazana w ofercie Wykonawcy;
2) zmiany Administratora danych osobowych oraz zakresu danych przekazanych do przechowywania wskazanych w załączniku nr 1 do Umowy powierzenia danych, będącej załącznikiem nr 3 do niniejszej umowy.
3. W przypadku zaistnienia sytuacji opisanej w ust. 2 pkt 1) Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o tym fakcie z wyprzedzeniem pozwalającym na ewentualne sprawdzenie nowej, zaproponowanej lokalizacji.
4. Nowe miejsce przechowywania dokumentacji musi co najmniej odpowiadać wymaganiom opisanym w OPZ, SWZ oraz niniejszej umowie.
5. Ewentualna zmiana w żaden sposób nie może wpływać na zadeklarowany przez Wykonawcę czas dostawy zamawianych dokumentów oraz w żaden dodatkowy sposób obciążać Zamawiającego.
6. Szczegóły dotyczące zapisów zmienianych w umowie powierzenia danych każdorazowo będą ustalane pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za realizację Umowy wskazanymi w § 2 ust. 1.
7. Strony zgodnie postanawiają, że nie są odpowiedzialne za skutki wynikające z działania siły wyższej, rozumianej na potrzeby umowy jako zdarzenie zewnętrzne, niezależne od woli stron, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, w szczególności takie jak wojna, klęska żywiołowa, epidemia, pandemia, blokada komunikacyjna o charakterze ponadregionalnym, strajk, zamieszki społeczne, katastrofa ekologiczna, katastrofa budowlana.
8. Strona umowy, u której wystąpiły utrudnienia w wykonaniu umowy wskutek działania siły wyższej jest obowiązana do niezwłocznego poinformowania drugiej strony w terminie 3 dni od jej zaistnienia pod rygorem braku skutecznego powołania się na siłę wyższą jako przyczynę zwolnienia
z odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.
9. Strona umowy, u której wyniknęły utrudnienia w wykonaniu umowy na skutek siły wyższej, jest zobowiązana do podjęcia wszelkich możliwych działań w celu zminimalizowania wpływu działania siły wyższej na wykonanie umowy.